Sap Contabilizaciones20deudores Saldos

MANUAL DE USUARIO SAP R/3
CONTABILIZACIONES
DE DEUDORES

CONTABILIZACIONES DE DEUDORES

Contabilizaciones de Deudores Pg. 2

Contabilizaciones de deudores

Creacin de una factura de deudores 3
Contabilizacin de un abono de un deudor 8
Cobros Manuales por Totales 8
Cobros Parciales y por Resto 12
Cobros Parciales 14
Visualizacin de saldos de deudores 17
Visualizacin de Partidas Individuales de deudores. 21
Sistema de Informacin de Deudores 22


Creacin de una factura de deudores

Objetivo: Introducir los datos necesarios para contabilizar una factura de un
deudor.

Descripcin del procedimiento:

Finanzas Gestin Financiera Deudores Contabilizacin Factura

TRANSACCION: FB70


En primer lugar se introducen los campos de la Cabecera del Documento.

Campos Cabecera
CAMPO EXPLICACIN Obligatoriamente
Deudor Numero del deudor que se ha de contabilizar con
la siguiente posicin de documento.
S
Clase doc. La clase de documento sirve para clasificar los
documentos contables.
Para facturas Introducimos: Factura Deudor FI
Para Abonos Introducimos: Abono Deudor FI

S
Fecha factura. Es la fecha de creacin del documento original. S
Fecha Contab.
Fecha con la que un documento entra en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de
costes.

S
Referencia Podemos introducir aqu un texto de referencia o
notas aclaratorias.

No
Txt. Cab. Doc. Contiene aclaraciones o notas con validez para
todo el documento.
No
Importe Importe total de la factura Si


Moneda / T/C Clave de moneda, en la cual se gestionan los
importes en el sistema.
S
Calc. Impto Si queremos que el sistema calcule el IVA
automticamente
No
Importe Impuesto Si queremos introducir nosotros el dato No
Indicador de IVA Introducimos el indicador de IVA correspondiente.
Si la factura contiene varios indicadores de IVA,
este dato se rellenar para cada posicin de
documento.
No
Fecha convers. Fecha para determinar el tipo de cambio a emplear
en la conversin. Slo es necesario introducirlo
sino coincide con la fecha de contabilizacin.
No

Una vez que hemos introducido la cabecera desde todas las pantallas de
introduccin de la factura podemos acceder tanto a los datos maestros
como a las partidas del deudor.

A continuacin introducimos las posiciones de la factura


Campos Posicin
CAMPO EXPLICACIN Introducir
obligatoriamente
Cuenta de Mayor Cuenta de mayor que se ha de contabilizar S
Debe / Haber Debe / Haber S
Importe Moneda
documento
Importe de la posicin
(*) Cuadra el asiento
S
Indicador de IVA Indicador de IVA de la posicin No
Centro de Coste Imputacin para el mdulo de Controlling S en cuentas del
grupo 6 y 7
Imputaciones
adicionales
(****)

(****) Conviene recordar que los campos a rellenar en cada posicin vienen
determinados por el Status Campo que se introduce en el registro maestro
a la hora de crear una cuenta de mayor

Una vez ya hemos introducido todos los datos para el asiento contable podemos ver una
serie de datos antes de grabar el documento. Estos datos vienen distribuidos en las
diferentes ventanas

En la pantalla de pagos podemos ver y / o modificar las condiciones de pago y de
vencimiento de la factura, datos que provienen del registro maestro del Deudor

En la pestaa detalle podemos ver la cuenta que se va a actualizar a contabilizar
sobre el cliente, as como introducir textos adicionales

En la pestaa impuestos podemos ver los datos relativos a impuestos

En la siguiente pestaa, nota, se puede introducir un texto explicatorio

En la pestaa Moneda Local, podemos ver los datos introducidos, en la moneda
del documento, la moneda local EUR y la moneda del grupo ESP


Una vez introducidos y revisados los datos, podemos simular el documento a
contabilizar

Vamos a:

Documento Simular

Si es correcto grabamos el documento, El sistema nos devuelve a la primera
pantalla indicando el numero asignado al documento en la parte de abajo.


Contabilizacin de un abono de un deudor

El proceso de creacin de un abono de un deudor es el mismo que el de
creacin de una factura.

PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Deudores Contabilizacin Abono

TRANSACCION: FB75

Cobros Manuales por Totales

Objetivo: recibir el cobro de una factura e imputrselo a alguna
partida abierta.


PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Deudores Contabilizacin
Entrada de pagos

TRANSACCIN: F-28.

Introducimos los datos en los campos que sean necesarios.



CAMPO EXPLICACIN obligatoriamente
Fecha de doc. Fecha del documento S
Clase de doc Clase de documento SAP S. DZ
Sociedad Sociedad que realiza el pago. S.
T/C Tipo de cambio. Introducirlo si
deseamos aplicar un tipo distinto del
registrado en la tabla central de tipos
de cambio
No. Slo en caso de
que no exista ninguna
referencia en la tabla
central de tipos de
cambio
Moneda Moneda del documento S
Fecha de Contab.. Fecha de contabilizacin S. Por defecto
Cuenta Cuenta de mayor por la que hacemos
el pago (cuenta del banco)
S
Importe Importe pagado por el banco en la
moneda especificada ms arriba
S
Gastos No
Importe ML Importe en moneda local. No
Gastos ML No
Fecha valor Fecha valor del pago. Fecha en que
efectivamente saldr el dinero de
No


nuestra cuenta bancaria.
Asignacin Este campo sirve como referencia a
otros documentos
No
Cuenta Introducir el N de cuenta del
proveedor al que se est realizando el
pago
S
Clase de cuenta Tipo de cuenta (D) S. Por defecto
Indicador CME Indicar aqu algn indicador CME en
el caso de que queramos relacionar
alguna operacin / apunte CME con el
pago
No
Otras selecciones Botones que sirven para seleccionar
las partidas a las que queremos
cargar el pago.
Seleccionar importe si queremos
seleccionar las partidas abiertas a las
que imputar el pago por el importe
No.

Pulsar el botn Tratar PAs.

Nos aparece la siguiente pantalla:


Seleccionamos las partidas abiertas a las que queremos imputar el cobro.

Las partidas seleccionadas son aquellas cuyo campo EUR Bruto aparece en azul.

Para ver todas las partidas seleccionadas utilizar los botones RE PG y AV PG.

Para seleccionar o no una partida, hacer doble click sobre el campo del monto de
aquella partida que queramos seleccionar cobrar.

Si estamos de acuerdo con la contabilizacin, pulsamos GRABAR.

Herramientas tiles para tratamiento de partidas numerosas:

El men OpcionesComandos S/No: Con ello activamos y
desactivamos el tratamiento por comandos de partidas. La pantalla de
asignacin de pagos a partidas pasa a tomar la siguiente apariencia:


Ha aparecido un nuevo campo: el campo Com. En l podemos introducir los
siguiente signos para que realicen las siguientes tareas:

Signo Tarea
- Desactivar partida
+ Activar partida
-- Desactivar partidas por bloques
++ Activar partidas por bloques
-* Desactivar todas las partidas
+* Activar todas las partidas

Cobros Parciales y por Resto

Existen dos formas de tratar el cobro parcial de una factura en SAP.
Partidas por el resto y cobros parciales. La primera se distingue de la
segunda en que cancela el viejo documento pasando a crear uno
nuevo por el monto que queda an por pagar mientras la segunda no
cancela ninguna factura sino que se limita a hacer un cargo en la
cuenta del deudor por el monto pagado.

Cobros por Resto

Objetivo: Cancelar un viejo documento contable al hacer un parcial
cobro y crear uno nuevo por el monto que resta an por pagar


PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin financiera Deudores Contabilizacin
Entrada de pagos

TRANSACCIN: F-28

El procedimiento inicial es similar a un cobro por el total de una partida completa,
si en lugar de pagar 1.160 pagamos 500 EUR

Nos situamos en la pestaa: Partidas resto

Nos aparece la siguiente pantalla:



Haciendo doble clic sobre el campo en blanco Part. P/resto ser la cantidad que
nos queda por pagar y ser la cantidad que va a quedar plasmada en la nueva
partida como un nuevo documento que aparecer como deuda con nuestro
deudor.
Esta cantidad puede ser modificada a mano (til en el caso de que imputemos un
pago a varias facturas). Para poder contabilizar ser necesario que el campo
importe entrado sea igual al campo asignado ms el campo diferencias (en caso
de que se produzcan).

Podemos simular el documento o directamente pulsar GRABAR y nos aparecer
el documento contable.

En el documento aparecen algunos apuntes en azul. Hay que hacer doble clic en
ellos para modificar el apunte (normalmente SAP nos pedir que rellenemos el
campo TEXTO para que posteriormente podamos identificar todas las partidas que
han sido creadas mediante pagos por resto).


Una vez modificado el campo texto, pulsar GRABAR, con ello habremos
terminado el apunte contable.
Cobros Parciales

Objetivo: Contabilizar un cobro parcial


PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin financiera Deudores Contabilizacin
Entrada de pagos Contabilizar

TRANSACCIN: F-28

El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una partida completa, si
en lugar de pagar 116.000 pagamos 50.000 EUR

Nos situamos en la pestaa: Pagos parciales

Podemos simular el documento o directamente pulsamos el botn GRABAR y
aparece el apunte contable con algunas posiciones en azul.

Hacemos doble clic sobre stas para corregir aquellos campos que nos solicite.

Cuando hayamos terminado de corregir y contabilicemos, SAP nos responder
indicndonos que ha creado un nuevo documento que recoge el pago parcial.

NOTA: Al hacer el 100% de los cobros parciales todava queda por compensar la
partida abierta y los pagos parciales.

Existen dos formas de hacer esto:

1. Con el ltimo cobro parcial, no hacemos un cobro por parcial sino un cobro
normal. Seleccionamos todas las partidas (la factura y todos los cobro
parciales) y contabilizamos el documento. De esta forma SAP compensa
los todos los cobro parciales y la factura.


2. Hacemos el ltimo cobro parcial como todos los cobro parciales. Cuando
hacemos el ltimo, debemos compensar todos estos con la factura. Para
ello debemos seguir la ruta:

Finanzas Gestin financiera Deudores Cuenta
Compensar

TRANSACCIN: F-44

Nos aparece la pantalla:

Introducimos el N de cuenta del proveedor y mediante el campo Otras
delimitaciones podemos hacer una seleccin de las partidas abiertas. Pulsamos
al botn Tratar PAs. y llegamos a la pantalla:

Seleccionamos los cobros parciales y la factura a compensar.

Pulsamos GRABAR. La factura y los cobros parciales quedan compensados.


Cobros por Montos Diferentes a los de las Partidas Abiertas

Cuando queremos imputar un cobro a una partida abierta pero el monto
cobrado es superior o inferior al de la partida (factura), tendremos que
corregir el apunte contable para que SAP nos permita llevar a cabo la
contabilizacin.

El procedimiento a seguir es:

1 Entramos un cobro como se ha explicado anteriormente.

2 Seleccionamos la partida a la que queremos imputar el cobro.

Deberamos seleccionar en el men:

Pasar a Entr. rp. Pos.CM

Y conseguiramos la pantalla:


En la que introduciramos las posiciones necesarias para que el apunte cuadre.

CAMPO EXPLICACIN Introducir
obligatoriamente
CT Clave de contabilizacin S
Cuenta N de cuenta de mayor en la que
queremos poner la posicin
S
Importe Importe que queremos introducir S
IVA Indicador de IVA Slo necesario si la
cuenta en la que
pensamos contabilizar
requiere un indicador
de IVA
Div Divisin. No.
CeCo Centro de coste. SI

Cuando terminemos de introducir todas las posiciones que sean necesarias
pulsamos Simular

Pulsamos GRABAR de nuevo.

Visualizacin de saldos de deudores

Objetivo: Visualizar los saldos de un deudor o grupo de deudores (pool de
trabajo)

Procedimiento:

PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin financiera Deudores Cuenta Visualizar saldos

TRANSACCIN: FD10N

Introducimos:

El nmero del deudor
La sociedad
El ejercicio



Podemos optar por ver el saldo de un solo deudor o el saldo de varios. Si
queremos ver el saldo de varios seleccionamos:

Nos aparece una nueva pantalla y en ella podremos introducir el nombre de un
pool de trabajo (un grupo de registros maestros que debemos de haber creado
anteriormente).

Damos al ENTER, y nos aparecer la siguiente pantalla con los saldos del
proveedor o proveedores seleccionados :



En la primera columna vienen indicados los periodos del ejercicio. En la segunda
columna viene indicado el saldo del debe de la cuenta del deudor , en la tercera el
saldo del haber. La cuarta columna indica el saldo total de la cuenta por periodo.
Por ultimo, la quinta nos indica el saldo acumulado del ao. Por ultimo en la ultima
columna aparece el volumen de negocios acumulado.

Si nos posicionamos encima de cualquier campo de un periodo y hacemos doble
clic o pulsamos podemos acceder a las Partidas individuales que componen
dicho saldo en ese periodo, obtendramos la siguiente informacin:



En la pestaa de Cuentas de Mayor Especial CME: nos visualizar el saldo de
operaciones de mayor especial como los, anticipos,


Visualizacin de Partidas Individuales de deudores.

Objetivo: Visualizar las partidas individuales de uno o de varios deudores.

Descripcin del Procedimiento:

PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin financiera Deudores Cuenta Visualizar/Modificar
partidas

TRANSACCIN: FBL5N


Sistema de Informacin de Deudores

SAP R/3 ofrece gran diversidad de informes. En cada submdulo existe una
seleccin de aquellos especficos de esa aplicacin en concreto. El acceso a los
informes correspondientes a Deudores se efecta a travs de:

Finanzas Gestin Financiera Deudores Sistema de informacin
informes para contabilidad de Acreedores

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