La Bitácora de Obra

Curso de Capacitación Continua Enero del 2005

Ing. Juan Alberto Sánchez Hernández.

Definición y Marco Legal
De acuerdo con el Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mimas, publicado el 20 de Agosto del 2001, en el Diario Oficial de la Federación, La Bitácora se define como:

Articulo 1. Bitácora.- El instrumento técnico de control de los trabajos, el cual servirá como medio de comunicación convencional entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos, y en el que deberán referirse los asuntos importantes que se desarrollen durante la ejecución de las obras y servicios.

Definición y Marco Legal
Además la Ley de Obras Públicas Federal vigente desde Enero del 2000, en su Artículo 46, menciona: Artículo 46. … Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones. Por lo anterior, podemos observar que la Bitácora es uno de los instrumentos reconocido legalmente como parte integrante del contrato capaz de relacionar los hechos ocurridos en obra y sus implicaciones actuales.

La Bitácora formará parte del contrato de obra correspondiente. nuestro estado posee en su Ley de la Obra Pública. . sin que exista respuesta que lo desvirtué. referencia a la Bitácora y su importancia: Artículo 84. decreto 249 de fecha 4 de Noviembre del 2004. La que deberá permanecer en la residencia de supervisión. sobre el Contenido de la nota. Al inicio de la obra obligatoriamente se abrirá la bitácora correspondiente. siempre que esté firmada Por los representantes de las partes del contrato en la notas correspondientes o de no Estarlo.Definición y Marco Legal Al igual que la Normativa Federal. tendrá validez probatoria Plena dentro de cualquier proceso administrativo y judicial. entidad o municipio. en ella se anotarán todas las situaciones del proceso constructivo y desarrollo de la obra. exista requerimiento debidamente notificado a la parte que no firmó. en un plazo de cinco Días hábiles siguientes a dicha notificación. y servirá de medio de Comunicación formal entre la dependencia. y el contratista.

la Bitácora es un entidad Legal y un registro formal de obra. .Definición y Marco Legal Como puede observarse en este Artículo de la Legislación Estatal. que constituye parte inseparable del contrato.

presupuesto. que son los anexos técnicos del contrato y que también forman parte inseparable del mismo (Art. 46. .Objetivo El Objeto de la Bitácora es registrar los cambios de proyecto y adecuaciones que se efectúen durante la ejecución de las obras y que modifiquen las previsiones contenidas en la planeación original. 214 RLOPF). programa. especificaciones y proyecto ejecutivo.

94 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal: ►Hojas foliadas y referidas al contrato. para que se conserve siempre en buen estado que asegure que cada una de las copias sea clara y legible. por lo que deberán cumplir de manera básica con lo establecido en el Art.Requisitos Por su carácter legal. . Las libretas deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las obras. previniendo su ulterior uso en la aclaración de situaciones. ►Poseer original y dos copias desprendibles. es importante que el libro de Bitácora y su llenado reúna ciertos requisitos que aseguren su buen funcionamiento y respaldo. una para la contratista y otra para la supervisión. debe estar foliada de forma progresiva respetando el juego de copias requeridos y tener cuidado con el uso del papel copiante.

Ubicación de la Bitácora Como se trata de un instrumento que deberá utilizarse como medio de comunicación y seguimiento formal de la obra. sin que la bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos. Artículo 93. El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios. a fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio.84 RLOPF) en la residencia de obras y en un lugar accesible para ambas partes (Art. deberá permanecer bajo resguardo de la supervisión (Art. .93 RLOPF). debiendo permanecer en la residencia de obra.

el Artículo 95 del Reglamento de la Ley de Obras Publicas Federal.Llenado de la Bitácora Con la finalidad de normar el uso de la Bitácora para asegurar su validez legal. . señalándola adicionalmente como el único medio para dar validez oficial a los escritos y dictámenes relacionados con la obra. indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad. ► Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura. datos generales de las partes involucradas. para la utilización de la bitácora. así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista. datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán. prevee una serie de indicaciones para el llenado de la misma. nombre y firma del personal autorizado. domicilios y teléfonos.

de intención o redacción. abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta. notas o asientos deberán efectuarse claramente. el orden establecido. el orden establecido. la nota deberá anularse por quien la emita. sin excepción. letra de molde legible y sin abreviaturas. sin excepción.Llenado de la Bitácora ► Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando. con tinta indeleble. se cometa algún error de escritura. ► Todas ► Las ► Cuando .

los interesados podrán retirar sus respectivas copias. copias aparezcan con tachaduras y ► No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora. será nula. deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas. se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen. vez firmadas las notas de la bitácora.Llenado de la Bitácora ► La nota cuyo original y enmendaduras. ni entre renglones. ► Se ► Una . de requerirse. márgenes o cualquier otro sitio.

Asimismo. se podrán validar oficios. refiriéndose al contenido de los mismos. se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos. debiendo en este último caso. las notas deberán quedar cerradas y resueltas. compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. relacionar la nota de resolución con la que le dé origen.Llenado de la Bitácora ► Cuando se requiera. o especificarse que su solución será posterior. anexando copias. o bien. minutas. memoranda y circulares. deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión. ► El ► Todas ► El . y cierre de la bitácora.

debiendo acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo. el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo. y la autorización y revisión de estimaciones. los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura. así como lo relativo a las normas de seguridad. así sea por el responsable de la anotación original. un plazo máximo para la firma de las notas.Llenado de la Bitácora En la bitácora se deberá especificar y validar el uso de este instrumento. números generadores. la modificación de las notas ya firmadas. higiene y protección al ambiente que deban implementarse. ► Horario en el que se podrá consultar y asentar notas. ► Establecer ► Prohibir ► Regular . precisando como mínimo los siguientes aspectos. cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato.

. con la finalidad de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a los que se hace referencia frecuentemente y para los que se podrán utilizar abreviaturas con fines prácticos. Se sugiere aprovechar apropiadamente esta facilidad para evitar textos extensos. Por lo que se refiere a contratos de servicios.Llenado de la Bitácora También es conveniente el uso de una hoja de referencias y abreviaturas. así como las solicitudes de información que tenga que hacer el contratista. la bitácora deberá contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato. las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efectúe la dependencia o entidad. para efectuar las labores encomendadas.

también se podrá validar dichos documentos o su contenido parcial. No obstante lo anterior. se incorporan íntegramente o sus partes tal cual a la bitácora. bastará con abrir un asiento donde se indique que una minuta de junta de obra. de manera que tanto el original como las copias cuenten con un ejemplar adherido. se obtiene por triplicado copias del documento de que se trate. una especificación.Llenado de la Bitácora En lo referente a la validación e incorporación de documentos para mejor soporte de lo establecido en la bitácora. un oficio. A continuación. .. etc. un reporte de laboratorio. mediante la transcripción integra de la parte de interes en la libreta de la bitácora. firmando cada una de las partes y se engrapa a la hoja correspondiente de la bitácora. una observación de auditoria. un instructivo de instalación de un equipo.

Croquis explicativo. . Causa. es importante establecer una estructura que permita el asiento de datos de forma consistente y precisa. Ubicación.Notas de Bitácora Siendo un elemento legal trascendente. ESTRUCTURA DE LAS NOTAS DE BITACORA ► ► ► ► ► ► ► Relación del asunto o Problema. Prevención. Plazo. Solución.

deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la vía publica para este efecto. 209 y 260 del Reglamento de construcción. Por lo que para este particular y al no existir tal documento. el departamento de Obras Públicas podrá establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente. el cual deberá solicitarse por escrito al el departamento correspondiente. de otra forma. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra de la obra. . violando lo dispuesto en los artículos 207. deberá retirarse el material hoy mismo. 28 Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica.Notas de Bitácora Ejemplo de Nota de Bitácora: Nota No. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada.

VIII. Por lo que para este particular y al no existir tal documento.III. de otra forma. de otra manera y de no atenderse la orden manifestada. el cual deberá Causas delpor escrito al el IV.Descripción del asunto Lunes 12:20 2/Septiembre/04 Se ordena a la contratista. 28 . deberá poseer permiso oficial para poder utilizar la ..solicitarse problema departamento correspondiente.Ubicación vía publica para este efecto.responsabilidad de la nota y consecuencias económicas . Plazo de ejecución Construcción de Tapachula cuya multa fluctúa entre 10 y 100 veces el salario mínimo vigente..Solución establecer las sanciones establecidas en el articulo 297 del reglamento de VI... deberá retirarse el material hoy mismo..II. retirar el escombro de sobrante de demoliciones que se encuentra fuera de la obra. violando lo dispuesto en los artículos 207. el departamento de Obras Públicas podrá V. 209 y 260 del Reglamento de construcción. sobre la banqueta ya que obstruye la vía publica.I.Notas de Bitácora ..clasificación de la Ejemplo de Nota de Bitácora: nota Nota No.

se trata en estas partes de expresar el motivo de la orden que se emite. la redacción seria por ejemplo: “Las pruebas de resistencia al concreto”. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. . El asunto que motivo la nota. “corregir el armado de la obra”. DESCRIPCION DEL ASUNTO.Notas de Bitácora CLASIFICACION DE LA NOTA. se recomienda. Entonces debe iniciarse diciendo: “se ordena”. o bien “se autoriza”. etc. En este caso se tratara de una orden.

La ubicación del elemento al que nos referimos. Cuidando de referenciar apropiadamente el elemento que se trate con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota en forma breve. CAUSAS DEL PROBLEMA. .Notas de Bitácora UBICACIÓN. Norma o Reglamento de que se trate. pero abarcando con precisión al articulo e inciso de la Ley.

En plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. No se recomienda anotar cantidades al determinar los plazos.Notas de Bitácora SOLUCION. PLAZO PARA LA EJECUCION. Inmediatamente después de la solución descriptiva. se establece un plazo máximo para su ejecución. Es muy importante señalar en esta parte que debemos establecer la solución al problema. Señalando una fecha fija. para lo cual nos debemos basar en la misma normatividad aplicable que referimos con anterioridad. .

por lo que es necesario meditar la forma mas conveniente realizar el trabajo que nos ocupa.Notas de Bitácora PREVENCION. requiriéndose analizar el proceso durante su ejecución. . El constructor será finalmente responsable de efectuar las medidas preventivas y nada seria mejor que participe en la elaboración de la solución que habrá de dictarse. Asentar la parte preventiva de la bitácora tienen cierto grado de dificultad debido a las implicaciones económicas que con lleva. debido a que implica razonamientos especiales que toman en consideración la experiencia y conocimiento de quien la redacta. Se trata sin duda de la parte más trascendente de la nota de bitácora pero la práctica es la parte que menos se acostumbra a considerar al hacer los asientos.

por consiguiente. todas las notas de bitácora llevan implícito un costo. LAS NOTAS DE BITACORA SE PUEDEN CLASIFICAR EN: ► ► ► ► ► ► Órdenes Certificaciones Requerimientos y solicitudes Autorizaciones Control e Informes y Recomendaciones .Clasificación de Notas Casi sin excepción. la bitácora es un registro muy serio y su manejo es una responsabilidad que asumen los que la operan. a favor o en contra de una de las partes que intervienen en ella. por lo que deben tener cabal conciencia de lo que ello significa. debe meditarse muy bien lo que se pretende asentar. En otras palabras.

Clasificación de Notas ► ORDENES. . En el libro de bitácora el supervisor debe certificar o dar fe de situaciones o del cumplimiento de órdenes por iniciativa propia del propietario o constructor. Esto puede hacerse por medio de fotografías. se sugiere se acumulen pruebas que respalden la certificación. de ser posible. El uso mas frecuente que el supervisor hace de la bitácora de obra es para ordenar al constructor lo que debe realizar. ► CERTIFICACIONES. Siempre que se certifique algo es por que se tiene la seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. no esta permitido equivocarse cuando se esta actuando prácticamente en calidad de notario.

También es posible solicitar por este conducto no solo las certificaciones de trabajos realizados de acuerdo a proyecto. de tal forma que se de fé o constate que los trabajos fueron realizados de acuerdo a lo establecido en los proyectos. si no también de procedimientos alternos para el logro de actividades complejas. por ello la bitácora constituye el mecanismo formal para solicitar la aprobación de lo ejecutado. De la misma forma es posible requerir información adicional a la supervisión sobre especificaciones no contenidas en el proyecto o bien faltantes detectadas en el desarrollo de la obra. . En el desarrollo de toda obra y para su correcta ejecución e incluso supervisión es conveniente contar siempre con la aprobación de lo que realizamos.Clasificación de Notas ► REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES.

compactaciones de relleno. como son autorización de: colados de concreto. . Es frecuente que el Supervisor autorice por conducto de la bitácora sobre cuestiones RUTINARIAS de la obra. Sin embargo existen otros aspectos que refieren condiciones especiales que podemos denominar NO RUTINARIOS (asuntos que difieren de lo establecido previamente en los anexos técnicos) y en los cuales tenemos que tener el cuidado suficiente de no estar adquiriendo responsabilidades fuera de nuestro alcance. trazos para la fijación de vértices. tendido de carpetas y todo aspecto común de los proyectos que se traten. al trasmitir una orden o modificando un plano o proyecto que no compete a nuestros alcances técnicos ni administrativos y para los cuales requerimos imprescindiblemente de autorización superior para poder hacerlo.Clasificación de Notas ► AUTORIZACIONES. bancos de nivel.

Clasificación de Notas ► RECOMENDACIONES. realizar recomendaciones a los constructores. a fin de asegurar la calidad de los trabajos. basado en la experiencia de la supervisión. Sin embargo se debe tener el cuidado de no extralimitarse en sus funciones ni realizar recomendaciones que involucren cambios sustanciales a lo reflejado en el catalogo de concepto y sus especificaciones puesto que ello deberá previamente ser consensado ante sus superiores. . Es Posible.

los informes nos permiten en conjunto con las otras notas de bitácora. Esta actividad es quizá una de las mas importantes herramientas que presenta la bitácora. Es decir. . por ello todo informe debe redactarse de forma clara y completa referenciando de ser posible fuentes oficiales o reconocidas. reconstruir los antecedentes de la obra y poder deslindar el origen de cualquier controversia futura. tanto para los supervisores como ara los constructores. ya que representa una recapitulación cronológica de los acontecimientos importantes suscitados durante el desarrollo de la obra y que dan paso a las condiciones actuales. como soporte fehaciente de lo que se refleja.Clasificación de Notas ► INFORMES.

La dependencia o entidad. Artículo 73. previo a la formulación del expediente que justifique el volumen o los tiempos que serán superados de la asignación presente debido a los trabajos extraordinarios detectados. su solicitud de ampliación y la documentación justificatoria. dentro de los treinta días naturales siguientes a la presentación de la solicitud del contratista. es obligación del contratista referirlo en la bitácora. deberá notificarlo a la dependencia o entidad.Casos importantes. Cuando se presentan condiciones extraordinarias que a juicio del constructor puedan afectar las metas económicas o el periodo de construcción. Si el contratista se percata de la imposibilidad de cumplir con el programa de ejecución convenido. de no hacerlo. deberá formalizarse dentro de los treinta días naturales siguientes a uno u otro suceso. emitirá el dictamen de resolución. en su caso. El convenio. presentando dentro del plazo de ejecución. la solicitud se tendrá por aceptada. mediante anotación en la bitácora. por causas no imputables a él. . originalmente pactado en el contrato.

La dependencia o entidad deberá asegurarse de contar con los recursos disponibles y suficientes dentro de su presupuesto autorizado. Artículo 74. a menos que se trate de una emergencia o sea un caso excepcional que ponga en riesgo a terceros. por parte de la residencia de obra.Casos importantes. salvo que se trate de situaciones de emergencia en las que no sea posible esperar su autorización. el contratista sólo podrá ejecutarlos una vez que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora. El constructor en ningún momento podrá ejecutar obra adicional que previamente y por escrito no haya sido autorizada por la dependencia. deberá notificarlo a la dependencia o entidad de que se trate. . Si durante la vigencia del contrato. el contratista se percata de la necesidad de ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. para que ésta resuelva lo conducente. Por su parte. el contratista ampliará la garantía otorgada para el cumplimiento del contrato en la misma proporción sobre el monto del convenio.

independiente de la anotación en bitácora. su conciliación y autorización deberá realizarse durante los siguientes treinta días naturales a su presentación. los conceptos. Artículo 77. debiendo presentar antes de 30 días un expediente donde se reflejen los analisis de precios unitarios que se autorizaron para su ejecución. en los términos del documento que para tal efecto se suscriba. tampoco podrá ejecutar conceptos fuera de catalogo sin la debida autorización escrita del supervisor.Casos importantes. el contratista dentro de los treinta días naturales siguientes a que se ordene su ejecución. la dependencia o entidad deberá emitir por escrito al contratista. Si durante la vigencia del contrato surge la necesidad de ejecutar trabajos por conceptos no previstos en el catálogo original del contrato. … En todos los casos. De la misma manera. En tal evento. la orden de trabajo correspondiente. . deberá presentar los análisis de precios correspondientes con la documentación que los soporte y apoyos necesarios para su revisión. sus especificaciones y los precios unitarios quedarán incorporados al contrato.

. En el proceso de revisión de los conceptos fuera de catalogo. es posible mantener el flujo financiero de la empresa. las dependencias y entidades. siempre que se cumplan las siguientes condiciones: . podrán autorizar hasta por un plazo de cuarenta y cinco días naturales.Casos importantes.Si por las características y complejidad de los precios unitarios no considerados en el catálogo original. el pago provisional de los costos directos de los insumos que efectivamente se hayan suministrado o utilizado en las obras. no es posible su conciliación y autorización en el término señalado en el artículo anterior. previa justificación. Artículo 78. siempre que medie la información mínima en bitácora para asegurar el uso de los insumos requeridos.

c. en su caso. Cantidad de mano de obra utilizada y las categorías del personal encargado específicamente de los trabajos. Cantidad o volumen de obra realizado durante la jornada. con sus respectivas anotaciones en bitácora. de acuerdo a lo requerido por los trabajos a ejecutar. Cantidad de maquinaria o equipo de construcción utilizado en horas efectivas. de los siguientes conceptos: a. y d. los que deben ser proporcionados en forma eficiente y con rendimientos de máquinas y equipos nuevos. Consumo de material. II. en su caso. . del supervisor. el supervisor lleven un control diario. la que debe ser proporcionada en forma eficiente. costos horarios. III.Casos importantes. tales como facturas. b. Que cuente con la autorización del residente de obra y del área encargada de los precios unitarios y. de acuerdo con la experiencia en obras similares. nóminas. Que el residente de obra y. I. entre otros. Que los pagos cuenten con el soporte documental necesario que justifique que el contratista efectivamente ya realizó su pago.

para lo cual anexará los documentos que lo soporten e incluirá una relación de las estimaciones o de gastos aprobados.. Finalmente. 103. En cuanto a la entrega de revisión de las estimaciones. el contratista a través de la bitácora o por oficio. es una obligación del supervisor realizar el asiento de la fecha de entrega. monto ejercido y créditos a favor o en contra. del RLOP. . Deben de realizar anotaciones de avances y aspectos relevantes.Casos importantes. Los supervisores de acuerdo al Art.Para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos. de acuerdo al Art. Artículo 135. deberá notificar la terminación de los trabajos. diariamente. 86.

. José de Jesús Rodríguez López.Bibliografía. • Ley de Obra Pública Federal 2000 • Ley de Obras Publicas y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chiapas 2004 • Reglamento de Ley de Obra Publica Federal 2005. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. del Colegio de Ingenieros Civiles de Tapachula. • Ponencia realizada por en el seminario para Directores Responsables de Obra de Tapachula. Ing. José Antonio Toriello Elorza. • Ponencia preparada por el Ing.

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