Gilberto Saa Navia - Estructura de Costos de una empresa de Construccin -

Lectura No 1

ESTRUCTURA DE COSTOS DE UNA EMPRESA DE CONSTRUCCIN

Gilberto Saa Navia
Artculo publicado en al revista Camacol no 46, pp. 45 ss de Marzo 1 1, transcrito para re!erencia docente por deterioro del ori"inal

actividad profesional a este oficio de por s complejo !unque algunos aspectos pueden ser aplicables a empresas de construccin que reali"an pro#ectos propios de vivienda, la estructura de costos de este tipo de entidades tiene diferencias importantes con la que efect$an trabajos para terceros Se trata de hacer claridad sobre conceptos b%sicos que se manejan en el lenguaje corriente del denominado &contratista' Esos conceptos son( el costo directo, los gastos generales o costos de administracin del pro#ecto, los costos de administracin de la oficina central, los costos financieros, los imprevistos # la utilidad o margen de ganancias En mi concepto muchos de los problemas que se observan en empresas peque)as, medianas # grandes que se dedican a la contratacin de obras con entidades gubernamentales o empresas privadas, tienen su causa en el desconocimiento de su estructura de costos *e conocido magnficos constructores que han fracasado econmicamente despu+s de a)os de esfuer"o !unque las causas de los problemas financieros en las empresas de construccin son m$ltiples # de

diverso origen, se busca hacer claridad sobre los criterios fundamentales, as probablemente se evitar%n presupuestos desatinados o se dejar%n de correr riesgos innecesarios 1. COSTOS DIRECTOS

-a ma#or parte del trabajo de las empresas a que se refiere este artculo se obtiene por medio de licitaciones o concursos p$blicos o privados !lgunas e.cepciones inclu#en un acuerdo directo sin licitacin, pero en todos los casos se requiere la elaboracin de un presupuesto -a parte m%s conocida por todos los constructores # a la que se dedica ma#or atencin es la relacionada con los costos directos Constitu#en costos directos de un presupuesto, todas aquellas partidas que, de acuerdo con un listado o formulario normalmente suministrado por el contratante, forman parte o quedan involucradas en la ejecucin material de la obra objeto del an%lisis En t+rminos generales cualquier actividad requiere por lo menos uno de los siguientes recursos( /ateriales para su elaboracin 0bra de mano para su reali"acin Equipo ma#or para su correcta ejecucin

INTRODUCCIN
E ll presente artculo trata sobre la estructura de costos de una empresa de construccin, tema desconocido por muchos profesionales ingenieros o arquitectos que dedican su

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Equipo de transporte Equipo menor complementario *erramientas podr%n aparecer diferentes a los

En resumen, los problemas financieros podr%n hacer su aparicin si se supone un costo directo por debajo de la realidad

equipo, la administracin de recursos humanos o financieros #ersonal $%cnico &ntermedio. En este grupo estar%n agrupados topgrafos, au.iliares de ingeniera, dibujantes, maestros de obra, capataces especiali"ados, t+cnicos mec%nicos o electricistas, jefes de mantenimiento preventivo o correctivo, inspectores especiali"ados, # personal requerido que no ha#a quedado incluido en el presupuesto de costos directos #ersonal Administrativo. 3nclu#e almacenistas, jefe de personal, apuntadores, bodegueros, recibidores de material, aseadores, personal de mantenimiento, personal de casino 5donde se requiera6, secretarias, digitadores, au.iliares de contabilidad # au.iliares varios #ersonal de 'i"ilancia. 2uede incluir jefe de seguridad industrial el personal de vigilancia propiamente dicho Servicios #(blicos ) Comunicaciones Energa, agua, tel+fono, radio de

Eventualmente, otros recursos mencionados

2. GASTOS GENERALES
2ara la reali"acin de un pro#ecto de 3ngeniera, se hace indispensable hacer un montaje especfico desde el punto de vista de instalaciones # dotaciones requeridas # de personal especiali"ado que sea capa" de dirigir # llevar a cabo la obra en el tiempo convenido con el contratante 4odos los gastos diferentes a los costos directos requeridos necesariamente para la reali"acin del pro#ecto constitu#en los denominados gastos generales o costos de administracin especficos de la obra No tienen nada que ver con aquellos gastos normales permanentes de administracin de la empresa Su caracterstica esencial es la de tener el car%cter de gastos transitorios, se inician cuando el pro#ecto empie"a # terminan unas semanas o meses despu+s de concluida la obra fsicamente -os gastos generales se pueden dividir en tres tipos !quellos que varan con el tiempo de ejecucin del trabajo, otros que son fijos # se producen independientemente del pla"o del contrato, # algunos que son proporcionales al valor total Costos variables con el tiempo No se pretende hacer una enumeracin e.haustiva de las innumerables partidas que pueden involucrarse en la reali"acin de una obra Se har% referencia simplemente a aquellas m%s importantes #ersonal $%cnico #ro!esional. Comprende todos los profesionales que se enganchen para el manejo de la obra 3ngenieros civiles, arquitectos, ingenieros mec%nicos, ingenieros industriales, economistas, administradores de empresas, contadores, etc Ellos tendr%n a su cargo la direccin t+cnica, el control de calidad, el mantenimiento del

-a suma de los productos de las cantidades de obra multiplicadas por los precios unitarios calculados al elaborar el presupuesto, conforma el costo directo total de un pro#ecto No est% bajo el alcance de este artculo, referirse detalladamente a la manera de elaboracin de un presupuesto de costos directos, pero si vale la pena anotar que un presupuesto, como su nombre lo indica es el resultado de unas suposiciones de rendimientos de la mano de obra o de los equipos # del c%lculo apro.imado de consumo de materiales para lograr producir una unidad de producto terminado de acuerdo con especificaciones previamente definidas, obteniendo como resultado el cmputo anticipado de costos Es un error pensar que en determinado pro#ecto los costos directos podr%n ser mu# inferiores a la realidad mostrada por estadsticas anteriores # que paralelamente todas las actividades se ejecutar%n con rendimientos ptimos Siempre e.isten imponderables de distinto orden en el oficio de constructor 1no de los comentarios m%s frecuentes que se escuchan, cuando el componente de equipo propio de una empresa toma un porcentaje significativo del costo directo es( &Como el equipo es mo # #a est% amorti"ado, puedo trabajar con costos horarios por debajo de los valores comerciales' *a# que tener mucha precaucin con estas aseveraciones, cuando no provienen de un an%lisis serio -os equipos con muchas horas de trabajo tienen altos costos de mantenimiento, baja confiabilidad en las horas efectivas de trabajo # por supuesto rendimientos menores que equipos m%s &jvenes' en horas

*ianzas o "arantas de compa+as de se"uros !quellas e.igidas por el contratante # otros seguros que el contratista considere necesario tomar #apelera ) (tiles de escritorio 'e,culos 'arios. 2ara transporte de personal, para servicio del personal t+cnico # administrativo, transportes internos varios, etc 2asajes # costos de transporte de personal -impie"a durante la etapa de construccin

Costos Fijos Son aquellos cu#a inversin es independiente del tiempo de duracin de la obra !lgunos de ellos requieren

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erogaciones adicionales por conservacin o mantenimiento en el caso de que la duracin del pro#ecto se e.tienda m%s all% de lo programado &nstalaciones provisionales. 3nclu#e campamentos para vivienda del personal, oficinas, bodegas, talleres, etc 'as de acceso. Su construccin # mantenimiento &nstalaciones para servicios de ener"a, a"ua, tel%!ono. -otaciones para o!icinas, campa mentos, talleres, etc. $ransporte del e.uipo e implementos al sitio de traba/o. -esmovilizaci0n ) limpieza !inal del sitio de traba/o. el

7e hecho sucede que por problemas presupuestales, una construccin se toma ma#or tiempo de aquel en que el constructor se ha comprometido, en estos casos lgicamente los gastos generales ser%n superiores a los planeados, si no e.istieran problemas de tesorera -a distribucin de costos directos # gastos generales no es rgida 7epende de la forma como se elabore el presupuesto # el listado de referencia que entregue el contratante !lgunas veces se deben coti"ar como costos directos algunos renglones que en este escrito se han incluido como gastos generales 2or ejemplo tems como limpie"a de la obra, costos de locali"acin # replanteo, instalaciones provisionales, figuran en algunos pliegos de condiciones como partidas de pago por precio unitario -o importante es que cualquier gasto que el pro#ecto requiera debe figurar en una u otra clasificacin 3. COSTOS TOTALES

Esta cifra porcentual puede a su ve" ser funcin de varios factores 4iempo disponible para la preparacin del presupuesto 4ipo de obra que se est% coti"ando 2uede tratase de un trabajo rutinario para la empresa o uno en el cual se intenta por primera ve" 7esconocimiento de las condiciones locales Cantidad de personal especiali"ado del que se dispone para la obra !ntecedentes del contratante, tanto del punto de vista de seriedad en el pago de sus compromisos financieros, como de su estructura t+cnica Grado de dificultad del pro#ecto 7ominio del pro#ecto por parte de quienes elaboraron el presupuesto Como normalmente la decisin sobre porcentaje de imprevistos, est% en manos de la direccin de la empresa, e.istir% de parte de quien toma esa responsabilidad el propio concepto sobre la confiabilidad que ofrecen las cifras detalladas, preparadas en la oficina t+cnica COSTOS FINANCIEROS

Costos Proporcionales al valor contrato! &mpuesto de timbre nacional

&mpuestos o sobretasas que cobran algunas entidades oficiales sobre el valor de cada pago o para legali"acin del contrato Costos !inancieros propios del pro)ecto. Su valor depende del flujo de fondos del contrato, para cu#a elaboracin ha# que verificar el periodo de pago contractual Estos gastos generales requeridos para la ejecucin del contrato se e.presan como un porcentaje del costo directo Como se entender% f%cilmente ese porcentaje no puede ser un n$mero arbitrario # obviamente tiene variaciones en cada caso Contratos de valor bajo que requieran un montaje de obra importante para su desarrollo estar%n afectados por un porcentaje m%s alto que aquellos de alto valor # pla"o relativamente corto!

-a suma de los costos directos # los gastos generales da como resultado el costo total del pro#ecto, o sea las erogaciones que deben tenerse en cuenta para el flujo de fondos 4. IMPREVISTOS

5.

1na actividad como la construccin est% afectada por una serie de eventos que no se presentan en las actividades industriales -as condiciones clim%ticas variables, la diversidad de labores que no permiten una especiali"acin de la mano de obra # que influ#en en los rendimientos, el rendimiento de los equipos que depende a su ve" de multitud de variables, desde la idoneidad de los operadores hasta la distribucin # organi"acin de las m%quinas en un frente de trabajo, la redaccin de los documentos contractuales que produce pliegos de condiciones claros o confusos, etc , obligan a incluir una partida de imprevistos generalmente como un porcentaje de los costos directos

Es normal que las empresas constructoras medianas # grandes tengan un endeudamiento bancario m%s o menos importante, com$n a la naturale"a del negocio No se trata de los costos financieros que pudieran resultar como consecuencia del pro#ecto que se eval$a, esos costos deben haber quedado incluidos en el estudio de gastos generales como costos propios del pro#ecto Se hace relacin a la carga financiera que tiene que sufragar la empresa # cu#os recursos para atenderla no pueden tener un origen diferente al resultante de la ejecucin de los diferentes contratos que se reali"an simult%neamente 8Cmo cargar este costo en la propuesta9 -a manera m%s lgica es distribuir la totalidad de costos financieros de una vigencia anual

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entre todos los contratos en ejecucin durante el periodo 2or supuesto que esto obliga a la direccin de la empresa a tener claridad sobre cual ser% el valor apro.imado de la carga financiera en el a)o # cu%nto valdr% su facturacin total por contratos de construccin en el mismo periodo, de tal forma que pueda hacer una provisin en todos los presupuestos que se presenten de una partida porcentual para que todos los contratos puedan contribuir al pago de los intereses Este sistema, facilita la visuali"acin del estado presente de la compa)a desde el punto de vista del endeudamiento # ofrece claridad para la toma de decisiones Es obvio que con esta partida porcentual sobre los costos totales solamente se podr% atender la parte de intereses # no se ha calculado ninguna provisin para abonos al capital 6. COSTOS ADMINISTRACI N OFICINA CENTRAL DE DE LA

!.

"TILIDADES

#.

4oda actividad comercial debe producir un lucro para sus propietarios -a construccin se caracteri"a por ser un negocio que se basa en utilidades porcentuales mu# bajas comparadas con las de cualquier otro negocio 2or supuesto que cada empresario debe tener un criterio claro sobre los beneficios econmicos que considera aceptables para su caso particular, pues es quien toma la decisin en el momento de firmar una propuesta 7e todas formas es aconsejable que las empresas cu#o $nico objetivo es la reali"acin de trabajos de ingeniera, tengan un criterio de utilidades mnimas para la elaboracin de sus presupuestos, especialmente en +pocas crticas cuando e.iste menor oferta de trabajo Es un error frecuente, dejar por fuera del c%lculo los costos de oficina principal # los financieros, suponiendo solamente un porcentaje de utilidad calculado sobre los costos directos 2uede suceder en empresas que tengan alto endeudamiento, que la suma de los porcentajes respectivos para costos financieros # administracin central superen el porcentaje de una supuesta utilidad, tra#endo como consecuencia p+rdidas netas por desconocimiento de la estructura de costos 2ara el caso de empresas con pasivos bancarios, no sobra repetir que solamente si los contratos producen utilidades as sean mnimas, habr% posibilidades de hacer abonos a capital, de tal forma que los costos financieros por intereses puedan disminuir paulatinamente -o contrario es entrar en la &bola de nieve' de endeudamientos cada ve" ma#ores que poco a poco disminu#en la competitividad en el mercado # conducen a situaciones inmanejables El e itor no comparte estos planteamientos

C$LC"LO DEL PORCENTA%E DEFINITIVO SO&RE LOS COSTOS DIRECTOS.

Es m%s pr%ctico hacer todos los c%lculos de la parte correspondiente a costos financieros, administracin central # utilidades sobre el valor total del contrato, puesto que la informacin estadstica se maneja con base en valores de facturacin total por a)o o ventas anuales Como complemento a lo enunciado, suponer que la &Constructora NN' registra para el a)o una facturacin total por contratos de construccin estimada en :;<= millones Su presupuesto de costos mensuales para la oficina principal vale :> < millones # tiene un pasivo bancario que la obligar% a cubrir intereses por valor de :?@@ @@@ cada mes *a elaborado un presupuesto cu#os costos directos se calculan en :A?> millones, los costos generales para la ejecucin del pro#ecto ascienden a la cifra de :>A < millones -a revisin del presupuesto # de las condiciones del trabajo lleva a la direccin de la empresa a estimar en AB los imprevistos Se supone una utilidad antes de impuestos del ?B sobre el valor total del pro#ecto -a estructura final del presupuesto quedar% as(
Costos directos Gastos generales obra Suman 3mprevistos AB Costo total A?> @@@ @@@ >A <@@ @@@ >@C <@@ @@@ : > @@@ @@@ :>@< <@@ @@@

*asta ahora no se han tenido en cuenta los costos que genera la oficina central # que tambi+n deben ser cargados proporcionalmente a todos los pro#ectos en ejecucin -a concepcin es v%lida tanto para el profesional independiente que tiene una organi"acin mnima # que trabaja como &todero' como para aquellas empresas de ma#or tama)o con organigramas complejos Estos costos comprenden cualquier erogacin necesaria para el funcionamiento de la empresa u oficina que no constitu#e un gasto de las construcciones en proceso, tales como salarios, alquileres de oficina, servicios p$blicos, impuestos municipales, papelera, dotaciones de oficina, vehculos, mantenimiento, etc # como en el caso del punto anterior debe estimarse su valor total para un a)o, de tal forma que tambi+n se pueda conocer su costo anual e.presado como porcentaje del valor total pro#ectado de los contratos que se reali"ar%n en el periodo El c%lculo tambi+n puede basarse en datos estadsticos de a)os anteriores

Costos !inancieros e1presados como porcenta/e del valor !inal(

:D ;@@ @@@ E ;<= @@@ @@@ F A <B

Costos de administraci0n de la o!icina central e1presados como porcenta/e del valor !inal2
C@ @@@ @@@ E ;<= @@@ @@@ F = ;B

$otal de costos !inancieros, o!icina central ) utilidad2

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A < G = ; G ? @ F A= AB

%!

Se puede entonces calcular el valor final de la propuesta, as(

>@<,<@@,@@@ ---------------A- @ A=A >@<,<@@,@@@ F ---------------@ ?<D F >CD,>@@,@@@

CONCL"SIONES
"! El desconocimiento de la estructura de costos de una empresa de construccin grande o peque)a, puede llevar a sus propietarios a presentar propuestas que no se ajustan a la realidad de sus e.pectativas El porcentaje que se aplica sobre los denominados costos directos de un pro#ecto, no es un n$mero caprichoso Es el resultado de un estudio en el cual se deben calcular los gastos generales del pro#ecto, los costos de administracin de la oficina central, los costos financieros, los imprevistos, # suponer la utilidad que se espera en cada pro#ecto 2ara el c%lculo de los gastos generales de un pro#ecto es una buena a#uda tener a mano un listado de verificacin completo de todos los costos que se requieren para el funcionamiento de una obra &!

En este ejemplo el porcentaje que afecta a los costos directos calculados, para cumplir con las suposiciones mencionadas es de CA =?B que resulta de dividir el valor final del presupuesto por el costo directo total El mismo caso, suponiendo que no e.istiera ning$n endeudamiento, arrojara un valor final de presupuesto de :>C< A@@ @@@ millones que equivale a un factor multiplicador para costos directos de A >DA En resumen, el contrato en las condiciones supuestas, ofrecera al empresario unos beneficios antes de impuestos de :AD A millones, permitira pagar :C ; millones de costos financieros # aportara la cantidad de :AA @ millones para a#udar a cubrir los costos de la oficina principal Nota del editor2

-os costos de administracin de la oficina central # los financieros en las empresas que tengan endeudamiento importante, deben ser distribuidos en todos los pro#ectos que realice la empresa Se sugiere un m+todo que tiene en cuenta la facturacin o ventas totales anuales El porcentaje de imprevistos puede ser evaluado tomando en cuenta varios factores que afecten directa o indirectamente al pro#ecto en estudio -os presupuestos que presentan las empresas con altos endeudamientos, deben tener en cuenta esta situacin particular en el an%lisis del porcentaje escogido para aplicar al costo directo 3gnorar esta situacin puede conducir a situaciones inmanejables, puesto que los pro#ectos en ejecucin deben aportar el dinero suficiente para ir disminu#endo paulatinamente el endeudamiento

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3ste artculo representa con bastante !idelidad la pr4ctica actual del constructor contratista de obras p(blicas. 3l editor durante muc,os a+os aplic0 estas tecnolo"as, ) siempre tuvo problemas con el control de sus presupuestos, pues al porcentualizar costos !i/os, variables ) porcentuales como simplemente dependientes del precio !inal, arrebata de la posibilidad de control tales rubros. 3n especial, el desconocimiento de por.u% se "eneran estos costos, ,ace .ue la asi"naci0n de los mismos no sea adecuada. 5as t%cnicas del costeo basado en actividades ,an ,ec,o revaluar esta doctrina. #ero este artculo no se parece al m%todo utilizado por el constructor de vivienda, aplicador del sistema de la administraci0n dele"ada, para .uien los "astos "enerales son un costo directo de obra ) para los cuales si mantiene el re"istro de su estimaci0n para control. Sin embar"o, el constructor privado tambi%n !racasa en su empe+o de control. 3l artculo se presenta en el material de re!erencia con el 4nimo de .ue el lector pueda contrastar los pensamientos .ue se ,an venido impartiendo con estos s0lidos indicios de la pr4ctica actual, para obtener su propia identidad ,acia una estructura de presupuestos m4s adecuada para la industria de la construcci0n.

Germ4n 6rdaneta 7 *ebrero de 8999