La Bitácora de Obra

Curso de Capacitación Continua Enero del 2005

Ing. Juan Alberto Sánchez Hernández.

Definición y Marco Legal
De acuerdo con el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mimas, publicado el 20 de Agosto del 2001, en el Diario Oficial de la Federación, La Bitácora se define como:

Articulo 1. Bitácora.- El instrumento técnico de control de los trabajos, el cual servirá como medio de comunicación convencional entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.

Definición y Marco Legal
Además la Ley de Obras Públicas Federal vigente desde Enero del 2000, en su Artículo 46, menciona: Artículo 46. … Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Por lo anterior, podemos observar que la Bitácora es uno de los instrumentos reconocido legalmente como parte integrante del contrato capaz de relacionar los hechos ocurridos en obra y sus implicaciones actuales.

sin que exista respuesta que lo desvirtué. nuestro estado posee en su Ley de la Obra Pública. y servirá de medio de Comunicación formal entre la dependencia. La Bitácora formará parte del contrato de obra correspondiente. . en ella se anotarán todas las situaciones del proceso constructivo y desarrollo de la obra. y el contratista.Definición y Marco Legal Al igual que la Normativa Federal. sobre el Contenido de la nota. en un plazo de cinco Días hábiles siguientes a dicha notificación. tendrá validez probatoria Plena dentro de cualquier proceso administrativo y judicial. Al inicio de la obra obligatoriamente se abrirá la bitácora correspondiente. La que deberá permanecer en la residencia de supervisión. decreto 249 de fecha 4 de Noviembre del 2004. siempre que esté firmada Por los representantes de las partes del contrato en la notas correspondientes o de no Estarlo. exista requerimiento debidamente notificado a la parte que no firmó. entidad o municipio. referencia a la Bitácora y su importancia: Artículo 84.

. la Bitácora es un entidad Legal y un registro formal de obra.Definición y Marco Legal Como puede observarse en este Artículo de la Legislación Estatal. que constituye parte inseparable del contrato.

46. presupuesto.Objetivo El Objeto de la Bitácora es registrar los cambios de proyecto y adecuaciones que se efectúen durante la ejecución de las obras y que modifiquen las previsiones contenidas en la planeación original. que son los anexos técnicos del contrato y que también forman parte inseparable del mismo (Art. especificaciones y proyecto ejecutivo. 214 RLOPF). programa. .

debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego de copias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante. ►Poseer original y dos copias desprendibles. 94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal: ►Hojas foliadas y referidas al contrato. Las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las obras.Requisitos Por su carácter legal. para que se conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de las copias sea clara y legible. . es importante que el libro de Bitácora y su llenado reúna ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo. por lo que deberán cumplir de manera básica con lo establecido en el Art. previniendo su ulterior uso en la aclaración de situaciones. una para la contratista y otra para la supervisión.

84 RLOPF) en la residencia de obras y en un lugar accesible para ambas partes (Art. deberá permanecer bajo resguardo de la supervisión (Art. a fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio.Ubicación de la Bitácora Como se trata de un instrumento que deberá utilizarse como medio de comunicación y seguimiento formal de la obra. El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios. debiendo permanecer en la residencia de obra. Artículo 93.93 RLOPF). . sin que la bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos.

para la utilización de la bitácora. prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma. nombre y firma del personal autorizado. datos generales de las partes involucradas. señalándola adicionalmente como el único medio para dar validez oficial a los escritos y dictámenes relacionados con la obra. .Llenado de la Bitácora Con la finalidad de normar el uso de la Bitácora para asegurar su validez legal. el Artículo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal. datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán. así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista. indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad. domicilios y teléfonos. ► Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura.

las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. ► Todas ► Las ► Cuando . letra de molde legible y sin abreviaturas.Llenado de la Bitácora ► Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. la nota deberá anularse por quien la emita. el orden establecido. abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta. se cometa algún error de escritura. con tinta indeleble. sin excepción. de intención o redacción. notas o asientos deberán efectuarse claramente. el orden establecido. sin excepción.

será nula. copias aparezcan con tachaduras y ► No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora. ni entre renglones. vez firmadas las notas de la bitácora. márgenes o cualquier otro sitio. ► Se ► Una . los interesados podrán retirar sus respectivas copias.Llenado de la Bitácora ► La nota cuyo original y enmendaduras. de requerirse. deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas. se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.

Llenado de la Bitácora ► Cuando se requiera. refiriéndose al contenido de los mismos. ► El ► Todas ► El . relacionar la nota de resolución con la que le dé origen. o bien. minutas. se podrán validar oficios. debiendo en este último caso. compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo. deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión. y cierre de la bitácora. se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos. o especificarse que su solución será posterior. las notas deberán quedar cerradas y resueltas. anexando copias. memoranda y circulares.

precisando como mínimo los siguientes aspectos. así como lo relativo a las normas de seguridad. cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato. así sea por el responsable de la anotación original. y la autorización y revisión de estimaciones. la modificación de las notas ya firmadas. el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo. un plazo máximo para la firma de las notas. ► Horario en el que se podrá consultar y asentar notas. debiendo acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo. números generadores. higiene y protección al ambiente que deban implementarse.Llenado de la Bitácora En la bitácora se deberá especificar y validar el uso de este instrumento. los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura. ► Establecer ► Prohibir ► Regular .

así como las solicitudes de información que tenga que hacer el contratista. la bitácora deberá contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato. para efectuar las labores encomendadas. Por lo que se refiere a contratos de servicios. con la finalidad de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se podrán utilizar abreviaturas con fines prácticos. . las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efectúe la dependencia o entidad. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos.Llenado de la Bitácora También es conveniente el uso de una hoja de referencias y abreviaturas.

una especificación. etc. una observación de auditoria. se incorporan íntegramente o sus partes tal cual a la bitácora. se obtiene por triplicado copias del documento de que se trate.Llenado de la Bitácora En lo referente a la validación e incorporación de documentos para mejor soporte de lo establecido en la bitácora. un instructivo de instalación de un equipo. un oficio. A continuación. No obstante lo anterior. bastará con abrir un asiento donde se indique que una minuta de junta de obra. . un reporte de laboratorio. firmando cada una de las partes y se engrapa a la hoja correspondiente de la bitácora. de manera que tanto el original como las copias cuenten con un ejemplar adherido. mediante la transcripción integra de la parte de interes en la libreta de la bitácora. también se podrá validar dichos documentos o su contenido parcial..

es importante establecer una estructura que permita el asiento de datos de forma consistente y precisa. Solución. Plazo. Causa. .Notas de Bitácora Siendo un elemento legal trascendente. Prevención. Ubicación. Croquis explicativo. ESTRUCTURA DE LAS NOTAS DE BITACORA ► ► ► ► ► ► ► Relación del asunto o Problema.

el cual deberá solicitarse por escrito al el departamento correspondiente. deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la vía publica para este efecto.Notas de Bitácora Ejemplo de Nota de Bitácora: Nota No. . de otra forma. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica. violando lo dispuesto en los artículos 207. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada. deberá retirarse el material hoy mismo. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra de la obra. el departamento de Obras Públicas podrá establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente. Por lo que para este particular y al no existir tal documento. 209 y 260 del Reglamento de construcción. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista.

II. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra fuera de la obra. el cual deberá Causas delpor escrito al el IV.. deberá retirarse el material hoy mismo. de otra forma. 28 . deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la ..Ubicación vía publica para este efecto.Solución establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de VI.I..Notas de Bitácora .responsabilidad de la nota y consecuencias económicas .. Plazo de ejecución Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente. el departamento de Obras Públicas podrá V. Por lo que para este particular y al no existir tal documento.solicitarse problema departamento correspondiente. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica. violando lo dispuesto en los artículos 207. VIII.Descripción del asunto Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista..III..clasificación de la Ejemplo de Nota de Bitácora: nota Nota No. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada. 209 y 260 del Reglamento de construcción.

Notas de Bitácora CLASIFICACION DE LA NOTA. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. la redacción seria por ejemplo: “Las pruebas de resistencia al concreto”. El asunto que motivo la nota. se trata en estas partes de expresar el motivo de la orden que se emite. Entonces debe iniciarse diciendo: “se ordena”. “corregir el armado de la obra”. etc. En este caso se tratara de una orden. . DESCRIPCION DEL ASUNTO. se recomienda. o bien “se autoriza”.

La ubicación del elemento al que nos referimos. Norma o Reglamento de que se trate. pero abarcando con precisión al articulo e inciso de la Ley. CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota en forma breve.Notas de Bitácora UBICACIÓN. Cuidando de referenciar apropiadamente el elemento que se trate con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos. .

PLAZO PARA LA EJECUCION. para lo cual nos debemos basar en la misma normatividad aplicable que referimos con anterioridad. . se establece un plazo máximo para su ejecución. En plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. Es muy importante señalar en esta parte que debemos establecer la solución al problema.Notas de Bitácora SOLUCION. Inmediatamente después de la solución descriptiva. Señalando una fecha fija. No se recomienda anotar cantidades al determinar los plazos.

Asentar la parte preventiva de la bitácora tienen cierto grado de dificultad debido a las implicaciones económicas que con lleva. Se trata sin duda de la parte más trascendente de la nota de bitácora pero la práctica es la parte que menos se acostumbra a considerar al hacer los asientos. requiriéndose analizar el proceso durante su ejecución.Notas de Bitácora PREVENCION. El constructor será finalmente responsable de efectuar las medidas preventivas y nada seria mejor que participe en la elaboración de la solución que habrá de dictarse. por lo que es necesario meditar la forma mas conveniente realizar el trabajo que nos ocupa. debido a que implica razonamientos especiales que toman en consideración la experiencia y conocimiento de quien la redacta. .

a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella. por consiguiente.Clasificación de Notas Casi sin excepción. LAS NOTAS DE BITACORA SE PUEDEN CLASIFICAR EN: ► ► ► ► ► ► Órdenes Certificaciones Requerimientos y solicitudes Autorizaciones Control e Informes y Recomendaciones . la bitácora es un registro muy serio y su manejo es una responsabilidad que asumen los que la operan. debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar. En otras palabras. todas las notas de bitácora llevan implícito un costo. por lo que deben tener cabal conciencia de lo que ello significa.

Esto puede hacerse por medio de fotografías. ► CERTIFICACIONES. de ser posible.Clasificación de Notas ► ORDENES. Siempre que se certifique algo es por que se tiene la seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. El uso mas frecuente que el supervisor hace de la bitácora de obra es para ordenar al constructor lo que debe realizar. En el libro de bitácora el supervisor debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa propia del propietario o constructor. no esta permitido equivocarse cuando se esta actuando prácticamente en calidad de notario. se sugiere se acumulen pruebas que respalden la certificación. .

De la misma forma es posible requerir información adicional a la supervisión sobre especificaciones no contenidas en el proyecto o bien faltantes detectadas en el desarrollo de la obra. por ello la bitácora constituye el mecanismo formal para solicitar la aprobación de lo ejecutado. de tal forma que se de fé o constate que los trabajos fueron realizados de acuerdo a lo establecido en los proyectos.Clasificación de Notas ► REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES. si no también de procedimientos alternos para el logro de actividades complejas. También es posible solicitar por este conducto no solo las certificaciones de trabajos realizados de acuerdo a proyecto. En el desarrollo de toda obra y para su correcta ejecución e incluso supervisión es conveniente contar siempre con la aprobación de lo que realizamos. .

compactaciones de relleno. bancos de nivel. Sin embargo existen otros aspectos que refieren condiciones especiales que podemos denominar NO RUTINARIOS (asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos) y en los cuales tenemos que tener el cuidado suficiente de no estar adquiriendo responsabilidades fuera de nuestro alcance.Clasificación de Notas ► AUTORIZACIONES. Es frecuente que el Supervisor autorice por conducto de la bitácora sobre cuestiones RUTINARIAS de la obra. tendido de carpetas y todo aspecto común de los proyectos que se traten. trazos para la fijación de vértices. . como son autorización de: colados de concreto. al trasmitir una orden o modificando un plano o proyecto que no compete a nuestros alcances técnicos ni administrativos y para los cuales requerimos imprescindiblemente de autorización superior para poder hacerlo.

realizar recomendaciones a los constructores. basado en la experiencia de la supervisión. Sin embargo se debe tener el cuidado de no extralimitarse en sus funciones ni realizar recomendaciones que involucren cambios sustanciales a lo reflejado en el catalogo de concepto y sus especificaciones puesto que ello deberá previamente ser consensado ante sus superiores. a fin de asegurar la calidad de los trabajos.Clasificación de Notas ► RECOMENDACIONES. . Es Posible.

los informes nos permiten en conjunto con las otras notas de bitácora.Clasificación de Notas ► INFORMES. como soporte fehaciente de lo que se refleja. reconstruir los antecedentes de la obra y poder deslindar el origen de cualquier controversia futura. ya que representa una recapitulación cronológica de los acontecimientos importantes suscitados durante el desarrollo de la obra y que dan paso a las condiciones actuales. por ello todo informe debe redactarse de forma clara y completa referenciando de ser posible fuentes oficiales o reconocidas. Esta actividad es quizá una de las mas importantes herramientas que presenta la bitácora. Es decir. . tanto para los supervisores como ara los constructores.

deberá formalizarse dentro de los treinta días naturales siguientes a uno u otro suceso. La dependencia o entidad. emitirá el dictamen de resolución. en su caso. es obligación del contratista referirlo en la bitácora. mediante anotación en la bitácora. dentro de los treinta días naturales siguientes a la presentación de la solicitud del contratista. la solicitud se tendrá por aceptada. previo a la formulación del expediente que justifique el volumen o los tiempos que serán superados de la asignación presente debido a los trabajos extraordinarios detectados. El convenio. originalmente pactado en el contrato. su solicitud de ampliación y la documentación justificatoria. Si el contratista se percata de la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecución convenido. deberá notificarlo a la dependencia o entidad. por causas no imputables a él. . presentando dentro del plazo de ejecución. Artículo 73. Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio del constructor puedan afectar las metas económicas o el periodo de construcción. de no hacerlo.Casos importantes.

salvo que se trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible esperar su autorización. el contratista ampliará la garantía otorgada para el cumplimiento del contrato en la misma proporción sobre el monto del convenio. Artículo 74. Por su parte.Casos importantes. deberá notificarlo a la dependencia o entidad de que se trate. . El constructor en ningún momento podrá ejecutar obra adicional que previamente y por escrito no haya sido autorizada por la dependencia. Si durante la vigencia del contrato. a menos que se trate de una emergencia o sea un caso excepcional que ponga en riesgo a terceros. para que ésta resuelva lo conducente. el contratista sólo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora. La dependencia o entidad deberá asegurarse de contar con los recursos disponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado. por parte de la residencia de obra. el contratista se percata de la necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato.

el contratista dentro de los treinta días naturales siguientes a que se ordene su ejecución. su conciliación y autorización deberá realizarse durante los siguientes treinta días naturales a su presentación.Casos importantes. los conceptos. De la misma manera. la orden de trabajo correspondiente. . sus especificaciones y los precios unitarios quedarán incorporados al contrato. Artículo 77. debiendo presentar antes de 30 días un expediente donde se reflejen los analisis de precios unitarios que se autorizaron para su ejecución. la dependencia o entidad deberá emitir por escrito al contratista. En tal evento. Si durante la vigencia del contrato surge la necesidad de ejecutar trabajos por conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. tampoco podrá ejecutar conceptos fuera de catalogo sin la debida autorización escrita del supervisor. independiente de la anotación en bitácora. deberá presentar los análisis de precios correspondientes con la documentación que los soporte y apoyos necesarios para su revisión. en los términos del documento que para tal efecto se suscriba. … En todos los casos.

. Artículo 78. siempre que se cumplan las siguientes condiciones: . es posible mantener el flujo financiero de la empresa.Si por las características y complejidad de los precios unitarios no considerados en el catálogo original. siempre que medie la información mínima en bitácora para asegurar el uso de los insumos requeridos. previa justificación. En el proceso de revisión de los conceptos fuera de catalogo. podrán autorizar hasta por un plazo de cuarenta y cinco días naturales. el pago provisional de los costos directos de los insumos que efectivamente se hayan suministrado o utilizado en las obras. las dependencias y entidades.Casos importantes. no es posible su conciliación y autorización en el término señalado en el artículo anterior.

. de los siguientes conceptos: a. los que deben ser proporcionados en forma eficiente y con rendimientos de máquinas y equipos nuevos. Consumo de material. tales como facturas. y d. la que debe ser proporcionada en forma eficiente. II. de acuerdo a lo requerido por los trabajos a ejecutar. en su caso. en su caso. Que el residente de obra y. de acuerdo con la experiencia en obras similares. del supervisor. el supervisor lleven un control diario. III. Cantidad de mano de obra utilizada y las categorías del personal encargado específicamente de los trabajos. Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifique que el contratista efectivamente ya realizó su pago. b. Cantidad o volumen de obra realizado durante la jornada. costos horarios. I. con sus respectivas anotaciones en bitácora. Que cuente con la autorización del residente de obra y del área encargada de los precios unitarios y. nóminas. Cantidad de maquinaria o equipo de construcción utilizado en horas efectivas.Casos importantes. c. entre otros.

Artículo 135. monto ejercido y créditos a favor o en contra. para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá una relación de las estimaciones o de gastos aprobados. Deben de realizar anotaciones de avances y aspectos relevantes.Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos. diariamente. Finalmente. 103. deberá notificar la terminación de los trabajos. En cuanto a la entrega de revisión de las estimaciones. del RLOP..Casos importantes. de acuerdo al Art. . el contratista a través de la bitácora o por oficio. 86. es una obligación del supervisor realizar el asiento de la fecha de entrega. Los supervisores de acuerdo al Art.

Ing.Bibliografía. José Antonio Toriello Elorza. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. • Ley de Obra Pública Federal 2000 • Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chiapas 2004 • Reglamento de Ley de Obra Publica Federal 2005. . José de Jesús Rodríguez López. • Ponencia preparada por el Ing. • Ponencia realizada por en el seminario para Directores Responsables de Obra de Tapachula. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula.

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