PLANIFICACIN ESTRATGICA

La planificacin estratgica es el corazn del trabajo de una organizacin, Otra

herramienta de CIVUCUS trata sobre la Descripcin general de la planificacin.
Esta herramienta te ayudar a averiguar un modo de encajar la planificacin
estratgica con el proceso de planificacin global. La herramienta sobre
Planificacin de accin te ayudar a desarrollar el proceso para la evaluacin del
impacto. La planificacin estratgica te ayudar a que tu proyecto u organizacin
tengan un impacto significativo.
Encontrars til esta herramienta cuando:
_ Necesites planificar estratgicamente as como funcionalmente y hacer una
distincin entre los dos
_ Necesites ideas para ayudarte a planificar un proceso de planificacin
estratgica.
_ Comiences la planificacin para un nuevo proyecto y organizacin.
_ Sientas que necesitas revisar tu marco estratgico.
Una estrategia es un enfoque global basado en el entendimiento de un contexto
ms amplio para tratar tu funcin, tu propia fuerza y debilidad y el problema al
que te ests enfrentando.
Una estrategia te da un marco en el que trabajar y aclara lo que ests intentando
conseguir y el enfoque que pretendes darle. No detalla actividades especficas.

Qu es la planificacin estratgica?
Una estrategia es un enfoque global y un plan. Por eso, la planificacin estratgica
es la planificacin global que permite la buena administracin de un proceso.
Adems, te saca de las actividades del da a da de tu organizacin o proyecto y te
proporciona un esquema de lo que ests haciendo y dnde vas a llegar. La
planificacin estratgica te da claridad sobre lo que quieres lograr y cmo lo vas a
conseguir.
La planificacin estratgica te permite responder a las siguientes preguntas:
_ Quines somos?
_ Qu capacidad tenemos y qu podemos hacer?
_ Qu problemas estamos tratando?
_ Qu influencia queremos causar?
_ Qu asuntos crticos tenemos que responder?
_ Dnde debemos situar nuestros recursos y cules son nuestras prioridades?

Duracin
Las preguntas son:
_ Cundo necesitas realizar un proceso de planificacin estratgica?
_ Con qu frecuencia se necesita llevar este proceso a cabo?
_ En qu punto del ciclo de la organizacin o proyecto necesitas hacer el
proceso?
_ Cunto tiempo durara?

Cuestionario: se necesita un proceso de planificacin estratgica?
El equipo de administracin de la organizacin o proyecto debera trabajar con la
ayuda de este cuestionario.
Si un informe tiene dos partes y declararas una parte como definitiva pero la
otra no, entonces inclnate por la respuesta ms dbil. As, por ejemplo, en el
primer informe, puedes contestar que definitivamente tu organizacin tiene una
visin clara, pero no es seguro si hay consenso sobre la visin. Tu respuesta sera
entonces no es seguro.

Quin debera participar en el proceso de planificacin estratgica?
Para ver los detalles de quin debera estar implicado en las diferentes etapas de
la planificacin, dirgete a la herramienta Descripcin general, en el apartado de
Quin planifica?


Quin debera asistir?
El proceso de planificacin estratgica ayuda a una organizacin a aclarar,
consolidar y establecer su marco estratgico. Situado en el marco estratgico, son
los valores y visin de la organizacin. Debido a esto, es importante que toda la
organizacin participe en, al menos, parte del proceso.

El uso de un facilitador externo
Un facilitador externo preparado para un proceso de planificacin estratgica de
forma que:
_ Haya una persona asignada para mantener el orden, para prevenir que se
personalicen los asuntos y que mantenga el proceso alejado de las emociones
personales.
_ El resto sea libre para colaborar en el proceso sin una preocupacin importante.
_ Una persona formada sea capaz de tratar los conflictos que puedan surgir para
manejarlos de forma constructiva en lugar de destructiva.
_ Alguien con experiencia de organizacin especfica sea capaz de crear asuntos y
prevenir a la organizacin o proyecto de que surjan asuntos complicados.
_ Alguien con mucha experiencia puede ofrecer perspicacia, ideas y una
perspectiva externa.

Trabajo preliminar
Se necesitan realizar dos tareas importantes antes de comenzar un proceso de
planificacin estratgica:
Un resumen del trabajo de la organizacin: Se puede realizar mediante:
_ Una amplia evaluacin externa antes de realizar el proceso de planificacin
estratgica para introducirla en el proceso.
_ Un anlisis del trabajo realizado en el mbito de
unidad/proyecto/departamento, incluyendo los logros de los objetivos e
indicadores del impacto.
_ Revisin del trabajo realizado en la organizacin por parte del equipo de
administracin, que incluya los objetivos logrados y los indicadores de impacto.
Un resumen del funcionamiento interno de la organizacin: Se puede llevar
a cabo mediante:
_ Una revisin externa dirigida por alguien que tenga un amplio entendimiento del
desarrollo y de las organizaciones sin nimo de lucro, pero no necesariamente de
un sector en particular.
_ Una revisin por parte de la administracin del funcionamiento interno de la
organizacin o proyecto.
_ Aportaciones del personal.

Planificacin de la agenda / proceso
Al tener claro lo que se va a trabajar es necesario hacer uso de la agenda en
donde se realizara lo siguiente:
_ Trazar una agenda para todo el proceso.
_ Dividirla por da, por ejemplo, da uno, da dos, etc.
_ Localizar las responsabilidades.
_ Hacer circular la agenda para comentarios.
_ Finalizarla.

Recorrido de los antecedentes
Los episodios de los antecedentes constituyen los momentos iniciales del proceso
de planificacin estratgica e incluyen:
_ Aportacindiscusin.
_ Aclaracin del anlisis del problema.
_ Revisin de los programas y de la organizacin como un sistema funcional.
_ Aclaracin de los parmetros de planificacin
Cul es el amplio marco en el que vamos a planificar?
_ Identificar los asuntos crticos que se deben tratar durante el proceso de
planificacin estratgica.
_ Sintetizarreunir los aprendizajes clave de la organizacin o proyecto que
surgen del trabajo inicial.
Aportacin / discusin
Tras la aportacin debes tener:
_ Una sesin de preguntas y respuestas con la persona que da la aportacin para
aclarar asuntos.
_ Una discusin en pequeos grupos sobre algunos asuntos clave. Esto puede que
lohaya planteado el presentador o se hayan extrado de la aportacin o
mencionado con anterioridad.
_ Una pequea discusin, bien en pequeos grupos o en sesiones plenarias, sobre
cules son nuestras implicaciones.
_ Un resumen de lo que se ha dicho mediante un anlisis.
_ Un proceso de aclaracin sobre el problema que ests tratando con tu trabajo.

Aclaracin sobre el anlisis del problema
SI has formado una nueva organizacin o proyecto necesitas realizar un
cuidadoso anlisis del problema basado en el entendimiento del contexto en el
que quieres trabajar.
Si tu organizacin o proyecto ya estn establecidos, necesitas entonces revisar el
anlisis del problema original y ver lo que puede ser vlido.

Revisin
Este paso implica una revisin del trabajo ya realizado y de cmo funciona el
sistema del proyecto u organizacin. La revisin permite que realices un Anlisis
FADO.
Para ver una introduccin sobre el proceso de revisin, dirgete al apartado sobre
trabajo preliminar descrito anteriormente.
Aqu nos preocupamos ms sobre cmo se procesa el trabajo preliminar durante
el proceso de planificacin estratgica.
Una vez que se ha procesado el trabajo preliminar, renelo usando una tcnica
como el Anlisis FADO.

Programas
Necesitas asegurar que el trabajo preliminar realizado sobre el impacto y
efectividad de tus programas se comparta en el taller o entre los relacionados en
el proceso, ya que constituye los antecedentes esenciales para el proceso de
planificacin estratgica. Dependiendo de la forma en la que se realice el trabajo
preliminar, tendrs que decidir hacer lo siguiente:
_ Si has seguido la ruta de una evaluacin externa, deja al evaluador externo que
presente un resumen de sus conclusiones y recomendaciones para la discusin.
Se recomienda que los participantes lean el informe escrito con anterioridad.
_ Si el evaluador ya ha hecho una presentacin, enfoca la discusin en torno a las
conclusiones y recomendaciones que han surgido durante el proceso de
planificacin estratgica. La organizacin o proyecto necesita alcanzar un acuerdo
sobre las conclusiones y recomendaciones.
_ SI las unidades, departamentos, proyectos o programas de una organizacin han
hecho su propia revisin de progreso del trabajo (usando algn tipo de
herramienta para estructurar el anlisis del progreso del trabajo facilitado en la
herramienta Descripcin general de la planificacin), dales una oportunidad para
presentar el resultado de sus deliberaciones. Se debera agregar cualquier tipo de
trabajo individual que se haya realizado para que la unidad, proyecto o
departamento se prepare para la presentacin.

Organizacin
Necesitas asegurarte de que el trabajo preliminar sobre la eficacia del proyecto u
organizacin y sobre la forma en la que organizas y realizas tu trabajo, lo
compartes en el taller o con aquellos implicados en el proceso. Asimismo, esto
forma un antecedente esencial para el proceso de planificacin estratgica. El
facilitador o persona que facilita la sesin debera preguntar lo siguiente:
_ Cules son los puntos fuertes internos en los que necesitamos trabajar?
_ Cules son los puntos dbiles internos que necesitamos eliminar?
_ Cules son los problemas internos que estn afectando negativamente a
nuestra capacidad para impactar en nuestro trabajo?
A qu nos referimos con los parmetros de planificacin?
Un proyecto u organizacin no puede funcionar sin ningn tipo de lmites. Hay
ciertos parmetros o restricciones que definen o limitan lo que se puede o no se
puede hacer, lo que es ms o menos probable. Los parmetros se definen por el
entendimiento de los problemas y sus causas y por la particular pericia del
proyecto. Esto necesita tenerse en cuenta en el proceso de planificacin
estratgica.
Los parmetros de planificacin se definen mediante:
1. El anlisis del problema. La estrategia puede solucionar problemas
importantes. La intencin es generar una influencia significativa y positiva para
los beneficiarios propuestos.
2. Los interesados directos (ver Glosario de trminos) que pueden ser
compaeros, beneficiarios, donantes o influyentes mediante lo que haces y cmo
lo haces.
3. Tu competencia distintiva. ste es un trmino prestado de las empresas, pero
muy til en el contexto del desarrollo. Se refiere a tus destrezas. Tu competencia
distintiva tiene que ir acorde con los trabajadores comunitarios de la salud o el
desarrollo del material de alfabetismo o produccin de medios entretenidos pero
relevantes socialmente. Si sabes identificar tu competencia distintiva, te ser ms
fcil aclarar los parmetros de planificacin.
4. Tu ventaja competitiva. Este es otro trmino prestado de las empresas pero til
en el contexto del desarrollo. Se refiere a aquello que te hace ser preferible como
agente de desarrollo para otras organizaciones similares. Es particularidad que
hace que los interesado directos como los donantes o beneficiarios de la
comunidad digan: queremos trabajar con ellos. As, por ejemplo, puedes tener
una ventaja competitiva en comparacin con otras organizaciones que realizan el
mismo trabajo, ya que tienes un buen registro del sector o comunidad en la que
trabajas. Asimismo, puedes tener una ventaja competitiva para presionar y
fomentar, ya que algunos miembros del personal tienen un origen gubernamental
o han trabajado en grandes empresas. As, el conocimiento de tu ventaja
competitiva y la explotacin de este conocimiento, debe formar parte de tu
estrategia.
5. Tus valores. Los valores de la organizacin o proyecto proporcionan los
parmetros o lmites de las opciones estratgicas. Si la organizacin cree en
nada para el pueblo sin el pueblo, entonces las opciones estratgicas se vern
limitadas por esta creencia.
6. Acceso a los recursos. A cuntos recursos puedes acceder es un parmetro
importante para la planificacin estratgica. Puede que no afecte a tu visin o
valores, pero seguramente influencie la forma de definir tus objetivos. Los
recursos incluyen presupuesto, personal y experiencia.
Otro elemento de los parmetros de planificacin son las suposiciones. stas son
condiciones externas que tu proyecto u organizacin no puede controlar pero que
se supone que existen y son necesarias para el xito del proyecto.

Identificar asuntos crticos
Un asunto crtico rene la mayora de los siguientes criterios:
_ Que est relacionado con un problema central.
_ Que afecte a un nmero importante de personas directa o indirectamente.
_ Que se pueda tratar a travs de competencias y recursos de la organizacin o
proyecto.
_ Que necesite tratar si la organizacin o proyecto es capaz de progresar en su
trabajo.
_ Que se construya en los puntos fuertes de la organizacin o proyecto y/o
oportunidades disponibles.
_ Que trate los puntos dbiles en la organizacin y/o evale la organizacin para
tratar las amenazas del trabajo.

Marco estratgico
Incluye:
_ Una visin claramente sealada.
_ Valores claramente articulados.
_ Una misin articulada en una declaracin de misin.
_ El objetivo general del proyecto u organizacin.
_ El objetivo inmediato del proyecto u organizacin.
_ Las reas resultantes clave en el que se quiere centrar el proyecto u
organizacin.
_ Un entendimiento de los vacos entre la organizacin o proyecto y lo que se
necesita hacer para lograr los objetivos y las fuerzas que lo ayuden y dificulten.
Todos estos elementos necesitan estar alineados. Esto significa que deberan
encajar y complementarse en lugar de contradecirse. El marco estratgico debe
dar coherencia y claridad al trabajo de la organizacin o proyecto.

Visin
Qu es una visin de proyecto u organizacin?
La organizacin tiene una visin de cmo podra ser la sociedad en el futuro. La
visin no es algo que se pueda lograr por s solo, sino algo que gua el trabajo y
se piensa que se puede lograr si hay bastantes proyectos y organizaciones que
comparten la visin y trabajan para conseguirla.
La visin es el punto de inicio para un marco estratgico. Forma el marco y le da a
la organizacin o proyecto la base para contestar a la siguiente pregunta: Nos
ayudar este objetivo o actividad a contribuir con nuestra visin?

Valores
Los valores organizativos se comparten con los valores que respaldan el trabajo
de la organizacin y las relaciones con los usuarios y otros interesados directos.
Un valor es lo que piensas que es lo correcto hacer y para tratar con la gente y lo
que piensas sobre la forma en la que el mundo se debe organizar. Los valores
organizativos determinarn tus estrategias y tus principios operacionales.
MISIN
Misin
Tu misin incluye la forma particular en la que tu organizacin pretende
contribuir en la visin.
La declaracin de una misin describe lo que hace la organizacin, con quin o
para quin y, a groso modo, cmo lo hace.
As, la declaracin de una misin tiene cuatro componentes:
_ Qu es la organizacin o el proyecto.
_ Qu pretende conseguir la organizacin o proyecto.
_ Cul es el grupo objeto del trabajo y con quin se realiza.
_ Cmo funciona y qu mtodos utiliza.
Por qu es importante la declaracin de misin?
La declaracin de una misin es importante porque:
_ Es una forma fcil de comunicarse con otros sobre lo que haces y cmo lo
haces.
_ Ayuda a aclarar y enfocar tu trabajo.

Objetivo final
Lo definimos, como los beneficios acumulados que los beneficiarios disfrutarn
cuando el trabajo de desarrollo alcance su xito.
_ El objetivo inmediato o el propsito del proyecto que describe la situacin
especfica que quiere alcanzar la organizacin o proyecto.
El objetivo final est directamente relacionado con el problema significante que
has identificado en el anlisis del problema.
El objetivo final est relacionado con nuestra visin. El objetivo final lo consigues
convirtiendo la declaracin del problema en una declaracin positiva y
describiendo la situacin que existir cuando el problema se trate.

Objetivo inmediato
Si el objetivo final est directamente relacionado con los problemas significativos
que has identificado en el anlisis de los problemas, entonces tu objetivo
inmediato est directamente relacionado con las causas de ese problema, Tu
objetivo inmediato necesita ser perceptible.
Una vez que tienes el objetivo inmediato, entonces has establecido la agenda de
la organizacin o proyecto. Ahora necesitas una estrategia para ayudar a lograr el
objetivo y ah es donde intervienen las reas resultantes clave. Para conseguir el
objetivo inmediato, necesitas lograr ciertos resultados que guiarn conjuntamente
la situacin positiva que deseas.

reas resultantes clave
Las reas resultantes clave definen los resultados que se necesitan para lograr el
objetivo inmediato de un proyecto u organizacin.
Te dars cuenta que las reas resultantes clave estn escritas como declaraciones
de resultado. Esto es para enfatizar que, como resultado de lo que hace el
proyecto, se puede conseguir.
Por qu es importante controlar esto?
Las estrategias no son fijas. Si una estrategia en particular no funciona, entonces
puede y debe cambiarse. Esto hace que el seguimiento y evaluacin sean una
parte del ciclo de planificacin muy importante. Por eso decimos que necesitamos
indicadores para lograr el xito del objetivo final y el objetivo inmediato. Esto se
trata con detalle en la herramienta sobre Seguimiento y evaluacin.

Consecuencias internas
Ahora puedes ver las consecuencias internas de tu plan estratgico. Una de las
herramientas que podras usar aqu es el anlisis de los espacios, una vez que
tengas un plan estratgico puedes:
_ Estructurar la organizacin apropiadamente.
_ Identificar dnde se requiere administracin de cambio especfica.
_ Identificar los problemas potenciales.
_ Aclarar a dnde dirigirse.
Cuando se consideran estos asuntos es importante recordar que la forma sigue a
la funcin. Con esto nos referimos a que no podemos decidir cmo organizar un
trabajo hasta que tengamos una idea clara de cmo va a ser.

Estructura
La mayora de las organizaciones tienen una estructura con elementos de equipo
y jerrquicos. Una estructura jerrquica es aqulla en la que se informa quin
tiene autoridad sobre el personal y quin es el responsable de asegurar que otras
personas realicen su trabajo adecuadamente. Algunas organizaciones son muy
jerrquicas, con muchos niveles, y otras son ms planas. As, por ejemplo, en una
organizacin medianamente jerrquica tiene que haber un director, pero la
mayora del resto del personal estara al mismo nivel. Esto solo funciona en
organizaciones relativamente pequeas. Otras organizaciones tienen que decidir
no ser jerrquicas, con todo el mundo al mismo nivel y todo el mundo
responsable de que se realice el trabajo.

Gestin del cambio
Gente lucha por el cambio. Puede que necesiten ayuda para aceptar y responder
de forma positiva al cambio.
Cuando se necesita un cambio, se deben seguir los siguientes pasos:
_ Asegurarse de que todo el mundo entiende el cambio y por qu es necesario.
Incluso si la gente ha formado parte del proceso de planificacin estratgica,
puede que necesiten una explicacin. Cuando el cambio afecta a las personas
fuera de la organizacin, hay que explicrselo tambin a los interesados directos.
_ Reaccionar ante las ideas de las personas y sus sentimientos. Deja que expresen
sus preocupaciones y respndeles. Si no puedes estar de acuerdo, por lo menos
identifcate con sus sentimientos generados por el cambio.
_ Desarrollar un proceso planificado de cambio y comprtelo con todo el mundo
de la organizacin o proyecto para que puedan saber lo que pueden esperar y
cundo.
_ Poner en prctica un cambio.
_ Consultar, apoyar, dar un intercambio de informacin durante el proceso del
cambio.
_ Confirmar y celebrar el cambio con xito.


PREGUNTAS

1.- Es la planificacin global que permite la buena administracin de un proceso?
A) Estrategia B) Planificacin estratgica C) Planeacin

2.- Es aquella persona asignada para mantener el orden, para prevenir que se
personalicen los asuntos y que mantenga el proceso alejado de las emociones
personales.
A) Facilitador externo B) Docente C) Directora

3.- Se necesitan realizar dos tareas importantes antes de comenzar un proceso de
planificacin estratgica: un resumen del trabajo de la organizacin y un resumen
del funcionamiento interno de la organizacin
A) Planificacin B) Trabajo preliminar C) Estrategia

4.- Es aquella donde se trazan los procesos que se van a seguir da a da y se
localizan las responsabilidades.
A) Agenda B) Programas C) Libros

5.- Implica una exanimacin del trabajo ya realizado y de cmo funciona el
sistema del proyecto u organizacin
A) Programas B) Agenda C) Revisin

6.- Se definen por el entendimiento de los problemas y sus causas y por la
particular pericia del proyecto.
A) Revisin B) Planificacin C)
Parmetros

7.- Es cmo podra ser la sociedad en el futuro no es algo que se pueda lograr
por s solo, sino algo que gua el trabajo y se piensa que se puede lograr si hay
bastantes proyectos y organizaciones que comparten y trabajen para conseguirla.
A) Misin B) Visin C) Objetivos

8.- Son aquellos que determinarn las estrategias y los principios operacionales.
A) Valores organizativos B) Objetivos C) Visin

9.- Describe lo que hace la organizacin, con quin o para quin y, a groso modo,
cmo lo hace.
A) Misin B) Visin C) Objetivos

10.- Lo definimos, como los beneficios acumulados que los beneficiarios
disfrutarn cuando el trabajo de desarrollo alcance su xito.
A) Objetivo final B) Objetivo inmediato C) Misin