ESTUDIO

CABALLERO BUSTAMANTE
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Derechos Reservados
Planilla de Movilidad:
Registro y Aplicacin Prctica
1. Aspectos conceptuales
Como es de pleno conocimiento, a travs
del articulo 14 del Decreto Legislativo N
970, publicado el 24.12.2006 y cuya entrada
en vigencia rige a partir del 01.01.2007, se
efectu la incorporacin del literal a1) al
articulo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta
(LIR), el carcter de gasto deducible, sujeto a
limite, de aquellos desembolsos motivados
con la nalidad de sufragar los gastos de
movilidad del personal de la empresa, a con-
secuencia del desempeo de sus funciones
y cuya naturaleza (de tales gastos) mantenga
en esencia los elementos constitutivos de
una condicin de trabajo, no obstante que
estos no se encuentren sustentados en
comprobantes de pago que cumplan con
los requisitos y caractersticas contenidos
en los artculos 8 y 9 del Reglamento de
Comprobantes de Pago (RCP).
Es importante sealar que antes de la
incorporacin del inciso a1) al articulo 37 de
la LIR, la legislacin del Impuesto a la Renta
no haba contemplado el supuesto en que
un gasto resultara deducible por cumplir en
esencia y naturaleza propia con el principio
de causalidad sin mantener un comprobante
de pago que lo sustente, como es el caso
del gasto por movilidad. No obstante, ya
en el tiempo la deducibilidad de los gastos
de movilidad an cuando no se cuente con
comprobantes de pago haban sido recono-
cidos por el Tribunal Fiscal a travs de las
Resoluciones N 8729-5-2001 (26.10.2001) y
N 05794-5-2003 (15.10.2003), en las cuales
haba manifestado el rgano colegiado
que en la medida que exista evidencia y
un debido control tributario de los gastos
de movilidad, tales conceptos resultaran
deducibles siempre que sean necesarios
para el desempeo de las labores de los
trabajadores. Es de esta manera, observando
ello, que la Legislacin del Impuesto a la
Renta, ha tenido a bien considerar condi-
cionantes para la deducibilidad de dichos
gastos, vinculadas con el cumplimiento de
requisitos sustanciales, esto es; que resul-
ten necesarios para el desempeo cabal
de las funciones de los trabajadores y no
constituyan benecio o ventaja patrimonial
directa de los mismos y otros de carcter
formal, como es el caso del control que
deber ejercerse sobre ellos (los gastos) a
travs de la planilla de movilidad, as como
su aceptacin hasta un limite mximo diario
permitido por trabajador.
Un aspecto de suma importancia y el
cual se constituye en el elemento principal
que deber contener cada uno de lo cargos
a resultados y registros en la planilla de
movilidad, lo constituye la condicin de
trabajo. Cabe sealar que la LIR ha previsto
indirectamente la conceptualizacin de la
condicin de trabajo en el segundo prrafo
del inciso a) del articulo 34 sealando que
no se considerarn como renta de quinta
categora las cantidades que percibe el
servidor por asuntos del servicio en lugar
distinto al de su residencia habitual, tales
como gastos de viaje, viticos por gastos
de alimentacin y hospedaje, gastos de
movilidad y otros gastos exigidos por la
naturaleza de sus labores, siempre que
no constituyan sumas que por su monto
revelen el propsito de evadir el impuesto.
Asimismo, la legislacin laboral vigente, de
acuerdo a lo sealado en el artculo 7 del
Decreto Supremo N 003-97-TR (27.03.97)
y en los incisos c) e i) del artculo 19 del
Decreto Supremo N 001-97-TR (01.03.97),
respectivamente, ha dispuesto para efectos
remunerativos como para los beneficios
sociales (Compensacin por Tiempo de
Servicios) el carcter de no remunerativo
de Todos aquellos montos que se otorguen
al trabajador para el cabal desempeo de
su labor, o con ocasin de sus funciones,
tales como movilidad, viticos, gastos de
representacin, vestuario y en general todo
lo que razonablemente cumpla tal objetivo y
no constituya benecio o ventaja patrimonial
para el trabajador.
Es en este sentido, como se ha podido
apreciar precedentemente, siempre que los
desembolsos otorgados no constituyan un
benecio que genere una ventaja patrimonial
para el trabajador, dichos gastos de movilidad
calicaran en esencia como condicin de
trabajo y por ende deducibles an cuando
no cuenten con comprobante de pago, claro
est, en la medida que no superen el limite
mximo diario permitido por trabajador.
Uno de los aspectos que resulta impor-
tante tener en consideracin es que los
desembolsos asumidos por la empresa,
en favor de trabajadores independientes,
tales como; pasajes al centro de trabajo,
movilidades vinculadas con la prestacin,
entre otros, desde la perspectiva analizada
no resultaran deducibles.
De otra parte, se agrega a lo anteriormen-
te expuesto, los gastos de movilidad asumi-
dos por la empresa en favor de trabajadores
independientes (en esencia, sin vinculacin
laboral encubierta) en funcin a un acuerdo
contractual o no. Cabe sealar que dichos
gastos se constituiran en liberalidades al
ser sufragados en beneficio de terceros,
lo cual, generara una disminucin de sus
gastos (beneficio patrimonial del tercero)
derivado de tal hecho. En consecuencia no
resultara aplicable lo sealado en el inciso
a1) del artculo 37 de la LIR, al no existir una
vinculacin laboral.
En virtud a las consideraciones expuestas,
el objetivo del presente apunte tributario se
orienta a proporcionar alcances de carcter
prctico, para efecto de un debido control tri-
butario y administrativo. Es importante sealar
que el presente apunte tributario no abordar
un anlisis conceptual de la naturaleza de
los gastos de movilidad, por cuanto este ha
sido desarrollado en el informe especial "La
deduccin de gastos mediante la planilla de
movilidad" publicado en la segunda quincena
de enero 2007.
2. Control administrativo, contable,
tributario
2.1. Control administrativo - contable
Ya en el plano netamente prctico,
muchas son las motivaciones por las
cuales diversas reas de la empresa
tales como; finanzas, crditos y co-
branzas, tesorera, contabilidad, entre
otros, mantiene, cada una de ellas,
fondos de caja chica a efecto se sufragar
desembolsos vinculados con trmites
administrativos, gestiones de cobranza,
operaciones bancarias, presentacin
de declaraciones juradas mensuales,
entre otros supuestos. Es aqu que al
producirse la entrega a rendir, en donde
la persona encargada de tales fondos
deber identicar en primer orden al
personal que realizara la gestin, la
misma que efectuara posteriormente
la rendicin de gastos respectiva, lo
cual a partir de ello, permitir evaluar
la relacin causal de los gastos y consi-
guiente clasicacin de renta de quinta,
condicin de trabajo, liberalidad, que
posteriormente generar el registro en
la planilla de gastos de movilidad, res-
pecto de aquellos gastos que cumplan
en estricto dicha naturaleza.
2.2. Control tributario
En lo concerniente al control tributario,
como bien se ha sealado anterior-
Apunte Tributario
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mente, previa conceptualizacin de los
gastos de movilidad no sustentados
en comprobantes de pago, de acuerdo
con el inciso a1) del articulo 37 de
la Ley del Impuesto a la Renta, estos
no podrn exceder del importe de S/.
20.00 (4% de la Remuneracin Mnima
Vital), aplicables para el ejercicio 2007,
por trabajador y respecto de aquellos
desembolsos incurridos y que sean
necesarios para el cabal desempeo
de sus funciones y que no constituyan
benecio o ventaja patrimonial directa
de los mismos.
3. Aplicacin prctica integral
3.1. Enunciado
La empresa COMPUDATA S.A. se dedica
a la importacin y venta de equipos de
cmputo, y cuenta con 17 trabajadores
en planilla:
1 Gerente general
1 Gerente comercial
2 Secretarias
1 Contador
3 Asistentes de contabilidad
2 Auxiliares contables
4 Vendedores
2 Asistentes de crditos y cobranza
1 Conserje
Con la finalidad de implementar un
debido control tributario de los gastos
de movilidad a los cuales se refiere
el inciso a1) del artculo 37 de la LIR,
nos ha proporcionado la siguiente in-
formacin correspondiente a los das
comprendidos entre el 26 y 31 de marzo
del presente ejercicio:
a. Movilidad otorgada a trabajadores
independientes
a.1. La empresa ha contratado los
servicios de un profesional
independiente para que rea-
lice la evaluacin y estudio de
mercado por 1 mes, compren-
dido entre el 15 de marzo y el
15 de abril de 2007, el importe
de su retribucin asciende a
S/. 2,500. Adicionalmente se le
ha otorgado por cada uno de los
das comprendidos entre el 26 y
30 de marzo un importe total de
movilidad ascendente a S/. 100.00,
atribuibles en S/. 20.00 diarios.
a.2. La empresa ha contratado los ser-
vicios de 2 trabajadores inde-
pendientes, los cuales efectan
gestiones especcas de acuerdo
a la necesidad de la misma, para
tales efectos se les han asignado
a cada uno de ellos un importe de
S/. 18.00 diarios por concepto de
movilidad. Al cierre del mes han
efectuado la siguiente rendicin
de gastos incurridos durante los
das comprendidos entre el 26 y
30 de marzo.
Descripcin del gasto
Trabajador Trabajador
N 1 N 2

Boletos transporte urbano 55.00 50.00

Con facturas de taxi 20.00 46.00

Sin sustento 15.00 30.00

Gasto total S/. 90.00 S/. 126.00

b.Asignacin de movilidad
La empresa asigna vehculos a 2
de sus vendedores, a los cuales
les otorga diariamente S/. 17.00 por
concepto de movilidad, trmino
empleado al sufragarle los gastos
de combustible de dichos vehcu-
los. A continuacin presentamos
la liquidacin efectuada por dichos
vendedores:
Trabajador Perodo del 28 al 31 de marzo 2007
28 30 31

Sustento
Importe
Sustento
Importe
Sustento
Importe
S/. S/. S/.
Vendedor N 2
Factura 10.00




Boletas de
7.00
Venta
Sin sustento 7.00 Sin sustento 17.00 Sin sustento 10.00
Trabajador Perodo del 26 al 29 de marzo 2007
26 27 28 29
Con Sin Con Sin Con Sin Con Sin

Vendedor
Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento

N 3
15.00 15.00 20.00 20.00

5.00 7.00 5.00

5.00 3.00 23.00

Total 20.00 5.00 22.00 3.00 20.00 25.00 23.00
Trabajador Perodo del 26 al 28 de marzo 2007
26 27 28

Sustento
Importe
Sustento
Importe
Sustento
Importe
S/. S/. S/.
Vendedor N 1 Ticket
15.00
Boletas
12.00
Factura de venta

Sin rendir 2.00
Ticket
5.00 Sin sustento 17.00
Factura
El conserje ha efectuado la rendicin de gastos de la siguiente manera:
Trabajador Perodo del 26 al 29 de marzo 2007
26 27 28 29

Vendedor
Con Sin Con Sin Con Sin Con Sin

N 4
Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento
9.00 10.00 14.00 15.00

10.00 18.00 25.00 25.00

Total 9.00 10.00 28.00 14.00 25.00 15.00 25.00
Trabajador Perodo del 27 al 31 de marzo 2007
27 28 30 31
Con Sin Con Sin Con Sin Con Sin
Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento Sustento
Conserje 7.00 20.00 15.00 25.00
10.00 6.00
16.00 5.00 8.00
Total 7.00 16.00 20.00 20.00 10.00 14.00 25.00
c. Movilidad otorgada a vendedo-
res y conserjes
La empresa cuenta con un cuadro de
control de gastos de movilidad asigna-
dos a los vendedores 3 y 4 y al conserje
tal como se muestra a continuacin:
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d. Movilidad condicionada a asis-
tencia al trabajo
La empresa ha acordado de manera
contractual otorgar una asignacin
por concepto de movilidad supe-
ditada a la asistencia al centro de
trabajo de 5 trabajadores por un
importe de S/. 5.00 diarios. Durante
los das comprendidos entre el 26
y el 30 de marzo, la empresa ha
abonado un importe total ascen-
dente a S/. 125.00. La empresa no
los considera como mayor renta de
quinta categora.

e. Movilidad otorgada por labores
fuera de horario
La empresa ha otorgado durante los
das 26, 27 y 31 de marzo, S/. 15.00
a cada uno de los 3 asistentes con-
tables y a 2 auxiliares, por concepto
de movilidad, dado que han labo-
rado hasta altas horas de la noche.
Es importante sealar que durante
el referido periodo la empresa ha
incurrido en gastos de movilidad
ascendentes a S/. 225.00.
3.2. Solucin
Una vez recepcionada la informacin
vinculada con los principales gastos
incurridos por las diversas reas de la
empresa, se deber efectuar la siguien-
te clasicacin a efecto de otorgarle el
tratamiento debido a cada uno de ellos,
segn el anlisis siguiente:
a. Clasicacin de la naturaleza
de los gastos incurridos por al
empresa bajo la denominacin
de movilidad
la naturaleza de sus labores, siempre
que no constituyan sumas que por su
monto revelen el propsito de evadir
el impuesto. En ese sentido, al haber
otorgado una asignacin por movilidad
acordada o no contractualmente por
parte de la empresa, la cual se en-
contrara supeditada a la asistencia al
trabajo, dicho desembolsos generara
una ventaja patrimonial a favor del tra-
bajador, no conteniendo en ese sentido
los elementos de una condicin de
trabajo, por cuanto se constituiran en
una renta de quinta categora. De otra
parte, respecto a los gastos de movi-
lidad sujetos a la asistencia al trabajo,
dado que la empresa no les otorga el
tratamiento de rentas de quinta cate-
gora, devendran en gastos reparables
al ser liberalidades del empleador.
3.3. Determinacin del lmite mximo
diario
De acuerdo a los gastos de movilidad
que en funcin al anlisis realizado en el
numeral anterior, corresponde incluirlos
en la planilla de movilidad, la empresa
deber efectuar la adicin del importe
registrado en la planilla de movilidad que
exceda el lmite mximo diario permitido
por trabajador (S/. 20.00). Ya en el plano
netamente prctico es recomendable que
la empresa tenga un adecuado control del
importe que resultar deducible y aquel
que ser materia de reparo aperturando
sub divisionarias especcas.
3.4. Llenado de la planilla de gastos
de movilidad
Para efectos prcticos procederemos a
efectuar el llenado de la planilla de gas-
tos de movilidad correspondiente al da
29.03.2007. Es importante sealar que la
empresa deber realizar el llenado de la
planilla de gastos de movilidad en forma
diaria. Uno de los aspectos que resulta
importante tener en consideracin para el
debido llenado de las planillas, es el hecho
que resultara mucho ms relevante, que
la persona que ha realizado las gestiones
entregue una pre-liquidacin respecto del
detalle de los importes desembolsados
por movilidad, a n de identicar a pleni-
tud los gastos incurridos y el motivo de
los mismos para su debido sustento.

3.5. Libro de planilla de remuneraciones
y boleta de pago
En lo concerniente a obligaciones de
carcter laboral, podemos sealar que la
empresa deber efectuar la anotacin en
el libro planillas de la empresa, entre otras
de los desembolsos por movilidad que
caliquen como condiciones de trabajo,
bajo la descripcin de un concepto no
remunerativo, de acuerdo a lo sealado
en el inciso e) del articulo 1 del D.S. N
001-98-TR (22.01.98). n
b. Anlisis
1. No constituyen gastos de movilidad, a
los cuales se reere el inciso a1) del arti-
culo 37 de la LIR, aquellos incurridos por
la empresa, pactados contractualmente
o no, asumidos en favor de trabajado-
res independientes, vinculadas con la
prestacin de sus servicios, por cuanto
stos (los gastos) se encuentran vincu-
lados en estricto, con los incurridos por
el personal que mantenga vinculacin
laboral con la empresa.
Por ende calicar como una liberali-
dad, que ser reparable salvo que se
considere como una mayor renta para
el prestador del servicio.
2. No constituyen gastos de movilidad,
aquellos asignaciones en dinero o
en especie (combustible, entre otros)
otorgadas a trabajadores a consecuen-
cia de la asignacin de vehculos, por
cuanto de acuerdo al ultimo prrafo
del inciso a1) del articulo 37 de la LIR,
se ha sealado que no se aceptara la
deducibilidad de gastos de movilidad
sustentados en la planilla, en el caso
de trabajadores que tengan a su
disposicin movilidad asignada por
el contribuyente. Cabe sealar que el
legislador habra previsto que tales
erogaciones, bajo las condiciones
sealadas precedentemente, debern
ser sustentadas con los comprobantes
de pago (facturas y tickets, entre otros)
no resultando posible sustentar tales
gastos sin comprobantes de pago a
travs de la planilla de movilidad.
3. En lo que respecta a los gastos en
referencia, al proporcionar la empresa
desembolsos para la realizacin de sus
labores bajo una relacin laboral, tales
gastos resultarn deducibles en la me-
dida en que se encuentren sustentados
en comprobantes de pago que cumplan
con los requisitos y caractersticas se-
alados en el RCP, as como aquellos
sustentados en la planilla de gastos
de movilidad y siempre y cuando no
superen el lmite mximo diario permi-
tido de S/. 20.00 por trabajador, dada su
naturaleza de condicin de trabajo.
4. Para efectos del IR de acuerdo al ar-
tculo 34 de la Ley, constituyen rentas
de quinta categora las obtenidas por
concepto del trabajo personal presta-
do en relacin de dependencia tales
como; sueldos, salarios, asignaciones,
(...) y, en general, toda retribucin por
servicios personales, agrega la norma
que no se considerarn como tales las
cantidades que percibe el servidor por
asuntos del servicio en lugar distinto al
de su residencia habitual, tales como
gastos de viaje, viticos por gastos de
alimentacin y hospedaje, gastos de
movilidad y otros gastos exigidos por
Apunte Tributario

Condicin de trabajo
Renta de Liberalidades
Enunciado
Planilla de Sustentado
quinta (gastos Notas

movilidad en CP
categora reparables)
A (a.1) 100.00 1

(a.2) 216.00 1

B 30.00 72.00 2

C 162.00 194.00 3

D 125.00 100.00 4

E 225.00 3

Totales 387.00 224.00 125.00 488.00

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Derechos Reservados
PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD DEL DA 29.03.2007

Fecha N LG (1)
Motivo
ESPECIFICACIONES
Monto
Monto
Firma
Detalle Direccin Reparable


Vendedor 3: Erick Len Piedra


29.03.07 V1C28 Cobranza Data Service S.A. Bus ocina Av. Canad 578 1.00

29.03.07 V2C28 Cobranza Compudata S.A.C. Bus Canad Av. Espaa 467 1.00

29.03.07 V2C28 Cobranza Servicomp S.A. Taxi Av. Espaa Av. Brasil 675 7.00

29.03.07 V2C28 Cobranza Copidata S.A. Bus Av. Brasil 675 Av. Arequipa 678 1.00

29.03.07 V2C28 Entrega de letras Computec S.A. Taxi Av. Arequipa Av. Venezuela 675 6.00

29.03.07 V2C28 Cambio de factura Exportec S.A. Taxi Av. Ocina 675 Av. Canad 576 6.00

29.03.07 V2C28 Regreso A ocina Bus Av. Venezuela 675 Av. Ocina 1.00

Total gastos de movilidad S/. 23.00 (2)

Limite mximo ( 20.00 )

Gastos reparable S/. 3.00 3.00


Vendedor 4: Emilio Choque Alva


29.03.07 V2C28 Cobranza ABATEX S.R.L Bus ocina Av. La Molina 256 1.00

29.03.07 V2C28 Cobranza TEXPET S.A. Taxi Av. La Molina 256 Av. Sta. Anita 567 8.00

29.03.07 V2C28 Cobranza REPRONT S.A.C. Av. Santa Anita 567 Av. Brasil 675 1.50

29.03.07 V2C28 Cobranza FREW S.A. Bus Av. Brasil 675 Av. Fiori 584 1.50

29.03.07 V2C28 Entrega nota crdito ARTEP S.A. Bus Av. Fiori 584 Av. Arequipa 546 1.00

29.03.07 V2C28 Regreso A ocina Taxi Av. Arequipa 546 Ocina 6.00

29.03.07 V2C28 Cobranza ADTEX S.A.C. Taxi Av. Ocina 675 Av. Canad 576 6.00

Total gastos de movilidad S/. 25.00 (2)

Limite mximo ( 20.00 )

Gastos reparable 5.00 5.00
(1) LG: Liquidacin de Gastos
(2) Ver inciso d) del punto 3.1. Enunciado.
MODELO SUGERIDO DE PLANILLA DE MOVILIDAD