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Consejos Para Presentar Licitaciones (tips for submitting a winning proposal)

Consejos Para Presentar Licitaciones (tips for submitting a winning proposal)

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Una compilacion de breves reflexiones orientadas a mejorar la presentación de licitaciones.
Una compilacion de breves reflexiones orientadas a mejorar la presentación de licitaciones.

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ALGUNAS CONSIDERACIONES ÚTILES PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS.

Breve compilación de pensamientos escritos en el tiempo
Ing. Germán Urdaneta H Decano Ingeniería Civil Universidad La Gran Colombia

Una serie de píldoras breves
Una propuesta, lejos del concepto popular, no es un presupuesto acompañado de algunos documentos. Es todo lo contrario, se trata de presentar muchos documentos, adjuntando un presupuesto que debe corresponder al deseo expreso del cliente... y al rango que me permite ofrecer la competencia. Se presentan algunos consejos para mejorar las opciones que tenemos al proponer. Su propuesta debe desarrollarse con un enfoque sistemático, para poder gerenciar eficientemente el proyecto La redacción de una propuesta es un proceso, Y como tal, puede ser ya sea desorganizado y caótico o por el contrario puede ser ordenado y sistemático. La redacción de una propuesta es una empresa demoniacamente compleja. Es necesario expresar como se soluciona la necesidad del cliente mientras que se debe demostrar que tal solución supera de manera significativa los planteamientos de la competencia. Y de una vez se debe esforzar por no aparecer indebidamente arrogante! Cuando se dá respuesta a las exigencias de un pliego de condiciones, es necesario enfrentarse a una cantidad agobiadora de requisitos por cumplir, algunos definidos claramente pero en otras ocasiones enredados entre una maraña de frases, en casi toda la extensión del pliego. En otras ocasiones, se limita la extensión de su presentación ,ya sea en cantidad de páginas o de palabras. Y casi siempre el tema reviste una gran complejidad técnica. O al menos eso creemos. Y añádale la angustiosa reducción en la disponibilidad de tiempo que se asigna a la reparación de la propuesta, y que yo mismo me preocupo de acortar. Ciertamente, al adopción de un proceso sistemático y ordenado en la preparación, le permitirá incrementar sus oportunidades de evitar perder la propuesta. La Propuesta debe estar centrada en el cliente..... nó en Usted. Un severo problema que se encara hoy en día en el tema de la redacción de las propuestas, es que se escribe para "uno mismo". Con frecuencia se escribe "nos parece muy apropiado" ó "es nuestra experiencia particular" , "consideramos que se debe hacer..." y otras expresiones similares que solamente reflejan la interpretación personal y que de un modo u otro pretenden imponer nuestro punto de vista. Nunca se nos ocurre escribir frases tales como "La evidencia del mercado es...", "Según interpretamos su solicitud...", "Para cumplir con su exigencia....". No nos hemos dado cuenta de que esta es una de las principales razones del fracaso en la correcta transmisión del pensamiento. Si se nos ocurre una "excelente solución" para el problema del cliente, debemos exponérsela al cliente mismo, para validar su pensamiento o para hacer los ajustes que nos pueda sugerir. Nunca le presentemos nuestra ideas brillantes "en frío"

Si nuestro cliente nos considera débiles en un área determinada, no se lo discutimos. Simplemente, le demostramos que somos fuertes. Si al cliente le encanta ver muchas tablas, cuadros y gráficas, pues démosle muchas tablas, cuadros y gráficas, y muchas menos palabras. Si al estudiar el pliego de condiciones descubrimos que aparentemente el cliente no tiene claridad acerca de sus necesidades, de todas maneras le debemos ofrecer lo que quiere, ya es muy tarde para tratar de cambiar su punto de vista al respecto. Definitivamente, una propuesta no se escribe respecto a nosotros. Es acerca del cliente. Y no debe haber más discusión, o mejor no le propongamos. Talvez este es el mejor punto de partida en el esfuerzo de evitar la eliminación en el concurso. La propuesta debe construirse específicamente para el cliente y el proyecto objetivo. Esto es apenas de sentido común. Solamente piense en su reacción ante una carta circular que se inicie así : "... Querido señor(a) ..." . No es cierto que se va derecho al cesto de la basura? Ciertamente el cliente debe pensar lo mismo acerca de las propuestas formulario. Y esto sin considerar el riesgo de cometer errores al fusilar los términos de un documento modelo. Lo mismo sucede con la técnica del "cut-and-paste" que puso en boga la cultura del procesador de palabra. Y cuídese de usar hojas de vida y relaciones de experiencia tomadas directamente del archivo. Al cliente no le gustará sentirse tratado como un objeto, foco de una acometida comercial. Al encontrar tratamientos automatizados, se irritará necesariamente, pues no se considera un contestador automático o una grabadora. Y la reacción será poner la propuesta a un ladito. Y eso si no se considera ofendido por el tratamiento. Esto, no es por cierto un inicio auspicioso en la búsqueda de trabajo, no creen? La propuesta debe ser muy fácil de leer... y de seguir. Si ud ha incluido información valiosa, especifica y convincente en su propuesta, debe presentarla d euna manera fácil de leer. De otro modo, no la leerán y se perderá el efecto que se perseguía al incluir la información. No arruine una buena propuesta llena de beneficios para el cliente simplemente por el apresuramiento, usando las mismas frases de cajón y el tono que se ha convertido en un grave cliché dentro de su cultura de redacción. Y lo peor sería llenar la propuesta con una terminología "tecnicistica " con palabras raras y acrónimos incomprensibles. La legibilidad de sus propuestas se logra usando frases y párrafos cortos , usando el tiempo activo como "hagamos esto" en vez del pasivo como sería "se debe hacer esto". Use palabras simples , como "habitación" , en vez de otras mas impresionantes tal como "aposento". También significa usar medios gráficos que realmente comuniquen los conceptos. Significa usar un formato, o estilo, amigable Obviamente, este es otro factor critico en la presentación de una propuesta. Recuerde que una propuesta se pierde cuando lo eliminan y no puede participar. De resto, se la ganan. Y este evento es el mas frecuente, ya que en cada concurso hay un solo ganador, que supera a todos los demas, que no ganan.

Quienes pueden licitar en Colombia? Tienen capacidad de ofrecer sus productos, bienes o servicios a más de tres mil entidades que en representación del Estado Colombiano deben utilizar esta sistema para comprar, todas las empresas o personas legalmente inscritas en el Registro Único de Proponentes, de nivel nacional. También pueden hacerlo las empresas extranjeras de cualquier parte del mundo siempre que cumplan con los requisitos exigidos a las nacionales y adicionalmente tengan en el país un agente legalmente representativo de sus actividades. Que son las adendas? Las entidades que abren licitaciones están en la obligación, algunas veces y en la posibilidad otras, de hacer variaciones a las condiciones inicialmente fijadas en los pliegos de condiciones de una licitación y lo hacen mediante un adendo (addendum en latín) que debe ser públicamente conocido y oficialmente enviado a quienes hayan adquirido los pliegos y por lo tanto estén participando en el proceso Dicho adendo pasa a ser parte integral del pliego del proceso y lo que se determina en él es obligación para las partes. Puede ser la simple variación de las fechas o inclusive cambios serios de los bienes a adquirir o de las condiciones para hacerlo. En plural, se usa la corrupción el término latino addenda diciendo adenda (nunca se debe decir adendo, pues esto es un barbarismo gramatical) Que es capacidad de contratación? Como consecuencia de la presentación de los datos en el Registro Único de Proponentes, de obligatorio cumplimiento para poder participar en las licitaciones con el Estado, y que son de responsabilidad de cada empresa, se obtiene una auto calificación K que determina, en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) , la capacidad de contratación hasta la cual puede comprometerse un proponente en el proceso de ofrecimiento de bienes y servicios con una entidad estatal. Esa misma capacidad de contratación, que puede ser residual en los casos en que una misma empresa adquiere más de un compromiso con otras tantas entidades, debe ser obligatoriamente tenida en cuenta por dichos entes oficiales que deberán sancionar a quienes los incumplan. La violación a normas del Registro es causal de graves sanciones pecuniarias y de suspensión de actividades para las empresas afectadas. A poartir de Junio 2009, se hará precalificación con el tema Como informarse sobre licitaciones en colombia? La forma más sencilla de hacerlo es consultando elportal de contratación (www.contratos.gov.co ) Así mismo, se hacen publicaciones en la prensa nacional (principalmente EL TIEMPO) Aunque puedan existir varias formas de informarse en forma parcial de las licitaciones que permanente están abiertas en Colombia también se puede suscribir al semanario Licitaciones al Día, basado en Bogota, que dá derecho a una versión digital, También se encuentran en www.losconstructores.com Son más de sesenta licitaciones semanales nuevas aproximadamente y si bien algunas de ellas pueden conocerse aisladamente se requiere una gestión distinta para cada una mientras que en los portales están todas, debidamente clasificadas, a disposición de los visitantes. El boletín de Licitaciones que publica mensualmente la cámara de comercio se refiere a intenciones de licitar y nó corresponde a convocatorias reales. Que es una propuesta plural ( consorcio o unión temporal)? Es la opción plural de participación en la cual cuando dos o más personas presentan una propuesta conjunta en busca de una adjudicación y el contrato correspondiente. Se diferencian en cuanto al alcance de la responsabilidad jurídica y tributaria de lso asociados. No es en sí una persona jurídica. En el consorcio la responsabilidad jurídica y tributaria es solidaria para todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Las actuaciones, hechos u omisiones que se presenten afectarán a todos los miembros que lo conformen. Para las concesiones existe la promesa de sociedad futura, que es asimilable en su naturaleza al consorcio.

En la Unión temporal la responsabilidad es solidaria por el cumplimiento total de la propuesta pero las sanciones por incumplimiento de la misma y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación que en la ejecución del mismo tenga cada uno de los miembros Que es contratación directa? La contratación directa tiene carácter excepcional ,puesto que el ente estatal prescinde de las formalidades establecidas para la licitación o concurso. Sin embargo, no se pueden desconocer las características básicas para la contratación estatal. Algunos casos en los que se procede a la contratación directa pueden ser bajo Urgencia manifiesta, por haber sido declarada desierta una licitación anterior. cuando no exista pluralidad de oferentes, para compras de arte o tecnología exclusiva, en casos de defensa nacional. Modalidad muy socorrida en el pasado, desde la publicación de la Ley 1150/08 se ha visto notablemente disminuida.. Oportunidad de actuación De la misma manera, se exige (Art. 25.17) que se reciban las solicitudes que se formulen por escrito, sin que sea permitido rechazarlas aduciendo la inobservancia de formalidades, las cuales deben ser corregidas y subsanadas de oficio si ello fuere posible. En particular, esta norma se aplica a la radicación de cuentas de cobro, diligencia que debe surtirse el día en que se recibe, para evitar la distorsión de las normas sobre intereses de mora. Solamente en el caso en el cual el error o inconsistencia no se pueda corregir de oficio, se pueden devolver las cuentas al contratista, pero haciéndolo en el menor plazo posible, e indicando por escrito los ajustes o correcciones a que hubiere lugar. Es decir, no es posible devolver documentos “para corrección” sin indicar con precisión que es lo que se debe corregir. Esta norma es también aplicable a los documentos que se presentan en una licitación y que con mucha frecuencia rechazan las entidades, sin tener en cuenta la subsanabilidad. En este caso el proponente puede exigir la reconsideración del rechazo, pues si la administración advirtió un defecto, ha debido solicitar su corrección oportunamente.

Silencio administrativo
Como una garantía de los derechos de los contratistas, el Art. 25.16 establece la figura del Silencio Administrativo Positivo, en relación con las solicitudes que se presenten en el curso de la ejecución del contrato, para lo cual se establece un término de 3 meses para que la entidad dé respuesta. En caso de no hacerlo, se entiende que la decisión es favorable respecto a las pretensiones del solicitante. Obviamente, el funcionario responsable de la mudez estatal “ las lleva” en cuanto a los daños que se causen al Estado !!

Los valores agregados de sus propuestas
El elemento más importante a tener en cuenta al escribir una propuesta es la definición muy clara de los beneficios directos o valores agregados que obtendrá el cliente si selecciona su ofrecimiento. Este es la pieza clave de su esfuerzo. Determinará decisivamente si su propuesta es ganadora o si será derrotada. Desde la óptica del cliente, prácticamente todos los competidores admitidos pueden hacer el trabajo, pues cuentan con las habilidades técnica, operativa y financiera mínimas. Su carta de triunfo está en los factores que lo logren diferenciar de su competencia. Y la única manera de hacer esto es al ofrecer una solución conjunta que le ofrezca al cliente mayor valor agregado que cualquiera de las ofertas competidoras. Pero tenga cuidado, puesto que lo que Ud percibe desde su óptica como un beneficio o valor agregado, para el cliente puede ser apenas una característica, e incluso una debilidad, de su ofrecimiento. Por ejemplo, uds pueden estar proponiendo hacer un trabajo en Cali, siendo su base en Bogotá, y ofrecen como valor agregado la existencia de una agencia en Cali. Para Ud. que ha tenido que hacer un esfuerzo e incurrir en costos para establecer tal agencia, esa característica les representa un valor agregado. Sine embargo, su cliente radicado en Cali, percibirá. esta característica simplemente como un esfuerzo por superar una debilidad, puesto que es posible que reciba ofertas de empresas radicadas en Cali. Este no es, ciertamente, un valor agregado. Es pues necesario diferenciar entre un Beneficio, o valor agregado, y una simple característica de la propuesta. Una característica es un elemento de su argumentación. Describe lo que ud se propone hacer o lo que ofrece. Por ejemplo, si un automóvil tiene instalado aire acondicionado, esto es una característica o un beneficio? Que pasa si el usuario lo va a usar en Tunja? Y aún si lo usara en Cartagena, es que las otras marcas no lo tienen? Ciertamente, esta característica no representa un beneficio para el cliente. Otra cosa sería si su sistema ofrece un menor consumo de energía, o reseca menos el ambiente o es más controlable. En este caso el beneficio NO ES el tener el aire acondicionado, sino el aspecto adicional que ofrece. Es claro pues que un beneficio lo es únicamente si el cliente lo aprecia como tal. De manera que no rellene su propuesta con "música celestial" estacando sus características una tras otra y esperando que su cliente aprecie el valor intrínseco que ellas entrañan. Es necesario que se descubra QUE ES lo que el cliente valora y presentar SUS características como un medio eficaz para generar el valor esperado. Es entonces cuando se genera el Beneficio. Es pues necesario descubrir el "punto G" del cliente. Y como se puede hacer esto ? En principio, interpretando la orientación que llevan los criterios de evaluación propuestos. En definitiva, ellos serán los motores del puntaje que Ud. obtendrá. Es necesario que Ud. soporte todos y cada uno de los puntos que se le ofrecen. (recuerde, siempre debe puntuar 100 de 100). Sin embargo, machismos de estos criterios tienen un componente subjetivo que orienta la adjudicación del puntaje , y este componente, como en el caso de los buenos chistes, no "depende del chiste en sí, sino de la manera como se dice" Por último, recuerde que Ud. debe conocer la idiosincrasia del cliente y de sus evaluadores. Dígales lo que quieren oír, de la manera que lo quieren oir.

Solución de controversias
El capítulo VIII del Estatuto se dedica al tema de la controversia contractual. En ejercicio del principio de economía, se establece la obligación de adoptar procedimientos que garanticen la pronta solución de las controversias surgidas por el contrato, de tal manera que se asegure su ejecución idónea y oportuna, evitando en cuanto sea posible el acudir a instancias judiciales. A nivel de las etapas de licitación, esta disposición tiene el mérito de permitir que la evaluación de riesgos del proponente sea más acertada, pues puede contar con la posibilidad de usar mecanismos de arreglo más propicios a sus intereses y, por consiguiente, sus márgenes de imprevistos pueden ser diferentes. En este aspecto la estrategia del contratista es la de documentar plenamente sus actuaciones. No se debe perder de vista que la causa de fracaso de muchas reclamaciones es la falta de pruebas del contratista. En especial la excesiva confianza en el libro de Obra, el cual no puede reemplazar a la comunicación formal. El derecho a la reclamación es algo que el contratista colombiano no sabe ejercer, cegado por el temor a nó recibir más contratos por parte de la administración que podría tomar represalias en contra suya. Pero esto es una tremenda equivocación, puesto que un acto jurídico individual no puede generar consecuencias en otro acto jurídico diferente. Baste tener en cuenta que la gran mayoría de los contratos que celebran las firmas multinacionales suelen terminar en cuantiosas reclamaciones, que casi siempre resultan exitosas. El contratista debe tener en cuenta que el secreto esta en la habilidad de probar los hechos. Y esta habilidad reposa en la debida documentación. El contratista debe en este aspecto también ser muy cuidadoso en el control y seguimiento de su correspondencia, pues la habitual inercia del estado le puede reportar beneficios durante el ejercicio de su trabajo.

EL PRECIO DE LA PROPUESTA.
El precio correcto de la propuesta para una licitación afecta dos decisiones fundamentales en el curso de los negocios. • Se gana o se pierde la licitación • Se obtiene utilidad o por el contrario se experimenta pérdida en el negocio. Menudas decisiones! Es pues necesario insistir en la importancia de cómo se debe determinar el precio correcto del ofrecimiento? Ciertamente no. Entonces, como se debe establecer el precio a cotizar? Cotizar para ganar. • Ante todo, se debe acopiar información estratégica sobre el precio. La meta de esta actividad es permitir la predicción del monto de dinero que pretende pagar el cliente, así como el monto que ofrecerá la competencia. El primero, tal vez es fácil; desde que se puede conocer el presupuesto oficial, aunque ciertamente el precio de venta será inferior a este monto, que conforma el techo de un rango en el cual puede haber dos extremos. O un umbral muy bajo, que suele generar alarma entre lso compradores, y el muy elevado por enc9ima del cual ya no hay oportunidad de ganar. Al buscar información se busca tanto por "lo mismo" como "por lo similar". Es necesario investigar productos o servicios en las dos categorías. Obviamente, encontrara "lo mismo" es mucho más infrecuente, y cuando se trabaja con "lo similar" es necesario producir ajustes que introducen factores de riesgo en el costeo. Como el mercado es muy variable y oscilante, es necesario centrar las referencias en fechas relativamente recientes. Este proceso se parecería a la labor de un abogado litigante que busca antecedentes jurídicos para sustentar su caso, único y unívoco, buscando entre los resultados de casos similares, para predecir el rumbo que tomará la ley al fallar su caso.. Pero no siempre encuentra el caso concreto que está buscando, y entonces se debe extender hacia otras interpretaciones, tal vez menos relacionadas, pero que con un esfuerzo de sapiencia jurídica, se puede hacer aplicable al caso particular. Estará buscando por tendencias y similitudes en la jurisprudencia que le permitan sustentar los sutiles esguinces jurídicos que convierten en verdades dudosas lo que muchas veces no se puede probar Otro tanto debe hacer el proponente. Busca en los campos de "lo igual" y si no encuentra lo que busca se extiende a "lo similar", extrapolando y ajustando condiciones. Se pregunta si el cliente particular ha contratado algo similar en fecha reciente; también indaga si otros clientes lo han hecho en la misma región, o en ola misma institución y así continúa indagando. Es una cuestión de paciencia. En el sector oficial, se deben publicar los presupuestos oficiales, las actas de apertura y adjudicación son documentos públicos, los contratos se publican todos en el Diario Oficial, las entidades reportan periódicamente toda su contratación. Incluso el Internet aloja la mayoría de esta información. Solamente basta saber buscar la información. Y obviamente saber almacenarla y desmenuzarla. Y no se deben olvidar los esfuerzos del gobierno por regular los precios. Actualmente existe ya una lista general de precios que de un modo u otro hará que los precios de contratación se orienten hacia un lado u otro. Ecopetrol maneja unas bases de datos e incluso en el pasado reciente se intento manejar una "Construdata Petrolera" que aunque de muy corta vida, dejó información muy importante. Y las gobernaciones manejan listas de precios de referencia. La Veeduría Distrital de Bogotá publica con frecuencia estudios de los precios que se han pagado en diferentes entidades por los mismos servicios. Y también se puede encontrar en Internet! Los mismos procesos licitatorios son una excelente fuente de información. No solamente se pueden conocer el monto total propuesto por TODOS los participantes, sino que mediante el proceso de revisión de ofertas, es posible acumular los precios de cada una de las actividades y si se desea de los estudios que cada oferente ha presentado. Recuerde que toda esta información es pública y de acceso libre.

Aunque el aspecto competitivo puede ser de un menor valor, ya que el preci0o de oferta puede ser menor al publicado, se publican listas de precios y catálogos de servicios. Hay tarifas profesionales recomendadas para los diferentes servicios. Ud. debe ofrecer menor precio de lo que su cliente manifiesta como su costo, pero dentro del rango de su competencia. Proponer para obtener utilidad. Al definir su precio es indispensable dirigir una severa mirada al costeo de los gastos previstos para la producción del bien o servicio que debe ofrecer. La determinación de su "precio de Producción" debe ser extremadamente precisa. Pero no piense que al elaborar cuanto es su costo basta con añadir su margen (o el fatídico AIU, factor de Adivinanza, Improvisación y Usufructo del bien ajeno, que infortunadamente se ha convertido en un "debe ser" en el proceso de ventas) Al establecer el costo de producción se debe contar con la asesoría de personas expertas en el tema de la contratación con el estado asi como involucrar a los funcionarios más expertos en análisis financiero para lograr la mejor planeación del cobro respecto a las politices y ritmos de pago propios del ambiente estatal. Si el precio de oferta que se ajusta al rango de competitividad, de acuerdo con su sistema de "espionaje", no le permite obtener algún beneficio, no hay sino una sola respuesta: NO se debe ofertar. Es inútil tratar de ajustar el resultado, de reconsiderar presupuestos o de buscar otras salidas. O es que acaso sus estudios hasta ese momento no han sido serios? Aunque algunas compañías puedan tratar de aplicar la teoría del "pie en la puerta" como estrategia de ventas, previendo que vale la pena arriesgar un sacrificio para "entrar" al mercado de un cliente, esta estrategia representa demasiados riesgos que no es prudente correr. Sin embargo, Ud. es el dueño de su destino! Cotizar a precio fijo. Cuando se ofrecen Precios fijos, es preferible perder un negocio rentable antes que obtener uno que no lo sea. Los riesgos de los cambios están sujetos al manejo que se le pueda dar a este aspecto. Cuando ser dan estos concursos suele haber repetición en las compras, y entonces es prudente comenzar alto para ir ajustando el precio según la competencia. Tenga en cuenta que en este caso, el precio suele ser el factor determinante de la adjudicación, suponiendo que los oferentes son serios y responsables. Nunca presente una oferta de esta clase si no esta seguro de conocer con precisión cual es el alcance de su compromiso, el cual debe estar perfectamente calificado y delimitado. No vacile en condicionar los aspectos dudosos para definir ante el cliente lo que Ud. considera su compromiso. Ud. debe asegurarse de que obtendrá un beneficio razonable. Nunca olvide que las ambigüedades y faltas de información se suelen traducir en problemas. Preste una atención especial a las disposiciones del pliego, en las instrucciones al oferente, las condiciones de compra y pago, las condiciones de entrega o suministro etc. Al establecer el valor final de su oferta, asegúrese de que ha incluido los costos de material, mano de obra, equipos, gastos generales, empaques y despachos, impuestos, tasas y contribuciones Cuando se puede negociar. Particularmente, en los concursos de menor cuantía o modalidades de contratación directa, o en procesos intermediados (Fiducias, cooperativas territoriales, gerencias de proyecto) es posible obtener la oportunidad de negociar el precio.

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La estrategia en este caso es someter siempre el mejor costo de producción y precio de venta., sin perder de vista la flexibilidad de este procedimiento frente al de propuestas selladas, puesto que se puede buscar la oportunidad de modificar especificaciones, condiciones de venta, despachos o pago Sin embargo, no se debe perder de vista que el comprador puede pedir un exhaustivo estudio de costos, por lo que hay que estar preparado para "justificar" con lujo de detalles hasta el último centavo del precio solicitado También, es posible que el cliente no recurra a la negociación y acepte el precio tal como se le ofreció (síntoma seguro de que esperaba un mayor precio) . Por consiguiente es indispensable prestar mucha atención al detalle. Es mejor no dejar "plata en la mesa"por ofrecer un precio demasiado bajo. En síntesis, el hecho de poder negociar no justifica el descuidar el costeo. Los sistemas de hacerlo van a variar ampliamente dependiendo del tipo de producto, servicio o producto que se esté ofreciendo. Para desarrollar un precio negociado, se suelen seguir cuatro pasos: • Desarrollar un plan de trabajo. • Estimar el costo directo de producción • Establecer los costos indirectos de producción y la contribución • Establecer un honorario o margen de utilidad. Los dos primeros pasos son aspectos técnicos, directamente relacionados con el, objeto del contrato, que deben ser desarrollados por el grupo técnico, responsable por el desempeño del trabajo, debidamente supervisados por las líneas de gerencia de la empresa. De una manera colectiva y con el mayor profesionalismo, este grupo debe estudiar la mejor manera de desarrollar el contrato, con el menor costo posible. Los dos últimos factores , el desarrollo de los márgenes y utilidades, son función del sector administrativo, debidamente apoyado por expertos y la dirección general. Obedece a políticas y estrategias de tipo empresarial. Para mantener estos temas dentro de una perspectiva correcta, es conveniente contar con un modelo adecuado

Garantías del contrato
Este tema se debe leer con beneficio de inventario, pues no ha sido actualizado aún al tenor de la ley 1150 y el decreto 4881.

Características generales
El contratante debe exigir ciertas garantías que le amparen contra riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista. Estas garantías consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros o garantías bancarias. El comportamiento de las partes está regulado por el Código de comercio (CC) y las acciones derivadas del contrato de seguros prescriben en los términos establecidos en el artículo 1081 del CC El tomador del seguro está obligado al pago de la prima devengada y los gastos causados, siendo usual que se convenga que el pago, deberá hacerse a mas tardar dentro del mes siguiente contado a partir de la fecha de expedición .Obviamente, esta política está sujeta a los acuerdos comerciales entre las partes. Incluso, es usual que cuando existe una relación estable entre el afianzado y la compañía, la garantía de seriedad solamente se cobra si se resulta ganador en la licitación. El valor asegurado ampara los perjuicios derivados del incumplimiento contractual que se afianza. La cuantía se puede liquidar deduciendo, de la suma asegurado la proporción equivalente a la parte cumplida de la obligación. Puede ser beneficioso para las partes el establecer estas garantías por períodos renovables, especialmente en el caso de amparos prolongados. La cesión del contrato afianzado sin el consentimiento previo y escrita de la. compañía de seguros produce automáticamente la terminación del contrato de seguros (artículo 1080 del CC)] En el caso de pluralidad o de coexistencia de seguros sobre el contrato garantizado, los asegurados deberán soportar la indemnización, en proporción a la cuantía de sus respectivas pólizas, siempre que el afianzado haya actuado de buena fe. La mala fe en la contratación de estos seguros concurrentes produce nulidad del contrato de seguros. (art. 11092 del CC). La compañía de seguros queda facultada para vigilar al afianzado en la ejecución del contrato que constituye el objeto del seguro y para exigir igual vigilancia de parte del asegurado. en desarrollo de esta facultad, y cuando las circunstancias lo justifiquen, podrá inspeccionar el desarrollo de las obligaciones contractuales, los libros, documentos o papeles y las obras ejecutadas por el afianzado, que tengan relación con el contrato garantizado por la presente póliza. En caso de siniestro, corresponde al asegurado demostrar la ocurrencia del siniestro, así como la cuantía de la perdida ((Art. 1077 del CC). La compañía de seguros trata de demostrar los hechos o circunstancias excluyentes de su responsabilidad. Por su parte, el afianzado, se obliga a reembolsar a la compañía cualquier suma de dinero que esta cancele como consecuencia de la póliza.. Dicha suma de dinero es exigible sin necesidad de constituirlos en mora, en la fecha de envío de la comunicación requiriéndolos para el pago respectivo puede exigirlo. Por la vía jurídica. La compañía de seguros se obliga a efectuar el pago del siniestro dentro del mes siguiente a la fecha en que el asegurado o beneficiario acredite aún extrajudicialmente, su derecho ante esta. Dentro del mismo término, la compañía de seguros puede tomar a su cargo el cumplimiento del contrato, caso en el cual sustituirá al afianzado en todos sus derechos y obligaciones derivados del contrato afianzado. (art. 1110

del CC). En virtud del pago de la indemnización, la compañía de seguros se subroga hasta concurrencia de su importe, en todos los derechos que el asegurado tenga contra el afianzado

Garantía de seriedad de oferta
Por medio de la garantía de seriedad de la oferta para la adjudicación dé una licitación o concurso. el asegurado (La entidad) se precave contra el riesgo del incumplimiento por parte del proponente de las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones y especialmente, la de celebrar el contrato objeto de la licitación o concurso, en los términos que dieron base a la adjudicación. El valor de esta póliza, que no es muy elevado, es parte de los costes de licitación. El monto lo fija el contratante en los pliegos y suele ser un 10% del valor de la oferta. No es recomendable que esta garantía se ajuste exactamente a este valor, ya que es un cubrimiento de perjuicios y es preferible que cada participante garantice la misma suma. Se recomienda solicitar la garantía por un valor próximo al 10% del presupuesto oficial y aproximado al valor en millones. Para el contratista, a menos que la cifra esté predeterminada, se le recomienda que la constituya por un valor algo superior y también en millones redondos para evitar contratiempos posteriores. También se debe cuidar el aspecto de la fecha. Dada la interpretación rigurosa que tiene la fecha en la ley, es necesario asegurarse de que el cubrimiento sea hasta la hora precisa que se exige en los pliegos. Cuando se prorroga el término de la licitación se suele prorrogar también el término de la póliza, por lo cual el proponente debe estar alerta ante estas modificaciones. Así mismo, cuando la entidad decide postergar la decisión y durante este lapso se vence la vigencia de la póliza, se suele solicitar su ampliación. Esta operación no suele costar dinero, pero acarrea responsabilidades pues obliga al proponente a mantener sus condiciones por un lapso adicional.

Garantía única
CONCEPTO GENERAL El Estatuto ha introducido el concepto de la Garantía Única (Art. 25,19), la cual debe amparar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Los riesgos a cubrir son básicamente los de cumplimiento, manejo del anticipo, prestaciones sociales, estabilidad de obra o calidad del servicio. Según el artículo 60, las obligaciones que se generan a la extinción del contrato se deben incluir en la Garantía Única mediante la extensión o adición de la póliza original. Para perfeccionar y ejecutar el contrato solamente es necesario amparar el riesgo de incumplimiento, ampliando sucesivamente la póliza para cubrir los demás riesgos. En este aspecto se ha venido pecando por exceso en la exigencia. La responsabilidad de la. compañía de seguros se configura cuando el afianzado sea legalmente responsable por el incumplimiento de las obligaciones contractuales afianzadas por la póliza y que tal evento cause perjuicios al asegurado. DEFINICIÓN DE LOS AMPAROS Los diferentes amparos que se obtienen dentro de la garantía única se pueden definir así: Garantía de anticipo: el asegurado se precave contra el incorrecto manejo y uso o apropiación indebida que el afianzado haga de los dineros o bienes que se le hayan anticipado para la ejecución del contrato. Suele ser por el valor total del anticipo. Para contratos valiosos y de larga duración, se puede ir reduciendo el monto asegurado a medida que se amortiza el anticipo.

Garantía de cumplimiento,: el asegurado se precave contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al afianzado, de las obligaciones emanadas del contrato y/o obligación garantizada. Se otorga al suscribir el contrato. De manera redundante e innecesaria , el contratante suele establecer una retención adicional en garantía que puede llegar a ser del 10% del valor del contrato y que se viene a pagar tres o cuatro meses después de terminado el contrato. Garantía de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Ordenada por el articulo 64 del código sustantivo del trabajo, el asegurado se precave contra el riesgo de incumplimiento de las obligaciones laborales a que esta obligado el afianzado, relacionadas con el personal contratado por este para la ejecución del contrato garantizado. Se otorga al liquidar el contrato y se suele exigir que sea entre un 3 a un 5% del valor del contrato El plazo es de 3 a 5 años. Sin embargo se conocen casos en los cuales se exige hasta el 20%. Esta es una garantía costosa, y si se exige un valor muy alto, es prudente buscar su reconsideración antes de someter la oferta.. Garantías de calidad del producto contratado: : el asegurado se precave contra el riesgo de que, durante el termino estipulado y en condiciones normales de uso, el producto contratado sufra deterioros o presente fallas de operación o calidad, imputables al afianzado, que impidan o dificulten el uso adecuado. Se presentan varias modalidades, según el objeto del contrato: Se otorgan al liquidar el contrato.  Garantía de estabilidad de la obra: Se aplica a obras de construcción, usualmente se otorga por un valor del 10% del valor final y por un período de 5 años. Cuando se trata de edificaciones, la estabilidad se determina de acuerdo con el estudio de suelos, planos, proyectos y seguridad que demuestre plenamente la firmeza de la estructura. Garantía de correcto funcionamiento de los equipos, se aplica cuando el objeto primario es el suministro de equipos. Las condiciones dependen mucho del tipo y condición del equipo. Garantía de calidad del servicio, se aplica al caso de la prestación de servicios. También depende de las características del servicio Garantía de calidad de los elementos suministrados se aplica cuando hay suministro de elementos (nó equipos) y se refiere específicamente al ajuste a las especificaciones técnicas que contractualmente determinen la calidad de los bienes suministrados

EXCEPCIONES EN LAS PÓLIZAS Las compañías de seguros suelen incluir algunas excepciones en sus pólizas, que deben tenerse en cuenta puesto que constituyen factores de sobre costo en el evento de sufrir siniestros en el desarrollo del contrato.. Las principales excepciones son: El pago de sanciones pecuniarias o económicas impuestas al afianzado, tales como multas o cláusulas penales, establecidas en el contrato garantizado. Estos costos deben ser satisfechos por el Contratista. Los perjuicios o daños que se causen a terceros con ocasión de la ejecución de las obligaciones del contrato. Es necesario suscribir una póliza independiente de responsabilidad civil extracontractual por daños a terceros. La fuerza mayor o caso fortuito cuando de acuerdo con los principios generales de derecho, el afianzado resulta exonerado de responsabilidad. Quiere decir que, si por fuerza mayor o caso fortuito la Entidad contratante indemniza al contratista, la aseguradora no le responde por los pagos hechos. El incumplimiento ni los perjuicios originados en la contratación de otros seguros, hayan sido o no mencionados en el contrato cuyo cumplimiento se afianza. Cuando legal o contractualmente el afianzado no sea responsable por el incumplimiento o inejecución del contrato afianzado.

En el caso de prórrogas al contrato, las compañías no asumen la prórroga automática de la fianza, sino que el afianzado debe procesar la modificación de la póliza correspondiente.

El equilibrio economico del contrato
El Art. 27 consagra el principio, ya estructurado en la jurisprudencia, del Equilibrio Económico de la Gestión Contractual. Este principio establece que en los contratos estatales se debe (subrayado del autor): ♦ ... mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones, surgidas al momento de proponer o de contratar, según sea el caso. De esta manera, si dicho equilibrio se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, procede su restablecimiento.[REF 7] El equilibrio respecto al contratista se rompe, entre otras cosas, por las siguientes causas: Incumplimiento de la administración. Hechos o actos provenientes de la administración. Hechos que se originen fuera de la administración. En la primera instancia, el caso más frecuente se da en el incumplimiento de los pagos, en cuyo caso el reconocimiento de intereses podría tratar de compensar el perjuicio. Más notoria por sus efectos resulta la falla en la entrega oportuna de sitios, servidumbres, derechos y proyectos definitivos. En el segundo caso, la acción administrativa debe ser legítima y casi siempre imputable al ejercicio del derecho llamado el “derecho del príncipe”, derivado de las potestades de modificación o terminación unilateral del contrato. La administración tiene ese derecho, pero ello no quiere decir que no deba indemnizar al contratista. En la tercera instancia, el caso más frecuente se deriva de situaciones anormales sobrevivientes del libre juego de la economía, que al incidir en el cumplimiento del contrato lo hacen más oneroso para el contratista. En este caso se tiene el derecho de obtener de la Entidad una modificación razonable del contrato, que cubra parcialmente su quebranto. En la legislación anterior ya se introdujo - aunque poco se respetó - el principio de que al modificar unilateralmente el contrato se mantengan las ventajas económicas otorgadas previamente al contratista. El derecho del Equilibrio Financiero lo pueden invocar las dos partes. El Art. 4 establece que la administración debe efectuar directamente, es decir, sin previo mandato judicial, el restablecimiento del Equilibrio Financiero. En el No 8, se establece como un deber de las Entidades el utilizar los mecanismos de ajuste y revisión de precios, así como los instrumentos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución. El Art. 27.2 dispone que al restablecer el equilibrio, las partes suscriban acuerdos sobre cuantía, condiciones y forma de pago, asegurando su efectividad en la misma o en la siguiente vigencia fiscal. Vale la pena recordar que el Art. 25.14 impuso a las entidades la obligación de constituir un rubro global de apropiación para satisfacer los gastos generados en estas operaciones. La no inclusión de estas disposiciones es falta del funcionario y no del contratista, y debe dar lugar a reivindicación de oficio sin necesidad de demanda.

Un aspecto importante dentro de este concepto es el reajuste de los contratos, generalmente automático, y que es un pacto entre las partes por medio del cual el contratista acepta que se le está compensando el efecto de la escalación en sus gastos.

Como contratista, es necesario tener asesoría jurídica
No solo es necesario, sino indispensable. Y se debe tener en cuenta que el asesor en contratación no necesariamente es el mismo abogado que asesore en términos de otras disciplinas (comercial, civil, penal, laboral, tributario) . Debe ser especialista en derecho administrativo, con énfasis en contratación estatal. Entre las tareas que puede desarrollar este asesor en una empresa contratista con el estado, se pueden mencionar: Revisión jurídica de los pliegos de condiciones para detectar todas las condiciones que puedan causar onerosidad o responsabilidades. Revisión externa de las propuestas antes de presentarlas, para certificar que se cumple con todas las exigencias estipuladas en los pliegos y que por lo tanto la propuesta no será rechazada. Revisión de los estudios de adjudicación y asesoría en las observaciones y reclamos que sean conducentes.
Examen de las funciones de las entidades públicas con las que se proyecte contratar para definir si el objeto del contrato les está permitido por las leyes. Estudio de la constitución y reforma de sociedades civiles o comerciales, con las cuales se proyecta celebrar contratos. Con frecuencia se observa la concurrencia de vicios en tales actos que implican la nulidad del contrato social y, por tanto, alteran el cuadro de las atribuciones y responsabilidades de los socios y administradores. Estudio de las modificaciones que se pretenda introducir en minutas adoptadas con anterioridad con el concepto de un abogado, pues tales modificaciones pueden tener efectos diferentes de los previstos.

Concepto sobre las formalidades y características de contratos no conocidos o no celebrados con anterioridad por el contratista
Estudio de los poderes de quienes obran en representación de terceros, para apreciar si han sido otorgados en debida forma y establecer si los negocios jurídicos que se pretende celebrar con ellos cabe dentro de sus atribuciones. Estudio de las medidas que deben tomarse en caso de incumplimiento de las obligaciones de un contrato por cualquiera de las partes. Estudio de títulos de bienes raíces antes de adquirir compromiso alguno sobre su adquisición; en particular, las promesas de venta, ya fueren con pactos de arras o cláusulas penales o sin ellos, deben ser consultadas previamente.

Control Jurídico sobre la ejecución del contrato, cumplimiento de pólizas, correspondencia, reclamos, adiciones etc.

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