DESARROLLO DEL TALLER DE AUDITORIA OPERACIONAL

CASO PRACTICO NUMERO 2

COMPRAS (ABASTECIMIENTOS)

PLANEAMIENTO:

Usted como Auditor operacional va a llevar a cabo la revisin de la funcin de compras de
la empresa Industria X S.A. cuyas caractersticas ya sealadas indican que se dedican a
la manufactura de productos farmacuticos y que la materia prima se adquiere en un 60
% en el pas y el resto es importado de Inglaterra, Alemania y Estados Unidos.
La funcin de compras Implica en esta empresa:
Atencin de las requisiciones provenientes de produccin.
Programacin de compras.
Seleccin de los mejores proveedores y negociacin de los mejores precios.
Expedicin de rdenes de compra.
Supervisin de la recepcin del material pedido conforme a las disposiciones contratadas.
Actualizacin contina del directorio de proveedores.

En el desarrollo de su revisin usted observo; fundamentalmente los siguientes aspectos
de inters:
El 80 % de las requisiciones que llegan son urgentes.
Existe una continua queja del Gerente de produccin por falta de abastecimientos que
continuamente interrumpe la produccin. El Gerente de Compras seala que la culpa es
de produccin porque no le informan oportunamente sus requerimientos a causa de no
tener programada la produccin.
En el examen del procedimiento de compras que se realiz haciendo pruebas selectivas
de las compras hechas en todo el ao, se observaron las siguientes fallas generales :
COMPRAS LOCALES
Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia. 80
Compras en que se seleccion a un proveedor que no era el 20 ms barato por razones
de urgencia.
Compras en que no se cotiz a ms de dos proveedores por 30
Desconocerse su existencia.
Comprando adecuadamente. 70
Total examinado 200
En las importaciones no se observaron deficiencias.


Se pide:
Definir los problemas.
Sealar el defecto que tiene la operacin.
Indique que investigaciones adicionales hara.
Seale las posibles recomendaciones.


SOLUCIN
Diagnstico de problemas generales:

1. Inadecuada organizacin
Especficos:
No existe un organigrama dentro de la compaa
No tiene actualizado el directorio de proveedores.
No existe una figura (Auditor interno) que se encargue de supervisar y controlar los
procesos.

Efectos:
La falta de auditor interno dentro de las organizaciones crea caos y errores
desvirtuando el control.
La falta de conocimiento del organigrama y programas que se deben desarrollar
dentro del departamento ocasiona que inviertan el tiempo en labores extra para
obtener los resultados que esperan.
Investigaciones adicionales:
Inspeccionar el proceso de compras para determinar qu mecanismos de compras
hay y proponer si es necesario mtodos ms adecuados para la realizacin de la
operacin.

Recomendaciones:
Elaborar un organigrama operacional de la organizacin, y de acuerdo con el nivel de
produccin proyectado hacer una programacin de compras.
La empresa debe suscribirse a directorios industriales y comerciales de proveedores.
Elaborar los manuales de funciones y procedimientos y comits de coordinacin al
interior de la compaa.

2. Falta de comunicacin
Especficos:
Falta de coordinacin y concertacin en las decisiones tomadas por cada
departamento.
Existen conflictos de inters entre los departamentos de produccin y compras
originados por la falta de comunicacin.

Efectos:
Los problemas de comunicacin crean confusin en el personal, prdida de tiempo, y
malestar en el personal por los llamados de atencin injustificados.
No se estn cumpliendo con los objetivos de la informacin financiera de ser oportuna
y til, lo que genera que la gerencia tenga que tomar decisiones a ltimo minuto.

Investigaciones adicionales:
Evaluar si la mano de obra es calificada y si su entrenamiento es el adecuado para las
funciones que deben desempearse.

Recomendaciones:
Que el departamento de produccin se comprometa para enviar las requisiciones con
suficiente tiempo de anticipacin.
Hacer comits con el fin de solucionar los problemas de comunicacin.

3. Falta de planeacin
Especficos:
No hay polticas ni procedimientos claros para la realizacin de las distintas
operaciones de la empresa.
La falta de programacin adecuada de las compras lo que genera que las
requisiciones sean hechas un 80% con urgencias.
No hay stock mnimos ni mximos de inventarios de mercancas.
No existen presupuestos ni cotizaciones dentro del proceso de compras.

Efectos:
La eficiencia y eficacia del departamento de compras est siendo afectada
negativamente.
El gerente de ventas no puede establecer los ingresos y costos de ventas tanto
estimados como especficos ni la variacin entre ellos.
El crecimiento de la empresa se ve afectado directamente por el desorden e
improvisaciones del departamento de compras.

Investigaciones adicionales:
Entrevistas con el personal como apoyo para la elaboracin de planes y
procedimientos.

Recomendaciones:
Hacer una prueba fsica de los inventarios para determinar que hay realmente en
existencias, y estudiar el consumo promedio de materia prima en produccin con el fin
de determinar el stock mximo y mnimo.
Hacer una debida planeacin financiera y presupuestos a largo plazo elaborando los
debidos estados financieros.