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SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORES
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO

DIRECCIN DE ORGANIZACIN
OFICIALA MAYOR
DGPOP
ENERO DE 2005
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CONTENIDO
1. Introduccin.
2. Manual de organizacin.
a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)
3. Elementos que integran el manual de organizacin.

Introduccin. Objetivo del manual. Marco jurdico. Atribuciones. Antecedentes histricos.
Misin y visin. Organigrama.
Estructura orgnica. Objetivo y funciones.
Glosario de trminos.
4. Formalizacin del manual. 5. Implantacin. 6. Proceso general para la dictaminacin de un manual de organizacin.
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I.- Introduccin
El manual de organizacin constituye un instrumento de apoyo al proceso de modernizacin organizacional de la Secretara de Relaciones Exteriores, al proporcionar informacin sobre la estructura orgnica, atribuciones, objetivos y funciones que realizan cada uno de los rganos administrativos que la integran. Dentro de las atribuciones que tiene encomendadas la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto (DGPOP), se encuentra la de dictaminar los manuales de organizacin de la Secretara, que de conformidad con el artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, las dependencias debern mantener permanentemente actualizados sus manuales administrativos. La DGPOP elabor la presente gua, la cual incluye los lineamientos y aspectos metodolgicos para facilitar el proceso de elaboracin y actualizacin de los manuales de organizacin de las unidades administrativas y de las representaciones de Mxico en el exterior.
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II.- Manual de organizacin

Concepto de manual de organizacin
Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin, y funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual de organizacin en general el documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. El manual de organizacin es un documento oficial que describe claramente la estructura orgnica y las funciones asignadas a cada elemento de una organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. En nuestro mbito de accin se define como una herramienta o instrumento de trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la informacin detallada, referente a los antecedentes histricos, el marco jurdico-administrativo, objetivo, estructura orgnica, organigrama que representa en forma esquemtica la estructura de la organizacin, las funciones de los rganos que integran una unidad administrativa, los niveles jerrquicos, los grados de autoridad, responsabilidad, as como las lneas de comunicacin y coordinacin existentes, que esquematiza y resume la organizacin de una unidad responsable. El manual de organizacin es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las unidades administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo.
Objetivo
El manual de organizacin se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.
Ventajas
Presentar una visin de conjunto de la unidad administrativa.
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Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Colaborar en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e instrumentar medidas de modernizacin administrativa. Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas. Ser un instrumento til de orientacin e informacin sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.
Lineamientos generales para la elaboracin del manual de organizacin

La Direccin de Programacin, Organizacin y Presupuesto, a travs de la Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo, proporcionar la asesora necesaria a las unidades administrativas correspondiente para la elaboracin de su manual de organizacin especfico. El manual de organizacin deber ser aprobado por el responsable de la unidad administrativa de que se trate y contar con la aprobacin de la Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo. La actualizacin, de cada manual se realizar cuando se operen cambios en la nomenclatura o estructura orgnica por: modificacin, crecimiento o compactacin; distinta distribucin de funciones entre las reas que integran a la unidad administrativa de que se trate; as como por modificaciones al reglamento interior. La actualizacin, modificacin o cambios que sufra el manual de organizacin debern de ser supervisados y avalados por la Direccin de Organizacin. La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto a travs de la Direccin de Organizacin, ser la encargada de tramitar la autorizacin a travs de la hoja de autorizacin de expedicin de los manuales de organizacin ante la Oficiala Mayor y C. Secretario, para su validez oficial.
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Los manuales de organizacin, una vez autorizados por el C. Secretario de Relaciones Exteriores, debern ser implantados en un perodo mximo de un mes.
Recomendaciones generales
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un rea subordinada. Es conveniente que los manuales de organizacin sean elaborados con la participacin de las unidades que tienen la responsabilidad de realizar las funciones. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias. Despus de efectuar esta revisin, es conveniente someter el proyecto de manual a la aprobacin de las autoridades correspondientes, con el fin de que sea expedido. La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga del manual de organizacin, depender de la determinacin del nmero de funcionarios y empleados que deben contar con este instrumento administrativo. Una vez que el manual de organizacin ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin. As tambin, resulta de gran importancia que las personas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan al detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento general de la accin institucional y puedan consultar dichos documentos siempre que sea necesario. La utilidad de los manuales de organizacin radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a travs de revisiones peridicas.
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III.- Elementos que integran el manual

En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de organizacin, por estas razones, resulta conveniente que en la Administracin Pblica Federal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentacin. En las siguientes pginas se mencionan los elementos que se considera deben integrar un manual de organizacin, por ser los ms relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboracin.
Identificacin
Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern anotarse los datos siguientes: 1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la Dependencia. 3. Ttulo del manual de organizacin. 4. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboracin o actualizacin permanente. 5. Fecha de implantacin o, en su caso, de actualizacin. Los manuales de organizacin debern elaborarse en el siguiente formato y la Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo, se encargar de dictaminar la informacin procesada por la unidad administrativa en dicho formato.
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Ejemplo:
Hoja donde inicia el manual; se utiliza para la portada y el ndice:
Arial 18 Arial 16 Arial 14
Arial 20
Arial 12
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Hoja donde continuar el manual hasta su conclusin:
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Contenido
En este apartado se presentan, de manera sinttica y ordenada, los captulos que constituyen el manual o los ttulos principales que comprende. A efecto de uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuacin:
Ejemplo:
CONTENIDO I. II. III. IV. V. VI. INTRODUCCIN OBJETIVO DEL MANUAL ANTECEDENTES HISTRICOS MARCO JURDICO ATRIBUCIONES MISIN Y VISIN
VII. ESTRUCTURA ORGNICA VIII. ORGANIGRAMA IX. X. OBJETIVO Y FUNCIONES GLOSARIO DE TRMINOS
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a) Introduccin
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y actualizaciones. Es recomendable que al formular la introduccin, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los siguientes rubros: Propsito y utilidad. Sntesis del contenido. mbito de su aplicacin. reas que participaron en la elaboracin del manual. Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual. La redaccin deber se concisa, clara y comprensible. La introduccin habr de elaborarse en un mximo de tres cuartillas.
Ejemplo:
INTRODUCCIN El presente manual de organizacin de la...., tiene como propsito ... Este documento es de observancia general, como instrumento de informacin y consulta, en todas las reas que conforman la .... El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgnica y con los diferentes niveles jerrquicos que conforman esta Organizacin. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las reas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las lneas de comunicacin y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le permitirn Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deber ser actualizado cada ao, o en su caso, cuando exista algn cambio orgnico funcional al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las reas que la integran, debern aportar la informacin necesaria para este propsito.
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b) Objetivo del manual

En este apartado se deber expresar el propsito que se pretende alcanzar con la aplicacin del manual. Proporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme la elaboracin de los manuales con uniformidad, contenido y presentacin que permita optimizar la eficiencia en la organizacin y funcionamiento de las unidades administrativas de la Secretara. El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en prrafos breves; adems, la primera parte de su contenido deber expresar: QU SE HACE; y la segunda, PARA QU SE HACE. La descripcin de los objetivos se iniciar con un verbo en infinitivo, y en un mximo de cinco lneas.
Ejemplo:
OBJETIVO Proporcionar la informacin necesaria a las reas que conforman la Direccin General de, con el fin de dar a conocer la forma de organizacin, los objetivos, funciones y niveles de responsabilidad de la unidad administrativa.
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c) Antecedentes histricos
Se darn a conocer las principales transformaciones sobre la organizacin y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronolgico indicando las disposiciones jurdico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la estructura organizacional de la misma.
Ejemplo:
ANTECEDENTES HISTRICOS La integracin de la actual Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, dentro del marco estructural de la Oficiala Mayor y de la propia Secretara, ha venido evolucionando, de acuerdo a las necesidades de actualizacin y adecuacin operativa, que tienen como base fundamental los lineamientos emitidos para mejorar el esquema general de la Administracin Pblica Federal. Anteriormente, el sealamiento de los objetivos, formulacin de planes y previsiones, as como la determinacin de los recursos para cumplir con las actividades asignadas a esta Dependencia, se encontraba dentro de la competencia de la Unidad de Programacin integrada, con base en el acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 11 de marzo de 1971. Asimismo, el anlisis y la evaluacin organizacional de la Secretara, se encontraba asignada a la Unidad de Organizacin y Mtodos, constituida por Acuerdo Presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 26 de enero de 1971. Posteriormente, la Unidad de Organizacin y Mtodos pas a formar parte de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Evaluacin, sealndose sus atribuciones en el Reglamento Interior publicado en el Diario Oficial del 18 de abril de 1978, as mismo, se incorporaron a sta, las funciones de la Unidad de Informacin, Orientacin y Quejas. Ante la necesidad de simplificar y agilizar el manejo de la informacin, se implantaron procesos electrnicos para el control y consolidacin de la misma, razn por la que se constituy la Unidad de Informtica, contemplndose en el Reglamento de 1977, como apoyo a las Direcciones Generales de la Dependencia y principalmente de la Direccin General de Archivo, Biblioteca y Publicaciones. En el Diario Oficial del 17 de octubre de 1979, se public el Reglamento Interior de la Secretara, trasladando las funciones de Informtica a esta Direccin General, cambiando su denominacin por Direccin General de Programacin, Organizacin e Informtica.
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Por lo que respecta al control y operacin del ejercicio presupuestal, funcin sustantiva de la actual Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, se encontraba dentro de la competencia de la Subdireccin de Recursos Financieros, perteneciente a la extinta Direccin General de Administracin. A partir del 12 de enero de 1984, fecha en que fue publicado en el Diario Oficial de la Federacin, el Reglamento Interior de la Secretara, desaparece la Direccin General de Administracin, pasando la Subdireccin de Recursos Financieros con la denominacin de Direccin de Presupuesto, a esta Direccin General, la cual tambin cambia de denominacin por la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto. Con el fin de consolidar y dar mayor congruencia a las funciones sustantivas de la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, as como modernizar e implementar el aspecto informtico, concentrndolo en un rgano especializado, en el ao de 1991 se determin trasladar las funciones de proceso de datos a una unidad administrativa de nueva creacin, cuyo mbito de competencia es bsicamente la informtica y las comunicaciones. Para julio de 1999, se reestructur, quedando la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto con las mismas atribuciones.
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d) Marco jurdico
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurdicas relacionadas por orden jerrquico, que dan origen a la organizacin, que establecen su creacin y sus atribuciones, as como aquellas que regulan su funcionamiento. Se deber ordenar y jerarquizar los documentos jurdico-administrativos vigentes, en forma descendente, segn se muestra a continuacin: a) Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. b) Leyes. c) Cdigos. d) Reglamentos. e) Decretos. f) Convenios. g) Acuerdos. h) Circulares y/u Oficios. i) Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guas o catlogos). j) Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificacin anterior). Se debern indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos y citar su nmero de referencia (captulo, artculo, fraccin y en su caso, letra de inciso), fecha de publicacin o expedicin, as como su ltima reforma. Debe seguirse el orden cronolgico en que fue expedida cada disposicin.
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Ejemplo:
MARCO JURIDICO La Direccin General de..de la .., se encuentra sustentada en el siguiente marco jurdico normativo: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 05-02-1917 y sus reformas. Leyes Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas publicadas en DOF. 28-XII-1994. Cdigos Cdigo Federal de Procedimientos Civiles. Captulo..., Art. ..., fraccin..., inciso ..., publicado en D.O.F. ... Decretos Decreto que rige el Ceremonial Diplomtico. D.O.F. 2 octubre 1935. Decreto que excepta de todo impuesto a los equipajes, menajes de casa, vehculos y dems objetos de uso personal que importen los Representantes Diplomticos. D.O.F. 12 febrero 1936. Decreto por el que se crea la Comisin Nacional de los Estados Unidos Mexicanos para la UNESCO. D.O.F. 9 de junio 1967.
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e) Atribuciones
Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones son medios para alcanzar fines. En el caso de los rganos administrativos, las atribuciones estn representadas por las competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su limitacin, determinan su mbito de competencia. Se deber hacer una trascripcin textual y completa de las atribuciones de la unidad administrativa con base en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal y en el Reglamento Interior de la Dependencia de que se trate.
Ejemplo:
ATRIBUCIONES Reglamento Interior de la Secretara de Relaciones Exteriores, publicado en D.O.F. el 26 de agosto de 2004. ARTCULO 33. Corresponde a la Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto:
I.
Coordinar, en colaboracin con las unidades administrativas de la Secretara y de conformidad con las normas y directrices fijadas por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, la elaboracin del programa operativo anual y del proyecto de presupuesto de la Secretara; Proponer, conforme a las normas y lineamientos fijados por las dependencias de la Administracin Pblica Federal, las directrices, normas y criterios tcnicos para el proceso interno de programacin y presupuestacin de la Secretara, as como coordinar y vigilar dichos procesos; Llevar el control y seguimiento del ejercicio presupuestal de la Secretara, as como elaborar la Cuenta Pblica de la misma; Coordinar la asignacin de recursos financieros de las representaciones de Mxico en el exterior, as como el adecuado control y ejecucin del ejercicio del gasto; Apoyar a las unidades administrativas en la estructuracin de sus programas y la correlacin entre stos y el ejercicio de previsiones presupuestarias;
II.
III. IV.
V.
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f) Misin y Visin
La Misin es la razn de ser de la institucin, la cual explica su existencia. Es una declaracin de alto nivel que describe su propsito fundamental. La Visin representa el escenario altamente deseado por la Dependencia que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.
Ejemplo:
MISIN Impulsar el desarrollo de los recursos humanos de la Organizacin, elevando su productividad y la calidad de vida en el trabajo. VISIN Contar con recursos humanos con un alto nivel de satisfaccin en su entorno laboral.
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g) Estructura orgnica
Debern identificarse y mostrarse los niveles jerrquicos y la relacin que guardan entre si cada uno de los rganos que integran la estructura autorizada apegndose al nmero de cdigo organizacional establecido por la D.G.P.O.P.; enseguida del nmero del cdigo organizacional, se anotarn los nombres de los rganos que integran la unidad administrativa de acuerdo con la estructura autorizada. La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder a su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades administrativas como a su nivel jerrquico y al orden de presentacin. Se debern representar en primer lugar las reas sustantivas y a continuacin las de apoyo, siempre y cuando formen parte de la estructura orgnica autorizada. Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades de mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas. Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un rea subordinada.
Ejemplo:
ESTRUCTURA ORGNICA 1.0. Direccin General de Recursos Humanos. 1.1 Direccin de Administracin de Personal. 1.1.1 Subdireccin de Personal. 1.1.1.1Departamento de Reclutamiento, Seleccin y Contratacin. 1.1.1.2Departamento de Relaciones Laborales.
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h) Organigrama
Se deber representar grficamente la relacin ordenada de las reas que componen una unidad administrativa, autorizada por la SHCP y la SFP, reflejando en forma sistemtica la ubicacin del rgano administrativo, su integracin, sus niveles jerrquicos y sus lneas de autoridad y asesora. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforman una estructura, sus relaciones, las caractersticas de la dependencia, y sus funciones bsicas. Los organigramas, por sus caractersticas: a) Proporcionan una imagen formal de la organizacin, constituyndose en una fuente autorizada de consulta. b) Indican las relaciones de jerarqua que guardan entre s los principales rganos de la institucin. c) Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la estructura orgnica. d) En las tareas de organizacin, ayudan a descubrir posibles duplicidades o dispersiones en el quehacer o las atribuciones; fracturas en los procesos; dualidades de mando; omisiones; incongruencia en relaciones de dependencia y niveles jerrquicos; y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control. e) Constituyen un elemento valioso en el apoyo de la induccin y capacitacin de los trabajadores. f) En general, auxilian en el anlisis, conocimiento y diseo de la organizacin. Para la elaboracin de los organigramas se deber observar lo siguiente: Conocer la organizacin de la Dependencia. Dibujar el organigrama con figuras de dimensiones semejantes para representar cada rea y con lneas de conexin para indicar las relaciones existentes entre stas. Ubicar cada rea representada, de acuerdo al nivel jerrquico que le corresponde. Conectar todas las reas dependientes del titular de la Dependencia, por medio de una sola lnea. Representar en primer lugar las reas sustantivas y a continuacin las de apoyo. Establecer la relacin principal de autoridad, a travs de lneas de conexin.
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Representar reas de asesora (staff), mediante lneas discontinuas colocadas perpendicularmente a la autoridad principal o rea. Utilizar una lnea de trazo discontinuo en forma transversal, para indicar rganos o unidades desconcentradas. El organigrama deber representar los niveles jerrquicos que han sido autorizados, desde el mximo nivel y asta jefatura de departamento.
Ejemplo:
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i) Objetivos y funciones
Objetivo El objetivo constituye el propsito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qu y para que se proyecta y se debe realizar una determinada accin. Se plantearn como mximo tres objetivos por rea. La descripcin de los objetivos se iniciar con un verbo en infinitivo, y se evitar el uso de adjetivos calificativos. Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribucin a una dependencia y/o unidad administrativa. Las unidades administrativas pueden participar en el cumplimiento de una o varias actividades de la institucin, por lo que sus objetivos reflejarn su contribucin al cumplimiento de stas. Para el objetivo: Especificar la finalidad que pretende alcanzar el rea a travs del desarrollo de sus funciones, es decir el QU, el CMO y l PARA QU, debiendo ser congruente con el objetivo del rea superior de la cual depende funcional y jerrquicamente. Cuando exista ms de un objetivo, jerarquizar de acuerdo a su importancia y con relacin a sus atribuciones. Funciones Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea que se trate. Las funciones descritas para cada rgano administrativo sern las ms relevantes con relacin al mbito de su competencia e incluirn slo las de carcter sustantivo. Se recomienda un mximo de diez. La descripcin de las funciones debern iniciarse con un verbo en infinitivo.
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Para la descripcin de las funciones en los niveles jerrquicos de Direccin General, Direccin de rea, Subdireccin y Jefatura de Departamento, a continuacin se enlista una serie de verbos con los que puede iniciarse la descripcin.
DIRECCIN GENERAL O EQUIVALENTE
DIRECCIN DE REA
SUBDIRECCIN
DEPARTAMENTO
Autorizar Coordinar Dictaminar Dirigir Emitir Establecer Evaluar Instruir Organizar Promover Plantear
Autorizar Coordinar Difundir Emitir Participar Promover Proponer Regular Supervisar Verificar Vigilar
Aprobar Controlar Informar Implantar Investigar Orientar Participar Proponer Reportar Sancionar Supervisar Tramitar Vigilar
Actualizar Analizar Apoyar Atender Auxiliar Desarrollar Elaborar Gestionar Informar Integrar Investigar Proponer Proporcionar Recopilar
Funciones Sustantivas: Son las que identifican la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos. Se derivarn de las atribuciones conferidas a cada unidad administrativa en el Reglamento Interior vigente de la Dependencia. La redaccin de las funciones deber tener caractersticas de ser veraz, breve, clara y precisa. Cada funcin iniciar con verbo en infinitivo, teniendo especial cuidado en vigilar que las funciones asignadas a los rganos de nivel jerrquico superior, cuenten con el respaldo correspondiente en sus unidades subordinadas. Funciones de apoyo: Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por su naturaleza tcnicoadministrativa, son de carcter obligatorio y de aplicacin general por todas las dependencias.
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Se debe enunciar el objetivo y a continuacin las funciones de cada una de las reas que integran la unidad administrativa, encabezando cada descripcin con el nombre del rea. Se deber considerar para su redaccin lo siguiente: Ejemplo: Direccin General de Programacin Organizacin y Presupuesto. Objetivos Integrar, consolidar y dar congruencia al contexto del esquema programtico de las unidades administrativas que integran la Secretara. Instrumentar el mbito organizacional de la Secretara mediante el anlisis y evaluacin de estructuras y del desarrollo de funciones y procedimientos. Optimizar el ejercicio del presupuesto, verificando y controlando su mbito operativo por lo que respecta a la aplicacin de los recursos asignados.
Funciones Determinar las normas y directrices tcnicas del proceso de programacin, organizacin y presupuestacin de la Secretara. Coordinar la elaboracin del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Dependencia y una vez autorizado, ejercerlo y controlarlo de acuerdo con los lineamientos establecidos. Administrar el presupuesto de cada una de las unidades administrativas, a fin de lograr el ptimo aprovechamiento de los recursos asignados a la Secretara, as como proporcionarles informacin peridica sobre su presupuesto asignado y ejercido. Determinar las polticas para la atencin de las necesidades econmicas de las representaciones de Mxico en el exterior. Desarrollar los programas de modernizacin y desconcentracin administrativa de la Secretara de conformidad con las disposiciones legales y lineamientos establecidos.
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i) Glosario de trminos
Es un listado alfabtico de definiciones de aquellas palabras o trminos utilizados en el documento y que pueden prestarse a confusin en virtud de que no siempre tienen la misma acepcin o no son ampliamente conocidos. Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios siguientes: a) Defina con la mayor claridad y concrecin posible los trminos tcnicoadministrativos sealados en el manual. b) Incluya solamente los trminos que se presten a confusin. c) Ordene los trminos en forma alfabtica. d) Describa los conceptos sin incluir para ello el trmino que pretende definir.
Ejemplo:
GLOSARIO DE TRMINOS ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL: Conjunto de Dependencias y entidades que constituyen el Poder Ejecutivo Federal y cuyas operaciones tienen como finalidad cumplir o hacer cumplir la poltica, la voluntad de un gobierno, tal y como sta se expresa en las leyes fundamentales del pas. DOCUMENTO NORMATIVO-ADMINISTRATIVO: Informacin que comprende las reglas de actuacin relativas a la administracin del personal y de los recursos materiales, financieros y tecnolgicos, aplicables a todo el sector pblico o a una institucin en particular, segn el mbito y tipo de norma de que se trate. FUNCIN: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de una institucin de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico-administrativas.
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4.- Formalizacin del Manual

Una vez elaborado el manual de organizacin, la unidad enviar una copia a la Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo, para que proceda a la dictaminacin y validacin del manual. 1. Dictaminacin y validacin: Consiste en revisar el documento y emitir las observaciones correspondientes y de ser necesario, conjuntamente la unidad administrativa y la Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo acordarn y harn las modificaciones que sean necesarias al manual. 2. Trmite de expedicin: Consiste en integrar al documento la Hoja de Autorizacin en donde se recabar la firma de autorizacin del C. Secretario de Relaciones Exteriores. 3. Difusin del manual expedido: La Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo enviar a la unidad administrativa correspondiente, copia del manual de organizacin, adjuntando una copia de la Hoja de Autorizacin para su difusin.
5.- Implantacin
Para llevar a cabo la implantacin del nuevo manual de organizacin es conveniente elaborar un programa de trabajo que determine las actividades secunciales que se desarrollarn fijando fecha de inicio y terminacin, as como los recursos que se utilizarn y los responsables de cada actividad. Adems deber fijar el mtodo de implantacin que ms convenga utilizar, de acuerdo a las caractersticas del nuevo manual de organizacin y las condiciones bajo las cuales se va a introducir en la unidad.
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6.- Proceso general para la dictaminacin de un manual de organizacin

Proceso general que se deber considerar para la dictaminacin de los manuales de organizacin:
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GLOSARIO DE TRMINOS ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una funcin asignada. ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL: Conjunto de rganos que auxilian al Ejecutivo Federal en la realizacin de la funcin administrativa; se compone de la administracin centralizada y paraestatal que consigna la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. ANLISIS: Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus caractersticas representativas, as como sus interrelaciones y la relacin de cada elemento con el todo. REA: Parte de la institucin en la que se subdivide y a la cual se asigna una responsabilidad. REAS SUSTANTIVAS: Son aquellas que desarrollan funciones derivadas directamente de las atribuciones y objetivos encomendados a la institucin, mediante la produccin de bienes y/o prestaciones de servicios para lo que estn facultadas y fueron constituidas. ATRIBUCIN: Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o administrativo. AUTORIDAD: Facultad de mando conferida a una institucin o funcionario para que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de autoridad formal: la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y, la lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un grupo de trabajo. CADENA DE MANDO: Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre las unidades administrativas que integran una estructura orgnica. Se extiende linealmente desde el rea del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento. CARGA DE TRABAJO: Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se desarrollan en el desempeo de un cargo especfico y conforme a los requerimientos exigidos para su ocupacin.
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COMUNICACIN: Transmisin y recepcin de informacin para el logro de una mayor eficiencia en el trabajo y el mejoramiento de las relaciones interpersonales dentro de una organizacin. COORDINACIN: Es el proceso de integracin de acciones administrativas de una o varias instituciones, rganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas reas de trabajo la unidad de accin necesarias para contribuir al mejor logro de los objetivos, as como armonizar la actuacin de las partes en tiempo, espacio, utilizacin de recursos y produccin de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas. DELEGACIN DE AUTORIDAD: Acto de facultar a un subordinado para tomar decisiones, emitir instrucciones y hacer que se cumplan compartiendo la responsabilidad correspondiente. DELEGACIN DE FUNCIONES: Acto bilateral mediante el cual un superior jerrquico confiere funciones especficas y responsabilidades a un subalterno y, en algunos casos, otorga la autoridad que necesita cuando va a desempear tales funciones. DEPENDENCIA: Institucin pblica subordinada en forma directa al Titular del Poder Ejecutivo Federal, en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los asuntos del orden administrativo encomendados. De acuerdo a la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, las Dependencias de la Administracin Pblica Federal son las Secretaras de Estado, Departamentos Administrativos y la Procuradura General de la Repblica. ESTRUCTURA ORGNICA: Unidades administrativas que integran una dependencia y/o entidad, donde se establecen niveles jerrquico-funcionales de conformidad con las atribuciones que a la misma le asigna la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, as como el reglamento interior correspondiente. De esta forma se identifica el sistema formal. FUNCIN SUSTANTIVA: Conjunto de acciones que se desarrollan, derivadas directamente de las atribuciones de la dependencia. JERARQUIZACIN (JERARQUA ORGNICOFUNCIONAL): Es el nivel que se asigna a un puesto dentro de una organizacin, por el grado de autoridad asignado. LINEAMIENTO: Directriz que establece los lmites dentro de los cuales han de realizarse las actividades y tareas asignadas.
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MANUAL DE ORGANIZACIN: Documento que contiene informacin detallada referente a los antecedentes, marco jurdico administrativo, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin; asimismo, contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin. MTODO: Conjunto de operaciones ordenadas con que se pretende obtener un resultado. NORMA: Regla, disposicin o criterio que establece una autoridad para regular los procedimientos que se deben seguir para la realizacin de las tareas asignadas. OBJETIVO: Es el enunciado del propsito que se establece para realizarse en un perodo determinado. ORGANIGRAMA: Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen, los tramos de control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y coordinacin, as como lneas de mando. ORGANO DESCONCENTRADO: Forma de organizacin con autonoma administrativa pero sin personalidad jurdica ni patrimonio propio, que de acuerdo con la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, tiene facultades especficas para resolver asuntos de la competencia del rgano central, siempre y cuando siga los sealamientos de normatividad dictados por este ltimo. POLTICA: El conjunto de reglas o normas generales que guan el pensamiento y accin de los subordinados. (Son guas de accin). Ayudan a tomar decisiones. Ayudan a la consecucin de objetivos. PRINCIPIO: Ley general cuyas consecuencias rigen toda una disciplina. PROCEDIMIENTO: Gua que seala la secuencia cronolgica ms eficiente para obtener mejores resultados en una accin concreta. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: Sucesin ordenada de acciones concatenadas entre s, que se constituye en funcin de una tarea especfica. El procedimiento implica actividades del personal, determinacin de tiempo para realizarlas, uso de recursos materiales y tecnolgicos y un mtodo de trabajo y de control para lograr oportunamente el resultado.
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PROGRAMA: Instrumento mediante el cual se desagrega y detalla ordenadamente las actividades a realizar para lograr las metas y objetivos establecidos. PROYECTO: Intencin para hacer algo o plan para realizarlo. Redaccin o disposicin provisional de un tratado, ley, etc. PUESTO: Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes especficos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada puesto puede contener una o ms plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparacin y experiencia. REESTRUCTURACIN (ORGNICA Y OCUPACIONAL): Accin que identifica en primera instancia los factores internos y/o externos que propician alteraciones a los esquemas orgnico-funcionales de las dependencias o entidades, dando lugar a un proceso de adaptacin y cambio en el sistema de organizacin. STAFF: Son los rganos que tienen por objeto, asesorar e informar al personal de mando, en aquellas actividades que requieren conocimientos y experiencia tcnica especializada. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Los rganos cuyas funciones sustantivas son de carcter meramente acadmico, con funciones y actividades propias que se distinguen y diferencian entre s, conformada pon una estructura orgnica especfica y propia, cuyas atribuciones especficas se instituyen en el instrumento jurdico correspondiente, como es el caso de las escuelas, centros y unidades pertenecientes al Instituto. UNIDAD RESPONSABLE: Unidad administrativa perteneciente a una estructura bsica de una dependencia facultada para ejercer gasto con el fin de llevar a cabo actividades que conduzcan al cumplimiento de objetivos y metas establecidas en los programas de una dependencia o entidad del Gobierno Federal.
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GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN, ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO

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3. Elementos que integran el manual de organizacin.

Misin y visin. Organigrama.

Estructura orgnica. Objetivo y funciones.

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II.- Manual de organizacin

SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORES

Lineamientos generales para la elaboracin del manual de organizacin

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III.- Elementos que integran el manual

SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORES

Arial 18 Arial 16 Arial 14

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Hoja donde continuar el manual hasta su conclusin:

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b) Objetivo del manual

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4.- Formalizacin del Manual

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6.- Proceso general para la dictaminacin de un manual de organizacin

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