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OrganizaciOn de Eventos y Protocolo
OrganizaciOn de Eventos y Protocolo
VENEZUELA, 2001
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
CONTENIDO
-
Qu es INCE TURISMO?
Presentacin
Introduccin
Objetivo
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15
20
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32
33
- Normas de Protocolo
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- Tratamientos
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- Criterios Protocolares
46
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- Precedencia Protocolar
53
- Presidencia Protocolar
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- Sistema de Presidencia
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PROTOCOLO
- Funciones Protocolares
- Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar
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71
76
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- Tcnicas Grupales
80
90
91
95
- UNIDAD VI Montajes
- Montajes
97
101
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Bibliografa
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
QU ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin
fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de
1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el
Instituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin,
adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pas
en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamente
protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de
Noviembre de 1976
QU HACEMOS?
El
INCE
TURISMO
desarrolla
programas
de
formacin,
capacitacin,
NUESTRA MISIN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la
participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la
educacin recibida en el sistema formal.
Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas
vinculadas a la Hotelera y al Turismo.
Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al
mercado laboral.
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
PRESENTACIN
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
INTRODUCCIN
En el mundo globalizado de hoy, la especializacin del trabajo y el desarrollo
tecnolgico han conducido hacia la formacin de especialidades y de actividades
que estn directamente relacionadas con la evolucin del conocimiento humano,
de la ciencia, la tecnologa y por sobre todo de la obra intelectual y manual del
hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de
informacin que debe manejar, el hombre ha buscado caminos ptimos que le
permitan recolectar y recibir informacin mejorando los niveles de contacto y
relaciones personales. Es as como en la medicina, la educacin, la industria, el
comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son
previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se
produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un mtodo para su desarrollo
y control, que faciliten el intercambio tan valioso de informacin y contacto
humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial,
continental y local un campo o rea de especializacin que se sustenta en
tcnicas y tecnologas necesarias para lograr cumplir con la funcin que
podramos denominar Produccin de Eventos. En el contexto literal sera ms
bien la prestacin del servicio de Organizacin de Eventos Especiales dada su
naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas
crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta rea del conocimiento tcnico
a la cual se ha dedicado poca investigacin y que se soporta en pilares de otras
disciplinas como la psicologa, la oratoria, las relaciones pblicas, el ceremonial y
protocolo, la etiqueta, el manejo de las tcnicas de grupos y de la alta tecnologa
de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de
especializacin y experiencia mnima que garantice el xito a futuro del
acontecimiento de all su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o
reas de la produccin y de los servicios en el mundo.
El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de
actualizacin llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con
los tcnicos de la institucin; las ayudas del instructor en las tareas prcticas son
fundamentales, a travs de ellas, cada participante podr utilizar las tcnicas y
recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos para
organizar eventos de acuerdo a las fases metodolgicas que lo determinan, las
tcnicas y mtodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido
cumpliendo con las normas de seguridad.
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UNIDAD I
EVENTOS ESPECIALES
DEFINICIN DEL TERMINO EVENTOS ESPECIALES
Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles
de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas reas del quehacer
econmico, social, cultural o cientfico. Por tanto, eventos especiales es un trmino
genrico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Poltica,
Cientfica,
Religiosa,
Ceremonial,
Educativa,
Econmica,
Tecnolgica,
Recreacional, Otras.
Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social,
cultural o econmica que los genere se entender como Eventos especiales a ese
conjunto de propuestas que harn posible el logro de los objetivos trazados a fin
de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.
Importancia
de
los
Eventos
Internacional y Nacional
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Especiales
en
el
Mercado
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siempre
permanente
problema
de
las
precedencias.
PROTOCOLO
El Protocolo es un sistema o una institucin que ordena las reglas del Ceremonial
y controla su ejecucin. Es por lo tanto un rgano ejecutor del Ceremonial.
Contemplado en forma ms amplia, se podra definir el Protocolo como el conjunto
de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los
actos sociales.
A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos
los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos
referentes a las autoridades de diferentes pases.
Existe tambin una definicin prctica que incide en el fondo mismo de las
relaciones entre los individuos. Esta definicin prctica indica que "el Protocolo es
un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen
constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un
importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicacin y
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profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con
todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar
ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..."
CEREMONIAL
En cuanto a Ceremonial, la definicin ms conocida es aquella que dice que el
Ceremonial es el conjunto de reglas y prcticas que se observan en las relaciones
entre los Jefes de Estado o entre stos y quienes los representan directamente.
Sin embargo, esta definicin, a pesar de referirse al aspecto ms significativo del
Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de
Estado o a sus representantes directos. De all que algunos entendidos se vieran
en la necesidad de ampliar dicha definicin, sealando que "Ceremonial es el
conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la
actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relacin con otros
Estados".
Es el trmino Ceremonial siempre estar bien empleado para referirse a las
relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y
particulares, o bien entre cualquiera de stos con los dems.
Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende
fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial
Diplomtico, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomticos y a sus
Misiones; un Ceremonial de Cancillera, que se refiere a la redaccin de los
documentos diplomticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas
Credenciales, Notas Diplomticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la
liturgia; un Ceremonial de carcter institucional tanto en organizaciones pblicas
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una relacin de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, Etiqueta y
Protocolo , 1998).
Segn la Real Academia Espaola, el Protocolo proviene del Latn: Protocollum y
del griego Protokollao con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le
da tres acepciones:
Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o
escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.
Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso
diplomtico.
Por extensin regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o
costumbre.
El trmino
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El
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Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa:
trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesin.// Obra humana que
expresa simblicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la
realidad entendida estticamente.// Conjunto de obras artsticas de un pas o
de una poca.
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elecciones
presidenciales,
exaltaciones
al
poder,
nombramientos
diplomticos, etc.
Ceremonial Diplomtico o de Embajada
Comprende todo lo relacionado a Poltica Exterior, Ceremonial de Embajadas.
Regula cunto atae a los honores y prerrogativas que le corresponden a los
Agentes Diplomticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el
rango del Agente.
Ceremonial de Cancillera
Se refiere a todo lo vinculado con la poltica interior, regula las formalidades a
observar en relacin a notas, oficios, tratados y dems documentos oficiales
diplomticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomtico. Adems
seala:
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PROTOCOLO
Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales
que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier
naturaleza.
CEREMONIAL CIVIL O PRIVADO
Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relacin de los entes
privados en el contorno en donde se ubican, rigindose por normas y procesos de
observancia general.
segn las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de stos,
establecer pragmtica que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula
la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie
puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la
constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son
especificados en tratados, manuales, etc.
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PROTOCOLO
La Etiqueta implica:
-
Protocolo
Etiqueta
de - Conjunto de normas - Conjunto de normas
formalidades que se
aplican
ceremonias
correctamente
durante
el
formalidades
pblico
carcter
privado,
oficial
31
de
de
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
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social,
estricto cumplimiento.
cumplimiento.
personal
el modus operandi de
de trato y precedencia
individuos
actos
que
de
No siempre comprende
sido
solemnes
hayan
de
una
estricto
persona
o -
previamente normados
a sus similares
por
la
autoridad
respectiva civil,
Varan
diplomtica.
circunstancias de cada
las
Slo
se
aplica
ciertos momentos
32
en
la
conducta
de
los
Tienen
un
carcter
ms universal
-
eclesistica, militar o -
Regula
incluye la etiqueta
segn
modales.
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UNIDAD II
CEREMONIAL Y PROTOCOLO
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ORGANISMOS INVOLUCRADOS
Se refiere a detallar todos aquellos organismos pblicos y privados que debern
estar presentes y a los cuales deber envirsele invitacin institucional.
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Normas de protocolo
Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirn y que debern respetarse
para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia.
Instrumentos a utilizar
Se refiere a los instrumentos siguientes
Guin protocolar del acto o ceremonia
Tarjetas de identificacin de la sala
Vocativos
Decretos, resoluciones, providencias, etc.
Lista protocolar
Tarjetas de invitacin
Croquis o planos del lugar
Lista de personal de ceremonial y protocolo
- Orientacin logstica
Trata de las actividades de logstica (transporte, mobiliario, podium, sonido,
refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que
debern seguirse a los fines de garantizar el xito del evento.
- Etiqueta
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HOMBRE
Chaqueta
negra
MUJER
con Para el da: traje corto de
faldn largo
dos
piezas
,
con
elegante.
negros,
lisos,
rigor
lugares
en
algunos
dejaron
de
Chaqueta
negra,
blanca
38
con
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pechera
de
almidonada,
piqu,
con
duro
cuello de pajarita.
Corbata de lazo, blanca
(pajarita)
Chaleco de piqu blanco,
con botones de ncar.
Zapatos.
deben
Estrictamente
ser
de
cortesano,
cuero
aunque
(con
cordones)
Calcetines
negros,
de
el
uso
condecoraciones,
de
pero
lo especifique.
Chaqueta
negra,
faldones,
sencilla
blanca
con
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negros,
de
admite
el
uso
de
condecoraciones. Slo un
En
botn en el ojal.
menos Trajes de calle, claros en Trajes a dos piezas.
ocasiones
deportivo
segn
las
ANALISIS DE
circunstancias. LA
Uniformes deCEREMONIA
gala
CRONOLOGIA
CEREMONIAL A
PARA LA
REGIR
FuerzaCOORDINACION
Armada de Venezuela
PROCEDIMIENTO
FUENTE
ORIGINARIA
DESCRIPCION
DOCUMENTOS A
EMITIR
AMBITO/ALCANCE
NORMAS
PROTOCOLARES
INSTRUMENTOS
PROTOCOLARES
ORGANISMOS
ORIENTACION
INVOLUCRADOS
LOGISTICA
ETIQUETA
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Elaborado por Manuel Acosta. 1999.
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Normas de Protocolo
Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el
comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el
resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las
normas de protocolo se ven afectadas por la tipologa existente del ceremonial.
Las principales normas a considerar son las siguientes:
CEREMONIAL PBLICO
El lugar de honor es la derecha
La persona de mayor rango se coloca de pi o sentada a la derecha de la de
mayor jerarqua.
El puesto central de cualquier reunin y/o evento debe ser ocupado por la mxima
autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerrquico).
El orden de ubicacin es alternativo a partir del centro.
Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarqua
ocupar la derecha.
1.
1.
Si son cuatro
1.
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Tratamientos
Ttulo de cortesa con que se dirige una persona a otra en razn del cargo que
ocupa o de la consideracin recibida que ostenta.
Los tratamientos de las autoridades son de carcter honorfico, ya que se pierden
al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuacin.
EXCELENTISIMO
EMINENCIA
VUESTRA MAJESTAD
ALTEZA REAL
MAGNIFICO
ILUSTRISIMO
CIUDADANO
EMBAJADORES
CARDENALES
REYES
PRINCIPES
RECTORES
ALCALDE
APLICACION COMUN
Criterios Protocolares
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PROTOCOLO
ORDEN ALFABTICO
Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango,
categora o jerarqua determinada segn el alfabeto (ingls o espaol). Esta norma
se estableci como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos
protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios.
EL AZAR
En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al
ser ubicadas segn otros criterios (alfabtico, alternado) queden colocada de
ltima. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo
consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de
precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simn Bolvar, este
criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae
implcito.
LA PUNTUALIDAD
Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos
los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla
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PROTOCOLO
correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a
menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia.
LA SUPERSTICIN
Se refiere al hecho que en algunos pases existen consideraciones especiales a
determinados nmeros o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal
como el nmero trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de
las ceremonias.
LA ESTTICA
En la organizacin de un estrado o mesa de reunin puede darse el caso de que
las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas
segn determinados criterios (alternativo) stas queden homogneamente
distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar
el orden de precedencia para favorecer la cobertura grfica o registro fotogrfico,
televisivo o flmico del evento.
EL CNYUGE HOMBRE
Al contrario de su mujer, el esposo con jerarqua no goza de los mismos privilegios
de precedencia que ella. Segn Isabelita Gonzlez, cuando a una mujer con
jerarqua se le invita a una recepcin con su marido, ella ocupar el lugar de honor
que le corresponde y el esposo ser colocado en sitio adecuado pero nunca por
encima de alguna persona que tenga jerarqua.
EL DESCANSO MATRIMONIAL
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Este criterio que rige para la colocacin de parejas en una mesa de comida indica
que nunca debe sentarse la esposa junto al marido.
EL RESPETO A LA ESPOSA
Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el
marido coincide con su esposa, sta mantiene su puesto y l lo cede bajando un
grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o
nivel y si el comensal que asciende en su lugar es tambin de su mismo rango o
nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o
representacin que ostenta, la esposa desciende y l conserva su puesto en la
mesa.
LA CORTESA
En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesa se cede la
precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado
y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser
considerado.
LA CULTURA
En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable
determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener
informacin o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia
es importante preguntar e informarse de tal situacin, de lo contrario deber
utilizar su capacidad de observacin para proceder a imitar las formalidades que
rigen dicha actividad.
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LOS IMPREVISTOS
El proceso de planificacin funciona, no obstante hay que tener presente el
principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto
significa que no importa cuan organizada est la ceremonia cuando algo va a salir
mal saldr mal, pero se deber prever dicha situacin de manera de atenuar sus
efectos.
LA ANTIGEDAD
Se refiere al criterio que seala que una persona tiene precedencia sobre otra
cuando es ms antigua en el cargo, rango o categora o cuando es creada una
institucin primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia
jerrquica.
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PRECEDENCIA PROTOCOLAR
Prioridad o antelacin en el orden para determinar la situacin posicional que por
categora, cargo rango, le est reservada a una autoridad o personalidad que
concurre a un acto.
Fuentes Protocolares
En Venezuela, el poder pblico se distribuye entre el Poder Municipal, el poder
Estadal y el poder Nacional. El poder pblico nacional se divide en:
Ejecutivo
Legislativo
Judicial
Ciudadano
Electoral
La precedencia se establece tomando en cuenta la distribucin siguiente:
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PROTOCOLO
PODER EJECUTIVO
Presidente de la Repblica
Vicepresidente de la Repblica
PODER LEGISLATIVO
Presidente de la Asamblea Nacional
Primer Vicepresidente
Segundo Vicepresidente
PODER JUDICIAL
Presidente del Tribunal Supremo de Justicia
PODER CIUDADANO
El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por:
El Fiscal General
El Contralor General de la Repblica
El Defensor o Defensora del Pueblo
Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador
General de la Repblica
PODER ELECTORAL
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Estado Vargas
Alcalda del Municipio Vargas
Estado Miranda
Alcalda del Municipio Sucre
Alcalda del Municipio Baruta
Alcalda del Municipio el Hatillo
Alcalda del Municipio Chacao
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PROTOCOLO
Academias Nacionales
Academia Nacional de la Lengua
Academia Nacional de la Historia
Academia Nacional de Ciencias polticas y Sociales
Academia Nacional de Medicina
Academia Nacional de Ciencias Fsicas
Academia Nacional de Matemticas y Sociales
Academia Nacional de Ciencias Econmicas
Universidades
Universidad Central de Venezuela
Universidad de los Andes
Universidad del Zulia
Universidad de Carabobo
Universidad de Oriente
Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado
Universidad Simn Bolvar
Universidad Simn Rodrguez
Universidad Experimental del Tchira
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora
Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda
Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos
Universidad Nacional Abierta
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Universidad Nacional Experimental Rafael Mara Baralt
Universidad Pedaggica Experimental Libertador
Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre
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PRESIDENCIA PROTOCOLAR
Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarn las ms altas autoridades
que asisten a un evento o ceremonia,
se le conoce
presidencial Presidencia del Evento. Esta distribucin est conformada por quien
la Preside y por un nmero de invitados o personalidades que no debe exceder de
los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.
Estructura
Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su
distribucin como sigue:
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Sistemas de Presidencia
Para la ubicacin de las personalidades existen dos sistemas clsicos que son de
uso comn: el sistema anglosajn y el sistema francs.
El sistema anglosajn toma como referencia la puerta de entrada de los invitados,
la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta
de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe
mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrin hacia la puerta de entrada del
servicio.
Entrada
Invitados
Entrada de
Servicios
Presidencia
anfitrin
Presidencia
invitado
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servicio.
Presidencia
anfitrin
Invitados
Ventana
Servicios
Presidencia
invitado
Ventana
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
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UNIDAD III
FUNCIONES PROTOCOLARES
Son funciones que Desempean los distintos Profesionales encargados del
Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:
Jefe de Protocolo
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Coordinador de Protocolo
Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente
planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el
respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo
protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos
los servicios de apoyo logstico y protocolar a ofrecer en una ceremonia.
Sus principales funciones son:
Supervisar al personal de protocolo que se desempea en un evento
Determinar las pautas de actuacin y la distribucin de trabajo del personal de
apoyo protocolar.
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Asistente de Protocolo
Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas
actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el xito de una
ceremonia. En este sentido sus funciones son:
Asistir en materia de atencin a los invitados y al pblico
Es responsable del suministro y distribucin de cualesquiera de los materiales e
informacin que se maneje en la ceremonia o evento.
Colabora en la supervisin de la logstica del evento
Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar
Coordina reas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios
audiovisuales, secretara, etc.
Auxiliar de Protocolo
Es el responsable de ejecutar las tareas especficas que le son asignadas,
referidas a la atencin de los distintos pblicos y al apoyo logstico y tcnico de la
ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:
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Oficiales de Sala
Este profesional se encarga del apoyo logstico interno de las reas donde se
desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios
audiovisuales, distribucin de documentacin, suministro de agua y otros insumos.
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No debe utilizarse el trmino Edecn para designar a este profesional dado que
dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formacin acadmica que
ejerce funciones de seguridad y atencin especial a determinadas personalidades
que por su rango o cargo as lo ameritan.
SECRETARA
Registro de participantes
Suministro de material de apoyo
Entrega de distintivos
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IDENTIDAD ONTOLGICA
Est definida por la misin, Filosofa, Historia, Polticas, Objetivos, Visin de la
organizacin.
IDENTIDAD AXIOLGICA
Est representada por los valores y conciencia ticos
Identidad performativa o pragmtica:
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
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que existir en todo acto formal para dar una imagen que
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
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compaa
para
la
cual
estn
Referente al comportamiento:
El trato hacia los delegados ser siempre de usted o su equivalente, en el idioma
que hablen, con la deferencia acostumbrada en estos casos, sin caer en
confianzas o familiaridades fuera de tono, que no slo empaaran su nombre sino
tambin el de la Compaa u Organizacin que lo contrate, el Comit Organizador
del evento y el resto del personal de protocolo.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
TICOS
QUE
RIGEN
EL
DESARROLLO
DEL
TRABAJO
CEREMONIAL Y PROTOCOLAR
No existe un manual de tica que rija el comportamiento del personal de protocolo
aceptado y difundido en Venezuela. No obstante se plantean a continuacin los
siguientes criterios como base para una profunda y seria discusin:
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PROTOCOLO
PERFIL OCUPACIONAL
PERFIL DE
PERSONALIDAD
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PERFIL PROSPECTIVO
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Asistir
en
el
diseo
de Capacidad de planificacin
ceremonias.
Apoyar
el
vinculado
Capacidad de organizacin
proceso
con
logstico Crtico
actos
aplicados.
Capacidad preventiva
en
el
proceso
de
anlisis
sntesis
de Capacidad de racionalizar
contratacin de servicios
Amable
en
la
labor
de
controlar
medios
se
desarrollan
de
sistemas
y Observador
ceremonias
travs
los
eventos.
Supervisar la ejecucin de las
ceremonias
Asistir al Jefe de Protocolo en
las atenciones VIP.
Elaborar informes y reportes del
servicio protocolar ofrecido.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
UNIDAD IV
TCNICAS GRUPALES PARA EVENTOS
DINMICA DE GRUPOS
Segn lo expresa Olmsted1 la dinmica de grupos constituye el intento ms
difundido y de mayor influencia en estos momentos, en el estudio de los grupos.
Se refiere, segn Cirigliano y Villaverde a las fuerzas que actan en cada grupo
a lo largo de su existencia y que lo hacen comportarse en la forma como se
comporta; incluye para ello el manejo de un conjunto de tcnicas.
La dinmica de grupo se fundamenta originariamente en la teora de la estructura
o Gestalt, en el concepto bsico de teora del campo de la conducta del grupo.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Tcnicas Grupales
Constituyen, segn Villaverde (1966) maneras, procedimientos o medios
sistematizados de organizar y desarrollar la actividad de grupo, sobre la base de
conocimientos suministrados por la teora de la dinmica de grupos. Se entiende,
de igual forma, como los medios o mtodos empleados en situaciones de grupos
para
lograr
la
accin
de
este;
constituyen
procedimientos
fundados
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
MESA REDONDA
Se utiliza esta tcnica cuando se desea dar a conocer a un auditorio los puntos de
vistas divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado
tema o cuestin. Los integrantes de la Mesa Redonda, pueden oscilar entre 3 y 6,
generalmente son 4 lo que sostienen; posiciones divergentes u opuestas sobre el
tema a tratar; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Adems han de ser
expertos o buenos conocedores de la materia y hbiles para exponer y defender
con argumentos slidos su posicin. La Mesa redonda es conveniente que no se
extienda ms all de los 50 minutos, para permitir luego las preguntas que desee
formular el auditorio durante el lapso de tiempo que se considere prudencial.
PANEL
Se renen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema
ante un auditorio; estos expertos no exponen sino que dialogan, conversan,
debaten entre s el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y
especializacin, pues cada uno es experto en una parte del tema general.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
aprendizaje.
ENTREVISTA COLECTIVA
La entrevista es colectiva cuando son varios los que interrogan al experto.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
FORO
Recuerda las grandes asambleas romanas, todos los presentes tienen la
oportunidad de participar en una reunin, organizada para tratar o debatir un tema
o problema determinado. Suele realizarse un foro a continuacin de una actividad
de inters general observada por un auditorio: la proyeccin de una pelcula, una
representacin teatral, una conferencia, clase o experimento, etc. Puede constituir
la parte final de una mesa redonda, simposio, panel, role playing y otras tcnicas
grupales. La finalidad del foro es permitir la libre expresin de ideas y opiniones a
todos los integrantes de un grupo, en un clima informal de mnimas limitaciones.
CLNICA DEL RUMOR
Se trata de una experiencia de gabinete ms que de una tarea o proceso grupal,
pero interesa directamente al grupo ya que el rumor se produce en las relaciones
interpersonales. Consiste en demostrar vivencialmente algunos aspectos de la
creacin del rumor, concretamente cmo a travs de sucesivas versiones sobre un
hecho, se va modificando la realidad en los testimonios de los transmisores.
COMISIN
Cuando un grupo numeroso decide hacer una distribucin de tareas, o cuando se
considera que un tema o problema requiere de un estudio ms detenido a cargo
de personas especialmente capacitadas, se utiliza la tcnica de comisin.
Consiste en un grupo pequeo, por lo comn de tres a cinco miembros que acta
por delegacin del grupo grande. Su objetivo es debatir un tema, proyecto o
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
SEMINARIO
Tiene por objeto la investigacin o estudio intensivo de un tema en reuniones de
trabajo debidamente planificadas (Workshops). Constituyen verdaderos grupos de
aprendizaje activo, pues los miembros no reciben la informacin ya elaborada,
sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboracin recproca.
Est integrado por 5 a 12 personas.
DISCUSIN DE GABINETE
Tiene por objeto tratar un tema o problema de especial importancia entre un grupo
de personas con determinadas responsabilidades y con el fin inmediato de tomar
una decisin. Recuerda a las reuniones de ministros, jefes o directores y en un
nivel, por supuesto muy distinto, trata de desarrollar el mismo tipo de trabajo.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
siempre
que
se
maneje
correctamente
su
interpretacin,
UNIDAD V
RECURSOS OPERACIONALES
RECURSOS DIDCTICOS Y OPERACIONALES PARA EVENTOS
Recursos Operacionales
Constituyen los distintos instrumentos y herramientas de trabajo utilizadas con el
fin de lograr el mejor desempeo del evento.
Los recursos operacionales ms empleados en la instrumentacin de un evento,
son los siguientes:
VOCATIVOS
Es
el
instrumento
lista
de
nombres
de
personalidades
ordenadas
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
PLANOS Y CROQUIS
Es la herramienta que se utiliza para zonificar el rea donde se desarrollar un
evento. Define las reas de presidium, personalidades, periodistas, invitados
internacionales o nacionales, diplomticos, militares, pblico en general, entre
otras.
IDENTIFICADORES
Es un instrumento de trabajo que se utiliza para lograr la identificacin de los
puestos o lugares asignados a las personalidades e invitados especiales.
Generalmente son tarjetas de identificacin.
HABLADORES O TRIEDROS
Es un instrumento que se utiliza para identificar a los oradores e invitados
protocolares que se ubican en el presidium, o aquellos que realizarn alguna
presentacin oral en el evento.
TARJETAS PROTOCOLARES
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Es un instrumento que se utiliza para clasificar los puestos de las personas que
asisten a un evento.
GAFETES (PORTADISTINTIVOS) PARA PROTOCOLO
Es un instrumento que se utiliza para identificar visualmente al personal de la
organizacin, a los invitados especiales y al pblico en general.
LISTAS PROTOCOLARES
Es un instrumento que se utiliza a los fines de determinar la lista de invitados que
potencialmente asistirn al evento, consiste en una ordenacin de las principales
autoridades a las que hay que invitar al evento y que ostentan determinada
jerarqua.
ROOMING LIST
Es un instrumento que se utiliza para identificar en un hotel el nmero de personas
que se alojarn en el mismo, identificando el nombre, institucin, fecha de entrada
y de salida y procedencia.
Lista de Invitados
Endgenos: internos de la Organizacin
Exgenos: externos a la organizacin
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
PERSONA QUE LA
ANUNCIO
EJECUTA
Entrada del Presidente de la Maestro de Ceremonia
Repblica
ciudadano
Bolivariana
de
Repblica
Venezuela
Presidente
Bolivariana
de
la
de
Alocucin presidencial
Maestro de Ceremonia
Alocucin
Presidente
del
ciudadano
de
la
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
UNIDAD VI
MONTAJES
Los montajes son formas de distribucin de mesas y sillas que permiten el control
de los comensales y de los flujos de servicios tanto de bebidas como de comidas.
Asimismo, facilitan la aplicacin de las normas de ceremonial y protocolo en actos
o ceremonias donde es necesario su previsin.
Tipos de Montajes
Los tipos de distribucin de mayor aplicacin son los siguientes:
ESCUELA
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
PRESIDIUM
TEATRO
Esta forma de distribucin permite ganar mayor capacidad, para ubicar al pblico
asistente, se asemeja a una sala de cine o de teatro.
PRESIDIUM
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
DIRECTORIO
Es una distribucin utilizada en las grandes organizaciones empresariales,
gremios y Federaciones. Su distribucin es de forma ovalada tal como se seala
a continuacin:
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
En la planificacin del montaje hay que considerar que todos los participantes
tengan buena visin, comodidad, espacio, as como el trfico de personas, servicio
de alimentos y caf y acceso cercano a sanitarios y telfonos.
Dependiendo del tipo de actividad y los horarios, se puede presentar la necesidad
de cambiar la escenografa y los montajes de los salones, por lo que hay que
considerar los tiempos y movimientos necesarios para no desfasar el programa
original.
Para la distribucin de las jarras de agua y los ceniceros en las mesas de trabajo y
presidium, no hay reglas; la experiencia ha demostrado que poner una jarra y un
cenicero para cada cinco personas es adecuado.
En salones muy grandes se puede instalar servicios con agua, refrescos, caf y
galletas.
El espacio que normalmente se asigna por persona, en una mesa de trabajo, es
de 0.75 centmetros.
Para calcular el tiempo necesario, para la entrada y salida de los participantes a
los auditorios y salones, hay que conocer el tamao y cantidad de puertas en cada
saln en particular.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
El Diccionario del Uso del Espaol de Mara Moliner, dice que banquete, viene del
francs "banquet", probablemente del italiano "banchetto", banquito, donde se
sentaban antiguamente los invitados, es una comida a la que concurren muchas
personas, se agasaja a alguien o se festeja algn acontecimiento. Comilona.
Festn. Comida esplndida, extraordinaria,
sentido.
La nocin de comer en comn tiene algo de ritual, practicado desde muy antiguo y
que originalmente tena el objetivo de conciliar las fuerzas misteriosas que
permitieran una caza exitosa, a su vez los trofeos eran compartidos en una comida
en comunidad. En la antigua Grecia los sacrificios eran seguidos por la comida, en
la cual los asistentes repartan la carne asada que, compartida por todos, era
adems una de las pocas ocasiones en que el pueblo tena posibilidad de comer
carne. Asimismo, el acto de comunin de los primeros cristianos, en este caso con
un contenido religioso, muy significativo.
Ms tarde en Grecia, el banquete no slo tena como objeto comer, era tambin la
ocasin para conversar, discutir, sentados en un pequeo banco, banquetto, frente
a mesas, de donde tomaban el alimento con los dedos que luego se limpiaban con
miga de pan.
Ms tarde, en la Grecia clsica, adquirieron la costumbre de comer reclinados de
dos a dos, en lechos o divanes y el banquete se fue convirtiendo en una comida
espectacular que duraba largo tiempo, finalizando con una especie de simposio en
el cual se charlaba, se discutan ideas y entre todos, incluidas las mujeres, elegan
al rey del banquete bajo cuyas rdenes beban, acompaados por msica de
flautas. Poco a poco fueron agregndose juglares, cantos, recitacin de poesas,
equilibristas, acrbatas, bailarinas, etc., una verdadera fiesta.
En Atenas y en Espaa los banquetes cvicos se celebraban en memoria de los
ancianos, los comensales vestan tnicas blancas y coronas de flores. La
Revolucin Francesa trat de revivir, sin xito, estos banquetes, al estilo de
106
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
ministro de Luis XVIII, puso el arte culinario al servicio de su actividad poltica. Por
supuesto en todos esos banquetes el aspecto gastronmico era ms bien de baja
calidad, los alimentos llegaban fros a la mesa, como tambin lo es hoy da en la
mayora de los banquetes oficiales en todos los pases, en los cuales adems, se
sirven platos que se adaptan a las circunstancias, ms que platos en los cuales se
atienda o se destaque la parte gastronmica.
Con el advenimiento de la alta cocina francesa, desde la poca de Luis XIV, se
comenz a dar ms importancia a la comida y a disminuir los elementos
accesorios, adems comenzaron a perder importancia los banquetes pblicos
frente a los privados, como en el Siglo XIX y XX en Francia, celebrados por
anfitriones distinguidos, entre los cuales muchas damas de sociedad, para los
cuales se invitaba a intelectuales y artistas destacados y en los cuales se daba
importancia a la conversacin y discusin de nuevas ideas, que en algunos casos
daban origen a corrientes intelectuales o artsticas.
Al mismo tiempo, desde mediados del siglo XIX, comenz a aparecer en Francia
el "Servicio a la rusa" que introdujo un cambio sustancial en los banquetes. En su
origen y por mucho tiempo el banquete estaba compuesto por varios servicios,
cada uno de varios platos, al menos tres, que muchas veces eran grandes piezas
asadas enteras que incluso se exhiban a los comensales y se colocaban sobre la
gran mesa, con muchos ornamentos, para que cada uno se sirviera
inmediatamente. Adems de cierto desorden, muchos coman ya fro y se lleg a
establecer una etiqueta en cuanto al tiempo para cada servicio. El "servicio a la
russa" vino a remediar esa situacin pues cada plato se llevaba aparte a la mesa y
era presentado al comensal para que en un mnimo de tiempo pudiera servirse y
comer caliente.
Etiqueta para una Cena Formal Informal
(Recopilado de Soraya Aguilar)
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
A continuacin se ofrecen algunas ideas que permitirn vestir la mesa para una
ocasin formal o cuando se comparte de forma informalmente con familiares y
amigos.
La mesa formal
La regla de oro en la presentacin formal es que todos los utensilios u otros
arreglos deben ser colocados geomtricamente sobre la mesa. Debe haber un
adorno en el centro de la mesa, el cual, nos servir de punto de referencia para
colocar el resto de los utensilios. La idea es lograr que exista la misma distancia y
un equilibrio perfecto entre dicho centro de mesa y los utensilios.
Es importantsimo elegir el mantel adecuado. Para la cena, el ms recomendado
es un mantel de damasco blanco, cuyo nombre justamente proviene de la ciudad
en Siria. Dicho mantel central requiere que utilice otro mantel de una tela ms
delgada debajo, el mantel central solamente debe colgar 18 pulgadas de la mesa
y nunca debe tocar el suelo.
Un toque elegante al decorar la mesa
El adorno central es lo primero que se coloca en la mesa, una vez que se ha
vestido con el mantel adecuado. Dicho centro de mesa nunca debe impedir la
visibilidad de los comensales. Es recomendable colocar un jarrn con flores
naturales y evitar el uso de flores artificiales, una vajilla de cristal con frutas
frescas u otros objetos elegantes realzan su mesa.
De usar velas, deben estar encendidas antes de que los invitados se sienten a la
mesa y no debern apagarse antes que finalice la velada. Es costumbre colocar
las velas a cada extremo del adorno central y dejar un espacio equilibrado entre el
adorno central y el extremo final de la mesa.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Las servilletas deben hacer juego con el mantel central. Estas, normalmente,
miden 24 pulgadas y se doblan formando un cuadrado; el monograma de la
servilleta, si tiene alguno, debe aparecer en la esquina inferior izquierda. Las
servilletas se colocan sobre el plato principal. Las servilletas se colocan al lado de
los tenedores y no debajo de stos, si algn plato se sirve antes de que los
invitados se sienten a la mesa.
La regla de oro de la cena formal es que la cubertera debe ser de plata. No es
necesario que todos los cubiertos sobre la mesa pertenezcan a un mismo juego,
pero por lo menos, s los cubiertos principales. Otros que pueden ser diferentes al
juego de cubiertos principales son los del postre, debido a que dichos cubiertos
solamente se colocan en la mesa a la hora de servir el postre. No se debe colocar
ms de tres cubiertos en la mesa. De servirse otros platos durante el transcurso
de la cena, los cubiertos respectivos se traern cuando se sirva cada comida.
Las copas, la vajilla y otros accesorios
Cada puesto en la mesa debe estar preparado con el nmero exacto de copas que
se va a utilizar durante la cena. La copa de agua debe ir ubicada centrada en la
parte superior de cada plato. A la derecha de la copa de agua se colocan las
copas de champaa, de vino y por ltimo, la de jerez segn el orden que vayan a
utilizarse.
Durante la cena se pueden utilizar diferentes tipos de vajillas, pero al igual que con
los cubiertos, la que se utilizar para servir los platos principales debe pertenecer
a un mismo juego. Para presentar la mantequilla, la ensalada y los postres se
pueden usar platos de cristal o de plata; los platos de cristal finos se vern de las
mil maravillas en la mesa mientras que hagan juego y sean de la misma calidad
que la vajilla principal que se utiliza. Es un grave error utilizar platos de cristal de
una calidad diferente a la vajilla principal. Es lo mismo que sera usar servilletas de
papel cuando haz vestido la mesa con un mantel de damasco.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Los platos destinados para la mermelada, el chocolate, las mentas, los caramelos
se colocan entre el espacio de las velas y el adorno central. Debe haber un salero
y un pimentero por persona o como mnimo uno para cada dos personas.
El espacio entre cada invitado debe ser lo suficientemente amplio para que estos
sean servidos correctamente. Los platos deben ser colocados de forma simtrica;
todos deben estar a la misma distancia. Los cubiertos se ubican segn el orden en
que vayan a ser utilizados. El tenedor de ensalada se coloca al lado izquierdo del
plato, a la izquierda de ste se coloca el tenedor de carne y a su izquierda el
tenedor de pescado, el cual se utiliza primero. A la derecha del plato se coloca el
cuchillo de ensalada, a la derecha el cuchillo de la carne, luego el cuchillo de
pescado y por ltimo, el tenedor para las ostras. Este tenedor es el nico que se
puede poner a la derecha.
La mesa informal
Cuando se prepara una mesa informal hay mucha ms libertad en la decoracin,
aunque siempre se ha de tener en cuenta el estilo de la casa, el motivo de la cena
y por supuesto, las predilecciones de los invitados. Realmente en la presentacin
de la mesa para una cena, se puede dar rienda suelta a la imaginacin.
Se puede escoger el mantel al gusto del anfitrin. De utilizar el mantel de damasco
u otro con encajes, se deber vestir para brindar un ambiente informal, la manera
de lograrlo es aadir colorido al mantel, ya sea con las servilletas, o con el centro
de mesa.
Segn el motivo de la cena se escoge un adorno central que sea original y
llamativo. No est de ms darle un vistazo a las revistas de modas para nutrirse
de ideas y sorprender a los invitados.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
sobre etiqueta, aclarar cualquier duda que se pueda tener al respecto, y, sobre
todo, sentirse confiada para actuar con soltura en cualquier ocasin.
Cmo se comen algunos alimentos: - Alcachofas : para comer este vegetal es
recomendable utilizar los dedos. De las hojas slo se aprovechan las partes
tiernas que estn en la base, sumergindolas en la salsa con que van
acompaadas. La parte dura se deja a un lado del plato; pero el corazn se corta
con cuchillo y tenedor pasando los bocados por la misma salsa. - Esprragos: si
son de conserva pueden comerse con tenedor, pues al enlatarlos suele quitrseles
las partes duras y las fibras. Si son frescos puede tomarse el extremo duro con la
punta de los dedos, uno por uno, e ir mojndolo en la salsa y absorber
discretamente. El resto se deja a un lado del plato. - Cangrejos: con el tenedor
especial se extrae la parte carnosa de su interior. El mismo procedimiento se sigue
en los langostinos. En un ambiente de confianza pueden usarse los dedos. - Aves:
deben comerse con cuchillo y tenedor pues se supone que a la mesa se llevan las
partes ms nobles y fciles de tratar. No obstante, en el hogar y en caso de
almuerzo o cena de confianza, est permitido tomar los muslos, as como las alas
de pollo, con los dedos. - Verduras: no deben comerse con cuchillo, slo se utiliza
en las carnes. - Espaguetis: con el tenedor en la mano derecha, deben hacerse
girar hasta enrollarlos suficientemente. Para facilitar esta operacin tambin se
acostumbra utilizar una cuchara contra la cual, al enrollar los espaguetis, se
apoyan los dientes del tenedor; pero en algunas partes, esto no resulta bien visto.
Melones y Patilla: cuando son presentados y cortados en tajadas, se comen
desprendiendo la pulpa con el cuchillo y el tenedor. Si los melones son pequeos,
se presentan en mitades y la pulpa se extrae con cucharillas de postre. - Bananas:
lo indicado es comerlas con cuchillo y tenedor. Pueden presentarse o bien en la
mitad de su cscara o elegantemente cortadas y puestas en platos individuales. Postres: cuando tiene parte slida y parte lquida, se toma la cuchara con la
derecha y con la izquierda el tenedor, para ayudarse. Para cortar, se pasa el
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
tenedor a la otra mano. Como sostener las copas: - La copa de vino blanco o de
champaa se sostiene por el tallo con el pulgar y el ndice, porque como son
bebidas que deben servirse fras, si se toma la copa con toda la mano podra
calentarse. - La copa de vino tinto puede sostenerse por la base con tres dedos,
porque debe servirse a temperatura ambiente. La de cognac, de la misma manera.
- En general, las copas de vino nunca deben sostenerse por la mitad, ni con el
dedo meique volando (eso s que es de muy mal gusto). Comportamiento
correcto en la mesa: - Debemos sentarnos con el pecho erguido, los brazos fuera
y apoyando slo las muecas y las manos. Al utilizar los cubiertos, los codos
deben permanecer ligeramente pegados al cuerpo y no separarlos en exceso o
elevarlos. - No se deben estirar ni cruzar las piernas por debajo de la mesa, ni
hacer contorsiones con los tobillos o los pies. - No se mastica por mucho tiempo ni
se bebe mientras haya comida en la boca. - El pan se parte en pequeos trozos, a
medida que se consume en el curso de la comida. - La servilleta debe desdoblarse
discretamente, no a la vista de todos como si fuera un truco de magia y slo se
utilizar para pasarla por los labios antes y despus de beber. - Despus de
cortar, el cuchillo debe soltarse, pero no se deja descansar apoyando la punta en
el plato y el mango en la mesa. Se debe dejar descansar sobre el plato formando
un ngulo de 45 .
Presentacin de la Buena mesa
El arreglo
Arreglar una mesa para todas las diferentes ocasiones y circunstancias significa
un arte al cual tienen acceso todas las amas de casa y que puede estar basado
ms que nada en el conocimiento del uso de la vajilla, en la forma de disponerla
de modo que sea cmoda para los comensales, en los medios y recursos a su
alcance y en una buena dosis de buen gusto y originalidad.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Las cuestiones bsicas son las que deben saberse, las dems corren por cuenta
de la habilidad de la mujer de la casa. No es posible establecer un cdigo nico, ni
estricto, en cuanto hay tantas clases de mesas para servir, como hogares,
costumbres, normas y formas de vida, en los pueblos, en los grandes centros
urbanos y en el campo.
Generalmente se tiene lo que se llama vajilla diaria que se compone de juegos de
loza y cristal ms simples, manteles de color o individuales as como vasos
irrompibles
de
material
plstico
para
los
nios.
Esto no significa que la mesa de todos los das se arregle de cualquier manera
sino con simplicidad, que no significa indiferencia.
Buscar manteles de colores vivos, individuales, brillantes y platos alegres, puede
constituir un conjunto donde resulte grato reunir a la familia para comer.
En toda circunstancia se debe considerar importante el arreglo de una mesa, su
elegancia, su armona, aunque slo asistan a ella la pareja y los hijos.
Las ropas de la mesa, manteles y servilletas, deben ser elegidas con buen gusto;
para diario, estampados, a cuadros, en color y tonos alegres.
Los manteles individuales son muy prcticos. La mesa, con un detalle de flores
naturales, da una nota de personalidad al ambiente.
Las cenas formales, con invitados especiales, requieren manteles que pueden ser
blancos o de tonos muy suaves, las servilletas deben combinar con ellos y puede
completarse el arreglo con dos candelabros de colores fuertes.
Algunas Recomendaciones en la Comida de Etiqueta
Los anfitriones se servirn una porcin que permita que no terminen antes que el
invitado.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Tradicionalmente
se
supriman
los
platos
cuchillos
para
mantequilla.
La Cena Formal
Se realiza para festejar un acontecimiento, una fecha, una ceremonia, etctera.
Se debe preparar una mesa formal; si es posible con vajilla de juegos de
porcelana, cristal o de materiales que actualmente reemplacen su elegancia y
distincin.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
un
juego
con
piezas
ajenas.
Deben ponerse los cubiertos que requiere el tipo de platos que van a servirse y
naturalmente deben retirarse los que no son necesarios, as como los saleros y los
platos de mantequilla que pueden hacer juego con los de cristal o plata.
Si se sirve un sopa, la cuchara se coloca al lado de los cuchillos. Si se sirve un
plato de huevos o pescado, habr un pequeo cuchillo a la izquierda de la cuchara
y a su lado uno mayor para el otro plato.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
no
hacer
difciles
los
movimientos
la
conversacin.
Se recuerda que en una mesa formal no hay ceniceros, pues slo se fuma
despus de la cena.
En una mesa estrecha con pocos comensales, los dueos de la casa deben
sentarse uno frente a otro, en el centro, los amigos de un lado y del otro; los
extremos no los ocupar nadie.
Cuando se sirve la cena, ser suficiente colocar en la mesa solamente los platos
individuales. En el centro se colocar un adorno de flores o candelabros, uno o
dos segn el tamao de la mesa.
En cada lugar, junto al plato, van el pan, las servilletas y los cubiertos. No se
deben colocar ms de tres tenedores: uno para el cctel y el entrems, otro para
la carne y el pescado y el otro, en su caso, para la ensalada.
Cuando sean necesarios ms de tres cuchillos, el cuarto se colocar despus
cuando se cambie el servicio. A la izquierda siempre los tenedores y cuando se
necesite alguno para ensalada se presentar cuando sta se sirva.
Los cubiertos para ensalada se colocan de dos maneras, quedando al mismo nivel
superior y al mismo nivel inferior.
Los tenedores para los ostiones son colocados al lado de los cuchillos.
No debe haber ninguna otra cuchara que no sea la de sopa junto a los cuchillos.
En una cena formal el caf se sirve en tazas pequeas y las cucharitas tambin
pequeas, quedan en los platos al lado del asa de las tacitas.
Si se usan enjuagues, deben ser llevados a la mesa con la bandeja de frutas antes
de ser tomados otros tipos de postres.
En la mesas de este tipo los saleros y recipientes de mostaza u otra salsa quedan
junto a cada plato o al lado de las copas, una para cada dos comensales.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
La cristalera debe presentarse siempre bien combinada. Las copas para vino ya
sean grandes o pequeas irn de acuerdo con la cantidad de bebida. En estas
cenas nunca se sirve cerveza. Se irn combinando de acuerdo al servicio o
pueden quedar hasta la sobremesa si son de vino, hasta que se sirva el t o el
caf. Tambin puede servirse exclusivamente champaa.
Cuando la mesa formal sea para un banquete en casa no se presentan cigarrillos
ni ceniceros durante la comida.
Las pipas y los puros pueden fumarse con el caf pero es mejor que se fumen
cigarrillos.
La Cristalera
En otras pocas, en todas las casas haba un juego de cristal a veces se heredaba
de generacin en generacin, se cuidaba mucho y se usaba slo en las grandes
ocasiones.
Actualmente las amas de casa deben ser ms prcticas y en caso de tener que
comprar estos juegos, pueden ser reemplazados por el vidrio que actualmente se
talla a mano y con tanta delicadeza como el cristal. Hay en venta en nuestro pas
variadas y bonitas colecciones de ese gnero.
Se considera que con una docena de copas de diversos tamaos, una docena de
vasos para whisky, coac, refresco, champn, vinos, cerveza, etc., completa las
copas indispensables para tener una mesa en cualquier oportunidad.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Algunas veces estas mesas se colocan contra una pared. Cuando se coloca la
vajilla, se pueden formar figuras caprichosas, colocando copas en distintos grupos,
platillos en distintos lugares, as como la jarra de agua y las botellas, agregando
platillos con bocaditos y golosinas que son deliciosos y resultan muy agradables a
la vista y al paladar. El caf siempre ser servido por la duea de la casa o por los
propios invitados. Para esto se acercan a la mesa en su momento, bandejas con
todo lo necesario para un servicio de caf.
Las maneras de conducirse en la mesa revelan muchas veces el nivel cultural y
social de una persona.
No es tan fcil ni tan complicado usar
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Cuando se usan los dos cubiertos, el tenedor se utiliza con la mano izquierda y se
mantiene en ella. En Europa el alimento es empujado levemente por el cuchillo
hacia el tenedor estando ste ltimo en la mano izquierda.
Cuando se est comiendo, se debe tener buen cuidado de no tomar lquido con la
boca llena y sin antes limpiarla con la servilleta.
Los cubiertos deben cambiar entre plato y plato, nicamente cuando los
comensales los crucen sobre los platos.
El Uso de la Servilleta
Las servilletas en la mesa estn dobladas en los platos o a la izquierda de los
tenedores.
Cuando se sientan, los invitados colocan sus servilletas en el regazo,
completamente abiertas si son grandes y por la mitad si son regulares. Los
comensales esperan hasta que la duea coloque su servilleta.
A los nios se les coloca la servilleta alrededor del cuello para evitar que ensucien
la ropa. Nunca se debe doblar de nuevo la servilleta despus de usada, al terminar
de comer se coloca descuidadamente a la derecha del plato.
En la poca actual se usan mucho las servilletas de papel, porque son en realidad
bastante prcticas y, una vez utilizadas, se tiran. Los anillos para servilleta de
metal o de plstico son nada ms que para los miembros de la familia. A un
husped se le debe poner servilleta limpia y doblada cuando se le invita a comer.
Hay muchas maneras de doblar las servilletas, pero las ms simples son las
preferidas actualmente. Quedan bien en tringulo o en forma rectangular con
monogramas o bordados a la vista.
124
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
UNIDAD VII
ORGANIZAR EVENTOS
EVENTO ESPECIAL
A los fines del presente material, se define Evento Especial como todo
acontecimiento programado sujeto a la aplicacin de una metodologa adecuada,
con la utilizacin de tcnicas especficas, el cual persigue una finalidad
determinada. Por tanto, un evento especial es un acontecimiento que se prev, se
planifica y se organiza para que ocurra, pero en condiciones determinadas donde
lo ms importante se refleja en la imagen y calidad que del mismo perciben los
participantes. Para entender su definicin es necesario identificar sus principales
caractersticas, las cuales se resumen en las siguientes:
Reunin de grupos de individuos con intereses comunes.
Satisfacen necesidades colectivas
Generan altos niveles de comunicacin
Favorecen el intercambio social
Implican el trabajo conjunto, til y productivo.
Contribuyen a difundir y mejorar el conocimiento.
125
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Estructura de un Evento
Un evento posee una estructura determinada que durante su realizacin se debe
controlar. Dicha estructura abarca tres fases: aperturar, referida a la instalacin o
inauguracin; desarrollo, cumplimiento del programa y cierre que est relacionado
con la clausura del evento.
Acompaantes
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Privados
127
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
basndose
en
la
informacin
proporcionada
por
conductores
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Es una manifestacin que tiene por objeto inventariar los medios de que dispone
la actividad humana para satisfacer las necesidades de una civilizacin, poniendo
de relieve los progresos realizados a partir de una poca determinada, que se
toma como trmino de comparacin, asegurando una presentacin racional. Las
exposiciones se distinguen de las ferias por la ausencia, por lo menos como
objetivo inmediato, de transacciones comerciales.
La exposicin implica la muestra de obras del hombre, evento de cierta magnitud y
prolongada duracin, realizada en sede fija o variable.
FERIA
Es una muestra comercial donde se encuentran vendedores y compradores en un
lugar y fecha prefijados. Son manifestaciones sociales que tienen por objeto
mostrar productos y/o servicios directamente a los interesados con el fin de
establecer, consolidar y extender contactos comerciales. Puede implicar muestras
cclicas y duracin constante. Los industriales, comerciantes o exportadores
exhiben sus productos mediante tales eventos.
JORNADA
Serie de reuniones concebidas para impartir instrucciones e informaciones
especficas en sectores particulares de trabajo o para diagnosticar reas
concretas. Generalmente, se programan para ser realizadas en varios das. No
obstante se puede realizar en un da dependiendo de la complejidad del tema a
tratar y del nmero de personas participantes. Las jornadas tambin pueden tener
carcter de reunin tcnica-cientfica para presentar informacin relevante sobre
tcnicas, investigaciones y mtodos en rea profesionales.
129
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
FORO
Acontecimiento programado que posibilita la participacin de todos los presentes
en un reunin organizada para tratar o debatir un tema o problema determinado.
Suele realizarse a continuacin de una actividad de inters general observada por
el auditorio.
TALLER
Reunin de 10 a 30 personas que permite la interaccin en lapsos cortos para
trabajos de relativa intensidad. (Tiene una duracin mxima de cuarenta horas) El
taller generalmente se aplica a situaciones donde se desea debatir un tema a
profundidad, explicar tcnicas especficas o desarrollar habilidades y destrezas en
los participantes.
SEMINARIO
Evento que se utiliza para analizar o profundizar en temas tratados en estudios o
investigaciones de relevancia. Su duracin oscila entre 1 a 3 das y su desarrollo
gira alrededor de un experto (o varios) quien (quienes) suministrar (n)
informacin tcnica o especializada a un nmero determinado de personas. El
nmero de personas convenientes para un seminario es de 20, no obstante
pueden existir eventos que se realicen con 80 personas dado lo importante del
tema y lo difcil que es conseguir al expositor.
SIMPOSIO
Es un evento que tiene por objeto la presentacin sistemtica y desglosada de un
tpico por varios especialistas, los cuales abordan diferentes aspectos o enfoques
130
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
CONFERENCIA
Evento que gira alrededor de una exposicin en forma oral sobre un rea temtica
especfica o general desarrollada por un profesional, experto, acadmico, poltico,
etc., con alto dominio de la informacin que se trate. No implica la interaccin con
el pblico. En algunas ocasiones, luego de conferencias se abre una sesin corta
de preguntas-respuestas.
ASAMBLEAS
Reunin que permite mantener a la gente informada y confirmar compromisos con
respecto a una serie de actividades que le son propias, por pertenecer a un ente,
organizacin o grupo definido.
OTROS EVENTOS
Das y semanas especiales
Festivales
Salones de arte
Reconocimientos
Concursos
Reunin de Gabinetes
Ccteles
131
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
PROCESO LOGSTICO
LOG STICO EN LOS EVENTOS
ETAPA DE EJECUCIN
EJECUCI DE UN EVENTO
En esta etapa es cuando se pone en prctica todo lo planificado y la organizacin
diseada ejerce sus funciones para cumplir eficientemente con las actividades
programadas para el evento.
Llevar a la prctica lo planificado no es sencillo, requiere de entrega del comit
organizador a sus actividades. Adems, el xito del evento depende de que se
respete la divisin de funciones y se apoye en lo posible a los dems.
Cada uno de los miembros del comit organizador debe conocer perfectamente
sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad.
La primera impresin que tienen los participantes sobre la organizacin del evento
es un momento fundamental.
Desde que se inicia un evento todos los elementos son importantes.
LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Definir Objetivos
Polticas
Estructura Orgnica
Comit organizador
-
133
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
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Definicin de la sede:
134
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
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Seleccin de proveedores
Seleccin de materiales adecuados
Solicitar varias cotizaciones
Comparar condiciones
Definicin de proveedores
Elaborar pedidos
Programar fecha de entrega
Alimentos
Materiales
Eventos sociales y culturales
Espectculos y animacin
Hospedaje y alquiler de salones
Instalaciones
-
135
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Presupuesto de la exposicin
-
136
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Coordinar con el personal del hotel para definir la operacin del primer da de
registro y asignacin de habitaciones
-
137
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Seleccin de reporteros
Contratacin de reporteros
Invitacin a la prensa
Radio
Televisin
Organizar ruedas de prensa, antes, durante y despus del evento
-
138
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Choferes
Edecanes(vestuario)
Fotgrafos
Intrpretes
Maestros de ceremonias
Mansajera
Operadores
Secretarias
Seguridad
Servicios mdicos
Traductores
Otros
-
Definir objetivos
Polticas de trabajo
139
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Alfileres
Blocks
Carpetas
Ceniceros
Cinta adhesivas
Clips
Cubiertas de mesa(pao)
Diplomas
Flders
Folletos
Gafetes
Grapas
Jarras
Lpices
Ligas
Pancarta para la inauguracin del evento
Manteles
Obsequios
Papel blanco de varias medidas
Plumas
Posters
Recibos
Sealizaciones
140
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Automviles
Botiqun mdicos para primeros auxilios
Cables de extensin y contactos mltiples
Cmaras de fotos y videos
Camionetas y camiones de pasaje y carga
Computadoras PC e impresoras
Dictfonos
Equipos de sonido
Equipo de traduccin simultnea
Fax
Fotocopiadoras
Fusiles de diferentes medidas
Grabadoras
Linternas
Mquinas de escribir
Micrfonos
Pantallas de acuerdo al tamao requerido
Pizarrones informativos
Proyector de transparencias
Radios de Comunicacin
Retroproyector de acetatos
141
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Rotafolios
Sistema cerrado de televisin
Video Bean
Data Show
Telfonos celulares
Telfonos
Televisores
Videocaseteras
-
Recepcin de ponencias:
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Confirmar participantes
Confirmar invitados especiales
Confirmar ponentes magistrales
Confirmar ponentes por mesa
Confirmar funcionarios por mesa
Confirmar medios de comunicacin
Elaborar directorios
-
143
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Instalacin de mdulos:
Mdulos de informacin
Mesa de registro
Mdulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo
Mdulo para invitados especiales
Mdulo para informacin sobre eventos sociales, culturales y especiales
Mdulo de servicios
Definir la ubicacin de los mdulos
Definir responsables en cada mdulo de informacin y control
-
Servicio mdico
Sala de prensa
Sala para ejecutivos
Guardera
-
144
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Impresos
Mantas
Sealizacin
Materiales
Equipos
Pizarrones informativos
Jarras con agua
Ceniceros suficientes
Identificadores (distintivos)
Lpices, gomas y marcadores
Sillas y mesas suficientes
-
De acceso al evento
Administrativo
Financiero
Lugares sede
Transporte
Hoteles
145
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Eventos Sociales
-
Elaboracin de documentos:
Simulacro:
Recorrido de supervisin:
146
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Recepcin y registro
Hoteles y alojamiento
Mesas de trabajo
Ceremonias de inauguracin y clausura
Transporte
Desayunos, Almuerzos y cenas
Servicios de refrigerios
Informacin y medios de comunicacin
Personal administrativo, de apoyo y protocolo
Control y distribucin de materiales de trabajo
Presidium
Atencin de ponentes magistrales y de mesa
Invitados especiales
Informacin
-
147
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las funciones del mdulo
Instalar al personal responsable de cada mdulo
-
148
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Realizacin de la inauguracin.
Definir lugar
Escenografa
Lista de invitados
Distribucin del saln
Programa de inauguracin
Lista de invitados
Distribucin del saln
Programa de inauguracin
Discursos
Boletines de prensa
-
Ponencias magistrales
Ponencias de mesa de trabajo
Eventos sociales y culturales
Ruedas de prensa
Reuniones especiales
Acompaantes
Recopilacin de conclusiones.
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Elaboracin de la memoria:
150
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
PRE-VENTO
151
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
EVENTO
Esta fase se refiere a la ejecucin del evento planificado, ello implica la realizacin
del conjunto de actividades consideradas segn los aspectos detectados en la
fase de preevento y llevando a cabo el control de los recursos, la supervisin del
personal y la direccionalidad de la imagen del evento.
POST-VENTO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
CRONOGRAMA
NOMBRE DEL EVENTO
ASPECTOS
FECHA DE REALIZACION
ACTIVIDADES
MESES
ENE
FEB
MAR
1 1 3 2 15 28 3 25
5
PLAN DE ACCIN
ACCI
Cada responsable de realizar las actividades que le fueron asignadas debe
elaborar un plan de accin; instrumento que contempla el conjunto de acciones
que deber ejecutar el responsable de alguna actividad o actividades para el
cumplimiento de los objetivos que se infieren del evento. Este plan de accin se
constituye en la herramienta que permite evaluar de manera operativa, rpida y
eficiente el grado de cumplimiento y avance de las actividades.
155
ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Accin a desarrollar
mbito de aplicacin
Duracin
Recursos a utilizar
Condiciones mnimas a considerar
Responsable
Elaborar un cronograma de trabajo que permita el seguimiento y el control
INSTRUMENTOS DE CONTROL DE EVENTOS
Definicin: los instrumentos de control constituyen herramientas sencillas que
permiten darle seguimiento a las actividades, tareas y acciones vinculantes a una
determinada rea o funcin previamente definida permiten registrar datos,
indicadores o hechos que luego son evaluados y corregidos, de ser necesario.
Los instrumentos de control permiten justificar la implantacin de correctivos de
manera objetiva y no subjetiva, a criterio del evaluador.
Los principales tipos de instrumentos de control son: las listas de cotejos, las
encuestas y entrevistas, observaciones directas y la programacin controlada.
previamente fueron
consideradas.
Su importancia radica en que es el momento de que lo planificado y lo ejecutado
coincidan en trminos de las exigencias planteadas por el cliente. Esta fase
garantiza la imagen de la organizacin y calidad del evento.
157
No controla el
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PROTOCOLO
SUPERVISION Y CONTROL
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
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