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BITACORA DE OBRA

BITACORA DE OBRA

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La Bitácora de Obra

Curso de Capacitación Continua Enero del 2005

Ing. Juan Alberto Sánchez Hernández.

Definición y Marco Legal
De acuerdo con el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mimas, publicado el 20 de Agosto del 2001, en el Diario Oficial de la Federación, La Bitácora se define como:

Articulo 1. Bitácora.- El instrumento técnico de control de los trabajos, el cual servirá como medio de comunicación convencional entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.

Definición y Marco Legal
Además la Ley de Obras Públicas Federal vigente desde Enero del 2000, en su Artículo 46, menciona: Artículo 46. … Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Por lo anterior, podemos observar que la Bitácora es uno de los instrumentos reconocido legalmente como parte integrante del contrato capaz de relacionar los hechos ocurridos en obra y sus implicaciones actuales.

Definición y Marco Legal Al igual que la Normativa Federal. en ella se anotarán todas las situaciones del proceso constructivo y desarrollo de la obra. decreto 249 de fecha 4 de Noviembre del 2004. tendrá validez probatoria Plena dentro de cualquier proceso administrativo y judicial. La Bitácora formará parte del contrato de obra correspondiente. en un plazo de cinco Días hábiles siguientes a dicha notificación. siempre que esté firmada Por los representantes de las partes del contrato en la notas correspondientes o de no Estarlo. y servirá de medio de Comunicación formal entre la dependencia. y el contratista. exista requerimiento debidamente notificado a la parte que no firmó. entidad o municipio. Al inicio de la obra obligatoriamente se abrirá la bitácora correspondiente. sin que exista respuesta que lo desvirtué. referencia a la Bitácora y su importancia: Artículo 84. . nuestro estado posee en su Ley de la Obra Pública. La que deberá permanecer en la residencia de supervisión. sobre el Contenido de la nota.

la Bitácora es un entidad Legal y un registro formal de obra. . que constituye parte inseparable del contrato.Definición y Marco Legal Como puede observarse en este Artículo de la Legislación Estatal.

presupuesto. . que son los anexos técnicos del contrato y que también forman parte inseparable del mismo (Art. 46. programa.Objetivo El Objeto de la Bitácora es registrar los cambios de proyecto y adecuaciones que se efectúen durante la ejecución de las obras y que modifiquen las previsiones contenidas en la planeación original. 214 RLOPF). especificaciones y proyecto ejecutivo.

94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal: ►Hojas foliadas y referidas al contrato. Las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las obras. debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego de copias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante.Requisitos Por su carácter legal. previniendo su ulterior uso en la aclaración de situaciones. una para la contratista y otra para la supervisión. por lo que deberán cumplir de manera básica con lo establecido en el Art. para que se conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de las copias sea clara y legible. es importante que el libro de Bitácora y su llenado reúna ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo. ►Poseer original y dos copias desprendibles. .

El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios.Ubicación de la Bitácora Como se trata de un instrumento que deberá utilizarse como medio de comunicación y seguimiento formal de la obra. sin que la bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos.84 RLOPF) en la residencia de obras y en un lugar accesible para ambas partes (Art. debiendo permanecer en la residencia de obra. deberá permanecer bajo resguardo de la supervisión (Art. a fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio. . Artículo 93.93 RLOPF).

datos generales de las partes involucradas. indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad. domicilios y teléfonos. así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista. para la utilización de la bitácora. nombre y firma del personal autorizado. ► Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura. datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán. el Artículo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal. prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma. . señalándola adicionalmente como el único medio para dar validez oficial a los escritos y dictámenes relacionados con la obra.Llenado de la Bitácora Con la finalidad de normar el uso de la Bitácora para asegurar su validez legal.

el orden establecido. notas o asientos deberán efectuarse claramente.Llenado de la Bitácora ► Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. sin excepción. abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta. se cometa algún error de escritura. letra de molde legible y sin abreviaturas. el orden establecido. de intención o redacción. sin excepción. la nota deberá anularse por quien la emita. ► Todas ► Las ► Cuando . las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. con tinta indeleble.

los interesados podrán retirar sus respectivas copias. se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen. ► Se ► Una . deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas. de requerirse. márgenes o cualquier otro sitio. será nula. vez firmadas las notas de la bitácora. ni entre renglones. copias aparezcan con tachaduras y ► No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora.Llenado de la Bitácora ► La nota cuyo original y enmendaduras.

anexando copias. deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión. minutas. refiriéndose al contenido de los mismos. Asimismo. y cierre de la bitácora. compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad.Llenado de la Bitácora ► Cuando se requiera. o bien. las notas deberán quedar cerradas y resueltas. relacionar la nota de resolución con la que le dé origen. se podrán validar oficios. se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos. memoranda y circulares. ► El ► Todas ► El . o especificarse que su solución será posterior. debiendo en este último caso.

► Establecer ► Prohibir ► Regular . higiene y protección al ambiente que deban implementarse. así como lo relativo a las normas de seguridad. cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato. y la autorización y revisión de estimaciones. precisando como mínimo los siguientes aspectos.Llenado de la Bitácora En la bitácora se deberá especificar y validar el uso de este instrumento. los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura. un plazo máximo para la firma de las notas. ► Horario en el que se podrá consultar y asentar notas. números generadores. así sea por el responsable de la anotación original. debiendo acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo. la modificación de las notas ya firmadas. el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo.

la bitácora deberá contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato. con la finalidad de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se podrán utilizar abreviaturas con fines prácticos. para efectuar las labores encomendadas. . así como las solicitudes de información que tenga que hacer el contratista. las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efectúe la dependencia o entidad. Por lo que se refiere a contratos de servicios. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos.Llenado de la Bitácora También es conveniente el uso de una hoja de referencias y abreviaturas.

etc. un reporte de laboratorio. un instructivo de instalación de un equipo. firmando cada una de las partes y se engrapa a la hoja correspondiente de la bitácora.Llenado de la Bitácora En lo referente a la validación e incorporación de documentos para mejor soporte de lo establecido en la bitácora. se incorporan íntegramente o sus partes tal cual a la bitácora. bastará con abrir un asiento donde se indique que una minuta de junta de obra. de manera que tanto el original como las copias cuenten con un ejemplar adherido. mediante la transcripción integra de la parte de interes en la libreta de la bitácora. No obstante lo anterior. . una especificación. un oficio. una observación de auditoria. A continuación.. se obtiene por triplicado copias del documento de que se trate. también se podrá validar dichos documentos o su contenido parcial.

Croquis explicativo. Causa. es importante establecer una estructura que permita el asiento de datos de forma consistente y precisa.Notas de Bitácora Siendo un elemento legal trascendente. Prevención. . Solución. Ubicación. ESTRUCTURA DE LAS NOTAS DE BITACORA ► ► ► ► ► ► ► Relación del asunto o Problema. Plazo.

deberá retirarse el material hoy mismo. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada. el departamento de Obras Públicas podrá establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica. de otra forma. el cual deberá solicitarse por escrito al el departamento correspondiente. 209 y 260 del Reglamento de construcción. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra de la obra.Notas de Bitácora Ejemplo de Nota de Bitácora: Nota No. deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la vía publica para este efecto. Por lo que para este particular y al no existir tal documento. . violando lo dispuesto en los artículos 207.

solicitarse problema departamento correspondiente.Notas de Bitácora ..III. 28 . 209 y 260 del Reglamento de construcción...Solución establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de VI.I. el cual deberá Causas delpor escrito al el IV. el departamento de Obras Públicas podrá V. VIII... de otra forma.clasificación de la Ejemplo de Nota de Bitácora: nota Nota No.responsabilidad de la nota y consecuencias económicas .II..Ubicación vía publica para este efecto. Por lo que para este particular y al no existir tal documento. Plazo de ejecución Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente. deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la . deberá retirarse el material hoy mismo.Descripción del asunto Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra fuera de la obra. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica. violando lo dispuesto en los artículos 207.

El asunto que motivo la nota.Notas de Bitácora CLASIFICACION DE LA NOTA. DESCRIPCION DEL ASUNTO. “corregir el armado de la obra”. En este caso se tratara de una orden. etc. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. o bien “se autoriza”. Entonces debe iniciarse diciendo: “se ordena”. se recomienda. . se trata en estas partes de expresar el motivo de la orden que se emite. la redacción seria por ejemplo: “Las pruebas de resistencia al concreto”.

Cuidando de referenciar apropiadamente el elemento que se trate con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos. CAUSAS DEL PROBLEMA. Norma o Reglamento de que se trate.Notas de Bitácora UBICACIÓN. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota en forma breve. pero abarcando con precisión al articulo e inciso de la Ley. La ubicación del elemento al que nos referimos. .

se establece un plazo máximo para su ejecución. Es muy importante señalar en esta parte que debemos establecer la solución al problema. . PLAZO PARA LA EJECUCION. para lo cual nos debemos basar en la misma normatividad aplicable que referimos con anterioridad. Inmediatamente después de la solución descriptiva. Señalando una fecha fija.Notas de Bitácora SOLUCION. En plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. No se recomienda anotar cantidades al determinar los plazos.

El constructor será finalmente responsable de efectuar las medidas preventivas y nada seria mejor que participe en la elaboración de la solución que habrá de dictarse. . debido a que implica razonamientos especiales que toman en consideración la experiencia y conocimiento de quien la redacta. requiriéndose analizar el proceso durante su ejecución. Se trata sin duda de la parte más trascendente de la nota de bitácora pero la práctica es la parte que menos se acostumbra a considerar al hacer los asientos. por lo que es necesario meditar la forma mas conveniente realizar el trabajo que nos ocupa. Asentar la parte preventiva de la bitácora tienen cierto grado de dificultad debido a las implicaciones económicas que con lleva.Notas de Bitácora PREVENCION.

En otras palabras. debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar. la bitácora es un registro muy serio y su manejo es una responsabilidad que asumen los que la operan. todas las notas de bitácora llevan implícito un costo. por lo que deben tener cabal conciencia de lo que ello significa.Clasificación de Notas Casi sin excepción. a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella. por consiguiente. LAS NOTAS DE BITACORA SE PUEDEN CLASIFICAR EN: ► ► ► ► ► ► Órdenes Certificaciones Requerimientos y solicitudes Autorizaciones Control e Informes y Recomendaciones .

Esto puede hacerse por medio de fotografías. El uso mas frecuente que el supervisor hace de la bitácora de obra es para ordenar al constructor lo que debe realizar. Siempre que se certifique algo es por que se tiene la seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. En el libro de bitácora el supervisor debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa propia del propietario o constructor. no esta permitido equivocarse cuando se esta actuando prácticamente en calidad de notario. . se sugiere se acumulen pruebas que respalden la certificación.Clasificación de Notas ► ORDENES. de ser posible. ► CERTIFICACIONES.

Clasificación de Notas ► REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES. También es posible solicitar por este conducto no solo las certificaciones de trabajos realizados de acuerdo a proyecto. En el desarrollo de toda obra y para su correcta ejecución e incluso supervisión es conveniente contar siempre con la aprobación de lo que realizamos. si no también de procedimientos alternos para el logro de actividades complejas. de tal forma que se de fé o constate que los trabajos fueron realizados de acuerdo a lo establecido en los proyectos. De la misma forma es posible requerir información adicional a la supervisión sobre especificaciones no contenidas en el proyecto o bien faltantes detectadas en el desarrollo de la obra. por ello la bitácora constituye el mecanismo formal para solicitar la aprobación de lo ejecutado. .

como son autorización de: colados de concreto. tendido de carpetas y todo aspecto común de los proyectos que se traten. al trasmitir una orden o modificando un plano o proyecto que no compete a nuestros alcances técnicos ni administrativos y para los cuales requerimos imprescindiblemente de autorización superior para poder hacerlo. Sin embargo existen otros aspectos que refieren condiciones especiales que podemos denominar NO RUTINARIOS (asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos) y en los cuales tenemos que tener el cuidado suficiente de no estar adquiriendo responsabilidades fuera de nuestro alcance. compactaciones de relleno. bancos de nivel.Clasificación de Notas ► AUTORIZACIONES. . trazos para la fijación de vértices. Es frecuente que el Supervisor autorice por conducto de la bitácora sobre cuestiones RUTINARIAS de la obra.

basado en la experiencia de la supervisión. a fin de asegurar la calidad de los trabajos. Sin embargo se debe tener el cuidado de no extralimitarse en sus funciones ni realizar recomendaciones que involucren cambios sustanciales a lo reflejado en el catalogo de concepto y sus especificaciones puesto que ello deberá previamente ser consensado ante sus superiores. .Clasificación de Notas ► RECOMENDACIONES. realizar recomendaciones a los constructores. Es Posible.

Clasificación de Notas ► INFORMES. por ello todo informe debe redactarse de forma clara y completa referenciando de ser posible fuentes oficiales o reconocidas. Esta actividad es quizá una de las mas importantes herramientas que presenta la bitácora. ya que representa una recapitulación cronológica de los acontecimientos importantes suscitados durante el desarrollo de la obra y que dan paso a las condiciones actuales. Es decir. los informes nos permiten en conjunto con las otras notas de bitácora. . como soporte fehaciente de lo que se refleja. tanto para los supervisores como ara los constructores. reconstruir los antecedentes de la obra y poder deslindar el origen de cualquier controversia futura.

por causas no imputables a él. deberá formalizarse dentro de los treinta días naturales siguientes a uno u otro suceso. . Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio del constructor puedan afectar las metas económicas o el periodo de construcción. su solicitud de ampliación y la documentación justificatoria. de no hacerlo. El convenio. mediante anotación en la bitácora. es obligación del contratista referirlo en la bitácora. en su caso. dentro de los treinta días naturales siguientes a la presentación de la solicitud del contratista. emitirá el dictamen de resolución. presentando dentro del plazo de ejecución. originalmente pactado en el contrato. deberá notificarlo a la dependencia o entidad. previo a la formulación del expediente que justifique el volumen o los tiempos que serán superados de la asignación presente debido a los trabajos extraordinarios detectados. Artículo 73. Si el contratista se percata de la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecución convenido. la solicitud se tendrá por aceptada.Casos importantes. La dependencia o entidad.

La dependencia o entidad deberá asegurarse de contar con los recursos disponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado. Si durante la vigencia del contrato. a menos que se trate de una emergencia o sea un caso excepcional que ponga en riesgo a terceros. Artículo 74. . deberá notificarlo a la dependencia o entidad de que se trate. el contratista ampliará la garantía otorgada para el cumplimiento del contrato en la misma proporción sobre el monto del convenio. el contratista sólo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora. El constructor en ningún momento podrá ejecutar obra adicional que previamente y por escrito no haya sido autorizada por la dependencia.Casos importantes. salvo que se trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible esperar su autorización. para que ésta resuelva lo conducente. por parte de la residencia de obra. el contratista se percata de la necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. Por su parte.

en los términos del documento que para tal efecto se suscriba. el contratista dentro de los treinta días naturales siguientes a que se ordene su ejecución. En tal evento. De la misma manera. independiente de la anotación en bitácora. la dependencia o entidad deberá emitir por escrito al contratista. deberá presentar los análisis de precios correspondientes con la documentación que los soporte y apoyos necesarios para su revisión.Casos importantes. . … En todos los casos. los conceptos. Si durante la vigencia del contrato surge la necesidad de ejecutar trabajos por conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. sus especificaciones y los precios unitarios quedarán incorporados al contrato. su conciliación y autorización deberá realizarse durante los siguientes treinta días naturales a su presentación. Artículo 77. la orden de trabajo correspondiente. debiendo presentar antes de 30 días un expediente donde se reflejen los analisis de precios unitarios que se autorizaron para su ejecución. tampoco podrá ejecutar conceptos fuera de catalogo sin la debida autorización escrita del supervisor.

el pago provisional de los costos directos de los insumos que efectivamente se hayan suministrado o utilizado en las obras. siempre que se cumplan las siguientes condiciones: . En el proceso de revisión de los conceptos fuera de catalogo. . Artículo 78. no es posible su conciliación y autorización en el término señalado en el artículo anterior. podrán autorizar hasta por un plazo de cuarenta y cinco días naturales.Si por las características y complejidad de los precios unitarios no considerados en el catálogo original. previa justificación. es posible mantener el flujo financiero de la empresa. siempre que medie la información mínima en bitácora para asegurar el uso de los insumos requeridos.Casos importantes. las dependencias y entidades.

c. tales como facturas. del supervisor. y d. Que el residente de obra y. en su caso. Que cuente con la autorización del residente de obra y del área encargada de los precios unitarios y.Casos importantes. Cantidad o volumen de obra realizado durante la jornada. entre otros. los que deben ser proporcionados en forma eficiente y con rendimientos de máquinas y equipos nuevos. el supervisor lleven un control diario. Cantidad de mano de obra utilizada y las categorías del personal encargado específicamente de los trabajos. de los siguientes conceptos: a. la que debe ser proporcionada en forma eficiente. Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifique que el contratista efectivamente ya realizó su pago. II. nóminas. I. Cantidad de maquinaria o equipo de construcción utilizado en horas efectivas. b. en su caso. con sus respectivas anotaciones en bitácora. III. de acuerdo a lo requerido por los trabajos a ejecutar. . de acuerdo con la experiencia en obras similares. Consumo de material. costos horarios.

103. deberá notificar la terminación de los trabajos. de acuerdo al Art. En cuanto a la entrega de revisión de las estimaciones. el contratista a través de la bitácora o por oficio. monto ejercido y créditos a favor o en contra.Casos importantes. diariamente. Finalmente. Los supervisores de acuerdo al Art. Deben de realizar anotaciones de avances y aspectos relevantes. .. para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá una relación de las estimaciones o de gastos aprobados. 86.Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos. del RLOP. es una obligación del supervisor realizar el asiento de la fecha de entrega. Artículo 135.

• Ponencia preparada por el Ing. • Ponencia realizada por en el seminario para Directores Responsables de Obra de Tapachula. José Antonio Toriello Elorza. . • Ley de Obra Pública Federal 2000 • Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chiapas 2004 • Reglamento de Ley de Obra Publica Federal 2005. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. José de Jesús Rodríguez López. Ing.Bibliografía.

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