BITCORA DE OBRA ANOTACIONES

Este documento tiene por objeto ser una referencia para los responsables de anotar en las bitcoras de obra a fin de tener notas claras y precisas, y evitar posibles supuestos cuando se presente algn problema de no era lo que queria decir, quise decir esto.... o era en este lugar, etc.. El contenido de cada nota lo seala el inciso IV del artculo 94 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, que a la letra dice: El contenido de cada nota deber precisar, segn las circunstancias de cada caso: nmero, clasificacin, fecha, descripcin del asunto, y en forma adicional ubicacin, causa, solucin, prevencin, consecuencia econmica, responsabilidad si la hubiere, y fecha de atencin, as como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta. Nmero: Todas las notas deben numerarse en forma seriada consecutivamente, respetando el orden sin excepcin. Esta regla tiene por objeto su identificacin inequvoca cuando se requiera, por lo que no debe existir una nota sin nmero. Clasficacin: A continuacin se sugiere una forma de clasificar las notas, primeramente por la fase y en segundo trmino el tema, esto va a permitir facilitar la bsqueda de una nota en particular. Fecha: Este dato es muy importante porque es el que va a permitir tomar como referencia cuando se este marcando algn plazo, deber de ser por cada nota sin excepcin.

BITCORA DE OBRA
CLASIFICACIN DE NOTAS
FASE DE OBRA Inicio de los Trabajos General Planeacin Arquitectnico Civil-Estructural Generadores de Obra Estimaciones Deductivas Ajuste de Costos Retencin Econmica y/o Aplicacin de Penas Convencionales Reclamaciones Controversias Tcnicas TEMA Solicitud de la contratista Incumplimientos Recepcin de Obras o Servicios Control de Obras y Servicios Accidentes e incidentes Personal Obra extraordinaria y/o adicional Permisos de trabajo

Elctrica
Instrumentacin Mecnica Proceso Seguridad Industrial Tuberas

Suspensin y Reanudacin de los Trabajos

Terminacin Anticipada Ordenes de cambio Convenios Contratos Precios Unitarios Extraordinarios Modificatorios o Adicionales de

Pruebas Hidrostticas
Pruebas y Arranque Desarrollo de Ingeniera

Rescisin del Contratos

Avances Fsicos-Financieros Programas de obra Defectos de la obra Estado del tiempo Ordenes o instrucciones a la contratista

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Descripcin del asunto: Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota e iniciarse diciendo SE INFORMA, SE ORDENA SE INSTRUYE, SE VERIFICA, SE CERTIFICA, SE AUTORIZA, SE CANCELA, SE TERMINA, SE SOLICITA, SE VALIDA, SE NOTIFICA, etc.. y a continuacin escribir el asunto que motiva a la nota o el motivo de la orden que se emite, por ejemplo: SE VERIFICA la pintura de los pisos..., SE ORDENA la sustitucin del equipo..., SE AUTORIZA el acceso a las instalaciones ....., SE VALIDA el oficio XYX de fecha xxyyzz, SE SOLICITA mediante oficio xyz de fecha xxyyzz permiso para trabajos peligrosos....., etc.. Ubicacin (fsica): En este dato se debe procurar precisar el lugar en forma clara, para evitar que se preste a eludir responsabilidades, en el sentido de decir: es que yo haba entendido que era en otro lado, pense que era aqu, etc.., por lo que hay que mencionar la ubicacin con datos que sean suficientes para localizar con datos (proceso, coordenadas, rea, equipo, plataforma, planos, croquis, etc..) que no dejen lugar a dudas. Causa: A continuacin de la ubicacin, en su caso, se debe mencionar las causas del problema o de la observacin, en forma breve pero con precisin haciendo referencia a alguna especificacin, plano, orden, instruccin que no se observaron o cumplieron, lo que motiv la deficiencia. Solucin: Despus de hacer ver las causas del problema, hay que solicitar, proponer u ordenar una solucin, por lo que hay que anotar las acciones que se requieren para solventar el problema, con todos los datos que sean necesarios para su correccin, precisando en especificaciones, planos, etc..

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Plazo: Como consecuencia de las acciones que se le indiquen al contratista para dar solucin al problema u observacin, hay que establecerle un plazo mximo para que las lleve a cabo, considerando uno que sea factible de cumplir, sealando una fecha fija, por ejemplo: ...........para llevarlo a cabo tendr un plazo a partir de esta fecha hasta el 25 de noviembre prximo, evitando no ser precisos como decir para la semana prxima. Prevencin: Esta es una parte importante de una nota y en la que de seguro se le presta una menor atencin, cuando un buen residente y/o supervisor toma conciencia de la importancia de este asiento es cuando se crece, ya que si se ha encontrado el origen del problema, se saben sus causas y se ha determinado una solucin, con toda esta informacin y experiencia se pueden tomar las medidas preventivas para que no vuelva a presentarse otro caso igual. As una bitcora puede ser tomada como base de conocimiento que muy pocas veces es usada para este fin, y que pueda servirle a otros residentes y/o supervisores para tomar las lecciones aprendidas y as todos ir creciendo y aprendiendo de todos. Consecuencia econmica y responsabilidad si la hubiere: Esta puede ser la ltima parte del texto de una nota, donde se debe sealar el rea responsable de cubrir los costos, cuantificando los volmenes de materiales y de trabajo.

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Fecha de atencin: En los casos en que se deje constancia del cumplimiento de algn evento, orden, instruccin, etc.. o se este contestando y cerrando una nota, se debe de anotar la fecha en que se le dio atencin, lo que va a permitir tener una referencia de los plazos y tiempos transcurridos, al tener un principo y un final. Referencia: El residente y/o supervisor debe prestar especial atencin en este punto para tener un buen control de las notas, tal y como lo establece el Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, en su inciso XI del artculo 95, que dice: Todas las notas debern quedar cerradas y resueltas, o especificarse que su solucin ser posterior, debiendo en este ltimo caso, relacionar la nota de resolucin con la que le d origen. Por esta razn, de ser el caso se deber de poner a cada nota una referencia de la nota que le dio origen. Tambin para cada nota se deber de referenciar si esta abierta o cerrada. Qu entendemos por nota abierta o cerrada? Una nota abierta es cuando del asunto de que se trate se desprendan acciones posteriores que se deban de verificar y/o cumplir por cualquiera de las partes, como podran ser instrucciones, ordenes, reclamos, procedimientos, etc.., la que deber cerrarse con otra nota posteriormente. Y una nota cerrada es la que no requiere una accin posterior.

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Seguimiento de las notas: Aunque se sabe que como en todas las cosas cada quien tiene su forma de ordenar y controlar sus cosas, y para muchos esto es irrelevante, no est dems dar unos tips para llevar el control manual de las notas abiertas que requieren alguna solucin as como del cumplimiento de plazos y fechas que se deben de vigilar, para esto se propone lo siguiente: Los seguimientos deben de manejarse independientes y fuera de la bitcora, ya sea en una libreta o aprovechando la computadora en la aplicacin de excel o cualquier otra, de lo que se trata es llevarlo de la forma que ms se le facilite. En el caso de una libreta del lado izquierdo, primera columna, se va a asentar el nmero de nota (una por rengln), en la siguiente columna se describir en forma breve la descripcin del asunto o el punto a cumplir, en la tercera columna se anota la fecha en que vence el plazo, esto nos va a permitir verificar todos los das las notas prximas a vencerse con la finalidad de tomar acciones preventivas o simplemente verificar con el contratista su cumplimiento, en la cuarta columna, poner la leyenda de CUMPLIDO o PENDIENTE, segn sea el caso, y en la quinta columna el nmero de nota que la da por cerrada o concluda, y por ltimo en una sexta columna, de ser el caso, el nmero de nota en que se reclama dicho incumplimiento (ver tabla 1). Con este proceso tan simple podremos estar seguros de llevar un buen control de las notas y evitar olvidos que compliquen los finiquitos de los contratos.
No. DE NOTA 0001 DESCRIPCIN DE LA NOTA Notificacin de anomala en lnea de descarga de 16 FECHA VENCIMIENTO DE PLAZO 8/Mayo/05 ESTADO NOTA(S) DE ATENCION 0002 NOTA(S) DE SEGUIMIENTO

Cumplido

0005
0015

Cambio de maquinaria
Cambio de maquinaria

24/Mayo/05
30/Mayo/05

Incumplido
Cumplido 0020

0015

Tabla 1

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Ejemplo 1: No. de Contrato:

Hoja No. 0001

(Nmero) Nota: (Clasificacin) Fase 0001 Tuberas (Fecha) Tema 04 de Mayo de 2005 Defectos de la Obra (Nota: abierta)

(Descripcin del asunto) Se notifica al Contratista que existen anomala(s) en la ejecucin de los trabajos (En caso de ser por oficio se indicar nmero y fecha), la(s) cual(es) se describen a continuacin: a) Como resultado de la inspeccin radiogrfica existen defectos de falta de penetracin y quemaduras en las soldaduras No. 16A, 16B y 16C, (Ubicacin) localizadas en la lnea de descarga de 16 pulgadas de dimetro entre las coordenadas 0 + 100 al 0 + 150, del separador horizontal TH-5, localizado en el plano No. TUB-01. (Causas) Las causas se debieron a defectos del material (varilla de soldar) al contener mucha humedad por no estar almacenados en el horno adecuado. Deber (Solucin) dar solucin a esta anomala realizando las reparaciones de las soldaduras respectivas, utilizando para ello un material de calidad de acuerdo a las especificaciones. Se requiere que termine estas reparaciones a ms tardar el (Plazo) 8 de mayo de 2005, para poder iniciar las pruebas hidrostticas de la lnea sealada anteriormente. Como (Prevencin) medida preventiva deber solicitar la inspeccin del material (varilla de soldadura), antes de dar inicio a cualquier trabajo de soldadura, sin menoscabo de cambiar el horno de almacenamiento del material. Le manifiesto que es necesario evitar al mximo este tipo de situaciones lo cual representa un (Consecuencia econmica) costo econmico para su empresa y su (Responsabilidad) responsabilidad si las hubiera.

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Ejemplo 2: No. de Contrato:

Hoja No. 0002

(Nmero) Nota: (Clasificacin) Fase Referencia: 0002 Tuberas Nota 001 (Fecha) Tema 07 de Mayo de 2005 Defectos de la Obra

Se verific la(s) reparacin de la(s) anomala(s) comunicada en nota de bitcora No. 0001 (En caso de ser por oficio se indicar nmero y fecha), relativa a las soldaduras No. 16A, 16B y 16C, ubicadas en la lnea de descarga de 16 pulgadas de dimetro entre las coordenadas 0 + 100 al 0 + 150, del separador horizontal TH-5, localizado en el plano No. TUB-01, causadas por defectos del material (varilla de soldadura). (fecha de atencin) Las correcciones fueron ejecutadas y atendidas con esta fecha en tiempo y forma por el Contratista. Con la presente nota queda cerrada la nota No. 0001.