La Bitácora de Obra

Curso de Capacitación Continua Enero del 2005

Ing. Juan Alberto Sánchez Hernández.

Definición y Marco Legal
De acuerdo con el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mimas, publicado el 20 de Agosto del 2001, en el Diario Oficial de la Federación, La Bitácora se define como:

Articulo 1. Bitácora.- El instrumento técnico de control de los trabajos, el cual servirá como medio de comunicación convencional entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.

Definición y Marco Legal
Además la Ley de Obras Públicas Federal vigente desde Enero del 2000, en su Artículo 46, menciona: Artículo 46. … Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Por lo anterior, podemos observar que la Bitácora es uno de los instrumentos reconocido legalmente como parte integrante del contrato capaz de relacionar los hechos ocurridos en obra y sus implicaciones actuales.

sin que exista respuesta que lo desvirtué. y servirá de medio de Comunicación formal entre la dependencia. La que deberá permanecer en la residencia de supervisión.Definición y Marco Legal Al igual que la Normativa Federal. sobre el Contenido de la nota. siempre que esté firmada Por los representantes de las partes del contrato en la notas correspondientes o de no Estarlo. nuestro estado posee en su Ley de la Obra Pública. y el contratista. referencia a la Bitácora y su importancia: Artículo 84. en ella se anotarán todas las situaciones del proceso constructivo y desarrollo de la obra. tendrá validez probatoria Plena dentro de cualquier proceso administrativo y judicial. exista requerimiento debidamente notificado a la parte que no firmó. Al inicio de la obra obligatoriamente se abrirá la bitácora correspondiente. entidad o municipio. . en un plazo de cinco Días hábiles siguientes a dicha notificación. decreto 249 de fecha 4 de Noviembre del 2004. La Bitácora formará parte del contrato de obra correspondiente.

la Bitácora es un entidad Legal y un registro formal de obra. .Definición y Marco Legal Como puede observarse en este Artículo de la Legislación Estatal. que constituye parte inseparable del contrato.

46. presupuesto. especificaciones y proyecto ejecutivo. que son los anexos técnicos del contrato y que también forman parte inseparable del mismo (Art.Objetivo El Objeto de la Bitácora es registrar los cambios de proyecto y adecuaciones que se efectúen durante la ejecución de las obras y que modifiquen las previsiones contenidas en la planeación original. 214 RLOPF). . programa.

Requisitos Por su carácter legal. es importante que el libro de Bitácora y su llenado reúna ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo. para que se conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de las copias sea clara y legible. 94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal: ►Hojas foliadas y referidas al contrato. por lo que deberán cumplir de manera básica con lo establecido en el Art. ►Poseer original y dos copias desprendibles. una para la contratista y otra para la supervisión. debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego de copias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante. previniendo su ulterior uso en la aclaración de situaciones. Las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las obras. .

.93 RLOPF). a fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio. Artículo 93. debiendo permanecer en la residencia de obra.Ubicación de la Bitácora Como se trata de un instrumento que deberá utilizarse como medio de comunicación y seguimiento formal de la obra. El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios.84 RLOPF) en la residencia de obras y en un lugar accesible para ambas partes (Art. deberá permanecer bajo resguardo de la supervisión (Art. sin que la bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos.

prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma. así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista. el Artículo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal. datos generales de las partes involucradas. señalándola adicionalmente como el único medio para dar validez oficial a los escritos y dictámenes relacionados con la obra. ► Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura. indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad. datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán.Llenado de la Bitácora Con la finalidad de normar el uso de la Bitácora para asegurar su validez legal. nombre y firma del personal autorizado. domicilios y teléfonos. . para la utilización de la bitácora.

con tinta indeleble. de intención o redacción. las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. letra de molde legible y sin abreviaturas. abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta. sin excepción.Llenado de la Bitácora ► Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. ► Todas ► Las ► Cuando . se cometa algún error de escritura. el orden establecido. la nota deberá anularse por quien la emita. notas o asientos deberán efectuarse claramente. el orden establecido. sin excepción.

deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas. de requerirse. ► Se ► Una . vez firmadas las notas de la bitácora. ni entre renglones. se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.Llenado de la Bitácora ► La nota cuyo original y enmendaduras. los interesados podrán retirar sus respectivas copias. copias aparezcan con tachaduras y ► No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora. márgenes o cualquier otro sitio. será nula.

deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión. Asimismo. compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. o bien. minutas. se podrán validar oficios. debiendo en este último caso. anexando copias. refiriéndose al contenido de los mismos. las notas deberán quedar cerradas y resueltas. o especificarse que su solución será posterior. y cierre de la bitácora. relacionar la nota de resolución con la que le dé origen.Llenado de la Bitácora ► Cuando se requiera. se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos. ► El ► Todas ► El . memoranda y circulares.

los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura. precisando como mínimo los siguientes aspectos. números generadores. debiendo acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo. así sea por el responsable de la anotación original. ► Horario en el que se podrá consultar y asentar notas. y la autorización y revisión de estimaciones. ► Establecer ► Prohibir ► Regular . la modificación de las notas ya firmadas. el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo. cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato. higiene y protección al ambiente que deban implementarse.Llenado de la Bitácora En la bitácora se deberá especificar y validar el uso de este instrumento. un plazo máximo para la firma de las notas. así como lo relativo a las normas de seguridad.

la bitácora deberá contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato. para efectuar las labores encomendadas. así como las solicitudes de información que tenga que hacer el contratista. . Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos. las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efectúe la dependencia o entidad. Por lo que se refiere a contratos de servicios. con la finalidad de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se podrán utilizar abreviaturas con fines prácticos.Llenado de la Bitácora También es conveniente el uso de una hoja de referencias y abreviaturas.

.. mediante la transcripción integra de la parte de interes en la libreta de la bitácora. una observación de auditoria.Llenado de la Bitácora En lo referente a la validación e incorporación de documentos para mejor soporte de lo establecido en la bitácora. un instructivo de instalación de un equipo. bastará con abrir un asiento donde se indique que una minuta de junta de obra. etc. de manera que tanto el original como las copias cuenten con un ejemplar adherido. A continuación. un oficio. un reporte de laboratorio. firmando cada una de las partes y se engrapa a la hoja correspondiente de la bitácora. también se podrá validar dichos documentos o su contenido parcial. una especificación. No obstante lo anterior. se incorporan íntegramente o sus partes tal cual a la bitácora. se obtiene por triplicado copias del documento de que se trate.

es importante establecer una estructura que permita el asiento de datos de forma consistente y precisa. . Solución. Ubicación. Prevención. ESTRUCTURA DE LAS NOTAS DE BITACORA ► ► ► ► ► ► ► Relación del asunto o Problema.Notas de Bitácora Siendo un elemento legal trascendente. Plazo. Causa. Croquis explicativo.

el cual deberá solicitarse por escrito al el departamento correspondiente. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada. deberá retirarse el material hoy mismo. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra de la obra. el departamento de Obras Públicas podrá establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica. Por lo que para este particular y al no existir tal documento.Notas de Bitácora Ejemplo de Nota de Bitácora: Nota No. deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la vía publica para este efecto. violando lo dispuesto en los artículos 207. . 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista. de otra forma. 209 y 260 del Reglamento de construcción.

Plazo de ejecución Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente. deberá retirarse el material hoy mismo. deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la .III. violando lo dispuesto en los artículos 207. el cual deberá Causas delpor escrito al el IV..Notas de Bitácora .. el departamento de Obras Públicas podrá V.responsabilidad de la nota y consecuencias económicas . sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica. de otra forma. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada.II.... 209 y 260 del Reglamento de construcción. VIII.solicitarse problema departamento correspondiente.Ubicación vía publica para este efecto.clasificación de la Ejemplo de Nota de Bitácora: nota Nota No.I. Por lo que para este particular y al no existir tal documento. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra fuera de la obra. 28 .Descripción del asunto Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista.Solución establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de VI..

“corregir el armado de la obra”. DESCRIPCION DEL ASUNTO. Entonces debe iniciarse diciendo: “se ordena”. El asunto que motivo la nota. se recomienda.Notas de Bitácora CLASIFICACION DE LA NOTA. En este caso se tratara de una orden. se trata en estas partes de expresar el motivo de la orden que se emite. etc. . o bien “se autoriza”. la redacción seria por ejemplo: “Las pruebas de resistencia al concreto”. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota.

pero abarcando con precisión al articulo e inciso de la Ley. La ubicación del elemento al que nos referimos. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota en forma breve. CAUSAS DEL PROBLEMA. Norma o Reglamento de que se trate. .Notas de Bitácora UBICACIÓN. Cuidando de referenciar apropiadamente el elemento que se trate con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos.

para lo cual nos debemos basar en la misma normatividad aplicable que referimos con anterioridad. . No se recomienda anotar cantidades al determinar los plazos. PLAZO PARA LA EJECUCION. se establece un plazo máximo para su ejecución. Señalando una fecha fija. Es muy importante señalar en esta parte que debemos establecer la solución al problema. Inmediatamente después de la solución descriptiva.Notas de Bitácora SOLUCION. En plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso.

por lo que es necesario meditar la forma mas conveniente realizar el trabajo que nos ocupa. Se trata sin duda de la parte más trascendente de la nota de bitácora pero la práctica es la parte que menos se acostumbra a considerar al hacer los asientos. El constructor será finalmente responsable de efectuar las medidas preventivas y nada seria mejor que participe en la elaboración de la solución que habrá de dictarse. . Asentar la parte preventiva de la bitácora tienen cierto grado de dificultad debido a las implicaciones económicas que con lleva. debido a que implica razonamientos especiales que toman en consideración la experiencia y conocimiento de quien la redacta.Notas de Bitácora PREVENCION. requiriéndose analizar el proceso durante su ejecución.

debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar. por consiguiente. a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella.Clasificación de Notas Casi sin excepción. LAS NOTAS DE BITACORA SE PUEDEN CLASIFICAR EN: ► ► ► ► ► ► Órdenes Certificaciones Requerimientos y solicitudes Autorizaciones Control e Informes y Recomendaciones . todas las notas de bitácora llevan implícito un costo. En otras palabras. la bitácora es un registro muy serio y su manejo es una responsabilidad que asumen los que la operan. por lo que deben tener cabal conciencia de lo que ello significa.

► CERTIFICACIONES. se sugiere se acumulen pruebas que respalden la certificación. Siempre que se certifique algo es por que se tiene la seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. En el libro de bitácora el supervisor debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa propia del propietario o constructor. El uso mas frecuente que el supervisor hace de la bitácora de obra es para ordenar al constructor lo que debe realizar. no esta permitido equivocarse cuando se esta actuando prácticamente en calidad de notario. .Clasificación de Notas ► ORDENES. de ser posible. Esto puede hacerse por medio de fotografías.

. En el desarrollo de toda obra y para su correcta ejecución e incluso supervisión es conveniente contar siempre con la aprobación de lo que realizamos. De la misma forma es posible requerir información adicional a la supervisión sobre especificaciones no contenidas en el proyecto o bien faltantes detectadas en el desarrollo de la obra. si no también de procedimientos alternos para el logro de actividades complejas. de tal forma que se de fé o constate que los trabajos fueron realizados de acuerdo a lo establecido en los proyectos. por ello la bitácora constituye el mecanismo formal para solicitar la aprobación de lo ejecutado. También es posible solicitar por este conducto no solo las certificaciones de trabajos realizados de acuerdo a proyecto.Clasificación de Notas ► REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES.

bancos de nivel. como son autorización de: colados de concreto. tendido de carpetas y todo aspecto común de los proyectos que se traten. Sin embargo existen otros aspectos que refieren condiciones especiales que podemos denominar NO RUTINARIOS (asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos) y en los cuales tenemos que tener el cuidado suficiente de no estar adquiriendo responsabilidades fuera de nuestro alcance. Es frecuente que el Supervisor autorice por conducto de la bitácora sobre cuestiones RUTINARIAS de la obra. al trasmitir una orden o modificando un plano o proyecto que no compete a nuestros alcances técnicos ni administrativos y para los cuales requerimos imprescindiblemente de autorización superior para poder hacerlo. compactaciones de relleno. .Clasificación de Notas ► AUTORIZACIONES. trazos para la fijación de vértices.

realizar recomendaciones a los constructores. Sin embargo se debe tener el cuidado de no extralimitarse en sus funciones ni realizar recomendaciones que involucren cambios sustanciales a lo reflejado en el catalogo de concepto y sus especificaciones puesto que ello deberá previamente ser consensado ante sus superiores. . a fin de asegurar la calidad de los trabajos.Clasificación de Notas ► RECOMENDACIONES. Es Posible. basado en la experiencia de la supervisión.

ya que representa una recapitulación cronológica de los acontecimientos importantes suscitados durante el desarrollo de la obra y que dan paso a las condiciones actuales. Es decir. Esta actividad es quizá una de las mas importantes herramientas que presenta la bitácora. los informes nos permiten en conjunto con las otras notas de bitácora. tanto para los supervisores como ara los constructores. por ello todo informe debe redactarse de forma clara y completa referenciando de ser posible fuentes oficiales o reconocidas.Clasificación de Notas ► INFORMES. . reconstruir los antecedentes de la obra y poder deslindar el origen de cualquier controversia futura. como soporte fehaciente de lo que se refleja.

La dependencia o entidad. Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio del constructor puedan afectar las metas económicas o el periodo de construcción. previo a la formulación del expediente que justifique el volumen o los tiempos que serán superados de la asignación presente debido a los trabajos extraordinarios detectados. de no hacerlo. deberá formalizarse dentro de los treinta días naturales siguientes a uno u otro suceso. mediante anotación en la bitácora. en su caso. Si el contratista se percata de la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecución convenido.Casos importantes. su solicitud de ampliación y la documentación justificatoria. El convenio. la solicitud se tendrá por aceptada. es obligación del contratista referirlo en la bitácora. emitirá el dictamen de resolución. presentando dentro del plazo de ejecución. deberá notificarlo a la dependencia o entidad. . Artículo 73. por causas no imputables a él. dentro de los treinta días naturales siguientes a la presentación de la solicitud del contratista. originalmente pactado en el contrato.

para que ésta resuelva lo conducente. por parte de la residencia de obra. a menos que se trate de una emergencia o sea un caso excepcional que ponga en riesgo a terceros. salvo que se trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible esperar su autorización. el contratista se percata de la necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. Si durante la vigencia del contrato. El constructor en ningún momento podrá ejecutar obra adicional que previamente y por escrito no haya sido autorizada por la dependencia. Por su parte. el contratista ampliará la garantía otorgada para el cumplimiento del contrato en la misma proporción sobre el monto del convenio. . Artículo 74. el contratista sólo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora. La dependencia o entidad deberá asegurarse de contar con los recursos disponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado.Casos importantes. deberá notificarlo a la dependencia o entidad de que se trate.

Casos importantes. sus especificaciones y los precios unitarios quedarán incorporados al contrato. tampoco podrá ejecutar conceptos fuera de catalogo sin la debida autorización escrita del supervisor. la orden de trabajo correspondiente. el contratista dentro de los treinta días naturales siguientes a que se ordene su ejecución. … En todos los casos. en los términos del documento que para tal efecto se suscriba. . De la misma manera. independiente de la anotación en bitácora. En tal evento. debiendo presentar antes de 30 días un expediente donde se reflejen los analisis de precios unitarios que se autorizaron para su ejecución. Artículo 77. la dependencia o entidad deberá emitir por escrito al contratista. los conceptos. deberá presentar los análisis de precios correspondientes con la documentación que los soporte y apoyos necesarios para su revisión. Si durante la vigencia del contrato surge la necesidad de ejecutar trabajos por conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. su conciliación y autorización deberá realizarse durante los siguientes treinta días naturales a su presentación.

En el proceso de revisión de los conceptos fuera de catalogo. Artículo 78. es posible mantener el flujo financiero de la empresa.Casos importantes. siempre que medie la información mínima en bitácora para asegurar el uso de los insumos requeridos. no es posible su conciliación y autorización en el término señalado en el artículo anterior.Si por las características y complejidad de los precios unitarios no considerados en el catálogo original. siempre que se cumplan las siguientes condiciones: . las dependencias y entidades. previa justificación. el pago provisional de los costos directos de los insumos que efectivamente se hayan suministrado o utilizado en las obras. . podrán autorizar hasta por un plazo de cuarenta y cinco días naturales.

costos horarios. Consumo de material. b.Casos importantes. III. de los siguientes conceptos: a. tales como facturas. el supervisor lleven un control diario. . Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifique que el contratista efectivamente ya realizó su pago. Cantidad o volumen de obra realizado durante la jornada. Que cuente con la autorización del residente de obra y del área encargada de los precios unitarios y. de acuerdo a lo requerido por los trabajos a ejecutar. I. II. Cantidad de mano de obra utilizada y las categorías del personal encargado específicamente de los trabajos. y d. c. del supervisor. en su caso. de acuerdo con la experiencia en obras similares. los que deben ser proporcionados en forma eficiente y con rendimientos de máquinas y equipos nuevos. entre otros. la que debe ser proporcionada en forma eficiente. nóminas. en su caso. Cantidad de maquinaria o equipo de construcción utilizado en horas efectivas. Que el residente de obra y. con sus respectivas anotaciones en bitácora.

diariamente.. del RLOP. Artículo 135. 103. 86. Los supervisores de acuerdo al Art. de acuerdo al Art. . monto ejercido y créditos a favor o en contra.Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos. Finalmente. para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá una relación de las estimaciones o de gastos aprobados. Deben de realizar anotaciones de avances y aspectos relevantes. deberá notificar la terminación de los trabajos. En cuanto a la entrega de revisión de las estimaciones. el contratista a través de la bitácora o por oficio. es una obligación del supervisor realizar el asiento de la fecha de entrega.Casos importantes.

José de Jesús Rodríguez López. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. • Ley de Obra Pública Federal 2000 • Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chiapas 2004 • Reglamento de Ley de Obra Publica Federal 2005. • Ponencia realizada por en el seminario para Directores Responsables de Obra de Tapachula. . del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula.Bibliografía. José Antonio Toriello Elorza. • Ponencia preparada por el Ing. Ing.