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ESTRUCTURA DE COSTOS DE UNA EMPRESA DE CONSTRUCCIN INTRODUCCIN El presente artculo trata sobre la estructura de costos de una empresa de construccin,

tema desconocido por muchos profesionales ingenieros o arquitectos que dedican su actividad profesional a este oficio de por s complejo. Se trata de hacer claridad sobre conceptos bsicos que se manejan en el lenguaje corriente del denominado contratista. Esos conceptos son: el costo directo, los gastos generales o costos de administracin del proyecto, los costos de administracin de la oficina central, los costos financieros, los imprevistos y la utilidad o margen de ganancias. 1. COSTOS DIRECTOS Algunas excepciones incluyen un acuerdo directo sin licitacin, pero EN TODOS LOS CASOS SE REQUIERE LA ELABORACIN DE UN PRESUPUESTO. La parte ms conocida por todos los constructores y a la que se dedica mayor atencin es la relacionada con los costos directos. Constituyen costos directos de un presupuesto, todas aquellas partidas que, de acuerdo con un listado o formulario normalmente suministrado por el contratante, forman parte o quedan involucradas en la ejecucin material de la obra objeto del anlisis. En trminos generales cualquier actividad requiere por lo menos uno de los siguientes recursos: Materiales para su elaboracin Obra de mano para su realizacin Equipo mayor para su correcta ejecucin Equipo de transporte Equipo menor complementario Herramientas

Eventualmente, podrn aparecer otros recursos diferentes a los mencionados. La suma de los productos de las cantidades de obra multiplicadas por los precios unitarios calculados al elaborar el presupuesto, conforma el costo directo total de un proyecto. Los equipos con muchas horas de trabajo tienen altos costos de mantenimiento, baja confiabilidad en las horas efectivas de trabajo y por supuesto rendimientos menores que equipos ms jvenes en horas. En resumen, los problemas financieros podrn hacer su aparicin si se supone un costo directo por debajo de la realidad. 2. GASTOS GENERALES Todos los gastos diferentes a los costos directos requeridos necesariamente para la realizacin del proyecto constituyen los denominados gastos generales o costos de administracin

especficos de la obra. NO TIENEN NADA QUE VER CON AQUELLOS GASTOS NORMALES PERMANENTES DE ADMINISTRACIN DE LA EMPRESA. Los gastos generales se pueden dividir en tres tipos. Aquellos que varan con el tiempo de ejecucin del trabajo; otros que son fijos y se producen independientemente del plazo del contrato, y algunos que son proporcionales al valor total. Costos variables con el tiempo No se pretende hacer una enumeracin exhaustiva de las innumerables partidas que pueden involucrarse en la realizacin de una obra. Se har referencia simplemente a aquellas ms importantes. PERSONAL TCNICO PROFESIONAL

Comprende todos los profesionales que se enganchen para el manejo de la obra. Ingenieros civiles, arquitectos, ingenieros mecnicos, ingenieros industriales, economistas, administradores de empresas, contadores, etc. Ellos tendrn a su cargo la direccin tcnica, el control de calidad, el mantenimiento del equipo, la administracin de recursos humanos o financieros. PERSONAL TCNICO INTERMEDIO En este grupo estarn agrupados topgrafos, auxiliares de ingeniera, dibujantes, maestros de obra, capataces especializados, tcnicos mecnicos o electricistas, jefes de mantenimiento preventivo o correctivo, inspectores especializados, y personal requerido que no haya quedado incluido en el presupuesto de costos directos. PERSONAL ADMINISTRATIVO Incluye almacenistas, jefe de personal, apuntadores, bodegueros, recibidores de material, aseadores, personal de mantenimiento, personal de casino (donde se requiera), secretarias, digitadores, auxiliares de contabilidad y auxiliares varios. PERSONAL DE VIGILANCIA Puede incluir jefe de seguridad industrial el personal de vigilancia propiamente dicho SERVICIOS PBLICOS Y DE COMUNICACIONES Energa, agua, telfono, radio. FIANZAS O GARANTAS DE COMPAAS DE SEGUROS Aquellas exigidas por el contratante y otros seguros que el contratista considere necesario tomar. PAPELERA Y TILES DE ESCRITORIO . VEHCULOS VARIOS. Para transporte de personal, para servicio del personal tcnico y administrativo, transportes internos varios, etc. PASAJES Y COSTOS DE TRANSPORTE DE PERSONAL. LIMPIEZA DURANTE LA ETAPA DE CONSTRUCCIN.

COSTOS FIJOS Son aquellos cuya inversin es independiente del tiempo de duracin de la obra. Algunos de ellos requieren erogaciones adicionales por conservacin o mantenimiento en el caso de que la duracin del proyecto se extienda ms all de lo programado. Instalaciones provisionales. Incluye campamentos para vivienda del personal, oficinas, bodegas, talleres, etc. Vas de acceso. Su construccin y mantenimiento. Instalaciones para servicios de energa, agua, telfono. Dotaciones para oficinas, campa mentos, talleres, etc. Transporte del equipo e implementos al sitio de trabajo. Desmovilizacin y limpieza final del sitio de trabajo. Costos Proporcionales al valor del contrato. Impuesto de timbre nacional. Impuestos o sobretasas que cobran algunas entidades oficiales sobre el valor de cada pago o para legalizacin del contrato. Costos financieros propios del proyecto.

Su valor depende del flujo de fondos del contrato, para cuya elaboracin hay que verificar el periodo de pago contractual. Estos gastos generales requeridos para la ejecucin del contrato se expresan como un porcentaje del costo directo. Como se entender fcilmente ese porcentaje no puede ser un nmero arbitrario y obviamente tiene variaciones en cada caso. La distribucin de costos directos y gastos generales no es rgida. Depende de la forma como se elabore el presupuesto y el listado de referencia que entregue el contratante. 3. COSTOS TOTALES La suma de los costos directos y los gastos generales da como resultado el costo total del proyecto, o sea las erogaciones que deben tenerse en cuenta para el flujo de fondos. 4. IMPREVISTOS Una actividad como la construccin est afectada por una serie de eventos que no se presentan en las actividades industriales. obligan a incluir una partida de imprevistos generalmente como un porcentaje de los costos directos. Esta cifra porcentual puede a su vez ser funcin de varios factores. Tiempo disponible para la preparacin del presupuesto. Tipo de obra que se est cotizando. Puede tratase de un trabajo rutinario para la empresa o uno en el cual se intenta por primera vez. Desconocimiento de las condiciones locales. Cantidad de personal especializado del que se dispone para la obra. Antecedentes del contratante, tanto del punto de vista de seriedad en el pago de sus compromisos financieros, como de su estructura tcnica. Grado de dificultad del proyecto. Dominio del proyecto por parte de quienes elaboraron el presupuesto. Como normalmente la decisin sobre porcentaje de imprevistos, est en manos de la

direccin de la empresa, existir de parte de quien toma esa responsabilidad el propio concepto sobre la confiabilidad que ofrecen las cifras detalladas, preparadas en la oficina tcnica. 5. COSTOS FINANCIEROS Es normal que las empresas constructoras medianas y grandes tengan un endeudamiento bancario ms o menos importante, comn a la naturaleza del negocio. No se trata de los costos financieros que pudieran resultar como consecuencia del proyecto que se evala; esos costos deben haber quedado incluidos en el estudio de gastos generales como costos propios del proyecto. Se hace relacin a la carga financiera que tiene que sufragar la empresa y cuyos recursos para atenderla no pueden tener un origen diferente al resultante de la ejecucin de los diferentes contratos que se realizan simultneamente. 6. COSTOS DE ADMINISTRACIN DE LA OFICINA CENTRAL Estos costos comprenden cualquier erogacin necesaria para el funcionamiento de la empresa u oficina que no constituye un gasto de las construcciones en proceso, tales como salarios, alquileres de oficina, servicios pblicos, impuestos municipales, papelera, dotaciones de oficina, vehculos, mantenimiento, etc. y como en el caso del punto anterior debe estimarse su valor total para un ao, de tal forma que tambin se pueda conocer su costo anual expresado como porcentaje del valor total proyectado de los contratos que se realizarn en el periodo. El clculo tambin puede basarse en datos estadsticos de aos anteriores 7. UTILIDADES Toda actividad comercial debe producir un lucro para sus propietarios. La construccin se caracteriza por ser un negocio que se basa en utilidades porcentuales muy bajas comparadas con las de cualquier otro negocio. Por supuesto que cada empresario debe tener un criterio claro sobre los beneficios econmicos que considera aceptables para su caso particular, pues es quien toma la decisin en el momento de firmar una propuesta. El editor no comparte estos planteamientos 8. CLCULO DEL PORCENTAJE DEFINITIVO SOBRE LOS COSTOS DIRECTOS. Es ms prctico hacer todos los clculos de la parte correspondiente a costos financieros, administracin central y utilidades sobre el valor total del contrato, puesto que la informacin estadstica se maneja con base en valores de facturacin total por ao o ventas anuales. Como complemento a lo enunciado, suponer que la Constructora NN registra para el ao una facturacin total por contratos de construccin estimada en $654 millones. Su presupuesto de costos mensuales para la oficina principal vale $2.5 millones y tiene un pasivo bancario que la obligar a cubrir intereses por valor de $800.000 cada mes. La estructura final del presupuesto quedar as: Costos directos 182.000.000 Gastos generales obra 21.500.000 Suman 203.500.000 Imprevistos 1% $ 2.000.000 Costo total $205.500.000 Costos financieros expresados como porcentaje del valor final :

$9.600.000 / 654.000.000 = 1.5% Costos de administracin de la oficina central expresados como porcentaje del valor final: 30.000.000 / 654.000.000 = 4.6% Total de costos financieros, oficina central y utilidad: 1.5 + 4.6 + 8.0 = 14.1% Se puede entonces calcular el valor final de la propuesta, as: 205,500,000 ---------------1- 0.141 205,500,000 = ---------------0.859 = 239,200,000

En este ejemplo el porcentaje que afecta a los costos directos calculados, para cumplir con las suposiciones mencionadas es de 31.48% que resulta de dividir el valor final del presupuesto por el costo directo total. CONCLUSIONES 1. El desconocimiento de la estructura de costos de una empresa de construccin grande o pequea, puede llevar a sus propietarios a presentar propuestas que no se ajustan a la realidad de sus expectativas. 2. El porcentaje que se aplica sobre los denominados costos directos de un proyecto, no es un nmero caprichoso. Es el resultado de un estudio en el cual se deben calcular los gastos generales del proyecto, los costos de administracin de la oficina central, los costos financieros, los imprevistos, y suponer la utilidad que se espera en cada proyecto. 3. Para el clculo de los gastos generales de un proyecto es una buena ayuda tener a mano un listado de verificacin completo de todos los costos que se requieren para el funcionamiento de una obra. 4. Los costos de administracin de la oficina central y los financieros en las empresas que tengan endeudamiento importante, deben ser distribuidos en todos los proyectos que realice la empresa. Se sugiere un mtodo que tiene en cuenta la facturacin o ventas totales anuales. 5. El porcentaje de imprevistos puede ser evaluado tomando en cuenta varios factores que afecten directa o indirectamente al proyecto en estudio. 6. Los presupuestos que presentan las empresas con altos endeudamientos, deben tener en cuenta esta situacin particular en el anlisis del porcentaje escogido para aplicar al costo directo. Ignorar esta situacin puede conducir a situaciones inmanejables, puesto que los proyectos en ejecucin deben aportar el dinero suficiente para ir disminuyendo paulatinamente el endeudamiento.