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MANUAL DE USUARIO SAP R/3

CONTABILIZACIONES DE ACREEDORES

CONTABILIZACIONES DE ACREEDORES

Contabilizaciones de Acreedores
Creacin de una factura de proveedores Contabilizacin de un abono de un proveedor Anticipos a Proveedores Contabilizacin de pagos a proveedores Pagos Manuales por Totales Pagos Parciales y por Resto Pagos Parciales Visualizacin de saldos de Proveedores Visualizacin de Partidas Individuales de Proveedores. Sistema de Informacin de Acreedores Anexo .- Creacin de un Pool de Acreedores. 3 8 9 14 14 20 23 26 30 31 32

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Creacin de una factura de proveedores Objetivo: Introducir los datos necesarios para contabilizar una factura de un proveedor Descripcin del procedimiento: Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin Factura TRANSACCION: FB60

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En primer lugar se introducen los campos de la Cabecera del Documento.

Campos Cabecera
CAMPO
Proveedor Clase doc.

EXPLICACIN
Numero del proveedor que se ha de contabilizar con la siguiente posicin de documento. La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables. Para facturas Introducimos: Factura Acreedor Para Abonos Introducimos: Abono Acreedor Es la fecha de creacin del documento original. Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. El nmero de documento de referencia contiene el nmero que el documento tiene con la empresa colaboradora.

Introducir obligatoriamente S
Factura Acreedor Abono Acreedor S S No

Fecha factura.
Fecha Contab.

Referencia

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Txt. Cab. Doc. Importe Moneda / T/C Calc. Impto Importe del Impuesto Indicador de IVA

El nmero de documento de referencia sirve como criterio de bsqueda en la visualizacin y modificacin de documentos. En algunos casos, en la correspondencia se imprime el nmero de documento de referencia en lugar del nmero de documento. Contiene aclaraciones o notas con validez para No todo el documento. Importe total de la factura Clave de moneda, en la cual se gestionan los importes en el sistema. Si queremos que el sistema calcule el IVA automticamente Si queremos introducir nosotros el dato Si S No No

Fecha convers.

Introducimos el indicador de IVA correspondiente. No Si la factura contiene varios indicadores de IVA, este dato se rellenar para cada posicin de documento. Fecha para determinar el tipo de cambio a emplear No en la conversin. Slo es necesario introducirlo sino coincide con la fecha de contabilizacin.

Una vez que hemos introducido la cabecera desde todas las pantallas de introduccin de la factura podemos acceder tanto a los datos maestros como a las partidas del Proveedor.

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A continuacin introducimos las posiciones de la factura

Campos Posicin
CAMPO
Cuenta de Mayor Debe / Haber Importe Moneda documento Indicador de IVA Centro de Coste Imputaciones adicionales

EXPLICACIN
Cuenta de mayor que se ha de contabilizar Debe / Haber Importe de la posicin (*) Cuadra el asiento Indicador de IVA de la posicin Imputacin para el mdulo de Controlling (****)

Introducir obligatoriamente
S S S No S en cuentas del grupo 6

(****) Conviene recordar que los campos a rellenar en cada posicin vienen determinados por el Status Campo que se introduce en el registro maestro a la hora de crear una cuenta de mayor
Una vez ya hemos introducido todos los datos para el asiento contable podemos ver una serie de datos antes de grabar el documento. Estos datos vienen distribuido en las diferentes ventanas

En la pantalla de pagos podemos ver y / o modificar las condiciones de pago y de vencimiento de la factura, datos que provienen del registro maestro del Proveedor

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En la pestaa detalle podemos ver la cuenta que se va a actualizar a contabilizar sobre el acreedor, as como introducir textos adicionales y la asignacin. La asignacin es una informacin adicional en la posicin del documento. Las partidas individuales de una cuenta se pueden visualizar segn el contenido del campo. En la pestaa impuestos podemos ver los datos relativos a impuestos En la siguiente pestaa, nota, se puede introducir un texto explicatorio En la pestaa Moneda Local, podemos ver los datos introducidos, en la moneda del documento, la moneda local EUR y la moneda del grupo ESP Una vez introducidos y revisados los datos, podemos simular el documento a contabilizar

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Vamos a: Documento Simular

Si es correcto grabamos el documento, El sistema nos devuelve a la primera pantalla indicando el numero asignado al documento en la parte de abajo

Contabilizacin de un abono de un proveedor El proceso de creacin de un abono de un proveedor es el mismo que el de creacin de una factura.
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PATH DE ACCESO: Finanzas Gestin Financiera TRANSACCION: FB65 Anticipos a Proveedores Objetivo: Contabilizar un anticipo a un proveedor Descripcin del procedimiento PATH DE ACCESO: Acreedores Contabilizacin Abono

Finanzas Gestin financiera Acreedores Contabilizacin Anticipo Anticipo. TRANSACCIN: F 48

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CAMPO
Fecha doc. Cuenta (Acreedor) Indicador CME Cuenta (Banco) Importe

EXPLICACIN
Fecha del documento SAP N de cuenta del acreedor en el que se va a ingresar el anticipo Indicador de cuenta de mayor especial dentro de cada registro maestro. Para anticipos A. N de cuenta de mayor del Banco donde se piense ingresar el anticipo Cantidad a ingresar como anticipo

Introducir obligatoriamente
S S S. S S

Pulsar grabar para que sea efectiva la contabilizacin. Si comprobamos el saldo del proveedor, observamos que el anticipo aparece en la ventana de CME
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Asimismo al contabilizar una factura a ese acreedor el sistema nos mandar un mensaje de aviso, recordndonos que para ese acreedor existe un anticipo.

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Compensacin de un anticipo Objetivo: Compensar un anticipo con una factura Descripcin del procedimiento PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin financiera Acreedores Contabilizacin Anticipo Compensacin TRANSACCIN: Para acreedores F 54

Introducimos la fecha del documento, el deudor y en el campo REF.FACT el nmero de la factura que queremos compensar.
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Pulsamos el botn TRATAR ANTICIPOS, lo que nos traslada a la pantalla:

A la derecha de cada anticipo, tenemos un campo que nos permite marcar los anticipos que vamos a compensar con la factura. Marcamos el campo para el anticipo que queremos compensar. Documento Simular

El sistema nos da el nmero de documento creado.

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Contabilizacin de pagos a proveedores Pagos Manuales por Totales Objetivo: Pagar una factura por el importe de sta Descripcin del procedimiento: PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin Financiera Acreedores Contabilizacin Salida de pagos Contabilizar TRANSACCIN: F-53

Introducimos los datos en los campos que sean necesarios.


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CAMPO
Fecha de doc. Clase de doc Sociedad T/C

EXPLICACIN
Fecha del documento Clase de documento SAP Sociedad que realiza el pago. Tipo de cambio. Introducirlo si deseamos aplicar un tipo distinto del registrado en la tabla central de tipos de cambio

Introducir obligatoriamente

Moneda Fecha de Contab.. Cuenta Importe Gastos Importe ML Gastos ML Fecha valor Asignacin Cuenta Clase de cuenta Indicador CME

Otras selecciones

S S. KZ S. No. Slo en caso de que no exista ninguna referencia en la tabla central de tipos de cambio Moneda del documento S Fecha de contabilizacin S. Por defecto Cuenta de mayor por la que hacemos S el pago (cuenta del banco) Importe pagado por el banco en la S moneda especificada ms arriba No Importe en moneda local. No No Fecha valor del pago. Fecha en que No efectivamente saldr el dinero de nuestra cuenta bancaria. Este campo sirve como referencia a No otros documentos Introducir el N de cuenta del S proveedor al que se est realizando el pago Tipo de cuenta (K) S. Por defecto Indicar aqu algn indicador CME en No el caso de que queramos relacionar alguna operacin / apunte CME con el pago Botones que sirven para seleccionar No. las partidas a las que queremos cargar el pago. Seleccionar importe si queremos seleccionar las partidas abiertas a las que imputar el pago por el importe

Pulsar el botn Tratar PAs. Si hemos pedido hacer alguna seleccin con el campo otras selecciones, nos aparecer la pantalla siguiente pidindonos los valores para esa seleccin. En el ejemplo de la pantalla se ha marcado el campo otras selecciones en importe y queremos seleccionar solo aquellas partidas cuyo monto sea igual a 1000 Ptas. Obtenemos la pantalla:
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Pulsamos de Nuevo:

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Seleccionamos las partidas abiertas a las que queremos imputar el pago. Las partidas seleccionadas son aquellas cuyo campo EUR Bruto aparece en azul. Para ver todas las partidas seleccionadas utilizar los botones RE PG y AV PG. Para marcar o desmarcar una partida, hacer doble clic sobre el campo del monto de aquella partida que queremos pagar. Seguimos la ruta: Documento Simular SAP nos presentar el documento resumen:

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Si estamos de acuerdo con la contabilizacin, pulsamos GRABAR. SAP grabar el documento respondindonos con el N de documento con que lo ha contabilizado.

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Herramientas tiles para tratamiento de partidas numerosas: El men OpcionesComandos S/No: Con ello activamos y desactivamos el tratamiento por comandos de partidas. La pantalla de asignacin de pagos a partidas pasa a tomar la siguiente apariencia:

Ha aparecido un nuevo campo: el campo Com. En l podemos introducir los siguiente signos para que realicen las siguientes tareas: Signo + -++ -* +* Tarea Desactivar partida Activar partida Desactivar partidas por bloques Activar partidas por bloques Desactivar todas las partidas Activar todas las partidas
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Pagos Parciales y por Resto Existen dos formas de tratar el pago parcial de una factura en SAP. Partidas por el resto y pagos parciales. La primera se distingue de la segunda en que cancela el viejo documento pasando a crear uno nuevo por el monto que queda an por pagar mientras la segunda no cancela ninguna factura sino que se limita a hacer un cargo en la cuenta del proveedor por el monto pagado. Pagos por Resto Objetivo: Cancelar un viejo documento contable al hacer un pago parcial y crear uno nuevo por el monto que resta an por pagar Descripcin del procedimiento: PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin financiera Acreedores Contabilizacin Salida de pagos Contabilizar TRANSACCIN: F-53

El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una partida completa, si en lugar de pagar 1.000 pagamos 500 EUR Nos situamos en la pestaa: Partidas resto Nos aparece la siguiente pantalla:

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Haciendo doble clic sobre el campo en blanco Part. P/resto ser la cantidad que nos queda por pagar y ser la cantidad que va a quedar plasmada en la nueva partida como un nuevo documento que aparecer como deuda con nuestro proveedor. Esta cantidad puede ser modificada a mano (til en el caso de que imputemos un pago a varias facturas). Para poder contabilizar ser necesario que el campo importe entrado sea igual al campo asignado ms el campo diferencias (en caso de que se produzcan). Podemos simular el documento o directamente pulsar GRABAR y nos aparecer el documento contable.

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En el documento aparecen algunos apuntes en azul. Hay que hacer doble clic en ellos para modificar el apunte (normalmente SAP nos pedir que rellenemos el campo TEXTO para que posteriormente podamos identificar todas las partidas que han sido creadas mediante pagos por resto). Una vez modificado el campo texto, pulsar GRABAR, con ello habremos terminado el apunte contable.

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Pagos Parciales Objetivo: Contabilizar un pago parcial Descripcin del procedimiento: PATH DE ACCESO:

Finanzas Gestin financiera Acreedores Contabilizacin Salida de pagos Contabilizar TRANSACCIN:F-53

El procedimiento inicial es similar a un pago por el total de una partida completa, si en lugar de pagar 1.000 pagamos 500 EUR Nos situamos en la pestaa: Pagos parciales Podemos simular el documento o directamente pulsamos el botn GRABAR y aparece el apunte contable con algunas posiciones en azul. Hacemos doble clic sobre stas para corregir aquellos campos que nos solicite. Cuando hayamos terminado de corregir y contabilicemos, SAP nos responder indicndonos que ha creado un nuevo documento que recoge el pago parcial. NOTA: Al hacer el 100% de los pagos parciales todava queda por compensar la partida abierta y los pagos parciales. Existen dos formas de hacer esto: 1. Con el ltimo pago parcial, no hacemos un pago por parcial sino un pago normal. Seleccionamos todas las partidas (la factura y todos los pagos parciales) y contabilizamos el documento. De esta forma SAP compensa los todos los pagos parciales y la factura. 2. Hacemos el ltimo pago parcial como todos los pagos parciales. Cuando hemos hecho el ltimo, debemos compensar todos estos con la factura. Para ello debemos seguir la ruta:

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Finanzas Gestin financiera Acreedores Cuenta Compensar TRANSACCIN: F-44

Nos aparece la pantalla:

Introducimos el N de cuenta del proveedor y mediante el campo Otras delimitaciones podemos hacer una seleccin de las partidas abiertas. Pulsamos al botn Tratar PAs. y llegamos a la pantalla: Seleccionamos los pagos parciales y la factura a compensar. Pulsamos GRABAR. La factura y los pagos parciales quedan compensados.
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Pagos por Montos Diferentes a los de las Partidas Abiertas Cuando queremos imputar un pago a una partida abierta pero el monto pagado es superior o inferior al de la partida (factura), tendremos que corregir el apunte contable para que SAP nos permita llevar a cabo la contabilizacin. El procedimiento a seguir es: 1 Entramos un pago como se ha explicado anteriormente. 2 Seleccionamos la partida a la que queremos imputar el pago. En este caso, estamos pagando 1000 Ptas.. ms (por algn gasto) Deberamos seleccionar en el men: Pasar a Entr. rp. Pos.CM Y conseguiramos la pantalla:

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En la que introduciramos las posiciones necesarias para que el apunte cuadre. CAMPO
CT Cuenta Importe IVA

EXPLICACIN

Introducir obligatoriamente

Div CeCo

Clave de contabilizacin S N de cuenta de mayor en la que S queremos poner la posicin Importe que queremos introducir S Indicador de IVA Slo necesario si la cuenta en la que pensamos contabilizar requiere un indicador de IVA Divisin. No. Centro de coste. No, salvo que la cuenta sea de gastos, prdidas.

Cuando terminemos de introducir todas las posiciones que sean necesarias pulsamos Simular Pulsamos GRABAR de nuevo.

Visualizacin de saldos de Proveedores Objetivo: Visualizar los saldos de un proveedor o grupo de proveedores (pool de trabajo) Procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestin financiera Acreedores Cuenta Visualizar saldos TRANSACCIN: FK10N El nmero del proveedor La sociedad El ejercicio

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Podemos optar por ver el saldo de un solo proveedor o el saldo de varios. Si queremos ver el saldo de varios seleccionamos:

Nos aparece una nueva pantalla y en ella podremos introducir el nombre de un pool de trabajo (un grupo de registros maestros que debemos de haber creado anteriormente). Damos al ENTER, y nos aparecer la siguiente pantalla con los saldos del proveedor o proveedores seleccionados:

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En la primera columna vienen indicados los periodos del ejercicio. En la segunda columna viene indicado el saldo del debe de la cuenta del proveedor, en la tercera el saldo del haber. La cuarta columna indica el saldo total de la cuenta por periodo. Por ultimo, la quinta nos indica el saldo acumulado del ao. Por ultimo en la ultima columna aparece el volumen de negocios acumulado. Si nos posicionamos encima de cualquier campo de un periodo y hacemos doble clic o pulsamos podemos acceder a las Partidas individuales que componen dicho saldo en ese periodo, obtendramos la siguiente informacin:

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En la pestaa de Cuentas de Mayor Especial CME: nos visualizar el saldo de operaciones de mayor especial como los efectos a pagar, anticipos,

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Visualizacin de Partidas Individuales de Proveedores. Objetivo: Visualizar las partidas individuales de uno o de varios proveedores. Descripcin del Procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestin financiera Acreedores Cuenta Visualizar partidas TRANSACCIN: FBL1N

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Sistema de Informacin de Acreedores SAP R/3 ofrece gran diversidad de informes. En cada submdulo existe una seleccin de aquellos especficos de esa aplicacin en concreto. El acceso a los informes correspondientes a Acreedores se efecta a travs de: Finanzas Gestin Financiera Acreedores Sistema de informacin informes para contabilidad de Acreedores

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Anexo .- Creacin de un Pool de Acreedores.

Objetivo: Agrupar un nmero de proveedores de acuerdo con algn criterio especfico del usuario. Procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestin financiera Acreedores Entorno Opciones actuales Actualizar Pool de trabajo para tratar Partidas TRANSACCIN: OB55

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Seleccionaremos el campo que queramos o daremos al botn lupa y pasaremos a la pantalla siguiente:

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Una vez aqu podemos visualizar un Pool ya creado, crear uno nuevo o eliminar un Pool de trabajo, los botones seran los siguientes

Si queremos aadir un proveedor al Pool de trabajo existente PRUEBA, pulsamos en la lupa y nos aparece la siguiente pantalla en la que aadiremos un proveedor a los 3 existentes Aadimos el proveedor 21 y grabamos Ya est creado el Pool de Acreedores.

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