La descripcin y el anlisis del cargo son responsabilidad de lnea y funcin del
staff, es decir, la lnea responde por las informaciones ofrecidas, en tanto que la prestacin de servicios de obtencin y manejo de informacin es responsabilidad del staff, representando en primera instancia por el analista de cargos quien puede ser un empleado especializado del staff, el jefe del departamento en que esta localizado el cargo que va a describirse y analizarse, o el propio ocupante del cargo. Los mtodos que ms se utilizan en la descripcin y el anlisis de cargos son: 10 GMEZ MEJIA, Luis R; BALKIN, David B; CARDY, Robert L. Gestin de Recursos Humanos 32 4.8.1 Mtodo de observacin directa. Es uno de los mtodos mas utilizados, tanto por ser el mas antiguo como por su eficiencia. El anlisis del cargo se efecta observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinmica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos claves de su observacin en la hoja de anlisis de cargos. Es ms recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos. 4.8.2 Mtodo del cuestionario. Para realizar el anlisis, se solicita al personal (en general, los que ejercen el cargo que ser analizado, o sus jefes o supervisores) que diligencien un cuestionario de anlisis de cargos y registre todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus caractersticas. El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e informacin til. Antes de aplicarlo, debe conocerlo al menos un ocupante del cargo y su superior para establecer la pertenencia y adecuacin de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios. 4.8.3 Mtodo de la entrevista. El enfoque mas flexible y productivo en el anlisis de cargo es la entrevista que el analista hace al ocupante del cargo. Si esta bien estructurada, puede obtenerse informacin acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y las consecuencias de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porqus y el cuando. Puede hacerse con relacin a las habilidades requeridas para ocupar el cargo, permite intercambiar informacin obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar las inconsistencias en los informes y si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse que los detalles obtenidos son validos. Garantiza una interaccin frente a frente entre el analista y el empleado, lo 33 cual permite la eliminacin de dudas o desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados. El mtodo de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que de pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o ambos, juntos o separados. 4.8.4 Mtodos Mixtos. Es evidente que cada uno de los mtodos de anlisis posee ciertas caractersticas, ventajas y desventajas para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas se recomienda utilizar mtodos mixtos, combinaciones eclcticas de dos o ms mtodos de anlisis. 4.9 ETAPAS DEL ANLISIS DE CARGOS Un programa de anlisis de cargos comprende tres etapas: 4.9.1 Etapa de planeacin. Fase en que se planea cuidadosamente todo el trabajo de anlisis de cargos; es una fase de oficina y de laboratorio. La planeacin del anlisis de cargos requiere los siguientes pasos: _ Determinacin de los cargos que pueden describirse, analizarse e incluirse en el programa de anlisis, as como sus caractersticas, naturaleza, topologa, entre otros. _ Elaboracin de un organigrama de cargos y ubicacin de los cargos en este. 34 _ Elaboracin del cronograma de trabajo, que especifique por donde se iniciara el programa de anlisis el cual podr comenzar en las escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores, o viceversa, o empezar en las intermedias o desarrollar una secuencia horizontal, por reas de la empresa. _ Eleccin del (de los) mtodos(s) de anlisis que va(n) a aplicarse. Los mtodos adecuados se escogen segn la naturaleza y las caractersticas de los cargos que han de analizar. 4.9.2 Etapa de preparacin. En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo: _ Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de cargos que conformaran el equipo de trabajo. _ Preparacin del material de trabajo (formulario, folletos, materiales, entre otros). _ Disposicin del ambiente, informes a la direccin, a la gerencia, a la supervisin y a todo el personal incluido en el programa de anlisis de cargos. _ Recoleccin previa de datos (nombre de los ocupantes de los cargos que se analizaran, elaboracin de una relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios, entre otros.) 4.9.3 Etapas de ejecucin. En esta fase se recolectan los datos relativos a los cargos que van a analizarse y se redacta el anlisis. _ Recoleccin de datos sobre los cargos mediante el(los) mtodo(s) de anlisis elegido(s) con el ocupante del cargo o con el superviso inmediato. _ Seleccin de los datos obtenidos. 35 _ Redaccin provisional del anlisis hecha por el analista de cargos. _ Presentacin de la redaccin provisional del anlisis al supervisor inmediato, para que le ratifique o lo rectifique. _ Redaccin definitiva del anlisis de cargo. Que son procedimientos. Son planes por medio de los cuales establece un mtodo para el manejo de actividades futuras. Consiste en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse ciertas actividades. Descripcin de cargos. Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman o diferencia de los dems cargos de la empresa; es la enumeracin detallada de las funciones o tareas del cargo, la periodicidad de la ejecucin y los objetivos del cargo. Bsicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y responsabilidades que comprende. En resumen la descripcin de cargos esta orientada hacia el contenido de estos, es decir, hacia sus aspectos intrnsecos. Que son los perfiles ocupacionales. Son las habilidades y caractersticas personales que debe poseer un individuo para ocupar un cargo determinado. En el perfil ocupacional se debe destacar habilidades analticas y de solucin de problemas, saber identificarlos, analizar situaciones complejas y explotar las oportunidades que se le presenten en le desarrollo mismo de la solucin de los problemas. Para identificar un perfil ocupacional es necesario responder preguntas como: Que deber hacer en este puesto, Como se har, Que conocimientos, Actitudes y habilidades se requiere