LO CONSIDERADO EN EL NUEVO REGLAMENTO DE LA LEY DE

OBRAS PUBLICAS SOBRE LA

BITACORA DE OBRA
Artículo 93.- El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los
contratos de obras y servicios; debiendo permanecer en la residencia de
obra, a fin que las consultas requeridas se efectúen en el sitio, sin que la
bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos.

Artículo 94.- La bitácora se ajustará a las necesidades de cada

dependencia o entidad, y deberá considerar como mínimo lo siguiente:

------I.- Las hojas originales y sus copias deberan estar siempre foliadas y
estar referidas al contrato de que se trate;

------II.- Las hojas originales y sus copias deberan estar siempre foliadas
y estar referidas al contrato de que se trate;

------III.- Las copias deberán ser desprendibles no así las originales, y

------IV.- El contenido de cada nota deberá precisar, según las

circunstancias de cada caso: número, clasificación, fecha, descripción
del asunto, y en forma adicional, ubicación, causa, solución, prevención,
consecuencia económica , responsabilidad si la hubiere, y fecha de
atención, así como la referencia, en su caso , a la nota que se contesta.

Artículo 95.- Las dependencias y entidades así como el contratista

deberán observar las siguientes reglas generales para el uso de la
bitácora:

------I.- Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como

mínimo la fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas,
nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos
particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las
características del sitio donde se desarrollarán, a´si como la inscripción
de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que
estará facultado como reprsentante de la contratante y del contratista,
para utilización de la bitácora, indicando a quién o a quiénes se delega
esta facultad;

------II.- Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse

consecutivamente respetando, sin excepción, el orden establecido;

------III.- Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta

indeleble, letra de molde legible y sin abreviaturas;

------IV.- Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o

redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de
inmediato otra nota con el número consecutivo que le corrsponda y con
la descripción correcta;

------V.- La nota cuyo original y copias aparezcan con tachaduras y

enmendaduras, será nula;

------VI.- No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de

bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de
requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen;

----- VII.- Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al

completarse el llenado de las mismas;

------VIII.- Una vez firmadas las notas de la bitácora, los interesados

podrán retirar sus respectivas copias;

------IX.- Cuando se requiera, se podrán validar oficios, minutas,

memoranda y circulares, refiriéndose al contenido de los mismos, o bien,
anexando copias.

------X.- El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta

responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntos
trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión;

------XI.- Todas las notas deberán quedar cerradas y resueltas, o

especificarse que su solución será posterior, debiendo en este último
caso, relacionar la nota de resolución con la que le dé origen, y

------XII.- El cierre de la bitácora, se consignará en una nota que dé por

terminados los trabajos.

Artículo 96.- Para cada una de las bitácoras se deberá especificar y

validar el uso de este instrumento, precisando como mínimo los
siguientes aspectos, los cuales deberán asentarse inmediatamente
después de la nota de apertura.

------I.- Horario en el que se podrá consultar y asentar notas, el que

deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo,

------II.- Establecer un plazo máximo para la firma de las notas, debiendo

acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo;

------III.- Prohibir la modificación de las notas ya firmadas, así sea por el

responsable de la anotación original, y

------IV.- Regular la autorización y revisión de estimaciones, números

generadores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en el
contrato, así como lo relativo a las normas de seguridad, higiene y
protección al ambiente que deban implementarse.
Artículo 97.- Por lo que se refiere a contratos de servicios, la bitácora
deberá contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los
alcances del contrato, las ampliaciones o reducciones de lso mismos y
los resultados de la srevisiones que efectúe la dependencia o entidad,
así como las solicitudes de información que tenga que hacer el
contratista, para efectuar las labores recomendadas.

En esta publicación, pretendemos demostrar, en base a una

investigación tanto en campo como en el desarrollo de proyectos ya
realizados, la dificultad del manejo de la información dentro del ámbito
constructivo, y la problemática que genera la dificultad en el llenado de
los datos relevantes en las obras y interpretación de la misma, que
repercute en avances del proyecto y finalmente en lo económico. Una
de las propuestas dadas para el mejor desarrollo de este instrumento,
es el buen uso de los sistemas tecnológicos, dando formatos
preestablecidos, estudiados, y optimizados por medio del uso de la
tecnología y de los sistemas informativos, utilizando la red de
información, por medio del correo electrónico, etc., dando así una
ventaja competitiva y generando la información en tiempo real.

Palabras Clave: Bitácora de Obra, Constructoras, Residentes de obra, protocolos

de transferencia de datos, hand – held, e- bussines, sistemas tecnológicos,
intranet, e-mail

La bitácora de obra que se utiliza en las construcciones de obra pública y en algunas de

obra privada, es un documento que tiene carácter legal. Las empresas constructoras que
tienen contratos con dependencias de gobierno enfrentan con regularidad problemas para
llenar la bitácora, y para interpretar la información que en ella se maneja. Estas malas
interpretaciones, la mayoría de las veces, se traducen en multas y en querellas que inciden
directamente sobre las utilidades de las constructoras.

Los responsables directos del mantenimiento de la bitácora de obra son los residentes
de las constructoras y los supervisores de las dependencias de gobierno. Cuando una
empresa constructora intenta implementar un sistema de control de procesos, en el que se
documentan detalladamente las actividades, las tomas de decisiones, órdenes de cambio, etc.,
el residente se ve obligado a duplicar su trabajo. Esto es, tiene que repetir la información
histórica del proceso de construcción y de sus flujos de información, tanto en la bitácora de
obra como en los documentos que se incluyen en los sistemas de control de calidad y demás
reportes asociados con éste último. En esta situación, la perspectiva de tener que realizar un
doble trabajo puede influir tanto en la correcta alimentación de información en la bitácora de
obra, como en la correcta implementación del sistema de control.
 Por otra parte, en las empresas que tienen contratos tanto con dependencias de
gobierno como con empresas privadas, es necesario implementar dos sistemas de control
paralelos. Uno que no incluye a la bitácora, (para las obras privadas), y otro con énfasis en la
bitácora, (para las obras públicas). Este doble sistema representa a su vez un problema para
la estandarización de actividades y otros aspectos relacionados, necesaria para alcanzar
metas de calidad y por ende incrementar la competitividad.

La actividad productiva de la industria de la construcción es de gran importancia para la

economía de México. La industria de la construcción sostiene la economía de muchas
grandes, pequeñas y medianas empresas, y da empleo a miles de personas. La paralización de
las obras de construcción por lo general es uno de los primeros síntomas de situaciones de
recesión económica y, en estas condiciones, su repunte resulta muy lento. Las empresas que
logran salir de este estancamiento económico lo hacen a fuerza de resistir el mercado
altamente competitivo, e invariablemente a base de reajustar los costos de operación y de
utilidad para sobrellevar la falta de contratos importantes. En este trance, las empresas
constructoras se encuentran así, en una posición vulnerable para poder soportar exitosamente
las eventualidades y costos extraordinarios, resultado de malas prácticas administrativas,
como lo son, los errores cometidos en el manejo de la bitácora de obra y los generados por el
doble trabajo de reporte que conlleva

Dado que por lo general como parte de los contratos, los contratistas absorben el sobre
costo (la suma neta de dinero que se pierde al final de un proyecto de construcción) dentro de
sus utilidades, es muy esencial la identificación de las causas que ocasionan tal sobre costo.
Estas causas constituyen los riesgos que en la ejecución de cualquier obra son por regla
general un elemento siempre presente.

Desde el punto de vista del contratista, los riesgos pueden ser controlables o
incontrolables. Los primeros son ejemplificados por la eficiencia, la productividad y el sistema
de procuración de materiales, y son asumidos por el propio contratista. Por estos riesgos el
contratista no puede pedir una remuneración extraordinaria al cliente. Los riesgos no
controlables consisten en factores fuera del control del contratista; tales como inflación,
condiciones climatológicas, condiciones geológicas no previstas, etc. Paradójicamente, en la
mayoría de las casos éstos últimos son asumidos por el contratista también.

Los riesgos no controlables se dividen en:

(1) Factores que afectan el presupuesto inicial,

(2) Factores que afectan el costo final y

(3) Factores específicos del contrato.

 Los riesgos que se abordarán en esta investigación, son los riesgos que se generan
por la mala interpretación de la bitácora de obra, y por el obstáculo que en ocasiones
representa el cumplimiento con la presentación de la bitácora de obra, para la implementación
de un sistema nuevo de control. La percepción del “doble trabajo” en la captura de información
por parte de él o los responsables, se enmarca dentro de los riesgos controlables por las
empresas y, por lo tanto, son sujetos de mejora. Por otra parte, las situaciones en las que las
malas interpretaciones se traducen en multas y pérdida de utilidades, constituyen riesgos que
se pueden se ubicar como no controlables.

Los objetivos a cumplir son los siguientes:

I. Analizar y evaluar por medio de una encuesta diseñada para el propósito, el

grado de precisión con la que se percibe técnicamente el proceso de llenado de la
bitácora de obra entre las empresas constructoras de la localidad.

II. Recopilar información en la forma de sugerencias de las mejoras posibles a la

bitácora.

III. Proponer un formato de bitácora de obra que no se preste a ambigüedades.

Es posible determinar con razonable y confiable precisión el grado de precisión con la

que se interpreta a la Bitácora de Obra en el ejercicio de su ejecución, así como también es
posible mejorar el formato de bitácora existente para hacerla menos susceptible a
ambigüedades al momento de llenarla.

Para realizar con mayor precisión y evitar dicha ambigüedad, es necesario realizar un
formato y un sistema de información mas óptimo y así poder generar dicha información de una
forma más clara y concisa.

La propuesta tecnológica que realizo a lo largo de esta investigación, es la

implementación de lo que llamo, bitácora electrónica, en la que se propone la implementación
de equipos y sistemas de información de tecnología de punta con una conectividad por medio
de sistemas tecnológicos (tendencia del e-bussines), para generar la información en tiempo,
real.

Para el correcto desarrollar de dicha propuesta se requiere no solo del esfuerzo técnico
y humano, sino de un sistema de manejo de información establecido:

a)Desarrollo de una base de información interna dentro de las constructoras o

empresas involucradas : Es el desarrollo de los sistemas de información internos de las
empresas involucradas en dicho proyecto, llámense subcontratistas, proveedores, entidades de
gobierno, etc. Esto es la estandarización de los protocolos de transferencia de los datos, y
hacer así un sistema seguro, con unos protocolos encriptados dando confiabilidad al sistema
implantado con la codificación a la información que se maneja teniendo acceso solo aquellas
personas que esten involucradas en dicho proyecto. Formar una base de datos interna en la
empresa de los proveedores, clientes, subcontratistas, etc, que estén relacionados con los
proyectos desarrollados por la empresa.

b)Generación de formatos prediseñados y aceptados por las instituciones legales de

gobierno para el correcto control de la obra: La implementación de dichos formatos es la
aceptación desde el punto de vista legal, como lo es un documento como la bitácora
convencional, que es aceptado desde el punto de vista jurídico, para cualquier querella que sea
requerida.

Este formato es un propuesta, en el que se especifiquen claramente el desarrollo y

avance de la obra, evitando así la tediosa redacción de un apunte de obra y evitando la
ambigüedad y falta de coherencia de dicha información

Un formato de ejemplo puede ser el siguiente:

En este formato se especifican los puntos exactamente que se deben de evaluar y la

forma en que se deben de llenar evitando así la ambigüedad de la forma de llenado.

c) Creación de un sistema de control e interpretación de dicha información de forma

clara y estandarizada: Dado que la estandarización de dichos formatos es la misma para todos
los involucrados en el desarrollo del proyecto, es factible el poder realizar un sistema de
interpretación de dicha información, realizando un software de análisis y así arrojar datos para
la correcta toma de decisiones; dicho software, solo estaría al alcance de las personas que
toman decisiones.

d) Apoyo de tecnología para la correcta conectividad de los medios involucrados. Para

poder lograr todo esto, y generar un sistema realmente óptimo y competitivo, es necesario
tener cierta infraestructura tecnológica, esto es tener el equipo necesario para el apoyo y
captura en campo, que es donde se genera la información y los medios informativos para la
correcta transmisión de dicha información, a las personas que la requieran y en el momento en
que lo requieran.

El equipo principal que se requeriría, es:

a) equipo de apoyo en campo “hand-held” que serviría de apoyo de

captura de información directamente en el sitio y momento en que se este
generando la información. Actualmente en el mercado, existen una serie de
equipos disponibles de diferentes costos y capacidades, alguna de estas
pueden ser las mas comerciales como lo son las PALM, o las Poquet PC
 que son compatibles con los sistemas de windows de Microsoft, o tal ves
algunas un poco mas sofisticadas que utilizan sistemas un poco mas
complejos vía satélite como los que utilizan UPS.

b) Red inalámbrica en campo. Esto es principalmente, tener el equipo

necesario para implementar una red inalámbrica en el área de trabajo donde
se genera la información (obra) con un difusor y algunos repetidores a lo
largo de la obra, esto dependería de la magnitud de la misma y de las
extensiones de trabajo.

c) Una estación de trabajo receptora en campo para la transmisión

automática de información a la oficina central en la que dicha información le
llegue a las personas indicadas para las tomas de decisiones, a tiempo real.

d) Una intranet en oficina central, que transmita la información ya

analizada y procesada a las personas indicadas fuera de la oficina central,
llámense proveedores, en forma de ordenes de compra si es que se
requiere en obra, lo reportes a los clientes de cómo va el proceso de su
obra, etc.

Los procesos que se plantean para el correcto flujo de información seria el siguiente:

· El responsable de la obra, ya sean los residentes de las empresas o los

supervisores del gobierno, generaran la información directamente en campo
llenando los formatos de control de calidad debidamente cargados en los
equipos hand- held.

· Esta información que fue llenada por medio de códigos previamente

establecidos en los formatos, se manda automáticamente, por medio de la red
inalámbrica existente en el área por medio de las antenas difusoras y
repetidoras portátiles

· El equipo receptor, que se encuentra en un lugar seguro, manda

directamente y en tiempo real la información capturada en campo a las oficinas
centrales para ser analizadas en el software adecuado y así poder tomar
decisiones inmediatas.

· Después del análisis, se manda la información obtenida y analizada a las

personas indicadas automáticamente vía mail, reportando la situación actual
del proyecto.

· Dicha información pudo ser solo de índole de suministro y mandarlo a los

proveedores que previamente se tienen capturados en una base de datos, o
puede ser como comentaba anteriormente un reporte a los clientes de la
situación de avance de la obra, o tal ves pase a un nivel mas importante en
cuestiones de decisiones… etc.

Este proceso puede tener muchos cambios y problemas a lo largo del manejo de
información si no se estandariza, y el principal objetivo, es el optimizar los tiempos tanto de la
gente de captura de dicha información, como el de la recepción de la misma a tiempo real, y así
poder tener una mayor facilidad para la toma de decisiones sin el problema de la ambigüedad
de la información; es por eso que es de suma importancia, que todos los involucrados dentro
 de un proyecto, sepan el proceso y tengan los mismos protocolos para así poder comprender al
máximo el sistema desarrollado.

Concluyendo, los sistemas de información correctamente utilizados, son de suma

ayuda para cualquier proceso o proyecto, siempre y cuando se estandarice el uso de los
mismos.

En este caso en particular, la inversión inicial de esta tecnología podría ser alto, y seria
inicialmente recomendado en obras de gran envergadura en la que se manejan cantidades muy
grandes de información al mismo tiempo, como lo pueden ser en las obras hidráulicas para la
construcción de presas o en obras carreteras, industria petrolera, etc…y el costo que implica la
implementación de este si

stema no representa un costo muy alto en proporción a lo costos totales de las obras,
pero lo bondadoso de este sistema, es que ya implementado, puede ser utilizado en cualquier
tipo de obra, ya sea de mediana o pequeña envergadura.

La gran ventaja competitiva que puede dar este sistema, no solo impacta en las
ventajas de la velocidad del manejo de la información, sino que reduciría los tiempos de
ejecución, disminuiría en lo posible los errores en campo y los tiempos de suministro, y
principalmente esto repercute directamente en lo económico, aumentando así las utilidades de
las empresas.

Referencias

INSTRUCTIVO DE LAS ANOTACIONES QUE DEBEN HACERSE EN UNA

BITÁCORA DE OBRA

TOMADO DE LA GUIA PARA CURSO DE SUPERVISORES DE OBRA DE PEMEX

1.- ANOTACIONES DE LA SUPERVISIÓN.

1.1.- EN GENERAL:

Toda clase de ordenes e instrucciones dadas al contratista, acuerdos tenidos con este, e informes sobre
cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, los precios unitarios
pactados con el contratista, o la recepción satisfactoria de la obra. En particular, las que se indican a
continuación.

1.2.- RELATIVAS A LOS DOCUMENTOS DE LA OBRA:

1.21.- Constancia de entrega al contratista de planos o especificaciones de la obra.

1.22.- Ordenes de cambio al proyecto, debidamente autorizados indicando en que consisten y dando las
referencias adecuadas a oficios, planos, croquis y especificaciones entregados al contratista.

1.23.- Instrucciones que complementen los documentos del proyecto, sobre detalles no contenidos en los
mismos, tales como características de materiales, acabados de edificios, requisitos especiales de
ejecución y croquis complementarios.

1.24.- Ordenes de ejecución de obras adicionales o trabajos extraordinarios, haciendo referencia al

proyecto e instrucciones correspondientes.

1.25.- Solicitudes al representante para que se determinen precios unitarios faltantes.

1.3.- RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA OBRA:

1.31.- Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra.

1.32.- Ordenes de corrección de defectos de obra.

1.33.- Ordenes especiales en cuanto a procedimientos de construcción.

1.4.- RELATIVAS AL PLAZO Y PROGRAMA DE OBRA:

1.41.- Ordenes relativas a disponibilidades presupuéstales y modificaciones correspondientes del

programa de obra.

1.42.- Acuerdos sobre cambios del programa por trabajos adicionales o extraordinarios.

1.43.- Anotaciones sobre el avance de los trabajos tiempos perdidos por diversas causas y demoras
respecto al programa aprobado.

1.44.- Anotaciones sobre el estado del tiempo y su influencia en la obra.

1.45.- Ordenes de suspensión de la obra, indicando la causa, y ordenes de reiniciación de la misma.

1.46.- Avisos al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se le aplicaran, de
acuerdo con el contrato.

1.47.- Aviso de rescisión de la obra por incumplimiento del contratista.

1.5.- SOBRE ANOTACIONES HECHAS CON ANTERIORIDAD:

1.51.- Aviso de incumplimiento de ordenes dadas al contratista.

1.52.- Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o el supervisor si no hay
comentarios, firma de "enterado" al calce de las misma.

1.53.- Cancelación o cambio de ordenes o instrucciones dadas con anterioridad.

2.- ANOTACIONES DEL CONTRATISTA.

2.1.- EN GENERAL.

Observaciones en relación a las ordenes que haya recibido, inconformidad con las mismas o con las
anotaciones hechas por la supervisión, y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de
la obra y altere los precios unitarios o las condiciones pactadas en el contrato y sus anexos.

En particular, las que se inician a continuación.

2.2.- RELATIVAS A LOS DOCUMENTOS DE LA OBRA:

2.21.- Solicitudes de información faltante: planos o croquis, especificaciones, requisitos especiales, etc.

2.22.- Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.

2.23.- Constancia de recepción de ordenes de cambios de proyecto, instrucciones complementarias del

proyecto ordenes de trabajo extraordinarios.

2.24.- Solicitudes de "ordenes de trabajo" para que se determinen precios unitarios faltantes.

2.3.- RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA OBRA:

2.31.- Acuse de recibo de ordenes de la supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de

construcción y suministro de personal, equipo y materiales.

2.32.- Observaciones, solicitudes o inconformidades respecto a las ordenes a las que se refiere el inciso
anterior.

2.33.- Aclaraciones u objeciones a las anotaciones de la supervisión respecto a falta de materiales, equipo
o personas en la obra, falta de cumplimiento de las especificaciones o procedimientos de construcción
inconvenientes.

2.34.- Mal tiempo, falta de materiales a cargo de PEMEX, paros obligatorios otras circunstancias que, a
juicio del contratista se aparten de lo previsto en el contrato o en los análisis de precios unitarios
apropiados.

2.35.- Solicitud de elementos, servicios, facilidades o permisos necesarios para llevar a cabo la obra en
forma normal.

2.4.- RELATIVAS AL PLAZO Y PROGRAMA DE OBRA:

2.41.- Acuse de recibo de ordenes relativas a presupuesto y programa de obra, o modificaciones de los
mismos.

2.42.- Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliación de plazo y/o modificación
del programa de obra.

2.43.- Aclaraciones e inconformidades respecto a las observaciones hechas por la supervisión sobre
demoras y falta de cumplimiento del programa.

3.- ANOTACIONES DEL DEPTO. DE AVANCES Y VERIFICACIÓN DE OBRAS. (D.A.V.O).

3.1.- EN GENERAL:

Observaciones que deba hacer a la supervisión, acuerdos tomados con esta, circunstancias que observe
en la obra y que ameriten acción correctiva, ordenes y solicitudes de información para el análisis de
precios unitarios y comentarios pertinentes respecto a las observaciones hechas por el contratista o la
supervisión en particular, las que se inician a continuación.

3.2.- RELATIVAS ALOS DOCUMENTOS DE LA OBRA:

3.21.- Falta de documentos contractuales.

3.22.- Falta de planos de proyecto.

3.23.- Falta de especificaciones generales o particulares.

3.24.- Falta de ordenes escritas de cambios de proyecto.

3.25.- Falta de instrucciones escritas del supervisor.

3.26.- Falta de autorización o acuerdo escrito para realizar trabajos por administración.

3.27.- Ordenes al contratista para que presente proposiciones y análisis de precios unitarios de obra.

3.28.- Solicitudes a la supervisión de información necesaria para el análisis de precios unitarios.

3.3.- RELATIVAS A LA EJECUCIÓN DE LA OBRA:

3.31.- Ausencia o deficiencia del representante del contratista en la obra.

3.32.- Defectos de construcción y falta de cumplimiento de las especificaciones.

3.33.- Procedimientos de construcción objetables o diferentes a los estipulados en los conceptos de obra
del anexo "c" del contrato.

3.34.- Equipo de construcción inadecuado, descompuesto u ocioso.

3.35.- Falta de personal adecuado en número o calidad.

3.36.- Falta de materiales, equipó, servicios o permisos.

3.37.- Almacenamiento inadecuado de materiales.

3.38.- Condiciones inseguras en la obra.

3.4.- RELATIVOS AL PLAZO Y PROGRAMA DE OBRA:

3.41.- Avance de obra desde la ultima visita.

3.42.- Inicio y fin de actividades criticas o importantes.

3.43.- Demoras con relación al programa y sus causas.

3.44.- Suspensiones de la obra y tiempos perdidos por diversas causas.

3.45.- Estado del tiempo.

3.46.- Dificultades para la ejecución de los trabajos.