La Bitácora de Obra

Curso de Capacitación Continua Enero del 2005

Ing. Juan Alberto Sánchez Hernández.

Definición y Marco Legal
De acuerdo con el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mimas, publicado el 20 de Agosto del 2001, en el Diario Oficial de la Federación, La Bitácora se define como:

Articulo 1. Bitácora.- El instrumento técnico de control de los trabajos, el cual servirá como medio de comunicación convencional entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.

Definición y Marco Legal
Además la Ley de Obras Públicas Federal vigente desde Enero del 2000, en su Artículo 46, menciona: Artículo 46. … Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Por lo anterior, podemos observar que la Bitácora es uno de los instrumentos reconocido legalmente como parte integrante del contrato capaz de relacionar los hechos ocurridos en obra y sus implicaciones actuales.

tendrá validez probatoria Plena dentro de cualquier proceso administrativo y judicial. Al inicio de la obra obligatoriamente se abrirá la bitácora correspondiente. La que deberá permanecer en la residencia de supervisión. sin que exista respuesta que lo desvirtué. nuestro estado posee en su Ley de la Obra Pública. La Bitácora formará parte del contrato de obra correspondiente. entidad o municipio. y servirá de medio de Comunicación formal entre la dependencia. en un plazo de cinco Días hábiles siguientes a dicha notificación. exista requerimiento debidamente notificado a la parte que no firmó. en ella se anotarán todas las situaciones del proceso constructivo y desarrollo de la obra. sobre el Contenido de la nota.Definición y Marco Legal Al igual que la Normativa Federal. siempre que esté firmada Por los representantes de las partes del contrato en la notas correspondientes o de no Estarlo. decreto 249 de fecha 4 de Noviembre del 2004. referencia a la Bitácora y su importancia: Artículo 84. y el contratista. .

. que constituye parte inseparable del contrato.Definición y Marco Legal Como puede observarse en este Artículo de la Legislación Estatal. la Bitácora es un entidad Legal y un registro formal de obra.

que son los anexos técnicos del contrato y que también forman parte inseparable del mismo (Art. programa. especificaciones y proyecto ejecutivo. presupuesto. 214 RLOPF). .Objetivo El Objeto de la Bitácora es registrar los cambios de proyecto y adecuaciones que se efectúen durante la ejecución de las obras y que modifiquen las previsiones contenidas en la planeación original. 46.

es importante que el libro de Bitácora y su llenado reúna ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo. previniendo su ulterior uso en la aclaración de situaciones.Requisitos Por su carácter legal. por lo que deberán cumplir de manera básica con lo establecido en el Art. 94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal: ►Hojas foliadas y referidas al contrato. para que se conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de las copias sea clara y legible. Las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las obras. debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego de copias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante. . una para la contratista y otra para la supervisión. ►Poseer original y dos copias desprendibles.

93 RLOPF). debiendo permanecer en la residencia de obra. sin que la bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos.84 RLOPF) en la residencia de obras y en un lugar accesible para ambas partes (Art. deberá permanecer bajo resguardo de la supervisión (Art. . a fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio. Artículo 93. El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios.Ubicación de la Bitácora Como se trata de un instrumento que deberá utilizarse como medio de comunicación y seguimiento formal de la obra.

así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista. prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma. indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad. nombre y firma del personal autorizado.Llenado de la Bitácora Con la finalidad de normar el uso de la Bitácora para asegurar su validez legal. . para la utilización de la bitácora. el Artículo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal. ► Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura. datos generales de las partes involucradas. datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán. domicilios y teléfonos. señalándola adicionalmente como el único medio para dar validez oficial a los escritos y dictámenes relacionados con la obra.

se cometa algún error de escritura. con tinta indeleble.Llenado de la Bitácora ► Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. notas o asientos deberán efectuarse claramente. las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. sin excepción. letra de molde legible y sin abreviaturas. ► Todas ► Las ► Cuando . sin excepción. el orden establecido. de intención o redacción. el orden establecido. la nota deberá anularse por quien la emita. abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta.

de requerirse. ni entre renglones. será nula. ► Se ► Una .Llenado de la Bitácora ► La nota cuyo original y enmendaduras. se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen. los interesados podrán retirar sus respectivas copias. vez firmadas las notas de la bitácora. márgenes o cualquier otro sitio. deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas. copias aparezcan con tachaduras y ► No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora.

las notas deberán quedar cerradas y resueltas.Llenado de la Bitácora ► Cuando se requiera. memoranda y circulares. se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos. anexando copias. debiendo en este último caso. deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión. refiriéndose al contenido de los mismos. minutas. se podrán validar oficios. y cierre de la bitácora. ► El ► Todas ► El . compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. o bien. relacionar la nota de resolución con la que le dé origen. o especificarse que su solución será posterior. Asimismo.

así sea por el responsable de la anotación original. así como lo relativo a las normas de seguridad.Llenado de la Bitácora En la bitácora se deberá especificar y validar el uso de este instrumento. un plazo máximo para la firma de las notas. y la autorización y revisión de estimaciones. la modificación de las notas ya firmadas. ► Establecer ► Prohibir ► Regular . debiendo acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo. los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura. precisando como mínimo los siguientes aspectos. higiene y protección al ambiente que deban implementarse. cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato. el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo. números generadores. ► Horario en el que se podrá consultar y asentar notas.

. así como las solicitudes de información que tenga que hacer el contratista. para efectuar las labores encomendadas. con la finalidad de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se podrán utilizar abreviaturas con fines prácticos. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos. las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efectúe la dependencia o entidad. Por lo que se refiere a contratos de servicios.Llenado de la Bitácora También es conveniente el uso de una hoja de referencias y abreviaturas. la bitácora deberá contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato.

un reporte de laboratorio. se obtiene por triplicado copias del documento de que se trate. No obstante lo anterior. un oficio. un instructivo de instalación de un equipo. A continuación. mediante la transcripción integra de la parte de interes en la libreta de la bitácora. también se podrá validar dichos documentos o su contenido parcial. bastará con abrir un asiento donde se indique que una minuta de junta de obra. de manera que tanto el original como las copias cuenten con un ejemplar adherido. una especificación.Llenado de la Bitácora En lo referente a la validación e incorporación de documentos para mejor soporte de lo establecido en la bitácora. firmando cada una de las partes y se engrapa a la hoja correspondiente de la bitácora. una observación de auditoria. etc. se incorporan íntegramente o sus partes tal cual a la bitácora.. .

. Prevención. Causa. Ubicación.Notas de Bitácora Siendo un elemento legal trascendente. Plazo. Solución. es importante establecer una estructura que permita el asiento de datos de forma consistente y precisa. Croquis explicativo. ESTRUCTURA DE LAS NOTAS DE BITACORA ► ► ► ► ► ► ► Relación del asunto o Problema.

el cual deberá solicitarse por escrito al el departamento correspondiente. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra de la obra. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista. Por lo que para este particular y al no existir tal documento. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica.Notas de Bitácora Ejemplo de Nota de Bitácora: Nota No. deberá retirarse el material hoy mismo. . deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la vía publica para este efecto. de otra forma. el departamento de Obras Públicas podrá establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente. 209 y 260 del Reglamento de construcción. violando lo dispuesto en los artículos 207. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada.

deberá retirarse el material hoy mismo.clasificación de la Ejemplo de Nota de Bitácora: nota Nota No.II.I.. violando lo dispuesto en los artículos 207. 28 . retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra fuera de la obra.III.. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada. Plazo de ejecución Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente. 209 y 260 del Reglamento de construcción. Por lo que para este particular y al no existir tal documento. VIII.Descripción del asunto Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista. el departamento de Obras Públicas podrá V. deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la .Notas de Bitácora .responsabilidad de la nota y consecuencias económicas .solicitarse problema departamento correspondiente.Ubicación vía publica para este efecto. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica.Solución establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de VI. el cual deberá Causas delpor escrito al el IV.... de otra forma..

En este caso se tratara de una orden. se recomienda. se trata en estas partes de expresar el motivo de la orden que se emite.Notas de Bitácora CLASIFICACION DE LA NOTA. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. Entonces debe iniciarse diciendo: “se ordena”. El asunto que motivo la nota. etc. DESCRIPCION DEL ASUNTO. “corregir el armado de la obra”. o bien “se autoriza”. . la redacción seria por ejemplo: “Las pruebas de resistencia al concreto”.

pero abarcando con precisión al articulo e inciso de la Ley.Notas de Bitácora UBICACIÓN. . Cuidando de referenciar apropiadamente el elemento que se trate con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos. La ubicación del elemento al que nos referimos. Norma o Reglamento de que se trate. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota en forma breve. CAUSAS DEL PROBLEMA.

No se recomienda anotar cantidades al determinar los plazos. Señalando una fecha fija. Es muy importante señalar en esta parte que debemos establecer la solución al problema. Inmediatamente después de la solución descriptiva. PLAZO PARA LA EJECUCION. para lo cual nos debemos basar en la misma normatividad aplicable que referimos con anterioridad. . se establece un plazo máximo para su ejecución.Notas de Bitácora SOLUCION. En plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso.

Asentar la parte preventiva de la bitácora tienen cierto grado de dificultad debido a las implicaciones económicas que con lleva. debido a que implica razonamientos especiales que toman en consideración la experiencia y conocimiento de quien la redacta. requiriéndose analizar el proceso durante su ejecución. El constructor será finalmente responsable de efectuar las medidas preventivas y nada seria mejor que participe en la elaboración de la solución que habrá de dictarse.Notas de Bitácora PREVENCION. por lo que es necesario meditar la forma mas conveniente realizar el trabajo que nos ocupa. . Se trata sin duda de la parte más trascendente de la nota de bitácora pero la práctica es la parte que menos se acostumbra a considerar al hacer los asientos.

por lo que deben tener cabal conciencia de lo que ello significa. debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar. LAS NOTAS DE BITACORA SE PUEDEN CLASIFICAR EN: ► ► ► ► ► ► Órdenes Certificaciones Requerimientos y solicitudes Autorizaciones Control e Informes y Recomendaciones . la bitácora es un registro muy serio y su manejo es una responsabilidad que asumen los que la operan. todas las notas de bitácora llevan implícito un costo.Clasificación de Notas Casi sin excepción. a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella. En otras palabras. por consiguiente.

no esta permitido equivocarse cuando se esta actuando prácticamente en calidad de notario. de ser posible. se sugiere se acumulen pruebas que respalden la certificación. En el libro de bitácora el supervisor debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa propia del propietario o constructor. Siempre que se certifique algo es por que se tiene la seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. El uso mas frecuente que el supervisor hace de la bitácora de obra es para ordenar al constructor lo que debe realizar. Esto puede hacerse por medio de fotografías.Clasificación de Notas ► ORDENES. . ► CERTIFICACIONES.

Clasificación de Notas ► REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES. . En el desarrollo de toda obra y para su correcta ejecución e incluso supervisión es conveniente contar siempre con la aprobación de lo que realizamos. de tal forma que se de fé o constate que los trabajos fueron realizados de acuerdo a lo establecido en los proyectos. De la misma forma es posible requerir información adicional a la supervisión sobre especificaciones no contenidas en el proyecto o bien faltantes detectadas en el desarrollo de la obra. si no también de procedimientos alternos para el logro de actividades complejas. por ello la bitácora constituye el mecanismo formal para solicitar la aprobación de lo ejecutado. También es posible solicitar por este conducto no solo las certificaciones de trabajos realizados de acuerdo a proyecto.

. compactaciones de relleno. como son autorización de: colados de concreto. al trasmitir una orden o modificando un plano o proyecto que no compete a nuestros alcances técnicos ni administrativos y para los cuales requerimos imprescindiblemente de autorización superior para poder hacerlo. Sin embargo existen otros aspectos que refieren condiciones especiales que podemos denominar NO RUTINARIOS (asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos) y en los cuales tenemos que tener el cuidado suficiente de no estar adquiriendo responsabilidades fuera de nuestro alcance. trazos para la fijación de vértices. bancos de nivel. tendido de carpetas y todo aspecto común de los proyectos que se traten.Clasificación de Notas ► AUTORIZACIONES. Es frecuente que el Supervisor autorice por conducto de la bitácora sobre cuestiones RUTINARIAS de la obra.

Clasificación de Notas ► RECOMENDACIONES. realizar recomendaciones a los constructores. . basado en la experiencia de la supervisión. Sin embargo se debe tener el cuidado de no extralimitarse en sus funciones ni realizar recomendaciones que involucren cambios sustanciales a lo reflejado en el catalogo de concepto y sus especificaciones puesto que ello deberá previamente ser consensado ante sus superiores. Es Posible. a fin de asegurar la calidad de los trabajos.

ya que representa una recapitulación cronológica de los acontecimientos importantes suscitados durante el desarrollo de la obra y que dan paso a las condiciones actuales. . como soporte fehaciente de lo que se refleja. Esta actividad es quizá una de las mas importantes herramientas que presenta la bitácora. Es decir. los informes nos permiten en conjunto con las otras notas de bitácora.Clasificación de Notas ► INFORMES. reconstruir los antecedentes de la obra y poder deslindar el origen de cualquier controversia futura. por ello todo informe debe redactarse de forma clara y completa referenciando de ser posible fuentes oficiales o reconocidas. tanto para los supervisores como ara los constructores.

Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio del constructor puedan afectar las metas económicas o el periodo de construcción. es obligación del contratista referirlo en la bitácora. la solicitud se tendrá por aceptada. El convenio. mediante anotación en la bitácora. . de no hacerlo. su solicitud de ampliación y la documentación justificatoria. La dependencia o entidad. emitirá el dictamen de resolución. por causas no imputables a él. presentando dentro del plazo de ejecución. previo a la formulación del expediente que justifique el volumen o los tiempos que serán superados de la asignación presente debido a los trabajos extraordinarios detectados. deberá notificarlo a la dependencia o entidad. Si el contratista se percata de la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecución convenido.Casos importantes. deberá formalizarse dentro de los treinta días naturales siguientes a uno u otro suceso. dentro de los treinta días naturales siguientes a la presentación de la solicitud del contratista. originalmente pactado en el contrato. en su caso. Artículo 73.

para que ésta resuelva lo conducente. por parte de la residencia de obra. Por su parte. el contratista ampliará la garantía otorgada para el cumplimiento del contrato en la misma proporción sobre el monto del convenio. Artículo 74. deberá notificarlo a la dependencia o entidad de que se trate. . El constructor en ningún momento podrá ejecutar obra adicional que previamente y por escrito no haya sido autorizada por la dependencia. salvo que se trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible esperar su autorización.Casos importantes. el contratista se percata de la necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. La dependencia o entidad deberá asegurarse de contar con los recursos disponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado. el contratista sólo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora. a menos que se trate de una emergencia o sea un caso excepcional que ponga en riesgo a terceros. Si durante la vigencia del contrato.

tampoco podrá ejecutar conceptos fuera de catalogo sin la debida autorización escrita del supervisor. la orden de trabajo correspondiente. sus especificaciones y los precios unitarios quedarán incorporados al contrato. en los términos del documento que para tal efecto se suscriba. . En tal evento.Casos importantes. Artículo 77. la dependencia o entidad deberá emitir por escrito al contratista. independiente de la anotación en bitácora. deberá presentar los análisis de precios correspondientes con la documentación que los soporte y apoyos necesarios para su revisión. Si durante la vigencia del contrato surge la necesidad de ejecutar trabajos por conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. De la misma manera. debiendo presentar antes de 30 días un expediente donde se reflejen los analisis de precios unitarios que se autorizaron para su ejecución. su conciliación y autorización deberá realizarse durante los siguientes treinta días naturales a su presentación. los conceptos. … En todos los casos. el contratista dentro de los treinta días naturales siguientes a que se ordene su ejecución.

previa justificación. no es posible su conciliación y autorización en el término señalado en el artículo anterior.Casos importantes. el pago provisional de los costos directos de los insumos que efectivamente se hayan suministrado o utilizado en las obras. siempre que medie la información mínima en bitácora para asegurar el uso de los insumos requeridos.Si por las características y complejidad de los precios unitarios no considerados en el catálogo original. podrán autorizar hasta por un plazo de cuarenta y cinco días naturales. En el proceso de revisión de los conceptos fuera de catalogo. Artículo 78. es posible mantener el flujo financiero de la empresa. las dependencias y entidades. . siempre que se cumplan las siguientes condiciones: .

los que deben ser proporcionados en forma eficiente y con rendimientos de máquinas y equipos nuevos. el supervisor lleven un control diario. b. y d. III. Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifique que el contratista efectivamente ya realizó su pago. Que el residente de obra y. entre otros. en su caso. tales como facturas.Casos importantes. Cantidad o volumen de obra realizado durante la jornada. de acuerdo a lo requerido por los trabajos a ejecutar. del supervisor. en su caso. con sus respectivas anotaciones en bitácora. costos horarios. la que debe ser proporcionada en forma eficiente. c. Cantidad de mano de obra utilizada y las categorías del personal encargado específicamente de los trabajos. Cantidad de maquinaria o equipo de construcción utilizado en horas efectivas. . Que cuente con la autorización del residente de obra y del área encargada de los precios unitarios y. de los siguientes conceptos: a. II. Consumo de material. I. nóminas. de acuerdo con la experiencia en obras similares.

103. del RLOP. Artículo 135. para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá una relación de las estimaciones o de gastos aprobados. Los supervisores de acuerdo al Art. Deben de realizar anotaciones de avances y aspectos relevantes.Casos importantes. 86. Finalmente. de acuerdo al Art. es una obligación del supervisor realizar el asiento de la fecha de entrega. diariamente.. deberá notificar la terminación de los trabajos. En cuanto a la entrega de revisión de las estimaciones. . monto ejercido y créditos a favor o en contra. el contratista a través de la bitácora o por oficio.Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos.

José Antonio Toriello Elorza. • Ley de Obra Pública Federal 2000 • Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chiapas 2004 • Reglamento de Ley de Obra Publica Federal 2005. Ing. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. José de Jesús Rodríguez López. • Ponencia realizada por en el seminario para Directores Responsables de Obra de Tapachula.Bibliografía. . • Ponencia preparada por el Ing.

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