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Auditoria Administrativa.

Auditoria
De
ventas
y
compras

LA AUDITORIA DE
VENTAS

La Auditoria de Ventas consiste en


un estudio de los resultados
monetarios en volumen de las
ventas por productos,territorio de
ventas por vendedores/as y
aveces por clientes, el anlisis de
ventas nos suministra respuesta
en cuanto a lo que se ha vendido
en cada uno de los departamentos
y que productos particularmente
dndonos informacin de quien fue
el /la comprador y se toma como
base de comparacin los registros
de la empresa .

OBJETIVO DE UNA AUDITORIA DE


VENTAS

Analizar e identificar la funcin de ventas dentro de las


estructura orgnica de la empresa, determinando la
efectividad de su operacin y la forma de emplear los
recursos

ANALISIS DE COSTOS

Este anlisis busca la rentabilidad


relativa de las distintas unidades
que conforman la operacin de
ventas,para llevarlo a cabo se
toman los gastos totales de venta
de la empresa y se dividen en
partes que posteriormente se
asignan a varios aspectos de la
funcin de ventas,asi se van a
tener ciertos gastos por tamao de
pedido,gastos de produccin,gasto
por cliente/a o por clase de
cliente/a,gasto por departamento
de venta,fundamentalmente

CARACTERISTICAS DE LA
AUDITORIA DE VENTAS

DETALLADA

La Auditoria de ventas cubre


todas
las
principales
actividades de ventas de
una empresa y no solo
aspectos problemticos.

Debera
ser
llamada
Auditoria Funcional si solo
abarcara la fuerza de
ventas,precios o alguna otra
actividad de mercadotecnia.


SISTEMATICA

La Auditoria de ventas
involucra
una
secuencia ordenada de
etapas de diagnostico
que cubren el entorno
macro y micro de la
organizacin,
los
objetivos y estrategias
de ventas, sistemas y
actividades de ventas
especficos.


INDEPENDIENTE

Una Auditoria de Ventas se puede


realizar de seis maneras.

-Autoauditoria.

-Auditoria transversal.

-Auditoria vertical.

-Mediante una oficina auditora de la


compaa.

-Mediante un equipo de auditoria


que forma parte de la compaa.

-Mediante un auditor externo.

Las auto auditorias, donde lo s


gerentes utilizan una lista de
verificacin para calificar sus propias
operaciones,pueden ser tiles pero la
mayora
de
los/as
expertos
concuerdan que las autoauditorias
carecen de objetividad y de
independencia. Ejemplo de esto es la
compaa 3M .Hizo buen uso de una
oficina corporativa de auditoria,que
proporciona servicio de auditorias de
ventas,a solicitud de las divisiones.

En general las mejores


auditorias
provienen
de
consultores/as
externos/as
que tienen la objetividad
necesaria,amplia experiencia
en varias industrias,estn
familiarizados,con
una
industria en particular y
disponen del tiempo y la
atencin
que
requieren
realizar la auditoria.


PERIODICIDAD

Por lo regular, las auditorias de


ventas, se inician solo despus de
que las ventas bajen, cae la moral
del personal de venta, o despus
que hayan surgido problemas en la
empresa.

Una auditoria de ventas peridica


puede beneficiar a las empresas,que
gozan de buena salud,asi como las
que tienen problemas ya que
ninguna operacin de ventas es tan
buena que no pueda mejorarse.

PROCEDIMIENTO DE LA
AUDITORIA DE VENTAS

Una auditoria de ventas se inicia con


una junta entre los/as directivos/as de
la empresa para llegar a un
acuerdo,acerca de los objetivos
coberturas profundidad,fuentes de
datos,formato del reporte y tiempo
requerido para
la
auditoria.Se
prepara cuidadosamente un plan
detallado respecto a quien debe
entrevistarse,las
preguntas
que
deben realizarse,el tiempo y lugar de
contacto,etc,para que la duracin y
costo de la auditoria sea minimo.

RELACIONES DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS CON LAS


OTRAS AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Todas las funciones de una empresa


deben interactuar armoniosamente,para
lograr objetivos generales.

En
la
practica
las
relaciones
interdepartamentales
suelen
caracterizarse por profundas rivalidades
y desconfianza.

Algunos conflictos interdepartamentales


se deben a diferencias de opinin
acerca de cual es el mejor inters de la
compaa,y
otros
provienen
de
desafortunados estereotipos y prejuicios
del departamento.

INVESTIGACION Y
DESARROLLO

El impulso de la empresa para obtener


nuevos productos es muchas veces
obstaculizado por una mala relacin de
trabajo entre investigacin,desarrollo y
ventas

.En muchos aspectos estos grupos


representan dos distintas culturas en la
organizacin.

El departamento de organizacin y
desarrollo
tiene
un
personal
de
cientficos/as y tcnicos/as que se
enorgullecen de su curiosidad y
conocimiento cientfico.

INGENERIA

El
departamento
de
ingeneria es responsable
de hallar formas practicas
de
disear
nuevos
productos
y
nuevos
procesos de produccin.

Los/as ingenieros/as estn


interesados/as en lograr
calidad tcnica,economa
de costos,y simplicidad de
fabricacin.

COMPRAS

Los/as ejecutivos/as de compras


son responsables de obtener
materiales de la calidad y en las
cantidades correctas,al menor
costo posible.

Perciben a los/as ejecutivos/as de


ventas como los/as que presionan
para obtener varios modelos en
una lnea de productos,lo que
requiere
comprar
pequeas
cantidades en muchos artculos,en
vez de grandes cantidades.

FABRICACION

El personal del departamento


de fabricacin es responsable
del buen funcionamiento de la
fabrica para producir los
productos
correctos,en
cantidad
adecuada,con
puntualidad y adhirindose a
los costos previstos.

Por lo general,han pasado sus


vidas en la fabrica,con sus
consiguientes problemas,de
falla de maquinaria etc.

FINANZAS

Los ejecutivos/as de Finanzas se


enorgullecen de ser capaces de
evaluar las utilidades de las distintas
acciones empresariales.Cuando se
refieren a gastos de ventas se
sienten
frustados/as.Los/as
ejecutivos/as de ventas piden
presupuestos considerables para
publicidad,promociones de ventas y
fuerzas de ventas,sin ser capaces
de demostrar cuantas ventas rinden
dividendos en funcin de esos
gastos.

CONTABILIDAD

Los contables consideran que


los ejecutivos de ventas no les
preocupa entregar a tiempo sus
reporte de ventas.

Y a los ejecutivos de ventas por


otra parte,les disgusta la forma
en que los contables asignen
cargas de costos fijos a distintos
productos en la lnea.

CRDITO

Los funcionarios de crdito


evalan el crdito efectivo de
los clientes potenciales, y
niegan o limitan el crdito a
los clientes dudosos.
Piensan que los ejecutivos
de
ventas
venden
a
cualquiera
incluyendo
aquellos cuya puntualidad
para pagar es dudosa.

AUDITORA EN EL REA DE
COMPRAS

Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el


suministro de materias primas, abastecimientos y servicios necesarios
para producir para producir y vender un producto; por tanto las compras
son de vital importancia para las ganancias.

En la mayora de las empresas el gerente de compras depende del


nivel ejecutivo superior.

La funcin de compras se concepta como la operacin que se propone


suministrar, en las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad,
precio y tiempo, a los distintos sectores de la misma.

AUDITORA EN EL REA DE
COMPRAS

Es el plan de organizacin entre el sistema de


contabilidad, funciones de empleados y procedimientos
coordinados que tienen por objeto obtener informacin
segura, oportuna y confiable, as como promover la
eficiencia de operaciones de adquisicin o compra.

OBJETIVO

La auditora de compras tiene como


propsito examinar y evaluar si la funcin de
compras se realiza en la cantidad, calidad,
tiempo y precios adecuados para determinar
su eficiencia y eficacia.

AUDITORA EN EL REA DE COMPRAS

ALCANCE DE LA AUDITORIA EN
COMPRAS

La justificacin principal para formalizar las actividades de


compras es econmica. Por lo tanto, el alcance de esta
auditoria es la verificacin de los costos y el tiempo
implicados en las compras.

Sin embrago, hay que revisar la estructura orgnica, sus


objetivos y planes, las polticas de compras, as como la
informacin

usada,

administracin,

investigacin,

procedimientos, que indican el alcance de esta operacin


dentro de una empresa.


El departamento de compras en la mayora de las organizaciones es vital
porque representa un gran porcentaje del total de gastos de toda la
organizacin y porque mantiene a esta ltima suministrada con los bienes y
servicios que necesita para operar.

Adems, la funcin de las compras puede ser especialmente vulnerable a


fraudes, ya que implica gastos en efectivo. Las auditoras operacionales del
departamento de compras pueden ayudar a eliminar los desperdicios, la
ineficiencia y el fraude, lo que aade valor a los resultados de la organizacin.

CONCLUSION

El control de las ventas es la secuela


natural a la planeacin,organizacin e
instrumentacin de las ventas.

.Las empresas necesitan aplicar cuatro


tipos de control de las ventas

.El control del plan anual,consiste de dar


seguimiento a las actividades y resultados
de ventas,para asegurar que se logren las
ventas anuales y objetivos de utilidades.

Las herramientas principales son anlisis


de ventas,anlisis de participacin en el
mercado,anlisis financiero,seguimiento de
la satisfaccin del cliente/a.

El control de eficiencia es la labor que consiste en


incrementar la eficiencia en las actividades de
ventas,como.-Promocion de ventas y distribucin.

El control estratgico es la actividad consistente


en asegurar los objetivos,estrategias y sistemas
de ventas de la empresa para que se adapten de
forma optima al mbito de la planeacin y
pronosticado de ventas.

Una herramienta,conocida como instrumento de


calificacin,de la eficiencia de las ventas,describe
un perfil de la eficiencia de las ventas en general
de una empresa en trminos de filosofa
orientada
hacia
el
cliente/a,organizacin
operativa.