La Bitácora de Obra

Curso de Capacitación Continua Enero del 2005

Ing. Juan Alberto Sánchez Hernández.

Definición y Marco Legal
De acuerdo con el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mimas, publicado el 20 de Agosto del 2001, en el Diario Oficial de la Federación, La Bitácora se define como:

Articulo 1. Bitácora.- El instrumento técnico de control de los trabajos, el cual servirá como medio de comunicación convencional entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.

Definición y Marco Legal
Además la Ley de Obras Públicas Federal vigente desde Enero del 2000, en su Artículo 46, menciona: Artículo 46. … Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Por lo anterior, podemos observar que la Bitácora es uno de los instrumentos reconocido legalmente como parte integrante del contrato capaz de relacionar los hechos ocurridos en obra y sus implicaciones actuales.

referencia a la Bitácora y su importancia: Artículo 84. y el contratista. tendrá validez probatoria Plena dentro de cualquier proceso administrativo y judicial. sin que exista respuesta que lo desvirtué. y servirá de medio de Comunicación formal entre la dependencia. nuestro estado posee en su Ley de la Obra Pública. . decreto 249 de fecha 4 de Noviembre del 2004. entidad o municipio. La Bitácora formará parte del contrato de obra correspondiente.Definición y Marco Legal Al igual que la Normativa Federal. exista requerimiento debidamente notificado a la parte que no firmó. Al inicio de la obra obligatoriamente se abrirá la bitácora correspondiente. en ella se anotarán todas las situaciones del proceso constructivo y desarrollo de la obra. sobre el Contenido de la nota. La que deberá permanecer en la residencia de supervisión. siempre que esté firmada Por los representantes de las partes del contrato en la notas correspondientes o de no Estarlo. en un plazo de cinco Días hábiles siguientes a dicha notificación.

Definición y Marco Legal Como puede observarse en este Artículo de la Legislación Estatal. que constituye parte inseparable del contrato. la Bitácora es un entidad Legal y un registro formal de obra. .

Objetivo El Objeto de la Bitácora es registrar los cambios de proyecto y adecuaciones que se efectúen durante la ejecución de las obras y que modifiquen las previsiones contenidas en la planeación original. 46. que son los anexos técnicos del contrato y que también forman parte inseparable del mismo (Art. . programa. especificaciones y proyecto ejecutivo. 214 RLOPF). presupuesto.

para que se conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de las copias sea clara y legible. por lo que deberán cumplir de manera básica con lo establecido en el Art. previniendo su ulterior uso en la aclaración de situaciones. es importante que el libro de Bitácora y su llenado reúna ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo. una para la contratista y otra para la supervisión. debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego de copias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante. ►Poseer original y dos copias desprendibles.Requisitos Por su carácter legal. 94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal: ►Hojas foliadas y referidas al contrato. Las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las obras. .

Ubicación de la Bitácora Como se trata de un instrumento que deberá utilizarse como medio de comunicación y seguimiento formal de la obra. Artículo 93. deberá permanecer bajo resguardo de la supervisión (Art. El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios. a fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio.93 RLOPF). debiendo permanecer en la residencia de obra. sin que la bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos. .84 RLOPF) en la residencia de obras y en un lugar accesible para ambas partes (Art.

Llenado de la Bitácora Con la finalidad de normar el uso de la Bitácora para asegurar su validez legal. nombre y firma del personal autorizado. señalándola adicionalmente como el único medio para dar validez oficial a los escritos y dictámenes relacionados con la obra. ► Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura. . para la utilización de la bitácora. indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad. datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán. datos generales de las partes involucradas. domicilios y teléfonos. el Artículo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal. prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma. así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista.

con tinta indeleble. ► Todas ► Las ► Cuando .Llenado de la Bitácora ► Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. sin excepción. notas o asientos deberán efectuarse claramente. la nota deberá anularse por quien la emita. abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta. las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. sin excepción. el orden establecido. se cometa algún error de escritura. el orden establecido. de intención o redacción. letra de molde legible y sin abreviaturas.

copias aparezcan con tachaduras y ► No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora. deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.Llenado de la Bitácora ► La nota cuyo original y enmendaduras. ► Se ► Una . de requerirse. se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen. ni entre renglones. los interesados podrán retirar sus respectivas copias. márgenes o cualquier otro sitio. será nula. vez firmadas las notas de la bitácora.

debiendo en este último caso.Llenado de la Bitácora ► Cuando se requiera. memoranda y circulares. compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos. las notas deberán quedar cerradas y resueltas. ► El ► Todas ► El . deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión. Asimismo. refiriéndose al contenido de los mismos. o bien. o especificarse que su solución será posterior. minutas. relacionar la nota de resolución con la que le dé origen. se podrán validar oficios. y cierre de la bitácora. anexando copias.

así sea por el responsable de la anotación original. así como lo relativo a las normas de seguridad. precisando como mínimo los siguientes aspectos. debiendo acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo. números generadores. los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura. el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo. la modificación de las notas ya firmadas. higiene y protección al ambiente que deban implementarse. y la autorización y revisión de estimaciones.Llenado de la Bitácora En la bitácora se deberá especificar y validar el uso de este instrumento. ► Establecer ► Prohibir ► Regular . cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato. ► Horario en el que se podrá consultar y asentar notas. un plazo máximo para la firma de las notas.

. para efectuar las labores encomendadas. con la finalidad de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se podrán utilizar abreviaturas con fines prácticos.Llenado de la Bitácora También es conveniente el uso de una hoja de referencias y abreviaturas. Por lo que se refiere a contratos de servicios. las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efectúe la dependencia o entidad. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos. la bitácora deberá contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato. así como las solicitudes de información que tenga que hacer el contratista.

No obstante lo anterior.Llenado de la Bitácora En lo referente a la validación e incorporación de documentos para mejor soporte de lo establecido en la bitácora. firmando cada una de las partes y se engrapa a la hoja correspondiente de la bitácora. de manera que tanto el original como las copias cuenten con un ejemplar adherido. se incorporan íntegramente o sus partes tal cual a la bitácora. un instructivo de instalación de un equipo. mediante la transcripción integra de la parte de interes en la libreta de la bitácora. se obtiene por triplicado copias del documento de que se trate. bastará con abrir un asiento donde se indique que una minuta de junta de obra. etc. A continuación.. una observación de auditoria. también se podrá validar dichos documentos o su contenido parcial. un reporte de laboratorio. un oficio. una especificación. .

Ubicación. Prevención. . Plazo. ESTRUCTURA DE LAS NOTAS DE BITACORA ► ► ► ► ► ► ► Relación del asunto o Problema.Notas de Bitácora Siendo un elemento legal trascendente. es importante establecer una estructura que permita el asiento de datos de forma consistente y precisa. Croquis explicativo. Solución. Causa.

de otra manera y de no atenderse la orden manifestada. . deberá retirarse el material hoy mismo. de otra forma. el departamento de Obras Públicas podrá establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente.Notas de Bitácora Ejemplo de Nota de Bitácora: Nota No. el cual deberá solicitarse por escrito al el departamento correspondiente. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra de la obra. violando lo dispuesto en los artículos 207. 209 y 260 del Reglamento de construcción. deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la vía publica para este efecto. Por lo que para este particular y al no existir tal documento. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica.

Ubicación vía publica para este efecto. 209 y 260 del Reglamento de construcción..Descripción del asunto Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada.solicitarse problema departamento correspondiente. el cual deberá Causas delpor escrito al el IV. violando lo dispuesto en los artículos 207. de otra forma.responsabilidad de la nota y consecuencias económicas . Plazo de ejecución Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente.I. el departamento de Obras Públicas podrá V. Por lo que para este particular y al no existir tal documento. deberá retirarse el material hoy mismo.Notas de Bitácora .clasificación de la Ejemplo de Nota de Bitácora: nota Nota No. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra fuera de la obra.. 28 .. deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la .III...II. VIII..Solución establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de VI.

En este caso se tratara de una orden. Entonces debe iniciarse diciendo: “se ordena”. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota.Notas de Bitácora CLASIFICACION DE LA NOTA. El asunto que motivo la nota. “corregir el armado de la obra”. se recomienda. o bien “se autoriza”. . la redacción seria por ejemplo: “Las pruebas de resistencia al concreto”. se trata en estas partes de expresar el motivo de la orden que se emite. DESCRIPCION DEL ASUNTO. etc.

. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota en forma breve. Norma o Reglamento de que se trate. pero abarcando con precisión al articulo e inciso de la Ley.Notas de Bitácora UBICACIÓN. CAUSAS DEL PROBLEMA. La ubicación del elemento al que nos referimos. Cuidando de referenciar apropiadamente el elemento que se trate con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos.

. Inmediatamente después de la solución descriptiva. No se recomienda anotar cantidades al determinar los plazos. se establece un plazo máximo para su ejecución. Señalando una fecha fija.Notas de Bitácora SOLUCION. En plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. Es muy importante señalar en esta parte que debemos establecer la solución al problema. PLAZO PARA LA EJECUCION. para lo cual nos debemos basar en la misma normatividad aplicable que referimos con anterioridad.

requiriéndose analizar el proceso durante su ejecución. debido a que implica razonamientos especiales que toman en consideración la experiencia y conocimiento de quien la redacta. por lo que es necesario meditar la forma mas conveniente realizar el trabajo que nos ocupa. . El constructor será finalmente responsable de efectuar las medidas preventivas y nada seria mejor que participe en la elaboración de la solución que habrá de dictarse. Se trata sin duda de la parte más trascendente de la nota de bitácora pero la práctica es la parte que menos se acostumbra a considerar al hacer los asientos. Asentar la parte preventiva de la bitácora tienen cierto grado de dificultad debido a las implicaciones económicas que con lleva.Notas de Bitácora PREVENCION.

LAS NOTAS DE BITACORA SE PUEDEN CLASIFICAR EN: ► ► ► ► ► ► Órdenes Certificaciones Requerimientos y solicitudes Autorizaciones Control e Informes y Recomendaciones . En otras palabras. por lo que deben tener cabal conciencia de lo que ello significa. la bitácora es un registro muy serio y su manejo es una responsabilidad que asumen los que la operan. a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella. debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar. por consiguiente.Clasificación de Notas Casi sin excepción. todas las notas de bitácora llevan implícito un costo.

Esto puede hacerse por medio de fotografías.Clasificación de Notas ► ORDENES. no esta permitido equivocarse cuando se esta actuando prácticamente en calidad de notario. se sugiere se acumulen pruebas que respalden la certificación. El uso mas frecuente que el supervisor hace de la bitácora de obra es para ordenar al constructor lo que debe realizar. En el libro de bitácora el supervisor debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa propia del propietario o constructor. de ser posible. . Siempre que se certifique algo es por que se tiene la seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. ► CERTIFICACIONES.

También es posible solicitar por este conducto no solo las certificaciones de trabajos realizados de acuerdo a proyecto.Clasificación de Notas ► REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES. si no también de procedimientos alternos para el logro de actividades complejas. En el desarrollo de toda obra y para su correcta ejecución e incluso supervisión es conveniente contar siempre con la aprobación de lo que realizamos. de tal forma que se de fé o constate que los trabajos fueron realizados de acuerdo a lo establecido en los proyectos. . por ello la bitácora constituye el mecanismo formal para solicitar la aprobación de lo ejecutado. De la misma forma es posible requerir información adicional a la supervisión sobre especificaciones no contenidas en el proyecto o bien faltantes detectadas en el desarrollo de la obra.

al trasmitir una orden o modificando un plano o proyecto que no compete a nuestros alcances técnicos ni administrativos y para los cuales requerimos imprescindiblemente de autorización superior para poder hacerlo. Sin embargo existen otros aspectos que refieren condiciones especiales que podemos denominar NO RUTINARIOS (asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos) y en los cuales tenemos que tener el cuidado suficiente de no estar adquiriendo responsabilidades fuera de nuestro alcance. bancos de nivel. trazos para la fijación de vértices. tendido de carpetas y todo aspecto común de los proyectos que se traten. . como son autorización de: colados de concreto. Es frecuente que el Supervisor autorice por conducto de la bitácora sobre cuestiones RUTINARIAS de la obra. compactaciones de relleno.Clasificación de Notas ► AUTORIZACIONES.

Clasificación de Notas ► RECOMENDACIONES. basado en la experiencia de la supervisión. . Es Posible. Sin embargo se debe tener el cuidado de no extralimitarse en sus funciones ni realizar recomendaciones que involucren cambios sustanciales a lo reflejado en el catalogo de concepto y sus especificaciones puesto que ello deberá previamente ser consensado ante sus superiores. a fin de asegurar la calidad de los trabajos. realizar recomendaciones a los constructores.

Clasificación de Notas ► INFORMES. . ya que representa una recapitulación cronológica de los acontecimientos importantes suscitados durante el desarrollo de la obra y que dan paso a las condiciones actuales. los informes nos permiten en conjunto con las otras notas de bitácora. como soporte fehaciente de lo que se refleja. por ello todo informe debe redactarse de forma clara y completa referenciando de ser posible fuentes oficiales o reconocidas. Esta actividad es quizá una de las mas importantes herramientas que presenta la bitácora. reconstruir los antecedentes de la obra y poder deslindar el origen de cualquier controversia futura. Es decir. tanto para los supervisores como ara los constructores.

presentando dentro del plazo de ejecución.Casos importantes. por causas no imputables a él. Si el contratista se percata de la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecución convenido. originalmente pactado en el contrato. deberá formalizarse dentro de los treinta días naturales siguientes a uno u otro suceso. en su caso. El convenio. de no hacerlo. previo a la formulación del expediente que justifique el volumen o los tiempos que serán superados de la asignación presente debido a los trabajos extraordinarios detectados. . deberá notificarlo a la dependencia o entidad. su solicitud de ampliación y la documentación justificatoria. es obligación del contratista referirlo en la bitácora. Artículo 73. mediante anotación en la bitácora. emitirá el dictamen de resolución. la solicitud se tendrá por aceptada. dentro de los treinta días naturales siguientes a la presentación de la solicitud del contratista. La dependencia o entidad. Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio del constructor puedan afectar las metas económicas o el periodo de construcción.

el contratista ampliará la garantía otorgada para el cumplimiento del contrato en la misma proporción sobre el monto del convenio. Si durante la vigencia del contrato. La dependencia o entidad deberá asegurarse de contar con los recursos disponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado. . el contratista sólo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora. Artículo 74. a menos que se trate de una emergencia o sea un caso excepcional que ponga en riesgo a terceros. deberá notificarlo a la dependencia o entidad de que se trate. por parte de la residencia de obra. Por su parte. El constructor en ningún momento podrá ejecutar obra adicional que previamente y por escrito no haya sido autorizada por la dependencia.Casos importantes. salvo que se trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible esperar su autorización. el contratista se percata de la necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. para que ésta resuelva lo conducente.

De la misma manera. Si durante la vigencia del contrato surge la necesidad de ejecutar trabajos por conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. deberá presentar los análisis de precios correspondientes con la documentación que los soporte y apoyos necesarios para su revisión. el contratista dentro de los treinta días naturales siguientes a que se ordene su ejecución. en los términos del documento que para tal efecto se suscriba. … En todos los casos. tampoco podrá ejecutar conceptos fuera de catalogo sin la debida autorización escrita del supervisor. la orden de trabajo correspondiente. su conciliación y autorización deberá realizarse durante los siguientes treinta días naturales a su presentación. . Artículo 77. En tal evento. los conceptos. independiente de la anotación en bitácora.Casos importantes. sus especificaciones y los precios unitarios quedarán incorporados al contrato. debiendo presentar antes de 30 días un expediente donde se reflejen los analisis de precios unitarios que se autorizaron para su ejecución. la dependencia o entidad deberá emitir por escrito al contratista.

las dependencias y entidades. el pago provisional de los costos directos de los insumos que efectivamente se hayan suministrado o utilizado en las obras. no es posible su conciliación y autorización en el término señalado en el artículo anterior. siempre que medie la información mínima en bitácora para asegurar el uso de los insumos requeridos. podrán autorizar hasta por un plazo de cuarenta y cinco días naturales. En el proceso de revisión de los conceptos fuera de catalogo. .Si por las características y complejidad de los precios unitarios no considerados en el catálogo original. Artículo 78. es posible mantener el flujo financiero de la empresa. siempre que se cumplan las siguientes condiciones: . previa justificación.Casos importantes.

nóminas. Consumo de material. con sus respectivas anotaciones en bitácora. en su caso. Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifique que el contratista efectivamente ya realizó su pago. I. Que el residente de obra y. Que cuente con la autorización del residente de obra y del área encargada de los precios unitarios y. b. del supervisor. el supervisor lleven un control diario. Cantidad o volumen de obra realizado durante la jornada. de acuerdo a lo requerido por los trabajos a ejecutar. entre otros.Casos importantes. de los siguientes conceptos: a. III. en su caso. costos horarios. la que debe ser proporcionada en forma eficiente. c. los que deben ser proporcionados en forma eficiente y con rendimientos de máquinas y equipos nuevos. Cantidad de mano de obra utilizada y las categorías del personal encargado específicamente de los trabajos. . de acuerdo con la experiencia en obras similares. II. Cantidad de maquinaria o equipo de construcción utilizado en horas efectivas. y d. tales como facturas.

es una obligación del supervisor realizar el asiento de la fecha de entrega. Finalmente. 103. deberá notificar la terminación de los trabajos.. . del RLOP.Casos importantes. Artículo 135. Los supervisores de acuerdo al Art. 86. Deben de realizar anotaciones de avances y aspectos relevantes. monto ejercido y créditos a favor o en contra. En cuanto a la entrega de revisión de las estimaciones. para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá una relación de las estimaciones o de gastos aprobados. de acuerdo al Art.Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos. diariamente. el contratista a través de la bitácora o por oficio.

del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. • Ley de Obra Pública Federal 2000 • Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chiapas 2004 • Reglamento de Ley de Obra Publica Federal 2005. José Antonio Toriello Elorza. • Ponencia preparada por el Ing. • Ponencia realizada por en el seminario para Directores Responsables de Obra de Tapachula. .Bibliografía. Ing. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. José de Jesús Rodríguez López.

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