Manual Sap MM

Instructivo Funcional para Usuarios de Adquisiciones
Nombre: Contratacin de Bienes y Servicios

Release: 4!
"laborado por: #ideres $$ Subsecretaria de
#o%istica &r%ani'acional
Manual de Contratacin de Bienes y
Servicios
Imputados a Centros de Costo ()* y
+royectos de Inversin (+*
Mdulo MM
Compras
Release: 4!
CONTENIDO
Release: 4!
1. Obetivos!
Adquirir el conocimiento para el mane,o de la -erramienta SA+ R./ en la
contratacin de Bienes y Servicios0 y al mismo tiempo servir de consulta y %u1a
permanentes ante cualquier duda o inquietud sobre el proceso
". Conceptos #enerales
#a compra de bienes y servicios podr2 -acerla directamente cualquier %rupo de
compras del $unicipio de $edell1n0 de acuerdo con la dele%acin que para el
e3ecto ten%a cada una de las Secretar1as
Sociedad! "s el nodo de m2s alta ,erarqu1a dentro de la estructura contable0
para el caso de $unicipio de $edell1n slo e4iste una sociedad y es FI$$
Or$ani%acin de compras! Identi3ica el ori%en o tipo de adquisicin que se
reali'ar2: Bienes (5666*0 Servicios (7666* y &bra +8blica (/666*
Divisin! Unidad or%ani'acional que a%rupa los ne%ocios del $unicipio de
$edell1n: 65 9 $unicipio de $edell1n0 67 9 Conce,o de $edell1n0 6/ 9
+ersoner1a de $edell1n0 64 9 Fondo local de Salud
Datos maestros!
$aestro de +roveedores o acreedores
$aestro de $ateriales
$aestro de Servicios
#rupo de Compras! Identi3ica a la Secretar1a ("quipo de la empresa* que
tramita la solicitud de pedido o pedido
Solicitante! Cualquier dependencia que pertenece a una Secretar1a del
$unicipio de $edell1n que tiene la necesidad de incorporar un bien o servicio
Condicin de pa$o! Corresponde a las pol1ticas establecidas por el $unicipio
de $edell1n a trav:s del C&$FIS "n este caso se tendr2 establecido el pa%o
de la 3actura a los treinta (/6* d1as y para los contratos de prestacin de
servicios personales ser2n cinco (;* d1as0 ambos casos despu:s de recibida la
3actura en la taquilla 8nica del $unicipio de $edell1n
Cuenta de mayor! Numeracin establecida por la Contadur1a Nacional para
e3ectuar los asientos contables de las compras de bienes o servicios0 de
acuerdo con el +lan <eneral de Contabilidad +8blica (+<C+*
Release: 4!
Centro #estor! Unidad or%ani'acional a la que le -an sido asi%nados y
actuali'ados recursos 3inancieros y que tiene poder de decisin sobre el
destino de los mismos0 es decir0 cada Secretar1a
&osicin presupuestaria! "s el cdi%o que identi3ica el ob,eto del %asto0
corresponde a cada una de las partidas que componen los recursos 3inancieros
de un centro %estor y que en el $unicipio de $edell1n est2 acorde con el +lan
<eneral de Contabilidad +8blica (+<C+*
Elemento &E&! "s el cdi%o del proyecto de inversin asi%nado por
+laneacin $unicipal
'ondos! Cdi%o que identi3ica el tipo de recurso o 3uente de 3inanciacin
Tipo de imputacin! Indica la manera como debe contabili'arse la compra del
bien o servicio:
Centro de costo ()*! Si la compra del bien o servicio est2 destinada
contablemente a un 2rea o unidad especi3ica0 en el $unicipio de $edell1n
e4isten tres niveles identi3icados con un cdi%o: Alcald1a0 Secretar1a y
Subsecretar1a
+ctivo ,io (+*! Si la compra del bien mueble es con presupuesto de
3uncionamiento0 y se encuentra en el ran%o entre el cincuenta por ciento
(;6=* del smmlv y 7 veces el smmlv "l dato maestro solicitado por el
sistema corresponde al cdi%o >/66666665? Si el presupuesto es de
inversin y la compra es de bienes muebles0 el dato maestro solicitado por
el sistema corresponde al cdi%o >/66666665? "n caso de compra de
bienes inmuebles el cdi%o ser2 >/66666666?
&royecto (&*! Si la compra del bien mueble o inmueble va diri%ida a un
proyecto @ebe estar creada previamente la estructura de proyectos en el
mdulo de proyecto con todos los elementos
Tipo de posicin! @e3ine cmo se controla el aprovisionamiento para una
posicin de material0 de servicio o de mantenimiento y pueden ser:0 en blanco
para compra de materiales (bienes* o servicios y ' para contratacin de
mantenimiento
#rupo de art-culos! Cada uno de los bienes o servicios tiene asociado su
correspondiente %rupo de art1culos con propiedades similares0 los cuales
3ueron tomados del Sistema de In3ormacin para la Contratacin "statal
Release: 4!
(SIC"*0 discriminados as1: 1... / Bienes0 "... / Servicios y 1... / Obra
&2blica.
Centro! @e acuerdo con el sistema SA+ R./0 en el $unicipio de $edell1n
corresponde a los conceptos que sirven para clasi3icar los %astos entre
3uncionamiento y %astos de inversin0 as1:
C+M. / &resupuesto de 'uncionamiento
C+M1 / &resupuesto de Inversin
Release: 4!
1. 'luo$rama
"AA+A +R"C&NARACAUA#
Seleccin del procedimiento
de contratacin
Solicitud +edido
$";5N
Ruta: #o%1stica.<estin de materiales.Compras.Solicitud de
pedido
BACU Acuerdos
BACU Solpe A,uste +ptal
BBI$ Compras Bien Inmueble
BCB$ Comodatos $uebles
BCCS Contratacin @irecta
BC@A Comodatos Inmuebles
BC$" Concurso de meritos
BCND Convenios
BC&& Convenios Cooperacin
BC+U Convocatoria +8blica
B#IC #icitacin +8blica
B+S+ +restSrv +ersonales
#o%istico <rupo Intertdisciplinario . #iberar
(#iberacin de Sol+*
$";4N individual
Ruta: #o%1stica.<estin de materiales.Compras.Solicitud de
pedido.liberacin.#iberacin individual
+ara incorporacin de bienes y servicios se tiene los si%uientes
cdi%os de liberacin:
A/ 9 Secretar1a responsable de enviar in3ormacin al portal E (BC+U0
B#IC0 BCCS*
Solicitud de coti'aciones o in%reso de o3erentes
(+eticin de &3erta*
$"45
Ruta: #o%1stica.<estin de materiales.Compras.+et
&3erta.&3erta.+eticin &3erta
Solicitud e In%reso de o3erentes0 para los si%uientes procesos de
contratacin: BC@I E Contratacin @irecta0 BCND 9 Convenios0 BC+U E
Convocatoria +8blica0 B#IC 9 #icitacin +8blica0 B+S+ E +restacin de
Servicios +ersonales (+restSrv+ersonales*
In%reso de o3ertas o coti'aciones
(&3erta*
$"4!
&3erta.&3erta.&3erta
Compara los precios de las o3ertas con respecto al menor valor
Comparacin de precios
(&3erta*
$"4F
&3erta.&3erta.&3erta
Se actuali'a el documento %enerado para cada o3erente y se
actuali'a con el precio coti'ado de acuerdo a la transaccin descrita
anteriormente
"AA+A C&NARACAUA#
Re%istro del contrato
(Contrato $arco*
$"/5)
Ruta: #o%1stica.<estin materiales.Compras
Release: 4!
3. Etapa &recontractual
3.1 Certi,icado de Disponibilidad &resupuestal
#iberar +edido
Ruta: #o%1stica.<estin de
materiales.Compras.+edido.#iberacin individual $"7FN
o colectiva $"7G
"AA+A C&NARACAUA#
Re%istro presupuestal del contrato
+edido 6 Compromiso presupuestal
$"75N
Sin e4cepcin todos los pedidos se -acen con re3erencia a un tipo
de documento
BACU +edido A,uste +ptal
BANA Contratos Anti%uos
BBI$ Compras Bienes Inmuebles
BCB$ Comodatos $uebles
BC@A Comodatos Inmuebles
BC$" Concurso de $eritos
BCND Convenios
BC& Consultor1as
"AA+A C&NARACAUA#
"ntrada de mercanc1a
$I<&
Ruta: #o%1stica.<estin de materiales
In%reso de 3acturas
Se contabili'a el material
Aodos los pedidos sin e4cepcin deben ser liberados0 as1:
B6: Contabilidad 9 proyectos de Inversin
B5: Secretario ordenador de %astos
B7: Unidad de +resupuesto 9 Analista +resupuestal
B4: Secretar1a responsable del proceso: cuando cuente con todos los
soportes del contrato 9 #o%1stico <rupo Interdisciplinario
"AA+A C&NARACAUA#
"ntrada de Factura
$IR&
Ruta: #o%1stica.<estin de materiales.Deri3icacin de
3acturas lo%1stica.
Contabili'acin de de 3acturas
BC&$ Compras $ateriales
BCS+ Convencoopsin ppto
BF& +edido marco
B&+ &bras +8blicas
B&+S Servicios @ocentes
B+S+ +restacin de Servicios +ersonales
4S Servicios #enerales
Release: 4!

Aransaccin:
Ruta v1a
men8:
@I<IAAR ARANSACCI&N CACA @" C&$AN@&S
Aransaccin que permite crear el Certi3icado de @isponibilidad +resupuestal
>C@+? Al in%resar en ella0 di%it2ndola en la ca,a de comandos0 el sistema le
presenta el si%uiente cuadro in3ormativo:
"l usuario deber2 llenar los campos obli%atorios descritos a continuacin:
Release: 4!
: Abriendo el cdi%o de seleccin se debe esco%er
cuando se trate de presupuesto de
3uncionamiento y
#as 3ec-as las propone el sistema con el d1a en que
se esta elaborando el documento
"n todos los casos deber2 ser FI$$ que le corresponde al
$unicipio de $edellin
"l tipo de moneda deber2 ser C&+ que corresponde a
>Colombian pesos? o pesos Colombianos
"ste campo no es obli%atorio0 sin embar%o sirve
para utili'ar una @isponibilidad ya e4istente como modelo de la nueva
@isponibilidad0 esto a%ili'a la elaboracin del documento ya que copia la
imputacin presupuestal permitiendo cambiar la in3ormacin relevante (Dalor0
te4tos etc*0 adapt2ndola a sus necesidades
CD& '5NCION+MIENTO
Cuando seleccionamos el sistema le presenta el
si%uiente cuadro in3ormativo:
Release: 4!
A continuacin se procede a dili%enciar los si%uientes campos obli%atorios:
@escripcin breve del ob,eto de la
@isponibilidad
@i%itar el valor de la @isponibilidad requerida0 recuerde
que se deber2 -acer una @isponibilidad por cada proceso de contraccin que se
quiera reali'ar
Campo que sirve para detallar aun m2s el ob,eto
@i%itar el cdi%o de la posicin presupuestaria del rubro que
quiere e,ecutar
Release: 4!
Seleccionar el cdi%o del Centro <estor de la
Secretaria correspondiente0 el Centro de costo de la Subsecretaria que esta
-aciendo la a3ectacin y el Fondo a3ectado Al darle intro el sistema le muestra el
resumen de lo di%itado as1:
@ebido a que el campo de te4to es muy limitado y no se puede di%itar en :l el
ob,eto de la contratacin0 el Usuario deber2 utili'ar el Botn que le permitir2
mediante un campo de te4to di%itar el te4to del ob,eto de la contratacin o pe%arlo
de un arc-ivo e4terno0 As1:
Release: 4!
Una ve' terminado el proceso de de3inicin del ob,eto de la contratacin0 el
usuario deber2 %rabarlo mediante el Botn
Si dentro de la misma disponibilidad se quiere e,ecutar otro rubro de
3uncionamiento0 se tendr2n que dili%enciar los mismos campos obli%atorios
cambiando el cdi%o del rubro presupuestal
Una ve' est:n di%itados todos los campos obli%atorios se deber2 veri3icar el
documento oprimiendo el botn 0 si los datos son correctos y el rubro tiene
presupuesto disponible0 el sistema le presentar2 un aviso de con3irmacin
en la parte in3erior de la pantalla0 lo que si%ni3ica que
el documento esta listo para ser %rabado0 3uncin que se e,ecuta con el botn
Release: 4!
"l sistema le asi%na al documento un n8mero consecutivo present2ndolo en la
parte in3erior de la pantalla
"ste es el numero de la disponibilidad
asi%nado y ser2 el soporte presupuestal para dar inicio al proceso de contratacin
CD& IN6E7SION
Cuando seleccionamos el sistema le presenta el
si%uiente cuadro in3ormativo
A continuacin se procede a llenar los si%uientes campos obli%atorios:
Release: 4!
@escripcin breve del ob,eto de la
@isponibilidad
@i%itar el valor de la @isponibilidad requerida0 recuerde
que se deber2 -acer una @isponibilidad por cada proceso de contraccin que se
quiera reali'ar
Campo que sirve para detallar aun m2s el ob,eto
Aen%a presente que los proyectos de inversin est2n identi3icados con un 3ondo0
centro %estor0 posicin presupuestal y elemento +"+ (cdi%o del proyecto*
@i%itar el cdi%o de la posicin presupuestaria del proyecto que quiere
e,ecutar
@i%itar el cdi%o del Centro <estor del proyecto
@i%itar el cdi%o del Fondo del proyecto con el que se pa%ar2
@i%itar el cdi%o asi%nado al proyecto
@ebido a que el campo de te4to es muy limitado y no se puede di%itar en :l el
ob,eto de la contratacin0 el Usuario deber2 utili'ar el Botn que le permitir2
mediante un campo de te4to di%itar el te4to del ob,eto de la contratacin o pe%arlo
de un arc-ivo e4terno0 As1:
Release: 4!
Una ve' terminado el proceso de de3inicin del ob,eto de la contratacin0 el
usuario deber2 %rabarlo mediante el Botn
Una ve' est:n di%itados todos los campos obli%atorios se deber2 veri3icar el
documento oprimiendo el botn 0 si los datos son correctos y el rubro tiene
dinero disponible0 el sistema le presentar2 un aviso de con3irmacin
en la parte in3erior de la pantalla0 lo que si%ni3ica que
el documento esta listo para ser %rabado0 3uncin que se e,ecuta con el botn
"l sistema le asi%na al documento un n8mero consecutivo present2ndolo en la
parte in3erior de la pantalla "ste es el
Release: 4!
numero de la disponibilidad asi%nado y ser2 el soporte presupuestal para dar inicio
al proceso de contratacin
3."Solicitud de &edido de Bienes (Materiales*
Aransaccin: $";5N
Ruta v1a
men8:
#o%1stica <estin de materiales ComprasH Solicitud de
+edido Crear
Al in%resar a la transaccin el sistema le presenta el si%uiente cuadro in3ormativo:
Release: 4!
Release: 4!
Fila 5: Contiene el men8
que cambia de acuerdo con el tipo de operaciones que se va a reali'ar.
"l desplie%ue de cada uno de los comandos que aparecen en esta 3ila0 conlleva a
unas operaciones que pueden ser seleccionadas de acuerdo a la actividad que se
vaya a reali'ar0 as1:
Solicitud de pedido: permite reali'ar actividades0 tales como:
&tra solicitud de pedido (s-i3t I 3;*: permite ubicarse en una solicitud
anteriormente dili%enciada y que puede servir como base o plantilla para una
nueva solicitud
Crear (3J*: permite crear una nueva solicitud
Disuali'ar . modi3icar (3!*: permite visuali'ar por todos los usuarios del sistema0
una solicitud de pedido dili%enciada anteriormente0 o ser modi3icada si se
encuentra autori'ado
<rabar (ctrlIs*: permite %uardar los cambios reali'ados a la solicitud de pedido
Deri3icar (ctrlIs-i3tI3/*: le permite con3irmar que la in3ormacin dili%enciada en
todos los campos que son obli%atorios de la solicitud de pedido0 esta completa
Finali'ar (s-i3t I 3;*:
Release: 4!
#a 3ila 7:
Contiene botones que se activan o se desactivan dependiendo de la 3uncionalidad
Aplicada
Botn de con3irmacin0 intro o enter
Ca,a de comandos0 es la ruta corta para acceder a
otra transaccin sin pasar por el men8 principal y la ruta descrita
Botn para %rabar el documento
Botn de re%reso a la 3uncin inmediatamente anterior
Botn de 3inali'ar0 le permite una ve' %rabado el documento re%resar al men8
principal
Botn de cancelar0 le permite salir de la transaccin sin %rabar el documento
Botn de crear enlace0 le permite crear la transaccin para
e,ecutarla desde el escritorio del computador
Botn de ayuda0 le permite acceder al sistema de ayuda directa del pro%rama
Botn de a,uste a la con3i%uracin local
Fila / de3inida
como la 3ila de dialo%o0 que le indica al usuario la transaccin que esta e,ecutando
Release: 4!
Fila 4 donde
aparecen los si%uientes botones de activacin:
Botn que le permite activar el resumen del documento0
cuando se oprime el sistema le desplie%a una ventana adicional al lado i'quierdo
de la pantalla
"sta 3uncionalidad le permite copiar posiciones de solicitudes de pedido0 pedidos0
pedidos abiertos y en %eneral documentos de compras ya creados con
anterioridad
Botn de crear un nuevo documento0 sirve para crear una solicitud de pedido
nueva
Release: 4!
Botn para consultar o traer otro documento de compras (solicitud de pedido
o pedido ya e4istente*
Botn de retener0 sirve para %uardar temporalmente un documento que no
se -a terminado de elaborar completamente
Botn de veri3icar0 se usa cuando el usuario quiere saber si la in3ormacin
di%itada esta acorde con lo requerido por el sistema
Botn de ayuda0 lo trae el sistema para que el usuario se in3orme con m2s
detalle del si%ni3icado de un campo o transaccin
Botn de parametri'acin personal0 permite 3i,ar
temporalmente valores de los campos mas relevantes que se repetir2n durante la
de3inicin del documento0 e,emplo imputacin presupuestal0 presupuesto de
3uncionamiento CA$&0 entre otros Al activar la 3uncionalidad el sistema le
muestra el si%uiente cuadro de dialo%o:
Release: 4!
+resenta dos pestaKas:
#a primera >parametri'acin b2sica? permite de3inir in3ormacin 3undamental que
aconse,amos no cambiar del est2ndar que trae el sistema #a se%unda Dalores
+ropuesta
Release: 4!
"sta pestaKa le permite de3inir con anterioridad in3ormacin que va a repetir
durante la elaboracin del documento0 e,emplo posiciones con una misma 3ec-a
de entre%a0 o con un mismo solicitante0 o con i%ual tipo de imputacin etc0 basta
con llenar los campos que quiere 3i,ar como i%uales para el documento y
posteriormente lo termina con %rabar
"l sistema le copiara los datos 3i,ados en todo el documento as1:
Release: 4!
Clase de documento
Con la clase de documento seleccionamos el tipo de proceso de contratacin a
se%uir0 los cuales son:
BACU 9 Acuerdos sin a3ectar presupuesto
BC@I E Contratacin @irecta cuant1a in3erior al 56= de la menor cuant1a
(566 S$$#D*
BCND E Convenios
BC+U E Convocatoria +8blica cuant1as entre 566 y 5666 S$$#D
B#IC E #icitacin +8blica cuant1a superior a 5666 S$$#D
BCCS E #icitacin Concesin sin a3ectar presupuesto
Release: 4!
B&+S E Servicios @ocentes e4clusivos para la Secretar1a de "ducacin
B+S+ E +restacin de Servicios +ersonales (+restSrv+ersonales*
BC@A E Comodato Bienes Inmuebles
BCB$ E Comodato Bienes $uebles
BBI$ E Compra de Bienes Inmuebles
BC$" E Concurso de $eritos
"n cumplimiento a lo establecido por el @ecreto 75!6 de 76670 todos los procesos
de contratacin que e4cedan el die' por ciento (56=* de la menor cuant1a o sea
566 S$$#D y por pol1tica de la Administracin $unicipal los procesos in3eriores a
esta cuant1a0 deber2n ser publicados en el portal (p2%ina Leb* del $unicipio de
$edell1n0 por lo que cada Secretar1a desde la seleccin de la solicitud de pedido
debe ele%ir las si%uientes clases de documentos de acuerdo con su cuant1a0 as1:
Release: 4!
BC@I E Contratacin @irecta cuant1a in3erior al 56= de la menor cuant1a
(566 S$$#D*
BC+U E Convocatoria +8blica cuant1as entre 566 y 5666 S$$#D
B#IC E #icitacin +8blica cuant1a superior a 5666 S$$#D
BCCS E #icitacin Concesin sin a3ectar presupuesto
B+S+ E +restacin de Servicios +ersonales (+restSrv+ersonales*
BC$" E Concurso de $eritos
Una ve' liberadas las solicitudes de pedido correspondiente0 el proceso queda
publicado en la p2%ina Meb del $unicipio de $edellin0 para ser consultado por
toda la ciudadan1a0 a la ve' que permite a los proponentes interesados en
participar en las contrataciones directas o convocatorias publicas0 reali'ar su
inscripcin por este medio
Cabecera
"n la pestaKa se puede in%resar la si%uiente in3ormacin:
Nota de cabecera: se detalla de manera clara y precisa el ob,eto a contratar en
letra tipo oraciones (may8sculas y min8sculas*0 este es el te4to que aparecer2 en
la p2%ina Meb
Release: 4!
Release: 4!
7esumen de posiciones
Se incluyen los si%uientes campos:
&os! Consecutivo de posicin0 asi%nado autom2ticamente por el sistema
Tipo de imputacin (I*: A Activo 3i,o (Inversin y 3uncionamiento*
) Centro de costo (Funcionamiento*
+ +royecto (Inversin*
Tipo de posicin (&*: Bienes! Blanco o normal
Bienes (material*! Se desplie%a el matc-cote y se eli%e el
material0 el cual debe ser previamente creado por la dependencia responsable
de la creacin de los datos maestros de bienes y servicios
Release: 4!
"s necesario aclarar que para el 766; se -i'o una reor%ani'acin del maestro de
materiales a,ust2ndolo al plan de compras0 implicando con ello la desactivacin de
los cdi%os anti%uos de los materiales0 dando paso a un nuevo sistema de
codi3icacin que a di3erencia con los anti%uos (cinco d1%itos* consta de seis d1%itos
comen'ando con enumero?5? como se muestra a continuacin:
Release: 4!
Te8to breve! "ste espacio se de,a en blanco0 el sistema lo dili%encia
autom2ticamente
Cantidad! @i%ite la cantidad requerida
5nidad de medida! #a unidad de medida es tra1da autom2ticamente del
dato maestro de materiales
'ec9a de entre$a! Fec-a estimada en que se debe entre%ar el bien o material
#po. +rt-c.! Cada uno de los bienes tiene asociado su correspondiente %rupo
de art1culos con propiedades similares (1... / Bienes*0 tomados del Sistema
de In3ormacin para la Contratacin "statal (SIC"*0 el cual es seleccionado
directamente por el sistema
Release: 4!
Centro! "n el $unicipio de $edell1n corresponde a cada una de los
pro%ramas o conceptos que sirven para clasi3icar el presupuesto entre
3uncionamiento e inversin0 as1:

C+M. : 'uncionamiento
C+M1 : Inversin
#rupo de Compras: #a Secretar1a solicitante de la compra del bien o servicio

Solicitante: "quivale a la dependencia adscrita a la Secretar1a
solicitante de la compra del bien o servicio
N2mero de necesidad: "ste campo es utili'ado de acuerdo a la
necesidad de cada dependencia: N8mero de Acta Comit: Asesor o Interno0
Release: 4!
N8mero de orden de traba,o0 inicial de la persona que reali'a el documento0
entre otros
&resionar el botn ENTE7 y pase a detalle de posiciones.
"n el detalle de posicin tambi:n podemos observar en la parte superior una serie
de botones que nos 3acilitan la busque o presentacin de la in3ormacin dentro de
la solicitud de pedido:
Nos permite visuali'ar in3ormacin de una posicin requerida
Botones que nos permite ordenar en 3orma ascendente o descendente
una columna seleccionada previamente (marcando el titulo *
"ste botn permite la asi%nacin de un 3iltro para optimi'ar la b8squeda de
al%8n elemento seleccionado previamente
"stos botones nos permiten visuali'ar totales0 subtotales0 promedios0
m1nimos y m24imos de una columna previamente seKalada0
"ste botn le permite imprimir la in3ormacin de todas las posiciones de una
solicitud de pedido
Release: 4!
"ste botn le permite introducir en el detalle de posiciones di3erentes
>vistas? a saber: las principales son "4cel y #otus
"ste botn le permite e4portar la in3ormacin a varios 3ormatos a saber:
"l m2s usado es el de >-o,a de calculo? que le permite e4portar a una -o,a de
"4cel todas la columnas que componen la solicitud de pedido:
Al seleccionarla el sistema le propone el si%uiente cuadro:
+osteriormente el sistema le copia todas las columnas en una tabla "4cel as1:
Release: 4!
"l usuario podr2 eliminar o a,ustar las columnas que desee en el in3orme0 al i%ual
que %uardar en un arc-ivo independiente que podr2 servir para incluirlo en los
t:rminos de re3erencia o en los plie%os de condiciones como ane4o a las
especi3icaciones t:cnicas

Detalle de posiciones
Release: 4!
Se encuentra compuesta por una serie de pestaKas0 las cuales indican el detalle
de cada una de las posiciones descritas en el >Resumen de posicin?0 de las
cuales enunciaremos las m2s relevantes dentro del proceso de solicitud de
pedido0 as1:
&esta;a de 6aloracin
"n esta pestaKa se encuentran los si%uientes campos:
&recio valor! "n este campo re%istre el precio unitario del material
incluyendo el IDA0 de acuerdo con el estudio de precios del
mercado o con los precios que indique el SIC" E Contralor1a
Release: 4!
Siempre deben ir marcados los recuadros de entrada de mercanc1a y recepcin de
3actura
&esta;a de Imputacin
"sta in3ormacin la obtiene la Solicitud de +edido del Certi3icado de @isponibilidad
+resupuestal E C@+ elaborado en F$
Cuenta de mayor! Numeracin establecida por la Contadur1a <eneral de la
Nacin para e3ectuar los asientos contables de las compras de bienes o
servicios0 de acuerdo con el +lan <eneral de Contabilidad +8blica (+<C+*
"n la solicitud de pedido no se a3ectan las cuentas contables0 sin embar%o el
sistema se prepara desde esta 3uncionalidad para e3ectuarlos
Divisin! Unidad or%ani'acional que a%rupa los ne%ocios del $unicipio de
$edell1n: 65 9 $unicipio de $edell1n0 67 9 Conce,o de $edell1n0 6/ 9
+ersoner1a de $edell1n0 64 9 Fondo local de Salud
Sociedad CO! "s el nodo de ,erarqu1a dentro de la estructura contable de
costos0 para el caso de $unicipio de $edell1n slo e4iste una sociedad y es
C&$$
Centro de coste! Si la compra del bien o servicio est2 destinada
contablemente a un 2rea o unidad especi3ica0 en el $unicipio de $edell1n
Release: 4!
e4isten tres niveles identi3icados con un cdi%o: Alcald1a0 Secretar1a y
Subsecretar1a
+ara conocer los detalles de la imputacin presupuestal0 -a%a clic sobre el botn
y as1 podr2 apreciar la si%uiente pantalla
&os&re! &osicin &resupuestaria! "s el cdi%o que identi3ica el ob,eto del
%asto asi%nado por la Secretar1a de Nacienda y +laneacin0 corresponde a
cada una de las partidas que componen los recursos 3inancieros de un centro
%estor y que en el $unicipio de $edell1n est2 acorde con el +lan <eneral de
Contabilidad +8blica (+<C+*
Centro #estor! Unidad or%ani'acional a la que le -an sido asi%nados y
actuali'ados recursos 3inancieros0 es decir0 cada Secretar1a
Release: 4!
'ondos! Cdi%o que identi3ica el tipo de recurso o 3uente de 3inanciacin
Documento presupuestal! Se re3iere al n8mero del Certi3icado de
@isponibilidad +resupuestal (C@+* elaborado previamente y del cual se
dispone de toda la in3ormacin en esta pestaKa
&esta;a de Status
$uestra el estado en que se encuentra el proceso desde la seleccin del
proponente -asta su pa%o autom2tico y las autori'aciones -ec-as por la
Secretar1a ordenadora del %asto y la Secretar1a de Nacienda
"sta in3ormacin aparecer2 en el portal0 de la si%uiente manera:
Release: 4!
N E No tratado O "tapa +reparatoria ("laboracin de plie%os o t:rminos de
re3erencia*
A E +eticin de o3erta creada O +roceso de seleccin (+ublicacin de plie%os0
audiencias recepcin de o3ertas0 ad,udicacin*
B E +edido creado O "tapa contractual ("laboracin y per3eccionamiento del
contrato0 se%uimiento y liquidacin*
"n esta etapa se incluyen los si%uientes status:
) 9 +edido abierto creado
# 9 +lan de entre%as creado
S E No,a de entrada servicios creada
&esta;a de Estrate$ia de <iberacin
@e acuerdo con la estrate%ia de liberacin indicada se procede a autori'ar (liberar*
la solicitud de pedido0 para continuar con la peticin de o3erta o el pedido0 de la
si%uiente manera:
A/ 9 Secretar1a PAdquisiciones O "sta 3uncin es reali'ada por el #o%1stico
responsable de los procesos de contratacin en cada Secretar1a0 se e3ect8a
Release: 4!
cuando el documento tiene ane4os tales como: la ,usti3icacin0 acta del
comit: asesor o interno y el preplie%o cuando se trata de convocatorias y
licitaciones p8blicas0 :stos 8ltimos al ser liberados aparecen publicados en el
+ortal del $unicipio de $edell1n0 para ser conocidos por los di3erentes
interesadas en los procesos de contratacin (@ecreto 75!6 de 7667*
+resionando el botn se pueden observar los cdi%os que permiten liberar el
documento en 3orma de3initiva
Una ve' el documento se -a liberado0 la estrate%ia de liberacin se presenta as1:
+ara reali'ar esta transaccin tambi:n se puede in%resar a trav:s de:
Barra Men2: #o%1stica.<estin $ateriales.Compras.Sol+ed.liberar.colectiva o
individual
Release: 4!
<-nea de comando: $";4N o $";;
Una solicitud de pedido que se encuentra completamente dili%enciada0 con todos
los campos debe aparecer de la si%uiente manera:
Aerminar con ("nter* y (<rabar* la solicitud de pedido
"n la parte in3erior de la pantalla aparecer2 un n8mero de 56 d1%itos0 este ser2 el
n8mero que debe aparecer siempre en los avisos de prensa0 preplie%os0 plie%os
Release: 4!
de condiciones0 t:rminos de re3erencia0 invitaciones a coti'ar y todos los
documentos que se %eneren del proceso0 utili'ando la si%uiente nomenclatura:
Reemplace los ceros por :l >.? as1: ;6666676 EEEEQ;.76 9 contratacin directa
J6666676EEEEQJ.76 9 convocatoria p8blica
!6666676 EEEEQ!.76 9 licitacin p8blica
/666676 EEEEQ/.76 9 servicios personales
4;666676 EEEEQ4;.76 9 convenios
As1 mismo0 es importante tener en cuenta que el n8mero de la solicitud de pedido
siempre ser2 el n8mero del proceso de contratacin0 ya sea contratacin directa0
convocatoria p8blica o licitacin p8blica
3.1 Solicitud de &edido de Bienes (Servicios*
+ara el aKo 766; se introduce una modi3icacin en el tema de los Servicios que
consiste en la inclusin del maestro de Servicios en el de materiales0 obteniendo
al%unos bene3icios como el de simpli3icar el mane,o del IDA y la pro%ramacin del
+AC en los +edidos "n consecuencia todos los pedidos se crear2n como
$ateriales #a Codi3icacin de los Servicios en el maestro de $ateriales empie'an
con el numero?7? y constan de seis d1%itos
Release: 4!
"n consecuencia la creacin de una Solicitud de +edido es e4actamente i%ual a la
de $ateriales y se deber2 se%uir el mismo procedimiento descrito en el numeral
47 Creacin de Solicitud de pedido de materiales
3.3 Creacin de Documentos ane8os a la Solicitud de &edido
Con el propsito de brindarle mayor in3ormacin y claridad al proceso de
contratacin0 se -ace necesario ane4ar en el sistema0 los soportes tales como: la
necesidad0 ,usti3icacin0 acta de recomendacin Comit: Interno y.o Asesor0
preplie%o0 evaluacin de las propuestas y en %eneral cualquier in3ormacin que
sirva para documentar el proceso
"n la Solicitud de +edido el sistema tiene una 3uncionalidad que esta ubicada en
la 3ila tres >Servicios para ob,eto? del cuadro de dialo%o y se identi3ica as1:
Release: 4!
"sta 3uncionalidad le permite insertarle al documento cualquier tipo de arc-ivo
ad,unto (versiones de &33ice Lord0 "4cel o +oMer +oint* que conten%a in3ormacin
relacionada con el proceso
+ara proceder a vincular los documentos en el sistema0 se deber2n convertir a
3ormato +@F0 para darle se%uridad a la in3ormacinUna ve' convertido el
documento0 se procede a seleccionar el botn 0 el sistema le propone un
men8 donde aparece la opcin de Crear un arc-ivo como documento ad,unto as1:
Release: 4!
Al seleccionar >Crear ane4o? el sistema lo lleva al men8 de sus arc-ivos y le
permite encontrar la in3ormacin que desea insertar al documento0 tambi:n a
trav:s del C@ o disquete e4terno
Una ve' encontrado y seleccionado el arc-ivo el usuario deber2 seleccionar el
botn para ad,untar el arc-ivo a la Solicitud de +edido
Release: 4!
+ara visuali'ar los documentos ad,untos a una Solicitud de +edido se debe
seleccionar el botn y el sistema le propone el men8 del que deber2 ele%ir
la opcin 0 donde le muestra todos los arc-ivos que
est2n vinculados al documento Solo basta con dar un doble clicR al documento
que se quiere visuali'ar y autom2ticamente podr2 acceder a :l
"l Usuario podr2 ad,untar tantos arc-ivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso
Una ve' este terminada la solicitud de pedido se debe dili%enciar el modulo de
procesos de contratacion0 transaccin B$$S#IC0 etapa precontractual0 para que
:sta pueda ser liberada $anual de +rocesos de Contratacindoc
Release: 4!
3.= Modi,icacin a la Solicitud de &edido

Aransaccin: $";7N
Ruta v1a
men8:
+edido $odi3icar
Al acceder a la transaccin el sistema lo ubicar2 en la 8ltima Solicitud de +edido
tratada por el usuario0 se debe modi3icar y tener precaucin para no seleccionar un
documento di3erente
Release: 4!
"n la 3ila tres se indica al usuario la actividad que est2 reali'ando0 en este caso0
modi3icar Solicitud de +edido
"l si%uiente paso es posicionarse en el documento que quiere modi3icar0 en el
caso de que el n8mero no coincida con el que el sistema tiene propuesto0 para
cambiar de documento se deber2 seleccionar el botn e inmediatamente el
sistema le muestra un cuadro donde le propone que di%ite el n8mero del
documento que se va a modi3icar
Una ve' di%itado se debe 3inali'ar con o simplemente dar un >intro? y
el sistema lo llevar2 al documento seleccionado0 el sistema le permitir2 modi3icar
los campos que no se encuentran >sombreados?0 una ve' reali'ada las
modi3icaciones seleccione el botn de %rabar y el sistema le %uardar2 los
cambios reali'ados
3.> <iberacin de la Solicitud de &edido

Aransaccin: $";4N individual0 $";; colectiva
Ruta v1a
men8:
+edido #iberar Individual o colectiva
Release: 4!
#as estrate%ias de liberacin de las solicitudes de pedido cambiaron para el 766;
debido a que la elaboracin del Certi3icado de @isponibilidad de +resupuestal se
reali'a a trav:s del $dulo de +resupuesto 9 F$H por lo tanto0 la solicitud de
pedido de,a de ser un documento presupuestal y se convierte en uno lo%1stico +or
esta ra'n0 8nicamente se tiene una estrate%ia de liberacin ba,o la
responsabilidad del #o%1stico asi%nado a cada <rupo Interdisciplinario
denominada >Compras P Secretar1as?

<iberacin Individual ME=3N
Aransaccin: $";4N
Ruta v1a
men8:
+edido #iberar Individual
"sta 3uncionalidad se e,ecuta directamente en el documento en la >pestaKa de
estrate%ia de liberacin?0 al acceder a la transaccin el sistema lo lleva al 8ltimo
documento tratado por el usuario Recuerde tener la precaucin de posicionarse
en el documento que desea liberar y -acerlo posicin por posicin
Release: 4!

"l usuario autori'ado para liberar0 una ve' revisado el contenido del documento
procede a activar el botn ubicado en la pestaKa de "strate%ias de
#iberacin "l sistema le presenta esta pantalla
indic2ndole que la liberacin 3ue reali'ada satis3actoriamente y puede %rabar el
documento
Si la solicitud no -a sido actuali'ada en el modulo de contrataciones0 el sistema
emitir2 un aviso de rec-a'o as1:
0 lo que si%ni3ica que no
Release: 4!
puede liberar el documento -asta que el responsable del proceso actualice este
modulo
<iberacin Colectiva ME==
Aransaccin: $";; colectiva
Ruta v1a
men8:
+edido #iberar Colectiva
"sta opcin de liberacin le permite al usuario autori'ado visuali'ar todos los
documentos que est2n pendientes por liberar Al acceder a la transaccin el
sistema le muestra el si%uiente cuadro:
Release: 4!
"ste cuadro le permite visuali'ar los documentos pendientes por liberar
#o primero es de3inir el cdi%o de liberacin a e3ectuar
0 es decir0 A/ 9 >Compras P Secretar1as?

Una ve' seleccionado el cdi%o de liberacin0 se procede a de3inir el %rupo de
compras respectivo de acuerdo a la
dependencia donde se encuentre
Release: 4!
@e3inidas las dos variables y
se debe activar el botn e,ecutar
"l sistema le mostrar2 los documentos que est2n pendientes por liberar se%8n el
<rupo de Compras seleccionado0 as1:
+ara revisar el documento que desea liberar basta con dar un clicR al n8mero del
documento y el sistema lo llevar2 inmediatamente a :l
Una ve' reali'ado el proceso de veri3icacin0 la liberacin se -ace de la si%uiente
manera: posicione el cursor en el n8mero del documento a liberar0 -a%a clicR
Release: 4!
derec-o al mouse y el sistema le desple%ar2 un men8 del que deber2 esco%er la
opcin
Al dar un clicR en la opcin indicada el sistema le con3irma la liberacin de la
si%uiente manera:
#o que si%ni3ica que la liberacin se reali' satis3actoriamente
Release: 4!
3.? &eticiones de O,erta
Aransaccin: $"45
Ruta v1a
men8:
#o%1stica <estin de materiales Compras +eticiones de
o3erta peticiones de o3erta Crear
#as peticiones de o3erta son las mismas invitaciones que se -acen a los
proveedores a coti'ar un %rupo de materiales o servicios de3inidos en una Solicitud
de +edido +ara acceder a este paso del proceso0 las Solicitudes de +edido deben
estar liberadas totalmente por las personas responsables Aoda +eticin de &3erta
se debe crear con re3erencia a una o varias Solicitudes de +edido liberadas
Al acceder a la transaccin el sistema le presenta una ventana con unos campos
obli%atorios que deben ser llenados completamente:
Release: 4!
0 la clase siempre ser2 AN0 recomendado por el est2ndar
0 el sistema propone la 3ec-a del d1a en que se este
creando
0 3ec-a m24ima que tiene el proveedor para reali'ar
la o3erta
0 campo que el sistema completa autom2ticamente
cuando se crea0 asi%nando un n8mero consecutivo
0 se deber2 ele%ir la or%ani'acin de compras0 se%8n el
caso:
Release: 4!
+osteriormente se deber2 -acer re3erencia a la Solicitud de +edido del proceso de
contratacin que se quiere coti'ar0 -aciendo ClicR en el botn
"l sistema le propone que le di%ite el n8mero de la Solicitud de +edido tomada
como re3erencia0 o simplemente le da opciones de b8squeda
Release: 4!
Al di%itar el n8mero y terminar con el sistema le trae las posiciones de la
Solicitud de +edido:
Release: 4!
#as posiciones que se desean coti'ar deber2n ser marcadas una por una
-aciendo Clic en el inicio de la 3ila correspondiente:
Release: 4!
@espu:s de estar marcadas se oprime el botn de tomar
si%ni3icando con ello que esas posiciones las adoptar2 la peticin de o3erta que se
este creando
"l sistema veri3ica las posiciones seleccionadas en lo relacionado con las 3ec-as
(3ec-a de entre%a Ds Fec-a de pla'o de o3erta*0 siendo siempre la 3ec-a de
entre%a mayor o i%ual que el pla'o de la o3erta pero nunca menor0 de ser as1 el
sistema no le permitir2 continuar y le mostrar2 un aviso como el si%uiente0 para
que le cambie la 3ec-a de entre%a:
"l usuario puede a,ustar la 3ec-a de entre%a de todas las posiciones con el 3in de
poder continuar con el proceso de creacin
Una ve' veri3icadas las 3ec-as el sistema le presenta la +eticin de &3erta de la
si%uiente manera:
Release: 4!
&bservamos que las +eticiones de &3erta contienen la in3ormacin -eredada de la
solicitud de +edido en cuanto a $ateriales y cantidades para coti'adas
@espu:s de este procedimiento lo que 3alta para completar la +eticin de &3erta
es de3inir los proveedores que se invitar2n a participar0 para ello se deber2 oprimir
el botn ubicado en la 3ila cuatro del documento
"sta 3uncin le permitir2 al Usuario seleccionar los proveedores di%itando el
n8mero del NIA en el campo que aparece en el si%uiente
cuadro:
Release: 4!
Una ve' di%itado y con3irmado con un >intro? el sistema le trae la in3ormacin del
+roveedor de la base de datos con el 3in de veri3icar el nombre y sus datos b2sicos
Release: 4!
@espu:s de veri3icar se puede %rabar el documento oprimiendo el botn Una
ve' %rabado el sistema le in3orma el n8mero de peticin de o3erta en la 3ila de
con3irmacin ubicada en parte superior del documento

Release: 4!
Se procede de i%ual manera con todos los proveedores que desea invitar teniendo
en cuenta que debe anotar los n8meros asi%nados por el sistema
+ctuali%ar las o,ertas
Aransaccin: $"4!
Ruta v1a
men8:
o3erta &3erta Actuali'ar

Release: 4!
Una ve' que los proveedores entre%uen las coti'aciones en la 3ec-a y -ora 3i,ada0
se deber2n actuali'ar los precios en las o3ertas creadas en el sistema0 mediante la
transaccin $"4! Al e,ecutarla el sistema le pedir2 inmediatamente que di%ite el
n8mero de la o3erta que quiere actuali'ar0 por eso es necesario que el Usuario
ten%a precaucin y anote los n8meros al %rabar las o3ertas
Al di%itar el numero el sistema le trae la o3erta de,ando visible el campo de precio
para que el usuario los di%ite Aen%a en cuenta que los precios di%itados deber2n
ser sin IDA ya que el sistema lo liquida internamente
Release: 4!
Cuadro con los precios di%itados
Release: 4!
+osteriormente se 3inali'a con %rabar Aen%a en cuenta que el documento una
ve' %rabado no se puede modi3icar por nin%8n motivo0 ra'n por la cual antes de
%rabar se debe revisar que los precios est:n bien di%itados
"l sistema le con3irmara esta actuali'acin con el si%uiente aviso in3ormativo:
Realice el mismo procedimiento
con cada o3erta presentada
Solicite al Administrador del Sistema $$ que corra el pro%rama B#IC para que el
sistema le asi%ne un n8mero i%ual a las o3ertas reali'adas con la misma Solicitud
de +edido0 con el 3in de que el sistema las pueda comparar
Release: 4!
"ste n8mero puede ser consultado por el usuario con la transaccin $"4G de
visuali'acin de o3erta @i%ita un de los n8meros de las o3ertas actuali'adas y
3inali'a con >intro?
Seleccione el botn cabecera y observe el numero asi%nado por el sistema

Release: 4!
"ste n8mero ser2 importante para el proceso de comparacin de o3ertas

Comparacin de o,ertas
Aransaccin: $"4F
Ruta v1a
men8:
o3erta &3erta Comparacin precios
"l sistema le permite crear un cuadro comparativo de precios que servir2 como
soporte para 3acilitar la toma de decisiones Al activar la transaccin $"4F el
sistema le presenta el si%uiente cuadro:
Release: 4!

"l usuario solo deber2 llenar los si%uientes campos:

es el numero obtenido en el paso anterior
#a o3erta de valor medio le permite al sistema calcular y
presentar la media aritm:tica de los valores coti'ados por posicin y la o3erta de
valor m1nimo le permite al sistema seKalar el menor valor o3recido por los
proveedores por cada posicin
#e permite al sistema calcular los impuestos e
incluirlos dentro del an2lisis
Release: 4!
"l sistema presenta el si%uiente cuadro comparativo:
"l sistema cali3ica las o3ertas asi%n2ndole a los proveedores n8meros de menor a
mayor se%8n la ocurrencia siendo el n8mero la me,or o3erta por presentar el
menor valor y van aumentando de uno en uno se%8n la cantidad de proponentes
invitados ( 0 etc*
"l sistema tambi:n cali3ica la me,or o3erta total asi%nando la misa escala a los
proveedores invitados
Release: 4!
+ara el e,emplo descrito la o3erta anima total es de T75FF4oo si se ad,udica por
1tem y de T7744Joo si se ad,udica por el menor valor total
3.@ &edidos
#os +edidos y los Re%istros +resupuestales (Compromisos* son documentos
simult2neos0 que re3le,an en len%ua,e del sistema en SA+ R./ las condiciones
contractuales de los procesos de contratacin %enerados en el $unicipio de
$edell1n
#os +edidos se deben crear siempre se pueden crear con re3erencia a una
Solicitud de +edido liberada o a una solicitud de pedido y un contrato marco Se
pueden crear +edidos de $ateriales y de servicios

Creacin de &edidos
Aransaccin: $"75N
Ruta v1a
men8:
#o%1stica <estin de materiales Compras +edido
Crear +roveedor.centro suministrador conocido
Creacin de &edido de Materiales y Servicios
Al acceder a la transaccin $"75N el sistema le presenta el si%uiente cuadro que
tiene en su interior una serie de campos que deben ser llenados como a
continuacin e4plicamos:
Release: 4!
#a 3ila cuatro presenta una serie de botones que representa di3erentes
3uncionalidades:
"l botn de le permite al usuario abrir una ventana de ayuda
en la parte i'quierda de la pantalla donde se ubicaran los documentos que
servir2n de re3erencia para la creacin y modi3icacin de los +edidos Al activar
este botn el sistema le presenta el si%uiente cuadro:
Release: 4!
Al activar el botn el sistema autom2ticamente crea un documento nuevo
"l botn sirve para posicionarse en un +edido conocido
"l botn le permite al usuario %uardar parcialmente un +edido sin que aun
no se -aya terminado de de3inir
"l botn le permite al usuario veri3icar el estado del proceso de creacin "l
sistema le in3orma mediante mensa,es preventivos como va el proceso de
creacin y lo que le -ace 3alta para terminarlo satis3actoriamente
#os botones est2n relacionados con los
procesos de impresin 31sica de los +edidos
Release: 4!
"l botn le sirve de >Ayuda? al usuario en di3erentes temas
"l botn ampliamente e4plicado en el cap1tulo de Solicitudes
de +edido

Un +edido esta compuesto por cuatro partes a saber:
In3ormacin %eneral ubicada en el encabe'ado del +edido:
"l botn es la canastilla de compras0 que sirve de deposito de los documentos
o posiciones que son arrastrados del con el $ouse desde la ventana que se crea
cuando se activa el botn
"n el campo el sistema propone un men8 de opciones en
donde el usuario debe esco%er el tipo de +edido que quiere crear se%8n el bien o
servicio que se esta contratando "l men8 que se desplie%a oprimiendo el botn
es el si%uiente0 teniendo en cuenta que los parametri'ados para el $unicipio de
$edell1n son los que inician con la letra >B?:
"n el campo se di%itar2 el NIA del
proveedor asi%nado
"l campo 3ec-a de creacin del documento el sistema siempre
propondr2 como 3ec-a la del d1a en que se este creando el +edido
Release: 4!
#a cabecera del +edido que tiene en su interior varias pestaKas
en donde se deben consi%nar datos que el sistema va solicitando a trav:s
de la creacin:
+ara el 766; en la pestaKa de >datos adicionales? el sistema esta solicitando la
de3inicin de las 3ec-as inicio y 3in del contrato0 para que sean tenidas en cuenta
para la liquidacin del as pli'as de %arant1a +or lo tanto el usuario deber2 llenar
estos campos con las 3ec-as de ocurrencia
"l resumen de posiciones que tiene en su interior
in3ormacin abreviada o resumida de todas la posiciones que componen un
+edido:
Release: 4!
"l detalle de posicin que tiene en su interior pestaKas que
contienen in3ormacin especi3ica de una posicin determinada:
+ara crear un +edido de materiales se deben reali'ar el si%uiente proceso:
",ecutar la transaccin
"mpe'ar a llenar los campos obli%atorios de arriba -acia aba,o iniciando con
seleccionando del men8 la opcin
"l sistema inmediatamente le solicita campo ubicado en la
cabecera del +edido0 que al abrirlo le presenta el men8
del cual se debe esco%er para materiales y para
servicios
Release: 4!
A continuacin se debe activar el botn para abrir la
ventana que permitir2 seleccionar el documento re3erencia del que se -eredar2 el
+edido (Solicitud de +edido o contrato marco*
@ic-a ventana contiene unos botones que 3acilitan la b8squeda de los
documentos "l botn llamado variante de
seleccin desplie%a un men8 que le permite esco%er el tipo de documento
Re3erencia0
Release: 4!
Al seleccionar la opcin >Solicitudes de +edidos? el sistema le presenta un cuadro
donde le indica que debe re%istrar el n8mero de Solicitud de +edido que tiene
como re3erencia0 recuerde que el usuario lo debe conocer:
Release: 4!

Al seleccionar la opcin >+eticiones de &3erta? el sistema le presenta un cuadro
donde le indica que debe re%istrar el n8mero de +eticin de &3erta que tiene como
re3erencia0 recuerde que el usuario lo debe conocer:
Release: 4!
"n cualquiera de las dos opciones el usuario una ve' di%itado el n8mero deber2
terminar con el botn que le indica al sistema que debe e,ecutar la seleccin
Inmediatamente el sistema le presenta el documento en la ventana de

Release: 4!
"l botn copiar le permita al usuario transportar el documento seleccionado
al +edido que esta creando0 copiando la in3ormacin del documento re3erencia al
nuevo +edido "sta 3uncin tambi:n la puede reali'ar marcando el documento y
arrastr2ndolo con el $ouse (Clic sostenido* solt2ndolo en la canasta de compras
"l botn le permite >re3rescar?0 traer o cambiar el documento seleccionado
"l botn le permite buscar un n8mero espec13ico de documento en la ventana
de resumen de documento activo
#os botones y le permiten cambiar la disposicin o presentacin de la
in3ormacin en la ventana
Cuando el Usuario selecciona una +eticin de &3erta como documento re3erencia0
la in3ormacin del pedido se puede catalo%ar como completa0 es decir toda la
in3ormacin que el sistema necesita en el pedido la -ereda de la peticin de
Release: 4!
&3erta: precios0 materiales0 proveedor0 %rupo de compras0 etc Solo es necesario
copiar el ob,eto del contrato en la pestaKa de >te4tos? ubicada en la cabecera0
como si%ue:
Deri3ique que la 3ec-a de entre%a ubicada en el resumen de posicin sea
la que el proveedor estim para el suministro de los materiales
Al oprimir el botn de veri3icacin el sistema le indicara que el documento esta
listo para ser %rabado e inmediatamente le emite un mensa,e de con3irmacin
donde le muestra el numero que le 3ue asi%nado
Cuando el Usuario selecciona una Solicitud de +edido como documento
re3erencia0 el sistema le pide que complete la in3ormacin del +edido en lo
Release: 4!
relacionado el +roveedor y los precios de los materiales y servicios (recuerde que
debe invertir0 es decir en la cantidad el valor sin IDA y en el precio T5*0 adem2s de
copiar el ob,eto del contrato en la pestaKa de >te4tos? ubicada en la cabecera0
como si%ue:
Release: 4!
Release: 4!
Cuando se est2 elaborando un pedido de Servicios0 a partir del 766; el sistema le
obli%a a di%itar el campo de indicador de IDA ubicado en la pestaKa de >Factura?
en el detalle de posicin
"l indicador de IDA se selecciona de las si%uientes alternativas:
Release: 4!
Deri3ique que la 3ec-a de entre%a ubicada en el resumen de posicin sea
la que el proveedor estim para el suministro de los materiales
Se di%itan los precios y se de3ine el proveedor y al oprimir el botn de
veri3icacin el sistema le indicara que el documento esta listo para ser %rabado
e inmediatamente le emite un mensa,e de con3irmacin donde le muestra el
numero que le 3ue asi%nado
3.A Creacin de Documentos ane8os al &edido
Con el 3in de proporcionar una in3ormacin m2s clara y completa del proceso de
contratacin0 se -ace necesario introducir en el sistema in3ormacin adicional que
e4plique claramente todo los elementos que le dieron ori%en al contrato0 acta de
ad,udicacin0 el Contrato0 estudios de ad,udicacin etc
"n el +edido el sistema tiene una 3uncionalidad que esta ubicada en la 3ila tres
>Servicios para ob,eto? del cuadro de dialo%o y se identi3ica as1:
Release: 4!
"sta 3uncionalidad le permite insertarle al documento cualquier tipo de arc-ivo
ad,unto (versiones de &33ice Lord0 "4cel o +oMer +oint* que conten%a in3ormacin
relacionada con el proceso
Al oprimir el botn el sistema le propone un men8 donde aparece la opcin de
Crear un arc-ivo como documento ad,unto as1:
Release: 4!
Al seleccionar >Crear ane4o? el sistema lo leva a un cuadro donde le permite
encontrar el arc-ivo que quiere insertar al documento0 bien sea del disco duro del
equipo o de un C@ o @isRette e4terno
Una ve' encontrado y seleccionado el arc-ivo el usuario deber2 oprimir el botn
para ad,untar el arc-ivo a la Solicitud de +edido
+ara visuali'ar los documentos ad,untos a una Solicitud de +edido se debe oprimir
el botn y el sistema le propone el men8 del que deber2 esco%er la opcin
y el sistema le presentar2 un cuadro donde le
Release: 4!
muestra todos los arc-ivos que est2n vinculados al documento Solo basta con
dar un doble Clic al arc-ivo que quiere visuali'ar y el sistema lo lleva
inmediatamente a :l
"l Usuario podr2 ad,untar tantos arc-ivos como crea conveniente para sustentar o
complementar el proceso
Una ve' este terminada la solicitud de pedido se debe dili%enciar el modulo de
procesos de contratacion0 transaccin B$$S#IC0 etapa contractual0 para que :sta
pueda ser liberada $anual de +rocesos de Contratacindoc
Release: 4!
3.1. Modi,icacin de &edido

Aransaccin: $"77N
Ruta v1a
men8:
$odi3icar
Al acceder a la transaccin el sistema lo ubicar2 en el 8ltimo +edido tratado por el
usuario0 lue%o se debe tener especial precaucin para no modi3icar un documento
errado
Release: 4!
Se puede observar que la 3ila tres indica que el usuario esta en la transaccin de
modi3icar +edido

"l si%uiente paso es posicionarse en el documento que quiere modi3icar0 en el
caso de que el n8mero no coincida con el que el sistema tiene propuesto +ara
cambiar de documento se deber2 oprimir el botn e inmediatamente el
sistema le muestra un cuadro donde le propone que di%ite el numero del
documento que se va a modi3icar

Una ve' di%itado se debe 3inali'ar con o simplemente dar un >intro? y
el sistema lo llevar2 al documento seleccionado Una ve' all10 el sistema solo le
permitir2 modi3icar los campos que no se encuentran >sombreados? +ara terminar
las modi3icaciones simplemente se debe di%itar el botn de %rabar y el sistema
le %uardar2 los cambios reali'ados
3.11 Contrato Marco para 5niones Temporales
+ara crear el Contrato $arco relacionado con Uniones Aemporales es necesario
antes de todo0 inscribir en el maestro de +roveedores a la Unin Aemporal "l
Usuario responsable de esta inscripcin le asi%nar2 un cdi%o consecutivo creado
especialmente para este tipo de +roveedores y adem2s deber2 di%itar la
in3ormacin b2sica de los $iembros de la Unin en la 3uncin de interlocucin
Release: 4!
Aransaccin: $"/5)
Ruta v1a
men8:
#o%1stica <estin de materiales Compras Contrato
$arco +edido Abierto Crear
Al acceder a esta transaccin el sistema le presenta el si%uiente cuadro:
"l Usuario deber2 llenar los si%uientes campos obli%atorios:
@i%itar el cdi%o asi%nado a la Unin Aemporal
Seleccionar B$US del men8 si%uiente:
Release: 4!
"stos campos se toman de la Solicitud de +edido
Una ve' dili%enciados estos campos de debe seleccionar la Solicitud de +edido
que servir2 como re3erencia para elaborar este contrato marco +ar elle se deber2
activar el botn ubicado en la 3ila cuatro:
Al activar este botn el sistema le presenta un cuadro donde se debe di%itar el
n8mero de la Solicitud de +edido que servir2 como re3erencia:
Release: 4!
Al in%resar esta in3ormacin el sistema le crea un cuadro donde se crean los datos
de cabecera del contrato marco:
Release: 4!
"l Usuario deber2 llenar los si%uientes campos:
@i%itar la 3ec-a de vencimiento del contrato
"l valor del contrato0 incluidos los impuestos
Al llenar estos campos obli%atorios el sistema lo lleva a la Solicitud de +edido para
que el Usuario seleccione la(s* posicin(es* as1:
Release: 4!

#a marcacin se reali'a -aciendo un Clic al inicio de la posicin
y posteriormente la toma con el botn
ubicado en la 3ila cuatro
"l sistema muestra la in3ormacin resumida en el documento si%uiente:
Release: 4!
Finali'a con el botn de %rabar y el sistema le asi%na un n8mero consecutivo

Release: 4!
3.1" <iberacin de &edido

Aransaccin: $"7FN individual0 $"7G colectiva
Ruta v1a
men8:
#iberar Individual o colectiva
#as liberaciones las deben reali'ar los responsables asi%nados en el proceso0
para los +edidos de Funcionamiento son el Secretario de @espac-o respectivo "l
Analista +resupuestal y el <rupo de comprasH +ara los +edidos de Inversin son
la Unidad de Contadur1a0 "l Secretario de @espac-o0 el Analista +resupuestal y el
<rupo de Compras conservando el orden asi%nado "stos permisos est2n
controlados por autori'aciones previamente asi%nadas0 lo que si%ni3ica que solo
los responsables podr2n e,ecutar esas transacciones
<iberacin Individual ME"AN
"sta 3uncionalidad se -ace directamente en el documento en la >pestaKa de
estrate%ia de liberacin? ubicada en la cabecera del documento Al acceder a la
transaccin el sistema lo lleva directamente al 8ltimo documento tratado por el
Usuario Recuerde tener la precaucin de posicionarse en el documento que
desea liberar
Release: 4!

"l Usuario autori'ado para liberar0 una ve' revisado el contenido del documento
procede a activar el botn ubicado en la pestaKa de "strate%ias de
#iberacin "l sistema le presenta que le indica que
la primera liberacin 3ue reali'ada satis3actoriamente0 y que el documento puede
ser liberado por la si%uiente instancia #os Usuarios responsables de la dem2s
instancias deber2n repetir este procedimiento para que el documento quede listo
para el si%uiente paso del proceso
Si el sistema le emite un aviso de rec-a'o que dice
0 si%ni3ica que no puede
Release: 4!
liberar el documento -asta que el Funcionario responsable del proceso actualice
los datos de la contratacin en el modulo de procesos de contratacin
<iberacin Colectiva ME"@
"sta opcin de liberacin le permite al usuario autori'ado visuali'ar todos los
documentos que est2n pendientes por liberar Al acceder a la transaccin el
sistema le muestra el si%uiente cuadro de dialo%o:
"ste cuadro le permitir2 tami'ar los documentos pendientes por liberar se%8n el
per3il de3inido0 es decir cada Secretario de @espac-o liberar2 los documentos
in-erentes a su Secretar1a0 de3inida por un cdi%o llamado >%rupo de compras?
Release: 4!
#o primero es de3inir el cdi%o de liberacin a e3ectuar
"l sistema los tiene clasi3icados en orden de
prelacin as1:
Una ve' seleccionado el cdi%o de liberacin0 se procede a de3inir el %rupo de
compras respectivo seleccionando el que le
corresponde de un listado propuesto por el sistema:
@e3inidas las dos variables y
se deber2 activar el botn e,ecutar "l
Release: 4!
sistema le mostrar2 los documentos que est2n pendientes por liberar se%8n el
per3il descrito as1:
+ara revisar el documento que desea liberar basta con dar un Clic al n8mero del
documento y el sistema lo llevar2 inmediatamente al :l
Una ve' reali'ado el proceso de veri3icacin0 la liberacin se -ace de la si%uiente
manera: posicione el cursor en el n8mero del documento a liberar0 -a%a Clic
derec-o al $ouse y el sistema le desple%ar2 un men8 del que deber2 esco%er la
opcin
Release: 4!
Al dar un Clic en la opcin indicada el sistema le con3irma la liberacin de la
si%uiente manera:
#o que si%ni3ica que la liberacin se reali' satis3actoriamente "l usuario podr2
continuar liberando los dem2s documentos que ten%a pendientes y una ve' que
termine es necesario que termine el proceso con el botn %rabar para que el
sistema %uarde los documentos %rabados0 a lo que le presentar2 el si%uiente
cuadro
Release: 4!
#os dem2s usuarios responsables de liberar el documento reali'aran este
procedimiento esco%iendo el cdi%o de liberacin asi%nado
3.11 Entrada de Mercanc-a para bienes y servicios

Aransaccin: $I<&
Ruta v1a
men8:
#o%1stica <estin de materiales <estin de StocRs
$ovimiento de $ercanc1as $I<&
Release: 4!
"sta 3uncionalidad le permite al Usuario -acer la entrada de mercanc1a parcial o
total del contrato0 una ve' est:n liberadas todas las instancias del +edido "sta
relacionada con los recibos a entera satis3accin que %eneran los interventores de
los contratos "n este momento del proceso se inicia la Contabili'acin de los
materiales o servicios
Al in%resar con la transaccin el sistema le
presenta el si%uiente cuadro:
"l campo le o3rece al Usuario un men8 del que solo se tienen
parametri'adas cuatro alternativas: 0 0
y
+ara -acer la entrada de las mercanc1as al sistema el usuario deber2 esco%er la
alternativa
Release: 4!
"l sistema directamente le solicita que di%ite en el campo
correspondiente el numero del +edido correspondiente
Al di%itar el n8mero del +edido el sistema le trae los materiales que -acen parte
del Contrato
Release: 4!
"n el campo el Usuario deber2 -acer re3erencia e4presa
de la 3actura que acompaKa la respectiva entre%a No se deben recibir mercanc1as
que no est:n debidamente 3acturadas
+osteriormente se le debe de3inir al sistema las entradas respectivas: si se
recibieron todas las unidades del material basta con -acer un Clic al campo
Si la entre%a es parcial0 adem2s del Clic en el campo se
deber2n di%itar las unidades recibidas en el campo respectivo
0 para in%resar la descripcin de los materiales o servicios que se reciben se -ace
clic en el botn 0 se abre la si%uiente pantalla y el campo te4to se
di%ita el nombre del material o servicio0 tambi:n se puede copiar de la pantalla
anterior t4t breve mat
Release: 4!
Una ve' di%itada la in3ormacin el Usuario veri3icara esta operacin activando el
botn 0 el sistema le emitir2 un mensa,e de con3irmacin y a continuacin
se deber2 %rabar el documento "n el momento de %rabar el sistema le
asi%nar2 un n8mero consecutivo y le imprimir2 autom2ticamente el documento en
la impresora que se ten%a como predeterminada en su equipo de cmputo
Release: 4!
"ste documento llamado
deber2 ser 3irmado por el Interventor del contrato y posteriormente se entre%ar2
,unto con la 3actura en la taquilla 8nica de recepcin de 3acturas en la Unidad de
Contadur1a de la Secretar1a de Nacienda
+nulacin de la Entrada de Mercanc-a
+ara anular el documento de entrada de mercanc1as o recibo a satis3accin se
deber2 activar la transaccin y esco%er en el
men8 la opcin "l sistema le solicitar2 que di%ite en el campo
correspondiente el numero de documento que desea anular Al di%itarlo
el sistema le traer2 el documento0 indicando que 8nicamente se puede con3irmar
la anulacin de toda la cantidad recibida por posicin
Release: 4!
#a anulacin solo se -ace e3ectiva cuando el Usuario le da un Clic al campo e
inmediatamente aparece un >C-ulito? 0 repitiendo este mismo procedimiento en
todas las posiciones del documento para que sea anulado totalmente
+osteriormente se 3inali'a con %rabar y el sistema le emite un mensa,e donde
le asi%na un n8mero al documento anulado
Release: 4!
"n el evento que el sistema no le imprima autom2ticamente el recibo a
satis3accin0 se debe reali'ar el si%uiente procedimiento:
Aransaccin: $B67
Ruta v1a
men8:
@i%itar en la ca,a de comandos
"l sistema le pide que di%ite el n8mero del documento de contabilidad
correspondiente 0 al -acerlo le presenta el si%uiente
cuadro:
Release: 4!
"l paso si%uiente es -acer un doble Clic en cualquier parte de los te4tos ne%ros
0 mostrando la
pantalla:
@ebido a que la impresin de documentos en SA+ son mensa,es0 se debe activar
el botn e inmediatamente se presenta el si%uiente cuadro:
Release: 4!
Si el documento ya se -a impreso con anterioridad aparece la l1nea:
0 que si%ni3ica
que el mensa,e de impresin ya esta creado0 si desea imprimirlo nuevamente
deber2 marcar la l1nea y activar el botn de repetir mensa,e:
Al -acerlo el sistema le crea una nueva 3ila as1:
Release: 4!
0 para cambiar el
estatus del mensa,e de a -ay que de3inir la impresora que reali'ara la
3uncin activando el botn el sistema le presenta el si%uiente
cuadro:
"l usuario deber2 llenar los si%uientes campos:
Con la palabra >I$+R? que para el
sistema es la si%la de >impresora de3ault? que si%ni3ica que la operacin la
e,ecutar2 en la impresora predeterminada de su computador
Activar el 3lan de dar salida inmediatamente
"n el men8 de portada SA+ seleccionar
Release: 4!
Vuedando el cuadro as1:
+osteriormente se devuelve con la 3lec-a verde y se activa el botn de
0 seleccionando del men8
la opcin >4?
Release: 4!
Vuedando el cuadro as1:
+osteriormente se devuelve con la 3lec-a verde y se 3inali'a la operacin con
"l sistema imprime el documento llamado >Recibo a satis3accin? que deber2
ser 3irmado por el interventor y ,unto con la 3actura del proveedor entre%ado en la
taquilla 8nica de recepcin de 3acturas en la Unidad de Contadur1a
Si el documento no se -a impreso nunca el usuario deber2 crear el mensa,e de la
si%uiente manera:
@e3inir la clase de mensa,e en la columna indicada 0 abriendo el cdi%o de
seleccin el sistema le presenta un men8 del que se selecciona la alternativa

Release: 4!
@e3inida la clase de mensa,e el usuario deber2 llenar el campo de idioma con las
iniciales >"S? que si%ni3ican espaKol
+osteriormente deber2 de3inir los y los proceso
descrito anteriormente

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