¿Qué es la nómina electrónica?

Tradicionalmente un trabajador recibía la nómina a través del responsable de

administración o responsable de RRHH para firmarla y recibir a cambio su
salario. Actualmente un porcentaje muy elevado de trabajadores recibe el salario
mediante transferencia bancaria, por lo que la firma de la nómina es un mero
trámite entre el trabajador y la empresa. Por tanto, optimicemos ese trámite con
la nómina electrónica.
Empecemos explicando que una nómina electrónica es un archivo con la nómina
firmada digitalmente por la empresa, en cualquier formato, adoptando el formato
PDF como el más habitual. Y ¿Por qué firmada digitalmente por la empresa?
Pues, por lo mismo que las facturas electrónicas. De este modo aseguramos la
autenticidad e integridad del archivo, es decir, que lo ha generado la empresa y
no ha sido modificado por nadie.
Otra duda es la forma de entregar la nómina electrónica al trabajador. Pues muy
sencillo, por correo electrónico o a través de una área privada para el trabajador,
donde autentificándose, puede consultar y descargar todas sus nóminas.

VENTAJAS DE LA NÓMINA ELECTRÓNICA

Como todos saben, toda decisión en las empresas tienen que estar justificadas.
Por tanto, la pregunta más importante, ¿qué ventajas aporta a las empresas?
Las principales son:
Optimizar y agilizar el departamento de recursos humanos
Ahorro de tiempo por parte del departamento de recursos humanos en el reparto
mensual de las nóminas. Dedicar minutos en vez de horas e incluso jornadas
enteras sólo para repartir y firmar las nóminas.
Descongestionar la oficina
Evitar todos los meses que todos los trabajadores pasen por la oficina a recoger
su nómina, permitiendo al resto de trabajadores de administración seguir con su
actividad habitual, sin distracciones.
Mejora la productividad
Evita pérdidas de tiempo de los empleados que dejan su puesto de trabajo para
ir a recoger la nómina.
Empresas con equipos de trabajo dispersos geográficamente o con varios
centros de trabajo
Entregarán las nóminas puntualmente aunque sus equipos de trabajo estén en
otras zonas distinta a la del centro de trabajo o se desplacen habitualmente por
motivos laborales.
No es necesario ningún software especial para leer las nóminas
No requieren ningún software especial para su lectura por parte del trabajador,
basta un lector de PDFs.
Ahorro de archivo físico
Con este sistema, la nómina original es el fichero PDF, lo que implica que no es
necesario archivarla en papel, ahorrando espacio físico de archivo y tiempo de
archivado.
No tiene que cambiar el software de nóminas
La empresa continua utilizando el mismo software para realizar las nóminas, o si
no dispone y se las manda su asesoría laboral, sólo tiene que solicitarlas en
formato PDF y procesarlas para firmarlas digitalmente.
eSalari y la nómina electrónica
Como han visto las ventajas son muy interesante, pero entonces, ¿Cómo genero
las nóminas electrónicas? Automatizar esta tarea es muy importante para no
perder ninguna de las ventajas anteriores. Pero, ¿Cómo?
Con nuestro software eSalari. La empresa sigue utilizando el mismo software
laboral o las recibe de su asesoría laboral y sólo tiene que guardarlas en un
fichero PDF, nuestro software las procesa para separarlas, firmarlas y
entregarlas, bien por correo electrónico, o bien mediante una área privada del
trabajador. Y todo de forma automatizada.
Un software de nómina es una solución informática diseñada para maximizar la
productividad de las personas encargadas de registrar y controlar correctamente
todos los aspectos de la nómina de los obreros y empleados de las empresas,
permitiendo reducir las cargas excesivas de trabajo y disminuyendo errores,
considerando la legislación fiscal y laboral vigente de cada país incluyendo los
cálculos de impuestos locales y retención de los mismos.
Las empresas que tienen software de nómina pueden contar con todos los
registros de sus empleados, fechas de ingreso, pago y retiro, así como los
registros de toda la relación laboral que la empresa ha tenido con cada uno de
sus empleados.
También existen plataformas más complejas que no solamente dejan administrar
los pagos y descuentos sino que también permiten a los usuarios administrar la
nómina de sus operaciones en muchos países, muchas empresas y/o muchos
centros de costos. Con un software de nómina de esas características se puede
administrar mejor la contabilidad de las empresas intensivas en recursos
humanos como bancos, hospitales y universidades.
Lo más importante del software de nómina es que sea de parámetro: Esto quiere
decir que se pueda manipular fácilmente para adaptarlo a las necesidades de
cada empresa. Sin embargo el parámetro no debe hacerlo más complejo es
necesario que la manipulación pueda hacerse por los usuarios sin necesidad de
depender mucho del proveedor del .Software.
Un segundo aspecto a considerar es el mantenimiento de acuerdo con los
requerimientos legales y fiscales. Las leyes cambian con mucha rapidez y esto
hace que los programas baratos o de dudosa procedencia se queden obsoletos
haciendo que el tiempo, dinero y esfuerzo que se invirtió en implementar la
solución se pierda. Por eso es indispensable encontrar proveedores serios, con
una larga carrera en el mercado y que puedan brindar la tranquilidad que su
solución siempre estará tecnológica y legalmente día.
Proceso
El proceso de nómina siempre empieza con el cargue de la información histórica,
pues solamente las empresas nuevas están exentas a este cargo. Este
mecanismo debe ser autoverificable y automático esto desemboca en que no se
comenten errores, ni haya intervención humana.
Una vez el software de nómina tiene la base de empleados cargada en el
sistema, comienza a cargarse lo que se conoce como novedades, entre ellas
tenemos
 Novedades de tiempo (horas extras, dominicales, nocturnas y festivas)
 Novedades de Ingreso o retiro: Cuando hay nuevos empleados en la
compañía o retiros de los mismos.
 Novedades de Vacaciones.
 Novedades de Sueldo.
 Premios y Comisiones, Etc.
Cada periodo que puede ser de una semana, quincena o mes hay que calcular
la nómina de todos los empleados, revisar que todas las novedades estén
ingresadas y finalmente hacer el cálculo de impuestos, de pagos a terceros
(seguro médico estatal, pensiones, impuestos, parafiscales, etc.) y con los
resultados de estos cálculos hacer el pago de los empleados, terceros y otros.
Todos estos pagos quedan registrados en la base de datos de los empleados
para su revisión, y generación de reportes históricos o la realización de cálculos
que requieran esta información.
Tecnología
En la actualidad existe software que puede generar información a otras áreas de
la empresa como reportes de recursos humanos y contabilidad o que se pueden
crear interfaces con ERP, software de contabilidad, software de recursos
humanos o hardware de control de asistencia.
Los sistemas integrales de nómina por su parte poseen diferentes módulos tales
como: recursos humanos, capacitación, IMSS/SUA, tiempo y asistencia, relojes,
estos cada vez se han vuelto más eficientes para el control humano en las
organizaciones.
DEFINICIÓN DERECIBO DE NÓMINA
El documento que se completa cuando una persona obtiene un pago a cambio
de una cierta actividad realizada se conoce como recibo. Nómina, por su parte,
puede ser un listado de nombres o los haberes que recibe un individuo por su
trabajo.
La noción de recibo de nómina, por lo tanto, es similar al concepto de recibo de
honorarios. Se trata del documento que entrega un empleador como
comprobante de que ha pagado la nómina correspondiente a un empleado. Para
que este recibo tenga validez, el trabajador debe firmar el recibo, lo que certifica
que el pago efectivamente se ha concretado.
Los recibos de nómina deben incluir diversos datos. El nombre de
la empresa contratante con sus datos fiscales (razón social, dirección, etc.), el
nombre del trabajador, el dinero entregado como salario y la fecha son algunas
de las informaciones que suelen incluirse.
En algunos países, los recibos de nómina son digitales. Esto facilita el control
fiscal por parte de las autoridades, ya que los datos del salario del trabajador
quedan registrados de manera automática en un sistema.
Pero no sólo por ese motivo se ha comenzado a obtener los recibos de nómina
de manera electrónica sino también por otras razones de peso, tales como las
siguientes:
-Reduce la cantidad de papeleo que tiene que llevarse a cabo de manera
periódica.
-Se consigue un importante ahorro económico por parte de la empresa, que
puede reducir sus gastos tanto en papel como en tinta para la impresora.
-No menos importante es que se acaba con el problema del espacio a la hora de
almacenar documentos, ya que en este caso el almacén es un ordenador o un
disco duro adicional, según se desee.
-Se apuesta por proteger el medio ambiente, teniendo en cuenta que ya se usa
menos papel, se gasta menos luz al no tener que usar la impresora…
A la hora de acometer la realización de recibos de nóminas, hay que tener en
cuenta los siguientes aspectos fundamentales:
-Es imprescindible que se haga siguiendo el modelo oficial que está establecido
como tal en la nación en la que se viva.
-Por regla general, la nómina será referente a meses naturales. En caso
contrario, será imprescindible acreditarlo de la manera más adecuada.
-También debe incluirse de qué manera se ha efectuado el pago (efectivo,
cheque, transferencia…).
-Los pertinentes recibos de salarios expedidos es necesario que sean guardados
por la empresa que los ha llevado a cabo durante al menos un plazo de cinco
años para poder hacerle frente a distintas investigaciones que se puedan
acometer.
Es importante destacar que el recibo de nómina es un comprobante de
ingresos para un empleado. Por eso, muchas entidades financieras solicitan un
recibo de nómina cuando una persona acude a solicitar un crédito, ya que en el
documento se puede comprobar cuánto dinero recibe el individuo y qué
capacidad de pago tiene. El banco que otorga el préstamo, al consultar el recibo
de nómina de su cliente, puede comprobar su solvencia.

SISTEMAS DE INFORMACION Los sistemas de información surgen aun cuando

el hombre no tenía conocimientos de que los estaba utilizando para su
comunicación y para el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer
exactamente su fin, dibujaba en paredes animales, símbolos adquiría
conocimiento de los diferentes animales. Con el cursar de la vida el hombre ha
acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita relacionar, y poner al
alcance de técnicos, ingenieros y demás especialistas que lo utilizan como
fuentes de información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de
partida para diferentes análisis y proyectos. El sí es un proceso de planificación
diseño y análisis y control de los datos, que afecta a todo el núcleo de la actividad
empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la información
tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar
las operaciones básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la
empresa.
SISTEMA O SOFTWARE ADMINISTRATIVOS En la actualidad el desarrollo
tecnológico es constante, y por estas variaciones dinámicas en el ambiente en
el que se desarrollan las organizaciones modernas, se plantea la necesidad de
adaptarse a transformaciones de manera inmediata. No obstante, la gran
mayoría de las empresas están conscientes de que para obtener mejores
resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del
entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento.
Tipos de software:

CRM CRM son las siglas en ingles de Customer Ralationship Management o

Gestión de Relaciones con los Clientes, ahora bien un CRM es un conjunto de
procesos de negocios cuyo objetivo es atraer clientes a la empresa o negocio,
retenerlos a través de un conocimiento cercano de los mismos, el cual se logra
a través de estos mismos procesos y con los cuales se generan las estrategias,
las mezclas de productos y servicios, de acuerdo a sus características
socioculturales, demográficas, de conducta, etc. En general, podemos decir que
el principal beneficio del CRM para una empresa es que permite a sus clientes
recibir un mejor servicio a través de una atención personalizada, ofrece la
posibilidad de identificar nuevos clientes y mantener satisfechos a los ya
existentes.
ERP El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del
negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente
manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución
de los costos totales de operación. Un sistema ERP contiene la información del
sistema de planeación y control de manufactura, marketing, ventas y finanzas,
así como la comunicación con clientes y proveedores.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

- Optimización de los procesos empresariales.
- Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad
de datos).
- La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la
organización. Dentro de la empresa existen diversos tipos de sistemas
administrativos, a saber:
- Operacionales: Captan, procesan y reportan información de carácter repetitivo,
con pasos lógicos por ejemplo en primera instancia se debe cortar la piel para la
fabricación de calzado y posteriormente se la puede unir o pespuntar.
- Directivos: La información no sigue un procedimiento establecido de
procesamiento o selección. Por ejemplo, optar por diferentes alternativas de
información para llegar a la mejor toma de decisiones.
- De control: Mecanismos utilizados para que un sistema funcione de acuerdo a
los objetivos deseados. Por ejemplo, el presupuesto maestro que los contadores
emplean para establecer periódicamente comparaciones entre la erogación real
y la presupuestada.