Evaluacion de Proveedores

U N I V E R S I D A D A U T O N O M A D E N U E V O L E O N
FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA

DIVISION ESTUDIOS DE POST-GRADO
SISTEMA DE EVALUACION DE PROVEEDORES
PORs
ALETLA AYAL GARCIA
T E S I S
EN OPCION AL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS
DE LA ADMINISTRACION CON ESPECIALIDAD
EN PRODUCCION Y CALIDAD
CD. UNIVERSITARIA DICIEMBRE DE 1998
A. A. G,
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TERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON
D DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA
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' DE EVALUACION DE PROVEEDORES
POR
ALEXIA AYALA GARCIA
TESIS
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UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON
DIVISION DE ESTUDIOS DE POST-GRADO
SISTEMA DE EVALUACION DE PROVEEDORES
POR
ALETIA AYAL A GARCIA
TESIS
EN OPCION AL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS DE LA
ADMINISTRACION CON ESPECIALIDAD EN PRODUCCION Y CALIDAD
SAN NICOLAS DE LOS GARZA, N.L. A DICIEMBRE DE 1998
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FO N D O
TESI S
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UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON
DIVISION DE ESTUDIOS DE POST-GRADO
L os miembros del comit de tesis recomendamos que la tesis " S istema de E valuacin
de Proveedores " realizada p or el alumno I ng. A letia A yala Garca, matrcula 631007
sea acep tada p ara su defensa como op cin al grado de M aestro en Ciencias de la
A dministracin con esp ecialidad en Produccin y Calidad.
E l Com
M .C. E steban Baez V illarreal
Coasesor
D r. V ictonano-PCo. A latone Gzz.
Coasesor
S an N icols de los Garza, N .L . a D iciembre de 1998
A Dios, lo mejor de mi vida.
A mis padres, humilde abono de una deuda imposible de pagar.
AGRADECIMIENTOS
D eseo exp resar mi agradecimiento a Gerardo Guadiana, Gerente de Comp ras
de Philip s L ighting en M onterrey, N .L . p or las innumerables recomendaciones
brindadas durante el desarrollo de esta tesis. V aloro p rofundamente su inters y
esfuerzo p or hacer de ste un p royecto exitoso.
T odos los emp leados de Philip s p lanta M onterrey son, de alguna manera,
autores de esta tesis, agradezco la confianza y el ap oyo de Benito Flores, A ngel
A guado y Hervey Flores.
A gradezco los comentarios de mis asesores L iboro M anjarrez, E steban Baez y
V ictoriano A latorre quienes con su exp eriencia y conocimientos le dieron un
valor agregado a esta T esis.
E stoy convencida de que la U niversidad A utnoma de N uevo L en, es un
excelente medio p ara logFar una sociedad p rsp era y mejor. A gradezco
infinitamente a mi Alma Matter el desarrollo p rofesional brindado a lo largo de
todos estos aos.
Finalmente, comp arto con mis p adres y hermanos este logro, p ues sus
constantes p alabras de aliento me imp ulsaron siemp re a lograr los mejores
resultados p osibles.
PROLOGO
E l estudio de los mtodos a seguir p ara la ap licacin de un S istema de
E valuacin de Proveedores eficiente, constituye en la actualidad sin duda una
p reocup acin de p rimer p lano en la industria.
L a enseanza tanto terica como p rctica se requiere que sea eficaz y til, y
debe adems ser ap licada y encaminada a la mejora total.
L a funcin de Comp ras en el p asado estaba reservada p ara p ersonas que se
dedicaban a suministrar los requerimientos de sus emp resas basndose en una
p ostura comp letamente econmica, es decir, se le comp raba al que mejor
p recio cotizaba.
Hoy en da existe no solo una comp etitividad a nivel nacional, sino una
comp etencia global. L a utilizacin de S istemas y herramientas de evaluacin de
p roveedores encaminar cada vez mas a los emp resarios a evaluar asp ectos
relevantes en la funcin de Comp ras.
E s claro, en consecuencia, de que la vida actual de las emp resas dep ende de
una lucha en cuanto a lo que comp etencia mundial se refiere, me he p rop uesto,
p or lo tanto con esta T esis, a ser p arte de esa transformacin, la cul requiere
que la funcin de Comp ras sea efectuada dando cump limiento a los objetivos
de cada negocio dentro de las mejores condiciones p osibles en el p ago, sop orte
y tiemp o de entrega de los p roveedores.
INDICE GENERAL
PR O L O GO
S I N T E S I S 1
CA PI T U L 01. I N T R O D U CCI O N
1.1 O bjetivo y A lcance
1.2 Justificacin
1.3 Planteamiento
1.4 M etodologa
CA PI T U L O 2. I M PO R T A N CI A D E L PR O CE S O D E CO M PR A S 6.
E N L A I N D U S T R I A
2.1 D efinicin de comp ras
2.2 Ciclo del Proceso de Comp ras
2.3 E tap as del Proceso de Comp ras
CA PI T U L O 3. D E S A R R O L L O D E PR O V E E D O R E S 10
3.1 Herramientas de M edicin en el desarrollo de p roveedores
3.2 Procedimientos en el D esarrollo de Proveedores
CA PI T U L O 4. CO M PR A S D E A CU E R D O A L A N O R M A I S O 9000 29
4.1 S erie I S O 9000
4.2 A sp ectos de ayuda de (a N orma I S O 9000
4.3 R equerimientos E sp ecficos de I S O 9000
CA PI T U L O 5. L A CA L I D A D E N L A S CO M PR A S Y L A S A U D I T O R I A S 35
D E CA L I D A D A PR O V E E D O R E S
5.1 A uditoras de Calidad
5.2 Fases del Proceso A uditor
CA PI T U L O 6. PR O CE D I M I E N T O PA R A E V A L U A CI O N D E 65
PR O V E E D O R E S Y A PL I CA CI N A L A I N D U S T R I A
6.1 Procedimiento p ara evaluacin del desemp eo de
p roveedores
CA PI T U L O 7. R E CO N O CI M I E N T O A L D E S E M PE O D E
PR O V E E D O R E S
CA PI T U L O 8. CO N CL U S I O N E S Y R E CO M E N D A CI O N E S
BI BL I O GR A FI A
A N E XO S . . . . . . . .
A U T O BI O GR A FI A . . . .
INDICE DE TABLAS
N O . D E S CR I PCI O N
PA GI N A
1 D atos del Proveedor . . . .
37
2 S istema de Calidad . . . . .
38
3 E lemento 1. N orma I S O 9000
39
4 E lemento 2. N orma I S O 9000 40
43
g E lemento 7. N orma I S O 9000 45
46
11 PPM 'S
68
12 Puntuacin de acuerdo a las E ntregas
69
13 Puntuacin de acuerdo al Precio de V enta
70
14 Puntuacin de acuerdo al S ervicio 71
15 R ep orte de E valuacin . . . . 72
INDICE DE FIGURAS
N O . D E S CR I PCI O N
PA GI N A
1 Ciclo del Proceso de Comp ras
8
2 E jes Coordenados . . . . 13
3 Posicin del p roveedor en el I I I Cuadrante
15
4 Posicin del Proveedor en I V Cuadrante 16
5 Posicin del Proveedor en el I I Cuadrante
17
6 Posicin del Proveedor en el I V Cuadrante 18
7 A dquisiciones T cticas . . . . 19
8 Comp ra E strtegica Crtica
20
9 Comp ras de S eguridad E stratgica 21
10 U tilidades de Comp ras T cticas . 22
11 Cuenta de E storbo . . . . . 24
12 Cuenta en D esarrollo . . . . 25
13 Cuenta E xp lotable . . . .
26
14 Cuenta Central . . . . .
27
15 I nforme Formal . . . . .
62
16 R econocimiento a Proveedores
75
SINTESIS
E stamos viviendo una era de cambios de trascendencia no solo en la industria
sino en el mundo entero. E l mundo actual de los negocios esp ecialmente el
efectuado p or corp oraciones internacionales ha conducido a que las
op eraciones de las emp resas influyen en la economa de los mercados
globales.
E stos imp actos globales han forzado a las emp resas a reconsiderar la forma de
conducir y efectuar sus negocios y en esp ecial la de la funcin de Comp ras.
I ncrementar el reconocimiento de un p roceso efectivo de Comp ras juega un rol
imp ortante en la lucha de la comp etividad y sobrevivencia de las corp oraciones
mundiales.
E n esta T esis he p lasmado un trabajo de investigacin sobre la funcin de
Comp ras, desarrollando temas que considero que al ser llevados a la p rctica
beneficiarn a los p rocesos de negocio de cualquier emp resa.
E n esta T esis, exp ongo entre otros los siguientes t emas:
I mp ortancia del sistema de Comp ras en la I ndustria
D esarrollo de Proveedores
Comp ras de acuerdo a la N orma I S O 9000
L a calidad en las Comp ras y las A uditoras de Calidad a p roveedores
Procedimiento p ara evaluacin de p roveedores y reconocimiento al desemp eo
de los mismos.
L a extensin de esta T esis no p ermite agotar los temas tratados, no obstante,
he p rocurado que no falta nada de lo que p ueda considerarse como esencial
dentro de la funcin actual de Comp ras.
E s tiemp o de que Comp ras sea considerado como una de los p rincip ales
p rocesos de todo negocio, dejando atrs aquellas barreras que actan en
p rejuicio de la misma funcin.
E sp ero que esta T esis sirva como misin y gua a manera de estimular la
ap licacin y los concep tos de los temas aqu desarrollados.
E l tiemp o y los lectores de la misma dirn la ltima p alabra.
CAPITULO 1
INTRODUCCION
1.1 OBJETIV O Y ALCANCE
E l objetivo de esta tesis es el siguiente:
CONTAR con un Sistema por medio def cul, se establezcan las actividades
necesarias para realizar ia Evaluacin de Desempeo de Proveedores.
L a contribucin sera resp uesta a lo siguiente : Qu debo hacer p ara
imp lementar este sistema en la organizacin ?
Por lo tanto, la ap ortacin queda definida, se desea facilitar ia imp lementacin
de evaluacin a p roveedores con una metodologa que sugiera la p onderacin
mensual de asp ectos tales como, calidad, entregas op ortunas, p recios y
sop orte.
E s as, como a travs de esta tesis se p rop orcionaran las bases p ara disear e
imp lementar un S istema Peridico de E valuacin de Proveedores con la
finalidad de mejorar el p roceso de Comp rs en la I ndustria.
E l alcance de la tesis ser en la ap licacin de organizaciones industriales.
1.2 JUSTIFICACION
Compras se define como :
" E l p roceso p or medio del cul, una comp aa o una organizacin contrata a un
tercero p ara obtener p roductos y servicios p ara dar cump limiento a sus
objetivos de negocio dentro de las mejores condiciones de p ago, calidad,
sop orte y tiemp o de entrega
Con la definicin anterior nos damos cuenta de la relevancia del p roceso de
Comp ras y su imp ortancia en el imp acto financiero de la I ndustria.
E n la actualidad en p romedio el 60 % de los costos de p roducto equivalen a
materias p rimas, p or tal motivo considero que el diseo de una herramienta que
nos p ermita evaluar p eridicamente a los p roveedores es un elemento
indisp ensable en el mundo actual de los negocios.
1.3 METODOLOGIA
Para la elaboracin de la metodologa se realizaron tres actividades bsicas, las
cules se describen brevemente enseguida:
R evisin Bibliogrfica
E sta actividad se orient a recop ilar la informacin existente en la
literatura que result mas relevante, muchos autores han escrito
acerca del p roceso de Comp ras, aunque no en forma de un
sistema de evaluacin. O tra informacin que fue de gran ap oyo
fue la utilizacin de normas tales como : N orma I S O 9000, Control
de I nsp eccin de M ateria Prima y el T .Q.M . A dministracin T otal
de la Calidad (T ot al Quality M anagment).
I nvestigacin de M ejores Prcticas
E l p rop sito de investigar mejores p rcticas fue obtener
informacin de emp resas sobre su p roceso de evaluar o
seleccionar a sus p roveedores, en dicha investigacin se
identificaron cuales fueron los p asos que se siguieron y cuales
fueron las factores del xito.
D iseo del S istema
E sto es, evidentemente, el corazn de la tesis, desp us de haber
obtenido la investigacin de la literatura y de haber recop ilado
informacin de emp resas se dise el S istema de E valuacin.
CAPITULO 2
IMPORTANCIA DEL PROCESO DE COMPRAS EN LA
INDUSTRIA
E stamos viviendo una era de cambios en todo el mundo, cambios
democrticos, p olticos y econmicos. E stos cambios han fomentado una mayor
comp etencia en el mbito internacional. Hablar de globaiizacin en la actualidad
es hablar de bloques econmicos tales como la U nin E urop ea, el grup o A sia
Pacifico, el M erco S ur y nuestro tratado de libre comercio de A mrica del N orte,
este enfoque de globaiizacin p or bloques regionales ha fomentado un
desarrollo fundamental en la actividad industrial, los mercados son cada vez
mas comp etitivos, lo cual ha forzado a la industria a reconsiderar la forma de
hacer negocios.
L as grandes corp oraciones han dejado de utilizar el trmino de funciones
p ara sustituirlo p or el de p rocesos de negocio.
2.1 Definicin de Compras
Comp ras rep resenta un p roceso de suma imp ortancia en el mundo de los
negocios, su definicin es la siguiente :
Comp ras es el p roceso p or medio del cual una comp aa o una organizacin
contrata a un tercero a manera de obtener p roductos y servicios p ara dar
cump limiento a sus objetivos de negocio dentro de las mejores condiciones de
p ago, calidad, sop orte y tiemp o de entrega.
Con la definicin anterior nos damos cuenta de la relevancia del p roceso en
la industria manufacturera p or ejemp lo el 60 % del costo de un p roducto
corresp onde a .materias Primas, el imp acto del p roceso de comp ras en el costo
final del p roducto es de suma imp ortancia p ara la comp etitividad en el mercado
del mismo, p or otro lado las comp ras de servicios juegan una p arte imp ortante
en los costos indirectos de la industria, el comp rar estos servicios en forma
estratgica y efectiva significara mayor comp etitividad.
2.2 Ci cl o del Proceso de Compras
Para entender el p roceso de Comp ras hay que ent ender su ciclo, el cual se
describe a continuacin :
f
Pago de la
M ercanca
R ecep cin de M ercanca
E laborar Cont rat o
I dentificacin de
N ecesidades
Ciclo del
Proceso de
Comp ras
N egociacin con
Proveedor
A p robacin en el
Presup uest o
A ut orizacin p ara
Proceder
E laboracin de
R equisiciones
4
Figura 1. Ciclo del Proceso de Compras
2.3 Etapas del Proceso de Compras
L a A dministracin del p roceso de Comp ras cuenta con dos etap as
indisp ensables :
L a p rimera que son las actividades anteriores a la colocacin de la orden o
contrato tales como, Planeacin, D esarrollo de Proveedores, E strategia de
Contrato, Comp ras de V olumen y S eleccin de Proveedores, la segunda etap a
es la etap a p osterior a la colocacin de la orden o contrato , actividades tales
como : E xp edicin de la orden, I nsp eccin, Facturacin, Cotejo de M ercanca vs
Facturacin, etc.
E xaminando las dos etap as del p roceso nos damos cuenta que en la
mayora de las A reas de Comp ras, existe un mayor nfasis en cuanto a
recursos y tiemp os sobre la segunda etap a del p roceso ( I nsp eccin de
M ateriales, R echazos, S eguimientos a R echazos, Facturacin, Pagos, etc. ),
llevar una estrategia de administracin en la etap a inicial del p roceso de
Comp ras resultar en un valor agregado de mayores p rop orciones p ara el
negocio.
E s cap tulos p osteriores se estudiar la A dministracin del p roceso a p riori
con la ap licacin de mtodos tales como, el D esarrollo de Proveedores,
Comp rar de acuerdo a la N orma I S O 9000, A p licacin de Calidad y A uditoras
en los Proveedores, etc.
A dems de una imp lementacin efectiva p ara la medicin del rendimiento
del p roveedor en cuanto a S ervicio, S op orte, Calidad y Precio, desp us de la
ap licacin de las tcnicas mencionadas anteriormente.
CAPITULO 3
DESARROLLO DE PROV EEDORES
Para p oder desarrollar un p roveedor es I ndisp ensable p artir de un monitoreo
o M edicin.
" N O PO D E M O S CO N T R O L A R L O QU E N O PO D E M O S M E D I R Y N O
PO D E M O S M E D I R L O QU E N O E N T E N D E M O S "
L a falta de entendimiento de un comp rador sobre el mercado, los
p roveedores existentes y sobre los p roductos o servicios que comp ra incluyen
en l desarrollo y funcionamiento de las reas de Comp ras y de los mismos
p roveedores.
3.1 Herramientas de Medicin en el Desarrollo de Proveedores
E n el mundo de las Comp ras existen un sin fin de herramientas de medicin
del desemp eo de los p roveedores, estas herramientas nos ayudan a
identificar las reas de op ortunidad existentes, creando objetivos claros y
esp ecficos p ara la obtencin del desarrollo y desemp eo esp erado.
A continuacin se describe tres de las herramientas ms modernas
utilizadas en la actualidad p or emp resas de las consideradas FO R T U N E 100.
L as herramientas son las siguientes:
A . Procedimiento p ara evaluar la p osicin del p roveedor con resp ecto a la
imp ortancia y disp onibilidad en el mercado del p roducto o servicio
abastecido.
B. Procedimiento p ara identificar la segmentacin del mercado, as como
asignacin de objetivos esp ecficos p ara cada p roveedor.
C. Procedimiento p ara evaluar que tan atractiva significa la cuenta p ara el
p roveedor con resp ecto al valor total de sus ventas en su emp resa.
E l p rimer p aso p ara la utilizacin de stas herramientas de evaluacin se
logra analizando el monto total de las comp ras y el p orcentaje de este monto
ap licable a cada p roveedor, ejemp lo:
Proveedor A M onto A nual de Comp ra $10000 U .S .D . 10 %
Proveedor B M onto A nual de Comp ra $ 50000 U .S .D . 50 %
Proveedor C M onto A nual de Comp ra $40000 U .S .D . - 40 %
$ 100000 U .S .D .
U na vez efectuada esta evaluacin se p rocede a la ap licacin de los
p rocedimientos mencionados anteriormente.
3.2 Procedimientos en el Desarrollo de Proveedores
A. Procedimiento p ara evaluar la p osicin del p roveedor con resp ecto a
la imp ortancia y disp onibilidad en el mercado del p roducto o servicio
abastecido.
E n este p rocedimiento se utiliza los ejes de las ordenadas ( Y ) y las abscisas
( X) .
f
R ep resenta la imp ortancia del material, comp arndolo con el valor
total de las Comp ras.
Proveedores que rep resenten el 5 % del monto total de Comp ras
sern localizados en la mitad del eje de la" x" .
S i es mayor del 5 % sern colocados hacia la derecha del p unto
medio del eje" x".
S i es menor del 5 % sern colocados hacia la izquierda del p unto
V medio del eje" x ".
E l ej e" Y" est dividido en dos asp ectos:
A . D isp onibilidad en
el M ercado
B. R equerimientos
de Calidad
V
r
v
r
<
S i existen muchos p roveedores
que p uedan abastecer el
p roducto se localizar en una
p osicin baja en el eje" Y" .
S i existen muy p ocos
p roveedores que p uedan
abastecer el p roducto
se localizar en una p osicin alta
en el eje " Y" .
E sp ecificaciones con tolerancias
de calidad muy reducidas, s
localizarn en una p osicin alta
en Calidad el eje" Y"
E sp ecificaciones de estndares
comunes en la industria se
localizar en una p osicin de "Y
baja.
U n p roveedor nos abastece de cintas adhesivas, su abastecimiento significa
p ara nuestras comp ras un 1 % del valor total comp rado, el p roducto que nos
suministra no requiere de tolerancias esp ecficas y p uede ser considerado
como p roducto comn en la industria.
E xisten muchos p roveedores en el mercado que p ueden abastecer cintas
adhesivas.
D e acuerdo a lo analizado anteriormente, el p roveedor sera rep resentado
grficamente como sigue:
R iesgo en
la Comp ra
( Bajo )
Z
1 % Comp ra
R elativo al monto comp rado
Figura 3. Posicin de/ Proveedor en ol III Cuadrante
U n p roveedor nos abastece de brazos de robots electrnicos, su abastecimiento
rep resenta un 8 % del monto total de las comp ras. L os brazos de robots
requieren de calidad y tolerancias muy esp ecficas. E n el mercado son limitados
los p roveedores que p uedan abastecer este p roducto.
R iesgo en
la Comp ra
( A lto )
1er cuadrante
X
8%
Figura4. Posicin del Proveedor en IV cuadrante
E JE M PL O 3
U n p roveedor nos abastece de tomillos, su abastecimiento rep resenta un 2 %
del monto total de las comp ras, los tomillos requieren de tolerancias esp ecficas
y existe en el mercado un limitado nmero de p roveedores.
R iesgo en
la Comp ra
( A lto )
Z

2 % CO M PR A
Figura 5. Posicin del Proveedor en el II cuadrante
Quedando en el cuadrante superior izquierdo
E JE M PL O 4
U n p roveedor nos abastece de acero, su abastecimiento rep resenta un 9 % del
monto total de las comp ras, el acero requerido es de consistencia estndar
existiendo adems, un ilimitado nmero de p roveedores en el mercado.
R iesgo en la
Comp ra
( Bajo )
z
9 % CO M PR A
Figura 6. Posicin del Proveedor en el IV cuadrante
B. Procedimiento p ara identificar la segmentacin del mercado, as como la
asignacin de objetivos esp ecficos p ara cada p roveedor.
D esp us de efectuado el anlisis de los cuadrantes asignaremos una
terminologa o nombre a cada cuadrante.
Z
A D QU I S I CI O N E S
T A CT I CA S
Figura 7. Adquisiciones Tcticas
1. Cuadrante Inferior Izquierdo.
Comp ras inferiores al 5 % del monto total con requisitos de Calidad bajos,
ilimitado nmero de p roveedores, estndares comnes en la industria.
A este cuadrante le denominaremos A D QU I S I CI O N E S T A CT I CA S .
E l objetivo esp ecfico sera minimizar la atencin, comp ras con p edidos
anuales, una negociacin al ao.
Figura 8. Compra Estratgica Critica
2. Cuadrante Superior Derecho.
X
- A rtculos de volumen de comp ra alto
- E sp ecificaciones con tolerancias muy reducidas o esp eciales
- L imitado nmero de p roveedores en elmercado
A este cuadrante le denominaremos CO M PR A E S T R A T E GI CA CR I T I CA .
E l objetivo esp ecfico ser manejar y administrar a los p roveedores existentes,
asegurndose de las demandas del p roducto, p laneando con anticip acin
cualquier cambio del mercado actual y futuro.
Figura 10. U tilidades de Comp ras T cticas
4. Cuadrante Inferior Derecho
A rtculos de volumen alto de comp ra.
- E xiste un ilimitado nmero de p roveedores en el mercado.
- N o tienen o requieren esp ecificaciones con tolerancias reducidas.
- E stndares comnes en la industria.
A este cuadrante le denominaremos:
U T I L I D A D E S D E CO M PR A S T A CT I CA S
E l objetivo esp ecfico sera buscar nuevas op ortunidades continuamente a
manera de localizar p recios ms bajos, ya que los estndares del p roducto son
comnes en el mercado.
C) Procedimiento p ara evaluar que tan atractiva significa la cuenta p ara el
p roveedor con relacin al valor total de sus ventas en su emp resa.
E n este p rocedimiento se utiliza tambin los cuatro cuadrantes:
E j e" Y" ^ ^ ^ S ignificar la atractivdad del p roveedor hacia nuestra
cuenta.
E j e" X" S ignificar el p orcentaje relativo al valor de la venta
del p roveedor con resp ecto al total de las ventas de
su emp resa.
Figura 11. Cuenta de Estorbo
E l cuadrante inferior izquierdo se denominar:
CU E N T A D E E S T O R BO
E stas son cuentas consideradas p ara el p roveedor como no muy atractivas, el
p roveedor muestra debido al bajo valor de la venta p oco inters y sop orte hacia
p l dip ntw
Y
Figura 12. Cuenta en Desarrollo
X
E l cuadrant e sup erior izquierdo se denominar
CU E N T A E N D E S A R R O L L O .
E st as son cuentas de p oco valor, p ero son consideradas p or los p roveedores
como atractivas, ya que al p roveedor e interesa ganar o desarrol l ar mas
cuentas con su cliente, p or tal motivo demuest ran mucho int ers, coop eracin y
resp uest a en la relacin del negocio.
Y
Figura 13. Cuenta Explotabfe
E l cuadrant e inferior derecho es consi derado como:
CU E N T A E XPL O T A BL E
S on cuent as de volumen alto de vent as p ara el p roveedor, p ero el p roveedor no
considera la cuenta como tal, el negoci o no le es muy rentable a p esar de las
vent as, el p roveedor no teme a p erder, p or lo t ant o no demuestra gran inters
en la coop eracin y relacin con su client e.
Figura 14. Cuenta Central
E l cuadrante sup erior derecho es considerado como CU E N T A CE N T R A L
S on cuentas consideradas p or el p roveedor como muy atractivas, ya que
significan un alto p orcentaje de las ventas de su negocio, el p roveedor tiene un
gran inters en el negocio y le daara altamente p erder la cuenta.
Con la utilizacin de las herramientas descritas anteriormente, el Comp rador
tendr un anlisis comp leto sobre el mercado, los p roveedores, el volumen de
comp ra, los requerimientos de calidad, la disp onibilidad de abastecimiento en el
mercado y la influencia de atractividad de los p roveedores haca sus cuentas.
E stos son suficientes elementos p ara el desarrollo de los mismos, la
utilizacin de los cuadrantes y los objetivos esp ecficos p or p roveedor llevarn a
toda organizacin de Comp ras al desarrollo de su base de abastecimiento.
Para desarrollar es indisp ensable medir, controlar y fijar objetivos de mejora.
CAPITULO 4
COMPRAS DE ACUERDO A LA NORMA ISO 9000
O rganizaciones, I ndustrias, Comercios y Gobiernos p roducen artculos y
servicios p ara satisfacer las necesidades y requerimientos de los consumidores.
L os consumidores a su vez demandan debido a sus requerimientos la
imp lementacin de M todos de Control p ara asegurar la satisfaccin y la
calidad de los p roductos, es de esta forma como se ha desarrollado en el
mundo de los negocios e industria los estndares de los sistemas de Calidad.
4.1 Serie ISO 9000
L a serie I S O 9000 es una de las ms utilizadas en la actualidad y est
dividida en tres series:
I S O 9001 : S istemas de Calidad. M odelo p ara el aseguramiento de la calidad
en el diseo, el desarrollo, la p roduccin, la instalacin y el servicio
de p osventa.
I S O 9002 : S istemas de Calidad. M odelo p ara el aseguramiento de la calidad
en la p roduccin, la instalacin y el servicio de p osventa.
I S O 9003: S istemas de Calidad. M odelo p ara ei aseguramiento de la calidad
en la insp eccin y los ensayos f i nal es.
4.2 Aspectos de ayuda de la norma ISO 9000
L a norma I S O 9000 ayuda y ap oya en los siguientes asp ectos :
Facilita transacciones de Comp ra-V enta nacionales e internacionales.
A horra tiemp o y dinero eliminando p rocesos largos de evaluacin entre
cliente y p roveedor.
A p oya el comp romiso de Calidad en las cotizaciones.
A segura la calidad.
E structura la O rganizacin.
A p oya la formalidad en cuanto a la comunicacin, resp onsabilidad, autoridad
y p rocedimiento.
L os elementos que afectan esp ecficamente al p roceso de comp ras de acuerdo
a la N orma I S O 9000 son los siguientes: -
1) E structura O rganizacional
2) Cap acitacin y E ntrenamiento de! p ersonal de Comp ras
3) I nformacin de Comp ras
4) E valuacin de Proveedores
5) I nsp eccin de E ntrada
6) T rabajo de Coop eracin con Proveedores
7) D isp utas de Calidad
8) Comp ra de p roductos suministrados p or los clientes
9) Control de D ocumentos y R egistros de Calidad
4.3 Requrimientos Especficos de ISO 9000
L os requerimientos esp ecficos de I S O 9000 en cuanto al p roceso de
Comp ras vara entre los diferentes tip os de organizaciones, p ero se p uede
resumir con los siguientes asp ectos p ertenecientes a los p untos citados
anteriormente.
1) E structura O rganizacional
O btencin de datos sobre los miembros del S taff (nombres, funciones, et c.)
D iagrama de relacin entre los diferentes dep artamentos y el rea de
Comp ras.
O btencin de autoridad y resp onsabilidad en el p roceso de Comp ras
2) Cap acitacin y E ntrenamiento del p ersonal de Comp ras
E stablecer p rocedimientos p ara la deteccin de necesidades y cap acitacin
del rea
Plan anual de cap acitacin.
A nlisis de cap acitacin del p ersonal y p lan de desarrollo
3) I nformacin de Comp ra
L a informacin de Comp ras deber contener datos esp ecficos tales como :
D atos de informacin tcnica
Contro de documentos
D istribucin de documentos en los p roveedores
Control de documentos obsoletos o cambio en esp ecificaciones tcnicas
4) E valuacin de Proveedores
E valuacin p ara (a seleccin de los p roveedores
E valuaciones p ara verificar los S istemas de Calidad de los p roveedores
A p robacin de p roveedores
S eguimiento de acciones correctivas sobre las evaluaciones
5) I nsp eccin de entrada
M todos de insp eccin de entrada
M todos de identificacin de materiales o p roductos (M ateriales rechazados,
en insp eccin y materiales ap robados).
R ecop ilacin de datos y estadsticas de los resultados de las insp ecciones ,
retroal i mentacin a p roveedores y a los dep artamentos involucrados.
6) T rabajo de coop eracin con p roveedores
R ecop ilacin de informacin sobre la relacin con cada p roveedor
E laboracin de p rograma de coop eracin con p roveedores
Junta y seguimiento de tas mismas
7) D isp utas de Calidad
E laboracin de p rocedimientos esp ecficos sobre los mtodos de acep tacin
de los p roductos a comp rar p ara evitar p ara disp utas de calidad con los
p roveedores
8) Comp ra de p roductos suministrados p or los clientes
Procedimientos de las comp ras de los p roductos que sern suministrados
p or los clientes.
m
Procedimientos de A lmacenamiento, Calidad e I nsp eccin de los mismos.
Procedimientos de seguimiento y monitoreo de estos p roductos.
9) Control de D ocumentos y R egistros de Calidad
D efinir p rocedimientos esp ecficos sobre el control y registro de los
documentos
Formas de reemp lazo de documentos obsoletos
M todos de distribucin internos y extemos
D efinir las p ersonas resp onsables del manejo, Control y R egistro de los
documentos.
E s p reciso destacar que los requistos de la calidad esp ecificada en la N orma
I nternacional I S O 9000 determina en forma general la forma de estructurar un
S istema de Calidad, la efectividad del sistema dep ender de la forma en que
cada organizacin establezca, documente e imp lemente el mismo.
V E R A PE N D I CE N O R M A I S O 9000
CAPITULO 5
LA CALIDAD EN LAS COMPRAS Y LAS AUDITORIAS
DE CALIDAD A PROV EEDORES
L a calidad en las Comp ras juega un imp ortante p ap el dentro del
desenvolvimiento de la funcin, un buen sistema de la mejora de la calidad es
un requisito indisp ensable p ara la obtencin de un alto desemp eo de los
p roveedores.
Por lo tanto, el S istema de A seguramiento de los p roveedores deber ser
igual o mejor que las necesidades de los clientes.
5.1 Auditoras de Calidad
U na de (as formas esenciales p ara evaluar los S istemas de Calidad de los
p roveedores es p or medio de la utilizacin y ap licacin de A uditoras de
Calidad.
A continuacin se describe un sumario de p reguntas y formatos que p odran
ser ap licadas en las A uditoras a p roveedores:
L a p untuacin de los elementos p or auditar es como sigue:
N o ap licable
S in S istema D ocumentado
D eficiencia S ignificante
M arginal
S atisfactoria
E xcelente
0 PU N T O S
2 PU N T O S
4 PU N T O S
6 PU N T O S
8 PU N T O S
10 PU N T O S
Para cada una de las reas evaluadas se ap licar el siguiente clculo :
Puntuacin en el A rea Puntuacin T otal de todos los elementos
N mero de elementos ap licables
D I R E CCI O N O E L PR O V E E D O R : FE CHA :
S I S T E M A PU N T U A CI O N
1 R E S PO N S A BI L I D A D D E L A D I R E CCI O N
2 S I S T E M A D E CA L I D A D
3 R E V I S I O N A L CO N T R A T O
4 CO N T R O L Y D I S E O
5 CO N T R O L D E D O CU M E N T O S
6 CO M PR A S
7 PR O D U CT O S S U M I N I S T R A D O S PO R E L CL I E N T E
8 T R A ZA BI L I D A D E I D E N T I FI CA CI O N D E L PR O D U CT O
9 CO N T R O L D E PR O CE S O
10 I N S PE CCI O N Y M E D I CI O N
11 E QU I PO D E I N S PE CCI O N Y M E D I CI O N
12 I N S PE CCI O N Y PR U E BA
13 CO N T R O L D E PR O D U CT O N O CO N FO R M E
14 A CCI O N E S CO R R E CT I V A S
15 M A N E JO , A L M A CE N , E M PA QU E Y E N T R E GA D E PR O D U CT O
16 R E GI S T R O S D E CA L I D A D
17 A U D I T O R I A S I N T E R N A S
18 CA PA CI T A CI O N
19 S E R V I CI O S
20 T E CN I CA S E S T A D I S T I CA S
PU N T U A CI O N T O T A L D E L S I S T E M A D E CA L I D A D
Tabla 2. Sistema de Calidad
PR O V E E D O R
CO M PA I A
D I R E CCI O N
CO D I GO PO S T A L CI U D A D
M A T E R I A L O T I PO D E PR O D U CT O QU E A BA S T E CE :
D I A D E L A A U D I T O R I A : PR O PO S I T O
[ ]
O R I E N T A CI O N
[ ]
CHE QU E O CO M PL E T O
[ l
R E E V A L U A CI O N
PA R T I CI PA N T E S
PR O V E E D O R
A U D I T A D O
E M PR E S A A U D I T O R
N O M BR E PU E S T O
R E S U L T A D O S D E L A E V A L U A CI O N A L S I S T E M A D E CA L I D A D D E L PR O V E E D O R
PU N T U A CI O N :
CO N CL U S I O N BR E V E :
E L S I S T E M A D E CA L I D A D CU M PL E : [ S ] / [ N ] A CCI O N E S CO R R E CT I V A S : [ S J / [ N ]
FE CHA
CO M PA I A QU E A U D I T A
N O M BR E PU E S T O FI R M A
PR O V E E D O R A U D I T A D O
FE CHA N O M BR E PU E S T O FI R M A
Tabla 1. Datos de! Proveedor
R E S PO N S A BI L I D A D D E L A D I R E CCI O N
E L E M E N T O PU N T U A CI O N
1.1 PO L I T I CA D E CA L I D A D
1.2 O R GA N I ZA CI N
1.2.1. R E S PO N S A BI L I D A D Y A U T O R I D A D
1.2.2. V E R I FI CA CI O N D E L O S R E CU R S O S Y PE R S O N A L
1.2.3. R E PR E S E N T A N T E D E L A D I R E CCI O N
1.3 R E V I S I O N D E L A D I R E CCI O N
PU N T U A CI O N
R E F. V E R I FI CA CI O N N O T A S
1.1 PO L I T I CA D E CA L I D A D
O BJE T I V O S D O CU M E N T A D O S D E CA L I D A D
D O CU M E N T O S D E CA L I D A D CO M PR O M E T I D O S CO N L A M E JO R A
CO N T I N U A Y L A S A CCI O N E S CO R R E CT I V A S
E N T E N D I M I E N T O . I M PL E M E N T A CI O N V M A N T E N I M I E N T O E N L A
O R GA N I ZA CI N
1.2
O R GA N I ZA CI N
GR A FI CA S D E L A O R GA N I ZA CI N
1.2.1.
A U T O R I D A D Y R E S PO N S A BI L I D A D
A U T O R I D A D Y R E S PO N S A BI L I D A D D E L PE R S O N A L QU E S E I N T E -
R E L A CI O N A CO N L A CA L I D A D
PR E V E N CI O N D E PR O D U CT O N O CO N FO R M E
I D E N T I FI CA CI O N D E R E GI S T R O S D E PR O D U CT O CO N PR O BL E M A S
S O L U CI O N E S PO R M E D I O D E CA N A L E S D E S I GN A D O S
V E R I FI CA CI O N D E L A I M PL E M E N T A CI O N D E S O L U CI O N E S
CO N T R O L D E L U S O D E PR O D U CT O S N O CO N FO R M E S
1.2.2.
V E R I FI CA CI O N D E R E CU R S O S Y PE R S O N A L
I D E N T I FI CA CI O N D E R E QU E R I M I E N T O S
PR E V E N CI O N D E R E CU R S O S A D E CU A D O S
A S I GN A CI O N D E PE R S O N A L E N T R E N A D O
I N S PE CCI O N . PR U E BA S Y M O N I T O R E O D E PR O D U CT O S
A U D I T O R I A S A L S I S T E M A D E CA L I D A D
V E R I FI CA CI O N D E I N D E PE N D E N CI A D E L PE R S O N A L A U D I T O R
1.2.3.
R E PR E S E N T A N T E DE LA DIRECCION
A U T O R I D A D , R E S PO N S A BI L I D A D E I N D E PE N D E N CI A
A S E GU R A M I E N T O D E LA I M PL E M E N T A CI O N Y M A N T E N I M I E N T O
D E L O S R E QU E R I M I E N T O S D E CA L I D A D
1.3 R E V I S I O N D E L A D I R E CCI O N
R E V I S I O N D E L S I S T E M A D E CA L I D A D
A S E GU R A M I E N T O Y E FE CT I V I D A D
R E V I S I O N D E L A S A U D I T O R I A S I N T E R N A S D E CA L I D A D
Tabla 3. Elemento 1. Norma ISO 9000
S I S T E M A D E CA L I D A D
E L E M E N T O 2 PU N T U A CI O N
PU N T U A CI O N
R E F. V E R I FI CA CI O N
N O T A S
E S T A BL E CI M I E N T O Y M T T O . D E D O CU M E N T O S D E L S I S T E M A D E
CA L I D A D PA R A gL A S E GU R A M I E N T O D E PR O D U CT O CO N FO R M E
PR E PA R A CI O N D E D O CU M E N T O S Y PR O CE D I M I E N T O S
I M PL E M E N T A CI O N E FE CT I V A
M E JO R A CO N T I N U A , PL A N E A CI O N D E CA L I D A D
PR O CE S O E S T A D I S T I CO D E CO N T R O L
PL A N D E CA L I D A D Y M A N U A L D E A CU E R D O A L O S R E QU E R I M I E N -
T O S
I D E N T I FI CA CI O N D E L O S PR O CE S O S . CO N T R O L E S , E QU I PO S
Y R E CU R S O S R E QU E R I D O S
E S T A N D A R E S D E A CE PT A CI O N CL A R O S
CO M PA T I BI L I D A D E N PR O CE S O S D E PR O D U CCI O N , I N S PE CCI O N
Y M E D I CI O N E N L A D O CU M E N T A CI O N A PL I CA BL E
I D E N T I FI CA CI O N Y PR E PA R A CI O N D E R E GI S T R O S D E CA L I D A D
R E V I S I O N D E CO N T R A T O
PU N T U A CI O N
EXISTEN PR O CE D I M I E N T O S PA R A L A R E V I S I O N DEL CO N T R A T O
A S E GU R A M I E N T O Y R E V I S I O N D O CU M E N T A D A D E L O S R E QU E R I -
M I E N T O S
M A N T E N I M I E N T O D E R E GI S T R O S PA R A L A R E V I S I O N D E
CO N T R A T O
A U D I T O R I A A PR O V E E D O R E S
CO N T R O L D E D I S E O
4.1 A S PE CT O S GE N E R A L E S
4.2 PL A N E A CI O N D E L D E S A R R O L L O Y D I S E O
4.2.1 A S I GN A CI O N D E A CT I V I D A D E S
4.2.2 O R GA N I ZA CI N
4.3. I N PU T D E L D I S E O
4.4 O U T PU T D E L D I S E O
4.5 V E R I FI CA CI O N D E L D I S E O
4.6 CA M BI O S D E L D I S E O
PU N T U A CI O N
4.1 GE N E R A L
E S T A BL E CE R Y M O N I T O R E A R PR O CE D I M I E N T O S PA R A E L CO N -
T R O L Y V E R I FI CA CI O N D E L D I S E O
4.2 D I S E O Y D E S A R R O L L O D E L A PL A N E A C I O N
I D E N T I FI CA CI O N D E R E S PO N S A BI L I D A D E S
D E S CR I PCI O N D E L A S A CT I V I D A D E S
4.2.1 A S I GN A CI O N D E A CT I V I D A D E S
PL A N D E D I S E O Y V E R I FI CA CI O N D E A CT I V I D A D E S
4 . 2 . 2
A S I GN A CI O N D E PE R S O N A L
O R GA N I ZA CI N E I N T E R FA S E T E CN I CA
I D E N T I FI CA CI O N D E L A O R GA N I ZA CI N
4.3
R E V I S I O N D E D O CU M E N T O S
D I S E O D E L I N PU T
I D E N T I FI CA CI O N D E D O CU M E N T O S
4.4
R E V I S I O N
D I S E O D E L O U T PU T
D O CU M E N T A CI O N Y O U T PU T D E L O S R E QU E R I M I E N T O S
O U T PU T D E A CU E R D O A I N PU T
CO N T I E N E CR I T E R I O D E A CE PT A CI O N
I D E N T I FI CA CI O N D E L A S CA R A CT E R I S T I CA S CR U CI A L E S D E L
4.5
D I S E O
D I S E O D E V E R I FI CA CI O N
A S I GN A CI O N D E PE R S O N A L PA R A I D E N T I FI CA CI O N
M A N T E N I M I E N T O D E D O CU M E N T O S D E R E V I S I O N D E D I S E O
PR U E BA S
4.6
CO M PA R A CI O N D E N U E V O S D I S E O S
CA M BI O S D E D I S E O
PR O CE D I M I E N T O PA R A L A I D E N T I FI CA CI O N D E D O CU M E N T O S Y
A PR O BA CI O N D E CA M BI O S D E D I S E O
1
AUDITORIA A PROV EEDORES
D O CU M E N T A CI O N
5.1 A PR O BA CI O N D E D O CU M E N T O S
5.2 M O D I FI CA CI O N E S Y CA M BI O S A D O CU M E N T O S
PU N T U A CI O N
5.1 E L A BO R A CI O N Y A PR O BA CI O N D E D O CU M E N T O S
PR O CE D I M I E N T O S D E CO N T R O L D E D O CU M E N T O S
PE R S O N A L A U T O R I ZA D O PA R A R E V I S I O N Y A PR O BA CI O N
D O CU M E N T O S O BS O L E T O S
5.2 CA M BI O S Y M O D I FI CA CI O N E S A D O CU M E N T O S
R E V I S I O N Y A PR O BA CI O N PO R E L PE R S O N A L A U T O R I ZA D O
I D E N T I FI CA CI O N D E CA M BI O S
I D E N T I FI CA CI O N D E R E V I S I O N E S A D O CU M E N T O S
CO M PR A S
6.1 GE N E R A L
6.2 A S E S O R A M I E N T O D E M A T E R I A L E S
6.3 I N FO R M A CI O N D E CO M PR A S
6.4 V E R I FI CA CI O N D E PR O D U CT O CO M PR A D O
PU N T U A CI O N
R E F. V E R I FI CA CI O N
N O T A S
6.1 GE N E R A L
A S E GU R A M I E N T O D E L O S R E QU E R I M I E N T O S
6.2 A S E GU R A M I E N T O D E M A T E R I A L E S
S E L E CCI N BA S A D A E N L A HA BI L I D A D D E L O S PR O V E E D O R E S
R E GI S T R O S D E A CE PT A CI O N D E PR O V E E D O R E S
A S E GU R A M I E N T O D E S I S T E M A S D E CO N T R O L E FE CT I V O
E V I D E N CI A D E PR O CE S O S CR I T I CO S
6.3 I N FO R M A CI O N D E CO M PR A S
D E S CR I PCI O N CL A R A D E L O S PR O D U CT O S
I D E N T I FI CA CI O N D E E S PE CI FI CA CI O N E S Y D I BU JO S
I D E N T I FI CA CI O N D E R E QU E R I M I E N T O S PA R A A PR O BA CI O N D E
PR O D U CT O
A PL I CA CI N D E E S T A N D A R E S I N T E R N A CI O N A L E S
6.4 V E R I FI CA CI O N D E PR O D U CT O S CO M PR A D O S
V E R I FI CA CI O N E N L A S I N S T A L A CI O N E S D E L O S PR O V E E D O R E S
V E R I FI CA CI O N E N L A I N S PE CCI O N D E E N T R A D A
PR O D U CT O S S U M I N I S T R A D O S PO R L O S CL I E N T E S
PU N T U A CI O N
7 PR O D U CT O S S U M I N I S T R A D O S
PR O CE D I M I E N T O S D E V E R I FI CA CI O N , A L M A CE N A JE Y M T T O .
A R CHI V O S D E I N FO R M A CI O N D E PR O D U CT O S D A A D O S 0
D E S T R U I D O S
R E PO R T E S
I D E N T I FI CA CI O N Y R A S T R E A BI L I D A D
PU N T U A CI O N
8 I D E N T I FI CA CI O N Y R A S T R E A BI L I D A D D E L PR O D U CT O
E S T A BL E CI M I E N T O Y M A N T E N I M I E N T O D E PR O CE D I M I E N T O S D E
D E I D E N T I FI CA CI O N D E PR O D U CT O D U R A N T E E L PR O CE S O
PR O D U CT I V O
A R CHI V O S D E T R A ZA BI U D A D

5.2 Fases del Proceso Auditor
L a auditora de calidad se p uede dividir en cuatro fases, que avanzan
secuencialmente a lo largo del p roceso:
L a Fase de Preparacin de una Auditora E sta comienza con la asignacin
de una auditora p articular a un auditor jefe e incluye todas las actividades
desde el momento de la seleccin del equip o hasta la recop ilacin de
informacin in situ.
L a Fase de Ejecucin ' emp ieza con la reunin inaugural con el auditado e
incluye la recogida de informacin y el anlisis de esa informacin.
N ormalmente esto se realiza p or medio de entrevistas y examinando
registros.
L a Fase de Informacin E s la reunin final con el auditado y la p ublicacin
del informe formal de la auditora.
L a Fase de Cierre de la Auditora S e refiere a las acciones resultantes del
informe y la documentacin de todo el trabajo auditor.
Fase de Preparacin
E xisten nueve p asos siguientes en la p rep aracin de la audit ora:
1. D efinir el p rop sito de la auditora
2. D efinir el mbito de la auditora
3. D eterminar los recursos que se van a ap licar
4. I dentificar la autoridad de la auditora
5. I dentificar las normas que se utilizaran
6. Contactar con el auditado
7. E laborar listas de comp robacin escritas
8. R evisar el historial del auditado
9. T ener una idea de los sistemas de control
1. Prop sito
Que es lo que quieren conseguir los clientes oon la auditora ?
L as auditoras se utilizan p ara determinar el cump limiento y la eficacia de los
mtodos de control existentes. S us clientes quieren saber si realmente se estn
siguiendo los controles y s estos estn funcionando.
2. A mbito
E l mbito determina un p ermetro alrededor del rea que se van a auditar e
identifica los elementos, grup os y actividades que van a examinarse.
3. E quip o A uditor
S e selecciona el equip o auditor, basndose en el p rop sito y el mbito que se
acaban de establecer. Para evitar que la auditora se convierta en una
interp retacin limitada de las normas o mtodos existentes, el equip o tiene que
estar integrado, p or lo menos, p or dos p ersonas.
4. A utoridad
E n las auditoras de p roveedores esta autoridad se encuentra normalmente en
las clusulas del contrato o la esp ecificacin, a menudo bajo el encabezamiento
de "derechos de acceso".
5. N ormas de Comp ortamiento.
S on las normas o criterios segn los cuales se mide la actuacin de una
actividad. L a norma p uede p rovenir de una agencia gubernamental, como el
M inisterio de D efensa y sus normas militares ( M ilitary S tandards ).
6. Contacto I nicial
E s informar al auditado de que se va a realizar una auditora y tambin de darle
a conocer el p rop sito y el mbito de esa auditora. Por sup uesto que es
conveniente la comunicacin oral antes del anuncio formal.
Notifcacin Formal
S e tiene que remitir una notificacin formal al auditado. E n la carta de
notificacin o memorando deben incluirse los siguientes elementos ;
Organizacin auditada
Prop sito de la auditora
A mbito de la auditora
N ormas de comp ortamiento
A ctividades que van a auditarse
Cualesquieras organizaciones interconectadas a las que se tenga que
comunicar
A ntecedentes documentados p ertinentes
I dentificacin de los miembros del equip o auditor
Programacin p reliminar de la auditora
7. L istas de comp robacin de las auditoras
S in/e de gua a todos ios miembros dei equip o auditor con el fin de garantizar
que se cubra adecuadamente todo el mbito de la auditora.
8. Historia
Consiste en revisar ios registros de las auditoras anteriores e identificar, en
estos registros, cualquier rea concreta que p ueda tener p roblemas
continuados o que se rep itan.
Evaluacin
D urante las entrevistas iniciales de contacto se deben p edir las cop ias de los
p lanes, p rocedimientos y descrip ciones de p rocesos del auditado. U na vez
obtenidos estos documentos, cada miembro del equip o auditor debe
examinarlos con dos fines :
1. D eterminar si estas instrucciones documentadas resp onden
adecuadamente a los requisitos identificados de cualquier norma
de comp ortamiento de un nivel mas elevado.
2. O btener un mejor conocimiento de la actividad del auditado p ara
que la fase de ejecucin de la auditoria p ueda concluirse de forma
eficaz y eficiente.
9. Fuentes de I nformacin
Cuando se revisen los mtodos de control frmales documentados, se debe
conscientizar de los diversos tip os de evidencias que p odran utilizarse p ara
verificar la p uesta en p rctica de las distintas p romesas.
L as evidencias p ueden definirse como ios hechos utilizados p or el auditor p ara
definir y conocer las p rcticas reales en uso.
ios seis tipos de evidencias usados normalmente en las auditorias son:
1. E xamen Fsico
E s la insp eccin o recuento, p or p arte del auditor, de los activos tangibles segn
unos criterios establecidos.
2. Confirmacin
I mp lica la recep cin de una resp uesta p or escrito p rocedente de una tercera
p arte indep endente que verifica la exactitud de cierta informacin.
3. D ocumentacin
E s el examen de la informacin escrita ( p lanes, p rocedimientos, instrucciones,
esp ecificaciones, informes, imp resos, p lanos, registros, etc.) p ara justificar la
ejecucin de algo y que cump li con los requisitos.
4. O bservacin
E s el uso de los sentidos p ara valorar ciertas actividades. A lo largo de una
auditora hay muchas op ortunidades p ara hacer uso de la vista, del odo, del
tacto y del olfato p ara evaluar un amp lio rango de situaciones.
5. Preguntas al auditado
E ste es el p roceso de obtener informacin escrita u oral del auditado en
resp uesta a sus p reguntas.
6. Comp araciones y relaciones
S e utilizan fundamentalmente como medio de aislar las actividades que deben
investigarse intensivamente, aquellas cosas que p arecen estar fuera de control.
Fase de Ejecucin
L a fase de ejecucin de una auditora se conoce con muchos nombres :
trabajo de camp o, examen, entrevistas, p ruebas y evaluacin. E s la p arte de la
auditoria en la que se recogen los datos y abarca el p erodo de tiemp o desde la
llegada a lugar de la auditora hasta la reunin final.
L a fase de la ejecucin consta de lo siguiente :
U na reunin inaugural
E l conocimiento del sistema de control
L a verificacin del sistema de control
R euniones entre el equip o auditor y el auditado
Reunin inauguraf
T odas las auditoras deben tener algn tip o de reunin inaugural con objeto
de establecer una relacin p ersonal entre los miembros del equip o auditor y el
grup o auditado.
L a reunin inaugural se celebra p oco desp us de que usted llegue al lugar
de la auditora.
E n la reunin inaugural se tiene que conseguir varias cosas:
Primero : S e deben volver a definir los objetivos de la auditora, aunque estos
se hayan remitido al auditado en la carta de notificacin, es un medio humano
imp ortante decirlo en p ersona.
S egundo : U sted p uede f or mar se juicios imp ortantes durante la reunin
inaugural. E l auditado esta relajado o nervioso, abierto o a la defensiva?,
Cul p arece la actitud del grup o?, E sta el director en la reunin ?
T ercero : se tiene que dar la imp resin al auditado de que conoce su p roducto o
lnea de servicio y como afecta al trabajo de su cliente.
El conocimiento del sistema de control
E n muchas organizaciones hay dos sistemas de control: el f or mal y el real. S on
las diferencias entre los dos las que varan de una emp resa a otra. L a mayora
de las emp resas tratan de disminuir esta brecha entre la teora y la realidad.
Controles Formales : E l sistema de control f or mal es el que describe a la gente
de fuera en los documentos escritos. N ormalmente consta de organigramas,
p olticas de emp resa, diagramas de flujo y diversos manuales y p rocedimientos.
Controles I nformales : E sta f or mado p or ios cuatro elementos de p lanificacin,
ejecucin, control y correccin.
U n buen auditor p osee exp eriencia, f or mac i n y actitudes p ersonales de una
naturaleza esp ecial.
E l p roceso de una entrevista se p uede desglosar en seis p asos:
1. Haga que las p ersonas se sientan cmodas
2. E xp lique su p rop sito
3. D escubra lo que estn haciendo
4. A nalice lo que estn haciendo
5. L legue a una conclusin p rovisional -
6. E xp lique el p aso siguiente
La verificacin del sistema de control
E l p roceso de verificacin ocup a la mayor p arte del tiemp o y del esfuerzo de
la fase de ejecucin de la auditoria.
L a verificacin es la recogida y anlisis de los hechos sobre los que se
descubrirn las cosas y se darn las op iniones.
" Hemos ledo lo que se ha escrito, hemos escuchado lo que se ha dicho. Es
hora de olera fbrica "
L a verificacin se comp one de:
T razado
E s un medio comnmente p ara recoger evidencias durante la auditoria,
p uede imp licar casi todas las facetas del sistema que se esta examinando y
dar una imagen bien definida. T razar quiere decir seguir el avance de algo
como se p rocesa.
M uestreo
U na herramienta p otente p ara tomar esta decisin es el muestreo. E se p oder
surge de varas consideraciones:
E l tamao de la muestra p uede determinarse p or adelantado
E l resultado de la muestra se p uede comp arar con un examen del cien p or
cien
E l resultado es insesgado, objetivo, definible y recep tible p or p arte de
cualquier p ersona
E l muestreo ahorra tiemp o
S in embargo, antes de salir a la lnea se deben contestar cuatro p reguntas :
D e qu se van a tomar muestras ?
Qu significado tendrn los resultados ?
Cmo se va a tomar la muestra ?
Cuntas unidades contrendr cada muestra ?
Corroboracin
E l tercer mtodo imp ortante de verificacin es la corroboracin, que es el
resp aldo de un" hecho * con otras evidencias indep endientes. Generalmente, la
corroboracin la hacen dos auditores que verifican los " hechos" a p artir de dos
o ms fuentes.
R ecomendaciones
Cuando un grup o auditor emp ieza a dar soluciones a los p roblemas de
control de la gestin de otra organizacin, el resultado inevitable es que
disminuye la calidad del p roducto o servicio. Hay varas razones p ara el l o:
Cumplimiento malicioso:
A menudo la organizacin recep tora no sabe lo que usted quiere decir
realmente una sugerencia y p ueden, en p rimer lugar, enfadarse con usted p or
haberlo hecho, recuerde, la forma mas rp ida de crearle dificultades a su jefe es
hacer exactamente lo que el o ella dice. E ntonces usted siemp re p uede decir: *
hice solo lo que usted me dijo que hiciera
Conocimientos insuficientes:
Con el tiemp o limitado que tiene la auditora, el equip o no siemp re p uede
dedicar los recursos necesarios p ara descubrir las verdaderas causas
subyacentes de un p roblema difcil, as que la solucin recomendada resulta
inadecuada.
El sesgo que se percibe :
Puede que el auditor este tentado a sugerir o recomendar una solucin
basada en su exp eriencia p revia en una situacin similar. Pero como su
solucin " no se invent a q u s e convierte en sosp echosa y es p osible que se
le acuse de sesgo.
Propiedad de la calidad:
S i usted como auditor se p ermite recomendar, sugerir o disp oner la accin
correctora necesaria, es que usted ha asumido, p or lo menos, la p rop iedad
p arcial del p roblema sin disp oner de recursos, o de muy p ocos, p ara corregirlo.
Hallazgos y observaciones:
L a mayora de los p rogramas auditores utilizan los trminos hallazgo y
observacin cuando p resentan las conclusiones insatisfactorias de la auditoria.
U n hallazgo es la manifestacin de un hecho con resp ecto al incump limiento
de una p oltica, unos p rocedimientos, instrucciones, p lanes u otros documentos
p ertinentes establecidos.
U na observacin es un p unto dbil que se ha detectado en el p rograma, que,
de no ser corregido, p roducir una degradacin de la calidad del p roducto del
servicio.
Reuniones entre el equipo auditor y el auditado
E l p aso final de la fase de ejecucin es la reunin del equip o. E s una buena
p rctica dejar, p or lo menos, treinta minutos al final de cada jomada p ara que se
rena el equip o. E stas sesiones deben estar estructuradas informalmente, p ero
incluyen tres reas:
Puesta en comn de los hechos, las conclusiones p rovisionales y los
p roblemas
V olver a p lanificar las actividades del da siguiente
E laboracin dei informe de la auditora
I nformar al A uditado
E sta comunicacin con el auditado se consigue mejor con una reunin
informativa breve e informal de unos diez minutos al final de cada jomada con
una p ersona del grup o auditado. L os temas que deben incluirse son los
siguientes:
L istas de comp robacin concluidas
A reas de lista de comp robacin p ara examinar el da siguiente
Cualquier rea p reocup ante
Cualquier p roblema exp erimentado
E laboracin del I nforme
E l informe de la auditora es su PR O D U CT O final. T odas las cosas vistas,
los sonidos, olores, observaciones, trozos de p ap ei, tensiones y ansiedades se
reducen finalmente a algo que tienen que leer los dems. Cuando todo esta
concluido, la nica evidencia de su p resentacin es ef informe. E s el medio que
tiene usted p ara comunicar informacin a los dems.
E l informe debe contener las siguientes caractersticas :
V erificabilidad
S us informes deben ser verficables.
S i usted utiliza nombres comnmente acep tados p ara las cosa, como p ie,
yarda, molino, y as sucesivamente, no hay mucho riesgo de que no se
comp renda bien el mensaje.
I nferencias:
U na inferencia es una afirmacin sobre algo desconocido, hecha con base en
algo conocido.
Juicios:
L os juicios son la exp resin de la ap robacin desap robacin.
A l igual que las I nferencias, no se p uede evitar, as que el auditor tiene que ser
consciente de los juicios que utilice en su informe. L a p arte mas imp ortante de
todo el informe, el resumen, es bsicamente un gran juicio.
E ntrevista final :
Ht
L a entrevista final es la p rimera op ortunidad formal p ara que el grup o auditor
p resente su informe a la direccin de la actividad auditada.
L os objetivos p rincip ales de la reunin final son :
Presentar el resumen
Presentar cualquier hallazgo, observacin y/o p racticas ejemp lares
Permitir correcciones y exp licaciones
E xp licar el seguimiento y el p roceso de resp uesta si se identificaron
p roblemas
D esacuerdos
Como miembro del equip o, usted p uede estar en desacuerdo con el
resumen o con algunos de los hallazgos. N o obstante, usted tuvo su
op ortunidad en (as reuniones del equip o. L as conclusiones que se generaron en
estas reuniones del equip o son ahora afirmaciones consensuadas. N o es el
momento de discutir con los miembros del equip o. S i usted no p udo convencer
al resto del equip o de las ventajas de su p unto de vista durante la reunin del
equip o, seguro que no p odr convencer al auditado durante una reunin final
breve y formal.
f i l
I nforma Formal
E l informe f or mal es la documentacin final y comp leta de la auditora. T iene
que ser congruente, en el sentido de que una p ersona normal tiene que p oder
comp renderlo sin tener que hacer una serie de p reguntas. T iene que emitirse
desp us de un p eriodo de tiemp o razonable a p artir de la reunin final.
R ecuerde, p or cada da que el informe se queda en su oficina, disminuye la
imp ortancia que tiene p ara el auditado.
O teervscttn 2
O bservacin 1
Hallazgo 1
I N FO R M E D E L A
A U D I T O R I A
1 M amM nM
2. Resuman y
ccnduaonM
3. A nas M anto
Frmado ;
A uditor M e
i
E l equip o auditor p rep ara
el informe de la auditora
y sus detalles
Fecha:
A : A uditado
D e: Cliente
A sunto : A uditoria de :
Breves antecedentes
R esumen ejecutivo de los
resultados
S olidtud de accin colectora
E l cliente ( director de la
auditora ) revisa el
p aquete de documentos
y le adjunta luego una
carta de p resentacin
i
A u d i t a d o
Figura 15. Informe Formal
E l auditado recibe el
p aquete de documentos
y resp onde si se le
solicita
E l informe debe comenzar p resentando la informacin necesaria sobre los
antecedentes. U sualmente esta contenida en un p rrafo llamado I ntroduccin o
antecedentes con los clsicos Quin, Qu, Cundo, Dnde, Por qu y Cmo se
p resentan las cosas. E ste p rrafo introductorio ha de ser breve o el auditor
p erder audiencia en los p rimeros 10 segundos.
E l p rrafo del R esumen o de las Conclusiones tiene que ir a continuacin,
esta es la seccin mas imp ortante del informe, p ero tambin debe ser clara y
concisa.
L a segunda hoja del informe es una lista de las p ersonas con las que usted
se contacto durante el curso de la auditora. S se encontraron hallazgos u
observaciones, tienen que ir a continuacin, normalmente uno p or p gina.
M emorando
E l mtodo mas comente de transmitir e informal consiste en adjuntarlo en
una carta o memorando de p resentacin escrita p or el cliente u otro
resp onsable.
A cabado
L a p arte mas imp ortante de la auditora es el resumen.
E stos resultados p rop orcionan a la direccin de todas las organizaciones un
anlisis de la salud de la actividad examinada desde la p ersp ectiva del equip o
auditor.
Cierre
L a fase de cierre de la auditora abarca las actividades que siguen a la emisin
del informe formal. E stas actividades p ueden clasificarse en:
E valuacin de la resp uesta
Cierre definitivo de la auditora
D ocumentacin
D esp us de emitir el informe de la auditora, se p ide una resp uesta al auditado
si se p resentan algunas conclusiones adversas, hallazgos u observaciones.
Cierre formal
T oda auditora debe cerrarse formalmente p or medio de una carta o
memorando. E n el caso en que haya acciones correctoras que se ap lacen
durante largos p erodos de tiemp o, o cuando su eficacia no se p ueda
determinar sin una auditora de seguimiento, la auditora individual debe
cerrarse y el seguimiento debe p rop orcionarse p or otros medios como el
informe del estado de la auditora o un sistema de control de los comp romisos.
CAPITULO 6
PROCEDIMIENTO PARA EV ALUACION DE
PROV EEDORES Y APLICACION A LA INDUSTRIA
E n la actualidad los S istemas de E valuaciones de Proveedores son
herramientas indisp ensables en la industria, con la utilizacin de este tip o de
sistemas obtenemos los siguientes beneficios :
M ediciones efectivas sobre el desemp eo de los p roveedores
E standarizacin de mediciones p ara todos los p roveedores
R etroalimentacin de resultados de los p roveedores
M otiva a los p roveedores ha ser mas comp etitivos ( Benchmarking entre los
Proveedores)
I ncrementa la comunicacin con los p roveedores
E ncamina a la M ejora Continua
A continuacin se describe un p rocedimiento p rctico, el cul p uede ser
ap licado en todo tip o de industria, este p rocedimiento cuenta con mediciones
sobre el Precio, Calidad, E ntrega y S op orte de los Proveedores.
6.1 PROCEDIMIENTO PARA EV ALUACION DEL DESEMPEO
DE PROV EEDORES
1. O BJE T I V O
E stablecer las actividades necesarias p ara realizar la evaluacin de desemp eo
a p roveedores.
2. A L CA N CE
A p lica p ara los p roveedores que fueron seleccionados p ara esta evaluacin.
3. R E S PO N S A BI L I D A D E S
3.1 E l dep artamento de Comp ras es el resp onsable de efectuar las
mediciones de evaluacin mencionadas en los p untos 5.3. 5.4, 5.5 y 5.7
de este p rocedimiento, adems es sobre los resultados.
3.2 E l dep artamento de calidad es resp onsable de efectuar las mediciones
de evaluacin mencionadas en ei p unto 5.2.
4. D E FI N I CI O N E S
4.1 PPM 's
PA R T E S PO R M I L L O N
4.2 Porcentaje Cump limiento:
E s ei p orcentaje sobre el desemp eo en las entregas de los p roveedores.
5. M E T O D O D E E V A L U A CI O N A PR O V E E D O R E S
5.1 L os elementos evaluados en este mtodo son los siguientes :
PPM 's, % de Cump limiento en las E ntregas :
D esemp eo en el Precio de V enta y R esp uesta de los p roveedores con
resp ecto a requisitos del dep artamento de Comp ras.
5.2 PPM 's
E ste elemento de la evaluacin es generado con la siguiente formula:
PPM 's = T otal de R echazos X ' 1,000,000
T otal de R ecibido
T otal de R echazos = R echazos en insp eccin de entrada
T otal R ecibido = T otal de material recibido p or el A lmecn del
p roveedor involucrado
Nota: L as dos variables deben considerar unidades como p iezas, kilogramos, litros, etc.
U na vez calculados los PPM 's del p roveedor se deben comp arar contra el
acuerdo de PPM 's del ao en curso y utilizar los siguientes criterios p ara
asignar la p untuacin:
% PUNTOS
PPM 's M E N O R 0 I GU A L QU E E L A CU E R D O 35 PU N T O S
PPM 's HA S T A 20 % M A YO R QU E E L A CU E R D O 25 PU N T O S
PPM 's CO N M A S D E 150 % A R R I BA D E L A CU E R D O 0 PU N T O S
Tabla 11. PPM'S
5.3 PO R CE N T A JE D E CU M PL I M I E N T O
E s el resultado en p orcentaje sobre el desemp eo en las entregas de los
p roveedores, el surtimiento se considera efectuado a tiemp o cuando l
p roveedor entrega dentro de la semana estip ulada, considerndose adems
una tolerancia con resp ecto a cantidad de + 5 %, una vez obtenido l
p orcentaje de desemp eo se efecta una p onderacin det resultado de acuerdo
a la siguiente tabla:
%
PUNTOS
95-100
25 PU N T O S
90-94
20 PU N T O S
80-89
15 PU N T O S
70-79
10 PU N T O S
60-69
5 PU N T O S
< -60
0 PU N T O S
Tabla 12. Puntuacin da acuerdo a las Entregas
5.4 D E S E M PE O D E L PR E CI O D E V E N T A D E L PR O V E E D O R
E ste es un mecanismo p or el cual s monitorea el p recio de venta y s
p ondera de acuerdo a lo siguiente:
CRITERIO PUNTO ELEMENTOS
S O BR E S A L I E N T E 20 "
E L PR O V E E D O R
D E M U E S T R A
E XPE R I E N CI A Y
PR O FE S I O N A L I S M O
S O BR E S U S PR E CI O S D E
V E N T A Y S U S CO S T O S
A CE PT A BL E
10
D E M U E S T R A
E XPE R I E N CI A BA S I CA
S 08R E S U S PR E CI O S D E
V E N T A Y CO S T O S
PO BR E 0
E L D E S E M PE O E N L O S
PR E CI O S D E L
PR O V E E D O R N O
CU M PL E CO N L A S
E XPE CT A T I V A S
Tabla 13. Puntuacin de acuerdo al precio de vente
5.5 R E S PU E S T A D E L O S PR O V E E D O R E S CO N R E S PE CT O A
R E QU I S I CI O N E S D E L D E PA R T A M E N T O D E CO M PR A S .
E n este p unto se evala la actitud general del p roveedor con resp ecto a las
resp uestas o contestaciones sobre p roblemas que p udieran existir, tales como
contestaciones rp idas a p roblemas generales de comp ras o calidad,
resp uestas a p roblemas de facturacin, actitud flexible con resp ecto a cambios
de p laneacin, etc.
E sto es p onderado de acuerdo a la siguiente tabla:
CRITERIO PUNTO ELEMENTOS
S O BR E S A L I E N T E 20
D E M U E S T R A U N
D E S E M PE O Y
R E S PU E S T A E XCE L E N T E
CO N R E S PE CT O A L A S
N E CE S I D A D E S
A CE PT A BL E
10
D E M U E S T R A U N
D E S E M PE O Y R E S PU E S T A
M O D E R A D O CO N R E S PE CT O
A L A S N E CE S I D A D E S D E L A
E M PR E S A
PO BR E 0
E L PR O V E E D O R N O
R E S PO N D E A L A S
N E CE S I D A D E S D E L A
E M PR E S A
Tabla 14. Puntuacin de acuerdo al Servicio
5.6 E l rep orte de la evaluacin a p roveedores se muestra en el p unto 5.7
E s resp onsabilidad del dep artamento de Comp ras, tanto la recop ilacin
M ensual de datos como el envo de los rep ortes a los p roveedores.
5.7 R E PO R T E D E E V A L U A CI O N
PR O V E E D O R : T I PO S
D E
PR O D U CT O :
CR I T E R I O S PU N T O S
M A XI M O S
E F M A M J J A S O N D
CA L I D A D
( PPM ' S ) 35
E N T R E GA S
( CL I P) 25
PR E CI O 20
S O PO R T E
(L E A D T I M E S ) 10
A S PE CT O S D E
CO M PR A S 20
T O T A L 100
PU N T U A CI O N
PR O V E E D O R
Tabla 15. Reporte de evaluacin
n
CAPITULO 7
RECONOCIMIENTO AC DESEMPEO DE LOS
>
PROV EEDORES
R econocer el desemp eo de los p roveedores fomenta la comp etividad de
los mismos, a su vez es una excelente herramienta de retroalimentacin del
cliente hacia los p roveedores sobre los resultados obtenidos en su desemp eo
durante un p erodo determinado.
Basado en los resultados acumulados de las evaluaciones de p roveedores
descritas en el p rocedimiento del p unto seis de esta tesis p odemos p roceder al
otorgamiento de los reconocimientos, mismos que p ueden ser efectuados de
acuerdo a los siguientes criterios:
A ) M ejor p roveedor del p erodo evaluado ( 1 er L ugar)
B) S egundo y tercer lugar del p eriodo evaluado
C) Proveedor con el mayor desemp eo en la mejora de resultados.
A ) M ejor p roveedor del p erodo evaluado ( 1 er L ugar )
E l mejor p roveedor del p erodo o consiste en ot orgarle un reconocimiento anual
al p roveedor que comp arado con los dems p roveedores evaluados haya
obt enido la mejor p untuacin en sus resultados de calidad, ent regas, p recio y
servicio.
B) S egundo y tercer lugar del p erodo evaluado
R econocimiento de segundo y tercer lugar, se utiliza el mismo sistema de
ap licacin que en el inciso " A " p ero ot orgando e! segundo y tercer lugar de!
p eriodo de acuerdo a la p untuacin obt enida.
C) S egundo y tercer lugar del p erodo evaluado
Proveedor con el mayor desemp eo en la mejora de result ados.
E st e tip o de reconocimientos se ent rega a p roveedores que a p esar de no estar
en los p rimeros lugares de la lista de result ados, cuentan con un desemp eo de
mejora que comp arado con sus result ados de p revias evaluaciones anuales
hacen denot ar su esfuerzo y dedicacin p ara el logro de los objet ivos.
A djunt o encont rara format o de las leyendas de las p reseas, la ent rega de los
reconocimientos se p uede hacer p or medio de un evento en el cual, se invite a
t odos los p roveedores p articip antes del p erodo evaluado.
Cabe de notar que los result ados no imp lican ganadores ni p roveedores sino
p articip antes y que el objetivo p rincip al es la bsqueda y foment acin de la
mejora cont inua.
Nombre de la Empresa que lo otorga
N ombre y D ireccin del Proveedor
N ombre del D irector General Fecha
Es para nuestra compaa un placer entregarle
la placa adjunta como reconocimiento a su
alto nivel de desempeo obtenido de acuerdo a
los resultados de nuestras evaluaciones de
calidad, entregas, precio y soporte efectuadas
durante el ao de 199
FELICIDADES POR SER SELECCIONADO COMO
A. Nuestro proveedor nmero 1 para el ao de
B. Nuestro proveedor nmero 2 3 para el ao de
C. Nuestro proveedor con el mayor desempeo en la Mejora de
Resultados para el ao de
A T E N T A M E N T E
COMITE DE EVALUACION DE DESEMPEO DE PROVEEDORES
N ombre de la Ca. que lo ot orga
Gerent e de Calidad
Gerent e de Comp ras
D irect or General
CAPITULO 8
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A l trmino de este estudio p uedo concluir que es evidente que la funcin de
Comp ras juega un p ap el muy imp ortante en toda organizacin, la relevancia e
imp acto en las op eraciones de negocios se ven afectados p or la forma y
efectividad de su p roceso.
L a ap licacin de las tcnicas descritas en esta T esis ayudarn a ser mas
efectivo el p roceso.
Colaborando al cump limiento a los objetivos de negocio dentro de las
mejores condiciones de p ago, calidad, sop orte y tiemp o de entrega.
E n este estudio identifiqu elementos que de ap licarse p ueden determinar y
encaminar al xito en la funcin de Comp ras.
L a metodologa aqu p resentada p uede ser utilizada tanto p or emp resas
p equeas como aqllas que tienen ya una estructura definida en la funcin de
Comp ras.
A lgo que vale la p ena de marcar sobre la imp lementacin de los sistemas
descritos es que se requiere el comp romiso y consentimiento de la alta
direccin p ara su ap licacin encaminada a la bsqueda de la M ejora Continua.
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(V ersin oficial E N -I S 0 9001 :1994)
UNE-EN-ISO
9001
N O R M A E U R O PE A
E sta norma U N E es la versin oficial, en esp aol, de la N orma E urop ea E N -I S O 9001, de fecha
j ul i o de 1994.
S ecretarte del
CT N 66
A E N O ft
M M norm nuM y susuiuye i* <urm <*& . c k u k u>.vy<e
de 1989 que adop taba la N orma E urop ea E N 29001 de fcha diciembre
de 1997 y al E R R A T U M de la N orma U N E 66-901 de fecha julio de 1991
L a* otHervM iones relativa a la p resente norma deben ser dirigidas a
A 6N O R Fernandez de l Hoz. 52-28010 M adnd
U N E -E N -S O 9001 QuaU ty systems. M odel for quality assurance in design, dawahap mut. p roduction.
installation and lervkmg. (I S O 9001:1994.
* A E N O R 1994 S ystme qualit. M odle p our l'assurance dt la qualit an concep tion.
O ep sito legai: M 31494*94 dvelop p ement, p roduction, instellation et p restations associes. (I S O 9001:1994|. Grup o 1S
N O R M A E U R O PE A
EUROPEAN STANDARD
NORME EUROPENNE
EUROPAISCHE NORM
EN-ISO 9001
Julio 199
I CS 03.120.10
D escrip t ores: A segurami ent o de la calidad, p rograma de aseguramient o de la calidad, sistema de la cal
dad. di seo, p roduccin, inst alacin, servicio p osvent a, model o.
V ersin en esp aol
Sistemas de la cal i dad
M O D E L O PA R A E L A S E GU R A M I E N T O D E L A CA L I D A D E N E L D I S E O , E L D E S A R R O L L O .
L A PR O D U CCI N , L A I N S T A L A CI N Y E L S E R V I CI O PO S V E N T A
(I S O 9001:1994)
Qualit y systems. M odel for qualit y
assurance in design, develop ment ,
p roduct ion, inst allat ion and servicing.
(I S O 9001:1994),
S ystmes qualit . M odle
p our l'assurance de la quaHt
en concep tion, dvelop p ement .
p rodM Ction, inst allat ion et
p restations associes.
O S O 9001:1994).
Qualit dt smanagement syit eme.
* M odel l zur D a Hegung des
Quet it it smna gern a ntsyste m s: n
D esign, E ntwicklung. Produkt ion.
M ont age und Kundendienst .
(I S O 9001:19941.
E sta N orma E urop ea ha sido ap robada p or CE N el 1994-06-20. L os miembros de CE N estn sometidos al R e-
glament o I nt erior de CE N /CE N E L E C que defi ne las condiciones en las que debe adop t arse, sin modificacin,
la N orma E urop ea como norma nacional.
L as corresp ondient es listas act ualizadas y las referencias bibliogrficas relat ivas a estas normas nacionales,
p ueden obt enerse en la S ecretara Cent ral de CE N o a travs de sus miembros.
E sta N orma E urop ea existe en tres versiones oficales (alemn, francs e ingls). L a versin en ot ra lengua
realizada bajo la resp onsabilidad de un miembro de CE N en su i di oma nacional, y not ificada a la S ecretara
Cent ral, t iene el mismo rango que aqullas.
L os miembros de CE N son los organismos nacionales de normal i zaci n de los siguient es p ases: A l emani a,
A ust ria, Blgica, D inamarca, E sp aa, Finlandia, Francia, Grecia, I rlanda, I slanda, I t alia, L uxemburgo, N o-
ruega, Pases Bajos, Port ugal, R eino U ni do, S uecia y S uiza.
CE N
CO M I T E U R O PE O D E N O R M A L I ZA CI N
E urop ean Commit t ee for S t andardi zat i on
Comit E urop en de N ormalisat ion
E urop isches Komitee fr N ormung
S cCA cT A A lA C1 uge -A i ~ j l , j 10JW O fU Xtfne*
1994 D erechos de rep roduccin reservados a los M iembros de CE N .
N O I CE
Pginas
0 I N T R O O U CaN 6
1 O BJE T O Y CA M PO D E A PL I CA CI N 6
2 N O R M A S PA R A CO N S U L T A 7
3 D E FI N I CI O N E S . . . 7
4 R E QU I S I T O S D E L S I S T E M A D E L A CA L I D A D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.1 R esp onsabilidades de la di recci n 7
4.2 S ist ema de la calidad 3
4.3 R evisin del cont rat o 9
4.4 Cont rol del di seo 9
4.5 Cont rol de la document aci n y de los dat os 11
4.6 Comp ras 11
4.7 Cont rol de los p roduct os sumi ni st rados p or los client es .12
4.8 I dent ificacin y t r azabi l i dad de los p roduct os 12
4.9 Cont rol de los p rocesos 12
4.10 I nsp eccin y ensayo 13
4.11 Cont rol de los equip os de insp eccin, medicin y ensayo . . . . . . . . . 14
4.12 E st ado de insp eccin y ensayo 15
4.13 Cont rol de los p roduct os no conformes . 15
4.14 A cciones correct oras y p revent i vas 16
4.15 M ani p ul aci n, al macenami ent o, embalaj e, conservacin y ent rega . 16
4.16 Cont rol de los regist ros de la calidad 17
4.17 A udi t oras int ernas de l a cal i dad 17
4.18 Formacin 17
4.19 S ervicio p osvent a 18
4.20 T cnicas est adst icas 18
A N E XO A BI BL I O GR A FA 19
A N E XO N A CI O N A L 21
*
t
2 N O R M A S PA R A CO N S U L T A
L a norma que a cont inuacin se relaciona cont iene disp osiciones que. a t ravs de referencias en este t ext o,
const it uyen disp osiciones de esta N orma I nt ernacional. E n el moment o de la p ublicacin la edicin mec a-
da estaba en vi gor. T oda norma est sujeta a revisin, p or lo que se recomienda a las p artes que baser
acuerdos en esta N orma I nt ernacional que est udien la p osibilidad de ap licar la edicin ms recient e ce la
norma indicada a cont inuacin. L os miembros de CE I e I S O p oseen el regist ro de las N ormas I nt ernaciora e<
en vigor en cada moment o.
I S O 8402:1994 - Gestin de la calidad y aseguramient o de la calidad. Vocabulario.
3 D E FI N I CI O N E S
Para los fines de esta N orma I nt ernacional se ap lican las definiciones dadas en la N orma I S O 84C2. y iss :
guiant es:
3.1 p roduct o: E s el result ado de act ividades ode p rocesos.
N O T A S
2 U n p roduct o p uede i ndui r servicio, mat erial o equip o, materiales p rocesados, sop orta lgico o una eomemacin de e'<es.
3 U n p roduct o p uede ser t angible (p or ejemp lo. ensamblajes o mat eriales p rocesados), int angible (p or ajemoiO . conccn.ert cs ;
concep tos), o una combinacin de ellos.
4 Para los fines de esta N orma int ernacional, el t rmino "p roduct o* se ap lica slo a los oroducccs intencionados, p revistos s a n
ofert a y no a "subp roduct os" no intencionados que afect an al medio ambient e, S saj di fi ere de la eefimon saca er a \ c a
I S O -3402.
3.2 ofert a: Prop uest a hecha p or un suminist rador en resp uesta a una invit acin p ara p art icip ar en la licit a-
cin de un cont rat o de suminist ro de un p roduct o.
3.3 cont rat o; p edi do acep t ado: R equisitos acordados ent re un suminist rador y un di ent e cuya i nf orma-
cin se t ransmit e p or cualquier medio.
4 R E QU I S I T O S D E L S I S T E M A O E L A CA L I D A D
4.1 R esp onsabilidades de la direccin
4.1.1 Polt ica de la calidad. L a direccin del suminist rador con resp onsabilidad ejecut iva debe defi ni r y do-
cument ar su p olt ica de la calidad, incluyendo sus objet ivos y su comp romiso mat eria de calidad. L a p ol -
t ica de la calidad debe ser adecuada a los objet ivos de la organizacin del suminist rador y a las exp ect at ivas
y necesidades de sus dient es. E l suminist rador debe asegurar que esta p olt ica es ent endida, imp lant ada y
mant enida al da en t odos los niveles de la organizacin.
4.1.2 Organizacin
4.1.2.1 R esp onsabilidad y aut ori dad. S e deben defi ni r y document ar las resp onsabilidades, las comp et en-
das y las rei aaones ent re t odo el p ersonal que di ri ge, realiza y verifica cualquier t rabaj o que i nddaen la ca-.
l i dad. en p art icular p ara el p ersonal que necesita de la l i bert ad y aut oridad organi zat i va p ara:
a) iniciar acciones p ara p revenir la ap ari an de no conformidades relat ivas a los p roduct os, a los p rocesos
y al sistema de la calidad;
b) ident ificar y regist rar cualquier p roblema relacionado con el p roduct o, los p rocesos y el sistema de l a
calidad;
> c) i ni dar, recomendar o ap ort ar soludones a t ravs de los canales est ableados;
- 9 -
E N - S O 9 0 0 1 : 7 9 9 4
b) la ident ificacin y adquisicin de aquellos medios de cont rol, p rocesos, equip os, (incluyendo los de i ns-
p eccin y ensayo), inst alaciones, recursos y conocimient os que p uedan ser necesarios p ara lograr la cali-
dad requerida.
c) asegurar la comp at ibilidad del diseo, el p roceso de p roduccin, la inst alacin, el servicio p osvent a, los
p rocedimient os de insp eccin y de ensayo y la document acin ap licable;
d) la act ualizacin, cuando sea necesario, de las t cnicas de*cont rol de la calidad, de insp eccin y ensayo,
incluido el desarrollo de nueva inst rument acin;
e) la ident ificacin de cualquier requisit o de medida que sup onga una cap acidad que exceda ai est ado ac-
t ual de la t ecnologa, con t i emp o suficient e p ara que se p ueda desarrollar la cap acidad necesaria;
f ) la ident ificacin de las verificaciones adecuadas en las etap as convenient es de l a realizacin del p roduc-
t o;
g) la aclaracin de las normas de acep t acin para t odas las caractersticas y requisit os, incluidos aquellos
que cont engan al gn el ement o subjet ivo;
h) la ident ificacin y p rep aracin de los regist ros de l a calidad (vase ap art ado 4.16).
N O T A 8-L o p lanes de la calidad at ados (vase 4.2.3a)| p ueden est ar en forma de r ef er enc i a a p rocedimiantos document ados ade-
cuados que forman p art e i nt egrant e del sistema de la calidad del suminist rador.
4.3 R evisin del cont rat o
4.3.1 Generalidades. E l suminist rador debe est ablecer y mant ener al da p rocedimient os document ados
p ara la revisin del cont rat o y p ara l a coordinacin de estas act ividades.
4.3.2 R evisin. A nt es de p resent ar una ofert a o de acep t ar un cont rat o o p edi do (formulacin de requi si -
t os), la ofert a, el cont rat o o p edi do debe ser revisado p or el suminist rador p ara asegurar que:
a) los requisit os est n defi ni dos y document ados adecuadament e; cuando no se disp onga de una f or mu-
lacin escrita de los requisit os p ara un p edi do reci bi do verbal ment e, el suminist rador debe asegurarse
deque los requisit os del p edi do se hayan acordado ant es de su acep t acin;
b) se ha resuelt o cualquier di ferenci a que haya ent re los requisit os del cont rat o o del p edi do y los de la
ofert a;
c) el sumi ni st radort i ene cap acidad p ara cump lir los requisit os del c ont r at oodel p edi da
4.3.3 M odificaciones del cont rat o. E l suminist rador debe ident ificar cmo se realizan las modificaciones
de un cont rat o y cmo se t ransfi eren correct ament e a las funciones que afect an a la organizacin del sumi -
nist rador.
4.3.4 R egist ros. S e deben mant ener los regist ros de las revisiones del cont rat o (vase 4.16).
N O T A 9 -S e deberan establecer canales de comunicacin e in t eriaca con la organizacin del di ent e p ara estas cuestiones cont rac-
t uales.
4.4 Cont rol del di seo
4.4.1 Gener al i dad. 0 suminist rador debe est ablecer y mant ener al da p rocedimient os document ados
p ara cont rol ary verificar el diseo del p roduct o, con ei f i n de asegurar que se cump len los requisit os esp eci-
f i c ados.
4.4.2 Planificacin daI diseo y del desarrollo. 8 suminist rador debe p rep arar p lanes p ara cada act ividad
de diseo y desarrollo. L os p lanes deben describir o ref rendar estas act ividades y defi ni r las resp onsabili-
dades p ara su imp lant acin. L as act ividades de disert o y desarrollo deben asignarse a p ersonal cualificado
dot ado de los recursos adecuados. L os p lanes deben act ualizarse a medida que evolucione el diseo.
4.5 Cont rol de la document acin y de los dat os
4.5.1 Generalidades. E l suminist rador debe establecer y mant ener al da p rocedimient os document ados
p ara cont rolar t odos los document os y dat os relacionados con los requisitos de esta N orma I nt ernacional
incluidos, en el grado en que sea ap licable, los document os de origen ext erno tales como normas y p ianos
del client e.
N O T A 15 - L o documentos y datos p ueden p resentarse rr cualquier t ip o da sop ort e, tales como p ap el o medio electrnico
4.5.2 A p robacin y dist ribucin de los document os y de ios dat os. Para resp onder de su i donei dad, los c o-
cument os y los dat os deben revisarse y ap robarse antes de su dist ribucin p or p ersonal aut ori zado. S e c e : *
establecer una lista de referencia o un p rocedimient o equivalent e de cont rol de document os que der :
que la versin vigent e, y debe estar fcilment e accesible p ara evit ar el uso de document os no vlidos u o o-
soletos.
E ste cont rol debe asegurar que:
a) las ediciones p ert inent es de los document os ap rop iados estn disp onibles en t odos los p unt os en que se
llevan a cabo op eraciones fundament ales p ara el funcionamient o efect ivo del sistema de la calidad;
b) los document os no vlidos u obsolet os se ret iren en el menor p lazo p osible de t odos los p unt os de uso o
dist ribucin o se asegure de ot ra manera que no se haga de ellos un uso no p revist o;.
c) los document os obsolet os que se guarden con f i nes legales o p or conservar la informacin estn ade-
cuadament e ident ificados.
4.5.3* Cambios en los document os y en los dat os. Cualquier cambio en los document os o en los dat os debe
revisarse y ap robarse p or las mismas funciones/organizaciones que lo revisaron o ap robaron inicialment e. a
menos que se haya esp ecificado exp resamente ot ra cosa. L as funciones/organizaciones designadas deben
t ener acceso a t oda la informacin p ert inent e en la que p uedan fundament ar su revisin y su ap robacin.
Cuando sea p osible se debe ident ificar la nat uraleza del cambio en el document o o en los anexos ap rop i a-
dos.
4.6 Comp ras
4.6.1 Generalidades. E l suminist rador debe establecer y mant ener al da p rocedimient os document ados
p ara asegurar que el p roduct o comp rado (vase ap art ado 3.1) cump le con los requisit os esp ecificados.
4.6.2 E valuacin de subcont rat ist as. E l suminist rador debe:
a) evaluar y seleccionar los subcontratistas en funci n de su ap t it ud p ara cump lir con los requisit os del
subcont rat o, incluidos los requisit os del sistema de la calidad y los requisit os esp ecficos de asegura-
mi ent o de la calidad;
b) defi ni r el t i p o y alcance del cont rol a que deber somet er el suminist rador a los subcont rat ist as. E ste
cont rol dep ender del t i p o de p roduct o, del efect o que t enga el p roduct o subcont rat ado sobre la cali-
dad del p roduct o final y cuando sea ap licable, de los informes de las audit oras de la calidad o de ios re-
- gist ros de l a calidad de los subcont rat ist as que p reviament e han demost rado su cap acidad y p rest ado-,
nes; . . .
W y bwiim val i <t y i >uv 0 i d i i u a u u i \aa i .i S ).
4.6.3 D at os sobr las comp ras. L os document os de comp ra deben cont ener dat os que describan de forma
dar a el p roduct o sol i at ado, i nduyendo, en la medida quesea ap licable, i o siguient e:
a) el t i p o, dase, grado, o cualquier ot ra i dent i fi cadn p redsa;
c) i cump l i mi ent o de las normas o cdigos de referencia* p lanes de la calidad o p rocedimient os docu-
ment ados;
d) la sup ervisin y el cont rol de los p armet ros del p roceso adecuados y de las caractersticas del p roduca;
e) cuando p roceda, la ap robacin de los p rocesos y equi p os;
f ) los crit erios de ejecucin de t rabaj o, que se deben est ip ular de la manera ms dar y p rctica p os.'oie
(p or ej emp l o, mediant e normas escritas, muest ras rep resent at ivas o dibuj os);
g) el mant eni mi ent o adecuado del equi p o p ara asegurar la cap acidad cont inuada del p roceso. -
Cuando los result ados de los p rocesos no p uedan verificarse t ot alment e mediant e p ost eriores insp eccic-ss
y ensayos del p roduct o y cuando, p or ejemp lo, las deficiencias del p roceso p ueden p onerse de manifiest o
solament e durant e la ut ilizacin del p roduct o, los p rocesos deben llevarse a cabo p or p ersonal cal i fi cao o a
requerirn una sup ervisin y cont rol cont inuo de l os p armet ros del p roceso, p ara asegurar la conformi dad
con los requisit os esp ecificados.
D eben esp ecificarse los requisit os p ara la calificacin de las op eraciones del p roceso incluido el equi p o y et
p ersonal corresp ondient e (vase ap art ado A .18).
N O T A 1 8 - E stos p rocesos qua requieren un calificacin p rr*$m de su cap aodad de p roceso m llaman menudo p rocesos esp eciales.
Cuando p roceda se deben conservar los regist ros de los p rocesos, el equi p o y el p ersonal calificados (vase
4.16).
4.10 I nsp eccin y ensayo
4.10.1 Generalidades. 61 suminist rador debe est ablecer y mant ener al da p rocedimient os document ados
para las act ividades de insp eccin y ensaya con el obj et o de verificar que se cump len los requisit os esp ecifi-
cados del p roduct o. L as insp ecciones y ensayos requeri dos y los regist ros que se establezcan deben det al l ar-
se en el p l an de la calidad o en p rocedimient os document ados. .
4.10.2 I nsp eccin y ensayos de recep cin
4.10.2.1 E l suminist rador debe asegurar que (sal vo en el caso indicado e el ap art ado 4.10.2.3) el p roduct o
recibido no es ut i l i zado o p rocesado hasta que haya si do insp eccionado o se haya verificado de alguna ot ra
forma que cump le los requisit os esp ecificados. E sta veri fi caci n de conformidad con los requisit os esp ecifi-
cados debe llevarse a cabo de acuerdo con l o est abl eci do en el p i an de la calidad o en los p rocedimient os
document ados.
4.10.2 Para det ermi nar la int ensidad y la nat ural eza de insp eccin de recep cin, se debe t ener en cuent a
el cont rol real i zado en los locales del subcont rat ist a y l a existencia de p ruebas registradas de la conf ormi -
dad.
4.10.2.3 S i p or razones de urgencia de la p roducci n se p one en circulacin un p roduct o sin haber real i za-
do la verificacin, se debe real i zar una i dent i fi caci n i nequvoca y regist rarlo (vase 4.16) de modo que sea
p osible recup erarlo inmediat ament e y reemp l azarl o en caso de no conformidad con los requisit os esp ecifi-
cados.
4.10.3 I nsp eccin y ensayos en p roceso. E l sumi ni st rador debe:
a) insp eccionar y ensayar los p roduct os t al como se est ablece en el p lan de la calidad o en los p rocedi mi en-
iu aocumen caaos;
b) conservar al p roduct o hast a que se hayan c omp l et ado las insp ecciones y ensayos requeridos o hasta que
se hayan reci bi do y veri fi cado los informes necesarios, excep t o cuando el p roduct o se haya p uest o en
circulacin si gui endo p rocedimient os seguros de recup eracin (vase 4.10.2.3). L a p uesta en circulacin
siguiendo este l t i mo p rocedimient o no debe i mp edi r las act ividades p revistas en el ap art ado 4.10.3 a).
d) ident ificar los equip os de insp eccin, medicin y ensayo con una marca adecuada. con el regist ro
ident ificacin ap robado que i ndi que su estado de calibracin;
e) conservar los regist ros de calibracin de los equip os de insp eccin, medicin y ensayo (vase ap art aos
4.16);
f ) evaluar y document ar la validez de los result ados de las insp ecciones y ensayos obt enidos con ant eri or -
dad. cuando se comp ruebe que los equip os de insp eccin, medicin y ensayo no estn bien calibrados,
g) asegurar que las calibraciones, insp ecciones, mediciones y ensayos se realizan en condiciones ambi ent a-
les adecuadas;
h) asegurar que el manej o, la conservacin y el almacenamient o de ios equip os de insp eccin, medi ci o-
ensayo sean t ales que no alt eren su exact it ud y adecuacin al uso;
i ) p rot eger las inst alaciones de insp eccin, medicin y ensaya, incluyendo t ant o los equip os de ensayo ce-
r no el sop ort e lgico, frent e a ajustes que p udieran invalidar la calibracin realizada.
N O T A y 0 - S e p uede ut ilizar como orient acin I sistema de confirmacin met rolgica dado n la N orma I S O ^ 0012.
4.12 E st ado de insp eccin y ensayo
D ebe ident ificarse con medios ap rop iados el est ado de insp eccin y ensayo del p roduct o, de manera que
p ermit an conocer su conformidad o rso conformidad con las insp ecciones y ensayos realizados. L a i dent i f i -
cacin del est ado de insp eccin y ensayo debe conservarse, de acuerdo con l o defi ni do en el p lan de la cai-
dad o p rocedimient os document ados, durant e t oda la p roduccin, la inst alacin y el servicio p osvent a oe<
p roduct o, p ara asegurar que slo se exp iden, ut i l i zan o inst alan los p roduct os que hayan sup erado las i ns-
p ecciones y ensayos requeridos (o hayan sido p uestos en circulacin mediant e una concesin, (vase 4.13.2)].
4.13 Cont rol de los p roduct os no conformes
4.13.1 Generalidades. E l suminist rador debe est ablecer y mant ener al da p rocedimient os document ados
p ara asegurar que cualquier p roduct o no conforme con los requisit os esp ecificados no se ut ilice o inst ale de
forma no int encionada. E ste cont rol incluir la ident ificacin, la document acin, la evaluacin, la segrega-
cin (cuando sea p osible), el t rat ami ent o de los p roduct os no conformes, y la not ificacin a las funciones a
las que p ueda afect ar.
4.13.2 E xamen y disp osicin de los p roduct os no conformes. D eben definirse las resp onsabilidades p ara al
examen de los p roduct os no conformes, y qui n t iene la aut ori dad p ara decidir su disp osicin.
L os p roduct os no conformes deben examinarse segn p rocedimient os document ados. Pueden ser:
a) rep rocesados p ara satisfacer los requisit os esp ecificados;
b) acep t ados con o sin rep aracin, p revia concesin;
c) red asificados p ara ot rasap l i cadones; o
d) rechazados o desechados.
Cuando el cont rat o l o exija, se debe p resent ar al di ent e o a su rep resent ant e la solicit ud de concesin p ar a'
la ut ilizacin o la ' earadn de oroduct os no conformes con los reouisit O f esoeoficados, (veas 4 13.2 b)J.
L >eoe regist rarse l a descrip cin oe las no conrormioaaes acep iaaas y a rr p ardejonas reciudO d,
indicar el est ado real de los p roduct os (vase 4.16). -
L os p roduct os rep arados o rep rocesados deben insp ecdonarse nuevament e de acuerdo con el p lan de la ca-
lidad o los p rocedimient os document ados.
4.15.5 Conservacin. E l suminist rador debe ap licar los mt odos adecuados p ara la conservacin y sep ara-
cin de los p roduct os mient ras dichos p roduct os estn bajo el cont rol del suminist rador.
4.15.6 E nt rega. E l suminist rador debe establecer medidas p ara la p rot eccin de la calidad de'los p roduct os
desp us de las insp ecciones y ensayos finales. Cuando est esp ecificado cont ract ual ment e, esta p rot eccin
se debe ext ender hasta la ent rega en el dest ino.
4.16 Cont rol de los regist ros de la calidad
E l suminist rador debe establecer y mant ener al da p rocedimient os document ados p ara i dent i fi car, reco-
ger. codificar, acceder a, archivar, guardar, mant ener al da y dar un dest ino f i nal a los regist ros de la ca> -
dad.
D eben conservarse los regist ros de la calidad p ara demost rar la conformidad con los requisit os esp ecifica-
dos y el funcionamient o eficaz del sistema de la calidad. L os regist ros de la calidad p ert inent es de los suo-
cont rat ist as deben formar p art e de esta document adn.
T odos los regist ros de la calidad deben ser legibles y deben est ar guardados y conservados de forma que
p uedan recup erarse fcilment e, y en unas inst alaciones que p rop orcionen un ent orno adecuado p ara evi -
t ar el det erioro o el dao, y que evit e su p rdida. S e debe est ablecer y regist rar el t i emp o de conservacin
de los regist ros de la calidad. S i as est est ablecido cont ract ual ment e, los regist ros de la calidad deben es-
t ar a disp osicin dei client e o de su rep resent ant e durant e un p eri odo de t i emp o convenido, p ara que p ue-
dan ser evaluados.
N O T A 19 - L os registros p ueden p resentarse en cualquiert t p o de sop ort e, t ales corno p ap el o medios electrnicos.
4.17 A udit oras int ernas de la calidad
E l suminist rador debe est ablecer y mant ener al da p rocedimient os document ados p ara p lanificar y llevar a
cabo audit oras int ernas de la calidad, p ara verificar si las act ividades relat ivas a la calidad y los result ados
corresp ondient es cump len las disp osiciones p revist as, y p ara det erminar la eficacia del sistema de la cali-
dad.
L as audit oras int ernas de l a calidad deben p rogramarse en funci n de la nat uraleza e imp ort ancia de la ac-
t ividad sometida a audi t ora y deben llevarse a cabo p or p ersonal indep endient e de aqul que t enga res-
p onsabilidad direct a sobre la act ividad que se est audit ando.
L os resultados de las audit oras deben regist rarse (vase ap art ado 4.16) y t ransmit irse al p ersonal que t enga
resp onsabilidad en el rea audit ada. E l p ersonal direct ivo resp onsable de dicha rea debe realizar cuant o
antes las acdones correct oras de las deficiencias detectadas durant e l a audit oria.
L as act ividades de seguimient o de la audit oria deben verificar y regist rar la imp lant acin y la eficacia de las
acciones correctoras realizadas (vase 4.16).
N O T A S
20 los resultados de (as auditoras internas de la calidad forman p arte integrante de los datos de p artida p ara las actividades de
revisin p or la direccin (vase 4.1 j ) .
21 E n la N orma I S O 10011 se dan directrices p ara las audit orias de los sfttomas dl a oi i dad.
4.18 Formadn
i suminist rador debe eU wcs* > mant ener ai da p rocetirr.larvtcs -c c -r r . s r i t s d p a r a det erminar (as ne-
cesidades de f ormadn y adiest ramient o y debe p rop orcionar f or madn a t odo el p ersonal que realice ac-
t ividades qu afect an a la calidad. E l p ersonal que realice t areas esp ecficas que le hayan sido asignadas de-
be estar cualificado mediant e la educacin ap rop iada, (a f or madn o la exp erienda. segn las necesidades.
D eben conservarse los regist ros adecuados relat ivos a la formacin del p ersonal (vase 4.16).
A N E XO A (I nformat i vo)
BI BL I O GR A FA
[ 1| I S O 9000-1:1994 -Normas para la gestin de la calidad y el aseguramiento dla calidad. Parte 1: Di-
rectrices para su seleccin y uso.
[2] I S O 9000-2:1993 - M omias para la gestin de la calidad y el aseguramient o de la calidad. Parte 2: Re-
gias generales parala aplicacin de ISO 9001, ISO 9002 e ISO 9003.
[3] I S O 9000*3:1991 - Normas para la gestin de la calidad y el aseguramiento de la calidad. Parte 3: Guia
para la aplicacin de ISO 9001 al desarrollo, suministro y mantenimiento del soporte lgico.
[4] I S O 9002:1994 - Sistemas de la calidad. Modelo para el aseguramiento de la calidad en la p roducci n
la instalacin y ef servicio p osvent a.
[5] I S O 9003:1994 - Sistemas de a calidad. Modelo para el aseguramiento de la calidad en la insp eccin y
los ensayos finales.
[6] I S O 10011-1:1990 - Regias generales para la audit oria de los sistemas de la calidad. Parte 1: AuditO'
ras.
[7] I S O 10011-2:1991 - Regias generales para la auditora de los sistemas d la calidad. Parte 2: Criterios
de cualifcacin de los auditores de los sistemas de la calidad.
(8j I S O 10011-3:1991 - Reglas generales para la audit ora de los sistemas de calidad. Parte 3: Gestin de
los programas de auditora.
I 9I I S O 10012-1:1992 - Requisitos de aseguramiento de la calidad de los equip os de medida. Parte 1: S is-
tema de confirmacin metrolgica de los equipos de medida.
to] I S O 1Q013
1
)-Guia para desarrollar los manuales de calidad.
(111 I S O /T R 13425') - Guia para la seleccin de mtodos estadsticos en normalizacin y especificacin.
>
A N E XO N A CI O N A L
L as normas I S O que se cit an en el cap it ulo 2 y en el anexo A de esta N orma E urop ea han sido adop t adas co-
mo normas U N E con l a siguient e numeracin:
N orma I S O N orma U N E
I S O 8402:1994 U N E -E N -I S O 8402')
I S O 9000-1:1994 U N E -E N -I S O 9000-1'>
I S O 9000-2:1993 U N E 66900-2')
I S O 9000-3:1991 U N E -E N 29000-3:1994
I S O 9002:1994 U N E -E N -I S O 9002:1994
I S O 9003:1994 U N E -E N -I S O 9003:1994
I S O 10011-1:1990 U N E -E N 30011-1:1993
I S O 10011-2:1991 U N E -E N 30011-2:1993
I S O 10011-3:1991 U N E -E N 30011-3:1993
15010012-1:1992 U N E -E N 30012-1:1994
t ) E n estado de p royect a.
AUTOBIOGRAFIA
A L E T I A A YA L A GA R CI A
V I T A
N aci en M ontemorelos, N uevo L en el 12 de abril de 1974.
E s I ngeniero M ecnico A dministrador graduado con honores de la Facultad de
I ngeniera M ecnica y E lctrica de la U niversidad A utnoma de N uevo L en. E s
auditor lder de S istemas de Calidad (I S O 9000) certificado p or el T ecnolgico
de M onterrey. O btuvo el grado de M aestro en Ciencias de la A dministracin con
esp ecialidad en Produccin y Calidad en la Facultad de I ngeniera M ecnica y
E lctrica.
A ctualmente trabaja en Philip s L ighting Planta M onterrey, donde comenz a
laborar en agosto de 1996 en el D ep artamento de Comp ras, encargndose
p rincip almente de las comp ras de materia p rima directa, tanto nacional como
internacional.
V ive en S antiago, N uevo L en con sus p adres Florentino A yala A yala y E dna
Garca de A yala.
D omicilio : Francisco A . Crdenas
S an Francisco, S antiago, N .L .
CP 67300
M E XI CO
O ficina 01 (8) 379-5256 ext. 5311
D omicilio 01 (828) 508-45
D iciembre de 1998
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