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Revisar Detalladamente Las Politicas
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ORGANISMO OPERADOR
ELABORO
Bufete de Asesoria y Servicios
Empresariales, S.C.
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AUTORIZO
ORGANISMO OPERADOR
ndice
Introduccin ............................................................................................................................ 4
Objetivos del manual: ............................................................................................................. 5
POLTICAS DE LAS REAS DE LA DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y
FINANZAS ............................................................................................................................ 6
SUBDIRECCIN DE FINANZAS ................................................................................... 6
POLTICAS DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD ................................................ 6
POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS ........................................... 8
POLTICAS DE LA GERENCIA DE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 9
POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE EGRESOS .................................................. 11
POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE INGRESOS ................................................ 11
SUBDIRECCIN COMERCIAL .................................................................................... 12
POLTICAS DE LA GERENCIA DE ATENCIN A USUARIOS ............................... 12
POLTICAS DE LA GERENCIA DE MEDICIN Y CONSUMO................................ 13
POLTICAS DE LA GERENCIA FACTURACIN Y COBRANZA ........................... 13
POLTICAS DE LA GERENCIA PADRN DE USUARIOS ....................................... 14
SUBDIRECCIN DE ADMINISTRACIN .................................................................. 15
POLTICAS DE LA GERENCIA DE ADQUISICIONES, RECURSOS MATERIALES,
Y SERVICIOS GENERALES ......................................................................................... 15
De la Licitacin Pblica Nacional .................................................................................... 15
De la Licitacin Simplificada ........................................................................................... 16
Del Mantenimiento de Edificios ....................................................................................... 17
Del Mantenimiento de Equipo.......................................................................................... 18
POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACN ................................................ 18
POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES: ...................... 19
Del Mantenimiento correctivo y preventivo ..................................................................... 19
De la dotacin de combustible y gas lp. ........................................................................... 20
Del servicio de pipas ........................................................................................................ 20
POLTICAS DE LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS ......................... 21
POLTICAS DE LA CONTRALORA INTERNA ......................................................... 22
POLTICAS DE LA UNIDAD DE CULTURA DEL AGUA ........................................ 24
POLTICAS DE LA UNIDAD JURDICA ..................................................................... 25
POLTICAS GENERALES DEL AREA OPERATIVA: .................................................... 26
De la atencin de reportes de los usuarios:....................................................................... 26
De los servicios prestados por el rea de operacin: ........................................................ 26
De las rutas de trabajo: ..................................................................................................... 26
Del personal operativo:..................................................................................................... 26
Del uso de los materiales: ................................................................................................. 27
De seguridad e higiene: .................................................................................................... 27
De los funcionarios pblicos de la CMAS: ...................................................................... 27
De la toma de decisiones y manejo de informacin : ....................................................... 28
Del manejo de correspondencia, documentacin y reportes de trabajos: ......................... 28
POLTICAS DE SUBDIRECCIN DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO ............ 29
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ORGANISMO OPERADOR
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ORGANISMO OPERADOR
Introduccin
El hecho de indicar las directrices de cada una de las reas, permitir evaluar el
grado de integracin que se tiene con respecto al marco legal de referencia, ya que son
aspectos que no deben quedar desvinculados.
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1. Informar detalladamente a sus integrantes las polticas generales y de cada una de las
reas de la Comisin municipal de agua potable y saneamiento de Xalapa, Ver.
2. Describir en forma especfica los lineamientos que se deben cumplir en los procesos y
operaciones de la Comisin municipal de agua potable y saneamiento de Xalapa, Ver..
3. Contribuir a la adecuada induccin del personal de nuevo ingreso, al explicarles
minuciosamente las polticas bajo las cuales deben realizar sus funciones.
4. Incrementar la productividad de los trabajadores, mediante su continua actualizacin.
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Todas las actividades del rea administrativa debern ser tendientes al manejo de
los recursos bajo criterios de disciplina y racionalidad presupuestal, buscando la
optimizacin de los mismos.
2. Las reas encargadas de la administracin de los recursos debern supervisar de
manera estricta el apego de los gastos al presupuesto de egresos establecido.
3. Los procesos administrativos de control de ingresos y gastos debern ser
eficientes a fin de garantizar la operabilidad del organismo y la toma de
decisiones.
4. El rea administrativa deber enfocar sus acciones a la consecucin de los
objetivos establecidos en el Programa Operativo Anual y de ser posible su
superacin.
5. El personal del rea deber realizar sus actividades de manera responsable, con
profesionalismo, honestidad y siempre bajo las normas establecidas para la buena
coordinacin de las actividades para el logro de objetivos.
6. Se debe respetar las lneas de mando a fin de evitar duplicidad de funciones, as
como fuga de informacin.
7. Buscar la participacin efectiva de todo el personal en la formulacin de planes
parciales que les corresponda, a fin de adquirir un mayor grado de compromiso.
8. Creemos que no existe un divorcio entre los intereses del personal y los de la
empresa, sino que ambos se satisfacen dentro de un clima de integracin y
compromiso mutuo.
9. Resaltar el valor del trabajo en equipo, y reconocer la responsabilidad de la
organizacin para integrar equipos de trabajo a travs de la colaboracin.
10. Exaltar la confianza y el respeto entre supervisores y subordinados para que
impere en toda la empresa
SUBDIRECCIN DE FINANZAS
POLTICAS DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD
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LA
GERENCIA
DE
CONTROL
FINANCIERO
1. Para efectuar cualquier erogacin con cargo al presupuesto, se deber contar con
un saldo suficiente en la partida especfica, debiendo las reas, abstenerse de
contraer compromisos superiores a los establecidos por el presupuesto.
2. Cualquier compromiso de erogacin presupuestal de adquisicin de bienes o
servicios, obra pblica o cualquier otra, se remitir a la autorizacin de la
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MATERIALES, Y SERVICIOS GENERALES
ADQUISICIONES,
RECURSOS
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c)
Usuarios que pagan su servicio y es necesario para su vida cotidiana
d)
Usuarios que pagan su servicio para actividades recreativas (albercas,
juegos acuticos) o de servicio de un negocio (lavados de autos).
La solicitud se puede realizar va telefnica o por escrito y se turnar al
Departamento de Servicios Generales, que determinar la prioridad del servicios
conforme al nmero 3
En los casos en que proceda el servicio de manera gratuita, se enviar la pipa
mediante orden de servicio entregada al pipero, misma que deber devolver con
firma de recibido del o los beneficiados. Y en los casos en que no se haya
podido entregar el servicio por las condiciones del clima o de los accesos
accidentados en la orden de servicio deber especificar los motivos.
En los casos de servicios con costo para el usuario, se surtirn si existe la
disponibilidad y previo pago del servicio.
El departamento de Egresos ser el encargado de realizar el cobro y
posteriormente turnar al departamento de ingresos para su registro en la
recaudacin.
El departamento de Servicios Generales deber elaborar mensualmente un reporte
de los servicios de distribucin de agua por pipa que haya realizado en el
periodo.
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Es la nica facultada para dar inicio y seguimiento a los procesos Jurdicos que se
instauren por y en contra y por el Organismo.
Verificar el estricto cumplimiento de las leyes en la ejecucin y desarrollo de las
funciones, actividades y servicios que realiza el organismo.
Implementar los mecanismos para mantener actualizado el acervo legal que
norme las acciones de cada rea del Organismo.
En coordinacin con la Direccin de Operacin, Proyectos y Supervisin
establecer los lineamientos a seguir para la afectacin de predios que se ven
intervenidos por el crecimiento de la red hidrulica general, normando la
afectacin y la retribucin que sobre sta se haga.
En coordinacin con la Subdireccin de Recursos Humanos, propondr opciones
de solucin en caso de conflicto entre los trabajadores y el Organismo.
Coadyuvar con las reas del Organismo en la atencin, asesora y resolucin de
las reclamaciones presentadas de manera directa por los usuarios del servicio.
Participar en la revisin de los documentos legales normativos en los que tenga
intervencin el Organismo.
Apoyar a la Subdireccin de Proyectos, en las visitas de campo que se realicen
para la verificacin de las obras de infraestructura hidrulica llevadas a cabo por
el Organismo.
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no hacerlo as, la Comisin tomar las decisiones y/o sanciones que considere
pertinentes, de acuerdo a la aplicacin de la normatividad vigente.
4) Todo el personal que se encuentre laborando en las instalaciones de la CMAS, debe
actuar con amabilidad cortesa y oportunidad, claridad y exactitud en la informacin
proporcionada a los ciudadanos que soliciten sus servicios.
5) Tanto el Director general de la CMAS, los directores y subdirectores de las reas
como los gerentes y Jefes de departamentos de la Comisin y en general todo aquel
empleado que tenga personal a su cargo, deben demostrar inters hacia sus
trabajadores, motivndolos y fomentando entre ellos un ambiente de estabilidad,
comunicacin, y cooperacin.
De la toma de decisiones y manejo de informacin :
1) Se recomienda que las decisiones que involucren cambios en los procesos y/o
funcionamiento de la operacin de la CMAS deben comunicarse por escrito a todos
los departamentos y personal involucrado.
2) Los sistemas de trabajo, la informacin privada y confidencial de la CMAS no debe
revelarse bajo ninguna circunstancia. De hacerlo, se considerar una falta grave de
quien lo haya cometido, y se le aplicar la sancin correspondiente, de acuerdo a la
legislacin vigente.
3) Se recomienda que para la evaluacin de los servicios de la CMAS, se realicen
encuestas y entrevistas con los usuarios, para solicitar su opinin sobre los
resultados obtenidos y as tomar esa informacin como base de calificacin para
determinar el nivel de eficiencia de la CMAS.
4) Cuando exista confusin o duda respecto alguna decisin que afecte el
funcionamiento de la CMAS, debe elegirse la alternativa que cumpla con la
legislacin aplicable, las polticas generales de la Comisin, y/o estar sujeta al
criterio de la minimizacin de costos y que coadyuve al logro de los objetivos de
manera eficiente.
Del manejo de correspondencia, documentacin y reportes de trabajos:
1. Los reportes diarios de trabajo deben entregarse al siguiente da a las reas
correspondientes entre las 9:00 a.m. y las 10:00 a.m.
2. Los reportes e informes mensuales de trabajo deben entregarse a las reas
correspondientes en los primeros cinco das del mes siguiente.
3. En cuanto se recibe correspondencia, se debe turnar de inmediato al departamento
correspondiente.
4. El programa operativo anual se entrega entre los meses de octubre y noviembre, en
ningn caso excediendo el inicio del prximo ejercicio.
5. Antes de archivar algn documento, este debe contener todas las firmas de recibido
de los departamentos a los que se les turna copia.
6. Todos los expedientes deben estar foliados.
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6) Las prioridades de la gerencia son las fugas en la red general, al igual que las quejas
constantes de los usuarios o bien las sealadas por la direccin general, la
contralora interna o la direccin de operacin, proyectos y supervisin.
7) Si la gerencia de mantenimiento de la red de agua no cuenta con el personal, equipo,
herramientas o vehculos en ptimas condiciones para atender las contingencias,
entonces debe solicitar apoyo a otras reas.
De la atencin de reportes y quejas de los usuarios:
1) Los reportes y quejas de los usuarios se atienden de acuerdo al orden en que se
recibieron y se asignaron en las rutas de trabajo, a menos que exista algn trabajo
prioritario (fugas en red general, solicitudes del director general, etc.) o la
subdireccin de operacin y mantenimiento seale lo contrario.
2) Las rutas de trabajo deben elaborarse a las 9.30 p.m. para el turno matutino del
siguiente da, y antes de las 3:30 p.m. para el turno vespertino, las rutas de los
trabajos de deteccin de fugas deben elaborarse a las 8.30 p.m.
3) Durante la jornada laboral , el secretario debe solicitar va radio a las 2:15 p.m. y a
las 9:15 p.m. a todas las cuadrillas operativas sin excepcin, los informes de los
trabajos realizados, pendientes por ejecutar y problemticas del turno.
4) El secretario de la gerencia deba proporcionar informacin de los trabajos
realizados a la subdireccin y a cualquier rea que lo requiera, siempre y cuando no
afecte la operacin.
5) Si al solicitar los informes de trabajo del turno an existen fugas que no se han
terminado de reparar, stas debe reprogramarse para el siguiente turno y/o siguiente
da. Solo si son fugas en la red general, se debe continuar con las labores de
reparacin hasta resolverlas.
6) De preferencia la gerencia de mantenimiento de red de agua debe notificar al
usuario el tiempo de solucin de la problemtica.
POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIN
De la reparacin de fugas:
1) Si durante la reparacin de fugas, el usuario presenta molestia o queja en contra
de algn trabajador, se debe primero confrontar al personal, y despus al usuario
estando el trabajador presente para comprobar la queja. Si se confirma la queja;
se elabora memorando, y se notifica al sindicato quien aplica la sancin.
2) El escombro generado por la ruptura del pavimento por la reparacin de fugas,
debe programarse su recoleccin durante los siguientes cinco das hbiles.
3) Cuando se reciban reportes de fugas en edificios, se recomienda verificar todas
las tomas del edificio y no slo la del departamento y/o piso de la cual se recibi
el reporte
4) Posterior a la reparacin de una fuga, se debe reinstalar el servicio lo ms pronto
posible, se recomienda durante el mismo turno que se efectu la reparacin.
5) Al finalizar las reparaciones, los trabajadores de las cuadrillas de operacin
deben devolver la herramienta utilizada al almacn de la gerencia.
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De la ampliacin de redes:
1) En la ampliacin de redes de agua el gerente de mantenimiento de red de agua
debe asesorar al usuario en cuanto a la profundidad de la red de agua.
2) En la ampliacin de redes por la pavimentacin de calles, se recomienda
cambiar todas las tomas.
3) Antes de que un fraccionamiento comience a operar, la gerencia de
mantenimiento de red de agua debe supervisar el funcionamiento de la
infraestructura hidrulica del conjunto habitacional mediante una prueba
hidrosttica).
De la cuadrilla de albailera:
1) Para optimizar el tiempo de trabajo se recomienda cargar la unidad asignada a la
cuadrilla de albailera a su mxima capacidad con materiales y herramientas
que se requieran para la realizacin de obras (cemento, cal, arena, etc.), y as
evitar realizar varios traslados al almacn de materiales.
2) Si por falta de material o debido a las condiciones climticas no se termina el
trabajo de albailera que se est ejecutando, se debe reprogramar como
prioritario para el siguiente da hbil.
3) Si cuenta con poco tiempo para la realizacin de obras de albailera, se
recomienda ejecutar aquellas que no requieran de material.
4) De lunes a viernes, el material sobrante debe permanecer en las unidades
asignadas a las cuadrillas de albailera para utilizarlo al da siguiente. Sin
embargo se recomienda, el fin de semana, descargar el material de la undiad y
devolverlo al almacn de materiales.
5) Durante el turno de trabajo, se debe procurar ejecutar las obras necesarias para
terminar con el material cargado en el camin.
6) Si existe algn problema con cualquier trabajador (se le detecta desperdiciando
material, no cumple con su trabajo, o abandona sus labores durante su turno,
etc.), se debe levantar un acta circunstancial y hacer entrega de ella, al gerente
de mantenimiento de la red de agua.
7) Se recomienda elaborar en los primeros ocho das de cada mes, un reporte
acumulado del uso de materiales, para verificar la comprobacin del material
diaria.
8) En caso de existir problema con la comprobacin de la utilizacin de material,
debe solicitarse al secretario los formatos de requisicin de material de la
seccin, y confrontarse con los controles internos del departamento de
operacin, para detectar las anomalas.
9) Si se extrava la documentacin de las requisiciones de material se debe solicitar
copia de relacin de requisiciones de material del mes al jefe de almacn para
verificar y aclarar los faltantes del material
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especificada por la gerencia de proyectos) se debe realizar solo una visita, cuando es
una obra grande, se deben realizar al menos tres visitas.
5) Las compaas constructoras responsables de ejecutar las obras de los proyectos
autorizados, deben depositar una fianza en los montos y los plazos que indica el
reglamento de fusiones y lotificaciones del gobierno del estado.
POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIN DE LA GERENCIA DE
PROYECTOS.
1) Al realizar los trabajos de excavacin, albailera y en general trabajos operativos
para la ejecucin de proyectos, si la superficie en la que se labora presente terrenos
falsos, estos deben rellenarse con grava.
2) El trabajo de excavacin debe iniciarse en las partes mas bajas, para evitar deslaves
o enzolve de los tubos.
3) Durante la ejecucin de las labores operativas, deben indican los tramos donde se va
a trabajar, para evitar deslaves, o poner en peligro a los usuarios, o al personal.
POLTICAS DE LA GERENCIA DE SECTORIZACION
1) La sectorizacin de la red de distribucin debe proyectarse buscando mejorar el
control de la operacin del sistema de agua potable.
2) El objetivo de la sectorizacin de la red es mejorar el conocimiento de la
infraestructura hidrulica e incrementar la eficiencia fsica del sistema de agua
potable.
3) Se deben procurar los medios para realizar mediciones de gasto a la entrada de un
sector hidromtrico previo al inicio de los trabajos de campo en el mismo.
POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE RECUPERACIN DE CAUDALES
1) Para la digitalizacin de redes de agua potable y alcantarillado, de debe utilizar la
simbologa que indica las normas de la comisin nacional de agua (CNA) de agua
potable y alcantarillado en el libro II.
2) En visitas y recorridos siempre se debe portar identificacin oficial en algn lugar
visible.
3) La operacin del departamento de recuperacin de caudales estar sujeta a la
aplicacin de lo estipulado en la ley 21 de aguas del estado de Veracruz.
4) Todos los sondeos e inspecciones de red de distribucin y cajas de operacin de
vlvulas debern registrarse en el formato establecido para este fin.
5) La digitalizacin de la red de distribucin debe realizarse en un plazo no mayor de 5
(cinco) das despus de haber efectuado los trabajos de campo.
6) Si se detecta una caja de operacin de vlvulas (registro) en mal estado debe
programarse su reparacin para el da hbil siguiente.
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atorado, cristal roto, manecilla central rota, conector roto, mquina del medidor
destruida, medidor quemado o engranes en mal estado y azolve en medidor los
gastos los cubrir el usuario.
15) A pesar de retirar el medidor, se debe dejar con servicio directo al usuario.
16) Los medidores retirados deben reinstalarse al da siguiente.
17) Si al momento de la visita el usuario se muestra agresivo, se suspende el trabajo y se
reporta.
18) Si el departamento de laboratorio de medidores no cuenta con el croquis donde se
ubica los domicilios a trabajar, se debe solicitar una copia al departamento de
codificacin.
19) Si el domicilio es difcil de localizar se deja pendiente.
20) Si el medidor se encuentra dentro del domicilio se solicita permiso al usuario, si no
se encuentra el usuario se reporta.
21) Si los materiales o los medidores presentan rupturas se devuelven al almacn y se
notifica.
22) Cualquier diferencia entre el material solicitado y el recibido se notifica de
inmediato al almacn.
23) Cuando se entrega material o medidores al almacn, solo se recibe lo que coincide
con la baja.
24) Se asesora al usuario sobre el medidor ms adecuado dependiendo de la zona y el
volumen de consumo. Si su consumo es alto, se recomienda un medidor o 2, si
su consumo es medio, se recomiendan medidores volumtricos, magnticos, chorro
nico, o chorro mltiple, y si su consumo es bajo, se recomienda un medidor
magntico. Si el domicilio se localiza en una zona de alta turbiedad, se recomienda
un medidor mecnico.
POLTICAS DE LA GERENCIA DE PLANTA POTABILIZADORA
1) La operacin de la planta potabilizadora de regir por lo estipulado en las normas de
Secretara de Salubridad y Asistencia (SSA), las normas de la Secretara del Trabajo
y Previsin Social (STPS), el manual de operacin de la planta potabilizadora y el
Sistema de Administracin de Calidad de la comisin.
POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIN DE LA PLANTA
POTABILIZADORA:
1) El departamento de operacin regir todas sus actividades y procedimientos a lo
estipulado en las normas NOM-127-SSA1-1994 en cuanto a los procesos de
clarificacin de agua cruda de la Secretara de Salubridad y Asistencia (SSA), las
normas de la Secretara del Trabajo y Previsin Social (STPS), los manuales de
operacin interna del departamento y el Sistema de Administracin de Calidad
(SAC) de la comisin.
2) El manejo del fondo fijo del departamento de operacin se regir por lo estipulado
los lineamientos para fondos fijos y gastos a comprobar.
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