INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO

ELABORACIN PLAN ANUAL DE CAJA

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

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Elaboracin Plan Anual de Caja

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 3 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 3 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 5 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................... 6 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 6 9. ANEXOS ........................................................................................................... 6

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Elaboracin Plan Anual de Caja

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1. OBJETO Este procedimiento establece la manera de elaborar el Plan Anual Mensualizado de Caja -PAC al comienzo de cada vigencia fiscal, as como la forma de realizar modificaciones y controlar su ejecucin a lo largo de cada vigencia.

2. ALCANCE Este procedimiento parte de la planificacin de revisin del inventario general, continua con el informe de las situaciones encontradas hasta la presentacin ante el consejo directivo de la Institucin Educativa, de la propuesta de bajas y su destino final.

3. DEFINICIONES 3.1 PLAN ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PACInstrumento mediante el cual se define el monto mximo mensual de fondos disponibles en el Fondo de Servicios Educativo de la Institucin Educativa para efectuar el pago de los compromisos asumidos en el desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el presupuesto y financiadas con recursos de la nacin (Artculo 32 de la Ley 179 de 1994). 4. NORMATIVIDAD Ley 179 de 1994, Decreto 359 de 1995, por el cual se reglamenta la ley 179 de 1994 Decreto 111 de 1996 Decreto 1183 de 1998 Decreto 2001 de 2005 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE 5.2 INTERRELACIONES

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PROVEEDOR: Ministerio de Educacin Nacional, Secretara de Educacin, Alcalda, Entidades Pblicas y Privadas, Comunidad Educativa CLIENTE: Comunidad Educativa

5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Ejecutar los recursos financieros bajo el parmetro de un PAC desactualizado por inconsistencia en el registro de reducciones al presupuesto de la vigencia.

5.3.2 Puntos de control Seguimiento y ajuste permanente al PAC

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6. CONTENIDO
No. 1 DESCRIPCIN Examinar la ejecucin del flujo de caja tanto de ingresos como de egresos de dos o tres vigencias anteriores Revisar y analizar el acuerdo de presupuesto aprobado para la vigencia actual a la cual se va a realizar el flujo de caja Retomar la proyeccin de ingresos de recursos propios calculada para la vigencia, el clculo de las posibles transferencias a recibir y otros ingresos adicionales Revisar la proyeccin de pagos de contratos, convenios y gastos de funcionamiento calculados para la vigencia de acuerdo al Plan de Compras Establecer las fechas y valores de los recursos que por transferencia percibirn de la Nacin, Municipio u otras entidades o terceros Estimacin del flujo de caja de ingresos 7 Estimacin del flujo de caja de egresos 8 9 PRODUCTOS Planes Anuales de Caja examinados Acuerdo de Presupuesto revisado y analizado

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RESPONSABLE TIEMPO

Rector y Auxiliar Administrativo

1 da

Rector y Auxiliar Administrativo

2 horas

Proyeccin ingresos retomado

de Rector y Auxiliar Administrativo

3 das

Plan de Compras Rector y Auxiliar revisado Administrativo

1 da

10

Elaboracin del Plan Anual de Caja PAC Presentacin del Plan Anual de Caja ante el Consejo Directivo para su Plan Anual de aprobacin Caja presentado Plan Anual de Aprobacin y/o modificaciones, ajustes al Caja ajustado y PAC aprobado Elaboracin y refrendacin del acto Acto administrativo que aprueba el PAC Administrativo Modificaciones al flujo de caja durante su ejecucin y aprobacin del Consejo Direc PAC modificado

Documento Flujo de caja de ingresos Flujo de caja de egresos Plan Anual de Caja

Rector y Auxiliar Administrativo Rector y Auxiliar Administrativo Rector y Auxiliar Administrativo Rector y Auxiliar Administrativo

1 hora

2 das 2 das 5 das 1 da

Rector Consejo Directivo Consejo Directivo Consejo Directivo, Auxiliar Admn 1 da 1 da 2 horas

11 12

13 14

Revisin, anlisis y seguimiento a la PAC con ejecucin del PAC seguimiento Archivo de gestin Archivo

Rector y Auxiliar Permane nte Administrativo Permane Auxiliar nte Administrativo

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN
Cdigo N.A. Nombre PAC

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
Recoleccin Indizacin Clasificacin Alfabtico

ACCESO
Personal Autorizado Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

CONSERVACIN
Tiempo de Retencin 5 aos

DISPOSICIN FINAL
Mtodo Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin

N.A.

Acuerdo

N.A.

Actas

Auxiliar Carpeta/Pla Administrativo n Anual de Caja Auxiliar Carpeta/Acu Administrativo erdos/Conse jo Directivo Auxiliar Carpeta/Act Administrativo as/Consejo Directivo

Alfabtico

5 aos

Alfabtico

5 aos

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Presupuesto de Ingresos y Egresos

9. ANEXOS N.A.