Gua de Bitcora de Obra

Instructivo de llenado

Gua para el Uso de la Bitcora de Obra o Servicio

INTRODUCCIN La bitcora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicacin, adems de ser un instrumento tcnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccin o de prestacin de servicio, regulando y controlando la ejecucin de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos, as como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista. La bitcora de obra es la herramienta en la que el supervisor y el contratista apuntalan su actuacin. Por ello debe evitar los problemas relacionados con registros insuficientes e incluso ausencia de la misma, ya que repercuten finalmente en la recepcin de la obra y en el cierre del contrato. Para enfrentar esta problemtica con una posicin y actitud de prevencin, se ha considerado importante mostrar la relevancia y el significado de la bitcora y establecer los criterios a aplicar en su elaboracin. Su relevancia est inscrita en la diferencia que exista entre una solucin gil, transparente e incontrovertida y un proceso de alegatos infructuosos. Su significado se enfatiza en el hecho de que constituye un instrumento legal de apoyo y respaldo de cualquier diferencia relacionada con lo establecido en el contrato. Para apoyar el esfuerzo de la supervisin en la confeccin diaria de la bitcora, se constituy esta gua que define las pautas a seguir en sus anotaciones. 1.- DEFINICIN 1.1 Bitcora, segn el ltimo prrafo del artculo 46 de la L.O.P.S.R.M. y el artculo 1-V del reglamento de la misma, es el medio oficial y legal de comunicacin entre las partes que firman el contrato y estar vigente durante el desarrollo de los trabajos, en el que debern referirse los asuntos importante que se desarrollan durante la ejecucin de las obras y servicios.

2.- FORMA DE BITCORA El formato de bitcora se ajustar a las necesidades de cada proyecto, se podrn utilizar una o varias libretas por contrato.

3.- REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITCORA 3.1 Apertura Su apertura se har previamente al comienzo de los trabajos y deber iniciar con una nota de apertura relacionando como mnimo lo indicado en el artculo 95-I del R.L.O.P.S.R.M., Inmediatamente despus de la nota de apertura, deber asentarse lo indicado en el artculo 96 del R.L.O.P.S.R.M. 3.2 Numeracin y fechado de notas Todas las notas debern numerarse y fecharse de acuerdo al artculo 95-II del R.L.O.P.S.R.M. y deber cerrarse con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente del construccin del contratista segn artculo 95-XI.

3.3

Redaccin y escritura

3.3

Redaccin y escritura Las notas o asuntos debern apegarse al artculo 95-III del R.L.O.P.S.R.M., utilizando papel carbn o autorreproducible para las copias.

3.4

Errores Cuando se cometa algn error, deber proceder de acuerdo al artculo 95-IV del R.L.O.P.S.R.M. Tachaduras o enmendaduras Segn el artculo 95-V del R.L.O.P.S.R.M. las notas cuyo original y copias aparezcan con tachaduras o enmendaduras ser nula. Sobreposiciones Se debe proceder segn el artculo 95-VI en lo relativo a sobreposiciones Utilizacin de Espacios Se deben cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas segn el artculo 95-Vll del R.L.O.P.S.R.M. Retiro de copias Una vez llena(s) la(s) hoja(s) o cancelado(s) el (los) rengln(es) correspondiente(s) se deber proceder de acuerdo al artculo 95-VIII del R.L.O.P.S.R.M. Validaciones de documentos Cuando se requiera, se podrn hacer validaciones de acuerdo al artculo 95-IX del R.L.O.P.S.R.M.

3.5

3.6

3.7

3.8

3.9

3.10

Compromiso de uso El compromiso de uso esta comprendido en el artculo 95-X del R.L.O.P.S.R.M.

3.11

Cierre de bitcora El cierra de bitcora est contemplado en el artculo 95-XII del R.L.O.P.S.R.M. y ser con una ltima nota especial, en la que se dar por finiquitada la relacin tcnica de campo. Se debern anular las hojas sobrantes, inutilizndolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto de la supervisin se anexa al expediente del contrato.

4.- ASUNTOS QUE SE DEBEN REGISTRAR El artculo 86-II d) nos indica que es funcin del supervisor el registro y control de la bitcora, por lo cual a continuacin enlistamos los asuntos a registrar de manera enunciativa y no limitativa. 4.1 De manera obligatoria los asuntos que comprende el R.L.O.P.S.R.M. a) Si el contratista se percata de no poder cumplir con el programa, por causas no imputables a l, deber notificarlo a la dependencia o entidad mediante anotacin en bitcora segn artculo 73 del R.L.O.P.S.R.M. El contratista solo podr ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catlogo original del contrato, hasta que cuente con la autorizacin por escrito o en la bitcora segn el artculo 74 del R.L.O.P.S.R.M. Cuando se autorice el pago provisional de insumos en los precios por observacin directa, el residente de obra y en su caso el supervisor deben llevar un control diario con sus respectivas anotaciones en bitcora lo comprendido en el artculo 78 III a); b); c) y d). del R.L.O.P.S.R.M. Debern registrarse en bitcora y documentarse, los atrasos que tengan lugar por la falta de pago de estimaciones con la consecuencia sealada en el artculo 98 pfo. 3 del R.L.O.P.S.R.M. Se deber hacer constar en bitcora, la fecha en que se presentan las estimaciones segn el artculo 103 pfo. 2 Se deben realizar las anotaciones correspondientes en bitcora de todos los casos de

b)

c)

d)

e) f)

terminacin anticipada segn el artculo 121 del R.L.O.P.S.R.M. g) El contratista, a travs de la bitcora o por oficio, deber notificar la terminacin de los trabajos, para iniciar el procedimiento de recepcin de los trabajos segn el artculo 135 del R.L.O.P.S.R.M.

4.2 4.3 4.4 4.5

Relativas a los documentos de la obra Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra. Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra. Relativas al plazo y programa de la obra Modificaciones del programa de obra. Estado del tiempo que influya en la obra Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa. Cuando el inmueble en que deber ejecutarse la obra, o la informacin, o lo accesos necesarios para realizar el trabajo, no estn disponibles. Atraso en la contestacin de aclaraciones. Atraso con respecto a la entrega de ingeniera y/o especificaciones. Atraso en la entrega de materiales y equipo deba suministrar PEMEX. Relativas a la ejecucin de la obra En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra En caso de no cumplir con el programa establecido, el equipo de proceso proporcionado por el contratista, fecha de llegada, instalacin, interconexin y pruebas. Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de llegada, as como su estado, comparado con lo sealado en el contrato. Ordenes de correccin de defectos de obra. Equipo descompuesto o inapropiado. Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra. Condiciones de inseguridad, daos al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) rea(s) de trabajo. Accidentes presentados en la obra, si es el caso. Observaciones sobre el incumplimiento de las actividades crticas, enunciando razones y/o motivos as como su terminacin. Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad. Constancia de la fecha de recepcin de estimaciones presentadas por el contratista. Constancia de devolucin de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX, producto de modificaciones y cancelaciones mayores. Cambio de supervisor de PEMEX, si es el caso. Cambio de representante del contratista, si es el caso. Fecha de la puesta en operacin y fecha del acta de recepcin de la obra. Anotaciones del contratista o su representante Observaciones en relacin a los rdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucin de la obra, o

con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucin de la obra, o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacin. a). b). c). Relativas a los documentos de la obra Solicitudes de informacin faltante, licencias, permisos, liberacin de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra, etc. Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra. Relativas al plazo y programa de la obra Acuse de recibo de rdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo. Relativas a la ejecucin de la obra Acuse de recibo u observaciones de rdenes de la supervisin relativas a correccin de defectos, procedimientos de construccin y suministro de personal, equipo y materiales.

5.- ARCHIVO DE BITCORA Durante tres aos posteriores a la recepcin de la obra, la bitcora se conservar en caja numerada de fcil localizacin en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisin de la obra.

6.- BITCORA DE SERVICIOS Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitcora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacin estipuladas en esta gua.

MANIFESTAMOS CONOCER ESTA GUA PARA EL USO DE LA BITCORA DE OBRA O SERVICIO

POR LA CIA. CONTRATISTA

POR PEMEX

SUPERINTENDENTE DE OBRA

RESIDENTE DE OBRA O SUPERVISOR DE OBRA