Manual Usuario TEDEF

SUPERINTENDENCIA DE ENTIDADES DE SALUD SEPS Sistema Integrado de Transacciones Electrnicas de Datos en Salud
SITEDS - FACTURACIN
MANUAL DEL USUARIO SITEDS - FACTURACIN

(Versin 1.18)
SUPERINTENDENCIA DE ENTIDADES PRESTADORAS DE SALUD

SEPS 2005 Todos los derechos reservados
Manual de Usuario SITEDS FACTURACIN
PRESENTACIN
El Manual de Usuario del SITEDS FACTURACIN / TRANSACCIN 837, es el documento que le muestra como utilizar este sistema para obtener los resultados esperados. Este manual comprende la descripcin paso a paso de la puesta en marcha y de cada una de las funciones del SITEDS FACTURACIN / TRANSACCIN 837, al cual llamaremos FACTURACIN. El sistema de FACTURACIN, es el programa que permite validar y enviar la informacin sobre la facturacin de las Entidades Vinculadas a las Entidades Prestadoras de Salud, segn los requerimientos establecidos por la SEPS. Cuenta adems con las funcionalidades necesarias para el tratamiento de dicha informacin. Asegrese de leer ntegramente este manual.
SEPS Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud
CONTENIDO PRESENTACIN ................................................................................. 2 CONTENIDO .......................................................................................... 4 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA............................................... 5

Hardware ................................................................................................................................................................... 5 Software ...................................................................................................................................................................... 5
DESCRIPCIN FUNCIONAL DEL SISTEMA.............................. 6

IMPORTANTE................................................................................................................... 6
Estndar para el nombre de Archivos de Texto .............................................................................................. 6
INICIO DEL PROGRAMA................................................................................................. 7 BARRA DE MENU ............................................................................................................. 8 BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS........................................................... 12 DESCRIPCIN DE LAS BANDEJAS............................................................................... 12 REGISTRAR NUEVO ARCHIVO .................................................................................... 13 VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE ....................................................................... 16 VALIDAR ARCHIVOS..................................................................................................... 17 ARCHIVOS VALIDADOS................................................................................................ 21 VER ERRORES DE VALIDACIN................................................................................. 21 ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS.................................................................................... 25 ELIMINAR ARCHIVOS................................................................................................... 27 VER CONTENIDO DE PAQUETES................................................................................. 27 COMPACTAR BASE DE DATOS.................................................................................... 28 TABLAS DE VALIDACION............................................................................................. 29 EXPORTAR INFORMACION......................................................................................... 29
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Hardware La configuracin mnima para el funcionamiento correcto del sistema es la siguiente: CPU Pentium III o superior. Memoria RAM 128 MB o superior. Espacio en Disco Duro 500 MB. Monitor a color VGA o superior. Resolucin 800 x 600 (fuentes pequeas). Keyboard y mouse serial compatible. Disk Drive 3.5 (opcional) Lectora de CD (opcional)
Software Windows98 o superior. No tener instalado MS Access tener instalado MS Access 2000 (Repositorio de Datos)
DESCRIPCIN FUNCIONAL DEL SISTEMA
IMPORTANTE
El sistema de Facturacin trabaja en base a archivos planos que la Entidad Vinculada deber generar segn los requisitos establecidos por la SEPS. Dichos archivos sern ingresados al sistema para su posterior validacin y envo. Antes de iniciar el tratamiento de la informacin con el sistema de Facturacin se deben generar dichos archivos en formato de texto y segn el periodo de envo (ao y mes). Estos archivos comprendidos en la trama de facturacin son: Documento Facturador Detalle de Prestacin Detalle de Procedimientos y Servicios Detalle de Diagnsticos Detalle de Farmacia Detalle de Dental
Estndar para el nombre de Archivos de Texto

Los archivos de Tex to que corresponden al envo de un Lote de Facturacin, deben tener un nombre que cumplan con el siguiente formato: <codigo_tabla>_<ruc_proveedor>_<codigo_sede>_<lote>_<fecha>.txt Donde <codigo_tabla> toma los siguientes valores (4 caracteres): Documento facturador: Detalle de atencin: Detalle de servicios: Detalle de diagnsticos: Detalle de farmacia: Detalle de dental: dfac date dser ddia dfar dden
<ruc_proveedor>: Nmero de RUC del proveedor sin guiones (11 caracteres) <codigo_sede>: Cdigo numrico del establecimiento principal (5 caracteres). <lote>: Nmero del lote en 7 caracteres, si l numero de lote contiene menos caracteres este deber rellenarse de ceros a la izquierda. <fecha>: Fecha en que se generaron los archivos texto, en 8 caracteres en formato aaaammdd
INICIO DEL PROGRAMA

Para iniciar el sistema haga clic en Inicio -> Programas -> SITEDS FACTURACION -> FACTURACION PANTALLA PRINCIPAL DE TRABAJO Barra de Men Iconos de acceso rpido
Informacin del contenido del listado
Listado de elementos
Bandejas o Estructura de Elementos
BARRA DE MENU
I .- Transferencia de datos : a.- Registrar nuevo archivo : Proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su respectiva validacin. Cada Lote contiene seis archivos planos, se pueden ingresar varios lotes y todos ellos sern registrados independientemente. La explicacin se detalla mas adelante. (Ver Archivos por Validar Registrar Nuevo archivo ) b.- Eliminar archivo : Elimina el Lote que este seleccionado. Se debe tener cuidado en aplicar esta opcin pues se pueden eliminar tanto los lotes que se encuentren validados como los que han sido enviados c.- Validar archivo : Proceso de validacin de los lotes con archivos registrados. Al igual que en el proceso de registro de archivos, aqu tambin se puede dar el caso que se valide un lote o un conjunto de lotes con archivos registrados. Estos se validaran de forma independiente. d.- Enviar archivo a las EPS : Se hace en grupos de datos (lotes de facturas). Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen informacin acerca de las facturas
e.- Verificar recepcin de EPS : Permite verificar si la EPS recibi el envo de lotes.
f.- Resumen de Lote : Se hace un control de los lotes que han sido validados tanto lotes con error como sin error.
g.- Exportar informacin : Esta ope racin permite la exportacin de informacin de las distintas tablas a un archivo de MS Excel (xls) o a un archivo de texto (txt).
II.- Opciones : a.- Compactar Base de Datos : Esta operacin permite reducir el tamao fsico del archivo de la base de datos que utiliza el programa.
b.- Parmetros de Entidad Vinculada : Formulario donde se ingresa informacin concerniente a las entidades vinculadas a las EPS.
c.- Backup de paquetes enviados : Produce una copia de seguridad de los paquetes de archivos que han sido enviados ,esto se recomienda cuando se tiene una gran cantidad de lotes y se quiere depurar. Compacta los lotes y los guarda : C:\Program Files\SITEDS FACTURACION\Datos\03ArchivosComprimidos
Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Backup. Presionar el botn Iniciar.
Termino presionando el botn Aceptar. d.- Restore de paquetes enviados: Permite cargar los paquetes de archivos que han sido enviados a las EPS. Antes de hacer la restauracin del paquete, debo copiar ste 03ArchivosComprimidos al directorio 05ArchivosParaCarga
del
directorio
10
Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Restore. Presionar el botn Agregar. Termino presionando el botn Aceptar.
11
BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS

Permite almacenar informacin en forma estructurada ( organizada ).
DESCRIPCIN DE LAS BANDEJAS

1. ARCHIVOS POR VALIDAR Esta bandeja contiene los archivos planos que han sido registrados o cargados al sistema, los cuales estn listos para su validacin correspondiente. Se realiza por lotes y cada lote est conformado por 6 Archivos que contienen informacin acerca de las facturas de un nico lote . 2. ARCHIVOS VALIDADOS Esta bandeja contiene todos aquellos archivos que han pasado por el proceso de validacin satisfactoriamente.
3.
ELEMENTOS ENVIADOS Esta bandeja contiene los paquetes de datos que han sido enviados a las EPS . Los elementos de esta bandeja pueden ser eliminados (se eliminarn tanto los paquetes generados como los archivos que los conforman).
4.
TABLAS DE VALIDACIN Contiene el listado de las Tablas de Estndares de Datos Satlite que utiliza el programa. Por cada tabla seleccionada se muestra su contenido en la base de datos.
5.
LISTADO DE ELEMENTOS Esta es una lista donde se muestran los elementos que contiene cada una de las bandejas. La cabecera de esta lista vara de acuerdo a la seleccin de la bandeja. Esta lista no podr ser modificada, slo se pueden eliminar los elementos de las bandejas Archivos por Validar y Archi vos Validados y ver el detalle de algunos elementos segn el caso.
12
ARCHIVOS POR VALIDAR

REGISTRAR NUEVO ARCHIVO
Este es el proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su respectiva validacin. El programa mover los archivo de texto que se le indiquen en su directorio de trabajo a la Bandeja 01ArchivosPlanos cuya ruta es la siguiente: C:\Program Files \SITEDS FACTURACION\Datos \01ArchivosPlanos
Estructura de Directorios
1.- 01ArchivosPlanos : Almacena los archivos planos (txt). 2.- 02ResultadoValidacion : Almacena los archivos resultantes de la validacin. 3.- 03ArchivosComprimidos : Almacena los archivos comprimidos . 4.- 05ArchivosParaCarga : Almacena los archivos que sern cargados al sistema. 5.- 06Transmitidos : Almacena los archivos que han sido enviados a las EPS. El cargado de archivos se realizar por Lotes enviados, por lo cual si un lote no cuenta con todos sus archivos (6 en total), este no ser cargado. Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen informacin acerca de las facturas de un nico lote, identificado por un nmero que es incluido en el nombre de los archivos. El sistema reconocer automticamente cada lote y lo registrar en un periodo nico, identificado por da, mes, ao, hora, minuto y segundo.
Para realizar este proceso haga clic en o clic derecho sobre la bandeja Archivo por Validar y luego seleccione el men Registrar nuevo archivo. Mostrar la siguiente ventana para registrar.
13
La ventana muestra la fecha actual que se tomar como parte del periodo en que se registrarn los archivos, el estndar para el nombre de los archivos de texto y los cdigos de tablas. Por defecto se leern los archivos de la carpeta de carga de archivos del sistema. Esta ser: C:\PRODUCTO01\FUENTES\Proyectos\Datos\05ArchivosParaCarga.Con el botn se podrn cargar los archivos de un diferente directorio, para esto se deber seleccionar el directorio deseado en la ventana
. Presione Aceptar y luego verifique que los archivos se hay an cargado en la ventana de registro de archivos.
Presione el Botn Registrar Archivos para registrar los lotes de archivos.
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Cuando el archivo se encuentre registrado aparecer el siguiente aviso :
Al final del proceso de carga se mostrar cuantos archivos existan en la carpeta, cuantos paquetes se han registrado, archivos registrados y archivos no registrados. Los archivos registrados se almacenan en la Bandeja Archivos por validar. Importante: No debe registrar archivos con un nombre previamente usado, para hacerlo, deber eliminar el registro anterior.Ir a la Bandeja de Archivos por validar ,seleccionar algn lote y luego en la ventana de la derecha marcar el archivo a eliminar, acto seguido dar un clic derecho y seleccionar eliminar o dar un clic izquierdo al icono
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VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE Se pueden observar todas las facturas correspondientes al lote seleccionado. VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE
IMPRIMIR FACTURAS POR LOTE
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VALIDAR ARCHIVOS
Este es el proceso de validacin de los archivos registrados para las tablas del sistema. Esta validacin es conforme a los requerimientos establecidos por la SEPS en cuanto a la trama de facturacin. Se validan los datos que contienen los archivos los que pertenecen a un mismo lote, individualmente y en conjunto (aquellos datos que guardan relacin en la trama de facturacin).
Para realizar este proceso haga clic en
o clic derecho sobre la bandeja Archivo por
Validar y luego seleccione el men Validar Archivos. Se mostrar la siguiente ventana.
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Se puede elegir uno o ms procesos en el listado superior haciendo clic en el recuadro que se encuentra a la izquierda. Automticamente se marcaran los archivos correspondientes, en el listado inferior. Si se desea que se marquen todos los procesos, se deber hacer clic en la cabecera del listado superior en donde se encuentra una V, con esto se marcarn todos los procesos en el listado superior y en consecuencia se marcarn los archivos que se encuentran en el listado inferior.
Este proceso de validacin se hace por cada proceso que aparece en el primer listado, validando que cada campo de cada tabla (segundo listado) est de acuerdo a los criterios especificados . Al finalizar el proceso de validacin de archivos registrados se mostrar la pantalla mostrada a continuacin.
18
Al procesar datos de lotes puede darse el caso, como un ejemplo de los errores que pueden haber dentro de la validacin, que aparezca la siguiente pantalla:
Se observar que no se realiza la validacin cuando el lote se encuentra incompleto. Cada validacin de proceso se inicia validando las tablas una a una. Una vez concluida la validacin de todas las tablas, se inicia el proceso de validacin de relaciones entre las tablas. Antes de iniciar, se valida que no se hayan obtenido errores del tipo Longitud de trama incorrecta, en cuyo caso el proceso es interrumpido inmediatamente. En la validacin tambin se lleva un registro de los errores encontrados en caso se presentase. Vase para mayor detalle documento de INTEGRACIN ( Captulo: Validacin de Integridad ) Los archivos con validaciones exitosas se marcarn con un check en la bandeja de archivos validados, mientras que las validaciones con errores se marcaran con un check con una pequea aspa (x).
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As se presentan los archivos cuando faltan tablas.
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ARCHIVOS VALIDADOS
VER ERRORES DE VALIDACIN
Permite hacer una revisin detallada de los errores encontrados en el proceso de validacin, por lo tanto se pueden revisar los errores de los elementos de las bandejas de Archivos Validados. Para ello haga doble clic sobre el elemento deseado. A continuacin se mostrar la siguiente ventana:
Doble clic para ver errores de validacin
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Lista Resumen de errores por campo Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada campo. Lista Resumen de errores del campo nombrecampo Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada tipo de error del campo seleccionado en la lista Resumen de errores por campo. Al presionar el botn Exportar Resumen podr elegir el formato del archivo a exportar. Los tipos de archivo a los que se puede exportar son del tipo Excel (xls) o Texto (txt)
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La lista detallada de los errores por campo se abre haciendo clic sobre Si la seleccin est sobre algn tem de la lista Resumen de errores por campo se muestran todos los errores del campo. Si la seleccin est sobre algn tem de la lista Resumen de errores del campo nombrecampo se muestran todos los errores del campo del tipo de error seleccionado tal como se muestra en la pantalla siguiente.
Nombre del Campo : Es el nombre que identifica a cada valor de la trama, segn los requisitos establecidos por la SEPS. Clave Primaria del registro: Es la descripcin del campo llave que identifica a la trama dentro de todo el archivo. NLnea: Nmero de lnea, es la posicin correlativa que tiene la trama dentro del archivo de texto. NDocumento: Nmero de documento Correlativo: Correlativo correspondiente al nmero del documento. Descripcin del error: Es el detalle del error encontrado para el campo. ValorObservado: Es el valor encontrado para el campo. FechaClaveRegistro: Es la fecha del registro evaluado. ValorClaveRegistro : Es el valor del campo Clave Primaria del registro ubicado en la trama.
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La exportacin del detalle se hace desde la ventana Detalle de errores de validacin. La opcin Esta vista exportar slo lo que se seleccion en la ventana. La opcin Todos los campos exportar todos los errores hallados para la tabla, ordenados por campos. Al presionar el botn Exportar Detalle aparece la pantalla siguiente : En donde puedo elegir el formato del archivo a exportar : 1.- xls 2.- txt
Haciendo clic en el botn del campo.
obtendremos la visualizacin del detalle de los errores
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ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS

El envo o transferencia de informacin a las EPS se hace en grupos de datos (lotes de facturas), es decir slo se puede transferir el grupo correspondiente de tablas y sin ningn error de validacin. Para acceder a la ventana de envo o transferencia haga clic sobre el botn o clic derecho sobre la bandeja Archivos validados y luego seleccione el men Enviar Archivos a las EPS. Se mostrar la siguiente ventana para envo.
25
Busque el grupo de datos seleccionando el periodo (Ao, mes, da y hora), Tipo de proceso. Seleccione e l medio de envo de la lista. Si el medio de envo es Disquete, puede seleccionar el destino con el botn
Inicie el envo con el botn Enviar. A continuacin el programa procede a generar el paquete de datos, en sub paquetes que son archivos empaquetados del tamao indicado, y luego enviar o transferir al destino indicado. En Modo de generacin tenemos 3 opciones, lo seleccionamos segn como queramos que se generen , ya sea por Archivo o por Lote. El programa indicar el proceso y el avance a travs de mensajes en la ventana de trabajo. Si el envo fue exitoso los archivos o tablas enviadas pasan a un estado de enviado en la bandeja Archivos Validados y el paquete de datos se registra en la bandeja Elementos Enviados, de donde se puede eliminar para liberar espacio en su PC.
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ELIMINAR ARCHIVOS
La eliminacin de archivos se puede hacer tanto en la bandeja Archivos por Validar, como Archivos Validados y Elementos Enviados. Los elementos que se eliminan de la bandeja de Archivos p or Validar se eliminarn definitivamente. Los archivos que se eliminan de la bandeja de Archivos Validados tambin se eliminan permanentemente en el caso que no hayan sido enviados; si ya han sido enviados, estos no se podrn eliminar. Cuando se eliminen los Elementos Enviados, se eliminaran fsicamente los paquetes generados como los archivos que los conforman. Para eliminar archivos seleccione el archivo que desea eliminar y presione o haga clic derecho y seleccione el men eliminar. Lea el mensaje de confirmacin y presione Aceptar si as lo desea.
Recomendaciones para el borrado de archivos

Los archivos deben ser borrados slo cuando se tenga la plena seguridad que son innecesarios. Para liberar espacio.
VER CONTENIDO DE PAQUETES

Esta opcin sirve para mirar las tablas o archivos que tiene el paquete generado por el envo. Para ello seleccione la bandeja Elementos enviados y luego el paquete que desea y haga doble clic sobre la seleccin. El programa le mostrar la siguiente ventana:
Nombre del paquete de Datos: Es el nombre que el programa gener al momento del envo. Fecha de creacin: Es la fecha de su computador cuando se gener el paquete. Nmero de Archivos generados: Es la cantidad de sub paquetes que contiene el paquete.
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COMPACTAR BASE DE DATOS

Se encuentra en el men Opciones Esta operacin permite reducir el tamao fsico del archivo de la base e datos que utiliza el programa. Utilice esta opcin despus que haya hecho una cantidad considerable de eliminaciones y que cada archivo eliminado haya tenido otra cantidad considerable de errores, o cuando advierta que los procesos son ms lentos de lo esperado. Esta operacin puede tardar unos minutos dependiendo del tamao del archivo de la base de datos.
28
TABLAS DE VALIDACION
Se presenta nicamente para exportar informacin de las tablas de validacin.
EXPORTAR INFORMACION
Se puede exportar la tabla referenciada presionando clic derecho o en el men Transferencia de datos. Esta operacin permite la exportacin de informacin de las distintas tablas a un archivo de MS Excel (xls) o a un archivo de texto (txt ) , el cual es guardado en el destino que le asignemos.
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SITEDS - FACTURACIN
MANUAL DEL USUARIO SITEDS - FACTURACIN

(Versin 1.18)
SUPERINTENDENCIA DE ENTIDADES PRESTADORAS DE SALUD

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PRESENTACIN
El Manual de Usuario del SITEDS FACTURACIN / TRANSACCIN 837, es el documento que le muestra como utilizar este sistema para obtener los resultados esperados. Este manual comprende la descripcin paso a paso de la puesta en marcha y de cada una de las funciones del SITEDS FACTURACIN / TRANSACCIN 837, al cual llamaremos FACTURACIN. El sistema de FACTURACIN, es el programa que permite validar y enviar la informacin sobre la facturacin de las Entidades Vinculadas a las Entidades Prestadoras de Salud, segn los requerimientos establecidos por la SEPS. Cuenta adems con las funcionalidades necesarias para el tratamiento de dicha informacin. Asegrese de leer ntegramente este manual.
CONTENIDO PRESENTACIN ................................................................................. 2 CONTENIDO .......................................................................................... 4 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA............................................... 5

Hardware ................................................................................................................................................................... 5 Software ...................................................................................................................................................................... 5
DESCRIPCIN FUNCIONAL DEL SISTEMA.............................. 6

IMPORTANTE................................................................................................................... 6
Estndar para el nombre de Archivos de Texto .............................................................................................. 6
INICIO DEL PROGRAMA................................................................................................. 7 BARRA DE MENU ............................................................................................................. 8 BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS........................................................... 12 DESCRIPCIN DE LAS BANDEJAS............................................................................... 12 REGISTRAR NUEVO ARCHIVO .................................................................................... 13 VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE ....................................................................... 16 VALIDAR ARCHIVOS..................................................................................................... 17 ARCHIVOS VALIDADOS................................................................................................ 21 VER ERRORES DE VALIDACIN................................................................................. 21 ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS.................................................................................... 25 ELIMINAR ARCHIVOS................................................................................................... 27 VER CONTENIDO DE PAQUETES................................................................................. 27 COMPACTAR BASE DE DATOS.................................................................................... 28 TABLAS DE VALIDACION............................................................................................. 29 EXPORTAR INFORMACION......................................................................................... 29
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Hardware La configuracin mnima para el funcionamiento correcto del sistema es la siguiente: CPU Pentium III o superior. Memoria RAM 128 MB o superior. Espacio en Disco Duro 500 MB. Monitor a color VGA o superior. Resolucin 800 x 600 (fuentes pequeas). Keyboard y mouse serial compatible. Disk Drive 3.5 (opcional) Lectora de CD (opcional)
Software Windows98 o superior. No tener instalado MS Access tener instalado MS Access 2000 (Repositorio de Datos)
DESCRIPCIN FUNCIONAL DEL SISTEMA
IMPORTANTE
El sistema de Facturacin trabaja en base a archivos planos que la Entidad Vinculada deber generar segn los requisitos establecidos por la SEPS. Dichos archivos sern ingresados al sistema para su posterior validacin y envo. Antes de iniciar el tratamiento de la informacin con el sistema de Facturacin se deben generar dichos archivos en formato de texto y segn el periodo de envo (ao y mes). Estos archivos comprendidos en la trama de facturacin son: Documento Facturador Detalle de Prestacin Detalle de Procedimientos y Servicios Detalle de Diagnsticos Detalle de Farmacia Detalle de Dental
Estndar para el nombre de Archivos de Texto

Los archivos de Tex to que corresponden al envo de un Lote de Facturacin, deben tener un nombre que cumplan con el siguiente formato: <codigo_tabla>_<ruc_proveedor>_<codigo_sede>_<lote>_<fecha>.txt Donde <codigo_tabla> toma los siguientes valores (4 caracteres): Documento facturador: Detalle de atencin: Detalle de servicios: Detalle de diagnsticos: Detalle de farmacia: Detalle de dental: dfac date dser ddia dfar dden
<ruc_proveedor>: Nmero de RUC del proveedor sin guiones (11 caracteres) <codigo_sede>: Cdigo numrico del establecimiento principal (5 caracteres). <lote>: Nmero del lote en 7 caracteres, si l numero de lote contiene menos caracteres este deber rellenarse de ceros a la izquierda. <fecha>: Fecha en que se generaron los archivos texto, en 8 caracteres en formato aaaammdd
INICIO DEL PROGRAMA

Para iniciar el sistema haga clic en Inicio -> Programas -> SITEDS FACTURACION -> FACTURACION PANTALLA PRINCIPAL DE TRABAJO Barra de Men Iconos de acceso rpido
Informacin del contenido del listado
Listado de elementos
Bandejas o Estructura de Elementos
BARRA DE MENU
I .- Transferencia de datos : a.- Registrar nuevo archivo : Proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su respectiva validacin. Cada Lote contiene seis archivos planos, se pueden ingresar varios lotes y todos ellos sern registrados independientemente. La explicacin se detalla mas adelante. (Ver Archivos por Validar Registrar Nuevo archivo ) b.- Eliminar archivo : Elimina el Lote que este seleccionado. Se debe tener cuidado en aplicar esta opcin pues se pueden eliminar tanto los lotes que se encuentren validados como los que han sido enviados c.- Validar archivo : Proceso de validacin de los lotes con archivos registrados. Al igual que en el proceso de registro de archivos, aqu tambin se puede dar el caso que se valide un lote o un conjunto de lotes con archivos registrados. Estos se validaran de forma independiente. d.- Enviar archivo a las EPS : Se hace en grupos de datos (lotes de facturas). Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen informacin acerca de las facturas
e.- Verificar recepcin de EPS : Permite verificar si la EPS recibi el envo de lotes.
f.- Resumen de Lote : Se hace un control de los lotes que han sido validados tanto lotes con error como sin error.
g.- Exportar informacin : Esta ope racin permite la exportacin de informacin de las distintas tablas a un archivo de MS Excel (xls) o a un archivo de texto (txt).
II.- Opciones : a.- Compactar Base de Datos : Esta operacin permite reducir el tamao fsico del archivo de la base de datos que utiliza el programa.
b.- Parmetros de Entidad Vinculada : Formulario donde se ingresa informacin concerniente a las entidades vinculadas a las EPS.
c.- Backup de paquetes enviados : Produce una copia de seguridad de los paquetes de archivos que han sido enviados ,esto se recomienda cuando se tiene una gran cantidad de lotes y se quiere depurar. Compacta los lotes y los guarda : C:\Program Files\SITEDS FACTURACION\Datos\03ArchivosComprimidos
Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Backup. Presionar el botn Iniciar.
Termino presionando el botn Aceptar. d.- Restore de paquetes enviados: Permite cargar los paquetes de archivos que han sido enviados a las EPS. Antes de hacer la restauracin del paquete, debo copiar ste 03ArchivosComprimidos al directorio 05ArchivosParaCarga
del
directorio
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Marcar con un check los lotes a los que quiero hacer Restore. Presionar el botn Agregar. Termino presionando el botn Aceptar.
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BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS

Permite almacenar informacin en forma estructurada ( organizada ).
DESCRIPCIN DE LAS BANDEJAS

1. ARCHIVOS POR VALIDAR Esta bandeja contiene los archivos planos que han sido registrados o cargados al sistema, los cuales estn listos para su validacin correspondiente. Se realiza por lotes y cada lote est conformado por 6 Archivos que contienen informacin acerca de las facturas de un nico lote . 2. ARCHIVOS VALIDADOS Esta bandeja contiene todos aquellos archivos que han pasado por el proceso de validacin satisfactoriamente.
3.
ELEMENTOS ENVIADOS Esta bandeja contiene los paquetes de datos que han sido enviados a las EPS . Los elementos de esta bandeja pueden ser eliminados (se eliminarn tanto los paquetes generados como los archivos que los conforman).
4.
TABLAS DE VALIDACIN Contiene el listado de las Tablas de Estndares de Datos Satlite que utiliza el programa. Por cada tabla seleccionada se muestra su contenido en la base de datos.
5.
LISTADO DE ELEMENTOS Esta es una lista donde se muestran los elementos que contiene cada una de las bandejas. La cabecera de esta lista vara de acuerdo a la seleccin de la bandeja. Esta lista no podr ser modificada, slo se pueden eliminar los elementos de las bandejas Archivos por Validar y Archi vos Validados y ver el detalle de algunos elementos segn el caso.
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ARCHIVOS POR VALIDAR

REGISTRAR NUEVO ARCHIVO
Este es el proceso por el cual se ingresan al sistema los archivos planos (txt) para su respectiva validacin. El programa mover los archivo de texto que se le indiquen en su directorio de trabajo a la Bandeja 01ArchivosPlanos cuya ruta es la siguiente: C:\Program Files \SITEDS FACTURACION\Datos \01ArchivosPlanos
Estructura de Directorios
1.- 01ArchivosPlanos : Almacena los archivos planos (txt). 2.- 02ResultadoValidacion : Almacena los archivos resultantes de la validacin. 3.- 03ArchivosComprimidos : Almacena los archivos comprimidos . 4.- 05ArchivosParaCarga : Almacena los archivos que sern cargados al sistema. 5.- 06Transmitidos : Almacena los archivos que han sido enviados a las EPS. El cargado de archivos se realizar por Lotes enviados, por lo cual si un lote no cuenta con todos sus archivos (6 en total), este no ser cargado. Un lote esta conformado por 6 Archivos que contienen informacin acerca de las facturas de un nico lote, identificado por un nmero que es incluido en el nombre de los archivos. El sistema reconocer automticamente cada lote y lo registrar en un periodo nico, identificado por da, mes, ao, hora, minuto y segundo.
Para realizar este proceso haga clic en o clic derecho sobre la bandeja Archivo por Validar y luego seleccione el men Registrar nuevo archivo. Mostrar la siguiente ventana para registrar.
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La ventana muestra la fecha actual que se tomar como parte del periodo en que se registrarn los archivos, el estndar para el nombre de los archivos de texto y los cdigos de tablas. Por defecto se leern los archivos de la carpeta de carga de archivos del sistema. Esta ser: C:\PRODUCTO01\FUENTES\Proyectos\Datos\05ArchivosParaCarga.Con el botn se podrn cargar los archivos de un diferente directorio, para esto se deber seleccionar el directorio deseado en la ventana
. Presione Aceptar y luego verifique que los archivos se hay an cargado en la ventana de registro de archivos.
Presione el Botn Registrar Archivos para registrar los lotes de archivos.
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Cuando el archivo se encuentre registrado aparecer el siguiente aviso :
Al final del proceso de carga se mostrar cuantos archivos existan en la carpeta, cuantos paquetes se han registrado, archivos registrados y archivos no registrados. Los archivos registrados se almacenan en la Bandeja Archivos por validar. Importante: No debe registrar archivos con un nombre previamente usado, para hacerlo, deber eliminar el registro anterior.Ir a la Bandeja de Archivos por validar ,seleccionar algn lote y luego en la ventana de la derecha marcar el archivo a eliminar, acto seguido dar un clic derecho y seleccionar eliminar o dar un clic izquierdo al icono
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VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE Se pueden observar todas las facturas correspondientes al lote seleccionado. VISUALIZAR FACTURAS DE UN LOTE
IMPRIMIR FACTURAS POR LOTE
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VALIDAR ARCHIVOS
Este es el proceso de validacin de los archivos registrados para las tablas del sistema. Esta validacin es conforme a los requerimientos establecidos por la SEPS en cuanto a la trama de facturacin. Se validan los datos que contienen los archivos los que pertenecen a un mismo lote, individualmente y en conjunto (aquellos datos que guardan relacin en la trama de facturacin).
Para realizar este proceso haga clic en
o clic derecho sobre la bandeja Archivo por
Validar y luego seleccione el men Validar Archivos. Se mostrar la siguiente ventana.
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Se puede elegir uno o ms procesos en el listado superior haciendo clic en el recuadro que se encuentra a la izquierda. Automticamente se marcaran los archivos correspondientes, en el listado inferior. Si se desea que se marquen todos los procesos, se deber hacer clic en la cabecera del listado superior en donde se encuentra una V, con esto se marcarn todos los procesos en el listado superior y en consecuencia se marcarn los archivos que se encuentran en el listado inferior.
Este proceso de validacin se hace por cada proceso que aparece en el primer listado, validando que cada campo de cada tabla (segundo listado) est de acuerdo a los criterios especificados . Al finalizar el proceso de validacin de archivos registrados se mostrar la pantalla mostrada a continuacin.
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Al procesar datos de lotes puede darse el caso, como un ejemplo de los errores que pueden haber dentro de la validacin, que aparezca la siguiente pantalla:
Se observar que no se realiza la validacin cuando el lote se encuentra incompleto. Cada validacin de proceso se inicia validando las tablas una a una. Una vez concluida la validacin de todas las tablas, se inicia el proceso de validacin de relaciones entre las tablas. Antes de iniciar, se valida que no se hayan obtenido errores del tipo Longitud de trama incorrecta, en cuyo caso el proceso es interrumpido inmediatamente. En la validacin tambin se lleva un registro de los errores encontrados en caso se presentase. Vase para mayor detalle documento de INTEGRACIN ( Captulo: Validacin de Integridad ) Los archivos con validaciones exitosas se marcarn con un check en la bandeja de archivos validados, mientras que las validaciones con errores se marcaran con un check con una pequea aspa (x).
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As se presentan los archivos cuando faltan tablas.
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ARCHIVOS VALIDADOS
VER ERRORES DE VALIDACIN
Permite hacer una revisin detallada de los errores encontrados en el proceso de validacin, por lo tanto se pueden revisar los errores de los elementos de las bandejas de Archivos Validados. Para ello haga doble clic sobre el elemento deseado. A continuacin se mostrar la siguiente ventana:
Doble clic para ver errores de validacin
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Lista Resumen de errores por campo Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada campo. Lista Resumen de errores del campo nombrecampo Es el resumen de la cantidad de errores encontrados por cada tipo de error del campo seleccionado en la lista Resumen de errores por campo. Al presionar el botn Exportar Resumen podr elegir el formato del archivo a exportar. Los tipos de archivo a los que se puede exportar son del tipo Excel (xls) o Texto (txt)
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La lista detallada de los errores por campo se abre haciendo clic sobre Si la seleccin est sobre algn tem de la lista Resumen de errores por campo se muestran todos los errores del campo. Si la seleccin est sobre algn tem de la lista Resumen de errores del campo nombrecampo se muestran todos los errores del campo del tipo de error seleccionado tal como se muestra en la pantalla siguiente.
Nombre del Campo : Es el nombre que identifica a cada valor de la trama, segn los requisitos establecidos por la SEPS. Clave Primaria del registro: Es la descripcin del campo llave que identifica a la trama dentro de todo el archivo. NLnea: Nmero de lnea, es la posicin correlativa que tiene la trama dentro del archivo de texto. NDocumento: Nmero de documento Correlativo: Correlativo correspondiente al nmero del documento. Descripcin del error: Es el detalle del error encontrado para el campo. ValorObservado: Es el valor encontrado para el campo. FechaClaveRegistro: Es la fecha del registro evaluado. ValorClaveRegistro : Es el valor del campo Clave Primaria del registro ubicado en la trama.
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La exportacin del detalle se hace desde la ventana Detalle de errores de validacin. La opcin Esta vista exportar slo lo que se seleccion en la ventana. La opcin Todos los campos exportar todos los errores hallados para la tabla, ordenados por campos. Al presionar el botn Exportar Detalle aparece la pantalla siguiente : En donde puedo elegir el formato del archivo a exportar : 1.- xls 2.- txt
Haciendo clic en el botn del campo.
obtendremos la visualizacin del detalle de los errores
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ENVIAR ARCHIVOS A LAS EPS

El envo o transferencia de informacin a las EPS se hace en grupos de datos (lotes de facturas), es decir slo se puede transferir el grupo correspondiente de tablas y sin ningn error de validacin. Para acceder a la ventana de envo o transferencia haga clic sobre el botn o clic derecho sobre la bandeja Archivos validados y luego seleccione el men Enviar Archivos a las EPS. Se mostrar la siguiente ventana para envo.
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Busque el grupo de datos seleccionando el periodo (Ao, mes, da y hora), Tipo de proceso. Seleccione e l medio de envo de la lista. Si el medio de envo es Disquete, puede seleccionar el destino con el botn
Inicie el envo con el botn Enviar. A continuacin el programa procede a generar el paquete de datos, en sub paquetes que son archivos empaquetados del tamao indicado, y luego enviar o transferir al destino indicado. En Modo de generacin tenemos 3 opciones, lo seleccionamos segn como queramos que se generen , ya sea por Archivo o por Lote. El programa indicar el proceso y el avance a travs de mensajes en la ventana de trabajo. Si el envo fue exitoso los archivos o tablas enviadas pasan a un estado de enviado en la bandeja Archivos Validados y el paquete de datos se registra en la bandeja Elementos Enviados, de donde se puede eliminar para liberar espacio en su PC.
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ELIMINAR ARCHIVOS
La eliminacin de archivos se puede hacer tanto en la bandeja Archivos por Validar, como Archivos Validados y Elementos Enviados. Los elementos que se eliminan de la bandeja de Archivos p or Validar se eliminarn definitivamente. Los archivos que se eliminan de la bandeja de Archivos Validados tambin se eliminan permanentemente en el caso que no hayan sido enviados; si ya han sido enviados, estos no se podrn eliminar. Cuando se eliminen los Elementos Enviados, se eliminaran fsicamente los paquetes generados como los archivos que los conforman. Para eliminar archivos seleccione el archivo que desea eliminar y presione o haga clic derecho y seleccione el men eliminar. Lea el mensaje de confirmacin y presione Aceptar si as lo desea.
Recomendaciones para el borrado de archivos

Los archivos deben ser borrados slo cuando se tenga la plena seguridad que son innecesarios. Para liberar espacio.
VER CONTENIDO DE PAQUETES

Esta opcin sirve para mirar las tablas o archivos que tiene el paquete generado por el envo. Para ello seleccione la bandeja Elementos enviados y luego el paquete que desea y haga doble clic sobre la seleccin. El programa le mostrar la siguiente ventana:
Nombre del paquete de Datos: Es el nombre que el programa gener al momento del envo. Fecha de creacin: Es la fecha de su computador cuando se gener el paquete. Nmero de Archivos generados: Es la cantidad de sub paquetes que contiene el paquete.
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COMPACTAR BASE DE DATOS

Se encuentra en el men Opciones Esta operacin permite reducir el tamao fsico del archivo de la base e datos que utiliza el programa. Utilice esta opcin despus que haya hecho una cantidad considerable de eliminaciones y que cada archivo eliminado haya tenido otra cantidad considerable de errores, o cuando advierta que los procesos son ms lentos de lo esperado. Esta operacin puede tardar unos minutos dependiendo del tamao del archivo de la base de datos.
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TABLAS DE VALIDACION
Se presenta nicamente para exportar informacin de las tablas de validacin.
EXPORTAR INFORMACION
Se puede exportar la tabla referenciada presionando clic derecho o en el men Transferencia de datos. Esta operacin permite la exportacin de informacin de las distintas tablas a un archivo de MS Excel (xls) o a un archivo de texto (txt ) , el cual es guardado en el destino que le asignemos.
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CONTENIDO PRESENTACIN ................................................................................. 2 CONTENIDO .......................................................................................... 4 REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA............................................... 5

DESCRIPCIN FUNCIONAL DEL SISTEMA.............................. 6

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REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

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DESCRIPCIN FUNCIONAL DEL SISTEMA

Estndar para el nombre de Archivos de Texto

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INICIO DEL PROGRAMA

Informacin del contenido del listado

Bandejas o Estructura de Elementos

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BANDEJAS O ESTRUCTURA DE ELEMENTOS

DESCRIPCIN DE LAS BANDEJAS

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ARCHIVOS POR VALIDAR

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Presione el Botn Registrar Archivos para registrar los lotes de archivos.

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Cuando el archivo se encuentre registrado aparecer el siguiente aviso :

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IMPRIMIR FACTURAS POR LOTE

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Para realizar este proceso haga clic en

o clic derecho sobre la bandeja Archivo por

Validar y luego seleccione el men Validar Archivos. Se mostrar la siguiente ventana.

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As se presentan los archivos cuando faltan tablas.

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Doble clic para ver errores de validacin

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