un estudio de los resultados monetarios en volumen de las ventas por productos,territorio de ventas por vendedores/as y aveces por clientes, el anlisis de ventas nos suministra respuesta en cuanto a lo que se ha vendido en cada uno de los departamentos y que productos particularmente dndonos informacin de quien fue el /la comprador y se toma como base de comparacin los registros de la empresa .
OBJETIVO DE UNA AUDITORIA DE
VENTAS
Analizar e identificar la funcin de ventas dentro de las
estructura orgnica de la empresa, determinando la efectividad de su operacin y la forma de emplear los recursos
ANALISIS DE COSTOS
Este anlisis busca la rentabilidad
relativa de las distintas unidades que conforman la operacin de ventas,para llevarlo a cabo se toman los gastos totales de venta de la empresa y se dividen en partes que posteriormente se asignan a varios aspectos de la funcin de ventas,asi se van a tener ciertos gastos por tamao de pedido,gastos de produccin,gasto por cliente/a o por clase de cliente/a,gasto por departamento de venta,fundamentalmente
CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA DE VENTAS
DETALLADA
La Auditoria de ventas cubre
todas las principales actividades de ventas de una empresa y no solo aspectos problemticos.
Debera ser llamada Auditoria Funcional si solo abarcara la fuerza de ventas,precios o alguna otra actividad de mercadotecnia.
SISTEMATICA
La Auditoria de ventas involucra una secuencia ordenada de etapas de diagnostico que cubren el entorno macro y micro de la organizacin, los objetivos y estrategias de ventas, sistemas y actividades de ventas especficos.
INDEPENDIENTE
Una Auditoria de Ventas se puede
realizar de seis maneras.
-Autoauditoria.
-Auditoria transversal.
-Auditoria vertical.
-Mediante una oficina auditora de la
compaa.
-Mediante un equipo de auditoria
que forma parte de la compaa.
-Mediante un auditor externo.
Las auto auditorias, donde lo s
gerentes utilizan una lista de verificacin para calificar sus propias operaciones,pueden ser tiles pero la mayora de los/as expertos concuerdan que las autoauditorias carecen de objetividad y de independencia. Ejemplo de esto es la compaa 3M .Hizo buen uso de una oficina corporativa de auditoria,que proporciona servicio de auditorias de ventas,a solicitud de las divisiones.
En general las mejores
auditorias provienen de consultores/as externos/as que tienen la objetividad necesaria,amplia experiencia en varias industrias,estn familiarizados,con una industria en particular y disponen del tiempo y la atencin que requieren realizar la auditoria.
PERIODICIDAD
Por lo regular, las auditorias de
ventas, se inician solo despus de que las ventas bajen, cae la moral del personal de venta, o despus que hayan surgido problemas en la empresa.
Una auditoria de ventas peridica
puede beneficiar a las empresas,que gozan de buena salud,asi como las que tienen problemas ya que ninguna operacin de ventas es tan buena que no pueda mejorarse.
PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA DE VENTAS
Una auditoria de ventas se inicia con
una junta entre los/as directivos/as de la empresa para llegar a un acuerdo,acerca de los objetivos coberturas profundidad,fuentes de datos,formato del reporte y tiempo requerido para la auditoria.Se prepara cuidadosamente un plan detallado respecto a quien debe entrevistarse,las preguntas que deben realizarse,el tiempo y lugar de contacto,etc,para que la duracin y costo de la auditoria sea minimo.
En la practica las relaciones interdepartamentales suelen caracterizarse por profundas rivalidades y desconfianza.
Algunos conflictos interdepartamentales
se deben a diferencias de opinin acerca de cual es el mejor inters de la compaa,y otros provienen de desafortunados estereotipos y prejuicios del departamento.
INVESTIGACION Y DESARROLLO
El impulso de la empresa para obtener
nuevos productos es muchas veces obstaculizado por una mala relacin de trabajo entre investigacin,desarrollo y ventas
.En muchos aspectos estos grupos
representan dos distintas culturas en la organizacin.
El departamento de organizacin y desarrollo tiene un personal de cientficos/as y tcnicos/as que se enorgullecen de su curiosidad y conocimiento cientfico.
INGENERIA
El departamento de ingeneria es responsable de hallar formas practicas de disear nuevos productos y nuevos procesos de produccin.
Los/as ingenieros/as estn
interesados/as en lograr calidad tcnica,economa de costos,y simplicidad de fabricacin.
COMPRAS
Los/as ejecutivos/as de compras
son responsables de obtener materiales de la calidad y en las cantidades correctas,al menor costo posible.
Perciben a los/as ejecutivos/as de
ventas como los/as que presionan para obtener varios modelos en una lnea de productos,lo que requiere comprar pequeas cantidades en muchos artculos,en vez de grandes cantidades.
FABRICACION
El personal del departamento
de fabricacin es responsable del buen funcionamiento de la fabrica para producir los productos correctos,en cantidad adecuada,con puntualidad y adhirindose a los costos previstos.
Por lo general,han pasado sus
vidas en la fabrica,con sus consiguientes problemas,de falla de maquinaria etc.
FINANZAS
Los ejecutivos/as de Finanzas se
enorgullecen de ser capaces de evaluar las utilidades de las distintas acciones empresariales.Cuando se refieren a gastos de ventas se sienten frustados/as.Los/as ejecutivos/as de ventas piden presupuestos considerables para publicidad,promociones de ventas y fuerzas de ventas,sin ser capaces de demostrar cuantas ventas rinden dividendos en funcin de esos gastos.
CONTABILIDAD
Los contables consideran que
los ejecutivos de ventas no les preocupa entregar a tiempo sus reporte de ventas.
Y a los ejecutivos de ventas por
otra parte,les disgusta la forma en que los contables asignen cargas de costos fijos a distintos productos en la lnea.
CRDITO
Los funcionarios de crdito
evalan el crdito efectivo de los clientes potenciales, y niegan o limitan el crdito a los clientes dudosos. Piensan que los ejecutivos de ventas venden a cualquiera incluyendo aquellos cuya puntualidad para pagar es dudosa.
AUDITORA EN EL REA DE COMPRAS
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el
suministro de materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia para las ganancias.
En la mayora de las empresas el gerente de compras depende del
nivel ejecutivo superior.
La funcin de compras se concepta como la operacin que se propone
suministrar, en las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo, a los distintos sectores de la misma.
AUDITORA EN EL REA DE COMPRAS
Es el plan de organizacin entre el sistema de
contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener informacin segura, oportuna y confiable, as como promover la eficiencia de operaciones de adquisicin o compra.
OBJETIVO
La auditora de compras tiene como
propsito examinar y evaluar si la funcin de compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados para determinar su eficiencia y eficacia.
AUDITORA EN EL REA DE COMPRAS
ALCANCE DE LA AUDITORIA EN COMPRAS
La justificacin principal para formalizar las actividades de
compras es econmica. Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificacin de los costos y el tiempo implicados en las compras.
Sin embrago, hay que revisar la estructura orgnica, sus
objetivos y planes, las polticas de compras, as como la informacin
usada,
administracin,
investigacin,
procedimientos, que indican el alcance de esta operacin
dentro de una empresa.
El departamento de compras en la mayora de las organizaciones es vital porque representa un gran porcentaje del total de gastos de toda la organizacin y porque mantiene a esta ltima suministrada con los bienes y servicios que necesita para operar.
Adems, la funcin de las compras puede ser especialmente vulnerable a
fraudes, ya que implica gastos en efectivo. Las auditoras operacionales del departamento de compras pueden ayudar a eliminar los desperdicios, la ineficiencia y el fraude, lo que aade valor a los resultados de la organizacin.
CONCLUSION
El control de las ventas es la secuela
natural a la planeacin,organizacin e instrumentacin de las ventas.
.Las empresas necesitan aplicar cuatro
tipos de control de las ventas
.El control del plan anual,consiste de dar
seguimiento a las actividades y resultados de ventas,para asegurar que se logren las ventas anuales y objetivos de utilidades.
Las herramientas principales son anlisis
de ventas,anlisis de participacin en el mercado,anlisis financiero,seguimiento de la satisfaccin del cliente/a.
El control de eficiencia es la labor que consiste en
incrementar la eficiencia en las actividades de ventas,como.-Promocion de ventas y distribucin.
El control estratgico es la actividad consistente
en asegurar los objetivos,estrategias y sistemas de ventas de la empresa para que se adapten de forma optima al mbito de la planeacin y pronosticado de ventas.
Una herramienta,conocida como instrumento de
calificacin,de la eficiencia de las ventas,describe un perfil de la eficiencia de las ventas en general de una empresa en trminos de filosofa orientada hacia el cliente/a,organizacin operativa.
