CURSO DE SECRETARIADO EJECUTIVO

Instructora Sanie Acosta Mareco

Ao 2015

ETIQUETA LABORAL
Las normas de etiqueta en la oficina
En este mdulo hablaremos de los comportamientos tanto formales como informales para
desenvolvernos de manera correcta en la oficina.
Las buenas maneras son tan valiosas como la preparacin y la eficiencia profesional para
destacar en nuestro trabajo. Si nos diramos cuenta de la cantidad de horas que pasamos
en la oficina y con las personas que nos relacionamos, entonces nos daremos cuenta de la
importancia de las normas de urbanidad en el lugar de trabajo.

EL ESPACIO PERSONAL
Es la zona de interaccin al que dejamos que otros entren o no, por invitacin por
ocasiones especiales.
-

Zona ntima: Se mantiene contacto fsico o se tiene facilidad para hacerlo. Es para
personas muy cercanas (pareja, familia, amigos). Las emociones forman parte.
Zona personal: Es la distancia entre dos individuos que conversan, trabajan en la
oficina o comparten un espacio de esparcimiento y diversin. Son relaciones
cordiales pero no ntimas.
Zona social: Puede ser una relacin social o profesional, sirve para los encuentros
impersonales, con desconocidos, nos separa de las personas extraas y es la zona
de la neutralidad y la diplomacia. Debemos tener cuidado con el lenguaje no
verbal.
Zona pblica: Se utiliza para dirigirse a un grupo de personas, generalmente lo
hacen los conferencistas y docentes. Confiere autoridad por lo tanto debemos
tener muy en cuenta los gestos, las miradas, el tono y la modulacin de la voz.

ESCRITORIO ORDENADO
El problema ms frecuente que solemos tener en la oficina y genera mucho estrs, sin
embargo es posible evitarlo teniendo en cuenta algunos consejos:
-

Usar todos los cajones que tengas a disposicin y reserva algunos como depsitos
para los artculos que menos usas.
Archiva inmediatamente todo documentos que ya ha cumplido vigencia pero que
puedes necesitar ms adelante, lo que ya no sirva, eliminarlo. Si son documentos
confidenciales pero lo eliminars se recomienda el triturador de papeles.

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Todos los pendientes ubicarlo juntos, revisar las tareas y as podrs mantenerlo
actualizado.
Tratar de tener en tu escritorio la menor cantidad de objetos personales posible.
Procura un espacio para las fotos o tarjetas importantes.
Ordena la correspondencia fsica. Desecha lo que no sea importante y si puede
reciclar papeles, mejor.
Aparte de tener una agenda digital es recomendable almacenar en los tarjeteros
las tarjetas de presentacin de manera accesible, trata de seguir un orden, ya sea
por orden alfabtico, por rubros, por grupos, etc.
Si trabajas con archivos de otros departamentos, regrsalo a su lugar cuanto antes.
No dejes ningn documento de la empresa a la vista.

LA OFICINA ES DE TODOS
Cmo ya habamos hablado antes, nuestro lugar de trabajo es como nuestra casa por la
cantidad de horas que pasamos all. En la oficina utilizamos artefactos de uso diario y
utilizamos espacios comunes.
A quin no le gusta trabajar en un ambiente agradable, con la infraestructura adecuada,
donde todo funcione correctamente.
Siempre por ms apurado que ests, trata de dejar todo en su lugar. Se acab el papel
higinico?, el caf en la cafetera?, el agua del bidn?, el jabn del bao?, ensuciaste la
taza?, no te cuesta nada, no esperar que alguien ms lo haga si tu puedes hacerlo.
-

No monopolizar los artefactos porque otro compaero puede necesitarlo tambin.

Si te diste cuenta de que falta tinta para impresora, artculo de higiene, de
escritorio, se debe transmitir directamente a la persona encargada del
abastecimiento pero siempre con respeto y sin estar gritando para que toda la
oficina lo escuche.
Tener una conciencia ecolgica, si no ests usando la computadora, el aire
acondicionado, las luces, el fax siempre se debe desconectar antes de retirarse de
la oficina.
Tambin tomar medida con la utilizacin de los papeles, imprimir lo estrictamente
necesario y si se puede enviar por correo electrnico, se puede utilizar esta va.
Mantener el bao, las salas de reuniones y la cocina como te gustara encontrarlos.
Nunca dejes sucio o desordenado. Lava tus propios utensilios. Mantener la mesa,
el refrigerador, bachas, inodoros y dems, limpios.
Cuando vas a tomar agua o caf, s breve y discreto, no es un lugar para ir a
chismosear y si alguien lo est haciendo, mejor retirarse del lugar y no quedarse a
cooperar con los chismes de pasillo.
Nunca tomes algo ajeno sin pedir permiso antes y devuelve las cosas prestadas
antes que el dueo te lo est pidiendo y si es algo importante lo prestado, nunca
est dems agradecer.

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RESPETO PARA TODOS

Todos los das interactuamos con muchas personas, tanto con los clientes internos
(compaeros de trabajo) y con los clientes externos. Est dems decir, en el trato que
damos a los dems se reflejar nuestra clase y buena educacin. No existe pretexto para
descuidar las buenas costumbres dependiendo de la clase social, hagamos el esfuerzo
siempre de desarrollar cualidades como la comprensin y la empata, sin mirar su
condicin social o econmica.

Cuidar siempre:
-

Jams olvides saludar al ingresar a la oficina. Es una regla de cortesa. Saluda por
igual a guardias, porteros, recepcionistas, ascensoristas si los hubiere. Ser
suficiente buenos das, buenas tardes y por supuesto, agradecer los servicios
que te presten.
Espera pacientemente tu turno. Si hubiere alguna irregularidad, habla con la
persona encargada pero sin perder el control. Si no te puede solucionar, solicita
hablar con la persona encargada del rea. No es necesario ser descorts o gritar.
Cuando pidas un producto, un servicio, hazlo de una manera clara, precisa y
sencilla para darte a entender.
Los buenos modales no se debe dejar de lado por el factor edad ni la condicin
social, si se le trata de Usted, procura hacerlo de la misma manera. Si la persona
que le habla es mayor y le trata de t, conserve del mismo modo el Usted hacia esa
persona aunque te tutee.
La propina darlo solo en establecimiento y situaciones que lo ameriten. Si es un
restaurante, lo recomendable es dejar 10% del valor de todo lo que se consumi y
si no hay una reglamentacin se recurre a la voluntad.
Colabora con los quehaceres del personal con el cual compartes tu oficina y trata
de facilitar sus labores.
Es importante conocer los nombres de todas las personas con quienes
interactuamos da a da.
Evita hablar de temas personales, de relaciones laborales y en especial de dinero.

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FIESTA EN LA OFICINA
Los festejos es una muy buena oportunidad para que los colaboradores celebren juntos y
conocer ms de cerca a ejecutivos comnmente inaccesibles, para que estos vean ms
de cerca a su equipo o para estrechar relaciones que contribuyan con el crecimiento de tu
carrera. Lo ms importante en estas celebraciones, la moderacin.

Tener en cuenta:
-

No segmentes las fiestas de tu empresa. Lo ideal es invitar a todos.

Si las invitaciones son fsicas, debes enviar con quince das de anticipacin, si
quieres reforzar la invitacin, puedes enviar mensajes virtuales.
Si las parejas o familias de los empleados estn invitados, debe estar indicado por
escrito. Pero si la fiesta es solo para los trabajadores tampoco nadie debera

molestarse por ello.

Para que la fiesta sea ms animada puede hacerse concursos, shows, sketchs,
vdeos y dems iniciativas, esto contribuir con la integracin de los trabajadores
de diferentes reas.

TIPS PARA LOS SUPERIORES

-

Te guste o no, tienes que compartir con todos los trabajadores, aunque sea
algunos minutos, de manera cordial y alegre, es preferible no hablar de trabajo.
Si puedes, recibes t mismo a los invitados, llame a cada uno por su nombre de
pila y emplea palabra clida de bienvenida. Sin embargo no es necesario
despedirte de todos.
Del superior siempre se espera que se quede hasta el final, siempre y cuando sea
organizado en la oficina.
Guarde la compostura ante todo. Dems est decir que debes cuidar tu aspecto
personal en todo momento, beber moderadamente y tratar con respeto a todos.
Recuerda felicitar al equipo organizador.

TIPS PARA LOS EMPLEADOS

-

Estas celebraciones no son slo y exclusivamente para las mujeres, los varones
tambin deben asistir aunque sea un rato, tambin se debe ser puntual.
Respeta y agradece lo ofrecido por los organizadores y la empresa. Los
comentarios fuera de lugar, ahrratelo.
Vstete adecuadamente.

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No lleves acompaantes que no fueron invitados.

Siempre debes ser comedido, esto es en el comer, beber, bailar, reir, bromear,
conversar, contar chistes y disfrutar con respeto por los dems. Nada de grosera.
Aunque el ambiente en el trabajo se relaje, siempre se debe observar la cortesa y
los buenos modales.
Si fumas, hazlo en espacios acondicionados para el mismo, si no lo hay, no fumes.
No te emborraches, no te expongas a conductas inapropiadas con tus compaeros,
con tus superiores y con las compaeras de trabajo. Lo mejor es beber con
moderacin.

TIPS PARA TENER EN CUENTA EN EL TRABAJO

Les daremos una lista de protocolo que debemos observar en el lugar de trabajo, los
buenos modales te ayudarn a triunfar en tu desempeo laboral.
-

S puntual y nunca te hagas esperar.

Saluda a todas las personas que encuentres a tu paso, ocupen el cargo que
ocupen.
Como mujer, evita vestir faldas muy cortas, escotes pronunciados, transparencias.

Como varn, evita presentarte con la camisa desprendida, pantalones muy

ajustados, zapatos sin lustrar, calcetines coloridos.
Establece plazos razonables para tus subordinados para el cumplimiento de sus
quehaceres.
Celebra el buen desempeo de los dems y nunca te apropies del mrito ajeno.
Las correcciones a los subordinados se hace en privado. Nunca grites, ofendas y
menos aprovecharte de tu posicin.
Respeta la privacidad de los dems, no te involucres en chismes o rumores.
Hombres y mujeres, trabajan por igual, valoremos a todos.
Evita decir groseras, ni comentarios que podra afectar la dignidad de tus
compaeros.
Si fumas, hazlo en zonas destinadas para el mismo efecto. Mantn limpios los
ceniceros.
Ofrece tu apoyo moral a los dems.
Nunca entres en la oficina de los dems sin anunciarte y sin pedir permiso.
Si tienes tiempo libre, no moleste a otros compaeros, mejor aprovechas ese
tiempo para adelantar otros trabajos.
Evita que los amigos o familiares te visiten frecuentemente en tu lugar de trabajo.
Si vas a or msica, emplea audfonos o un volumen considerable, sin molestar a
otros compaeros, evita sonidos estridentes.

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