Manual Politica de Facturacion y Cobranza PDF

MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
DEL ÁREA DE
FACTURACIÓN Y
COBRANZA
PROCEDIMIENTO DE Clave: PLN-AF-PFYC-01
FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

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FACTURACIÓN
CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Ma. Del Pilar Sánchez Méndez Manuel Benhumea Cerritos MBA Marcos García Flores
Brenda Paulina Bello Laureano Director de Administración y Finanzas Director General
Planeación y Evaluación
Firma: Firma: Firma:
ÁREA FACTURACIÓN Página 3 de 18
1. OBJETIVO ESPECÍFICO
Planear en conjunto con el Consultor Comercial y el Líder de proyecto la facturación de las
ventas concretadas para presupuestar los ingresos de recursos económicos.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al área de Facturación así como para todos los
involucrados en el proceso.
3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN

De los requisitos de la Factura
3.1. Los comprobantes fiscales expedidos deberán cumplir con los requisitos que
marca el Código Fiscal de la Federación, en sus Art. 29 y 29-A, como son:
3.1.1. Lugar y fecha de expedición.
3.1.2. Razón Social del cliente.
3.1.3. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
3.1.4. Domicilio Fiscal del cliente. (En caso de requerir la original impresa)
3.1.5. Descripción del servicio prestado por el Organismo.
3.1.6. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en
Número o letra, así como el monto de los impuestos.
3.1.7. El comprobante fiscal que se expida deberá señalar si la forma de pago
de la contraprestación, se hace en una sola exhibición o en
parcialidades.
3.1.8. Sello del área emisora y firma del responsable de su emisión ( En caso
de requerir la original impresa).
3.1.9. Así como todos los datos necesarios estipulados en contratos y/o
convenios para su correcta emisión.
En caso de que la factura sea requerida de manera impresa se deberá
CONTROL DE EMISIÓN

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De las Responsabilidades
Del Consultor Comercial

3.2. Es responsabilidad del consultor comercial entregar al responsable de
Facturación el Documento Condiciones Comerciales así como la
documentación requerida por cada venta.
Del líder de proyecto
3.3. Cargar la Prefactura en el sistema e informar al responsable de Facturación.
3.4. Entregar la copia del entregable autorizado por el cliente al responsable de
facturación.
3.5. Informar al responsable de facturación los posibles cambios (alargamientos de
contrato o ajustes).
Del Responsable de Facturación

3.6. Emitir estados de cuenta para las diferentes unidades de negocio y servicio en
donde se informe el estatus de las diferentes cuentas dándole prioridad a las
cuentas con montos mayores. Estas sesiones se programarán según lo indique
cada responsable de unidad.
3.7. Dar de alta Cliente en el Sistema los cuales se deberá solicitar vía electrónica
con los siguientes datos:
3.7.1. Razón Social del cliente.
3.7.2. Clave del Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
3.7.3. Domicilio Fiscal del cliente.
3.7.4. Número telefónico del Cliente
3.8. Dar de alta datos de Cobranza en el Sistema con los siguientes datos y
mantener actualizada la Base de Datos de estos:
3.8.1. Datos fiscales
3.8.1.1. Nombre o razón social
3.8.1.2. Domicilio fiscal
3.8.1.3. RFC
3.8.1.4. Teléfono
CONTROL DE EMISIÓN

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3.8.2. Datos de revisión

3.8.2.1. Contacto
3.8.2.2. Teléfono 2
3.8.2.3. Correo electrónico
3.8.2.4. Días de revisión
3.8.2.5. Horario de revisión
3.8.2.6. Especificaciones de revisión
3.8.2.7. Domicilio de revisión
3.8.3. Datos de pago

3.8.3.1. Contacto
3.8.3.2. Teléfono
3.8.3.3. Forma de pago
3.8.3.4. Días de pago
3.8.3.5. Domicilio de pago
3.8.3.6. Tipo de moneda
3.8.3.7. Últimos 4 dígitos de cuenta bancaria
3.8.3.8. Correo electrónico
3.9. Tener control de los Contratos y las Condiciones de Venta de cada Proyecto.
3.10. Actualizar la Bitácora de Control de Proyectos y emitir alertas en cuanto al
retraso de facturación de los proyectos.
De la emisión
3.11. El líder de proyecto deberá proporcionar al responsable de Facturación copia
simple del Entregable Autorizado por el Cliente, ya que sin está no se podrá
emitir la factura correspondiente, sin excepción.
3.12. Es responsabilidad del Líder de proyecto dar de alta en el sistema la Prefactura
y notificar el ID de está al responsable de facturación vía correo electrónico.
(No se podrá emitir la factura si no existe la pre-factura y generación de ID en
el sistema.)
3.13. Es responsabilidad del Líder de Proyecto corroborar que las Prefactura
contenga los siguientes datos:
CONTROL DE EMISIÓN

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3.13.1. Clave de Proyecto

3.13.2. Descripción del Servicio incluyendo el número de contrato o de orden
de pedido y demás requisitos solicitados en el contrato.
3.13.3. Cantidad
3.13.4. Precio Unitario
3.13.5. Total
3.13.6. Tipo de Moneda
3.14. Es responsabilidad de Facturación coordinar el proceso de entrega y recepción
de la factura hasta obtener la autorización o en su caso el contra recibo por
parte del cliente. Por ningún motivo se autoriza la emisión de la factura a otra
persona ajena al departamento de Facturación, sin exepción.
3.15. En caso de que la factura se envíe impresa al clientes foráneos se deberá
considerar el envío por mensajería externa, en caso de requerirse mensajería
interna se deberán considerar los viáticos y gastos que se incurran para este
servicio, siendo facturación el responsable de coordinar dicha actividad.
De la prevención
3.16. Es responsabilidad de facturación revisar que la descripción de la Factura
coincida con las descripciones mencionadas en el contrato, en caso de tener
errores notificar al Líder de Proyecto para su modificación y así evitar futuros
errores.
3.17. Es responsabilidad del Líder de Proyector validar con el área usuaria del cliente
la descripción y los conceptos de la factura, así como la autorización previa del
entregable que servirá como soporte de la factura, todo lo anterior previo a la
emisión de la factura.
3.18. Para cancelaciones o modificaciones el Líder de Proyecto deberá de hacer la
petición vía correo electrónico a encargado del Facturación en donde indique
los motivos del cambio y los cambios a realizar.
3.19. En caso de ser cliente de Iniciativa privada deberán de anexarse al
contrato y condiciones comerciales los siguientes documentos:
3.19.1. RFC
3.19.2. Comprobante de domicilio fiscal
CONTROL DE EMISIÓN

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3.19.3. Acta constitutiva

3.19.4. Poder notarial de representante legal y especificar si se cuenta con la
cláusula de atribuciones de domino.
3.19.5. Copia de IFE de representante legal
3.20. En caso de requerir análisis financiero del cliente:
 Dos últimos estados financieros
 Dos referencias de clientes o proveedores del cliente las cuales deberán
contener:
 Nombre de referencia
 Contacto
 Dirección
 Contacto
Sera responsabilidad del consultor recabar los documentos mencionados

en los puntos 1.15 y 1.16 del presente manual.
CONTROL DE EMISIÓN

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Responsable Paso Actividad Documentos
Inicio del proceso
Facturación 1. Recibe condiciones comerciales Condiciones
Comerciales
Facturación 2. Programa fecha de Facturación Condiciones

Comerciales
Facturación 3. Da de alta al cliente en el sistema
Facturación 4. Verifica con unidad de negocio si ya se Condiciones

realizaron entregables Comerciales
¿Se realizaron entregables en fechas
pactadas?
Si: Líder de proyecto entrega copia del
entregable autorizado por el cliente.
No: Solicita motivos de atraso y
compromiso de nueva fecha de
facturación
Facturación 5. Recibe copia del entregable autorizado
por el cliente.
Facturación 6. Solicita captura de Prefactura en
sistema vía correo electrónico
Líder de 7. Valida datos de Facturación con el
proyecto cliente
8. Realiza Prefactura en el sistema
Facturación 9. Emite factura

¿La Factura es electrónica?
Si: Envía Factura al contacto cliente con
copia a cobranza para programación del
cobro.8.1
No: Imprime Factura 9
CONTROL DE EMISIÓN

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8.1 Envía Factura al contacto cliente con

copia a líder de proyecto y cobranza
para programación del cobro.
8.2 Confirma recepción de factura contacto
cliente
9 Coordina con mensajería interna o externa
la entrega
9.2 Recibe de Mensajería acuse de recepción
de factura o contra recibo
10. Imprime Factura y archiva en carpeta
Contable
Fin del Proceso
5. DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE EMISIÓN

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FACTURACIÓN
FACTURACIÓN LÍDER DEL PROYECTO
Inicio
Documento
Recibe condiciones Condiciones
de venta Comerciales
Da de alta al cliente
en el sistema
Programa fechas de
facturación
Entregable
Entrega copia del

Verifica con Unidad
entregable
de Negocio si ya Si
se realizaron entregables. autorizado por el
cliente
No
Solicita motivos de atraso y

compromiso de nueva
fecha de facturación
Recibe copia de
entregable
autorizada por el
cliente.
Solicita captura de
Valida datos de
Prefactura en
Facturación con el
Sistema vía correo
cliente
electronico
Realiza prefactura
Emite factura
en el sistema
Copia como acuse de
recibo ORSA
Original cliente
Factura
No Imprime Factura
Electrónica
Si
Envía Factura al contacto Coordina con

cliente con copia a
cobranza y líder de
mensajería interna
proyecto. o externa la entrega
Confirma recepción Recibe de Mensajería

de factura contacto acuse de recepción de
factura o contra recibo
cliente
Imprime Factura y
archiva en carpeta
Contable
Fin del Proceso
CONTROL DE EMISIÓN

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6. ANEXOS Y FORMATOS
 Condiciones Comerciales
 Copia de Entregable
 Control de cambios en Facturas
7. GLOSARIO
8. CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN
Número de Fecha de la Descripción de los Autorizó

Revisión Actualización Cambios
2 26-04-13  De los requisitos de la
factura (1.1.4 y 1.1.8)
 De las responsabilidades
del consultor comercial
(1.2)
 Del responsable de
facturación (1.6)
 De la emisión (1.12 y 1.14)
 De la prevención (1.19 y
1.20)
CONTROL DE EMISIÓN

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COBRANZA
CONTROL DE EMISIÓN

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1. OBJETIVO ESPECIFICO
Planificar la cobranza de acuerdo a las condiciones comerciales, para proyectar ingresos a
la empresa y obtener el flujo de estos.
2. ALCANCE
Este procedimiento es alcanzable al área de Cobranza así como todos los mencionados en
el proceso.
3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN

De las responsabilidades
El encargado de cobranza
1.1. El área de cobranza deberá de obtener del sistema reporte de cuentas por cobrar
y programará la cobranza en base al documento condiciones comerciales.
1.2. El área de cobranza será responsable de realizar flujo de ingresos de las cuentas
por cobrar y entregarlo a Control Presupuestal para su programación.
1.3. Emitir estados de cuenta para las diferentes unidades de negocio y servicio en
donde se informe el estatus de las diferentes cuentas dándole prioridad a las
cuentas con montos mayores. Estas sesiones se programarán según lo indique
cada responsable de unidad.
Operación
1.4. El área de Facturación entregará factura vía correo electrónico para validar que
ya se entregó y se puede proceder al cobro de la misma.
1.5. En caso de que haya vencimiento de pago, el encargado de cobranza realizará
llamada al contacto del cliente solicita motivos de atraso y compromiso de nueva
fecha de pago, reprograma cuenta por cobrar y actualiza flujo.
1.6. En caso de que venza la segunda fecha de pago se deberá de enviar correo
electrónico al cliente, llamada telefónica y se solicitaran motivos de atraso, se
programará fecha para pago y actualizara flujo. Notificando al Director de
Administración y Finanzas y a Líder de proyecto. Si el cliente no realiza el pago en
la tercera fecha programada se realizará llamada por parte del Director de
Administración y Finanzas con el Jefe inmediato de responsable de pagos del
CONTROL DE EMISIÓN

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cliente para pedir motivos de atraso y pactar nueva fecha de cobro además de
notificarse al consultor comercial de la cuenta para solicitar apoyo de gestión con
el área usuaria del cliente para el pago de la factura.
1.7. El encargado de Tesorería será el responsable de entregar copia de reporte diario
de ingresos al área de Cobranza.
1.8. Todos los pagos aplicados por el cliente deberán ingresarse en el sistema.
CONTROL DE EMISIÓN

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Responsable Paso Actividad Documentos

Inicio del procedimiento
Cobranza 1. Recibe condiciones comerciales Condiciones
Comerciales
Cobranza 2. Verifica en sistema datos de Cobranza del
Cliente
¿Existen datos de cobranza del cliente?
Si: Revisa que sean correctos y actualiza
No: Captura datos de Cobranza
Cobranza 3. Revisa en sistema reporte de Facturación .
Cobranza 4. Recibe copia de la recepción y autorización

del entregable por cliente
Cobranza 5. Recibe Factura Electrónica
Cobranza 6. Programa fecha de cobro Condiciones

Comerciales
Cobranza 7. Obtiene del sistema reporte de cuentas por
cobrar
Cobranza 8. Elabora flujo de ingresos de cuentas por Flujo de ingresos
cobrar
Cobranza 9. Envía flujo a Director de Administración y Flujo de ingresos
Finanzas y Control Presupuestal
Cobranza 10. Recibe de Tesorero reporte de ingresos Reporte de
diarios ingresos diarios
Cobranza 11. Identifica y aplica pago de factura en
sistema
Cobranza 12. Captura fecha de pago en factura impresa
CONTROL DE EMISIÓN

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Cobranza 13. Revisa vencimiento diario de pagos

programados
¿Existe vencimiento de pago?
Si: Realiza llamada al contacto de pagos del
cliente, solicita motivos de atraso y
compromiso de nueva fecha de pago,
Reprograma cuenta por cobrar y actualiza
flujo.
No. Elabora reporte diario de ingresos
aplicados
Cobranza 14. Envía reporte diario de ingresos aplicados a Reporte diario de
Director de Administración y Finanzas. ingresos
aplicados
Fin del Proceso
CONTROL DE EMISIÓN

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5. DIAGRAMA DE FLUJO
COBRANZA
Inicio Obtiene del sistema

reporte de cuentas
por cobrar
Reporte de
cuentas por cobrar
Elabora flujo de
Recibe Condiciones
Documento ingresos de cuentas
Comerciales
Condiciones por cobrar
Comerciales
Verifica en sistema Envía flujo a Director de

Administración y Finanzas
datos de cobranza y Control Presupuestal
del cliente
Recibe de Tesorero
reporte de Ingresos
¿Existen datos diarios
de cobranza del
No cliente? Si
Identifica y aplica
pago de factura en
sistema.
Revisa que sean
Captura datos de
correctos y
cobranza
actualiza
Captura fecha de
pago en factura
impresa.
Revisa en sistema,
reporte de
Revisa vencimiento
facturación
diario de pagos
programados.
Recibe copia de la
recepción y
autorización del Realiza llamada al
Vencimiento de
entregable por Si contacto de pagos
pago
cliente. del cliente
No
Solicita motivos de
Elabora reporte atraso y
Recibe Factura diario de ingresos compromiso de
Electrónica aplicados. nueva fecha de
pago.
Envía reporte diario

de ingresos aplicado
a Director de Reprograma cuenta
Programa fecha de
Admón. y Finanzas y por cobrar y
cobro Documento
Documento control actualiza flujo
condiciones
Condiciones Presupuestal
comerciales
Comerciales
Fin del proceso
CONTROL DE EMISIÓN

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6. ANEXOS Y FORMATOS
 Condiciones Comerciales
 Flujo de Ingresos
 Reporte de Ingresos diarios
7. GLOSARIO
8. CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN
Número de Fecha de la Descripción de los Autorizó

Revisión Actualización Cambios
2 26-04-13  De las responsabilidades
(1.3)
CONTROL DE EMISIÓN

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MANUAL DE POLÍTICAS Y

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

ÁREA FACTURACIÓN Página 3 de 18

3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

Del Consultor Comercial

Del Responsable de Facturación

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

3.8.2. Datos de revisión

3.8.3. Datos de pago

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

3.13.1. Clave de Proyecto

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

3.19.3. Acta constitutiva

Sera responsabilidad del consultor recabar los documentos mencionados

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

Facturación 2. Programa fecha de Facturación Condiciones

Facturación 4. Verifica con unidad de negocio si ya se Condiciones

Facturación 9. Emite factura

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

8.1 Envía Factura al contacto cliente con

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

FACTURACIÓN LÍDER DEL PROYECTO

Entrega copia del

Solicita motivos de atraso y

Envía Factura al contacto Coordina con

Confirma recepción Recibe de Mensajería

Fin del Proceso

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

8. CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN

Número de Fecha de la Descripción de los Autorizó

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

Responsable Paso Actividad Documentos

Cobranza 4. Recibe copia de la recepción y autorización

Cobranza 6. Programa fecha de cobro Condiciones

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

Cobranza 13. Revisa vencimiento diario de pagos

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

Inicio Obtiene del sistema

Verifica en sistema Envía flujo a Director de

Envía reporte diario

Fin del proceso

FACTURACIÓN Y COBRANZA Revisión: 1/1

8. CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN

Número de Fecha de la Descripción de los Autorizó

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