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SAIRI
INDICE
INTRODUCCIN
02
03
04
06
CAPTULO 2
12
12
16
16
17
18
19
24
27
30
33
34
35
36
40
42
42
44
45
48
50
ANEXOS
ANEXO I: DIAGRAMA DE PROCESO
ANEXO II: RELACION RUC VRS DOCUMENTOS/CONCEPTOS
ANEXO III: ESTRUCTURA DE ARCHIVOS PLANOS Y VALIDACIONES
ANEXO IV: PREGUNTAS MAS FRECUENTES
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57
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INTRODUCCIN
El SAIRI proporciona todas las facilidades para presentar la informacin requerida a los
contribuyentes responsables del Impuesto al Valor Agregado y retenedores en la fuente del
Impuesto sobre la Renta. Es sencillo de usar, altamente
compatible con diferentes sistemas operativos existentes,
armoniza los canales de entrega informacin peridica entre
los contribuyentes y la Administracin Tributaria, facilitar la
revisin de sus crditos y les permitir tener control de la
informacin detallada en sus declaraciones.
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CAPITULO 1
El SAIRI es un programa verstil que puede ser instalado en una o varias computadoras para
trabajo simultneo, todo depender de las necesidades y condiciones del contribuyente. Cuando
usted necesite que la informacin est centralizada o no es necesario que ms de una persona
est a cargo de alimentar el sistema por el volumen de sus operaciones o el mecanismo de
incorporacin de datos a utilizar (importacin o digitacin), entonces podr optar por instalar el
sistema en un solo equipo (paquete Servidor). En caso contrario, si producto de la organizacin o
nivel de transacciones de su empresa requiere que varias personas o departamentos estn
encargados de alimentar la base de datos del SAIRI, perfectamente podr instalar el SAIRI en
cuantas mquinas estime conveniente, lo nico que requiere es poseer una red interna para sus
computadoras (instalacin de Servidor y Clientes).
El programa consta de dos carpetas: Servidor y
Cliente, cada una posee lo necesario para
instalar el SAIRI segn las necesidades del
contribuyente. Siempre, en ambos casos,
segn lo ejemplificado en el prrafo anterior,
debe utilizar el instalador contenido en la
carpeta Servidor y slo cuando vaya a
instalar varios ordenadores como usuarios
debe utilizar la carpeta Cliente para
instalarles el sistema. Antes de la instalacin debe decidir cul de todos sus equipos
disponibles ser el Servidor, es decir, dnde se almacenar la base de datos utilizada por el
SAIRI. El ordenador que funcione como servidor deber ser manejado nicamente por el
administrador (preferiblemente). Siempre el primer usuario que se crear en el equipo, donde se
instale la versin Servidor, ser el administrador predeterminado por el sistema1. Para instalar el
SAIRI en otros equipos que funcionarn como clientes, deber utilizar en cada uno de ellos el
instalador de la carpeta Cliente del programa. La ejecucin ordenada de los procedimientos
descritos, le permitir tener un Servidor con una base de datos [nica] que almacenar toda la
informacin digitada o importada a travs de archivos planos desde cualquiera de sus usuarios
(clientes).
Recuerde, al instalar el sistema, no puede simplemente copiar
los archivos del Disco Compacto (CD) o de la unidad donde
los tenga guardados al disco duro de su computador; debe
utilizar los Instaladores del SAIRI, contenidos en las carpetas
Servidor y Cliente, estos descomprimen e instalan los archivos
necesarios en los directorios apropiados para cada caso.
Los procedimientos paso a paso para instalar el Servidor y los Clientes (usuarios) se describen a
continuacin:
1
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1.1.
Se recomienda cerrar todas las aplicaciones en uso al momento de instalar el sistema y ejecutar
las siguientes instrucciones:
1. Inserte el CD en la unidad lectora (CD-ROM) o la memoria USB en el puerto para USB y
posicinese en la pantalla inicial del
sistema operativo (escritorio de Windows).
2. En la barra de tarea, haga clic en el botn
3. Seleccione la opcin
Grfico 1
Grfico 2
Tambin usted puede insertar el USB en el puerto para USB la memoria y descomprimir la
carpeta luego haga desde ah haga clic en el icono setup
se le presentar el Grfico 3
Grfico 3
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12. Siga las instrucciones de instalacin que aparecen en pantalla haciendo clic con el ratn
donde se solicite, hasta que se confirme que la instalacin ha finalizado correctamente.
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13.
1.2.
Grfico 9
INSTALACION DE CLIENTES.
Una vez definida la computadora servidor e instalada la versin del SAIRI correspondiente (carpeta
servidor) usted est listo (a) para crear los clientes que necesite tener. En este segmento se
describen los pasos necesarios para una correcta instalacin:
1. En la computadora establecida como Servidor debe compartir, poner a la disposicin de
otras computadoras en la red interna de su empresa, la carpeta SAIRI que fue creada en
C:\ al instalar SAIRI Servidor. La forma de compartir una carpeta vara segn el sistema
operativo existente, a continuacin se detalla el procedimiento a utilizar para Windows 98,
2000 y XP.
Para Windows 98
a. Desde el explorador de Windows (Grfico 10) localice la carpeta SAIRI y haga clic sobre
ella con el botn derecho del ratn, luego en el men contextual seleccione la opcin
Propiedades para abrir la ventana Propiedades de SAIRI.
b. Dentro de la ventana Propiedades de SAIRI ubique la pestaa Compartir situada en
la parte superior de la misma.
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detalladas en la parte inferior de la ventana (tal y como se muestra en el grfico 12) y para
finalizar simplemente presione el botn Crear. Si desea ingresar otro usuario slo debe
repetir el llenado de los datos solicitados en la ventana Usuario nuevo.
d. Finalizada la creacin de los usuarios del
Servidor debe proceder a darles acceso en la
carpeta SAIRI, reproduzca las instrucciones
de los incisos a y b Para Windows 98.
e. Dentro de la pestaa Compartir haga clic
en la opcin Compartir esta carpeta (Grfico
13), despus seleccione el botn Permisos
que abrir la ventana llamada Permisos de
SAIRI (Grfico 14), verifique que en el
recuadro Nombres de Grupos o Usuarios
exista Todos y que en el segmento de
Permisos (parte inferior) se encuentren
activas/marcadas las tres alternativas existentes, a continuacin presione Aceptar. Ahora
seleccione la pestaa Seguridad (Grfico 15) ubicada en la parte superior de la ventana
Propiedades de SAIRI (Grfico 13). En esta fraccin de la ventana existen dos
segmentos: Nombres de Grupos o Usuarios y Permisos de Administradores; en el
primero debe Agregar todos los usuarios que tendrn acceso remoto al SAIRI (los que se
crearon en el inciso (c)) y que posteriormente se les instalar la versin Cliente del SAIRI;
en el segmento Permisos establecer las atribuciones o permisos que tendr cada
usuario, es importante que al menos seleccione las opciones de: Escribir, Leer,
Mostrar el contenido de la carpeta, y Lectura y ejecucin, de esto depende que los
Clientes puedan grabar en la base de datos del SAIRI (ubicada en el servidor) la
informacin digitada o importada utilizando el programa SAIRI que estar instalado en sus
ordenadores (clientes).
f. Para Agregar a los usuarios en Nombres de Grupos o Usuarios debe presionar el
botn Agregar (Grfico 15), en seguida se presentar la ventana Seleccionar Usuarios o
Grupos.
g. Para Windows 2000 la bsqueda de usuarios/Clientes se hace en la ventana del
Grfico 16, debe seleccionarse el nombre de las computadoras que se ingresaron como
clientes, haciendo un clic sobre cada una de ellas, puede seleccionar varios nombres a la
vez utilizando la tecla Control del teclado, cuando sombree los nombres presione el botn
Agregar y aparecern en el recuadro inferior los usuarios seleccionados. Para terminar
haga clic en Aceptar y regresar a la ventana Propiedades de SAIRI (Grfico 15) donde
establecer los permisos descritos en el inciso (e), concluya la tarea de compartir la
carpeta SAIRI, de la computadora servidor, presionando el botn Aplicar seguido del botn
Aceptar.
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2. Ahora dirjase a cada uno de los ordenadores que ser cliente del SAIRI central, y prosiga
como se indica en los incisos del 1 al 5 en el sub tema INSTALACION DEL SERVIDOR
(Pg. 4).
3. Entre a la carpeta Cliente y dentro de sta haga doble clic sobre el archivo Setup.exe
4. Contine ejecutando la instalacin del programa de la misma forma que se describe en los
incisos del 7 al 11 en el sub tema INSTALACION DEL SERVIDOR. Las instalacin de
Cliente no requiere que la carpeta SAIRI est en C:\, puede ser ubicada en Archivos de
Programas.
5. Cuando el sistema termine de instalarse correctamente le corresponde crear una conexin
a la unidad de red SAIRI, es decir, conectar de forma permanente la computadora cliente
a la carpeta SAIRI que se encuentra en la computadora Servidor, valindose de la red
interna.
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7. En el Grfico 20, existen dos campos que debe llenar, en el primero, Unidad, seleccione
nica y exclusivamente la letra S:, a continuacin elija la carpeta a la cual va a
conectarse, en nuestro caso es SAIRI. Como es primera vez que realizar esta conexin
tiene que hacer clic en el botn Examinar, se presentar la ventana Buscar carpeta
esto nos permitir localizar la computadora Servidor que contiene la carpeta compartida
SAIRI, esto significa que debe saber como se denomina la computadora que estableci
como Servidor del SAIRI asi como el grupo de trabajo al que pertenece. Una vez localizada
la carpeta SAIRI presione el botn Aceptar del Grfico 21.
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CAPITULO 2
La forma correcta de ingresar los datos correspondientes a la ventana Configuracin del Sistema
SAIRI (Grfico 22), es la siguiente:
Grfico 22
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12. Contrasea: Puede ser una cadena alfanumrica con un mximo de 4 caracteres
(Ej.: JD36), esto restringe el acceso a personal no autorizado disminuyendo el
riesgo de prdida accidental de informacin por mal uso del programa. Debe
utilizar una clave que recuerde fcilmente.
13. Tipo de empresa: debe seleccionar slo una de las tres opciones disponibles
(Empresa Privada, Institucin Estatal o Institucin sin fines de lucro), de acuerdo a
la caracterstica del contribuyente Retenedor que est ingresando. Esta eleccin
es importante, ya que en dependencia de ella, se habilitar o no, el campo Crdito
Proporcional, cada vez que se est registrando un monto de IVA pagado.
Esta versin fue diseada para incorporar cuantas empresas
sean necesarias o conformen la unidad econmica, para ello
una vez que se llenan los datos de la ventana de
Configuracin del primer Contribuyente Retenedor y se
acepta la informacin digitada, el programa muestra el
siguiente mensaje:
Si la respuesta es afirmativa deber ingresar los Datos del siguiente Contribuyente Retenedor, y
repetir el mismo procedimiento hasta haber incorporado todas las empresas que necesite.
Recuerde que a cada empresa le es asignado un cdigo de Usuario diferente, y debe tomar nota
de ello y de la contrasea que usted asigne a cada una. Si en ese momento no ingresa a las
dems empresas, perfectamente lo puede hacer despus a travs de la ventana Contribuyente
Retenedor del botn Procesos, y a su vez en la opcin Agregar. De igual manera si se ingresa una
sola empresa, debe seleccionar la opcin No, del mensaje de confirmacin anterior, e
inmediatamente se iniciar el programa solicitndole los datos de acceso.
Revise la informacin ingresada antes de grabar los datos, si alguna es incorrecta, puede
desplazarse entre las celdas para sustituir o reemplazar el contenido parcial o total. Si por alguna
razn no detect errores o bien desea en un futuro realizar algn cambio, incluso ampliar la
informacin grabada, perfectamente podr hacerlo a travs de la ventana Contribuyente
Retenedor que se ubica en el men PROCESOS. El nico dato que no podr modificar ser el
Nmero RUC del responsable retenedor.
Grfico 23
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Posterior a que el programa le de acceso, se le presentar la pantalla principal (Grfico 24), desde
donde podr conocer y utilizar todas la opciones del SAIRI.
Grfico 24
El sistema est compuesto bsicamente por una ventana para la captura de datos (digitacin) y
siete ventanas adicionales que asisten en la incorporacin y administracin de la informacin por
perodos. La integracin de todas las ventanas le permiten ingresar informacin vital de forma
rpida y segura de sus proveedores, generar reportes ajustados a sus necesidades [para evaluar la
consistencia de los datos], hacer correcciones a perodos sin que hayan sido remitidos permitiendo
ajustar saldos, generar archivos planos, y modificar los respaldos de perodos ya entregados a la
DGI.
El Diagrama de Proceso explica el ciclo de introduccin de datos, as como la salida de informacin
por reportes y archivos planos, estn explicados en el Anexo I.
El SAIRI consta, en su pantalla principal, de tres mens (Grfico 24), sin embargo el men
PROCESOS es el nico que enlaza con varias ventanas que son vitales en el proceso, los otros
dos bsicamente ejecutan rutinas que requieren poca injerencia de parte del usuario.
A continuacin se detalla de manera sencilla, los procedimientos para el manejo del programa:
actualizacin de los datos del retenedor, definicin de perodo de trabajo, insercin de
datos, elaboracin de informes sustitutivos, generacin de reportes, administracin de
usuarios, y respaldo de la base de datos del programa.
Direccin General de Ingresos
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2.2.
MENU: PROCESOS
2.2.1
Contribuyente Retenedor:
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3. Una vez finalizada la tarea debe grabar los cambios presionando el botn Guardar.
4. Si desiste de realizar los cambios previstos, puede simplemente presionar Cancelar.
, ubicada en la esquina
De todos los campos, solamente el Nmero RUC no puede ser modificado, ya que este dato es
invariable y por consiguiente no est sujeto a actualizaciones. En el supuesto que exista
equivocacin en el nmero, el contribuyente se ver obligado a reinstalar el sistema. Si al
identificar el problema usted ya ha ingresado datos, la reinstalacin implicar la prdida de
los mismos, ya que el valor a cambiar est grabado en la base de datos y conservarla no
solucionara el problema.
2.2.2 Perodo de Trabajo:
Cuando ingrese por vez primera al programa y est preparado(a) para la incorporacin de
informacin, podr proceder, como primer paso, a la seleccin del perodo de trabajo, en esa
ocasin observar que en el men PROCESOS solamente tres opciones estarn activas y se debe
a que estas no dependen directamente de la seleccin de un perodo de trabajo, a diferencia de las
que estn inhabilitadas.
La presente ventana tiene como funcin activar todos los perodos mensuales disponibles para
ingresar o modificar datos. Se consideran como perodos disponibles en esta ventana a todos
aquellos perodos que no hayan sido trabajados y terminados, por consiguiente siempre que usted
necesite trabajar con un perodo nuevo (iniciar un perodo), continuar ingresando datos en un
perodo o ingresar cambios en un informe sustitutivo activo2, deber dirigirse a la presente ventana
(Grfico 27) para seleccionar el perodo deseado.
En esta ventana se mostrar a la par de cada perodo una leyenda que le permitir identificar los
perodos en proceso y pendientes, a saber (Grfico 28); se presentar la leyenda Original para
indicar que se est trabajando un perodo que no haba sido utilizado antes y por consiguiente an
no se ha informado; la leyenda Sustitutiva indica que el perodo ya se haba enviado pero est
siendo modificado o reemplazado y por tanto no se ha informado. Cuando a la par del perodo no
2
La expresin Informe Sustitutivo Activo es referida a un perodo de trabajo que ya fue informado (terminado) a la D.G.I y
por consiguiente slo admite modificaciones a travs de una sustitucin del informe entregado. Las sustitutivas del informe
se activan nica y exclusivamente en la ventana Informes Sustitutivos ubicada en el men PROCESOS. Para mayor
informacin dirjase al numeral 2.2.4 del presente captulo.
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se visualice texto alguno esto demuestra que es un perodo pendiente de trabajar e informar. Los
perodos que se han informado, son trasladados a la ventana Informes Sustitutivos de donde
podrn ser activados. Si en algn momento usted selecciona un perodo y no le ingresa datos,
mantendr el mismo estatus, es decir, ser un perodo a la espera de ingreso de datos, pendiente
de trabajar e informar.
Observar que el orden de los perodos es descendente de modo que se mostrar primero el
perodo actual, que debe trabajarse, y conforme pase el tiempo presentar, uno a uno, los perodos
a trabajar. Siempre se listarn los perodos que no se han completado y que tengan una
antigedad menor o igual a 4 aos. Experimentar que el programa le permite abrir varios perodos
a la vez y trabajar simultneamente con ellos, para tal fin debe activar cada perodo al que desee
entrar desde sta ventana.
Despus que usted seleccione en la celda Perodo el mes que desea trabajar y posteriormente
presione el botn Aceptar, el programa activar siempre de forma automtica la ventana
Informacin Fiscal de los Proveedores ahorrndole tiempo en la activacin de dicha ventana. El
Perodo seleccionado o activo se indicar permanentemente en la barra de estado del programa
(centro de la parte inferior de la pantalla principal (Grfico 24) con el propsito de recordarle el mes
que est trabajando.
2.3.3 Informacin Fiscal:
La opcin Informacin Fiscal nos da acceso directo a la
ventana Informacin Fiscal de los Proveedores, es muy
importante por sus funciones de captura, modificacin,
bsqueda y eliminacin de los datos de terceros
contribuyentes que figuran como sus proveedores de bienes y
servicios.
Esta ventana es donde convergen los tres ciclos descritos en el Anexo I. El usuario siempre
deber ingresar a ella para comparar y verificar que los montos y la cantidad de registros en el
SAIRI coinciden con lo descrito en los documentos contables o archivos planos importados que
soportan la informacin ingresada.
Este formulario recopila todas las transacciones de compra de bienes y servicios hechas a
personas naturales o jurdicas proveedoras de bienes o servicios. Dichas transacciones deben
estar respaldadas por Facturas, Declaraciones Aduaneras y/o Comprobantes de pago
(comprobantes de egreso), para lo cual puede existir un monto retenido del I.R. en la fuente,
siempre y cuando sea pago de factura o pagos parciales en el caso de las facturas de crdito y un
monto pagado del I.V.A. si es factura de contado y el primer ingreso de la factura de crdito. Todo
correspondiente a un perodo mensual especfico.
Antes de iniciar su trabajo le recomendamos hacer previamente un resumen o listado de la
informacin a digitar:
Liste las Facturas (de contado y crdito) y Declaraciones aduaneras de tal forma que tenga a
mano el dato correspondiente al nmero del comprobante de pago con que haya cancelado o
abonado sus adquisiciones del perodo mensual seleccionado por usted.
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Prepare los nmeros RUC, Razn Social y dems datos generales de todos sus proveedores a
los que le hizo pagos en el perodo, puede incluir a todos aquellos cuyos pagos son
constantes, que todos los meses les hace pagos por servicios o bienes.
El correcto llenado de la informacin le beneficiar, ya que entre las funciones que posee el
programa se encuentra ayudarle en la digitacin, siempre y cuando los proveedores posean un
nmero RUC o Cdula de Identidad (CI). As cada vez que ingrese el Nmero RUC de un
proveedor que en algn tiempo anterior grab con ese mismo Nmero RUC o CI, el sistema
extraer los datos generales (Cdula de Identidad, Apellidos, Nombres o Razn social); incluso si
el proveedor fue ingresado en perodos anteriores o es eliminado del Perodo de Trabajo en que
se ingres por primera vez.
Si desea aprovechar la herramienta de la importacin de datos le recomendamos que examine los
datos mnimos requeridos por registro as como las validaciones planteadas en dependencia de la
operacin (pagos) efectuada, y en esa medida el personal de informtica de su empresa analice la
informacin almacenada en la base de datos del sistema contable de la empresa, para generar el
archivo plano con los requisitos necesarios. Para mayor informacin dirjase al numeral 2.3 del
captulo 2 y a los Anexos II y III.
Para dominar el llenado y funcionamiento de la ventana, srvase seguir las siguientes instrucciones:
2.2.3.1 Ingreso de Datos va digitacin.
Recuerde: Que a partir de octubre 2010, los dgitos del nmero RUC, pasan de 10 a 14 dgitos, si
su proveedor ya cuenta con el nuevo RUC usted debe digitar ese nmero que est conformado
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alfanumrico, si todava no posee el nuevo RUC usted debe de anteponer cuatro ceros al RUC
actual.
1. Si desea ver la ventana igual a la presentada en el Grfico 29 (con el resumen en el
extremo derecho de la ventana) presione el botn Resumen.3
2. Presione Agregar para habilitar todas las celdas de la ventana (Grfico 29) e iniciar el
llenado de los campos/celdas solicitados.
3. RUC del Proveedor: es deseable, preferible y beneficioso (para el usuario del programa),
llenar con los datos correctos esta celda4 al momento de ingresar una transaccin/pago.
El programa siempre va a evaluar la informacin del RUC.
A partir de octubre del 2010 se modificaran los nmeros RUC, los cuales pasarn de
10 a 14 dgitos, Para las personas naturales ser su No.de cdula para las personas
jurdicas es un nmero alfanumrico.
a. Digitar el Nmero RUC: si usted incorpora el nmero RUC, este puede ser de una
persona Natural Nacional o Extranjera o Jurdica, en dependencia de esto el
programa le permitir incorporar ciertos documentos o transacciones ya definidas,
algunas son comunes para ambos y otras no. Para un detalle remtase al Anexo II.
Cuando el proveedor es una persona Natural la siguiente celda a llenar ser
Cdula de Identidad, en caso contrario corresponder el campo Nombre o
Razn Social.
Cuando los datos a ingresar corresponden a una Factura es indispensable llenar
el campo con el nmero RUC correcto (preimpreso en el documento), de lo
contrario no podr registrar la informacin. La incorporacin de informacin
relacionada a Declaracin Aduanera solamente es permitida al contribuyente
usuario del sistema. Por lo tanto, al digitar el nmero RUC del responsable
retenedor se activar esta opcin en el campo Documento/Concepto.
NOTA
Anteceda cuatro ceros al nmero RUC pre impreso en la factura,
en el caso que el contribuyente no cuente con la nueva
nomenclatura del RUC si ya posee el nuevo RUC, favor digtelo
este es alfanumrico.
b. No digitar el Nmero RUC: La ausencia del RUC ser permitido nicamente
cuando el proveedor es una persona Natural. En estos casos se activar un grupo
especfico de Documentos o Conceptos, de donde usted seleccionar el que ms
represente la transaccin realizada. A su vez, el ingreso de estos pagos, debern
estar respaldados por un Comprobante de egreso. Si en un futuro usted
3
Resumen, es un grupo de celdas que reflejan los valores consolidados de todos los registros grabados, por cada concepto
incorporado en la ventana Informacin Fiscal de los Proveedores (Cantidad de registros sumados, Monto sin impuesto,
I.V.A., Crdito fiscal deducible y retencin IR), esto le permite llevar cuenta de los montos totales del perodo seleccionado.
4
Ingresar el RUC le permitir reducir el tiempo y la digitacin por registro, el sistema siempre comparar el nmero que se
est ingresando con los ya grabados y si lo encuentra mandar a llamar los datos generales del proveedor, para que usted
solamente ingrese los datos correspondientes al pago.
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Descripcin Correcta
Elaboracin de programa informtico.
Telas, hilos, botones, accesorios para mquinas de
costura.
Electrodomsticos lnea blanca.
Cuando se trata de un pago parcial o asociado de factura de crdito, este campo estar
inhabilitado y mostrar la descripcin grabada en el registro original de la factura.
12. Monto sin impuestos: es el valor de la mercadera, servicio o producto, sin sumar el
importe del IVA pagado ni restar la retencin que usted haya realizado. En el caso de las
declaraciones aduaneras tampoco incluya los pagos arancelarios por importacin, el monto
sin impuesto corresponde al valor CIF. Para los salarios, es el monto despus de la
deduccin del INSS.
13. I.R.: el monto de la retencin en la fuente del I.R. que le corresponde hacer, y que en cada
caso ha realizado en base a las disposiciones legales. Si por alguna razn alguna de sus
operaciones no reflejan la retencin debe digitar cero en la celda. El programa por
defecto realiza un clculo automtico del 1% de la retencin IR, con el objetivo de
ayudar en la digitacin. Si usted realiz una retencin diferente a la realizada por el
sistema, digite la correcta.
En el registro original de una factura de crdito, este campo mostrar por defecto un valor
de cero, y ser calculado hasta que se registren los pagos parciales de la misma.
14. I.V.A.: el monto del Impuesto al Valor Agregado que le han trasladado al momento de
comprar servicios o bienes. Si en algn momento compr un bien o producto y no le
trasladaron el IVA, deber digitar cero. El programa por defecto realiza un clculo
automtico del 15% del IVA pagado, con el propsito de ayudar en la digitacin. Si
usted realiz un pago diferente al reflejado por el sistema, digite el valor correcto.
En el registro original de factura de crdito ser grabado el monto de IVA pagado, y en el
registro de los pagos parciales estar inhabilitado.
15. Crdito Proporcional: observar que esta ventana posee un sub recuadro que rodea la
celda IVA y Crdito Proporcional, esto se debe porque la informacin de ambas est
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16. Informacin complementaria y/o Direccin: aqu debe digitar el nmero del
comprobante de pago para todos los documentos de Facturas y Declaraciones Aduaneras.
Cuando los proveedores no posean nmero RUC debe ingresar la direccin. En todos
los casos adems de la informacin requerida puede ingresar otros datos que usted estime
conveniente para aclarar el concepto del pago o bien dejar alguna marca que le sirva a
usted como recordatorio o enlace con otro registro. Adems, puede ingresar el nombre
comercial de su proveedor. Ejemplo: en el caso de las planillas, se permite ingresar una
vez por mes el pago de cada asalariado, obviamente los montos deben contener los dos
pagos quincenales que usualmente se hacen, por consiguiente el N Documento
corresponder a un comprobante de pago, el de una quincena, as que para completar la
informacin usted debe hacer referencia al otro comprobante de pago (la otra quincena) a
travs de esta celda.
Una vez llenadas todas las celdas ya explicadas debe guardar presionando Guardar. (Si identific
algn cambio preferiblemente hgalo antes de guardar).
Para ingresar los siguientes registros debe repetir los pasos del 2 al 15. Despus que usted
presiona Guardar el programa ubica el cursor en la primera celda. Si ya no desea ingresar ms
datos puede presionar Cancelar y/o la de la esquina superior derecha
Es importante que registre correctamente los datos en todas las celdas, teniendo en cuenta las
siguientes indicaciones:
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RUC
Incorrecto
0000-101276-3596
0000-301073-9598
COOP.
TRABAJADORES
Correcto
00001012763596
00003010739598
COOPERATIVA DE
REPARACION VIAL LOS
TRABAJADORES DE
MANAGUA R.L
SINSA
MAR.CAJINA D.
MARIANGELES CAJINA
DAVILA
Nombres y Apellidos
o Razn Social
2.2.3.1.1
Esta nueva versin de SAIRI incorpora las facturas de crditos, en cada uno de los numerales
correspondiente al Ingreso de Datos va digitacin, se especifica la incorporacin de las facturas de
crdito, sin embargo aqu detallamos las caractersticas de la incorporacin de la factura de
crdito:
1. La primera incorporacin de la factura de crdito (el SAIRI le llama factura original) esta
habilita la casilla del IVA, de tal manera que cuando se gener el reporte usted podr ver la
aplicacin del IVA en el mes de la operacin y se inhabilita la retenciones.
2. Si en el mismo mes o en los meses subsiguientes, efecta un pago parcial debe volver a
digitar el nmero de la factura original y el sistema le traer el historial de dicha factura
indicndole el monto original y el saldo pendiente de cancelar.
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3. En la incorporacin de los pagos parciales se inhabilitar el IVA, puesto que este quedo
registrado en el registro de la factura original. La celda habilitada ser la de retencin IR.
4. La fecha de emisin, la descripcin del pago y el crdito proporcional, estos campos estar
inhabilitado y mostrar la descripcin grabada en la factura de crdito (factura original).
5. Si la factura de crdito (factura original) acumul los suficientes pagos parciales, de tal
forma que ya se cancel, el sistema no le permitir grabar un nuevo registro con el mismo
nmero de factura, ya inactiva por estar cancelada. Es decir una vez cancelada el sistema
la inactiva para efectos de no acumular ms pagos parciales que el monto de la factura de
crdito (factura original).
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6. Si los pagos parciales son inferiores que la factura de crdito (factura original), debe
corregir el monto de la factura original en el mes que lo incorpor, realizando un sustitutivo,
esto es para que no quede activa ninguna factura de crdito.
7. Si los pagos parciales son mayores que la factura de crdito (factura original) el sistema no
le permitir registrar pagos parciales mayores que el valor de la factura original, en este
caso, debe corregir el monto de la factura original en el mes que lo incorpor realizando un
sustitutivo, esto es para que le permita el registro del pago parcial o la cancelacin de
dicha factura y no quede activa ninguna factura de crdito.
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8. Si una factura de crdito ya fue cancelada y usted quiere volverla a incorporar el SAIRI le
indicar que esta factura ya fue cancelada. Recuerde el sistema le llevar control de las
facturas de crditos activas y cuanto le falta por cancelarlas.
Esta modificacin en el SAIRI es de suma utilidad por que le permite el registro del IVA en
el mes de la transaccin y registrar la Retencin IR en el momento del pago (parcial o
cancelacin) de la factura de crdito.
El SAIRI le tomar como cantidad de registro solo el primer registro de la factura de crdito
es decir los pagos parciales no los sumara en la cantidad de registro.
NOTA IMPORTANTE: Almacene los pagos parciales con el mismo nmero de RUC
que registr la factura de crdito originalmente.
2.2.3.2 Modificacin de Registro
Existe una sola alternativa que permite hacer modificaciones a cualquier registro ingresado, debe
entrar a la ventana Informacin Fiscal de los Proveedores y desde ah activar la ventana Vista de
datos de la informacin fiscal (Grfico 30) haciendo clic en el botn Vista Previa (Grfico 29):
Grfico 30
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Grfico 31
6. Para finalizar las modificaciones presione el botn Guardar, o bien, en el caso del Grfico
31, presione S y seguidamente S en la ventana que se presenta despus. Con ambas
acciones almacenar los cambios y podr continuar digitando o seleccionando registros
para modificar.
6
Se considerar informacin general los siguientes campos: RUC, Cdula, Apellidos y Nombre o Razn Social.
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Grfico 32
a. Proveedor: podr seleccionar los registros que desee eliminar entre todos los proveedores
que tienen nmero RUC, siempre y cuando hayan sido ingresados en el perodo de trabajo
activo.
b. Cdula: podr seleccionar los registros que desee eliminar entre todos los proveedores
que tienen nmero de Cdula, siempre y cuando hayan sido ingresados en el perodo de
trabajo activo.
c. Documento/Concepto: de los siete tipos de documentos existentes podr seleccionar uno
o varios para los cuales desea que se eliminen los registros. Tenga presente que si
selecciona factura se eliminarn todos los registros cuyo pago sea una factura, igual para
salarios y los dems.
d. Fecha de Documento: este criterio se refiere a la fecha grabada en los documentos, es la
fecha que usted digita para reflejar el da de la transaccin. Existen dos celdas, Desde y
Hasta, que le permitirn: seleccionar un da especfico al escribir la misma fecha en
ambas celdas, un rango bien delimitado cuando indica con precisin la fecha de inicio
(Desde) y fin (Hasta) o un rango semi-definido cuando especifica solamente uno de los
valores requeridos. Si ingresa una fecha en Desde el programa interpretar que desea
eliminar todos los registros que se encuentran en el da especificado y despus de esa
fecha. Cuando la fecha se ingrese en Hasta significa que desea eliminar todos los
documentos con fecha igual o anterior al da sealado.
e. Fecha de Ingreso: corresponde al da o rango de das en que se digit o import la
informacin en el sistema, es la fecha en que se
incorpora al programa cualquier informacin. Los
criterios para definir los rangos es igual que para
la Fecha de Documento.
f.
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Ejemplos:
a. Eliminar los registros Dietas de los proveedores con Nmero RUC (...) ingresados va
Importacin de archivos en el perodo de trabajo de Julio 2010 (Fecha de Ingreso):
Proveedor:
Cdula:
Documento/Concepto:
Fecha de Documento:
Fecha de Ingreso:
Tipo de Ingreso:
[vaco]
[vaco]
Salario
15/07/2010
Desde: 25/07/2010 Hasta: 25/07/2010
Registros digitados.
4. Una vez definidos los criterios de eliminacin proceda a presionar Aceptar, se le presentar
la siguiente ventana mostrndole todos los registros que cumplen con la seleccin definida
para su revisin.
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Es de vital importancia que todos los usuarios del sistema estn conscientes de las
consecuencias de utilizar la herramienta de eliminacin.
2.2.3.4 Bsqueda de Registros.
Otra de las opciones que estn disponibles en la Ventana Vista Previa, es el botn Buscar, que le
permite fcilmente ubicar o filtrar registros a travs de cuatro criterios de seleccin:
RUC
Nombre o Razn Social
Primer Apellido
Cdula de Identidad
Documento/concepto
Estos criterios pueden ser combinados con los siete tipos de documentos conceptos
existentes. De no seleccionar algn tipo de documento en especfico, el programa desplegar
todos los registros encontrados independientemente del documento. Los registros son
buscados en el perodo de trabajo activo. En el caso de la bsqueda por nmero RUC deber
ingresar estrictamente los 14 dgitos, y los catorce caracteres alfanumricos en la bsqueda
por Cdula de Identidad, de lo contrario el registro no podrn ser localizado.
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Una vez definido el criterio de seleccin, debe hacer clic en el botn Vista Previa, y de ser
encontrado (s) aparecer (n) agrupados todos los registros que cumplan con el criterio de
bsqueda. Si la cantidad de registros es voluminosa, sta herramienta le ser muy til y le facilitar
el trabajo de encontrar determinado registro o grupo de ellos.
2.2.3.5 Generacin de Informe Previo Mensual
El programa cuenta con una valiosa herramienta que le permite antes de generar el Informe
Consolidado Mensual que deber entregar en su Administracin de Rentas correspondiente,
revisar la informacin ingresada en el perodo activo, a travs de la generacin de un Informe
Previo, por medio de la ventana Informacin Fiscal de los Proveedores, habiendo seleccionado el
botn Resumen y a su vez el botn Detalle, ubicado en la esquina inferior derecha:
Este informe requiere papel tamao carta para su correcta impresin (si desea imprimirlo), y le
permitir detectar a tiempo errores cometidos en el ingreso de los tipos de documentos conceptos,
montos y cantidad de registros incorporados. A medida que vaya ingresando registros, puede
generar el informe previo, cabe destacar que ste puede ser generado las veces que sean
necesarias, siguiendo el mismo procedimiento. De no encontrar inconsistencias, puede proceder a
la generacin del informe final o Consolidado Mensual.
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2.2.4
Informes Sustitutivos:
Bajo el principio que, todo contribuyente tiene derecho a realizar las sustitutivas necesarias para
corregir datos de sus declaraciones originales en cualquier impuesto se creo la ventana Informes
Sustitutivos, mediante la cual se podrn hacer ampliaciones o correcciones a los informes
generados, justificado principalmente por sustitutivas realizadas a las declaraciones de impuestos
que representan cambios en las retenciones y crdito fiscal contenidos en los informes entregados
a las Administraciones de Rentas. Las sustitutivas a los informes tambin pueden ser motivadas
por errores involuntarios u omisiones en el proceso de
elaboracin y temprana generacin.
Se recomienda procurar al mximo, la inclusin de
todos los pagos sin omitir factura alguna que
corresponda al Perodo de Trabajo, ya que los
informes slo pueden ser sustituidos hasta nueve veces
en el SAIRI.
Active la ventana Generacin de Informes Sustitutivos
desde el men PROCESOS opcin Informes Sustitutivos.
Grfico 35
Solamente a travs de sta ventana podr activar un informe original cerrado (un Perodo de
Trabajo Exportado), as como todos aquellos informes sustitutivos, posterior al primer informe
remitido.
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En la celda desplegable Perodos Informados encontrar todos los informes mensuales que haya
terminado e informado, sean originales o sustitutivos, con una antigedad mxima de 48 meses
desde la fecha actual hacia atrs. Una vez que decida hacer una sustitutiva seleccione el perodo
indicado y presione el botn Generar. Se dar cuenta que el perodo seleccionado desaparecer
del listado Perodos Informados y adquirir el estatus de Sustitutiva, de manera que cada vez
que reingrese al Sistema para retomar su trabajo pendiente, necesitar dirigirse a la ventana
Perodo de Trabajo para abrir la sustitutiva que activ desde la ventana Generacin de Informes
Sustitutivos y que le falta remitir.
La ventana (Grfico 35) le presenta la informacin que requiere saber en este momento sobre los
perodos visibles. En la primera lnea, Ultimo informe generado, indica si el informe almacenado
es original o sustitutivo y qu nmero de sustitutiva es; la siguiente lnea, Informe a generar,
indica cual es el valor que adquirir ese informe, es decir, si pasar a ser Sustitutiva y qu
nmero, permitindole identificar si est cerca del lmite de sustitutivas.
Cuando inicie un informe sustitutivo, el programa le trasladar a la ventana Informacin Fiscal de
los Proveedores y le mostrar como encabezado Informe Sustitutivo de Crdito fiscal y
Retenciones No. # en referencia al tipo de informe y nmero. Para finalizar este tipo de informes
debe proceder igual que lo hizo con el informe original, valindose de todos los atributos brindados
por el programa. Generar nuevamente el Informe Consolidado mensual desde el men Exportar
Archivo.
IMPORTANTE:
El primer Informe Consolidado Mensual ICM presentado en la Administracin Tributaria e
incorporado tanto en el portal del SAIRI como en el SIT se le tomar como un informe
Original.
2.2.5
Generacin de Informes:
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Grfico 37
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Grfico 38
Las imgenes han sido modificadas en su tamao para efectos del manual del usuario.
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Grfico 40
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Los usuarios creados por el administrador pueden crear a otros usuarios, pero no podrn
establecer el derecho de Administrador a esos usuarios. Los usuarios que creen a otros usuarios
podrn borrarlos, pero no podrn borrar a usuarios incorporados por otras personas como el
Administrador.
2.2.7 Respaldar Base de Datos:
El SAIRI tiene la opcin de respaldar el archivo
Impuestos_ME.mdb localizado en la carpeta
C:\SAIRI. Este es el archivo donde se almacena
toda la informacin ingresada al sistema. Dicho de
otra forma, es la base de datos del SAIRI. Si ese
archivo se daa o se extrava accidentalmente,
toda la informacin ingresada se habr perdido.
Por tal motivo es de mucha importancia realizar
respaldos de la base de datos peridicamente. Se
recomienda realizar el respaldo en otro disco duro
(si la computadora tuviera ms de uno), o en un
medio de almacenamiento ptico (CD-R o CD-RW). Grfico
41
Para respaldar su base de datos, ingrese al men Procesos y seleccione la ltima opcin:
Respaldar Base de Datos. Aparecer una ventana similar al Grfico 41. El sistema
predeterminadamente selecciona la carpeta C:\SAIRI para guardar el respaldo de la base de datos.
Sin embargo usted podr seleccionar la Unidad de Destino y Directorio Destino que mejor le
convenga para sus propsitos de respaldo.
Una vez seleccionados, haga clic en el botn Crear Respaldo y se crear el respaldo El nombre
del nuevo archivo es Impuestos_ME ms la fecha del da en que se realiz el respaldo, ejemplo:
Impuestos_ME21062010.mdb.
Si posteriormente necesita utilizar el archivo de la base que respald, deber copiarlo en la carpeta
C:\SAIRI (si el respaldo lo grab en otro sitio) y eliminar la fecha del nombre del archivo quedando
nicamente Impuestos_ME.mdb.
2.3.
En el diagrama de procesos (Anexo I) se considera a esta parte del proceso como el segundo ciclo
posible. La importacin de archivos planos es otra de
las herramientas ms importantes contenidas en el
SAIRI. Muchos responsables retenedores que poseen
sistemas contables computarizados pueden optar a
este mecanismo, solamente deben cumplir con los
requisitos definidos en el Anexo III. El sistema es
altamente verstil, permite combinar la importacin de
archivos planos con la digitacin, as puede
completarse la informacin faltante va digitacin o
importacin de forma simultnea y/o alternativa.
Grfico 42
Antes de importar un documento, es indispensable crear un archivo plano con la informacin del
perodo fiscal que desea informar. Esta informacin debe ser generada desde su sistema
cumpliendo con los requisitos del Anexo III. La presente ventana Importacin de Registros desde
Direccin General de Ingresos
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Archivo est ntimamente relacionada con el perodo de trabajo, significa que antes de activarla
deber iniciar un Perodo de Trabajo, este proceso lgico se justifica porque de esa manera se
indica a qu informe pertenecern los datos que se importarn, y donde se almacenarn. Grfico 42
A continuacin se describe el procedimiento a seguir en la importacin de datos:
1. Seleccione el perodo de trabajo (detalle en Captulo 2, numeral 2.2.2).
Errores_13072009_1.log: este
permitir reimprimir el detalle
debilidades encontradas en el
importado, es el equivalente al
impreso.
archivo
de las
archivo
informe
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a. Utilizar el archivo de Registros Rechazados para corregir las inconsistencias, esto le facilita
el trabajo porque presenta nicamente los registros con problemas.
b. Regenerar el archivo plano para importar todo nuevamente. Debe tener presente que
existen varios documentos, que por sus caractersticas, pueden ser duplicados si se
realiza una segunda importacin sin haber antes eliminado la primera. En este caso
se recomienda que primero elimine por criterio (Grfico 32), opcin Tipo de Ingreso, si
ya haba realizado una importacin deber especificar la fecha de ingreso de los registros
a eliminar) todos los registros importados antes de reimportar el archivo plano que
regenerar desde su sistema.
Grfico 43
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declaracin mensual del IVA y al mismo tiempo entregar el informe de pagos y retenciones en la
fuente, ambos sin tener que digitar dos veces la misma informacin.
En el sistema deber dirigirse al men EXPORTAR ARCHIVO para acceder al cumplimiento
de sus obligaciones tributarias.
Como ltima etapa de los tres ciclos presentados (Anexo I), se encuentra la generacin de
archivos, que se respaldarn en la unidad de almacenamiento que usted decida, e impresin de los
reportes relacionados. Ambos (archivo y reporte), se entregarn en las Administraciones de Rentas
correspondientes al cierre de cada perodo mensual.
El presente men consta de tres opciones, a saber:
2.4.1 Informe Consolidado Mensual:
Este informe es sencillo y compacto, est diseado para promover el ahorro para el contribuyente
en trminos de impresin y documentos, en l se observar un detalle consolidado que coincide
perfectamente con la informacin digitada o importada, contenida en el archivo que se grabar en
la unidad de destino que usted seleccione, como se aprecia en el Grfico 44A la unidad
seleccionada para el caso es el disco duro (c:); una vez seleccionada la unidad se ubica la carpeta
SAIRI (Grfico 44B) , el archivo zip se puede grabar dentro de esta misma carpeta o bien en la de
Respaldos. Desde cualquiera de estas carpetas se puede mandar a grabar el archivo zip generado
a otro medio magntico u ptico.
Grfico 44 A
Grfico 44B
El Informe Consolidado Mensual contiene datos de las retenciones en la fuente del IR y el crdito
fiscal trasladado al responsable retenedor con el pago del IVA, as por cada entrega mensual de
este informe estar presentando el Detalle del Crdito Fiscal y el Grfico 45 Informe de Pagos y
Retenciones correspondientes a un mes. La entrega del archivo plano en medio magntico supone
la devolucin del mismo una vez que en la Administracin se haya verificado la originalidad e
idoneidad del archivo que se almacenar en nuestras bases de datos, con esto se confirma la
orientacin al ahorro en trminos de reducir la utilizacin de medios. El reporte impreso se
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4. El sistema mostrar
una barra indicando
el progreso de la
generacin
y
presentar
otra
ventana de MSDOS
que rpidamente se
cerrar. Es posible
sin
embargo,
principalmente
en
Windows 98, que la
ventana del Grfico
46 no se cierre por s
sola, en este caso
podr cerrarla usted
mismo cuando visualice que en el extremo superior izquierdo de la ventana diga
Finalizado. Si esto sucede no significa que el archivo no ha sido generado, simplemente el
programa de MSDOS no se cerr automticamente al finalizar.
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6.
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Grfico 49
La generacin del Informe Consolidado Mensual se finaliza con el numeral 5. Para generar otros
perodos simplemente repita los pasos del 2 al 5 cuando sea original o el 2 y 6 cuando sea una
reimpresin o regeneracin del archivo plano.
2.4.2 Informe Anual de Retenciones:
Es importante destacar que los que estn obligados al
SAIRI no estn obligados a la presentacin del reporte
anual de retenciones. Sin embargo es una herramienta til
para el contribuyente.
Este informe tambin es producido en dos vas, Informe
impreso y archivo plano que se guardar automticamente
en la unidad de destino que usted elija.
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Grfico 51
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primero necesita informar todos los pagos en concepto de salarios y dietas; el segundo informa lo
relacionado a compras y pagos de proveedores. Una de las reas deber consolidar los
informes mensuales. Supongamos que Contabilidad ser la encargada de consolidar la
informacin del mes a partir del informe de Recursos Humanos y de su propia informacin.
Tomando este supuesto como ejemplo, haremos lo
siguiente:
1. Instalar el SAIRI
dependencias.
como
servidor
en
ambas
Grfico 53
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Anexo I
DIAGRAMA DE PROCESO
Como puede apreciar, en el diagrama de proceso existen tres alternativas o ciclos bien definidos
que el usuario puede usar dependiendo de la situacin en que se encuentre. A continuacin se
explica a grandes rasgos el funcionamiento de cada uno.
Despus de inicializar el programa, usted tomar la decisin de introducir un informe original o
realizar una sustitutiva. La primera vez que utilice el sistema lo que realizar es un informe original,
por consiguiente debe abrir la ventana Perodo de Trabajo para seleccionar el mes que informar.
Despus que seleccion uno de los meses disponibles, le corresponde decidir si el ingreso de
datos ser manual o lo har a travs de importacin de archivos planos. Si la informacin es
digitada [entramos al PRIMER CICLO descrito en el diagrama], deber dirigirse al men procesos y
seleccionar la opcin Informacin Fiscal que abre la ventana Informacin
Fiscal
de
los
Proveedores, una vez ingresado los datos (parcial o totalmente) podr hacer cambios a los
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mismos desde sta ventana al presionar el botn Vista Previa que abrir la ventana Vista de
datos de la informacin fiscal, para visualizar todos los registros incorporados (por digitacin o
importacin de archivo plano) y escoger el que desee modificar e incluso eliminar.
Como herramienta eficaz para determinar la consistencia de la informacin y ausencia de errores
con respecto a sus registros, se encuentran las nueve opciones predefinidas de reportes
(impresin de datos con distintos criterios), que en dependencia de las combinaciones que realice
puede generar hasta un mximo de 42 reportes, definiendo para cada uno un rango de perodos
especfico. Todos le proporcionan agilidad en el anlisis y verificacin de datos. Al finalizar la
insercin de datos y depuracin de los mismos, el usuario est listo para realizar el respaldo
(Exportar [el] Archivo) del Informe consolidado mensual que entregar a la DGI.
Para finalizar ste ciclo, solo falta la impresin (en papel con membrete de la empresa, sello y firma
del responsable de contabilidad y el representante legal) del reporte o carta de presentacin que
respalda al contribuyente en la entrega a la DGI del archivo plano que contiene el Informe
consolidado mensual.
Cuando el usuario decida que el ingreso de datos no ser va digitacin, entonces dar paso al
SEGUNDO CICLO visible en el diagrama, donde el contribuyente deber abrir la Ventana
Importacin de registros desde archivos a travs del men Importar Archivo. Desde este portal
buscar el archivo plano (el programa busca por definicin en la carpeta SAIRI) generado por su
sistema contable computarizado y una vez captado ser evaluado de acuerdo a la estructura de la
base de datos y validaciones definidas en el ANEXO II para determinar la idoneidad de la
informacin. Si existen inconsistencias en los datos, el SAIRI emita el mensaje correspondiente
para cada caso; sealar en un listado todas las lneas cuyos registros, o bien la estructura de la
tabla, no coinciden con los parmetros definidos en el sistema, por ende usted tendr que realizar
los cambios indicados, solo as lograr incorporar los datos. Cuando no se encuentra ningn error,
el sistema incorporar todos los datos en su base de datos. Si el sistema detecta errores en una
parte del archivo importado entonces separar los registros buenos de los malos, de modo que
solo los correctos se incorporarn al sistema y para los restantes se desplegar un listado de las
fallas encontradas el cual usted tiene la opcin de imprimirlos y/o corregirlos desde el archivo
Registros_Rechazados_[fecha:ddmmaaaa]_[consecutivo].txt que se crear siempre con los
registros rechazados. Si decide no corregir los registros desde el archivo
Registros_Rechazados deber generar nuevamente el archivo plano y cargarlo en el sistema
para su evaluacin. Una vez superada la evaluacin usted podr hacer ampliaciones ingresando
ms registros, generar reportes y exportar el archivo que entregar a la DGI.
COMO TERCER CICLO y ltima alternativa del proceso, se encuentran los informes sustitutivos
que usted podr hacer, hasta un mximo de nueve veces para cada Informe original generado
cuando sea necesario [para corregir posibles inconsistencias]. La decisin de realizar un informe
sustitutivo depender bsicamente de la existencia de uno o varios informes originales remitido y
que estos requieran de correcciones que afectan la informacin remitida en el archivo plano y las
declaracin hechas en los formularios de cada impuesto. Para tal fin se debe activar la ventana
Generacin de informes sustitutivos desde la opcin Informes Sustitutivos en el men
Procesos, aqu se escoger el perodo del informe a sustituir y los cambios se debern realizar en
la ventana Informacin Fiscal de los Proveedores. A partir de aqu el proceso a seguir es el
mismo que en el primer ciclo.
RECUERDE
Los sustitutivos aqu mencionados son los que genera el SAIRI, no necesariamente son los
presentados a la Administracin Tributaria.
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ANEXO II
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Documento/Concepto
Retencin definitiva
1. Salarios
Persona Natural sinRUC
2. Dieta
3. Servicios o bienes (otro
No.
Documento
(consecutivo
preimpreso), Fecha de Emisin,
Concepto de Pago. Monto sin
Impuesto,
IR
IVA,
Crdito
Proporcional
e
Informacin
complementaria
y/o
direccin
(nmero de comprobante de
pago).
No. Documento (consecutivo
preimpreso), Monto sin
Impuesto(pago total o parcial), IR e
Informacin complementaria y/o
direccin (nmero de
comprobante de pago).
No. Documento (nmero de
comprobante de pago), Fecha de
emisin, Monto s/Impuesto e IR.
No. Documento (nmero de
comprobante de pago), Fecha de
emisin, Concepto de pago, Monto
s/Impuesto e IR.
No. Documento (nmero de
comprobante de pago), Fecha de
emisin, Concepto de pago, Monto
s/Impuesto, IR e Informacin
complementaria
y/o
direccin
(Direccin).
No. Documento (nmero de
comprobante de pago), Fecha de
emisin, Monto s/Impuesto e IR.
No. Documento (nmero de
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Responsable Retenedor
(quien elabora el informe)
Documento/Concepto
documento)
Declaracin aduanera
2.
3.
Servicios o bienes
(otro documento)
Los campos que se describen en la columna 3 (celdas a habilitar) corresponden a los que se
encuentran despus de los datos generales de los proveedores o asalariados. Las personas
naturales, con o sin nmero ruc, tambin pueden ser ingresadas con la Cdula de Identidad.
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ANEXO III
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Cdula de Identidad
Definicin: Cdula de identidad del proveedor de bienes o servicios (slo para personas
naturales).
Tamao: 16 caracteres.
Primer Apellido
Definicin: Primer apellido del proveedor.
Tamao: 25 caracteres.
Es obligatorio para personas naturales y debe tener una longitud mnima de 3 caracteres.
Debe ser vaco para personas jurdicas.
nicamente se permiten los siguientes caracteres:
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ y el espacio en blanco.
Segundo Apellido
Definicin: Segundo apellido del proveedor.
Tamao: 25 caracteres.
Es opcional para personas naturales, pero si tiene algn contenido debe tener una longitud
mnima de 3 caracteres.
Debe ser vaco para personas jurdicas.
nicamente se permiten los siguientes caracteres:
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ y el espacio en blanco.
Es obligatorio tanto para personas naturales como jurdicas y debe tener una longitud
mnima de 3 caracteres.
nicamente se permiten los siguientes caracteres:
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ& y el espacio en blanco.
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Se verifica que todos los nombres o razn social a un mismo RUC o Cdula, sean
estrictamente iguales. De tal forma, no se permite que un mismo RUC o Cdula tenga ms de
un nombre o razn social.
Tipo de Documento/Concepto
Definicin: Tipo del documento que se informa.
Tamao: 1 carcter.
Es obligatorio para cada registro del archivo plano y debe ser un entero positivo de 1 dgito.
Los valores permisibles corresponden a:
Valor
1
2
3
4
5
6
7
Serie de Documento
Definicin: Serie del documento que se informa.
Tamao: 1 carcter.
Es opcional para cada registro del archivo plano y debe ser 1 carcter alfabtico.
nicamente se permiten los siguientes caracteres:
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ.
Cuando reporta una Serie de documento, debe especificar obligatoriamente un Nmero de
documento.
Nmero de Documento
Definicin: Nmero del documento que se informa.
Tamao: 15 caracteres.
Fecha de Emisin
Definicin: Fecha de emisin del documento que se informa.
Tamao: 10 caracteres.
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Para Facturas o Declaraciones aduaneras, la fecha de emisin no puede ser anterior a 4 aos
del perodo que se informa. Para los restantes tipos de documentos, la fecha de emisin debe
estar comprendida en el perodo que se informa.
No puede ser posterior al perodo al cual se encuentra asociado el documento.
Para almacenar pagos parciales de facturas de crdito este campo no debe ser llenado.
Monto de IVA
Definicin: Monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Tamao: 14 caracteres.
Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras. Debe ser vaco para los restantes
tipos de documentos.
Cuando su contenido es obligatorio, debe ser un nmero positivo con precisin mxima de 11
enteros y 2 decimales.
No puede ser mayor que el 18% calculado sobre el monto sin impuestos.
Para almacenar pagos parciales de facturas de crdito este campo debe llenarse con un cero.
Monto de Retencin IR
Definicin: Monto de la retencin efectuada al proveedor.
Tamao: 14 caracteres.
Es obligatorio para todos los tipos de documentos, excepto para las Declaraciones aduaneras
en las cuales debe ser vaco.
Cuando su contenido es obligatorio, debe ser un nmero positivo con precisin mxima de 11
enteros y 2 decimales.
No puede ser mayor o igual que el monto sin impuestos.
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Crdito Proporcional
Definicin: Crdito proporcional aplicable al documento que se informa.
Tamao: 6 caracteres.
Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras. Debe ser vaco para los restantes
tipos de documentos.
Cuando su contenido es obligatorio, debe ser un nmero positivo con precisin mxima de 3
enteros y 2 decimales, por tanto el rango de valores permisibles est entre 0.00% y 100.00%.
Para almacenar pagos parciales de facturas de crdito este campo debe llenarse con un cero.
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ANEXO IV
PREGUNTAS MS FRECUENTES
PREGUNTAS
RESPUESTAS
1. Me equivoqu en el ingreso
del nmero RUC de la
compaa Cmo hago para
corregirlo?
2. Se me olvid la contrasea
del
Administrador!
Qu
puedo hacer?
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PREGUNTAS
4.
El
programa
funcionaba
bien,
presenta el error:
RESPUESTAS
antes
ahora
PREGUNTAS
RESPUESTAS
En el segundo caso debe compartir la carpeta SAIRI del servidor
y cerciorarse que es accesible desde la computadora usuario.
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PREGUNTAS
RESPUESTAS
guardar los cambios debe tener presente, tal y como se lo
expondr el sistema, que los cambios sugeridos se realizarn a
todos los registros relacionados al nmero RUC o de Cdula
digitados.
Ejemplo: usted registra diez pagos al proveedor con RUC:
00002412943596, Primer Apellido: CAJINA, Razn Social:
MILAGROS, todos sus registros tienen la misma informacin
general. Tiempo despus usted desea agregar el segundo
nombre de ese mismo proveedor que en conjunto se leera:
RUC: 00002412943596, Cdula: 001-241294-0002I, Primer
Apellido: CAJINA, Segundo Apellido: DAVILA, Nombre:
MILAGROS MARJENNY. Evidentemente los datos generales
han cambiado, por consiguiente cuando digita el RUC y el
sistema carga los datos guardados usted podr cambiarlos o
completarlos, y al momento de grabar el sistema le preguntar si
desea reemplazar los valores almacenados para ese nmero
RUC, de tal forma que si usted acepta los cambios se aplicarn
a todos los registros relacionados al RUC 00002412943596. De
lo contrario se conservar la informacin almacenada.
(2) dirigirse a la Vista Previa para seleccionar un registro del
proveedor que desee modificar y as cambiar o ampliar los datos
correspondientes. Esta alternativa es prcticamente igual
excepto porque el camino para cambiar es modificar uno de los
registros del proveedor y no ingresar otro pago.
Con estos procedimientos usted se ahorra el esfuerzo de
modificar uno a uno los registros pertenecientes a un mismo
proveedor, pudiendo corregir o actualizar datos generales
posteriores a su ingreso y de una forma automtica.
PREGUNTAS
RESPUESTAS
11.
Cmo
obtener
la
resolucin
de
pantalla
adecuada?
Configuracin Regional
, (2) seleccione la subcarpeta
Nmeros para verificar que los siguientes conceptos estn
correctamente definidos: Smbolo decimal (.[punto]), Nmero de
dgitos decimales (2 [dos]), Smbolo separador de miles
(,[coma]), Nmero de dgitos en grupo (123,456,789 [tres]),
Mostrar cero a la izquierda (0.7 [s]), Separador de listas (,
[coma]), (3) posteriormente seleccione la subcarpeta Moneda
donde uniformar el contenido de las celdas que son comunes
con las contenidas en la subcarpeta anterior que ya defini, a
excepcin de smbolo de moneda (C$ [signo de Crdoba]) que
es diferente, (4) como en todos los casos, debe presionar
Aplicar para guardar los cambios y que todos los programas
retomen la configuracin.
Ingrese nuevamente al programa y realice la digitacin para
confirmar los cambios.
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PREGUNTAS
15. Cuando estaba generando
el
Informe
Consolidado
Mensual, se gener el Error 6
en tiempo de ejecucin.
16. Al momento de instalar el
SAIRI me presenta el siguiente
mensaje
C:\WINNTST6UNST.EXE
Infraccin de acceso al copiar
el archivo.
RESPUESTAS
Con toda seguridad el disquete que usted est utilizando est
daado. Sustituya el disquete por uno bueno.
Si tiene preguntas que no se contemplan en este Anexo o el Manual, por favor comunquese al
telfono 2278-2517, o bien al correo electrnico kgutierrez@dgi.gob.ni, gcerna@dgi.gob.ni ,
fbaltodano@dgi.gob.ni. .
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