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SÍNTESIS DE LA PRÁCTICA DE CONTRATACION EN COLOMBIA.

Comparación adelantada por Germán Urdaneta H


Usado para estructurar comparaciones entre reglamentos de
Entidad es diferentes
Nota SMML = Salario mínimo
mensual legal. Equivale hoy a
aproximadamente $USD
130.-/MES
GENERALIDADES

1. EL CONTRATO

1.1. Qué es un contrato?

Un contrato, es un acto por el cual una persona natural o jurídica se obliga a dar, hacer o no
hacer alguna cosa. Su característica es la bilateralidad cuando del contrato se emanan
obligaciones recíprocas para las partes.

La interventoría es la gestión técnico-administrtiva y jurídica para controlar y facilitar el


cumplimiento de un contrato.

La interventoría también puede ser constitutiva de un contrato, cuando dicho servicio se


presta con personas ajenas a la Entidad contratante.

1.2. ¿ Qué clase de contratos celebra La Entidad ?

Siendo la Entidad una empresa de (carácter de la Entidad , condición pública o privada,


tipo de contratos en relación con sus funciones empresariales, documento que registra
reglamentación) Y de Derecho Público para las demás actividades atendiendo a su calidad
de Empresa Estatal, rigiéndose para éste efecto por las disposiciones previstas en la Ley de
Contratación Administrativa (Ley 80 de 1993), Que aplica a partir del 10 de enero de 1994.

De manera comparativa, observaremos las clases de contratos que suscribe la Entidad

LEY 80 DE 1993 La Entidad


Obra - Construcción, mantenimiento,
instalación o ejecución de trabajos
materiales sobre bienes inmuebles.
Compraventa
Arrendamiento
Consultoría - Estudios para proyectos
de inversión, de diagnóstico,
prefactibilidad, asesorías técnicas,
interventorías, diseños, anteproyectos y
proyectos.

Prestación de servicios - Para


desarrollar actividades relacionadas con
la administración o funcionamiento de la
Entidad .
Concesión
Encargo fiduciario y fiducia pública.
1.3. Normas y principios que regulan la contratación en la Entidad

Como quiera que la Entidad suscribe contratos de derecho Público y privado, se rige por las
siguientes normas de acuerdo con la clase de contrato que celebre:

1.3.1. Normas

Constitución Nacional
Código Contencioso Administrativo
Código Civil
Código Penal
Código Laboral
Código del Comercio
Normas Tributarias
Código de Recursos Naturales y sus Normas reglamentarias
Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias (Dtos. 855, 679, 856/94 etc)
(Aplicables a la Entidad )
Manual de Contratación de La Entidad
Convención Colectiva de Trabajo Vigente
Reglamento Interno de Trabajo

1.3.2. Principios

La gestión está enmarcada en los siguientes principios que nacen de la naturaleza del desarrollo
de su actividad diaria:

* Buena Fe - Las gestiones del interventor no sólo deben ejecutarse de buena fe, sino que
además éstas deben reflejarlo. La Buena fe no es otra cosa que actuar conforme a la moral y a
las buenas costumbres.

* Transparencia - Su accionar debe ser claro, diáfano y objetivo, de manera que los interesados
puedan obtener información precisa sobre todos y cada uno de los asuntos relacionados con el
proceso contractual y la ejecución de los contratos.

* Economía - El interventor debe vigilar que el presupuesto destinado para la ejecución del
contrato, sea destinado en las obras que pretenden adelantarse. Debe igualmente impedir que
por sus actuaciones y omisiones se produzcan perjuicios económicos para la Entidad dentro de
la ejecución de los contratos, o traumatismos administrativos que atenten contra la economía
procesal que debe regir la actuación administrativa.

* Responsabilidad - El interventor está obligado a vigilar y responder por la correcta ejecución


del contrato, por tramitar oportunamente los asuntos relacionados con el mismo e informar a las
personas competentes sobre su desarrollo y avance. Responderá hasta con su propio pecunio
ante la Entidad o terceros por las omisiones o actuaciones o actuaciones negligentes en que
incurra con dolor o culpa grave.

* Equidad - Debe igualmente velar porque se mantengan las condiciones técnicas, económicas
y financieras durante el desarrollo del contrato. Es de su resorte, igualmente, hacer que prime
este principio en las relaciones entre el contratista y la Empresa, y entre el contratista y las
personas que se vean afectadas por la ejecución del contrato.

* Calidad - La gestión del interventor consiste en controlar la calidad de los procesos de


ejecución de los contratos, exigiendo los mejores estándares a los contratistas, desarrollando
acciones para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos de la
Entidad y dando cumplimiento a los planes de control establecidos previamente para el mejor
desarrollo de su actividad.

* Planeación - La gestión del interventor debe corresponder a una cuidadosa planeación que le
permita establecer los mecanismos de control que se requieran durante el desarrollo del contrato.

* Celeridad - El interventor debe manejar todos los medios para agilizar las decisiones, de modo
que los trámites de contratación se cumplan con eficiencia y eficacia.

* Responsabilidad social - Es responsabilidad del interventor velar porque se cumplan las


normas sobre la protección del medio ambiente y la salud ocupacional. Asi mismo, debe cuidar
que se respeten los derechos de los ciudadanos que se vean afectados por la ejecución de un
contrato.

1.4. ¿Cuáles son las formas de contratos utilizadas en la Entidad ?

En términos generales todos los contratos que celebra la Entidad se efectúan por escrito, salvo
en aquella circunstancia en que por declaratoria de urgencia amerite una contratación verbal,
caso en el cual deberá dejarse constancia escrita del hecho.

Las formas usuales de contrato utilizadas en la Entidad y señaladas en el Manual de


Contratación son:

a. Contrato Formal
b. Carta Contrato
c. Orden de Ejecución

La estandarización de los modelos de los respectivos contratos se encuentra a cargo de la


Dirección Jurídica de la Entidad de Bogotá.

2. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

La Ley de contratación que rige las Entidades del estado y (el Manual de Contratación de La
Entidad ), ajustándose a las modificaciones introducidas en la nueva Ley, han señalado las
causales de inhabilidades e incompatibilidad para contratar con el Estado, las cuales son
aplicables a la Entidad como empresa (Tipo de empresa). A continuación se enumeran dichas
causales:

2.1. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES


2.1. Inhabilidades

2.1.1. Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y
las Leyes.

2.1.2. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que
trata el literal anterior estando inhabilitados.

2.1.3. Quienes dieron lugar ala declaración de caducidad.

2.1.4. Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoría interdicción
de derechos y funciones publicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente
con destitución.
2.1.5. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.

2.1.6. Los servidores públicos.

2.1.7. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro


del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra
persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación o
concurso.

2.1.8. Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal
o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o
segundo de afinidad con el representante legal o cualquiera de los socios de una
sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una licitación o concurso.

2.1.9. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad,
así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con
posterioridad a dicha declaratoria.

2.1.10. Las inhabilidades a que se refieren los numerales: 2.1.3; 2.1.4. y 2.1 9. se extenderán
por un término de cinco años contados a partir de la fecha ejecutoria del acto que
declaró la caducidad, o de la sentencia que impuso la pena o del acto que dispuso la
destitución; las previstas en los numerales: 2.1.2. y 2.1.5. se extenderán por un
término de cinco años contados a partir de la fecha de la ocurrencia del hecho de la
participación en la licitación o concurso, o de la de celebración del contrato, o de la de
expiración del plazo para su firma.

2.2. Incompatibilidad

2.2.1. Quienes fueron miembros de la Junta Directiva o empleados de la Cámara de


Comercio. Esta incompatibilidad sólo comprende a quienes desempeñaron funciones
en los niveles directivos, asesor o ejecutivo y se extiende por el término de un año,
contados a partir de la fecha del retiro.

2.2.2. Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los empleados de la Entidad
en los niveles directivos, asesor, ejecutivo o con los miembros de la Junta Directiva,
o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal.

2.2.3. El cónyuge, compañero o compañera permanente del empleado de la Entidad en los


niveles directivos, asesor, ejecutivo o con los miembros de la Junta Directiva, o de
quien ejerza funciones de control interno o fiscales.

2.2.4. Las corporaciones, las asociaciones, y las sociedades anónimas que no tengan
el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las
demás sociedades en las que el empleado de la Entidad en los niveles directivos,
asesor, ejecutivo o miembro de la Junta Directiva, o el cónyuge, compañero o
compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad,
afinidad o civil de cualquiera de ellos, que tenga participación o desempeñe cargos
de dirección o manejo.

Nota: La inhabilidad prevista en el numeral 2.2.4. no se aplicará en relación con las corporaciones, asociaciones,
fundaciones y sociedades allí mencionadas, cuando por disposición legal o estatutaria el empleado de La Entidad
en los niveles referidos debe desempeñar cargos de dirección o manejo.

2.2.5. Los miembros de la Junta Directiva. Esta incompatibilidad sólo se predica respecto
de ___________________ y de las Entidad es vinculadas o adscritas al Ministerio de
Minas y Energía.

Nota: Tampoco quedan cobijados por las inhabilidades e incompatibilidades de que tratan los numerales
anteriores, las personas que contraten por obligación, legal o lo hagan para usar los bienes o servicios que La
Entidad ofrezca al público en condiciones comunes a quienes los soliciten, ni quienes celebren contratos en
desarrollo de lo previsto en el artículo 60 de La Constitución Nacional.

2.3. Inhabilidades e incompatibilidades sobrevivientes

Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este deberá ceder el contrato


previa autorización escrita de la Cámara de Comercio, o si ello no es posible, renunciará a su
ejecución.

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de una


licitación o concurso, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección
y a los derechos surgidos del mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene de uno de los miembros del consorcio o unión


temporal, éste debe ceder su participación a un tercero previa autorización escrita de la
Entidad. En ningún caso puede haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio
o unión temporal.

2.4. Conflicto de Intereses

El interventor debe evitar cualquier conflicto entre sus intereses personales y los intereses de
la Empresa, al tratar con contratistas, clientes, proveedores o cualquier otra persona natural o
jurídica, nacional o extranjera que realice o pretenda realizar negocios con La Entidad o con
empresas en las cuales ésta tenga participación o intereses, directa o indirectamente.

3. REGISTRO DE PROPONENTES

3.1. Registro en la Cámara de Comercio

Todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con las Entidad es estatales,
contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles, se inscribirán en
la Entidad de su jurisdicción y deberán estar clasificadas y calificadas por especialidades,
grupos o clases de acuerdo con la naturaleza de los bienes o servicios que ofrezca.

La certificación servirá de prueba de la existencia y representación legal. Para el efecto se


utilizará un formulario único y se solicitarán por parte de la Entidad, los documentos
estrictamente indispensables para la inscripción.

Este registro no se requiere en los casos de contratación de urgencia, contratación de menor


cuantía (mil salarios mínimos mensuales legales, para el caso de_________), contratación
para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas, contratos de prestación de
servicios y contratos de concesión de cualquier índole y cuando se trate de adquisición de
bienes cuyo precio se encuentre regulado por el Gobierno Nacional.

El registro de proponentes será público y por tanto cualquier persona puede solicitar que se le
expidan certificaciones sobre las inscripciones, calificaciones y clasificaciones que contengan.

El interventor tiene la obligación de información sobre el desarrollo del contrato al


administración del mismo, para que este a su vez cumpla con las obligación de comunicar a la
Cámara de Comercio, en forma semestral, la información concerniente a los contratos
ejecutados, cuantía, cumplimiento de los mismos y las multas y sanciones que en relación con
ellos se hubiesen impuesto. El servidor público que incumpla esta función incurrirá en causal
de mala conducta.

3.2. Registro o directorio interno de proponentes

En La Entidad se mantendrá un directorio interno de oferentes que consistirá en una base de


datos con información sobre las personas en condiciones de celebrar y desarrollar contratos
con La Entidad para las diversas actividades a las cuales se les aplica esta norma.

4. SISTEMAS DE CONTRATACION

4.1. ¿ Qué es una licitación ?

La licitación es un procedimiento mediante el cual la Entidad estatal formula públicamente


una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus
ofertas y selecciones entre ellas la más favorable. Cuando el objeto del contrato consista en
estudios o trabajos técnicos, intelectuales o especializados, el proceso de selección se
llamará concurso y se efectuará también mediante invitación pública.

4.2. ¿ Quiénes pueden adelantarla ?

Es responsabilidad de los jefes o representantes legales de las Entidad es, adelantar todos
los actos inherentes a la actividad contractual. No obstante, estos podrán delegar hasta en los
niveles directivo, ejecutivo o equivalentes teniendo en cuenta las normas que rigen la
distribución de funciones en los respectivos organismos. La adjudicación o celebración del
contrato no pueden ser delegadas.
Ninguna licitación o contrato podrá adelantarse sin que se haya obtenido previamente la
correspondiente apropiación presupuestal.

4.4. La propuesta

La propuesta es el ofrecimiento del interesado. Los contratistas responderán cuando formulen


propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas
con el propósito de obtener la adjudicación del contrato. También deben responder si
presentan informaciones falsas o si han ocultado incompatibilidades o inhabilidades.

La propuesta, dentro de una licitación es irrevocable. Estas deben sugerirse y sujetarse a


todos y cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones o términos de
referencia.

4.5. ¿ Cuántas clases de licitación existen ?

En el caso de la Entidad dichas licitaciones pueden ser públicas o privadas de acuerdo con la
naturaleza y cuantía de la actividad que se pretenda contratar y la norma que le sea aplicable
(Ley 80/93 o Manual de Contratación).

Por lo anterior procederemos a señalar de manera sucinta el procedimiento indicado tanto en


la ley 80/93 como en el manual de contratación para cada una de ellas, a través del siguiente
cuadro comparativo.

4.5.1. Licitación pública


LEY 80 DE 1993 Entidad
Licitación o concurso público Invitación - Licitación o concurso público Invitación -
se publicarán máximo tres invitaciones
dentro de los diez o veinte días anteriores a
la licitación, con intervalos de dos a cinco
días calendarios, en periódicos de amplia
circulación nacional.
Audiencia informativa - Por solicitud de los Audiencia informativa -
interesados puede celebrarse dentro de los
tres días hábiles siguientes al inicio de la
licitación con el objeto de precisar el
contenido de los pliegos. Las aclaraciones
deben efectuarse por escrito a todos los
participantes.
Urna - La ley 80 no hace referencia a las Urna -
urnas. Sin embargo, aún se acostumbra
Apertura - Se ordena por acto Apertura -
administrativo por parte del jefe o
representante de la Entidad contratante,
previo estudio de la conveniencia y
oportunidad del contrato.
Características de la propuesta Características de la propuesta
• En original y tres copias en sobre •
cerrado.
• Idioma español.
• Es irrevocable. El proponente no
puede retirarla, modificarla, adicionarla o
condicionar sus efectos.
• Debe ceñirse al pliego de
condiciones.
• La Entidad puede admitir las
propuestas que presentan defectos de
forma, omisiones o errores aritméticos
siempre que no afecten las condiciones
sustanciales del futuro.
Puntaje de evaluación Puntaje de evaluación
• Deben señalarse en los avisos. •
Ponderación Ponderación
• Se distribuye en un total de mil •
puntos.
• En caso de empaste, debe
efectuarse un nuevo análisis para
desempastarlas.
• Por un término de cinco días los
oferentes pueden hacer observaciones al
informe del comité evaluador.
Adjudicación del contrato o declaración Adjudicación del contrato
de desierta de la licitación o concurso

• La selección debe ser objetiva.
• Debe hacerse en acto público.
• Se debe hacer por resolución.
Causales de declaratoria desierta Causales de declaratoria desierta

• Unicamente procede por causa o •


motivos que impidan la escogencia
objetiva.
• Se hará por resolución motivada.
Comunicación de la decisión Comunicación de la decisión

• Debe comunicarse a los •


proponentes favorecidos y a los no
favorecidos.
• Debe devolverse la garantía de
seriedad de la propuesta a todos los
participantes una vez formalizado el
respectivo contrato.

4.5.2. Licitación privada

Este procedimiento sólo se encuentra contemplado en el Manual de Contratación de La


Entidad , el cual dispone lo siguiente:

✓Los invitados son seleccionados por el funcionario a cargo de la licitación, por escrito.

✓Se consulta para el efecto el Directorio de Oferentes de La Entidad .

✓Se escogen cuatro proponentes. Si hay menos de seis proponentes se invita a todos.

✓Dos de los invitados pueden ser sugeridos por el funcionario autorizado.

✓Los restantes deberán ser seleccionados por sorteo para cada contratación, en acto público
efectuado con dos días de antelación. El aviso se fija en cartelera.

✓Se debe levantar un acta.

LEY 80 DE 1993 Entidad

• Menor cuantía (1.000 SMML).


• Empréstitos.
• Contratos Interadministrativos
(excepto el de seguro).
• Prestación de servicios
profesionales, científicos o tecnológicos.
• Arrendamiento o adquisición de
inmuebles.
• Urgencia manifiesta.
• Declaratoria de desierta.
• Cuando no se presente propuesta
alguna o cuando ninguna se aplica al
pliego.
• Bienes y servicios para la defensa
nacional.
• Cuando no exista pluralidad de
oferentes.
• Productos de origen o destinación
agropecuaria.
• Prestación de servicios de salud.
• Contratos que tengan por objeto
directo las actividades comerciales e
industriales de las empresas industriales y
comerciales del Estado (excepto Art. 32).

4.6. Contratación directa

La ley 80 de 1993 (y el Manual de Contratación) contempla esta modalidad de contratación.


A manera comparativa se señala en qué casos procede:

4.6.1. Términos de referencia

Para adelantar la contratación directa la Entidad contratante pondrá a disposición de los


interesados los correspondientes términos de referencia, que contendrá, entre otros, los
siguientes aspectos: clase de obra o servicio; oportunidad para presentar las ofertas o
cotizaciones; referencia del régimen jurídico aplicable; factores que debe contemplar el
oferente, para la valoración de su precio, tales como, clases de salario, impuestos, garantías,
etcétera; forma y oportunidad para presentar la propuesta; minuta de la orden de trabajo o de
la carta contrato según el caso.

Se dejará constar expresamente que La Entidad no adquiere obligación de contratar con el


cotizante por virtud de la oferta presentada.

La inscripción en el Registro de Proponentes o en el Directorio de Ofertas, no podrá ser


requisito para contratar con La Entidad , dentro de esta modalidad de contratación.

Para la contratación directa no se requiere de la urna.

Hechas las anteriores precisiones, analizaremos en forma comparativa el procedimiento a


seguir de acuerdo con la norma que rige la contratación directa en La Entidad .

TERMINOS DE REFERENCIA
LEY 80 DE 1993 Entidad
Sondeo de precios

• Para contratar directamente hasta


por cuantía de 100 SMML se requiere
una sola oferta.
• Para cuantías entre 100 y 500
SMML se requieren como mínimo dos
ofertas.
• Para cuantías entre 500 y 1.000
SMML, además de las dos ofertas, se
requiere la publicación de un aviso
colocado en lugar visible de la Entidad ,
por un término no menor de dos días.

En todo caso la Entidad tendrá en cuanta


para efectos de la contratación los precios
del mercado y, si es el caso, los estudios y
evaluaciones que para ese efecto se
hayan realizado.

NOTA: Se toma como base la cuantía mínima de 1.000 SMML.

4.7. Concurso de méritos

Se adelanta de la misma forma y con los mismos requisitos de la Licitación Pública.

5. CONTRATO FORMAL

La Entidad utilizará modelos estandarizados, los cuales serán elaborados por la (Dirección
Jurídica o su equivalenta).

El contrato lo podemos dividir en siete partes así:

5.1.` La de identificación y datos generales de las partes contratantes.

Las personas naturales o jurídicas que intervengan en un contrato, deben encontrarse


plenamente identificadas, señalando su documento de identidad , la calidad en la que actúan, los
datos de las personas jurídicas, la clase de sociedad y la facultad para contratar.

5.2. La del objeto y las obligaciones

El objeto del contrato debe ser claro y conciso. No debe contener redacciones ambiguas que se
presten a interpretaciones erróneas que conlleven a modificarlo o promuevan incidencia
económica en perjuicio de las partes.

5.3. La parte económica (precio e impuestos)

Sin limitarse, las partes pueden convenir cualquiera de los siguientes sistemas de precios:

* Valor Global - Es el que comprende todos los costos directos o indirectos, incluidos los
gastos de administración, impuestos, imprevistos y utilidades que puedan suscitarse
como consecuencia del contrato que se suscribe.

* Precios Unitarios - Es el precio establecido por unidades de trabajo.

* Tarifas Unitarias - Precio por unidades de recursos.

* Gastos Autorizados - Precio convenido previa autorización del funcionario autorizado.

* Gastos Reembolsables - Se reintegra el valor de los costos directos que compruebe el


contratista haber realizado con cargo a sus propios recursos, en la medida en que los va
ejecutando.
Con el fin de mantener el equilibrio económico del contrato, el funcionario autorizado debe
adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo del contrato las condiciones
técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se
haya realizado licitación o concurso, o contratar en los casos de contratación directa.

El contrato debe contener clara mención de que se pactaran intereses moratorios


.
5.3.2. Forma de Pago

La forma de pago es de libre estipulación entre las partes. Puede ser mensual, por cantidad de
obra ejecutada, etc...

La Ley prevé igualmente el Anticipo y Pago Anticipado. Tanto el anticipo como el pago anticipado
solamente pueden estipularse hasta por una cuantía equivalente al 50% del valor del contrato.

5.3.3. Impuestos

Todos los impuestos del contrato son de cargo del contratista.

Los contratos de acuerdo a su cuantía y naturaleza son gravados con los impuestos de: Industria
y
Comercio, Renta y Complementarios, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente,
Impuesto de Timbre Nacional, entre otros.

Algunos impuestos deben recaudarse al tiempo de la causación de las cuentas de cobro que se
presenten dentro de la ejecución de un contrato, momento en el cual el interventor, dentro de su
gestión de control, debe tener especial cuidado de evitar la mora de tramitación de las mismas, a
efectos de impedir que resulte sancionada la Entidad por retener en forma tardía el valor a
recaudar.

5.4. La sancionatoria por efectos del incumplimiento de las obligaciones parciales o totales de
las partes.

Los contratos que suscribe La Entidad, contemplan las cláusulas de multas y penal pecuniaria.

5.4.1. Las multas

Estas tienen como fundamento servir de medio coercitivo a fin de conminar al contratista para
que cumpla dentro de un término perentorio, las obligaciones parciales por él incumplidas.

El interventor juega aquí un papel importante, toda vez que su ejercicio minucioso de control
sobre el avance del contrato y del cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista,
pueden impedir que la administración se vea abocada a imponer las multas pactadas en el
contrato.

No obstante, cuando el interventor, a pesar de su gestión, encuentra que el contratista incumple


sus obligaciones parciales, deberá dejar constar por escrito los requerimientos previos
efectuados al contratista e informar al administrador del contrato a fin de que se proceda a
imponer la multa correspondiente y dar el correspondiente aviso a la Entidad garante para los
fines pertinentes.

5.4.2. Cláusula Penal Pecuniaria


Se aplica cuando el contratista ha incumplido la totalidad de las obligaciones del contrato.

Para estos efectos debe, también el interventor, informar al administrador del contrato para los
fines ya señalados de imponer el pago de la cuantía estipulada como cláusula penal pecuniaria y
continuar con el respectivo procedimiento ante la aseguradora garante.

La omisión del interventor del cumplimiento de esta obligación a su cargo, lo hará responsable de
los prejuicios económicos que por su omisión , deba asumir la Entidad contratante.

5.5. La de las garantías del contrato

Teniendo en cuenta la clase del contrato y los riesgos que se pretenden cubrir, debe
determinarse el tipo, la cuantía y vigencia de los amparos que se consideren necesarios.

El contratista prestará garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones del
contrato, la cual se deberá mantener durante la vigencia y liquidación del contrato.

La póliza no expira por falta de pago de la prima.

Estas garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente


establecidas o garantías bancarias.

La aseguradora, en caso de declaratoria de incumplimiento de las obligaciones del contratista,


podrá subrrogarse en el cumplimiento de las mismas y terminar la ejecución del contrato
incumplido.

5.6. Las cláusulas obligatorias

Los contratos de obra que se suscriban en la aplicación de la Ley 80 de 1993 deberán contener
las denominadas cláusulas exorbitantes u obligatorias.

Estas cláusulas se entienden pactadas aún no se consignen expresamente. Dichas cláusulas


son

5.6.1. De la interpretación unilateral

Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias sobre la interpretación del contrato que
puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende
satisfacer con el objeto contratado, la Entidad estatal, si no se logra acuerdo, interpretará en
acto administrativo debidamente motivado las estipulaciones o cláusulas objeto de la diferencia.

5.6.2. De la modificación unilateral

Se utiliza para introducir modificaciones al contrato a fin de evitar la paralización o afectación


grave del servicio público que se contrata, cuando las partes no llegan a ningún acuerdo.
Se requiere de resolución motivada para efectuarla.

5.6.3. De la terminación unilateral

Se utiliza cuando la Entidad requiere terminar anticipadamente el contrato por las siguientes
razones:

a. Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo
exija.
b. Por muerte o incapacidad física del contratista o disolución de la persona jurídica, si es
una sociedad.

c. Por interdicción judicial o declaración de quiebra del contratista.

d. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos del contratista que afectan
de manera grave el cumplimiento del contrato.

5.6.4. De la caducidad

Es una de las formas de terminación de contratos por incumplimiento de las obligaciones a cargo
del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que
puede conducir a su paralización.

Debe declararse por resolución motivada. Cuando se declara la caducidad no hay lugar ala
indemnización para el contratista quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades
previstas en la Ley.

La declaratoria de caducidad es constitutiva de siniestro de incumplimiento.

La Entidad contratante en caso de declaratoria de caducidad podrá contratar la obra con otro
contratista o permitir que la Entidad garante asuma la ejecución de la misma.

5.7. La del marco legal y requisitos de validez y perfeccionamiento

Los contratos se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y


éste se eleve a escrito.

Corresponde suscribir el contrato al funcionario autorizado o a quien éste delegue.

De acuerdo con la Ley 80 de 1993 sólo pueden efectuarse delegaciones en cargos de nivel
ejecutivo o directivo. El Decreto Reglamentario 679/94 establece la prohibición de delegar la
firma del contrato.

El contrato debe ser firmado primero por el representante de la Entidad y luego ser enviado al
contratista para los mismos efectos.

6. CARTA CONTRATO

Las cartas contratos no contemplan el lleno de las formalidades que se exigen para un contrato
formal. No obstante, debe señalarse en ellas el objeto y las obligaciones de las partes en forma
clara y expresa.

Para efectos de las garantías se aplica lo señalado en el punto de las garantías del contrato
anteriormente indicado.

Dentro de la contratación en La Entidad esta modalidad se utiliza para contratos superiores a


200 SMML e inferiores a los 2.500 SMML.

7. ORDENES DE TRABAJO
Esta modalidad se utiliza cuando se desee suscribir contratos cuya cuantía no supere el valor de
200 SMML.

Los formatos de las ordenes de trabajo serán estandarizados por la Dirección Jurídica de La
Entidad .

8. EJECUCION DEL CONTRATO - SITUACIONES ESPECIALES

8.1. Fuerza mayor y caso fortuito

La fuerza mayor o caso fortuito solo puede predicarse de aquellos hechos imprevistos,
repentinos e irresistibles que se suscitan dentro de la ejecución de un contrato y que hagan
imposible su cumplimiento.

En estos casos las partes no están obligadas a indemnizar por los perjuicios que se causen.

Los efectos pueden llegar desde la suspensión del contrato hasta la terminación y liquidación del
mismo, con el reconocimiento de las obligaciones que se hayan cumplido hasta el momento en
que , por las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, deba tomarse tal determinación.

8.1.1. Suspensión de los contratos

Por circunstancias de fuerza mayor o por ser conveniente a los intereses de La Entidad o de los
trabajos contratados, por mutuo acuerdo, se puede suspender la ejecución del contrato.

La suspensión debe constar en un acta que contenga específicamente las circunstancias que
dieron lugar a ella,la fecha de la suspensión y la fecha estimada de la reiniciación, y los efectos
que serán asumidos por las partes como consecuencias de la misma.

Así, deberán señalarse, a manera de ejemplo, las cargas laborales o los efectos del probable
stand by de equipos, etcétera.

El plazo extintivo de los contratos no se contabiliza por efectos de la suspensión del contrato. En
consecuencia, o se requiere de las suscripción de un contrato adicional para prorrogar el plazo.

8.1.2. Contratos adicionales

Los contratos podrán ser adicionados en su valor y plazo. No obstante, su valor, no podrá ser
incrementado sino en el cincuenta porciento del valor del contrato principal y deben ser
aprobados por el funcionario autorizado que celebro el contrato principal.

Si el valor de la adición sumado al valor del contrato principal supera la cuantía autorizada, se
debe obtener autorización del nivel jerárquico superior.

El plazo para la ejecución del contrato no estará sujeto a prórroga, salvo que sobrevengan
hechos constitutivos de fuerza mayor o que a juicio de La Entidad haya necesidad de hacer
modificaciones al alcance o a las especificaciones, cuya realización requiera ampliar dicho plazo.

8.1.3. Mayor cantidad de obra

En los contratos o precios unitarios que se suscite mayor cantidad de obra, esta no dará lugar ala
suscripción de un contrato adicional. Su valor se pagara a los precios convenidos en el contrato
para el respectivo ítem.
8.1.4. Contratos accesorios

Son aquellos que se celebran para la ejecución de obligaciones no previstas en el alcance del
contrato, pero que se hacen necesarias, útiles o convenientes para la mejor ejecución del objeto
del contrato principal.

Puede suscribirse con el mismo contratista o con un tercero. Estos contratos pueden elaborarse
directamente.

9. LIQUIDACION DEL CONTRATO

Los contratos de tracto sucesivo, es decir, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue
en el tiempo, y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo con el
contratista.

El termino para la liquidación será el fijado en el pliego de condiciones y no podrá exceder de


cuatro meses siguientes a la finalización del contrato.

Esta liquidación debe constar en un acta donde se consignaran los acuerdos o conciliaciones a
que se llega para poner fin a las divergencias presentadas y declarar en paz y salvo al contratista
por todo concepto.

En el evento en que el contratista no se presente a la liquidación del contrato o no se llegare a un


acuerdo sobre la misma, se procederá a liquidar por parte de la Entidad contratante en forma
unilateral, mediante resolución motivada susceptible del recurso de reposición.

9.1. ¿ Que debe contener el acta de liquidación ?

El acta de liquidación deberá contener las cantidades de trabajo ejecutadas por el contratista, los
pagos efectuados por La Entidad , los ajustes, revisiones, reconocimiento, conciliaciones, los
descuentos realizados, bonificaciones concedidas, multas aplicadas, saldo a favor o en contra
del contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones.

9.2. ¿ Quien debe hacerla ?

La liquidación debe hacerla el funcionario designado por la Entidad contratante y el contratista.


El funcionario deberá ser designado por la persona que autorizo el contrato, quien aprobara el
acta que se suscriba.