CAJA CHICA - MPH

CTEDRA CATEDRTICO INTEGRANTES : : : CONTROL DE GESTION Dr. HOBER ESTRELLA CARDENAS

ACLARI CAPCHA ABEL HUAYHUA TORRE EDEN QUINTANA MAYTA PERCY ROJAS QUISPE ROGER

SEMESTRE

VI

Memorndum de Control Interno

CAJA CHICA

Cia Auditora Q&R Calle Real N 5678 Huancayo

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO N 001-2013 / OCI

Auditoria Administrativa Ejercicio Econmico del 2013 Huancayo, 18 Julio del 2013

MEMORANDUM DE CONTROL INERNO N 001-2013/OCI

I INTRODUCCION El rgano de Control Institucional de la empresa Q&R s.a, durante la evaluacin del ejercicio econmico 2012 de la municipalidad provincial de Huancayo, ha efectuado el estudio y del manejo de caja chica implantado por la Administracin de la entidad, a fin de asegurar el uso razonable de los recursos de la entidad en funcin a los objetivos y polticas institucionales, determinndose como resultado la existencia de algunas debilidades de Control interno que se mencionan a Continuacin:

Comunicacin del Memorndum de Control Interno a la Entidad

R/N 056-2013/OCI
A Asunto Fecha : Gerente de Administracin de MPH : Remisin Memorndum de Control Interno N 001-2013/OCI : Huancayo, 18 de Julio del 2013

Me dirijo a usted para saludarlo a su ves manifestarlo que en cumplimiento al Directiva n 001-2012-MPH/GA(NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA) ao que est ejecutando la Auditoria Administrativa, como resultado de dicho examen estamos remitiendo a usted el Memorndum de Control Interno N 001-2013 QRH, conteniendo las observaciones y las recomendaciones pertinentes, la misma que ser sustentado por el suscrito.
Atentamente Auditor QRH

IObservacin
1.

LA GERENCIA ADMINISTRATIVA NO HA CUMPLIDO CON LA DIRECTIVA DEL MANEJO DE FONDO FIJO PARA CAJA CHICA, ESPECIFICAMENTE EN PARTE VI REFERENTE A LA VIGENCIA DEL ENCARGADO DE CAJA CHICA. Segn el comprobante de pago n 5683 con la cual se realizo el rembolso de caja chica en el ao 2010, se observo que el mismo responsable de caja chica en la actualidad recae en la misma persona.

RECOMEDACION
1.

Se sugiere que el personal a cargo del manejo de fondo de caja chica sea rotado para un mejor control del fondo de caja chica con la finalidad de evitar irregularidades.

II Observacin
LA GERENCIA ADMINISTRATIVA NO HA IMPLEMENTADO ADECUADAMENTE EN CUANTO A LAS NECESIDADES QUE PUEDAN TENER LOS TRABAJADORES EN ESTE CASO LOS UTILES DE ESCRITORIO YA QUE EN LA NORMA MISMA MENSIONA QUE NO SE OTORGARA DE CAJA CHICA PARA UTILES DE ESCRITORIO SALVO QUE DICHOS BIENES NO EXISTAN EN ALMACEN Y ES POR ELLO QUE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA TIENE ALGUNAS DIFICULTADES EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE ESTA NORMA.

Mediante una visita y algunas formulaciones de preguntas a la responsable de fondo fijo de caja chica de la municipalidad provincial de Huancayo nos hace mencin que el desembolso que se da para la compra de tiles de escritorio son por veces permanentes o continuas, esto debido a que en cierto modo no se fija bien la cantidad de tiles de escritorio que se necesitara en el transcurso de la actividad o que simplemente hay un mal uso de dichos bienes, es por ello que se infringe algunas normas de la directiva de caja chica. Al respecto, consideramos necesario sealar que se concepta como UTILES DE ESCRITORIO, a los bienes que la entidad requiere o las utiliza para su actividad como son el papel, lapiceros, cuadernos, etc. Y que estos son en cierto modo indispensables para un normal desarrollo y desenvolvimiento de los trabajadores de la entidad.

los tiles de escritorio que puedan requerir las entidades publicas se dar a travs de un procedimiento administrativo en este caso mediante una licitacin en la que el ganador o la empresa ganadora ser quien provea o abastezca de dichos bienes durante un determinado periodo, y que tiene como objetivo:

Maximizar la eficiencia econmica de la entidad. Que los gastos de caja chica por dichos conceptos sean menores. No haya desembolsos permanentes de caja chica de dichos bienes. Los bienes deben ser accesibles para todos los usuarios de la entidad segn estas la requieran. Hacer un mayor control en cuanto al gasto de los tiles de escritorio.

RECOMEDACION
1.

La gerencia administrativa y los dems responsables de caja chica de la municipalidad provincial de Huancayo deben tener un mayor control y conocimiento de la directiva en cuanto al desembolso que se hace por la compra de tiles de escritorio en la que en primer lugar se deber informar al responsable de almacn en la que este dar un visto bueno que si aun hay materiales de escritorio o no y si no lo hubiere recin se proceder a comprar con fondos de caja chica pero esto se har por un motivo excepcional, ya que para ello existe la licitacin en la que el proveedor nos tendr que entregar los bienes que necesita la entidad.

III Observacin
1.

AL MOMENTO DE SUSTENTAR EL GASTO QUE SE REALIZO CON CAJA CHICA ALGUNOS CONCEPTOS DE GASTOS NO TIENE UNA ESPECIFICACION COHERENTE. Mediante la directiva de fondo fijo de caja chica en el numeral 7.10 nos menciona que todo gasto debe tener el concepto detallado de la utilizacin del bien o servicio recibido.

2.

RECOMEDACION
1.

El gerente de administracin, sub gerente de tesorera y jefe inmediato del rea a quien se le designo dicho monto deben tener mayor control respecto a la utilizacin de los fondos.

VI Observacin
1.

2.

PARA LA ADQUISICION DE REPUESTOS SERVICIS DE MANTENIMIENTO,DE INFRAESTRUCTURA ,EQUIPOS DE COMPUTO. Segn el numeral 9.2 en el cual se seala una prohibicin para el uso del fondo de caja chica ,ya que dichas necesidades estn vinculadas al programa de funcionamiento de la Municipalidad Provincial de Huancayo

RECOMEDACION
1.

2.

Para un control eficiente de caja chica el responsable debe tener en cuenta las prohibiciones que menciona la directiva en cuestin. En lo que respecta al mantenimiento de la infraestructura ,maquinaria en responsable de cada rea debe realizar su requerimiento al rea de logstica