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INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO INGRESO ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS AL ALMACEN

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-33

Ingreso de Elementos de consumo y devolutivos al Almacn

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 4 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 5 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................... 6 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 6 9. ANEXOS ........................................................................................................... 6

PROCEDIMIENTO

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Ingreso de Elementos de consumo y devolutivos al Almacn

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1. OBJETO Disponer de un procedimiento que permita establecer los pasos necesarios y adecuados para el ingreso de elementos de consumo y devolutivos al Almacn de acuerdo con las adquisiciones realizadas o donaciones recibidas para su valoracin y control en la distribucin y uso 2. ALCANCE Este procedimiento parte del recibo de los elementos contratados, contina con su registro y termina con la generacin del comprobante de entrada al almacn.

3. DEFINICIONES 3.1 ELEMENTOS DE CONSUMO Son aquellos bienes que por el primer uso que se hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente, o entran a formar parte integrante o constitutiva de esos otros; los que son susceptibles de dao o rotura por la clase de material de que estn fabricados; los que su vida til no exceda de un ao y todos aquellos que por su analoga se parezcan o asemejen a los anteriormente descritos; de igual manera se considerarn como elementos de consumo aquellos bienes que, aunque no se consumen por el primer uso que de ellos se haga, su costo de adquisicin sea menor al treinta por ciento (30%) de un salario mnimo mensual legal vigente, con excepcin del material audiovisual, bibliogrfico y de museo. 3.2 RECIBIDO A SATISFACCIN El documento es expedido por el Supervisor del contrato y Certifica que los bienes adquiridos al proveedor fueron recibidos a satisfaccin por parte de los funcionarios asignados como Interventores, cumpliendo con las especificaciones, requisitos y cantidades definidas en el contrato.

3.3 PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA PGCP

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Corresponde al Sistema de Catalogacin de Cuentas Contables que se utilizan en el Sector Pblico para el manejo de la Contabilidad y de inventario de Bienes.

4. NORMATIVIDAD - Constitucin Poltica. Artculos 122, 345, 209 y 269. - Ley 87 de 1993 " Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las Entidades y organismos del Estado". - Ley 734 de 2002.

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Contratistas, Interventores CLIENTE: Dependencias de la Institucin Educativa

5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos - Elementos de consumo que no correspondan a las caractersticas y cantidades contratadas. 5.3.2 Puntos de control - Contratos. - Recibidos a satisfaccin.

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6. CONTENIDO
No. 1 DESCRIPCIN Recibir del proveedor solicitados y contratados los elementos PRODUCTOS Elementos recibidos

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RESPONSABLE TIEMPO Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo 2 horas

2 horas

Revisar los elementos recibidos de acuerdo con las caractersticas fijadas en el Contrato: cantidad, calidad, caractersticas Clasificar y almacenar los elementos recibidos

Elementos revisados Elementos clasificados y almacenados

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

1 da

7 8

Ingresar la factura de compra en el mdulo Factura de recursos fsicos de almacn de acuerdo registrada con el programa con que se cuente Imprimir el comprobante de entrada al Comprobante de Almacn para su refrendacin, informes y entrada a archivo Almacn Recibir el recibo a satisfaccin del Interventor y refrendarlo ante el Proveedor Recibido a al momento de la entrega de los satisfaccin elementos contra el Objeto del Contrato Generar reportes contables de elementos Reportes de consumo ingresados contables Realizar la afectacin correspondiente al Inventario inventario y realizar el proceso de actualizado plaqueteo y asignacin Archivar (Archivo de Gestin). Archivo

4 horas 10 minutos

1 hora 10 minutos 10 minutos 10 minutos

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN
Cdigo N.A. N.A. N.A. Nombre Facturas de compra Contratos

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ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
Recoleccin Indizacin Carpeta Carpeta Carpeta Clasificacin Cronolgico Cronolgico y numrico Cronolgico y numrico Cronolgico y numrico

ACCESO
Personal Autorizado Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

CONSERVACIN
Tiempo de Retencin 15 Aos 16 aos 5 aos

DISPOSICIN FINAL
Mtodo Conservacin total Conservacin total Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin

N.A.

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Comprobante de Auxiliar Entrada a Administrativo Almacn Inventario de Auxiliar codificacin de Administrativo bienes devolutivos

Carpeta

5 aos

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Plan General de Contabilidad Pblica 8.2 Comprobante de Entrada al Almacn. 8.3 Reportes del aplicativo PCT para el manejo de inventario de bienes propios.

9. ANEXOS N.A.