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Cmo redactar una propuesta comercial atractiva

Tras varias reuniones, ha llegado el momento de presentarle al cliente tu propuesta comercial. Es ahora cuando tienes que plasmar por escrito la oferta. He aqu las claves de una redaccin y presentacin eficaces. Despertars su inters!

Qu elementos debe tener una propuesta? Qu documentacin ha de incluir? Cul es la extensin adecuada? Ha de ser entregada inmediatamente, o es mejor esperar un tiempo prudencial? Son cuestiones que se plantea todo empresario al momento de elaborar una propuesta comercial. Existe un modelo ideal? Evidentemente, no. Para que una propuesta triunfe, otra tiene que fracasar. Lo que s te ofrecemos son pautas que harn que la tuya sea ms atractiva y no acabe en la papelera. Para abordar este tema hemos consultado a tres expertos: Marcos Urarte, director general de la consultora Pharos; Jordi Pujadas, profesor de ISM-ESIC, y Mariano Paredes, socio director de la consultora APM y profesor del curso Elaboracin de Ofertas y Propuestas Comerciales, del iiR Espaa. Primera idea: Toda propuesta comercial debe seguir la tcnica AIDA, que es el paradigma de la persuasin en textos escritos: atencin, inters, desarrollo y accin. Es decir, lo primero es captar su atencin, despus despertar su inters para entrar en el desarrollo de la idea o del servicio y, finalmente, pasar a la accin, que es el momento del presupuesto y de los plazos de ejecucin.

Cuestiones de forma

Adems de la estructura del documento, es necesario tener en cuenta una serie de cuestiones formales:

Extensin del presupuesto. Al igual que no existe una propuesta ideal, tampoco hay una extensin perfecta. Cada servicio requiere un desarrollo diferente. Busca el punto intermedio. Una propuesta redactada en dos folios resulta pobre, y una que ha necesitado cien, es engorrosa, adems de transmitir el mensaje de estar justificando un precio desorbitado. Lo ideal es que ocupe unos 10 15 folios en Word, o unas 20-30 pantallas de Power Point, y nunca sobrepasar los 50 folios y las 80 pantallas. Cuanta ms extensin tenga, ms recomendable es realizar un ndice con los contenidos. Y si alcanza las dimensiones mximas antes sealadas, incluye un resumen ejecutivo donde se consigne el objetivo de la propuesta, los servicios a prestar, el plazo de ejecucin y el montante econmico.

A la hora de incluir documentacin tcnica del producto o del material a utilizar, incorpora en forma de anexo el currculum de los profesionales que participan en el proyecto. Haz lo mismo con las referencias.

Redaccin. Mantn las reglas de la claridad en la comunicacin escrita: lenguaje siempre en positivo, construcciones simples (sujeto + verbo + predicado), sobre todo en las ideas principales; prrafos cortos, frases de no ms de 15 palabras y de estructura sencilla, y palabras persuasivas (logro, ganancia, beneficio) Asimismo, si tienes que utilizar un lenguaje tcnico, trata de hacerlo de la forma ms clara y comprensible y, si es posible, con anotaciones a pie de pgina con la explicacin de los vocablos ms tcnicos. Es importante evitar todas aquellas palabras que tienen connotaciones negativas, como error, peligro, avera, reparacin Por otra parte, es recomendable dejar la oferta reina para el ltimo lugar y jugar con el argumento de la escasez para apremiar la compra o contratacin.

Presentacin. Puede ser en Word o en Power Point, lo importante es que permita una lectura en embudo (ttulo principal, entradilla, ttulos intermedios). Si es extensa, introduce cada parte con un pequeo resumen. Recuerda que debe ser atractiva y estar estructurada para permitir la lectura rpida. Hay que evitar que resulte pesada visualmente. Lo ms indicado es incluir grficos que sean fciles de entender. Y debe ser muy sencilla, porque la impresin que se plasma en el subconsciente del lector es que una oferta de apariencia sencilla, es sencilla de implantar, dice Paredes. Este experto recomienda tambin seguir los procedimientos internos de la empresa. Date una vuelta por su gua de estilo y aade toques corporativos, indica.

Plazos y modo de entrega. Cundo debo entregar mi propuesta? Debo hacerlo enseguida o esperar mucho? En este punto, Jordi Pujadas recomienda guiarnos por el sentido de urgencia que es el que nos indica que, aunque no tengamos una fecha tope, debemos ir lo ms rpido posible. Es cierto que en el inconsciente del lector hay dos extremos: si tardas mucho, puedes dar la impresin de estar muy ocupado, pero tambin puede interpretarse como desinters; y, si tardas poco, ofreces la imagen de ansiedad o de desocupacin. En ltimo caso, los expertos aconsejan una demora inferior a 15 das. Aunque para no equivocarte, lo ms adecuado es pactar con el cliente una fecha y cumplirla. Intenta entregar en mano la propuesta. Esto, por dos motivos: para garantizarte un segundo encuentro con el cliente y para defenderla cara a cara. Eso no quita que la adelantes por medio de correo electrnico.

Y, qu pasa despus? Una vez que has entregado la propuesta, la pelota est en el tejado del cliente. Es necesario darle un tiempo prudencial a fin de que la sopese, pero no debes descuidarte. Tiene que saber que ests ah, debe haber un seguimiento constante sin caer en el exceso. Si no has pactado un encuentro en persona, llmale a los dos o tres das del envo de la oferta, para de esa manera asegurarte de que la ha recibido, y trata de cerrar una nueva llamada. Si no lo consigues, vuelve a intentarlo a la semana. Preguntas como ha quedado alguna duda? o en qu podemos ayudar? contribuyen a retomar una negociacin estancada. En caso de que tu propuesta no sea aceptada, es importante preguntarle al cliente las razones del rechazo, y as obtener informacin y poder mejorarla. Si de la explicacin se desprende algo que est en tu mano arreglar, puede optarse por el llamado cierre del picaporte: Si le garantizo que podemos solucionar este punto, estaramos de acuerdo en. Esto, en ms de un caso ha supuesto un xito, concluye Jordi Pujadas.