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Este documento tiene por objeto ser una referencia para los responsables de

anotar en las bitcoras de obra a fin de tener notas claras y precisas, y evitar
posibles supuestos cuando se presente algn problema de es que quise decir
esto o era en este lugar, etc...

La base del contenido de cada nota lo seala el inciso IV del artculo 94 del
Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las
Mismas, que a la letra dice:

El contenido de cada nota deber precisar, segn las circunstancias de cada


caso: nmero, clasificacin, fecha, descripcin del asunto, y en forma adicional
ubicacin, causa, solucin, prevencin, consecuencia econmica, responsabilidad
si la hubiere, y fecha de atencin, as como la referencia, en su caso, a la nota que
se contesta.

Nmero:
Todas las notas deben seriarse consecutivamente, respetando el orden sin
excepcin. Esta regla tiene por objeto su identificacin inequvoca cuando se
requiera, por lo que no debe existir nota sin nmero.

Clasificacin:
A continuacin se sugieren clasificar las notas en primera instancia por la fase que
est relacionada con la nota y en segundo trmino el tema, esto va a permitir
facilitar la bsqueda de una nota en particular.

Fecha:
Este dato es muy importante porque es el que va a permitir tomar como referencia
cuando se est marcando algn plazo, deber de ser por cada nota sin excepcin.

Descripcin del asunto:


Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota e
iniciarse diciendo SE INFORMA, SE ORDENA SE INSTRUYE, SE
VERIFICA, SE CERTIFICA, SE AUTORIZA, SE CANCELA, SE TERMINA,
SE SOLICITA, SE VALIDA, SE NOTIFICA, etc... Y a continuacin escribir el
asunto que motiva a la nota o el motivo de la orden que se emite, por ejemplo: SE
VERIFICA la pintura de los pisos..., SE ORDENA la sustitucin del equipo...,
SE AUTORIZA el acceso a las instalaciones....., SE VALIDA el oficio XYX de
fecha xxyyzz, SE SOLICITA mediante oficio xyz de fecha xxyyzz permiso para
trabajos peligrosos....., etc...

Ubicacin:
En este dato se debe procurar precisar el lugar en forma clara, para evitar que se
preste a eludir responsabilidades, en el sentido de decir: es que yo haba
entendido que era en otro lado, pens que era aqu, etc..., por lo que hay que
mencionar la ubicacin con datos suficientes para que se pueda localizar con
datos (proceso, coordenadas, rea, equipo, plataforma, planos, croquis, etc...) que
no dejen lugar a dudas.
Causa:
A continuacin de la ubicacin se tiene que mencionar las causas del problema o
de la observacin, en forma breve pero con precisin haciendo referencia a alguna
especificacin, plano, orden, instruccin que no se observaron o cumplieron, lo
que motiv la deficiencia.

Solucin:
Despus de hacer ver las causas del problema, hay que solicitar, proponer u
ordenar una solucin, por lo que hay que anotar las acciones que se requieren
para solventar el problema, con todos los datos que sean necesarios para su
correccin, precisando en especificaciones, planos, etc..

Plazo:
Como consecuencia de las acciones que se le indiquen al contratista para dar
solucin al problema u observacin, hay que establecerle un plazo mximo para
que las lleve a cabo, considerando uno que sea factible de cumplir, sealando una
fecha fija, por ejemplo:...........para llevarlo a cabo tendr un plazo a partir de esta
fecha hasta el 25 de noviembre prximo, evitando no ser precisos como decir
para la semana prxima.

Prevencin:
Esta es una parte importante de una nota y en la que de seguro se le presta una
menor atencin, cuando un buen supervisor toma conciencia de la importancia de
este asiento es cuando la supervisin crece, ya que si se ha encontrado el origen
del problema, se saben sus causas y se ha determinado una solucin, con toda
esta informacin y experiencia se pueden tomar las medidas preventivas para que
no vuelva a presentarse otro caso igual.

As una bitcora puede ser tomada como base de conocimiento que muy pocas
veces es usada para este fin, y que pueda servirle a otros supervisores para tomar
las lecciones aprendidas y as todos ir creciendo y aprendiendo de todos.

Consecuencia econmica y responsabilidad si la hubiere:


Esta debe ser la ltima parte del texto de una nota, donde se debe sealar quien
es el responsable de cubrir los costos, cuantificando los volmenes de materiales
y de trabajo, pero se preguntaran que si tiene caso anotarlos en bitcora si el
responsable de pagar esto es el contratista, tal vez no sea necesario, pero una
supervisin de calidad y de perfeccin debe tener toda esta informacin porque
puede servirle en el momento menos esperado.

Fecha de atencin:
En los casos en que se deje constancia del cumplimiento de algn evento, orden,
instruccin, etc... O se est contestando y cerrando una nota, se debe de anotar la
fecha en que se le dio atencin, lo que va a permitir tener una referencia de los
plazos y tiempos transcurridos, al tener un principio y un final.
Referencia:
El supervisor debe prestar especial atencin en este punto para tener un buen
control de las notas, tal y como lo establece el Reglamento de la Ley de Obras
Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, en su inciso XI del artculo 95,
que dice:

Todas las notas debern quedar cerradas y resueltas, o especificarse que su


solucin ser posterior, debiendo en este ltimo caso, relacionar la nota de
resolucin con la que le d origen.

Por esta razn, de ser el caso se deber de poner a cada nota una referencia de
la nota que le dio origen.

Tambin para cada nota se deber de referenciar si est abierta o cerrada.

Qu entendemos por nota abierta o cerrada?


Una nota abierta es cuando del asunto de que se trate se desprendan acciones
posteriores que se deban de verificar y/o cumplir por cualquiera de las partes,
como podran ser instrucciones, ordenes, reclamos, procedimientos, etc..., la que
deber cerrarse con otra nota posteriormente.

Y una nota cerrada es la que no requiere una accin posterior.


No. de Contrato: ______________________

Hoja No. 000 1

(Nota: abierta)

04 de Mayo de
(Nmero) Nota: 0001 (Fecha):
2005

Defectos de la
(Clasificacin) Fase: Tuberas Tema:
Obra

(Descripcin del asunto) Se notifica al Contratista que existen anomala(s) en la ejecucin de


los trabajos (En caso de ser por oficio se indicar nmero y fecha), la(s) cual(es) se describen a
continuacin: a) Como resultado de la inspeccin radiogrfica existen defectos de falta de
penetracin y quemaduras en las soldaduras No. 16A, 16B y 16C, (Ubicacin) localizadas en la
lnea de descarga de 16 pulgadas de dimetro entre las coordenadas 0 + 100 al 0 + 150, del
separador horizontal TH-5, localizado en el plano No. TUB-01. (Causas) Las causas de debieron
a defectos del material (varilla de soldar) al contener mucha humedad por no estar
almacenados en el horno adecuado. Deber (Solucin) dar solucin a esta anomala realizando
las reparaciones de las soldaduras respectivas, utilizando para ello un material de calidad de
acuerdo a las especificaciones. Se requiere que termine estas reparaciones a ms tardar
el (Plazo) 8 de mayo de 2005 , para poder iniciar las pruebas hidrostticas de la lnea sealada
anteriormente. Como (Prevencin) medida preventiva deber solicitar la inspeccin del
material (varilla de soldadura), antes de dar inicio a cualquier trabajo de soldadura, sin
menoscabo de cambiar el horno de almacenamiento del material. Le manifiesto que es
necesario evitar al mximo este tipo de situaciones lo cual representa un (Consecuencia
econmica) costo econmico para su empresa y su (Responsabilidad) responsabilidad si las
hubiera.
No. de Contrato: ______________________

Hoja No. 000


2

Referencia: Nota 001

0 7 de Mayo
(Nmero) Nota: 0002 (Fecha):
de 2005

Defectos de
la Obra

(Clasificacin) Fase: Tuberas Tema:

Se verific la(s) reparacin de la(s) anomala(s) comunicada en nota de bitcora No.


0001 (En caso de ser por oficio se indicar nmero y fecha), relativa a las soldaduras
No. 16A, 16B y 16C, ubicadas en la lnea de descarga de 16 pulgadas de dimetro
entre las coordenadas 0 + 100 al 0 + 150, del separador horizontal TH-5, localizado en
el plano No. TUB-01, causadas por defectos del material (varilla de soldadura). (fecha
de atencin) Las correcciones fueron ejecutadas y atendidas con esta fecha en tiempo
y forma por el Contratista. Con la presente nota queda cerrada la nota No. 0001.

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