ndice

ndice1
Introduccin.2
Marco referencial3
Marco terico.. 8
Concepto de una secretaria..8
Los 10 mandamientos de una secretaria9
Como los 10 mandamientos, ar!n "ue ten#amos
un perfil empresarial deseado1$
%er una secretaria de e&celencia 'es solo de ella((..............................
')u* solo se ri+a a los mandamientos de una secretaria(.............................1,
-alta de conocimiento de los mandamientos de una secretaria...18
La secretaria comien.a a ocupar el puesto "ue le corresponde..19
/0+eti1o #eneral21
/0+eti1os espec2ficos22
Conclusin..22
3ne&os.23
4i0lio#raf2a.......................................................................................................2$
1
Introduccin
5n nuestro si#lo de o6, es mu6 necesario para nosotros "ue estamos estudiando
6 las "ue 6a e+ercen, conocer los 10 mandamientos de una secretaria, 6a "ue
#racias a ellos podremos cumplir con nuestro tra0a+o efica.mente, as2
complaciendo a los clientes, +efe, 6 compa7eros de tra0a+o.
Creceremos profesionalmente 6 en nuestra 1ida personal.
5n el si#uiente tra0a+o, e&plicamos el por"ue de0emos adoptar, los 10
mandamientos de la secretaria, mostrando desde diferentes puntos de 1ista, tanto
como autores conocidos en la materia 6 criterio personal.
2
Marco referencial
8iferentes autores en el !m0ito de t*cnicas secretariales an construido los 10
mandamientos de la secretaria, de acuerdo a su m*todo.
Los mandamientos de 9icardo Mercado 9i1era, son los m!s so0resalientes 6
conocidos. :ales son;
1. Amar a su organizacin. <or"ue es ella, 0ien o mal. La "ue le dar! una
acti1idad "ue le mantendr! ocupada con un 0eneficio econmico de
sustentacin para usted 6 su familia. 3dem!s por"ue ser! su se#undo
o#ar 6 sus compa7eros de tra0a+o su se#unda familia.
2. Amar a su trabajo. <or"ue ello le ace a usted por "ue de esa forma
aportamos al desarrollo de su institucin 6 de una nacin. ')ui*n tiene
ma6or reputacin un ol#a.!n o un eminente tra0a+ador( Len =reco
dec2a; el "ue tra0a+a en al#o "ue no le #usta, es i#ual, "ue un 1a#o
3. Amar a sus clientes. <or"ue ellos son la ra.n de la e&istencia de la
institucin donde usted tra0a+a. %i no a6 or#ani.aciones, 6 si no a6
empresas tampoco a0r! tra0a+o, si no a6 tra0a+o, tampoco usted
podr! lle1ar el pan a su 0oca. 9ecuerde; empresas sin clientes no
so0re1i1en en este mundo competiti1o.
$. Amar a su profesin. %olo as2 lo#rara crecer mas en conocimiento 6
aportara con nue1as t*cnicas en su rama profesional 6 eso le ar! mas
eficiente. >a#a crecer su curr2culo, pero al final u +efe 1alorar mas sus
conocimientos. 5l papel puede soportar incluso ?Cual"uier estupide.@.
A. Amar a su familia. <or"ue todos ellos constitu6en su primer o#ar 6 la
e&istencia su6a es el fruto de una relacin umana. 3mar a la familia
ace m!s f!cil amar a los dem!s. Mis estudios me acen corro0orar "ue
cuando una secretaria discreta en su o#ar lle#a a su tra0a+o 6 se
estrella contre el primer cliente "ue se le presente. La 4i0lia nos dice
?3ma a tu pr+imo, como a ti mismo@.
3
B. Ser fiel y respetar al jefe. <or"ue despu*s de todo ellas depende de el.
C solo as2 se #anara usted la confian.a 1eemente de su superior. 5ste
mandamiento implica sa0er cuando decir si 6 cuando decir no, en fin, el
tam0i*n es un ser umano "ue puede e"ui1ocarse 6 usted puede
corre#irlo
,. Trabajar en equipo. >o6 en d2a nadie puede tra0a+ar solo. :anto la
di1isin del tra0a+ como la especiali.acin nos ace mas dependientes
de otros, solo as2 o0tenemos un 0uen rendimiento, de lo contrario a0r!
una disminucin 6 la parali.acin del tra0a+o.
8. Tener fe. La 1erdadera fe se#Dn la 4i0lia, ?es tener la plena se#uridad
de reci0ir lo "ue se espera@ no solo e&i#e creer, sino, en poseer una
ra.n para acerlo. %olo la secretaria de e&celencia "ue cree se
compromete. :en#a fe en todos sus planes.
9. Tener persistencia. <ara consolidar nuestro triunfo la0oral no de0emos
reducir al tiempo, tampoco a nuestras fuer.as, esta compro0ado "ue los
#randes triunfadores, masificaron su tiempo 6 redo0laron sus fuer.as,
claro "ue ese es el precio "ue a6 "ue pa#ar para lue#o disfrutar en la
cima. %ea persistente.
10. Practique los principios y alore morales. <or"ue todo ser umano,
en su medio social 6 cultural desde los primeros a7os de su 1ida entra
en relacin con el 0ien, la 1erdad, la +usticia, la amistad, la onrade., la
di#nidad, etc. 5s decir, "ue entra en contacto con los 1alores
encar#ados a las personas, las acciones 6 situaciones en las "ue
participa.
Los die. mandamientos de una secretaria, tam0i*n se le conoce como ?8ec!lo#o
de la secretaria@ Efuente InternetF.
4
!ec"logo de la Secretaria
1. %* siempre sincera pero sin ofender. 5l deseo de ser1ir 6 no el de erir
de0e ser faro orientador de tu sinceridad.
2. 5sfu*r.ate en despertar en ti y en todos los que te rodean el sentido
*tico latente en todo ser umano.
3. Crea un am0iente de cordialidad en la oficina siendo cort*s,
comprensi1a 6 cooperadora.
4. 9e#oc2+ate, si eres responsa0le, reedDcate para perfeccionar tus
conocimientos. La responsa0ilidad es uno de los pilares donde
descansa el *&ito.
5. 5ntusi"smate. Tu entusiasmo aumentar" tu eficiencia y te permitir"
cosec#ar grandes satisfacciones.
6. %* discreta 6 utili.a el tacto con tu +efe, con tus compa7eros de tra0a+o 6
con el pD0lico.
7. 3ma tu tra0a+o; amando tu tra0a+o amas al pr+imo 6 tam0i*n a 8ios.
8. 9esp*tate a ti misma 6 respeta a los dem!s, pero recuerda "ue tienes
dereco a e&i#ir "ue te respeten.
9. Inter*sate sinceramente en todos lo "ue te rodea. 5ste sincero inter*s te
permitir! desarrollar al m!&imo todas tus personalidades.
10. 3ctDa con lealtad, pero "ue la m!&ima e&presin de tu lealtad no sea tu
adesin incondicional a una persona sino a lo 0ueno, a lo correcto, a lo
+usto.
/tra manera de 1er los mandamientos de una secretaria se da dentro cuando un
a#ente de una or#ani.acin o empresa, las constru6e, como paso el caso de
<a0lo Mu7o., presidente de la 3sociacin espa7ola de 3#encias.
1. 5ntender!s al pD0lico so0re todo, el pD0lico 6 su satisfaccin con lo m"s
importante.
5
2. Go utili.aras el t*rmino de tu empresa para tus propios fines.
3. 8i1i*rtete mientras tra0a+as.
4. >a. "ue tu cliente se te con1ierta en tu socio.
5. Go desconf2es, cola0ora con tus competidores.
B. :ra0a+a con 6 no contra tus compa7eros de oficina.
,. Go copies HInno1aI 5&plora siempre nue1as formas de comunicaron, tanto
dentro como fuera de los medios con1encionales.
8. 9espetaras el espacio de tus compa7eros de tra0a+o.
9. Go pensaras en forma tradicional 6 conser1adora, sino te adecuaras a la
situacin
10. Go codiciaras las cosas de tus compa7eros 6 empresa.
/tro e+emplo claro es de 9emedios Jalle :errones 6 Maria :eresa Lpe. 82a.
>a0lar 6 actuar discretamente.
%er una e&perta en escucar, a0lar, leer 6 escri0ir.
%er cuidadosa en sus relaciones interpersonales.
5star dispuesta a cooperar para sumar 6 no restar.
%er una persona disciplinada.
%er una persona "ue practi"ue la filosof2a de la calidad, "ue a#a las cosas
r!pido 6 de 0uen umor.
3"u2 a6 un claro e+emplo como una empresa o un comit* crea sus propias re#las
para sus secretarias, modificando, de acuerdo a su inter*s.
FUNCIONES DE LA SECRETARA TCNICA DEL COMIT (Acuerdo 059/02).

39:CKL/ B.L La %ecretar2a :*cnica del Comit* tendr! las si#uientes funciones;

1. 5la0orar los pro6ectos de resolucin "ue esta0le.can la clasificacin de
los profesores uni1ersitarios, cual"uiera sea su 1inculacin, para efectos
de nom0ramiento, cele0racin de contratos, promociones en el escalafn,
6
e1aluacin 6 asi#nacin o modificacin de punta+e, cam0ios en la
dedicacin o so0re cual"uier no1edad "ue modifi"ue su relacin la0oral.
2. <reparar los pro6ectos de resolucin relacionados con la asi#nacin 6
reconocimiento de 0onificaciones, de puntos salariales por t2tulos,
cate#or2as, e&periencia calificada, car#os acad*mico administrati1os, 6
desempe7o en docencia, e&tensin 6 el reconocimiento de los puntos
salariales asi#nados a la produccin acad*mica por los pares e&ternos,
conforme a lo dispuesto en el 8ecreto 12,9 de 2002 6 a los 3cuerdos
re#lamentarios internos de la Institucin o a las normas "ue los
modifi"uen o sustitu6an.
3. 9adicar la documentacin presentada, 1erificando siempre "ue *sta
cumpla con los re"uisitos le#ales 6 estatutarios.
$. 3copiar toda la informacin, producida por las -acultades, relacionada
con los procesos de e1aluacin docente 6 preparar los informes
re"ueridos por las unidades acad*micas 6 administrati1as.
A. Lle1ar el re#istro de todas las no1edades "ue se incorporen a la o+a de
1ida acad*mica de los docentes, cual"uiera sea su 1inculacin.
B. 9esponder por la sistemati.acin 6 los arci1os de toda la informacin 6
documentacin "ue so0re los distintos factores "ue confi#uran la o+a de
1ida acad*mica de los docentes uni1ersitarios sean presentados por
*stos.
,. %uministrar oportunamente la informacin "ue re"uiera el personal
docente 6Mo las distintas instancias administrati1oLacad*micas de la
uni1ersidad.
8. 9ecepcionar 6 tramitar ante el Comit* las solicitudes "ue se presenten.
9. 5la0orar 6 someter a su consideracin las actas de las reuniones del
Comit*.
10. 9efrendar con su firma las 3ctas del Comit* debidamente aprobadas.
Como se puede o0ser1ar a6 de diferentes puntos de 1ista, como de0e ser el
comportamiento de una secretaria dentro de su !rea tra0a+o, para as2 poder
7
con#eniar con sus clientes, compa7eros 6 +efe, tam0i*n #anarse el respeto 6
estimo de los 6a mencionados.

Marco terico
$oncepto de una secretaria
Kn concepto propio de secretaria;
La secretaria, es la persona encar#ada "ue toda la oficina, 1alla en 1iento en popa,
por"ue #racias a ella, el +efe estar! or#ani.ado 6 en si toda la empresa, ser! la
persona encar#ada de escri0ir la correspondencia, e&tender cartas, actas,
memorando, citaciones, dar fe de los acuerdos 6 custodiar los documentos de una
oficina, asam0lea o corporacin.
%er! la mano dereca de la oficina, 6a "ue tendr! en sus manos, el mane+o
personal e interpersonal, fuera 6 dentro de la misma.
:iene "ue ser, sencilla, espont!nea, onrada, responsa0le, atenta, comunicati1a,
ser1icial, comprensi1a, prudente, cautelosa, dili#ente, constante, puntual,
0ondadosa, entusiasta, optimista, culta, educada, ama0le, corte, "ue no a0le mas
de lo necesario de si misma, "ue no criti"ue a nadie, "ue no sea demasiado
e&i#ente con los dem!s.
5ste concepto es utpico, respecto a una secretaria, por"ue seria una persona
perfecta, 6 tal no e&iste en la tierra.
<ero es lo "ue una secretaria de0er2a lle#ara acer, si no puede cumplir con todo
a"uello, de0e intentarlo 6 esfor.arse por acerlo, 6a "ue de ello depende su
empleo, su ima#en personal, su 1ida profesional.
8
8esde otro punto de 1ista, m!s fle&i0le. Kna secretaria de direccin es la mano
derec#a del jefe 6 de0e con1ertirse en su enlace con el resto del mundo. <or ella
an de pasar los empleados 6 las personas a+enas a la empresa "ue se diri+an al
director.
:ienen "ue ocuparse de la0ores propias de las secretarias, como la a#enda de su
superior, la or#ani.acin de 1ia+es de ne#ocios, las actas de las reuniones, la
correspondencia, el arci1o de documentos o la preparacin de presentaciones.
<ero tam0i*n de0en acerse car#o de otras funciones de car"cter ejecutio "ue
el +efe suele dele#ar en ellas, aun"ue el tipo 6 la cantidad de tareas
encomendadas 1ar2an en cada empresa. %e trata de una profesin
ma6oritariamente e+ercida por mu+eres, "ue ocupan el 90N de los puestos de
secretaria en la empresa pri1ada.
%os &' mandamientos de una secretaria
Los die. mandamientos de una secretaria, son los pilares fundamentales "ue toda
secretaria de e&celencia de0e adoptar. La carencia de la informacin so0re este
tema en el mundo secretarial, da como resultado la ineficiencia de una secretaria,
"ue la lle1a al despido 6 al fracaso personal.
Como emos podido o0ser1ar la propuesta de 1arios autores so0re los die.
mandamientos de la secretaria, estos tienen mucos puntos en comDn, as2
podemos lo#rar fusionar todos ellos 6 as2 poder crear nuestra propia lista de re#las
o mandamientos so0re nuestra funcin.
9
()*ST+AS &' MA(!AMI*(T,S !* )(A S*$+*TA+IA
1 9espeta, prote#e, cuida, lle1a acia delante a tu empresa.
2 %e fiel con tu empresa, +efe, compa7eros de tra0a+o, clientes 6 conti#o misma.
3 %e efica. con tu tra0a+o "ue reali.as.
$ Go tra0a+es solo para ti, sino tam0i*n para los dem!s
A %e profesional, ante cual"uier situacin
B Go te in1olucres con personal de la oficina.
, %e entusiasta, paciente
8 %e perse1erante, discreta, confia0le.
9 Go en1idies, no seas e#o2sta con tus compa7eros, me+or tra0a+a con ellos
1
0
3plica los principios, 1alores, *tica 6 moral, en tu 1ida profesional, tanto en tu
personal.
5n el cuadro emos podido crear nuestros propios mandamientos, para ser efica.
en nuestro tra0a+o.
3ora e&plicaremos cada punto del cuadro.
9espeta, prote#e, cuida, lle1a acia delante a tu empresa.
Le de0emos ello 6 m!s, por "ue de una u otra forma, es la "ue nos da un in#reso
econmico a cam0io de nuestro tra0a+o dentro de ella. 3parte es el lu#ar donde
estamos #ran parte del d2a, se podr2a decir "ue es nuestro se#undo o#ar, por"ue
es donde nuestro esfuer.o puede dar frutos para 0eneficio de am0os.
%e fiel con tu empresa, +efe, compa7eros de tra0a+o, clientes 6 conti#o misma.
8e0emos ser cumplidas en nuestras o0li#aciones 6 no defraudar la confian.a
depositada en nosotros, con nuestra empresa por los puntos 6a especificados
anteriormente, con nuestro +efe, *l es la ca0e.a superior de nuestro tra0a+o, de *l
depende nuestro tra0a+o, 6 solo as2 podremos lo#rar su confian.a, ser fieles con
nuestro clientes, es lo principal de nuestro tra0a+o, 6a "ue de ellos depende "ue
nosotros 6 la misma empresa este a2, 6 con nuestros compa7eros de tra0a+o,
10
por"ue con ellos interactuamos todos los d2as, as2 poder #anar su respeto,
confian.a 6 a6uda.
%e efica. con tu tra0a+o "ue reali.as.
3s2 podremos crecer profesionalmente 6 personalmente, 6a "ue as2 lo#raremos
ad"uirir nue1os conocimientos 6 aportar con nue1os m*todos, en nuestra !rea de
tra0a+o. 3 parte de ello as2 tam0i*n podremos acer crecer nuestro Curr2culo.
:am0i*n de esta manera nuestro +efe, clientes 6 compa7eros, podr!n 1alorar
nuestro desempe7o profesional.
Go tra0a+es solo para ti, sino tam0i*n para los dem!s
%i tu o0+eti1o eres solo tu, no conse#uir!s a0ituarte en nin#Dn lu#ar, ni poder
tra0a+ar efica.mente. <or ello de0emos tra0a+a en e"uipo, as2 lo#raremos dar un
0uen rendimiento profesional, lo contrario nos lle1ara a la disminucin 6 a la
parali.acin del tra0a+o.
%e profesional, ante cual"uier situacin
5n nuestro tra0a+o, de0emos imponer nuestro profesionalismo, ante nuestras
cosas personales, es con1eniente actuar serena, tran"uila 6 con ama0ilidad,
au"ue nos estemos muriendo de ra0ia o colora por dentro, u otro sentimiento.
Go te in1olucres con personal de la oficina.
5s preciso no ol1idar, "ue en mucas empresas o instituciones, esta proi0ido
in1olucrarse con compa7eros de tra0a+o, 6a "ue esto crea el despido de uno de
los dos, en peor caso. :am0i*n da como resultado, malos entendidos dentro de la
oficina o el lu#ar de tra0a+o, con los dem!s compa7eros 6 el +efe. %a0emos "ue
11
nosotros no mandamos en el cora.n, pero a6 "ue procurar no esta0lecer
romances con un compa7ero, para e1itar pro0lemas.
%e entusiasta, paciente 6 ama0le
:ener estas tres pala0ras en la mente siempre 6 actuar con ellas, nos dar!n como
resultado, la eficacia de nuestro tra0a+o con los compa7eros, los clientes 6 los
+efes. %o0re todo con los clientes 6a "ue de ellos depende "ue la empresa este
a2 ofreciendo sus productos o ser1icios.
%e perse1erante, discreta, confia0le.
%er perse1erante, es importante 6a "ue de0emos mantenernos constantes en la
prosecucin de lo comen.ado, en una actitud o una opinin, #racias a ello nadie
nos podr! menospreciar, para lo me+or nos admiraran por la insistencia de se#uir
de pie con una sonrisa para todos.
%er discreta, si#nifica, tomar +uicio 6 tacto para a0lar u o0rar, es un don de
e&presin con a#ude.a, in#enio 6 oportunidad adecuada.
Confia0ilidad de ello de0emos esta en nuestro tra0a+o 6 1ida personal, 6a "ue con
ello las dem!s personas, nos encar#aran o no pondr!n al cuidado de al#uien, de
un ne#ocio u otra cosa,
Go en1idies, no seas e#o2sta con tus compa7eros, me+or tra0a+a con ellos
%er e#o2sta, implica ser inmoderado 6 e&cesi1o amor a si mismo, "ue ace
atender desmedidamente al propio inter*s, sin cuidar de los dem!s, esto nos
traer! consecuencias ne#ati1as en el !m0ito la0oral, 6a "ue no 1eremos a nuestro
clientes, compa7eros 6 +efe como personas sino o0+etos de uso para nuestro
0eneficio personal.
12
%er en1idiosa, es el deseo de o0tener al#o no se posee en el momento, si esa
seria nuestra actitud en nuestro tra0a+o, traer! consi#o el resultado de ale+amiento,
reca.o 6 cuidado de las dem!s personas en el !m0ito la0oral 6 si nuestra actitud
es i#ual fuera del tra0a+o reci0iremos el mismo trato.
:ra0a+ar en e"uipo es importante, 6a "ue entre los compa7eros de tra0a+o nos
apo6aremos, a6udaremos 6 aremos un me+or tra0a+o para todas las !reas, mu6
aparte de ello conse#uiremos ami#os.
3plica los principios, 1alores, *tica 6 moral, en tu 1ida profesional, tanto en tu
personal.
3plicar los 1alores "ue nos an inculcado desde ni7os 6 emos ido aprendiendo a
tra1*s del tiempo, nos dar! una consecuencia positi1a en nuestro !m0ito la0oral 6
1ida personal. 5s el #rado de aptitud 6 utilidad de las cosas, para satisfacer las
necesidades o proporcionar 0ienestar, no solo a nosotros mismos, sino tam0i*n a
las personas "ue nos rodean.
:ener principios en nuestra 1ida, si#nifica poseer una norma o idea fundamental
"ue ri#e el pensamiento 6 actos en nuestra conducta diaria. %er preciso o0tener
0uenos principios en nuestra 1ida, 6a "ue de ello depender! a "ue lado de la
0alan.a nos inclinamos m!s.
3plicar la *tica, re"uiere aprender a diferenciar 6 tomar en riendas lo +usto de lo
in+usto, es el con+unto de normas morales "ue ri#en nuestra conducta profesional 6
personal.
:ener moral, es al#o mu6 personal, pero dentro de ello de0emos diferenciar entre
el 0ien 6 el mal, esto pertenece a las acciones o caracteres de las personas,
desde el punto de 1ista de la 0ondad o malicia. C para nosotros de0e
so0reponerse lo +usto.
$omo los diez mandamientos- da una secretaria de e.celencia.
13
%er secretaria es una ocacin 6 no una salida la0oral f!cil. 3l menos, as2 lo
defienden fuentes del sector, "ue destacan la importancia de la moti1acin
personal por el tra0a+o reali.ado.
:oda secretaria de0e conocer los mandamientos de su sector, 6 si no, crearlos de
si misma. Ca "ue de ellos depende su esfuer.o 6 calidad de tra0a+o.
Cada punto 6a mencionado, so0re los mandamientos, son fundamentales para
una secretaria, 6a "ue #racias a ellos podr!, ela0orar relaciones umanas
positi1as en el !m0ito la0oral 6 personal.
C esto creara una secretaria de e&celencia, por"ue tendr!;
:*cnicas de relaciones umanas
:*cnicas interpersonales
%a0r! cuales son sus de0eres 6 responsa0ilidades
%a0r! con#eniar con todo tipo de +efe, cliente.
Kn mar"uetin# personal
8ar! calidad de ser1icio de atencin al cliente
Comunicacin efica., etc.
/tras caracter2sticas de este perfil profesional son;
/r#ani.acin; de0e tratarse de personas metdicas 6 responsa0les.
Capacidad de tra0a+o; an de poder acer tres o cuatro cosas a la 1e. 6
adaptarse continuamente a los cam0ios.
14
8on de #entes; tienen "ue ofrecer la me+or ima#en posi0le. >an de ser
ama0les, comunicati1as 6 capaces de relacionarse con todos los
compa7eros.
8iscrecin; por las manos de una secretaria de direccin circulan asuntos
"ue afectan a todos los departamentos. 8e ella se espera "ue manten#a el
secreto profesional.
Iniciati1a para resol1er los pro0lemas.
Ser una secretaria de e.celencia /es solo de ella0 /1u2 solo se rija a los
mandamientos de una secretaria0
La secretaria me+or, la m!s eficiente, la secretaria perfecta. 5l sue7o ideal de una
empresa, de todos los directi1os de empresa. <ero 'cmo lo#rar ser la secretaria
perfecta( '>a6 cursos de secretarias perfectas( '%e aprende o se nace( '>ace
un +efe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la "ue ace el
+efe perfecto( Guestra respuesta es "ue Oes cosa de dosO.
Kna 0uena secretaria no es slo a"uella "ue sa0e idiomas, atiende perfectamente
el tel*fono 6 las 1isitas, escri0e cartas 6 cosas por el estilo... es al#o m!s.
Las empresas #randes an optado por acer pool de secretarias con ser1icios
colecti1os al "ue recurren una seccin de directi1os u otros componentes de la
di1isin, departamento, etc. C es "ue los port!tiles, las a#endas electrnicas 6 de
0olsillo, el correo electrnico, etc., an eco "ue al#unas de las funciones de las
secretarias con1encionales sean sustitui0les.
'3Dn "uedan cosas insustitui0les( 3l#unos altos directi1os sa0en "ue s2. Kna
0uena secretaria de alta direccin puede acer 0ueno asta al mism2simo
<residente de la empresa.
$onsejos
1. 5l perfil de la secretaria perfecta. <or supuesto pon#a a"uello "ue todas las
15
empresas de recursos umanos 6 de seleccin de personal sa0en de memoria;
idiomas, ofim!tica, relaciones umanas 6 pD0licas, protocolo, etc.
<ero la secretaria perfecta es al#o m!s 6 en esto 1amos a centrarnos.
2. %ecretaria P confian.a. Kna 0uena secretaria de0e ser acreedora de la m!&ima
confian.a. %u formacin, solide., discrecin car!cter, personalidad, es cla1e para "ue e&ista una
relacin de confian.a a0soluta 6 sea copart2cipe de las fortale.as 6 de0ilidades de la empresa. %u compromiso,
fidelidad e identificacin con la empresa 6 las personas "ue la diri#en de0e ser total. %i se consi#ue la empat2a 6
confian.a total entre el +efe 6 secretaria, se est! dando un paso de #i#antes en multitud de facetas.
3. 5l tiempo es un recurso mu6 1alioso; el arte de 1i1ir la a#enda. <ara un alto
directi1o el tiempo es su recurso m!s escaso 6 1alioso. <oder atender a los
m!&imos temas posi0les 6 acerlo sin estr*s 6 en O0uena formaO es fundamental el
apo6o de una secretaria intuiti1a e inteli#ente. >acer #anar tiempo a un alto
directi1o es un arte 6 re"uiere una atencin permanente 6 total. 5s preparar a
tiempo toda la documentacin para una reunin. 5s la a0ilidad para cortar una
1isita "ue se prolon#a e&cesi1amenteQ es dar la e&cusa perfecta para lle#ar media
ora m!s tarde a una pr&ima reuninQ es al"uilar un ser1icio de a0itacin durante dos oras para poder
ducarse tras un 1ia+e de die. oras 6 lle#ar en perfectas condiciones a una reunin importante... 5s dar la e&cusa
perfecta por tel*fono 6 "ue el +efe no "uede mal. 5s sa0er lo "ue el +efe necesita, piensa 6 anticiparse a d!rselo con
la se#uridad de no e"ui1ocarse. 5s sa0er cuando tiene sed, o es mandar la nota de a#radecimiento usual. 5s 1i1ir el
d2a intentando cuidar cada minuto del +efe, es a6udarle a cumplir la a#enda sin estr*s 6 mane+ando los impre1istos.
$. La secretaria como #estora. Kna secretaria de alta direccin, "ue cada 1e. "ue toma el tel*fono transmita la
importancia de la empresa 6 de su m!&imo representante, con tal maestr2a "ue se con1ert2a en un factor de ima#en,
in1alua0le para la empresa.
A. >acer 1aler la autoridad de su +efe. ################################
B. %a0er estar; la ima#en. La secretaria conse#uir "ue en el entorno de su oficina se respirara un aire
positi1o por todos los costados. %alir a reci0ir a las 1isitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con
*nfasis Hmu6 0ien1enidoH. La cordialidad, discrecin, forma de 1estir, ele#ancia, la con1ert2an en la se7ora de la
empresa. 9espetada 6 considerada un 0aluarte a0solutamente necesario, para crear un ma#n2fico clima de
confian.a. Contesta Ser una secretaria de e.celencia /es solo de ella0 /1u2 solo
se rija a los mandamientos de una secretaria0 a cual"uier reto con una
afirmacin, con la necesaria dili#encia, con estilo, transmitir la ima#en perfecta.
,. 3prender, cursos especiali.ados. Kna 0uena secretaria necesita aprender tanto
como el +efe. 8e0e ponerse al d2a de todo lo "ue es importante en la empresa.
8e0e familiari.arse de cosas nue1as, aun"ue sean comple+as ll!mese
nanotecnolo#2a, 0iotecnolo#2a o terminolo#2a financiera especiali.ada. 8e0e
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formarse continuamente, acer cursos especiali.ados 6 lo de0e acer en orarios
e&tras, sin "ue afecte al normal desarrollo de cada d2a.
$omo los &' mandamientos- #ar"n que tengamos un perfil empresarial
deseado.
%eleccionar a esa secretaria no es f!cil, por"ue de0e estar dotada de unos
conocimientos t*cnicos "ue se suponen, como ofim!tica, 0ases de datos,
locali.acin de informacin, soportes de documentacin, etc.O recuerda 3dela
=on.!le.. O<ero adem!sO a7ade, Ode0e poseer a0ilidades personales, como;
sa0er comunicarse, conocer cu!les son las tareas espec2ficas de los directi1os,
sa0er "u* car#o desempe7a su +efe en el marco de la or#ani.acin, cu!les son
sus responsa0ilidades 6 sa0er tra0a+ar en e"uipo de forma efica. e intensi1a. <or
estos moti1os es uno de los puestos m!s dif2ciles de seleccionar.
<uede tener mucos conocimientos pero lue#o no adaptarse a la forma de tra0a+ar
de su +efe o de la empresaO. OC por supuesto sus actitudes; sa0er esta0lecer
0uenas relaciones personales internas 6 e&ternas de la or#ani.acin, tener
conocimientos de t*cnicas de interrelacin personal como la aserti1idad Eel ser
aserti1o es tener se#uridad en uno mismo, 6 eso se aprendeF o desarrollar su
inteli#encia emocional. C adem!s est!n el protocolo, las a0ilidades sociales;
sa0er reci0ir una 1isitaQ sa0er presentar a un directi1oQ or#ani.ar reunionesQ
atender a las personas "ue asisten a la reunin "ue or#ani.a su +efeQ acer el
se#uimiento de los compromisos "ue an tomado los asistentes en esa reunin,
etc. Lo de ser1ir caf* 6 llamar a casa del +efe diciendo "ue 1a a lle#ar tarde, a
"uedado mu6 atr!sO.
3alta de conocimiento de los mandamientos de una secretaria
La falta de este conocimiento, a causado despidos, malos entendidos, ineficacia
la0oral.
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Como 6a e&plicamos anteriormente, son pilares fundamentales en al 1ida de una
secretaria, es como los die. mandamientos de 8ios, son la 0ase, la piedra de
nuestras 1idas, sin ellas estamos en caos.
Con una cuantas entre1istas reali.adas por mi persona, pude sacar la con+etura,
"ue mucas de las entre1istadas, no conoc2an, los mandamientos de una
secretaria, pero si como disciplina de ellas.
3n*cdota;
La secretaria 3na 9osa de al alcald2a, del edificio :o02as, me
comenta0a, "ue al inicio de su carrera, empe. con un #ran entusiasmo 6
dedicacin, pero ello con el paso de los tiempos se 1ol1i rutina 6
montono. C as2 fue ol1idando, estas re#las, no en #eneral. Comenta0a "ue
tales re#las son necesarias para poder reali.ar un tra0a+o efica.. <ero dec2a
no es falta de conocimiento so0re ello, sino la falta de moti1acin para
acerlo.
5ntonces lle#ue a la conclusin de mis entre1istas, "ue la monoton2a 6 la rutina.
>acen "ue las secretarias ol1iden, los mandamientos de su carrera.
<or ello era la pre#unta anterior. %er una secretaria de e&celencia 'es solo de
ella( ')u* solo se ri+a a los mandamientos de una secretaria(
Go solo depende de ella, sino de mucos factores, 6 tampoco se de0e re#ir a los
mandamientos "ue le ense7aron en su carrera, sino de0e crear nue1os. 8e
acuerdo a sus necesidades 0!sicas, pero no cam0iarlo por completo
%a secretaria comienza a ocupar el puesto que le corresponde
>a6 "uienes afirman "ue una 0uena secretaria nace, no se ace. /tros, por el
contrario, estiman "ue cual"uier cica perse1erante 6 con !nimo de
superacin puede alcan.ar este ni1el. <ero todos los directi1os coinciden,
so0re todo los :/< mana#er Epor la cuenta "ue les traeF, en "ue la secretaria
Len especial si es de direccinL constitu6e un elemento 1ital si se "uiere lle1ar
a ca0o una 0uena #estin empresarial...
<or; %er empresario del si#lo RRI
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8e todas maneras, "ui*rase o no, la importancia del puesto de secretaria si#ue sin
ser comprendida ca0almente por 0uena parte de directi1os 6 e+ecuti1os. 3l menos
en 5spa7a, aun persiste en mucas empresas L aun"ue 6a cada 1e. menos L la
1isin de secretaria i#ual a se7orita "ue controla la a#enda de su +efe, contesta 6
filtra sus llamadas, escri0e 6 arci1a sus cartas, eca una mano en administracin
6 poco m!s. Go se tiene en cuenta "ue 0uena parte de estas tareas
administrati1as o6 pueden ser desempe7adas por pro#ramas de ordenador, o
"ue las funciones del correo electrnico permiten "ue los +efes transmitan
comunicados directamente sin acudir al dictado. 5+emplos de este tipo, so0ran.
9esulta entonces un tanto parad+ico, "ue la 1isin "ue el #ran pD0lico tiene de
una secretaria 6 de sus funciones e1olucione con tanta lentitud, frente a un
panorama real "ue muestra a una persona efica., din!mica 6 con capacidad de
lidera.#o, "ue asume a diario 6 sin comple+os, todo tipo de retos profesionales. 5l
panorama no puede ser m!s claro.
5n efecto, al i#ual "ue las or#ani.aciones e&i#en de sus directi1os capacidad de
lidera.#o, a0ilidad para comunicar 6 1isin a lar#o pla.o, las secretarias 1an
asumiendo nue1as responsa0ilidades 6 a0andonando otras. %o0re todo desde
mediados de los a7os no1enta, cuando las tecnolo#2as de la informacin 6
comunicacin sacudieron asta sus cimientos una serie de conceptos de la
#estin empresarial. OKna secretaria es una cola0oradora inmediata de un centro
de #estin, con un conocimiento ca0al de las acti1idades de su +efe 6 del sector en
"ue tra0a+a, adem!s est! capacitada para la dele#acin de ciertas !reas o
tra0a+os "ue desarrollan o pueden desarrollar sus +efes.
5s una profesional "ue tra0a+a en e"uipo. 5s decir, en #eneral se ocupa de;
/r#ani.ar, 6 en ciertos casos, asistir a reuniones
5sta0lecer 0uenos contactos telefnicos
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9edactar 6 presentar correctamente informes, comunicados, etc
<lanificar su tiempo 6 el de su +efe
S <reparar 6 tratar la informacin adecuadamente
Concertar, aco#er 6 atender a las 1isitas
S<reparar presentaciones de productos o ser1icios
/r#ani.ar los 1ia+es de ne#ocios, etc*tera.
9esumiendo, de0e sa0er; :ra0a+ar en e"uipo #estionando todo a"uello "ue su +efe
dele#a en ella 6 esta0lecer relaciones personales efecti1as con el entorno interno
6 e&terno de la empresa.
O5n otras pala0ras, es el 0ra.o dereco del directi1o, pudi*ndole sustituir en
ciertos casos, incluso cuando este 1ia+a. Lle1a a ca0o las funciones "ue le an
sido dele#adas, aplicando su propia iniciati1a 6 criterio, de modo "ue los asuntos
importantes reci0an la atencin necesaria, para reducir al m2nimo el 1ac2o
ocasionado por la ausencia del +efe... como a 1eces, asistir a una reunin en su
nom0reO, recuerda 3dela =on.!le. %anso, consultora se7or de :eaLCe#os.
O3ora 0ienO a#re#a, Olo "ue sucede es "ue dele#ar constitu6e una de las tareas
m!s dif2ciles para un +efe, pero no solo para un directi1o, sino para cual"uier
persona. Tefes o directi1os dele#an cuando encuentran una profesional en la "ue
pueden acerlo.
Kna persona "ue acepta una dele#acin, de0e poseer las competencias
profesionales necesarias para lle1ar a ca0o esa dele#acin 6 "ue, por supuesto,
sa0en cumplir perfectamente mucas secretarias. Como fondo a6 "ue tener mu6
claro "ue la secretaria tra0a+a constantemente con un e"uipo, 6 "ue cuando las
relaciones personales dentro del mismo son 0uenas, tanto me+or.
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,bjetio general
5s lo "ue deseamos conse#uir #lo0almente.
8emostrar la necesidad del conocimiento de los die. mandamientos de la
secretaria, para la formacin de secretarias de e&celencia en relaciones
umanas, en si en todo sentido.
,bjetios espec4ficos
8emostrar la falta del conocimiento de los mandamientos de una secretaria
Compro0ar "ue podemos, nosotros mismos, acer nuestros mandamientos de una
secretaria
$onclusin
5n conclusin lo "ue pondr* son los 10 mandamientos "ue cree, con a6uda de
otros autores como referencia. Ca "ue #racias a ellos se podr! ser una secretaria
de e&celencia.
()*ST+AS &' MA(!AMI*(T,S !* )(A S*$+*TA+IA
1 9espeta, prote#e, cuida, lle1a acia delante a tu empresa.
2 %e fiel con tu empresa, +efe, compa7eros de tra0a+o, clientes 6 conti#o misma.
3 %e efica. con tu tra0a+o "ue reali.as.
$ Go tra0a+es solo para ti, sino tam0i*n para los dem!s
A %e profesional, ante cual"uier situacin
B Go te in1olucres con personal de la oficina.
, %e entusiasta, paciente
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8 %e perse1erante, discreta, confia0le.
9 Go en1idies, no seas e#o2sta con tus compa7eros, me+or tra0a+a con ellos
1
0
3plica los principios, 1alores, *tica 6 moral, en tu 1ida profesional, tanto en tu
personal.
Ane.os
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5ibliograf4a
Mercado 9i1era 9icardo La secretaria de e&celencia
Lape60e 3dministracin de oficinas %ecretariado
e+ecuti1o
Corne+o Mi#uel 5l ser 5&celente Ese a le2do para sa0er
"ue se necesita para ser poder lle#ara a ser e&celente, tanto en la 1ida
profesional 6 personalF
UUU.mono#rafia.com
UUU.UiVipedia.com
UUU.eccc.com.m&M...M0acilleratoM0ilin#ue.+p# Eima#enF
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