INTRODUCCIN

La bitcora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de

comunicacin, adems de ser un instrumento tcnico de control durante
el desarrollo de los trabajos de construccin o de prestacin de servicio,
regulando y controlando la ejecucin de los mismos. En ella deben
registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los
acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato
y sus anexos, as como dar fe del cumplimiento de eventos significativos
en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.
La bitcora de obra es la herramienta en la que el supervisor y el
contratista apuntalan su actuacin. Por ello debe evitar los problemas
relacionados con registros insuficientes e incluso ausencia de la misma,
ya que repercuten finalmente en la recepcin de la obra y en el cierre
del contrato.
Para enfrentar esta problemtica con una posicin y actitud de
prevencin, se ha considerado importante mostrar la relevancia y el
significado de la bitcora y establecer los criterios a aplicar en su
elaboracin.
Su relevancia est inscrita en la diferencia que exista entre una solucin
gil, transparente e incontrovertida y un proceso de alegatos
infructuosos.
Su significado se enfatiza en el hecho de que constituye un instrumento
legal de apoyo y respaldo de cualquier diferencia relacionada con lo
establecido en el contrato.
Para apoyar el esfuerzo de la supervisin en la confeccin diaria de la
bitcora, se constituy esta gua que define las pautas a seguir en sus
anotaciones.
1.- DEFINICIN
1.1

Bitcora, segn el ltimo prrafo del artculo 46 de la

L.O.P.S.R.M. y el artculo 1-V del reglamento de la misma, es el
medio oficial y legal de comunicacin entre las partes que firman
el contrato y estar vigente durante el desarrollo de los trabajos,
en el que debern referirse los asuntos importante que se
desarrollan durante la ejecucin de las obras y servicios.

2.- FORMA DE BITCORA

El formato de bitcora se ajustar a las necesidades de cada proyecto,

se podrn utilizar una o varias libretas por contrato.
3.- REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITCORA
3.1

Apertura

3.2

Numeracin y fechado de notas

3.3

Todas las notas debern numerarse y fecharse de

acuerdo al artculo 95-II del R.L.O.P.S.R.M. y deber cerrarse
con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del
superintendente de construccin y del contratista segn
artculo 95-XI.

Redaccin y escritura

3.4

Su apertura se har previamente al comienzo de los

trabajos y deber iniciar con una nota de apertura
relacionando como mnimo lo indicado en el artculo 95-I
del R.L.O.P.S.R.M., Inmediatamente despus de la nota de
apertura, deber asentarse lo indicado en el artculo 96 del
R.L.O.P.S.R.M.

Las notas o asuntos debern apegarse al artculo 95-III

del
R.L.O.P.S.R.M.,
utilizando
papel
carbn
o
autorreproducible para las copias. Las anotaciones debern
efectuarse a mano con letra de molde legible y tinta
indeleble, bajo ninguna circunstancia se harn con tinta
susceptible de borrarse.

Errores

3.5

Cuando se cometa algn error, deber proceder de

acuerdo al artculo 95-IV del R.L.O.P.S.R.M. Cuando se
cometa un error de redaccin, de ortografa o de
interpretacin, la nota deber anularse con una leyenda
que diga esta nota se anula por tener error se har la
anotacin correcta en el nmero consecutivo siguiente.
Tachaduras o enmendaduras

Segn el artculo 95-V del R.L.O.P.S.R.M. las notas cuyo

original
y
copias
aparezcan
con
tachaduras
o
enmendaduras ser nula.

3.6

Sobreposiciones

3.7

Se debe proceder segn el artculo 95-VI en lo relativo

a sobreposiciones. No est permitido sobreponer ni aadir
nada a las notas de bitcora ni entre renglones ni en los
mrgenes, si fuese necesario, se abre otra nota haciendo
referencia a la de origen.
Utilizacin de Espacios

3.8

Se deben cancelar los espacios sobrantes de una hoja

al completarse el llenado de las mismas segn el artculo
95-Vll del R.L.O.P.S.R.M.
Retiro de copias

3.9

Una vez llena(s) la(s) hoja(s) o cancelado(s) el (los)

rengln(es) correspondiente(s) se deber proceder de
acuerdo al artculo 95-VIII del R.L.O.P.S.R.M.
Validaciones de documentos

Cuando se requiera, se podrn hacer validaciones de

acuerdo al artculo 95-IX del R.L.O.P.S.R.M. Todas las
instrucciones emitidas por diversas autoridades mediante
oficio, verbalmente, va telefnica u otras, con relacin a
las obras en cuestin, debern validarse mediante las notas
de bitcora correspondientes en las que se haga referencia
a la procedencia de la instruccin recibida, fecha, por que
medio, nombre y cargo de quien emite la instruccin.

3.10 Frecuencia y cantidad de notas.

Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones
que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas
originalmente en el contrato.

3.11

Compromiso de uso

El compromiso de uso est comprendido en el artculo

95-X del R.L.O.P.S.R.M. El compromiso es de ambas partes y
no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deber
utilizarse la bitcora para asuntos trascendentes que
deriven del objeto de los trabajos en cuestin.

3.12 Custodia.
Ser responsabilidad del residente de obra la custodia y
permanencia de este instrumento en la obra, y
3.12.1 Durante la ejecucin de la obra
Desde la fecha de iniciacin, la bitcora deber estar permanentemente en la
obra a la disposicin del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones
y consultas as como para revisin de los auditores y funcionarios que se
presenten en la obra debidamente acreditados.
3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas
Al presentarse una suspensin de la obra por afectaciones, cierre de accesos
y/o secuestros de instalaciones, equipo o maquinaria, el supervisor de la obra
deber considerar la situacin para determinar si recoge la bitcora, en cuyo
caso se llevar a las oficinas de la residencia, para que una vez resueltas las
situaciones descritas, se regrese a la obra.
3.12.3 Al trmino de la obra o por suspensin definitiva
Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitcora ser
entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original, para su
custodia.

3.13

Cierre de bitcora

El cierra de bitcora est contemplado en el artculo

95-XII del R.L.O.P.S.R.M. y ser con una ltima nota
especial, en la que se dar por finiquitada la relacin
tcnica de campo. Se debern anular las hojas sobrantes,
inutilizndolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por
conducto de la supervisin se anexa al expediente del
contrato.

4.- ASUNTOS QUE SE DEBEN REGISTRAR

El artculo 86-II d) nos indica que es funcin del supervisor el
registro y control de la bitcora, por lo cual a continuacin
enlistamos los asuntos a registrar de manera enunciativa y no
limitativa.

4.1
De manera obligatoria los asuntos que comprende el
R.L.O.P.S.R.M.
a)

Si el contratista se percata de no poder cumplir con el

programa, por causas no imputables a l, deber notificarlo
a la dependencia o entidad mediante anotacin en bitcora
segn artculo 73 del R.L.O.P.S.R.M.

b)

El contratista solo podr ejecutar cantidades

adicionales o conceptos no previstos en el catlogo original
del contrato, hasta que cuente con la autorizacin por
escrito o en la bitcora segn el artculo 74 del
R.L.O.P.S.R.M.

c)

Cuando se autorice el pago provisional de insumos en

los precios por observacin directa, el residente de obra y
en su caso el supervisor deben llevar un control diario con
sus respectivas anotaciones en bitcora lo comprendido en
el artculo 78 III a); b); c) y d). del R.L.O.P.S.R.M.

d)

Debern registrarse en bitcora y documentarse, los

atrasos que tengan lugar por la falta de pago de
estimaciones con la consecuencia sealada en el artculo
98 pfo. 3 del R.L.O.P.S.R.M.

e)

Se deber hacer constar en bitcora, la fecha en que

se presentan las estimaciones segn el artculo 103 pfo. 2

f)

Se deben realizar las anotaciones correspondientes en

bitcora de todos los casos de terminacin anticipada
segn el artculo 121 del R.L.O.P.S.R.M.

g)

El contratista, a travs de la bitcora o por oficio,

deber notificar la terminacin de los trabajos, para iniciar
el procedimiento de recepcin de los trabajos segn el
artculo 135 del R.L.O.P.S.R.M.

4.2

4.3

Relativas a los documentos de la obra

Constancia de entrega al contratista de los planos,

instrucciones o especificaciones de la obra.

Constancia de acuerdos y soluciones que se van

generando en el proceso de la obra.
Relativas al plazo y programa de la obra

Modificaciones del programa de obra.

Estado del tiempo que influya en la obra

Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas

causas y demoras respecto al programa.

Cuando el inmueble en que deber ejecutarse la obra,

o la informacin, o lo accesos necesarios para realizar el
trabajo, no estn disponibles.

Atraso en la contestacin de aclaraciones.

Atraso con respecto a la entrega de ingeniera y/o

especificaciones.

Atraso en la entrega de materiales y equipo deba

suministrar PEMEX.

4.4

Relativas a la ejecucin de la obra

En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra

En caso de no cumplir con el programa establecido, el

equipo de proceso proporcionado por el contratista, fecha
de llegada, instalacin, interconexin y pruebas.

Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su

fecha de llegada, as como su estado, comparado con lo
sealado en el contrato.

Ordenes de correccin de defectos de obra.

Equipo descompuesto o inapropiado.

Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo

de la obra.

Condiciones de inseguridad, daos al medio ambiente,

falta de higiene en alguna(s) rea(s) de trabajo.

Accidentes presentados en la obra, si es el caso.

Observaciones sobre el incumplimiento de las
actividades crticas, enunciando razones y/o motivos as
como su terminacin.

Advertencias al contratista por falta de recursos en la

obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas,
almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.

Constancia de la fecha de recepcin de estimaciones

presentadas por el contratista.

Constancia de devolucin de los materiales sobrantes a

los almacenes de PEMEX, producto de modificaciones y
cancelaciones mayores.

Cambio de supervisor de PEMEX, si es el caso.

Cambio de representante del contratista, si es el caso.

4.5

Fecha de la puesta en operacin y fecha del acta de

recepcin de la obra.
Anotaciones del contratista o su representante

Observaciones en relacin a los rdenes que haya

recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y
cualquier circunstancia que a su juicio influya en la
ejecucin de la obra, o modifique las condiciones pactadas
en el contrato en particular las que se indican a
continuacin.
a).

Relativas a los documentos de la obra

Solicitudes de informacin faltante,

licencias, permisos, liberacin de bancos o
tramos, estudios de factibilidad, planos o
croquis de la obra, etc.

Acuse de recibo de planos, especificaciones

y croquis de la obra.

b).

Relativas al plazo y programa de la obra

c).

Acuse de recibo de rdenes relativas al

programa de obra, o modificaciones al mismo.
Relativas a la ejecucin de la obra

Acuse de recibo u observaciones de

rdenes de la supervisin relativas a correccin
de defectos, procedimientos de construccin y
suministro de personal, equipo y materiales.

5.- ARCHIVO DE BITCORA

Durante tres aos posteriores a la recepcin de la obra, la
bitcora se conservar en caja numerada de fcil localizacin en
archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su
cargo la supervisin de la obra.
6.- BITCORA DE SERVICIOS
Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una
bitcora por cada contrato respetando las mismas reglas y
obligaciones para su utilizacin estipuladas en esta gua.

La bitcora de obra
La bitcora es un registro que constituye parte inseparable del contrato
de obra; su destino en las obras contratadas a precios unitarios es
registrar los cambios que se efecten o tengan que efectuarse y que
modifiquen las previsiones contenidas en el programa, las
especificaciones, el presupuesto y el proyecto ejecutivo, que son los
anexos tcnicos del contrato y tambin forman parte inseparable del
mismo.
Las obras que se realizan por otras modalidades de contratacin
tendrn otras formas de llevar la bitcora, y de esto nos ocuparemos en
un artculo posterior.

Como es sabido, existen obras pblicas y privadas. Las primeras se

rigen, a partir del 4 de marzo de 2000, por la Ley de Obras Pblicas y
Servicios Relacionados con las mismas, as como complemen-tariamente
por el Reglamento de dicha ley que pronto entrar en vigor. Adems, los
procesos constructivos a cargo de la Federacin se someten a otras
legislaciones como son el Cdigo Civil, la Ley de Presupuesto,
Contabilidad y Gasto Pblico Federal, el Presupuesto de Egresos de la
Federacin y otras muchas que le aplican paralela o supletoriamente.
Las obras privadas, a falta de otra reglamentacin, tienden a regirse
tambin por los principios enunciados en la citada ley y su reglamento;
ahora bien, todas las obras tienen que acatar de manera obligatoria los
reglamentos de construccin municipales y otros especficos de carcter
federal o estatal que aplican en general cuando les son otorgadas las
licencias y permisos correspondientes a la plaza donde se ejecuta cada
obra.
En razn de la importancia de contar con la bitcora de obra para bien
del proceso, recomendamos que en las obras privadas se formalice su
uso por medio de una clusula del contrato y, en cuanto a las reglas
propias para su utilizacin, por lo menos se especifique que se regirn
de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de la Ley.
La libreta de bitcora
La libreta de bitcora es el lugar donde se materializa el registro
denominado bitcora de obra. Por el significado que tiene para bien del
proceso constructivo, no puede ser cualquier libreta: se necesita una
que tenga los atributos indispensables para cumplir debidamente su
funcin. El costo de la libreta siempre ser insignificante en relacin con
el servicio que presta.
Por lo expuesto, las libretas debern ser de materiales muy resistentes
para que puedan soportar el trato rudo a que estarn sometidas en las
oficinas de las obras. De preferencia, debern estar confeccionadas con
papel autocopiante para evitar el uso de hojas de papel carbn, pues
con el polvo propio de la construccin stas acaban por no permitir
copias claras; en otras palabras, vuelven intil el registro al no poder
contar cada una de las partes con una hoja legible.
Adems, las libretas que se utilicen habrn de cumplir cuando menos
los siguientes requisitos:

Juegos de hojas. Debern contar con juegos de tres hojas, foliadas

cada una con el mismo folio.
Foliado. En cada libreta, el foliado debe iniciarse con el folio 01.
Tamao. Es recomendable utilizar libretas de 50 folios, las de mayor
nmero de folios son difciles de manejar y tienden a desencuadernarse.
Slo tratndose de obras menores, ser aceptable usar libretas de 25 e
incluso de 10 juegos de hojas.
Copias. Cada juego de hojas debe estar integrado por un original
adherido firmemente a la libreta y cuando menos dos copias marcadas y
desprendibles, una para el contratista y la otra para la supervisin.
Puede haber ms copias s as lo requiere alguna de las partes.
Identidad. Para evitar la necesidad de identificar la libreta e incluso
hojas sueltas de ella, es necesario que la misma cuente lo mismo que
cada una de sus hojas tiles, originales y copias con una clave impresa
que las individualice por siempre, es decir, sin necesidad de que en cada
hoja tengan que llenarse espacios destinados a la identificacin
anotacin repetitiva de los datos indicativos del contrato al que
pertenece la libreta que acaba por no hacerse. De la forma propuesta,
ser suficiente que dichos datos indicativos se asienten una sola vez en
la hoja inicial de la libreta.
Instructivo. Cada libreta debe contar con un instructivo de uso, conciso
y suficiente, que abarque la descripcin de la mayor parte de las
circunstancias que puedan presentarse durante el desarrollo de la obra.
Hoja de apertura. Despus del instructivo, la libreta debe contar con
una hoja de apertura del registro de bitcora en la que habrn de
anotarse los datos indicativos del contrato y el nombre y cargo de los
tcnicos que sern los autorizados para intervenir en ella. El formato
considera adems un espacio para anotar la clave de la libreta
precedente, en caso de tratarse de una libreta que contina el registro
despus de haberse agotado una anterior.
Hoja final. sta tambin tiene en su formato dos funciones; la primera
consiste en transferir el registro de bitcora de una libreta agotada a
otra nueva, proporcionando as continuidad al escribirse en esta libreta
la clave de la que sigue; la segunda se refiere al caso de que durante el

uso de esta libreta se termine la obra y, por consiguiente, sea necesario

cerrar el registro de bitcora, en cuyo caso, adems de llenar los datos
requeridos debern anularse todas las hojas que queden sin utilizar.
Reglamento de la bitcora. Con la aceptacin de las partes, en la
libreta inicial se formaliza el Reglamento de la bitcora. En ste se
acuerdan, adems de otras cuestiones, la custodia de las libretas, el
horario y el lugar en que estar disponible la libreta en turno; el plazo
que se concede a las contrapartes para firmar asientos antes de darse
por auto-mticamente aceptados; la aceptacin para la intervencin de
auditores en la libreta y todo aquello que se refiera a la bitcora y
consideren propio reglamentar.
Reglamento de la obra. Son mltiples los aspectos que necesitan
reglamentarse en una obra; van desde asuntos relacionados con la
seguridad, higiene, preservacin del medio ambiente, hasta lo relativo a
reglas que deben observar las visitas, horarios de trabajo, vigilancia
nocturna, realizacin de trabajos en das festivos y otras cuestiones que
precisan realizarse con un orden establecido.
Registro de abreviaturas Se trata de dejar constancia por escrito de
todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia
frecuentemente y para los que se utilizarn abreviaturas con fines
prcticos. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para
evitar textos extensos.
Hoja tipo. Diseada para aprovechar al mximo el espacio disponible,
cuenta entre otras virtudes con una cuadrcula tenue que facilita el
dibujo de los croquis explicativos que se acostumbran hacer, y permite
adems efectuar una escritura alineada. Por otra parte, la hoja cuenta
tambin con un lugar destinado a las firmas y otro para indicar el tipo de
nota de que se trata, el nmero consecutivo que le corresponde y la
fecha del asiento; tambin existe un lugar para indicar cundo una nota
contina en la hoja siguiente o viene desde la anterior.
Como podr constatar el lector, la libreta tiene sus cualidades que no
permiten ser subsanadas con cualquier formato. La edicin de esta
herramienta del control de obra requiere cuidados especiales y el IMCYC,
con el afn de ofrecer un servicio al medio de la construccin, ha
emprendido la produccin de libretas que cumplan todos los requisitos
aqu expuestos. Sin pretender lucrar con su venta, se trata de lograr que

se aproveche el beneficio de contar con un registro formal para bien de

los procesos constructivos en el nivel nacional.
Por lo que se refiere al uso de la bitcora, existen diversas reglas que
deben observarse para su aprovechamiento integral. A continuacin
relacionaremos algunas, en el entendido de que la totalidad de los
requisitos podrn encontrarse en los instructivos de las libretas:
Algunas reglas para el uso de la bitcora
Incorporaciones. Cualquier documento puede incorporarse total o
parcialmente al registro de bitcora sin necesidad de transcribirlo;
bastar con abrir un asiento donde se indique que una minuta de junta
de obra, un oficio, una especificacin, un instructivo de instalacin de un
equipo, una observacin de auditoria, un reporte de laboratorio, etc., se
incorporan ntegramente o sus partes tal cual a la bitcora. A
continuacin, se obtienen tres copias del documento de que se trate las
que habrn de antefirmar las partes, y se engrapan a la hoja
correspondiente de la libreta de manera que tanto el original como las
copias cuenten con un ejemplar adherido; pueden incorporarse incluso
muestras de materiales, aunque no sea posible agregarlas a las hojas,
para lo cual ser necesario obtener las muestras susodichas por
triplicado, firmarse de manera indeleble y segura aunque sea con
pintura y guardar cada quien la suya. Este procedimiento garantiza los
intereses de las partes y facilita el manejo de la bitcora.
Secuencia. Los nmeros y las fechas de los asientos en la bitcora
deben identificarse consecutivamente; hay quienes incluso tienen la
buena costumbre de registrar la hora en la cual se escribi la nota. No es
aceptable alterar estos rdenes: se inicia con el asiento nm. 001 y la
primera fecha no podr ser anterior a la de la apertura oficial de la
bitcora. Conviene aclarar que, al ser la bitcora parte del contrato,
debe abrirse cuando se firma ste, y no podr hacerse antes ni despus
de ese hecho formalizador.
Costos y sobrecostos. Casi sin excepcin, todas las notas de bitcora
llevan implcito un costo, a favor o en contra de una de las partes que
intervienen en ella; por consiguiente, debe meditarse muy bien lo que se
pretende asentar antes de hacerlo. En otras palabras, la bitcora es un
registro muy serio, su manejo significa una responsabilidad que asumen

los que la operan, quienes deben tener cabal conciencia de lo que ello
significa.
Seguimiento de asuntos. La mayor parte de los asientos requieren una
respuesta o su continuidad en otros asientos subsiguientes. En
ocasiones, hay asuntos que requieren varios asientos antes de
concluirse; por consiguiente, cada te-ma que se abre con una solicitud o
una orden tiene que ser concluido ms adelante en la misma bit-cora.
La experiencia en revisin de bitcoras nos indica una tendencia muy
general de abrir asuntos y omitir sus conclusiones; es importante
erradicar este vicio.
Prohibiciones y limitaciones. No sern vlidas notas con tachaduras,
enmendaduras o escritos adicionales entre lneas o en los mrgenes. No
se podrn efectuar asientos a lpiz: se recomienda utilizar bolgrafos de
color azul con la finalidad de identificar el original, lo cual se vuelve
difcil actualmente, por la eficiencia de las copiadoras, cuando todo se
escribe y se firma con tinta negra. Por esta razn, las bitcoras del
IMCYC llevarn impresos en tinta roja las claves y los folios, con lo cual
se disiparn las dudas al respecto.
No se podrn efectuar anotaciones con fechas anteriores o cambiando
el orden de la numeracin de asientos, como ya se dijo antes.
No se sacar la liberta de bitcora de las oficinas de la obra.
Recomendaciones para un uso adecuado
Es conveniente escribir previamente, en lugar aparte, las notas que se
va a asentar, as como revisar la redaccin para asegurarse de que se
est diciendo lo que se pretende; incluso conviene consultar con un
compaero para ver si entiende lo mismo que se quiere expresar. Si
fuese necesario, se consultar al superior jerrquico antes de efectuar el
asiento; tambin conviene decir que debe cuidarse la ortografa, pues si
se cometen errores quedar la evidencia de una deficiencia que habla
mal de quien la padece.
Se recomienda llevar un registro de seguimiento de asientos recibidos
o emitidos, en el que se seale el avance de la gestin hasta que se
concluya por medio de una nota que as lo especifique.