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Manual del Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado

SAIRI

INDICE
INTRODUCCIN

02

SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMES DE


RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (SAIRI)
CAPTULO 1

03

MANUAL DE INSTALACION DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE


INFORMES DE RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
1.1.
INSTALACION DEL SERVIDOR
1.2.
INSTALACION DE CLIENTES

04
06

CAPTULO 2

12

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE


INFORMES DE RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
2.1.
REGISTRO DE DATOS DEL RESPONSABLE RETENEDOR
2.2.
MENU: PROCESOS
2.2.1
Contribuyente Retenedor
2.2.2
Perodo de Trabajo
2.2.3
Informacin Fiscal
2.2.3.1
Ingreso de Datos, va digitacin
2.2.3.1.1
Ingresos de facturas de crdito.
2.2.3.2
Modificacin de registro
2.2.3.3
Eliminacin de registros
2.2.3.4
Bsqueda de Registro
2.2.3.5
Generacin de Informe Previo mensual
2.2.4
Informes Sustitutivos
2.2.5
Generacin de Informes
2.2.6
Administracin de Usuarios
2.2.7
Respaldar Base de Datos
2.3.
MENU: IMPORTAR ARCHIVO
2.4.
MENU: EXPORTAR ARCHIVO
2.4.1
Informe Consolidado Mensual
2.4.2
Informe Anual de Retenciones
2.4.3
Archivo para Unificar

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ANEXOS
ANEXO I: DIAGRAMA DE PROCESO
ANEXO II: RELACION RUC VRS DOCUMENTOS/CONCEPTOS
ANEXO III: ESTRUCTURA DE ARCHIVOS PLANOS Y VALIDACIONES
ANEXO IV: PREGUNTAS MAS FRECUENTES

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SAIRI

INTRODUCCIN

SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMES DE


RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (SAIRI)

La justicia fiscal es meta de toda Administracin Tributaria y la colaboracin de los contribuyentes


es vital en la lucha contra la evasin, el fraude fiscal y la ampliacin de la base tributaria,
proporcionando informacin que permita detectar a tiempo posibles desviaciones en la cuanta del
pago de los impuestos por parte de terceros.
La Direccin General de Ingresos (DGI), con el nimo de mejorar la calidad de sus servicios,
reforzar el proceso de fiscalizacin y facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus
obligaciones tributarias, ha venido desarrollando un programa de fortalecimiento y modernizacin
de sus sistemas informticos.
En tal sentido, hemos desarrollado el
Sistema Automatizado de Informes
de Retenciones e Impuesto al Valor
Agregado (SAIRI), con una nueva
versin
que
permitir
la
incorporacin de facturas de crdito
y es compatible con mas sistemas
operativos. El SAIRI ayudar a los
contribuyentes
a
elaborar
y
presentar los anexos de las
declaraciones mensuales del I.V.A.
(detalle del crdito fiscal) as como el
informe de pagos y retenciones en la
fuente del I.R., para reemplazar y
modernizar los mecanismos y medios actuales de presentacin de los reportes impresos que se
adjuntan a las declaraciones de los impuestos antes mencionados.

El SAIRI proporciona todas las facilidades para presentar la informacin requerida a los
contribuyentes responsables del Impuesto al Valor Agregado y retenedores en la fuente del
Impuesto sobre la Renta. Es sencillo de usar, altamente
compatible con diferentes sistemas operativos existentes,
armoniza los canales de entrega informacin peridica entre
los contribuyentes y la Administracin Tributaria, facilitar la
revisin de sus crditos y les permitir tener control de la
informacin detallada en sus declaraciones.

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SAIRI

CAPITULO 1

MANUAL DE INSTALACION DEL SISTEMA AUTOMATIZADO


DE INFORMES DE RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

El SAIRI es un programa verstil que puede ser instalado en una o varias computadoras para
trabajo simultneo, todo depender de las necesidades y condiciones del contribuyente. Cuando
usted necesite que la informacin est centralizada o no es necesario que ms de una persona
est a cargo de alimentar el sistema por el volumen de sus operaciones o el mecanismo de
incorporacin de datos a utilizar (importacin o digitacin), entonces podr optar por instalar el
sistema en un solo equipo (paquete Servidor). En caso contrario, si producto de la organizacin o
nivel de transacciones de su empresa requiere que varias personas o departamentos estn
encargados de alimentar la base de datos del SAIRI, perfectamente podr instalar el SAIRI en
cuantas mquinas estime conveniente, lo nico que requiere es poseer una red interna para sus
computadoras (instalacin de Servidor y Clientes).
El programa consta de dos carpetas: Servidor y
Cliente, cada una posee lo necesario para
instalar el SAIRI segn las necesidades del
contribuyente. Siempre, en ambos casos,
segn lo ejemplificado en el prrafo anterior,
debe utilizar el instalador contenido en la
carpeta Servidor y slo cuando vaya a
instalar varios ordenadores como usuarios
debe utilizar la carpeta Cliente para
instalarles el sistema. Antes de la instalacin debe decidir cul de todos sus equipos
disponibles ser el Servidor, es decir, dnde se almacenar la base de datos utilizada por el
SAIRI. El ordenador que funcione como servidor deber ser manejado nicamente por el
administrador (preferiblemente). Siempre el primer usuario que se crear en el equipo, donde se
instale la versin Servidor, ser el administrador predeterminado por el sistema1. Para instalar el
SAIRI en otros equipos que funcionarn como clientes, deber utilizar en cada uno de ellos el
instalador de la carpeta Cliente del programa. La ejecucin ordenada de los procedimientos
descritos, le permitir tener un Servidor con una base de datos [nica] que almacenar toda la
informacin digitada o importada a travs de archivos planos desde cualquiera de sus usuarios
(clientes).
Recuerde, al instalar el sistema, no puede simplemente copiar
los archivos del Disco Compacto (CD) o de la unidad donde
los tenga guardados al disco duro de su computador; debe
utilizar los Instaladores del SAIRI, contenidos en las carpetas
Servidor y Cliente, estos descomprimen e instalan los archivos
necesarios en los directorios apropiados para cada caso.
Los procedimientos paso a paso para instalar el Servidor y los Clientes (usuarios) se describen a
continuacin:
1

Las atribuciones del Administrador se explican en el numeral 2.2.6

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1.1.

INSTALACION DEL SERVIDOR.

Se recomienda cerrar todas las aplicaciones en uso al momento de instalar el sistema y ejecutar
las siguientes instrucciones:
1. Inserte el CD en la unidad lectora (CD-ROM) o la memoria USB en el puerto para USB y
posicinese en la pantalla inicial del
sistema operativo (escritorio de Windows).
2. En la barra de tarea, haga clic en el botn
3. Seleccione la opcin

y aparecer la ventana Ejecutar (Grfico 1)

4. Haga clic en el botn Examinar...

Grfico 1

Grfico 2

Tambin usted puede insertar el USB en el puerto para USB la memoria y descomprimir la
carpeta luego haga desde ah haga clic en el icono setup

se le presentar el Grfico 3

5. En la siguiente ventana (Grfico 2),


pinche
Buscar
en,
luego
seleccione
con
un
clic
la
unidad de CD-ROM, que estar
rotulada como SAIRI.
6. Entre a la carpeta Servidor y
dentro de sta haga doble clic sobre
el archivo
Setup.exe.

Grfico 3

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7. Presione el botn Aceptar de la ventana Ejecutar (Grfico 1) e inmediatamente el


sistema presentar los siguientes mensajes: Grfico 3
8. El segundo mensaje (Grfico 4) es una recomendacin, debe presionar Aceptar para
continuar la instalacin, suponiendo que es el nico programa en ejecucin. De existir otro
programa abierto es momento para cerrarlo.
9. En el Grfico 5 presione el icono
para iniciar la instalacin del
programa. Observe que el programa
se instalar y debe instalarse
nicamente en C:\, si esta direccin
es modificada no podr entrar al
programa.

10. Es posible que despus del Grfico 5


se le presente el Grfico 6, debe indicar
que S

11. En la ventana representada por el Grfico 7 nicamente presione Continuar. No cambie


el grupo de trabajo.

12. Siga las instrucciones de instalacin que aparecen en pantalla haciendo clic con el ratn
donde se solicite, hasta que se confirme que la instalacin ha finalizado correctamente.

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Es posible que en el transcurso de la instalacin se presente


una o varias veces la advertencia de conflicto de versiones
del (Grfico 8). Si esto sucede es recomendable que presione
S, indicando que desea conservar el archivo existente.
Esto ocurre porque el programa intenta copiar un archivo que
no es ms reciente (fecha de creacin) que el ya existente en
su ordenador. Esta operacin no representa ningn riesgo,
nicamente debe proceder como se recomienda.

13.

Una vez instalado el programa, presione


en la barra de tareas, el botn
luego
y por ltimo
En esta etapa proceda conforme se
indica en el numeral 2.1 del captulo 2. Si
tiene pensado dar acceso a Clientes es
importante que llene los datos del
responsable retenedor en la ventana
que se presenta al ingresar por
primera vez al sistema, antes de
proceder con INSTALACION DE
CLIENTES, debido a que los clientes
necesitan un usuario y clave para
ingresar al sistema, los cuales debe
definir el Administrador. Ms detalles en
Captulo 2, Numeral 2.2.6.

1.2.

Grfico 9

INSTALACION DE CLIENTES.

Una vez definida la computadora servidor e instalada la versin del SAIRI correspondiente (carpeta
servidor) usted est listo (a) para crear los clientes que necesite tener. En este segmento se
describen los pasos necesarios para una correcta instalacin:
1. En la computadora establecida como Servidor debe compartir, poner a la disposicin de
otras computadoras en la red interna de su empresa, la carpeta SAIRI que fue creada en
C:\ al instalar SAIRI Servidor. La forma de compartir una carpeta vara segn el sistema
operativo existente, a continuacin se detalla el procedimiento a utilizar para Windows 98,
2000 y XP.
Para Windows 98
a. Desde el explorador de Windows (Grfico 10) localice la carpeta SAIRI y haga clic sobre
ella con el botn derecho del ratn, luego en el men contextual seleccione la opcin
Propiedades para abrir la ventana Propiedades de SAIRI.
b. Dentro de la ventana Propiedades de SAIRI ubique la pestaa Compartir situada en
la parte superior de la misma.

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c. Dentro de la pestaa Compartir haga clic en la opcin Compartir carpeta y seguido


seleccione el recuadro Completa. En la parte inferior de la ventana se activarn unas
celdas solicitando clave, es opcional ingresar clave, sin embargo si la ingresa debe
recordarla y proporcionrsela a los usuarios clasificados como Clientes. Una vez
compartida la carpeta puede cerrar las ventanas.

Para Windows 2000,XP, Vista y Seven


a. Cree el nombre de usuario y clave de las
computadoras clasificadas como Cliente, que
han de tener acceso a la carpeta SAIRI, en
la computadora Servidor. Los usuarios se
pueden crear desde MI PC. Localice el icono
ya sea en el escritorio (ventana principal de
Windows) o el explorador de Windows y
seleccinelo
haciendo clic con el botn
derecho del ratn. En el men contextual que
se
desplegar
seleccione
la
opcin
Administrar para activar la ventana
Administracin de Equipos (Grfico 11).
b. En la ventana Administracin de Equipos
localice la opcin Usuarios locales y
Grupos, dentro de esta existen dos
carpetas, seleccione la que se llama
Usuarios. Observar en la parte derecha de
la ventana la lista de usuarios que han sido
agregados en su computadora.

c. Para crear un usuario haga clic con el


botn derecho del ratn en la carpeta
Usuarios, en el men contextual
seleccione Usuario nuevo para
activar Usuario nuevo (Grfico 12). A
continuacin llene los datos solicitados
en dicha ventana, es recomendable
indicar como Nombre de usuario el
nombre de la computadora tal y como
se
observa en la red interna, la
siguiente opcin,
Nombre
completo, puede contener el mismo
nombre que el del usuario. La
contrasea es aconsejable que sea la
misma que utiliza el usuario cliente
cuando ingresa a su computadora, esto
ahorra inconvenientes a la hora de
solicitar acceso a la carpeta SAIRI en el
Servidor. Una vez llenadas las celdas debe seleccionar la segunda y tercera opcin

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detalladas en la parte inferior de la ventana (tal y como se muestra en el grfico 12) y para
finalizar simplemente presione el botn Crear. Si desea ingresar otro usuario slo debe
repetir el llenado de los datos solicitados en la ventana Usuario nuevo.
d. Finalizada la creacin de los usuarios del
Servidor debe proceder a darles acceso en la
carpeta SAIRI, reproduzca las instrucciones
de los incisos a y b Para Windows 98.
e. Dentro de la pestaa Compartir haga clic
en la opcin Compartir esta carpeta (Grfico
13), despus seleccione el botn Permisos
que abrir la ventana llamada Permisos de
SAIRI (Grfico 14), verifique que en el
recuadro Nombres de Grupos o Usuarios
exista Todos y que en el segmento de
Permisos (parte inferior) se encuentren
activas/marcadas las tres alternativas existentes, a continuacin presione Aceptar. Ahora
seleccione la pestaa Seguridad (Grfico 15) ubicada en la parte superior de la ventana
Propiedades de SAIRI (Grfico 13). En esta fraccin de la ventana existen dos
segmentos: Nombres de Grupos o Usuarios y Permisos de Administradores; en el
primero debe Agregar todos los usuarios que tendrn acceso remoto al SAIRI (los que se
crearon en el inciso (c)) y que posteriormente se les instalar la versin Cliente del SAIRI;
en el segmento Permisos establecer las atribuciones o permisos que tendr cada
usuario, es importante que al menos seleccione las opciones de: Escribir, Leer,
Mostrar el contenido de la carpeta, y Lectura y ejecucin, de esto depende que los
Clientes puedan grabar en la base de datos del SAIRI (ubicada en el servidor) la
informacin digitada o importada utilizando el programa SAIRI que estar instalado en sus
ordenadores (clientes).
f. Para Agregar a los usuarios en Nombres de Grupos o Usuarios debe presionar el
botn Agregar (Grfico 15), en seguida se presentar la ventana Seleccionar Usuarios o
Grupos.
g. Para Windows 2000 la bsqueda de usuarios/Clientes se hace en la ventana del
Grfico 16, debe seleccionarse el nombre de las computadoras que se ingresaron como
clientes, haciendo un clic sobre cada una de ellas, puede seleccionar varios nombres a la
vez utilizando la tecla Control del teclado, cuando sombree los nombres presione el botn
Agregar y aparecern en el recuadro inferior los usuarios seleccionados. Para terminar
haga clic en Aceptar y regresar a la ventana Propiedades de SAIRI (Grfico 15) donde
establecer los permisos descritos en el inciso (e), concluya la tarea de compartir la
carpeta SAIRI, de la computadora servidor, presionando el botn Aplicar seguido del botn
Aceptar.

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h. Para Windows XP la bsqueda de usuarios/Clientes continua en la ventana


Seleccionar Usuarios o Grupos Grfico 17, presione el botn Avanzadas que abrir la
ventana del Grfico 18, aqu oprima el botn Buscar Ahora para escoger de la lista

desplegada en el extremo inferior, el o los nombres de las computadoras que se crearon


como usuarios. Puede seleccionar varios nombres al mismo tiempo, una vez sombreados
los nombres presione el botn Aceptar, inmediatamente le trasladar a la ventana del
Grfico 17 donde debe pinchar el botn Aceptar, esto le llevar nuevamente a la ventana
Propiedades de SAIRI (Grfico 15), aqu establecer los permisos descritos en el inciso
(e), despus presione el botn Aplicar y seguidamente el botn Aceptar. Esto finaliza la
tarea de compartir la carpeta SAIRI del servidor.

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2. Ahora dirjase a cada uno de los ordenadores que ser cliente del SAIRI central, y prosiga
como se indica en los incisos del 1 al 5 en el sub tema INSTALACION DEL SERVIDOR
(Pg. 4).
3. Entre a la carpeta Cliente y dentro de sta haga doble clic sobre el archivo Setup.exe
4. Contine ejecutando la instalacin del programa de la misma forma que se describe en los
incisos del 7 al 11 en el sub tema INSTALACION DEL SERVIDOR. Las instalacin de
Cliente no requiere que la carpeta SAIRI est en C:\, puede ser ubicada en Archivos de
Programas.
5. Cuando el sistema termine de instalarse correctamente le corresponde crear una conexin
a la unidad de red SAIRI, es decir, conectar de forma permanente la computadora cliente
a la carpeta SAIRI que se encuentra en la computadora Servidor, valindose de la red
interna.

6. Ingrese a la ventana Conexiones de


red [y de acceso telefnico] (Grfico
19) ubicada en Configuracin del men
Inicio (barra de tareas de Windows),
tambin se localiza en la ventana Panel
de Control o simplemente ingrese al
Explorador de Windows. Despliegue el
men Herramientas y seleccione la
opcin Conectar a unidad de red que
presenta la ventana Conectar a unidad
de red (Grfico 20)

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7. En el Grfico 20, existen dos campos que debe llenar, en el primero, Unidad, seleccione
nica y exclusivamente la letra S:, a continuacin elija la carpeta a la cual va a
conectarse, en nuestro caso es SAIRI. Como es primera vez que realizar esta conexin
tiene que hacer clic en el botn Examinar, se presentar la ventana Buscar carpeta
esto nos permitir localizar la computadora Servidor que contiene la carpeta compartida
SAIRI, esto significa que debe saber como se denomina la computadora que estableci
como Servidor del SAIRI asi como el grupo de trabajo al que pertenece. Una vez localizada
la carpeta SAIRI presione el botn Aceptar del Grfico 21.

8. De regreso a la ventana Conectar a unidad de red marque (haciendo clic) la casilla


Conectar de nuevo al iniciar sesin. Termine haciendo clic al botn Finalizar.
9. El procedimiento descrito desde el numeral 2 hasta el 8 debe repetirlo en cada equipo que
se conectar como cliente del SAIRI central o Servidor.

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CAPITULO 2

MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE


INFORMES DE RETENCIONES E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Cuando est listo para trabajar habiendo instalado la versin Servidor, y en caso que usted lo
requiera tambin las versiones Cliente para los dems usuarios, debe entrar por primera vez al
sistema desde el ordenador definido como Servidor, esto se debe a que el primer usuario que
ingrese ser considerado como el Administrador. Slo la primera vez que ingrese al programa,
este solicitar que digite los datos generales del Responsable Retenedor, los cuales deber
verificar que estn correctos, y correspondan a su empresa. Esta etapa es muy importante
porque ser el nico medio que tendr para decir quin es el dueo de la informacin ingresada y
por ende de los informes a presentar, adems que si no lo hace no podr avanzar en el ingreso al
programa.
2.1.

REGISTRO DE DATOS DEL RESPONSABLE RETENEDOR.

La forma correcta de ingresar los datos correspondientes a la ventana Configuracin del Sistema
SAIRI (Grfico 22), es la siguiente:

Grfico 22

1. Nmero RUC: debe digitar el Registro nico de Contribuyente (RUC) que


corresponde a Persona Natural (Nacional o Extranjero) o Jurdica responsable
retenedora, no debe incluirse guin. Si digita un nmero errado, el sistema le

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avisar y no le permitir continuar, por tanto tendr que verificar la informacin e


ingresar el nmero correcto.
Es importante mencionar que a partir de octubre del 2010, los dgitos de los
nmeros RUC pasaran hacer de 14, esto mediante un proceso Administrativo
notificado por la Administracin Tributaria.
2. Cdula de Identidad: Este valor debe ser llenado cuando el responsable
retenedor es una Persona Natural, el dato de la fecha de nacimiento de este
documento no puede ser distinto al del Nmero RUC antes registrado.
Es portante sealar que a partir de octubre del 2010, los Nmeros Ruc para las
personas naturales pasarn a ser su cdula de identidad, esto mediante proceso
administrativo notificado por la Administracin Tributaria.
3. Primer Apellido y Segundo Apellido: Estos campos se llenarn slo cuando el
responsable retenedor es una Persona Natural, el dato a ingresar debe
corresponder efectivamente al dueo del Nmero RUC antes registrado.
4. Nombre o Razn Social: en el caso de las Personas Naturales se deben digitar
los dos Nombres; para las Personas Jurdicas debe digitarse la Razn Social y no
el nombre comercial. Evite las abreviaturas digite el nombre completo.
5. Departamento: podr seleccionar de la lista el nombre del Departamento donde
reside de forma permanente la Persona Natural o Jurdica. Corresponde al
domicilio fiscal del contribuyente.
6. Direccin: Incorpore informacin actualizada del lugar exacto del domicilio, incluya
seas o puntos de referencias especiales de la zona que ayuden a su localizacin.
7. Telfono: digite un nmero telefnico de la empresa. Preferiblemente que el
nmero sea el directo del departamento de contabilidad o del responsable de
contabilidad. Recuerde que el nmero debe ser de ocho dgitos.
8. Fax: digitar un nmero telefnico de ocho dgitos que tenga fax.
9. Correo Electrnico: debe introducir la direccin
completa del correo electrnico correspondiente
al
Responsable
retenedor,
ejemplo:
fdavila@dgi.gob.ni. Si no tiene correo electrnico
deje la celda vaca.
10. Admn. de Rentas: podr seleccionar de la lista
el nombre de la Administracin de Rentas donde
est inscrito.
11. Usuario: este dato forma parte de un conjunto de medidas de seguridad
incorporadas en el sistema. Se genera automticamente retomando los primeros
tres caracteres del campo Nombre o Razn Social ms dos nmeros aleatorios,
debe tomar nota del mismo para poder acceder al programa.

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12. Contrasea: Puede ser una cadena alfanumrica con un mximo de 4 caracteres
(Ej.: JD36), esto restringe el acceso a personal no autorizado disminuyendo el
riesgo de prdida accidental de informacin por mal uso del programa. Debe
utilizar una clave que recuerde fcilmente.
13. Tipo de empresa: debe seleccionar slo una de las tres opciones disponibles
(Empresa Privada, Institucin Estatal o Institucin sin fines de lucro), de acuerdo a
la caracterstica del contribuyente Retenedor que est ingresando. Esta eleccin
es importante, ya que en dependencia de ella, se habilitar o no, el campo Crdito
Proporcional, cada vez que se est registrando un monto de IVA pagado.
Esta versin fue diseada para incorporar cuantas empresas
sean necesarias o conformen la unidad econmica, para ello
una vez que se llenan los datos de la ventana de
Configuracin del primer Contribuyente Retenedor y se
acepta la informacin digitada, el programa muestra el
siguiente mensaje:

Si la respuesta es afirmativa deber ingresar los Datos del siguiente Contribuyente Retenedor, y
repetir el mismo procedimiento hasta haber incorporado todas las empresas que necesite.
Recuerde que a cada empresa le es asignado un cdigo de Usuario diferente, y debe tomar nota
de ello y de la contrasea que usted asigne a cada una. Si en ese momento no ingresa a las
dems empresas, perfectamente lo puede hacer despus a travs de la ventana Contribuyente
Retenedor del botn Procesos, y a su vez en la opcin Agregar. De igual manera si se ingresa una
sola empresa, debe seleccionar la opcin No, del mensaje de confirmacin anterior, e
inmediatamente se iniciar el programa solicitndole los datos de acceso.
Revise la informacin ingresada antes de grabar los datos, si alguna es incorrecta, puede
desplazarse entre las celdas para sustituir o reemplazar el contenido parcial o total. Si por alguna
razn no detect errores o bien desea en un futuro realizar algn cambio, incluso ampliar la
informacin grabada, perfectamente podr hacerlo a travs de la ventana Contribuyente
Retenedor que se ubica en el men PROCESOS. El nico dato que no podr modificar ser el
Nmero RUC del responsable retenedor.

Una vez que haga clic en el botn Aceptar de la


ventana Configuracin, de la ltima empresa (o en
la nica, segn sea el caso) a continuacin se
iniciar el sistema y presentar la siguiente ventana
(Grfico 23): Seleccin de Empresa deber elegir
la empresa con la cual desea trabajar.

Grfico 23

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SAIRI

Despus se activa la ventana Inicio de sesin


(Acceso al Sistema) se presentar todas las
veces que ingrese al sistema, aqu debe digitar su
cdigo de Usuario y Contrasea personalizada
(cuando introduce su Contrasea esta no se
visualiza).

Posterior a que el programa le de acceso, se le presentar la pantalla principal (Grfico 24), desde
donde podr conocer y utilizar todas la opciones del SAIRI.

Grfico 24

El sistema est compuesto bsicamente por una ventana para la captura de datos (digitacin) y
siete ventanas adicionales que asisten en la incorporacin y administracin de la informacin por
perodos. La integracin de todas las ventanas le permiten ingresar informacin vital de forma
rpida y segura de sus proveedores, generar reportes ajustados a sus necesidades [para evaluar la
consistencia de los datos], hacer correcciones a perodos sin que hayan sido remitidos permitiendo
ajustar saldos, generar archivos planos, y modificar los respaldos de perodos ya entregados a la
DGI.
El Diagrama de Proceso explica el ciclo de introduccin de datos, as como la salida de informacin
por reportes y archivos planos, estn explicados en el Anexo I.
El SAIRI consta, en su pantalla principal, de tres mens (Grfico 24), sin embargo el men
PROCESOS es el nico que enlaza con varias ventanas que son vitales en el proceso, los otros
dos bsicamente ejecutan rutinas que requieren poca injerencia de parte del usuario.
A continuacin se detalla de manera sencilla, los procedimientos para el manejo del programa:
actualizacin de los datos del retenedor, definicin de perodo de trabajo, insercin de
datos, elaboracin de informes sustitutivos, generacin de reportes, administracin de
usuarios, y respaldo de la base de datos del programa.
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SAIRI

2.2.

MENU: PROCESOS

Para iniciar cualquiera de los tres ciclos descritos en el Anexo I,


debe ingresar al men PROCESOS, que le proporciona siete
opciones (Grfico 25).
Todas le llevan a una ventana diferente donde realizar una o
varias tareas especficas. Para ejecutarlas basta seleccionarlas
haciendo clic con el botn izquierdo del ratn.
A continuacin se detallan, en el mismo orden que se presentan,
cada una las opciones del men PROCESOS:
Grfico 25

2.2.1

Contribuyente Retenedor:

La presente ventana tiene el objetivo de facilitarle la correccin, ampliacin o actualizacin de los


datos generales del Responsable Retenedor que fueron ingresados al ejecutar por primera vez
el programa (ventana Configuracin). Cualquier cambio afectar la informacin de los reportes
impresos, as como el contenido del archivo plano que remitir a la DGI.
Para la realizacin de alguna modificacin debe seguir las siguientes instrucciones:
1. Presione el botn Modificar. De inmediato se mostrar la ventana de Confirmacin de
Contrasea y Correo electrnico, luego de ingresar los datos solicitados, debe hacer clic en
el botn Aceptar, y el cursor se posicionar en la celda Nombre o Razn Social si se trata
de una persona jurdica, de lo contrario se posicionar en Primer Apellido.
2. Puede navegar entre los campos con el ratn o las teclas ENTER y TAB, esto le permitir
ubicarse donde necesita realizar actualizaciones/cambios.

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SAIRI

3. Una vez finalizada la tarea debe grabar los cambios presionando el botn Guardar.
4. Si desiste de realizar los cambios previstos, puede simplemente presionar Cancelar.

5. Para cerrar la ventana debe presionar el botn Cerrar o la


superior derecha de la ventana.

, ubicada en la esquina

De todos los campos, solamente el Nmero RUC no puede ser modificado, ya que este dato es
invariable y por consiguiente no est sujeto a actualizaciones. En el supuesto que exista
equivocacin en el nmero, el contribuyente se ver obligado a reinstalar el sistema. Si al
identificar el problema usted ya ha ingresado datos, la reinstalacin implicar la prdida de
los mismos, ya que el valor a cambiar est grabado en la base de datos y conservarla no
solucionara el problema.
2.2.2 Perodo de Trabajo:
Cuando ingrese por vez primera al programa y est preparado(a) para la incorporacin de
informacin, podr proceder, como primer paso, a la seleccin del perodo de trabajo, en esa
ocasin observar que en el men PROCESOS solamente tres opciones estarn activas y se debe
a que estas no dependen directamente de la seleccin de un perodo de trabajo, a diferencia de las
que estn inhabilitadas.
La presente ventana tiene como funcin activar todos los perodos mensuales disponibles para
ingresar o modificar datos. Se consideran como perodos disponibles en esta ventana a todos
aquellos perodos que no hayan sido trabajados y terminados, por consiguiente siempre que usted
necesite trabajar con un perodo nuevo (iniciar un perodo), continuar ingresando datos en un
perodo o ingresar cambios en un informe sustitutivo activo2, deber dirigirse a la presente ventana
(Grfico 27) para seleccionar el perodo deseado.

En esta ventana se mostrar a la par de cada perodo una leyenda que le permitir identificar los
perodos en proceso y pendientes, a saber (Grfico 28); se presentar la leyenda Original para
indicar que se est trabajando un perodo que no haba sido utilizado antes y por consiguiente an
no se ha informado; la leyenda Sustitutiva indica que el perodo ya se haba enviado pero est
siendo modificado o reemplazado y por tanto no se ha informado. Cuando a la par del perodo no
2

La expresin Informe Sustitutivo Activo es referida a un perodo de trabajo que ya fue informado (terminado) a la D.G.I y
por consiguiente slo admite modificaciones a travs de una sustitucin del informe entregado. Las sustitutivas del informe
se activan nica y exclusivamente en la ventana Informes Sustitutivos ubicada en el men PROCESOS. Para mayor
informacin dirjase al numeral 2.2.4 del presente captulo.

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se visualice texto alguno esto demuestra que es un perodo pendiente de trabajar e informar. Los
perodos que se han informado, son trasladados a la ventana Informes Sustitutivos de donde
podrn ser activados. Si en algn momento usted selecciona un perodo y no le ingresa datos,
mantendr el mismo estatus, es decir, ser un perodo a la espera de ingreso de datos, pendiente
de trabajar e informar.
Observar que el orden de los perodos es descendente de modo que se mostrar primero el
perodo actual, que debe trabajarse, y conforme pase el tiempo presentar, uno a uno, los perodos
a trabajar. Siempre se listarn los perodos que no se han completado y que tengan una
antigedad menor o igual a 4 aos. Experimentar que el programa le permite abrir varios perodos
a la vez y trabajar simultneamente con ellos, para tal fin debe activar cada perodo al que desee
entrar desde sta ventana.
Despus que usted seleccione en la celda Perodo el mes que desea trabajar y posteriormente
presione el botn Aceptar, el programa activar siempre de forma automtica la ventana
Informacin Fiscal de los Proveedores ahorrndole tiempo en la activacin de dicha ventana. El
Perodo seleccionado o activo se indicar permanentemente en la barra de estado del programa
(centro de la parte inferior de la pantalla principal (Grfico 24) con el propsito de recordarle el mes
que est trabajando.
2.3.3 Informacin Fiscal:
La opcin Informacin Fiscal nos da acceso directo a la
ventana Informacin Fiscal de los Proveedores, es muy
importante por sus funciones de captura, modificacin,
bsqueda y eliminacin de los datos de terceros
contribuyentes que figuran como sus proveedores de bienes y
servicios.
Esta ventana es donde convergen los tres ciclos descritos en el Anexo I. El usuario siempre
deber ingresar a ella para comparar y verificar que los montos y la cantidad de registros en el
SAIRI coinciden con lo descrito en los documentos contables o archivos planos importados que
soportan la informacin ingresada.
Este formulario recopila todas las transacciones de compra de bienes y servicios hechas a
personas naturales o jurdicas proveedoras de bienes o servicios. Dichas transacciones deben
estar respaldadas por Facturas, Declaraciones Aduaneras y/o Comprobantes de pago
(comprobantes de egreso), para lo cual puede existir un monto retenido del I.R. en la fuente,
siempre y cuando sea pago de factura o pagos parciales en el caso de las facturas de crdito y un
monto pagado del I.V.A. si es factura de contado y el primer ingreso de la factura de crdito. Todo
correspondiente a un perodo mensual especfico.
Antes de iniciar su trabajo le recomendamos hacer previamente un resumen o listado de la
informacin a digitar:

Defina el perodo a informar.

Liste las Facturas (de contado y crdito) y Declaraciones aduaneras de tal forma que tenga a
mano el dato correspondiente al nmero del comprobante de pago con que haya cancelado o
abonado sus adquisiciones del perodo mensual seleccionado por usted.

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Prepare los nmeros RUC, Razn Social y dems datos generales de todos sus proveedores a
los que le hizo pagos en el perodo, puede incluir a todos aquellos cuyos pagos son
constantes, que todos los meses les hace pagos por servicios o bienes.

El correcto llenado de la informacin le beneficiar, ya que entre las funciones que posee el
programa se encuentra ayudarle en la digitacin, siempre y cuando los proveedores posean un
nmero RUC o Cdula de Identidad (CI). As cada vez que ingrese el Nmero RUC de un
proveedor que en algn tiempo anterior grab con ese mismo Nmero RUC o CI, el sistema
extraer los datos generales (Cdula de Identidad, Apellidos, Nombres o Razn social); incluso si
el proveedor fue ingresado en perodos anteriores o es eliminado del Perodo de Trabajo en que
se ingres por primera vez.
Si desea aprovechar la herramienta de la importacin de datos le recomendamos que examine los
datos mnimos requeridos por registro as como las validaciones planteadas en dependencia de la
operacin (pagos) efectuada, y en esa medida el personal de informtica de su empresa analice la
informacin almacenada en la base de datos del sistema contable de la empresa, para generar el
archivo plano con los requisitos necesarios. Para mayor informacin dirjase al numeral 2.3 del
captulo 2 y a los Anexos II y III.
Para dominar el llenado y funcionamiento de la ventana, srvase seguir las siguientes instrucciones:
2.2.3.1 Ingreso de Datos va digitacin.

Recuerde: Que a partir de octubre 2010, los dgitos del nmero RUC, pasan de 10 a 14 dgitos, si
su proveedor ya cuenta con el nuevo RUC usted debe digitar ese nmero que est conformado

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alfanumrico, si todava no posee el nuevo RUC usted debe de anteponer cuatro ceros al RUC
actual.
1. Si desea ver la ventana igual a la presentada en el Grfico 29 (con el resumen en el
extremo derecho de la ventana) presione el botn Resumen.3
2. Presione Agregar para habilitar todas las celdas de la ventana (Grfico 29) e iniciar el
llenado de los campos/celdas solicitados.
3. RUC del Proveedor: es deseable, preferible y beneficioso (para el usuario del programa),
llenar con los datos correctos esta celda4 al momento de ingresar una transaccin/pago.
El programa siempre va a evaluar la informacin del RUC.
A partir de octubre del 2010 se modificaran los nmeros RUC, los cuales pasarn de
10 a 14 dgitos, Para las personas naturales ser su No.de cdula para las personas
jurdicas es un nmero alfanumrico.
a. Digitar el Nmero RUC: si usted incorpora el nmero RUC, este puede ser de una
persona Natural Nacional o Extranjera o Jurdica, en dependencia de esto el
programa le permitir incorporar ciertos documentos o transacciones ya definidas,
algunas son comunes para ambos y otras no. Para un detalle remtase al Anexo II.
Cuando el proveedor es una persona Natural la siguiente celda a llenar ser
Cdula de Identidad, en caso contrario corresponder el campo Nombre o
Razn Social.
Cuando los datos a ingresar corresponden a una Factura es indispensable llenar
el campo con el nmero RUC correcto (preimpreso en el documento), de lo
contrario no podr registrar la informacin. La incorporacin de informacin
relacionada a Declaracin Aduanera solamente es permitida al contribuyente
usuario del sistema. Por lo tanto, al digitar el nmero RUC del responsable
retenedor se activar esta opcin en el campo Documento/Concepto.
NOTA
Anteceda cuatro ceros al nmero RUC pre impreso en la factura,
en el caso que el contribuyente no cuente con la nueva
nomenclatura del RUC si ya posee el nuevo RUC, favor digtelo
este es alfanumrico.
b. No digitar el Nmero RUC: La ausencia del RUC ser permitido nicamente
cuando el proveedor es una persona Natural. En estos casos se activar un grupo
especfico de Documentos o Conceptos, de donde usted seleccionar el que ms
represente la transaccin realizada. A su vez, el ingreso de estos pagos, debern
estar respaldados por un Comprobante de egreso. Si en un futuro usted
3

Resumen, es un grupo de celdas que reflejan los valores consolidados de todos los registros grabados, por cada concepto
incorporado en la ventana Informacin Fiscal de los Proveedores (Cantidad de registros sumados, Monto sin impuesto,
I.V.A., Crdito fiscal deducible y retencin IR), esto le permite llevar cuenta de los montos totales del perodo seleccionado.
4

Ingresar el RUC le permitir reducir el tiempo y la digitacin por registro, el sistema siempre comparar el nmero que se
est ingresando con los ya grabados y si lo encuentra mandar a llamar los datos generales del proveedor, para que usted
solamente ingrese los datos correspondientes al pago.

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obtiene el nmero RUC del proveedor perfectamente podr agregrselo a los


registros ingresados de dicho proveedor.
4. Cdula de Identidad: al ingresar una persona Natural debe agregar el nmero de cdula
del proveedor, este dato est compuesto por 14 caracteres, del cuarto al noveno
pertenecen a la fecha de nacimiento de la persona, esto significa que no pueden haber
valores inconsistentes con una fecha vlida.
Si su proveedor es una empresa con Nmero RUC de persona natural, el nmero de
Cdula debe pertenecer al dueo del nmero RUC, es decir, el dueo de la empresa y
no del vendedor o trabajador designado.
5. Primer apellido: es obligatorio digitar completo el primer apellido, cuando el RUC
corresponde a una persona natural.
6. Segundo apellido: es importante ingresar el segundo apellido para lograr identificar bien a
cada proveedor. Algunas personas no tienen segundo apellido en este caso es permitido
no incorporarlo. No realice abreviaciones, digite completo el segundo apellido.
7. Nombres o Razn Social: es completamente obligatorio ingresar los datos solicitados, los
dos nombres en el caso de personas Naturales y Razn Social para las Jurdicas. En el
caso de personas jurdicas la Razn Social y no el nombre comercial.
8. Documento/Concepto: entindase como el Documento que respalda el pago o el
concepto de la transaccin que va a registrar. Como se dijo anteriormente, la lista de
Documentos o Conceptos cambiar en dependencia del tipo de persona y si esta posee
nmero RUC. El programa siempre le mostrar una seleccin predefinida, pero el usuario
podr cambiarla segn el caso. La seleccin predefinida est destinada a reducir el trabajo
de seleccin o digitacin. Para una ampliacin sobre el significado de los conceptos y la
relacin entre el RUC y el campo Documento/Concepto favor dirjase al Anexo II.
9. N de Documento: para cada opcin seleccionada en la celda Documento/Concepto
debe registrar un nmero. Para Facturas y Declaraciones Aduaneras, digite el nmero
preimpreso del documento, en los otros conceptos debe digitar el nmero del
comprobante de egreso. El nmero del documento se compone de dos celdas; la
primera ubicada a la izquierda corresponde a la serie: una letra que indicar el conjunto al
que pertenece el nmero (slo si el documento no posee serie, es permitido no
incorporarla); la segunda de mayor tamao es el nmero: consecutivo numrico
preimpreso del documento o del Comprobante de Pago. Este campo acepta un mximo de
15 caracteres. Ejemplo: A 2091855. Es importante que verifique el nmero del Documento
y que los montos digitados corresponden a todos los bienes o servicios registrados en el
documento, todo esto antes de grabar, ya que el programa no le permitir digitar una
Declaracin Aduanera ms de una vez, an sean perodos distintos, esto no sucede
cuando se trata de un Comprobante de Pago.
As mismo si una factura de crdito acumul los suficientes pagos parciales de tal forma
que se cancel, el programa no le permitir grabar un nuevo registro con el mismo nmero
de factura, ya inactiva o cancelada. Si el nmero de un documento no posee serie,
perfectamente puede ser grabado.

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10. Fecha de Emisin: se refiere al da en que se elabora o emite la Factura, Declaracin


Aduanera o Comprobante de Pago que est registrando. El formato da/mes/ao debe
coincidir con el Perodo de Trabajo activo. Solamente en los casos de Factura o
Declaracin Aduanera se permitir incorporar documentos con fechas de hasta cuatro
aos antes a la fecha actual.
11. Descripcin del Pago: cuando se trate de una Factura o Declaracin Aduanera, el
concepto constar de 10 caracteres mnimo. El concepto debe ser descriptivo y preciso,
haciendo referencia al hecho generador de la transaccin. En funcin de agilizar la
digitacin, es preferible que se omitan las palabra innecesarias como: compra de, pago
de, importacin de, servicio de. A continuacin un ejemplo de la forma adecuada para
describir el concepto de pago:
Descripcin Incorrecta
Pago por servicios profesionales
Compra de mercaderas varias
Importacin de mercadera

Descripcin Correcta
Elaboracin de programa informtico.
Telas, hilos, botones, accesorios para mquinas de
costura.
Electrodomsticos lnea blanca.

Cuando se trata de un pago parcial o asociado de factura de crdito, este campo estar
inhabilitado y mostrar la descripcin grabada en el registro original de la factura.
12. Monto sin impuestos: es el valor de la mercadera, servicio o producto, sin sumar el
importe del IVA pagado ni restar la retencin que usted haya realizado. En el caso de las
declaraciones aduaneras tampoco incluya los pagos arancelarios por importacin, el monto
sin impuesto corresponde al valor CIF. Para los salarios, es el monto despus de la
deduccin del INSS.
13. I.R.: el monto de la retencin en la fuente del I.R. que le corresponde hacer, y que en cada
caso ha realizado en base a las disposiciones legales. Si por alguna razn alguna de sus
operaciones no reflejan la retencin debe digitar cero en la celda. El programa por
defecto realiza un clculo automtico del 1% de la retencin IR, con el objetivo de
ayudar en la digitacin. Si usted realiz una retencin diferente a la realizada por el
sistema, digite la correcta.
En el registro original de una factura de crdito, este campo mostrar por defecto un valor
de cero, y ser calculado hasta que se registren los pagos parciales de la misma.
14. I.V.A.: el monto del Impuesto al Valor Agregado que le han trasladado al momento de
comprar servicios o bienes. Si en algn momento compr un bien o producto y no le
trasladaron el IVA, deber digitar cero. El programa por defecto realiza un clculo
automtico del 15% del IVA pagado, con el propsito de ayudar en la digitacin. Si
usted realiz un pago diferente al reflejado por el sistema, digite el valor correcto.
En el registro original de factura de crdito ser grabado el monto de IVA pagado, y en el
registro de los pagos parciales estar inhabilitado.
15. Crdito Proporcional: observar que esta ventana posee un sub recuadro que rodea la
celda IVA y Crdito Proporcional, esto se debe porque la informacin de ambas est

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intrnsecamente relacionada con lo establecido en los Artculos 43, 44, 45 de la Ley N


453 Ley de Equidad Fiscal y Artculos 106, 107 y 108 del Reglamento ya corrida la
numeracin . De manera tal que para cada documento Factura y/o Declaracin Aduanera
debe confirmarse un valor que indique la proporcin del impuesto trasladado, IVA, que
corresponda al Crdito Fiscal del responsable recaudador, teniendo presente: ...Cuando el
IVA trasladado sirva a la vez para efectuar operaciones gravadas y exentas, la acreditacin
slo se admitir por la parte del IVA que es proporcional al monto relacionado a las
operaciones gravadas5
Observar que el sistema siempre presenta el valor de 100% (para Empresa Privada) esto
como una forma de reducir la digitacin, pero siempre que el porcentaje real no
corresponda a ese valor por defecto, es su responsabilidad digitar el valor correspondiente.
Para Instituciones Estatales o Sin fines de lucro mostrar el valor de 0% y
automticamente ser deshabilitado.
En el registro original de factura de crdito ser grabado a como lo indican los prrafos
anteriores y en los pagos parciales se mostrar el registros del crdito fiscal pero estar
inhabilitado.

16. Informacin complementaria y/o Direccin: aqu debe digitar el nmero del
comprobante de pago para todos los documentos de Facturas y Declaraciones Aduaneras.
Cuando los proveedores no posean nmero RUC debe ingresar la direccin. En todos
los casos adems de la informacin requerida puede ingresar otros datos que usted estime
conveniente para aclarar el concepto del pago o bien dejar alguna marca que le sirva a
usted como recordatorio o enlace con otro registro. Adems, puede ingresar el nombre
comercial de su proveedor. Ejemplo: en el caso de las planillas, se permite ingresar una
vez por mes el pago de cada asalariado, obviamente los montos deben contener los dos
pagos quincenales que usualmente se hacen, por consiguiente el N Documento
corresponder a un comprobante de pago, el de una quincena, as que para completar la
informacin usted debe hacer referencia al otro comprobante de pago (la otra quincena) a
travs de esta celda.

Una vez llenadas todas las celdas ya explicadas debe guardar presionando Guardar. (Si identific
algn cambio preferiblemente hgalo antes de guardar).
Para ingresar los siguientes registros debe repetir los pasos del 2 al 15. Despus que usted
presiona Guardar el programa ubica el cursor en la primera celda. Si ya no desea ingresar ms
datos puede presionar Cancelar y/o la de la esquina superior derecha

para cerrar la ventana.

Es importante que registre correctamente los datos en todas las celdas, teniendo en cuenta las
siguientes indicaciones:

El Nmero RUC debe estar compuesto de 14 dgitos numricos y alfanumrico a partir de


octubre 2010, no utilice guin para separarlo.

Articulo 45 de la Ley 453 Ley de Equidad Fiscal.

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En los campos Nombres o Razn Social y Apellidos no utilice siglas, abreviaciones,


guiones, puntos, acentos ni comas.

Todas las validaciones y restricciones de la ventana Informacin Fiscal de los


Proveedores se describen en el Anexo II y se aplican por igual cuando usted hace una
importacin de archivo plano.

RUC

Incorrecto
0000-101276-3596
0000-301073-9598
COOP.
TRABAJADORES

Correcto
00001012763596
00003010739598
COOPERATIVA DE
REPARACION VIAL LOS
TRABAJADORES DE
MANAGUA R.L

SINSA

SILVA INTERNACIONAL S.A

MAR.CAJINA D.

MARIANGELES CAJINA
DAVILA

Nombres y Apellidos
o Razn Social

2.2.3.1.1

Incorporacin de Facturas de Crdito

Esta nueva versin de SAIRI incorpora las facturas de crditos, en cada uno de los numerales
correspondiente al Ingreso de Datos va digitacin, se especifica la incorporacin de las facturas de
crdito, sin embargo aqu detallamos las caractersticas de la incorporacin de la factura de
crdito:
1. La primera incorporacin de la factura de crdito (el SAIRI le llama factura original) esta
habilita la casilla del IVA, de tal manera que cuando se gener el reporte usted podr ver la
aplicacin del IVA en el mes de la operacin y se inhabilita la retenciones.

2. Si en el mismo mes o en los meses subsiguientes, efecta un pago parcial debe volver a
digitar el nmero de la factura original y el sistema le traer el historial de dicha factura
indicndole el monto original y el saldo pendiente de cancelar.

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3. En la incorporacin de los pagos parciales se inhabilitar el IVA, puesto que este quedo
registrado en el registro de la factura original. La celda habilitada ser la de retencin IR.
4. La fecha de emisin, la descripcin del pago y el crdito proporcional, estos campos estar
inhabilitado y mostrar la descripcin grabada en la factura de crdito (factura original).

5. Si la factura de crdito (factura original) acumul los suficientes pagos parciales, de tal
forma que ya se cancel, el sistema no le permitir grabar un nuevo registro con el mismo
nmero de factura, ya inactiva por estar cancelada. Es decir una vez cancelada el sistema
la inactiva para efectos de no acumular ms pagos parciales que el monto de la factura de
crdito (factura original).

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6. Si los pagos parciales son inferiores que la factura de crdito (factura original), debe
corregir el monto de la factura original en el mes que lo incorpor, realizando un sustitutivo,
esto es para que no quede activa ninguna factura de crdito.
7. Si los pagos parciales son mayores que la factura de crdito (factura original) el sistema no
le permitir registrar pagos parciales mayores que el valor de la factura original, en este
caso, debe corregir el monto de la factura original en el mes que lo incorpor realizando un
sustitutivo, esto es para que le permita el registro del pago parcial o la cancelacin de
dicha factura y no quede activa ninguna factura de crdito.

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8. Si una factura de crdito ya fue cancelada y usted quiere volverla a incorporar el SAIRI le
indicar que esta factura ya fue cancelada. Recuerde el sistema le llevar control de las
facturas de crditos activas y cuanto le falta por cancelarlas.
Esta modificacin en el SAIRI es de suma utilidad por que le permite el registro del IVA en
el mes de la transaccin y registrar la Retencin IR en el momento del pago (parcial o
cancelacin) de la factura de crdito.
El SAIRI le tomar como cantidad de registro solo el primer registro de la factura de crdito
es decir los pagos parciales no los sumara en la cantidad de registro.
NOTA IMPORTANTE: Almacene los pagos parciales con el mismo nmero de RUC
que registr la factura de crdito originalmente.
2.2.3.2 Modificacin de Registro
Existe una sola alternativa que permite hacer modificaciones a cualquier registro ingresado, debe
entrar a la ventana Informacin Fiscal de los Proveedores y desde ah activar la ventana Vista de
datos de la informacin fiscal (Grfico 30) haciendo clic en el botn Vista Previa (Grfico 29):

Grfico 30

1. En la esquina superior izquierda de la ventana Vista de datos de la informacin fiscal


existen cuatro botones. Para modificar un registro simplemente presione el botn
Modificar. Sin embargo, antes debe localizar y seleccionar el registro que desee modificar.
2. Pensando en la bsqueda de registros, la ventana se dise para facilitarle el
ordenamiento de los registros en forma ascendente bajo cualquier criterio de las columnas
existentes, proporcionndole libertad para ordenar los registros acorde a la informacin
que posee. Ejemplo, si posee el nmero RUC puede hacer doble clic en el indicativo de
columna del RUC que se llama RUC del proveedor, en caso que la informacin que tiene
a mano es el nmero del documento, deber moverse hacia la derecha (con la barra de
desplazamiento horizontal) y una vez localizada la columna N de Documento hacer
doble clic en ella.

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Por definicin el programa almacena cada registro digitado en orden consecutivo de


ingreso, es decir, que el ltimo registro digitado se encuentra siempre al final de la lista de
registros, de manera que si usted busca el cuarto registro de un grupo de diez registros
ingresados recientemente, quizs le resulte ms fcil ir al final de la ventana y contar en
sentido contrario hasta encontrar el registro, que seguramente se ubica en la cuarta
posicin al contar de abajo hacia arriba. Siempre que usted entre a esta ventana,
observar el mismo orden predefinido por el sistema.
3. Seleccione el registro a modificar haciendo clic sobre la lnea que contiene al proveedor,
bien puede hacerlo desde el extremo izquierdo de la ventana donde se ubica el indicativo
de fila (

) o haciendo clic en cualquier campo del registro.

4. Cuando presione Modificar se abrir la ventana


Informacin Fiscal de los Proveedores, aqu podr
ubicarse en la celda que desea cambiar. Cuando
modifique debe tener presente que al regresar a una celda
determinada el sistema recalcular sus validaciones para
constatar que la informacin ingresada cumple con las
normas, esto muchas veces implica que se borren alguna
datos, por consiguiente debe estar preparado para
completarlos si se presenta el caso. A continuacin se
ejemplifica el comportamiento y las celdas donde se
puede presentar dicha situacin.
a) RUC del proveedor: existen dos nicas condiciones que permiten el
cambio de RUC: Cuando el registro grabado no posee nmero RUC y
Cuando el RUC ingresado no es correcto. En ambos casos el sistema
siempre verifica si el nuevo RUC es o no jurdico, de esa forma otorga
acceso a ciertas celdas y documentos, por consiguiente los campos de
Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombres o Razn social y
Documentos/Conceptos son automticamente limpiados (unos) y
cambiados (otros), quedando intactos los valores ingresados en los
dems campos. Es posible incluso que la celda N de Documento sea
borrada, todo depende del tipo de persona que represente el RUC
nuevo.
b)

Retenciones IR e IVA: estos campos se modifican automticamente


cuando se presiona la tecla Enter estando en la celda Monto sin
Impuesto, esto hace que se modifiquen los valores digitados producto
de recalcular las frmulas que determinan la retencin y el IVA
predefinidos. Con presionar Enter se le est diciendo al programa que
ejecute las operaciones relacionadas, este efecto no sucede cuando se
utiliza la tecla Tab o el ratn.

c) Retencin definitiva al seleccionar esta opcin, contenida en la celda


Documento/Concepto, siempre se preguntar si la retencin realizada
es a una persona Natural o Jurdica, esto se debe a que los no
residentes no poseen nmero RUC, por consiguiente, en dependencia
de la respuesta el programa habilitar e inhabilitar algunas celdas.
Ejemplo, si al momento de cambiar el tipo de Documento/Concepto
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existen datos en los campos Primer y Segundo Apellido estos se


borrarn si se confirma que la retencin es a una persona Jurdica.
5. Otra caracterstica muy importante y valiosa que deber mantener presente al momento de
modificar y grabar nuevos registros, es que el sistema siempre verifica los datos
generales6 de los proveedores que se ingresen (nuevos) y/o modifican, con los datos
generales de proveedores que ya han sido grabados. El objetivo es conservar
uniforme todos los registros relacionados, siempre que al momento de ser
almacenados o modificados posean nmero RUC y/o Cdula de identidad, ya que
ambos nmeros son considerados nicos y no pueden registrarse en dos personas
distintas.
El funcionamiento de esta caracterstica consiste en verificar siempre que los datos
generales de los proveedores identificados por su nmero RUC o Cdula, se conserven
igual en todos los registros ingresados para esos proveedores, ejemplo:
A un proveedor con nmero RUC se le grab un pago (el concepto o documento es
indiferente para estos propsitos), pero en los datos generales a este proveedor no se le
ingres un segundo Apellido o bien Nombre. Sucede que el usuario contina trabajando y
al poco tiempo dentro del mismo perodo de trabajo, se incorpora otro pago a ese mismo
proveedor y los datos generales son grabados igual que la primera vez, ya que el programa
extrajo sus datos generales con slo digitar el RUC o la cdula correspondiente. Tiempo
despus el usuario identifica a su proveedor y verifica que la informacin est incompleta,
en ese momento decide modificar uno de los registros del proveedor agregando el segundo
Nombre y Apellido, es muy probable que no recuerde cuantos registros ingres de ese
proveedor, habiendo hecho los cambios se dirige a Guardar y el programa le emitir un
mensaje de advertencia (Grfico 31) solicitando que confirme si la modificacin realizada
quiere aplicarla a todos los registros existentes que corresponden a ese mismo RUC o
Cdula. He aqu donde el usuario debe tener suma precaucin si los datos
modificados son efectivamente los correctos. Evidentemente si se equivoca puede
repetir la operacin utilizando los valores correctos. El aspecto medular es constatar
efectivamente cules son los datos correctos cuando se realice una modificacin en
cualquiera de los campos solicitados.

Grfico 31

6. Para finalizar las modificaciones presione el botn Guardar, o bien, en el caso del Grfico
31, presione S y seguidamente S en la ventana que se presenta despus. Con ambas
acciones almacenar los cambios y podr continuar digitando o seleccionando registros
para modificar.
6

Se considerar informacin general los siguientes campos: RUC, Cdula, Apellidos y Nombre o Razn Social.

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2.2.3.3 Eliminacin de Registros.


Si en algn momento necesita deshacerse de uno o ms registros, el programa le permite hacerlo
de dos formas, ambas muy giles y sencillas, a continuacin se detallan:
Eliminacin Uno a Uno
1. Active la ventana Vista de datos de la informacin fiscal (Grfico 30)
2. Localice l o los registros que necesita eliminar siempre que estos no sean demasiados o
no estn muy separados unos de otros.
] ubicada en el
3. Puede seleccionar un registro haciendo clic en el indicador de fila [
extremo izquierdo de la ventana, si desea seleccionar dos o ms registros separados entre
s por otros registros que no desea borrar, utilice el ratn y la tecla Control del teclado,
para pinchar sobre distintos registros. Si los registros que desea seleccionar estn
seguidos utilice la tecla Shift del teclado, ejemplo: seleccione el primer registro de los 5
que desea borrar, presione la tecla Shift y dirjase a seleccionar el quinto registro,
observar como se sombrean los cinco registros del intervalo.
4. Una vez seleccionado los datos que est seguro de borrar, presione el botn
Eliminar/Suprimir/Delete del teclado. Recuerde que cuando elimina no puede revertir la
operacin.
Eliminacin por Criterios
1. Ejecute la ventana Vista de datos de la informacin fiscal (Grfico 30) presione el botn
Eliminar que activar la ventana Eliminacin total o parcial de registros. (Grfico 32),
encontrar dos grandes opciones: Eliminacin total y Eliminacin Parcial.
2. Eliminacin Total: borra absolutamente todos los
registros del perodo activo, sin importar los documentos,
fecha de ingreso o va de ingreso de los datos. Esta
alternativa es recomendada principalmente cuando el usuario
est y ha ingresado nicamente registros por la va de la
Importacin de Archivo plano, ya que la importacin es el
nico medio existente para recuperar la informacin sin mayor
esfuerzo.

3. La Eliminacin Parcial ofrece la oportunidad de seleccionar entre cinco grupos de


criterios que agrupan los registros a eliminar. En el recuadro derecho de la ventana se
presentan todos los criterios seleccionados para eliminar.

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Grfico 32

a. Proveedor: podr seleccionar los registros que desee eliminar entre todos los proveedores
que tienen nmero RUC, siempre y cuando hayan sido ingresados en el perodo de trabajo
activo.
b. Cdula: podr seleccionar los registros que desee eliminar entre todos los proveedores
que tienen nmero de Cdula, siempre y cuando hayan sido ingresados en el perodo de
trabajo activo.
c. Documento/Concepto: de los siete tipos de documentos existentes podr seleccionar uno
o varios para los cuales desea que se eliminen los registros. Tenga presente que si
selecciona factura se eliminarn todos los registros cuyo pago sea una factura, igual para
salarios y los dems.
d. Fecha de Documento: este criterio se refiere a la fecha grabada en los documentos, es la
fecha que usted digita para reflejar el da de la transaccin. Existen dos celdas, Desde y
Hasta, que le permitirn: seleccionar un da especfico al escribir la misma fecha en
ambas celdas, un rango bien delimitado cuando indica con precisin la fecha de inicio
(Desde) y fin (Hasta) o un rango semi-definido cuando especifica solamente uno de los
valores requeridos. Si ingresa una fecha en Desde el programa interpretar que desea
eliminar todos los registros que se encuentran en el da especificado y despus de esa
fecha. Cuando la fecha se ingrese en Hasta significa que desea eliminar todos los
documentos con fecha igual o anterior al da sealado.
e. Fecha de Ingreso: corresponde al da o rango de das en que se digit o import la
informacin en el sistema, es la fecha en que se
incorpora al programa cualquier informacin. Los
criterios para definir los rangos es igual que para
la Fecha de Documento.
f.

Tipo de Ingreso: se diferencia claramente entre


los registros digitados y los importados desde
archivos planos. Si selecciona la opcin
Registros importados desde archivo el programa

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eliminar todos los registros almacenados va importacin no importando el da de


realizacin. La opcin Registros digitados es anloga.

Ejemplos:
a. Eliminar los registros Dietas de los proveedores con Nmero RUC (...) ingresados va
Importacin de archivos en el perodo de trabajo de Julio 2010 (Fecha de Ingreso):
Proveedor:
Cdula:
Documento/Concepto:
Fecha de Documento:
Fecha de Ingreso:
Tipo de Ingreso:

##########, ##########, ##########.


[vaco]
Dietas
[vaco]
Desde: 01/07/2010 Hasta: 31/07/2010
Registros importados desde archivos.

b. Eliminar todos los registros de salarios pagados el 15/07/2010 e ingresados el 25/07/2010


va digitacin en el perodo de trabajo Julio 2010:
Proveedor:
Cdula:
Documento/Concepto:
Fecha de Documento:
Fecha de Ingreso:
Tipo de Ingreso:

[vaco]
[vaco]
Salario
15/07/2010
Desde: 25/07/2010 Hasta: 25/07/2010
Registros digitados.

4. Una vez definidos los criterios de eliminacin proceda a presionar Aceptar, se le presentar
la siguiente ventana mostrndole todos los registros que cumplen con la seleccin definida
para su revisin.

5. Cuando termine de revisar y constatar que la seleccin es correcta y satisface su


expectativa, proceda presionando el botn Eliminar, se le presentar un segundo
mensaje de seguridad (Grfico 34) que le pedir confirme si est seguro de eliminar una
cantidad determinada de registros. Recuerde que una vez eliminados no existe forma
de recuperar esa informacin.

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6. Si confirma la eliminacin regresar a la ventana Grfico 32 para continuar la seleccin y


eliminacin de registros, si desea realizar otra eliminacin retoma los pasos del 3 al 5, de lo
contrario cierre esta ventana y podr observar en Vista de datos de la informacin fiscal
(Grfico 30) la ausencia lgica de los datos que borr.

Es de vital importancia que todos los usuarios del sistema estn conscientes de las
consecuencias de utilizar la herramienta de eliminacin.
2.2.3.4 Bsqueda de Registros.
Otra de las opciones que estn disponibles en la Ventana Vista Previa, es el botn Buscar, que le
permite fcilmente ubicar o filtrar registros a travs de cuatro criterios de seleccin:

RUC
Nombre o Razn Social
Primer Apellido
Cdula de Identidad
Documento/concepto

Estos criterios pueden ser combinados con los siete tipos de documentos conceptos
existentes. De no seleccionar algn tipo de documento en especfico, el programa desplegar
todos los registros encontrados independientemente del documento. Los registros son
buscados en el perodo de trabajo activo. En el caso de la bsqueda por nmero RUC deber
ingresar estrictamente los 14 dgitos, y los catorce caracteres alfanumricos en la bsqueda
por Cdula de Identidad, de lo contrario el registro no podrn ser localizado.

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Una vez definido el criterio de seleccin, debe hacer clic en el botn Vista Previa, y de ser
encontrado (s) aparecer (n) agrupados todos los registros que cumplan con el criterio de
bsqueda. Si la cantidad de registros es voluminosa, sta herramienta le ser muy til y le facilitar
el trabajo de encontrar determinado registro o grupo de ellos.
2.2.3.5 Generacin de Informe Previo Mensual
El programa cuenta con una valiosa herramienta que le permite antes de generar el Informe
Consolidado Mensual que deber entregar en su Administracin de Rentas correspondiente,
revisar la informacin ingresada en el perodo activo, a travs de la generacin de un Informe
Previo, por medio de la ventana Informacin Fiscal de los Proveedores, habiendo seleccionado el
botn Resumen y a su vez el botn Detalle, ubicado en la esquina inferior derecha:

Este informe requiere papel tamao carta para su correcta impresin (si desea imprimirlo), y le
permitir detectar a tiempo errores cometidos en el ingreso de los tipos de documentos conceptos,
montos y cantidad de registros incorporados. A medida que vaya ingresando registros, puede
generar el informe previo, cabe destacar que ste puede ser generado las veces que sean
necesarias, siguiendo el mismo procedimiento. De no encontrar inconsistencias, puede proceder a
la generacin del informe final o Consolidado Mensual.

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2.2.4

Informes Sustitutivos:

Bajo el principio que, todo contribuyente tiene derecho a realizar las sustitutivas necesarias para
corregir datos de sus declaraciones originales en cualquier impuesto se creo la ventana Informes
Sustitutivos, mediante la cual se podrn hacer ampliaciones o correcciones a los informes
generados, justificado principalmente por sustitutivas realizadas a las declaraciones de impuestos
que representan cambios en las retenciones y crdito fiscal contenidos en los informes entregados
a las Administraciones de Rentas. Las sustitutivas a los informes tambin pueden ser motivadas
por errores involuntarios u omisiones en el proceso de
elaboracin y temprana generacin.
Se recomienda procurar al mximo, la inclusin de
todos los pagos sin omitir factura alguna que
corresponda al Perodo de Trabajo, ya que los
informes slo pueden ser sustituidos hasta nueve veces
en el SAIRI.
Active la ventana Generacin de Informes Sustitutivos
desde el men PROCESOS opcin Informes Sustitutivos.

Grfico 35

Solamente a travs de sta ventana podr activar un informe original cerrado (un Perodo de
Trabajo Exportado), as como todos aquellos informes sustitutivos, posterior al primer informe
remitido.

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En la celda desplegable Perodos Informados encontrar todos los informes mensuales que haya
terminado e informado, sean originales o sustitutivos, con una antigedad mxima de 48 meses
desde la fecha actual hacia atrs. Una vez que decida hacer una sustitutiva seleccione el perodo
indicado y presione el botn Generar. Se dar cuenta que el perodo seleccionado desaparecer
del listado Perodos Informados y adquirir el estatus de Sustitutiva, de manera que cada vez
que reingrese al Sistema para retomar su trabajo pendiente, necesitar dirigirse a la ventana
Perodo de Trabajo para abrir la sustitutiva que activ desde la ventana Generacin de Informes
Sustitutivos y que le falta remitir.
La ventana (Grfico 35) le presenta la informacin que requiere saber en este momento sobre los
perodos visibles. En la primera lnea, Ultimo informe generado, indica si el informe almacenado
es original o sustitutivo y qu nmero de sustitutiva es; la siguiente lnea, Informe a generar,
indica cual es el valor que adquirir ese informe, es decir, si pasar a ser Sustitutiva y qu
nmero, permitindole identificar si est cerca del lmite de sustitutivas.
Cuando inicie un informe sustitutivo, el programa le trasladar a la ventana Informacin Fiscal de
los Proveedores y le mostrar como encabezado Informe Sustitutivo de Crdito fiscal y
Retenciones No. # en referencia al tipo de informe y nmero. Para finalizar este tipo de informes
debe proceder igual que lo hizo con el informe original, valindose de todos los atributos brindados
por el programa. Generar nuevamente el Informe Consolidado mensual desde el men Exportar
Archivo.
IMPORTANTE:
El primer Informe Consolidado Mensual ICM presentado en la Administracin Tributaria e
incorporado tanto en el portal del SAIRI como en el SIT se le tomar como un informe
Original.
2.2.5

Generacin de Informes:

El sistema tiene predefinido nueve tipos de reportes bsicos


que le ayudarn decisivamente en el anlisis de su
informacin, con ellos fcilmente podr detectar problemas o
inconsistencias en los datos ingresados. Adems, podr
tenerlo como una herramienta para hacer sus propios clculos
que nada tengan que ver con la entrega del informe. Por
ejemplo: quizs le interese saber cunto le ha pagado a un
proveedor especfico y compararlo con otro que le proporciona
igual producto, o podra saber el monto de su inversin
perodo a perodo en la adquisicin de bienes especficos que
solo ciertos proveedores le proporcionan.
Para tener acceso a la Generacin de Informes debe presionar dicha opcin desde el men
PROCESOS. A continuacin se describe la correcta conduccin de dicha ventana:
La ventana se compone de dos grupos de opciones: Informes disponibles y Criterios de
seleccin. Solo es posible seleccionar una de las siete opciones de Informes disponibles, sin
embargo en cualquier opcin seleccionada es permisible combinarla con los cinco Criterios de
seleccin, que en realidad representan nueve alternativas distintas de combinacin. Tambin
puede imprimir el reporte bsico seleccionando nicamente el Informe sin combinar Criterios de

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seleccin. Cuando ha definido su reporte debe presionar Imprimir, se le mostrar un mensaje


indicando que el informe requiere un tamao de papel especfico para su correcta impresin.
A continuacin se describen los informes bsicos: Por Nmero RUC, Por Nombre o Razn Social,
Por Primer Apellido, Por Documento/Concepto Factura de contado, Por Documento/Concepto
Salarios, Por Documento/Concepto Dietas,
Por Documento/Concepto Servicios o Bienes
(otro documento), Por Documento/Concepto
Retencin Definitiva (no residentes), Por
Documento/Concepto Declaracin Aduanera,
Por Documento/Concepto Factura de crdito,
Por Nmero de Cdula de Identidad, Por Datos
generales de los Proveedores y finalmente Por
rangos de fecha (cabe mencionar que se refiere a la
fecha de ingreso de los registros y no a la de
emisin del documento).
1. Por Nmero RUC: este reporte le permite
observar todos sus proveedores ordenados
por el Nmero RUC, los que no poseen RUC
se situarn al inicio del informe. En l se listan
ciertos campos de inters para relacionar un
nmero RUC (Grfico 37). Por las
caractersticas del mismo tiene la oportunidad
de hacer las siguientes combinaciones:
Grfico 36

a. Criterio de Seleccin N 1 (Rango de Perodos, Desde y Hasta); Puede solicitar que


la informacin a presentar corresponda a un Perodo de Trabajo definido o a un
rango, siempre que estos contengan registros.
o

Rango de perodos especfico: ingrese el perodo menor, respecto al ltimo del


rango de su inters en la celda Desde y el mayor en Hasta. El rango puede
corresponder a un mismo perodo, al ingresar los mismos valores en ambas
celdas.

Un rango indefinido: ingrese un perodo en una de las dos celdas, si se digita en


Desde se presentarn todos los proveedores desde ese hasta el ltimo que
contiene informacin, si se digita en Hasta se presentarn todos los proveedores
desde el inicio hasta el mes ingresado.

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Grfico 37

Cuando no defina un rango, el sistema presentar todo el universo de la informacin


existente, es decir todos los Perodos con Informacin, hayan sido terminados o no.
b. Criterio de Seleccin N 2 (Rangos de nmero RUC, Desde y Hasta); puede solicitar,
basado en el funcionamiento de las celdas Desde y Hasta descritos en el criterio N 1,
que la informacin a presentarse corresponda a un nmero de documento definido o a
un rango. En esta celda tambin ingresar rangos de RUC, Nombre o razn social y
Primer apellido segn el Informe Disponible que seleccione. Cuando no defina un
rango el sistema presentar la informacin de todos los documentos o proveedores,
hayan sido terminados o no.
c. Criterio de Seleccin N 4 (Documento/Concepto); puede seleccionar cualquier tipo
de documento o concepto de la lista, esto har que se presenten todos los registros
que poseen un documento especfico, ordenado por cualquier criterio que haya
definido antes.
d. Criterio de Seleccin N 5 (Subtotales); si el tipo de informe lo permite usted puede
solicitar que se presenten subtotales despus de cada proveedor.
2. Por Nombre o Razn Social (Grfico 38): es anlogo al reporte Por Primer Apellido, la
diferencia principal radica en que har referencia directa a una empresa ingresando su
Razn Social y quizs le ser ms fcil seleccionar a un proveedor cuando no tenga los
otros datos. Puede combinar con los criterios:
a. Criterio de Seleccin N 1 (Rango de Perodos, Desde y Hasta); puede solicitar que
se presente un Perodo de Trabajo definido o un rango. Cuando no defina un rango el
sistema presentar la informacin de todos los Perodo.
b. Criterio de Seleccin N 2 (Rangos por Nombre o Razn social, Desde y Hasta):
o

Seleccionar un proveedor especfico o un rango de proveedores especfico:


ingresando el Nombre o Razn Social en ambas celdas o bien el menor
(alfabticamente), respecto al ltimo del rango de su inters en la celda Desde y
el mayor en Hasta.

Un rango indefinido: al ingresar un Nombre o Razn Social en una de las celdas,


Desde o Hasta, las celdas siempre funcionan igual.

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c. Criterio de Seleccin N 3 (Documento/Concepto); puede seleccionar cualquier tipo


de documento o concepto de la lista, para presentar los registros que poseen dicho
documento.
d. Criterio de Seleccin N 4 (Subtotales); puede solicitar que se muestren o no,
subtotales despus de cada proveedor agrupado.
3. Por Primer Apellido:7 El programa presentar una lista ordenada alfabticamente de
todos los proveedores por el Primer Apellido . Los proveedores jurdicos son ordenados
por la Razn Social. Las caractersticas de este informe permiten hacer las siguientes
combinaciones:
a. Criterio de Seleccin N 1 (Rango de Perodos, Desde y Hasta);
o Seleccionar un rango de perodo especfico: ingrese el mes inicial respecto al
ltimo del rango de su inters en la celda Desde y el mayor en Hasta. Puede
ingresar un mismo mes en ambas celdas.
o Un rango indefinido: ingrese un perodo en una de las celdas, si se digita en
Desde se presentar toda la informacin desde el valor indicado en adelante
hasta el final, si se digita en Hasta se presentar toda la informacin desde el
inicio de meses con informacin hasta el mes indicado.
b. Criterio de Seleccin N 2 (Rangos por Primer Apellido, Desde y Hasta); puede
solicitar que la informacin a presentarse corresponda a un proveedor definido o un
rango, en estos casos puede digitar solo una letra para definir rangos en vez de un
apellido completo.
c. Criterio de Seleccin N 3 (Documento/Concepto); puede seleccionar cualquier tipo
de documento o concepto para presentar a quienes poseen dicho documento
ordenados por Apellido.
d. Criterio de Seleccin N 4 (Subtotales); puede solicitar que se presenten subtotales
despus de cada proveedor, en este caso se agruparn los registros de cada
proveedor y al final se sumarn.

Grfico 38

Las imgenes han sido modificadas en su tamao para efectos del manual del usuario.

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4. Por Documento/Concepto: es decir por Nmero de Factura (sean de Crdito o de


Contado), por Nmero de Comprobante de Salarios, por Nmero de Comprobante de
Dietas, por Nmero de Comprobante de Servicios o Bienes (otro documento), por Nmero
de Comprobante de Retencin Definitiva y por Nmero de Declaracin Aduanera. Estas
opciones tienen un funcionamiento muy similar, se requiere tener el nmero de los
documentos, incluyendo la serie, para poder establecer un parmetro de seleccin. En
estos reportes tambin puede conseguir que se presente un nmero especfico, mismo que
si est repetido en varios proveedores se reflejar por cada uno. Al seleccionar un nmero
de documento especfico en el Reporte por nmero de comprobante, se presentar un
subtotal, porque se permite que un mismo nmero de comprobante de pago se asigne a
varias personas, por ejemplo el caso de los salarios y las dietas.
Si determina un rango que contenga todos los documentos que le interesen, se le
presentaran en forma de listado, principalmente en los reportes de Factura y Declaracin
Aduanera, no as con los reportes que tienen nmero de Comprobantes, que s
presentaran subtotales por todos aquellos nmeros de documentos que se aplicaron a
varios proveedores. Si al final decide no seleccionar ningn nmero ni rango especfico,
suceder que se presentarn todos los documentos relacionados al tipo de reporte, es
decir que si es Factura, se presentarn todos los nmeros de Facturas de todos los
perodos. Los nmeros se listan de forma ascendente.
En algunos casos deber ejecutar antes del reporte, una bsqueda en la Vista Previa para tomar
nota de los valores que debe incorporar en los rangos Desde y Hasta de los distintos reportes
presentados.
2.2.6 Administracin de Usuarios:
El sistema le proporciona una herramienta de
seguridad para que controle el acceso al
programa, esto es vital si analizamos que los
datos almacenados estn relacionados con
los tributos y que si de alguna manera son
distorsionados afectara gravemente la
imagen de una empresa, incluso de terceros a
los cuales se hace referencia, por otro lado si
el
contribuyente
no
posee
sistema
computarizado que le ayude, entonces la
informacin solo podr ser digitada, y no es
posible que por negligencia se pierda el arduo
trabajo de incorporacin de registros.
Grfico 39

Cuando sea instalado el sistema con la carpeta Servidor en la


computadora definida como servidor, es importante que la
persona responsable del sistema ingrese inmediatamente los
datos del Contribuyente Responsable Retenedor, debido a que
el sistema asigna como Administrador original al primero que
ingrese y digite la informacin general del contribuyente
responsable retenedor. Ese administrador es el que
temporalmente tendr todos los derechos, al menos, hasta
que l decida ceder derechos de Administrador a otros
usuarios.

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SAIRI

Mediante la ventana Administracin de usuarios del


Sistema SAIRI usted podr agregar nuevos usuarios
que tendrn acceso al programa y podr definir quin de
los que usted agregue ser Administrador con iguales
derechos que el primer usuario que se ingres al
sistema. Esta herramienta es principalmente til cuando
instale usuarios Clientes que por medio de una red
interna de computadoras tendrn acceso al sistema,
antes que los usuarios entren al programa ya deben
tener definido el Usuario y contrasea. Tambin podr a
travs del botn Cambiar Modo, otorgarle la propiedad
de Administrador a un usuario que inicialmente fue ingresado sin esta caracterstica, en la ventana
Cambiar Tipo de Usuario. Adems podr cambiar contraseas de acceso, mediante el botn del
mismo nombre, ubicado en el extremo inferior izquierdo de la primera ventana.
Tenga presente que un Administrador tendr derecho de eliminar a otros usuarios y ser el nico
con capacidad de generar un Informe Consolidado Mensual Original, que no haya sido informado,
igualmente ser el nico que podr generar el Informe Anual de Retenciones. SAIRI contiene
internamente un registro de todas las operaciones realizadas por cada usuario.
Ingrese a la ventana Administracin de usuarios del Sistema SAIRI desde el Men PROCESOS
con la opcin Administracin de usuarios. Esta ventana lista todos los usuarios agregados al
sistema.
Para eliminar registros solamente seleccione al usuario y presione el botn Eliminar, si tiene
permiso para eliminarlo podr hacerlo, de lo contrario no podr.

Grfico 40

Cuando necesite ingresar a usuarios presione el botn Agregar, se abrir la Ventana


Incorporacin de Usuarios, digite los nombres y apellidos del usuario, cuando presione la teclas
Enter o Tab del teclado, el programa producir automticamente el cdigo de usuario,
seguidamente usted debe ingresar la contrasea para ese usuario.
Recuerde que siempre debe tomar nota del Usuario y Contrasea, para evitar olvidos. En
caso que esto suceda para un usuario que no es Administrador simplemente puede incorporarlo
otra vez y borrar el anterior, pero si la contrasea del Administrador es perdida no habr solucin
para los problemas que esto implica, la nica solucin posible es la existencia de dos
Administradores, sin embargo cada accin tiene su propio riesgo. Para definir si un usuario va a ser
un Administrador marque el cuadro a la par de Administrador en la ventana Incorporacin de
usuarios del SAIRI del Grfico 40, para finalizar presione el botn Agregar. Si va a incorporar a
otro usuario presione Agregar en la ventana descrita en el Grfico 39.

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SAIRI

Los usuarios creados por el administrador pueden crear a otros usuarios, pero no podrn
establecer el derecho de Administrador a esos usuarios. Los usuarios que creen a otros usuarios
podrn borrarlos, pero no podrn borrar a usuarios incorporados por otras personas como el
Administrador.
2.2.7 Respaldar Base de Datos:
El SAIRI tiene la opcin de respaldar el archivo
Impuestos_ME.mdb localizado en la carpeta
C:\SAIRI. Este es el archivo donde se almacena
toda la informacin ingresada al sistema. Dicho de
otra forma, es la base de datos del SAIRI. Si ese
archivo se daa o se extrava accidentalmente,
toda la informacin ingresada se habr perdido.
Por tal motivo es de mucha importancia realizar
respaldos de la base de datos peridicamente. Se
recomienda realizar el respaldo en otro disco duro
(si la computadora tuviera ms de uno), o en un
medio de almacenamiento ptico (CD-R o CD-RW). Grfico

41

Para respaldar su base de datos, ingrese al men Procesos y seleccione la ltima opcin:
Respaldar Base de Datos. Aparecer una ventana similar al Grfico 41. El sistema
predeterminadamente selecciona la carpeta C:\SAIRI para guardar el respaldo de la base de datos.
Sin embargo usted podr seleccionar la Unidad de Destino y Directorio Destino que mejor le
convenga para sus propsitos de respaldo.
Una vez seleccionados, haga clic en el botn Crear Respaldo y se crear el respaldo El nombre
del nuevo archivo es Impuestos_ME ms la fecha del da en que se realiz el respaldo, ejemplo:
Impuestos_ME21062010.mdb.
Si posteriormente necesita utilizar el archivo de la base que respald, deber copiarlo en la carpeta
C:\SAIRI (si el respaldo lo grab en otro sitio) y eliminar la fecha del nombre del archivo quedando
nicamente Impuestos_ME.mdb.
2.3.

MENU: IMPORTAR ARCHIVO

En el diagrama de procesos (Anexo I) se considera a esta parte del proceso como el segundo ciclo
posible. La importacin de archivos planos es otra de
las herramientas ms importantes contenidas en el
SAIRI. Muchos responsables retenedores que poseen
sistemas contables computarizados pueden optar a
este mecanismo, solamente deben cumplir con los
requisitos definidos en el Anexo III. El sistema es
altamente verstil, permite combinar la importacin de
archivos planos con la digitacin, as puede
completarse la informacin faltante va digitacin o
importacin de forma simultnea y/o alternativa.
Grfico 42

Antes de importar un documento, es indispensable crear un archivo plano con la informacin del
perodo fiscal que desea informar. Esta informacin debe ser generada desde su sistema
cumpliendo con los requisitos del Anexo III. La presente ventana Importacin de Registros desde
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SAIRI

Archivo est ntimamente relacionada con el perodo de trabajo, significa que antes de activarla
deber iniciar un Perodo de Trabajo, este proceso lgico se justifica porque de esa manera se
indica a qu informe pertenecern los datos que se importarn, y donde se almacenarn. Grfico 42
A continuacin se describe el procedimiento a seguir en la importacin de datos:
1. Seleccione el perodo de trabajo (detalle en Captulo 2, numeral 2.2.2).

2. Active la ventana al presionar el botn


24).

en la pantalla inicial del programa (Grfico

3. Automticamente se abrir la ventana Importacin de Registros desde Archivo.


4. Presione el botn Cargar Archivo y se presentar la ventana Abrir de Windows desde la
que podr buscar y seleccionar el archivo plano generado por su sistema. SAIRI por
definicin siempre abre la ventana Abrir desde la carpeta SAIRI.
5. La ventana Importacin de Registros desde Archivo mostrar la leyenda: Archivo
cargado: C:\SAIRI\[Nombre del Archivo].txt, presentar la ruta de acceso de acuerdo a la
ubicacin del archivo de texto a importar. Recomendamos nombrar el archivo plano
haciendo referencia al perodo fiscal que informar. Cuando se carga est listo para ser
verificado.
6. Debe evaluar los datos, presione el botn
7. Finalizada la verificacin el sistema le mandar un mensaje, Resumen de importacin de
registros (Grfico 43), indicando la cantidad de Registros Analizados y el resultado
desglosado en Registros Aceptados y Registros Rechazados. Cuando existen registros
con problemas de incompatibilidad con la estructura o validaciones (igual que el ejemplo
del grfico), se le mostrar una lista de todas las inconsistencias encontradas, indicando
con precisin el nmero de la fila donde se ubica el registro afectado, la cantidad de
inconsistencias, el campo que posee problemas y las observaciones que indican
puntualmente la inconsistencia. Esta misma informacin que visualizar desde la ventana
podr ser impresa (presione el botn Informe de errores) para ser analizada.
Adicionalmente se crearn dos archivos cada vez que ocurra un rechazo de la importacin,
estos son:
o

Registros_Rechazados_13072009_1.txt: contiene una copia de los registros que


presentaron inconsistencias. El nombre contiene la fecha en que se gener y un
nmero consecutivo que le permitir
identificarlos.

Errores_13072009_1.log: este
permitir reimprimir el detalle
debilidades encontradas en el
importado, es el equivalente al
impreso.

archivo
de las
archivo
informe

Para corregir el inconveniente presentado tiene dos alternativas:


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a. Utilizar el archivo de Registros Rechazados para corregir las inconsistencias, esto le facilita
el trabajo porque presenta nicamente los registros con problemas.
b. Regenerar el archivo plano para importar todo nuevamente. Debe tener presente que
existen varios documentos, que por sus caractersticas, pueden ser duplicados si se
realiza una segunda importacin sin haber antes eliminado la primera. En este caso
se recomienda que primero elimine por criterio (Grfico 32), opcin Tipo de Ingreso, si
ya haba realizado una importacin deber especificar la fecha de ingreso de los registros
a eliminar) todos los registros importados antes de reimportar el archivo plano que
regenerar desde su sistema.

Grfico 43

8. Cuando la importacin es un xito la informacin se almacena en la base de datos para el


mes que usted activ. Podr cerrar la ventana de importacin y dirigirse a la ventana
Informacin Fiscal de los Proveedores, donde podr verificar la transferencia de datos y
si desea realizar cambios o ampliaciones a la informacin.
2.4.

MENU: EXPORTAR ARCHIVO

Al inicio se dijo que a travs del SAIRI ser posible cumplir de


forma gil con las obligaciones fiscales. Una vez que usted,
como contribuyente responsable retenedor, ingrese al programa
todos los datos de pagos por adquisicin de bienes y/o servicios
as como el desglose de las retenciones efectuadas y pagadas
en concepto de IR en la fuente e IVA, podr fcilmente cumplir
con la entrega del detalle del Crdito Fiscal adjunto a su

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declaracin mensual del IVA y al mismo tiempo entregar el informe de pagos y retenciones en la
fuente, ambos sin tener que digitar dos veces la misma informacin.
En el sistema deber dirigirse al men EXPORTAR ARCHIVO para acceder al cumplimiento
de sus obligaciones tributarias.
Como ltima etapa de los tres ciclos presentados (Anexo I), se encuentra la generacin de
archivos, que se respaldarn en la unidad de almacenamiento que usted decida, e impresin de los
reportes relacionados. Ambos (archivo y reporte), se entregarn en las Administraciones de Rentas
correspondientes al cierre de cada perodo mensual.
El presente men consta de tres opciones, a saber:
2.4.1 Informe Consolidado Mensual:
Este informe es sencillo y compacto, est diseado para promover el ahorro para el contribuyente
en trminos de impresin y documentos, en l se observar un detalle consolidado que coincide
perfectamente con la informacin digitada o importada, contenida en el archivo que se grabar en
la unidad de destino que usted seleccione, como se aprecia en el Grfico 44A la unidad
seleccionada para el caso es el disco duro (c:); una vez seleccionada la unidad se ubica la carpeta
SAIRI (Grfico 44B) , el archivo zip se puede grabar dentro de esta misma carpeta o bien en la de
Respaldos. Desde cualquiera de estas carpetas se puede mandar a grabar el archivo zip generado
a otro medio magntico u ptico.

Grfico 44 A

Grfico 44B

El Informe Consolidado Mensual contiene datos de las retenciones en la fuente del IR y el crdito
fiscal trasladado al responsable retenedor con el pago del IVA, as por cada entrega mensual de
este informe estar presentando el Detalle del Crdito Fiscal y el Grfico 45 Informe de Pagos y
Retenciones correspondientes a un mes. La entrega del archivo plano en medio magntico supone
la devolucin del mismo una vez que en la Administracin se haya verificado la originalidad e
idoneidad del archivo que se almacenar en nuestras bases de datos, con esto se confirma la
orientacin al ahorro en trminos de reducir la utilizacin de medios. El reporte impreso se

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entregar en la administracin de Rentas y en respuesta al acuso de su informe se le


entregar un documento que confirmar su transaccin, recibo de aceptacin.
A continuacin se explica el procedimiento de generacin del informe.
1. No es necesario que seleccione previamente el Perodo de Trabajo que va a
generar/exportar, simplemente haga clic en la flecha desplegable del men EXPORTAR
ARCHIVO y seleccione Informe Consolidado Mensual.
2. Se le presentar el Grfico 44A en cuya primera parte, celda Perodos, debe seleccionar
el mes del informe que va a generar o exportar. Se dar cuenta que en esta lista existen
todos los meses que est trabajando y ha trabajado. Los que estn pendientes de ser
entregados o generados tendrn la leyenda Sin informar, y los que ya se han generado
y/o entregado dirn Informado. Esto significa que usted podr en un futuro regenerar un
archivo plano o un informe impreso. Para generar el perodo que solicit presione el botn
Generar.
3.

Se le presentar una ventana de confirmacin


(Grfico 45) que le solicitar ingrese la
contrasea del Administrador del SAIRI o
uno de los Administradores que usted haya
definido previamente. Si el que intenta
generar el informe no conoce la clave del
administrador no podr generar el archivo y
reporte. La ventana tambin solicita que
confirme o actualice la direccin de correo
electrnico del Responsable retenedor.
Completada la informacin presione Aceptar.
Grfico 45
Grfico 46

4. El sistema mostrar
una barra indicando
el progreso de la
generacin
y
presentar
otra
ventana de MSDOS
que rpidamente se
cerrar. Es posible
sin
embargo,
principalmente
en
Windows 98, que la
ventana del Grfico
46 no se cierre por s
sola, en este caso
podr cerrarla usted
mismo cuando visualice que en el extremo superior izquierdo de la ventana diga
Finalizado. Si esto sucede no significa que el archivo no ha sido generado, simplemente el
programa de MSDOS no se cerr automticamente al finalizar.

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5.

Cuando el proceso anterior termine se le mostrar el Grfico 47 informndole sobre el


nombre del archivo que se creo. El archivo se copiar en la unidad de destino que usted
haya seleccionado. automticamente se almacenar una
copia del mismo en la carpeta Respaldo que se ubica
en la carpeta SAIRI de la computadora que genere el
informe. Despus de presionar Aceptar (Grfico 47)
automticamente se le presentar, previa advertencia
del tamao del papel necesario, la vista previa del
Informe Consolidado Mensual (Grfico 49) que
imprimir para entregar en la Administracin de Rentas
Grfico 47
donde tributa.
Siempre verifique desde el explorador de Windows que el archivo se haya grabado en el
directorio seleccionado.
El documento debe ser impreso en papel con membrete de la empresa y ser
firmado por el responsable del departamento de contabilidad as como por el
representante legal de la empresa. Presione el botn Print... y el sistema le mostrar la
ventana Imprimir de Windows para realizar la impresin, despus cierre la ventana
en la esquina superior derecha.
(Grfico 49) presionando

6.

Cuando necesite reimprimir un informe o generar nuevamente el archivo zip de un perodo,


con los mismos valores al ejecutar la accin por vez primera, simplemente seleccione el
mes correspondiente y presione Generar en
la ventana Informe Consolidado Mensual
(Grfico 44), en este momento se le
presentar una nueva ventana (Grfico 48).
Esta ventana le permite seleccionar la
accin que necesita; Imprimir solamente El
informe (documento), generar el respaldo
(archivo) o ambas cosas. Una reimpresin
no necesita que la haga el administrador
del sistema, la podr hacer cualquier
usuario.
Grfico 48

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Grfico 49

La generacin del Informe Consolidado Mensual se finaliza con el numeral 5. Para generar otros
perodos simplemente repita los pasos del 2 al 5 cuando sea original o el 2 y 6 cuando sea una
reimpresin o regeneracin del archivo plano.
2.4.2 Informe Anual de Retenciones:
Es importante destacar que los que estn obligados al
SAIRI no estn obligados a la presentacin del reporte
anual de retenciones. Sin embargo es una herramienta til
para el contribuyente.
Este informe tambin es producido en dos vas, Informe
impreso y archivo plano que se guardar automticamente
en la unidad de destino que usted elija.

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El informe contiene en detalle los pagos a proveedores, agrupndolos por tipo de


Documento/Concepto. La extensin depender de la cantidad de registros y documentos
almacenados. La informacin incluida es exclusivamente de los pagos y las retenciones durante un
Perodo Fiscal ordinario (01/Julio a 30/Junio). El informe presenta la informacin actualizada de
todos los perodos fiscales generados o remitidos, es decir que si se genera el Informe Anual de
Retenciones y existe algn Perodo de Trabajo activo (no remitido) perteneciente al ao
fiscal que se escogi, ese perodo activo no ser incorporado en la informacin impresa ni
magntica del Informe Anual seleccionado. A continuacin se explica el procedimiento de
generacin del informe. Un Informe Anual de Retenciones puede ser regenerado siempre que se
necesite, pero si existen cambios en algn Perodo de Trabajo, producto de una sustitucin a
cualquier mes dentro del Perodo Fiscal, este reflejar esos cambios y dejar de ser igual a
cualquier otro que se generase primero.
1. Haga clic en la opcin Informe Anual de Retenciones del men EXPORTAR ARCHIVO.
Seleccione de la celda Perodos (Grfico 50) uno de los perodos fiscales disponibles,
estos se activan
automticamente
conforme transcurre el tiempo; siempre y
cuando exista al menos un perodo mensual
informado o generado. Siempre tendr activos
los perodos anteriores y en este caso no habr
nada que le indique si han sido informados o no,
producto que siempre ser un original por las
posibles sustituciones que se realicen a los
perodos mensuales.
2.

Para generar el perodo que solicit presione el


botn Generar. Se presentar la ventana de
confirmacin (Grfico 45) que le solicitar
ingresar la contrasea del Administrador del
SAIRI o uno de los Administradores existentes.
Tambin debe actualizar o confirmar la direccin
de correo electrnico del Responsable
retenedor. Completada la informacin presione
Aceptar.
Grfico 50

3. El sistema mostrar una barra indicando el progreso de la operacin de generacin,


cuando termine se mostrar el Grfico 47 informndole sobre el nombre del archivo que
se creo. Despus de presionar Aceptar se visualizar un mensaje advirtiendo el tamao
del papel necesario para la correcta impresin del Informe Anual de Retenciones, que
observar en vista previa (Grfico 51) cuando presione Aceptar. El informe debe
imprimirse en papel membreteado de la empresa, firmado y sellado por las dos
personas que se detallan al pie del reporte.
4. Cuando necesite generar nuevamente el informe impreso y el archivo plano de un perodo
fiscal simplemente repita los pasos del 1 al 3.

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Grfico 51

4.3 Archivo para Unificar:


Como sabr, el SAIRI puede ser utilizado por varios
usuarios para ingresar informacin a una base nica desde
distintas computadoras conectadas a una red local interna
(Local Area Network, LAN). De esta forma varios usuarios
de diferentes reas de la empresa (por ejemplo, recursos
humanos, tesorera y contabilidad), pueden ingresar al
mismo tiempo la informacin solicitada en la base de datos
del SAIRI. Asimismo toda la informacin est consolidada
en una sola base de datos y podr generar un nico Informe
Mensual Consolidado por perodo (mes) de trabajo.
Existen ocasiones que las reas encargadas de la informacin solicitada por el SAIRI, no estn
ubicadas en el mismo edificio o no se posee una LAN a travs de la cual puedan comunicarse. En
este caso utilizaremos la opcin Archivo para Unificar.
Por cada perodo de trabajo deben generar un Informe Consolidado Mensual, el cual es nico
para cada perodo. Este debe contener toda la informacin que se les solicita para presentarlo en
la Administracin de Renta donde est inscrito. Si la informacin del mes (perodo de trabajo) est
disgregada en ms de un Informe Consolidado Mensual por ser generados en diferentes reas que
no estn interconectadas, no ser posible entregarlos en las Administraciones de Rentas, porque
se aceptar nicamente un Informe Consolidado Mensual por perodo de cada empresa. Es aqu la
importancia de la opcin Archivo para Unificar. Supongamos que dos reas, recursos humanos y
contabilidad estn ubicados en edificios diferentes y no estn interconectados por una red. El
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primero necesita informar todos los pagos en concepto de salarios y dietas; el segundo informa lo
relacionado a compras y pagos de proveedores. Una de las reas deber consolidar los
informes mensuales. Supongamos que Contabilidad ser la encargada de consolidar la
informacin del mes a partir del informe de Recursos Humanos y de su propia informacin.
Tomando este supuesto como ejemplo, haremos lo
siguiente:
1. Instalar el SAIRI
dependencias.

como

servidor

en

ambas

2. Cada dependencia, Ingresar la informacin


pertinente seleccionando previamente el perodo de
trabajo.
3. Cuando Recursos Humanos termine de ingresar
toda la informacin del perodo y verifique que no
hace falta nada, proceder a generar el Informe
Consolidado
Mensual (inc.2.4.1).
4. A continuacin en el men Exportar Archivos,
seleccionar la opcin Archivo para unificar.
Grfico 52.
Grfico 52

5. En la ventana Generar Archivo de Importacin (Grfico 53), seleccionar el perodo que


desea importar. Por ejemplo Julio del 2010.
6. Cuando el sistema termine de generar el archivo plano de
importacin se le presentar en pantalla un mensaje como
el del Grfico 54.
7. El archivo de texto generado y copiado en el directorio
seleccionado deber entregarse al encargado de unificar la
informacin, en nuestro ejemplo la oficina de contabilidad.

Grfico 53

8. Contabilidad deber importar el archivo en su base de datos, siguiendo el procedimiento


explicado en la Inc 2.3 de este mismo manual
9. Con esta operacin habrn terminado de completar la informacin y consolidado en una
sola base de datos la informacin necesaria para generar el Informe Consolidado Mensual
inc. 2.4.1 de este manual
10. Entregar el Informe Consolidado Mensual en la Administracin de Rentas que le
corresponda.

El archivo se guardar en la carpeta C:\SAIRI.

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Anexo I
DIAGRAMA DE PROCESO

Como puede apreciar, en el diagrama de proceso existen tres alternativas o ciclos bien definidos
que el usuario puede usar dependiendo de la situacin en que se encuentre. A continuacin se
explica a grandes rasgos el funcionamiento de cada uno.
Despus de inicializar el programa, usted tomar la decisin de introducir un informe original o
realizar una sustitutiva. La primera vez que utilice el sistema lo que realizar es un informe original,
por consiguiente debe abrir la ventana Perodo de Trabajo para seleccionar el mes que informar.
Despus que seleccion uno de los meses disponibles, le corresponde decidir si el ingreso de
datos ser manual o lo har a travs de importacin de archivos planos. Si la informacin es
digitada [entramos al PRIMER CICLO descrito en el diagrama], deber dirigirse al men procesos y
seleccionar la opcin Informacin Fiscal que abre la ventana Informacin
Fiscal
de
los
Proveedores, una vez ingresado los datos (parcial o totalmente) podr hacer cambios a los

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mismos desde sta ventana al presionar el botn Vista Previa que abrir la ventana Vista de
datos de la informacin fiscal, para visualizar todos los registros incorporados (por digitacin o
importacin de archivo plano) y escoger el que desee modificar e incluso eliminar.
Como herramienta eficaz para determinar la consistencia de la informacin y ausencia de errores
con respecto a sus registros, se encuentran las nueve opciones predefinidas de reportes
(impresin de datos con distintos criterios), que en dependencia de las combinaciones que realice
puede generar hasta un mximo de 42 reportes, definiendo para cada uno un rango de perodos
especfico. Todos le proporcionan agilidad en el anlisis y verificacin de datos. Al finalizar la
insercin de datos y depuracin de los mismos, el usuario est listo para realizar el respaldo
(Exportar [el] Archivo) del Informe consolidado mensual que entregar a la DGI.
Para finalizar ste ciclo, solo falta la impresin (en papel con membrete de la empresa, sello y firma
del responsable de contabilidad y el representante legal) del reporte o carta de presentacin que
respalda al contribuyente en la entrega a la DGI del archivo plano que contiene el Informe
consolidado mensual.
Cuando el usuario decida que el ingreso de datos no ser va digitacin, entonces dar paso al
SEGUNDO CICLO visible en el diagrama, donde el contribuyente deber abrir la Ventana
Importacin de registros desde archivos a travs del men Importar Archivo. Desde este portal
buscar el archivo plano (el programa busca por definicin en la carpeta SAIRI) generado por su
sistema contable computarizado y una vez captado ser evaluado de acuerdo a la estructura de la
base de datos y validaciones definidas en el ANEXO II para determinar la idoneidad de la
informacin. Si existen inconsistencias en los datos, el SAIRI emita el mensaje correspondiente
para cada caso; sealar en un listado todas las lneas cuyos registros, o bien la estructura de la
tabla, no coinciden con los parmetros definidos en el sistema, por ende usted tendr que realizar
los cambios indicados, solo as lograr incorporar los datos. Cuando no se encuentra ningn error,
el sistema incorporar todos los datos en su base de datos. Si el sistema detecta errores en una
parte del archivo importado entonces separar los registros buenos de los malos, de modo que
solo los correctos se incorporarn al sistema y para los restantes se desplegar un listado de las
fallas encontradas el cual usted tiene la opcin de imprimirlos y/o corregirlos desde el archivo
Registros_Rechazados_[fecha:ddmmaaaa]_[consecutivo].txt que se crear siempre con los
registros rechazados. Si decide no corregir los registros desde el archivo
Registros_Rechazados deber generar nuevamente el archivo plano y cargarlo en el sistema
para su evaluacin. Una vez superada la evaluacin usted podr hacer ampliaciones ingresando
ms registros, generar reportes y exportar el archivo que entregar a la DGI.
COMO TERCER CICLO y ltima alternativa del proceso, se encuentran los informes sustitutivos
que usted podr hacer, hasta un mximo de nueve veces para cada Informe original generado
cuando sea necesario [para corregir posibles inconsistencias]. La decisin de realizar un informe
sustitutivo depender bsicamente de la existencia de uno o varios informes originales remitido y
que estos requieran de correcciones que afectan la informacin remitida en el archivo plano y las
declaracin hechas en los formularios de cada impuesto. Para tal fin se debe activar la ventana
Generacin de informes sustitutivos desde la opcin Informes Sustitutivos en el men
Procesos, aqu se escoger el perodo del informe a sustituir y los cambios se debern realizar en
la ventana Informacin Fiscal de los Proveedores. A partir de aqu el proceso a seguir es el
mismo que en el primer ciclo.
RECUERDE
Los sustitutivos aqu mencionados son los que genera el SAIRI, no necesariamente son los
presentados a la Administracin Tributaria.

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ANEXO II

RELACION RUC VRS. DOCUMENTOS/CONCEPTOS


El sistema SAIRI ha sido diseado para proporcionar la mayor cantidad de facilidades posibles, con
esa orientacin el programa le indicar qu tipo de operaciones o documentos puede registrar en
dependencia del tipo de proveedor al que le haya pagado, persona natural o jurdica. Con el
nmero RUC el sistema puede determinar la diferencia, sin embargo en las operaciones cotidianas,
se suele hacer compras a personas naturales que no poseen nmero RUC, esto nos conduce a
deducir inicialmente tres tipos de proveedores:
1. Personas Jurdicas: Incluye todas las sociedades, ONG, gobierno, etc.
2. Naturales con RUC: Incluye todas las personas fsicas, que poseen negocios a ttulo personal
o son prestadores de servicios profesionales.
3. Naturales sin RUC: En este grupo tenemos a los profesionales que trabajan de forma
independiente ofreciendo sus servicios profesionales, asalariados y las personas extranjeras no
residentes y no domiciliados ya sean personas naturales o jurdicas. Todos los extranjeros no
residentes a los cuales se les realiza pagos sern registrados sin RUC.
Cualquiera de las personas descritas puede vender bienes o brindar servicios al Responsable
Retenedor, (que registrar los datos en el SAIRI), y este a su vez puede realizar importaciones. Las
acciones comerciales realizadas (pagos) en combinacin con la naturaleza del proveedor nos
llevan a definir la celda Documentos y Conceptos bien especficos, a saber:
1. Documentos: Factura de Contado o de Crdito (bienes o servicios) y Declaraciones Aduaneras.
2. Conceptos: Salarios, Dietas, Servicios o bienes (otro documento), Retencin definitiva.
En consecuencia se desarrolla la siguiente relacin que entrelaza la naturaleza del proveedor y la
transaccin realizada, que nos indicar cuales son los documentos o transacciones que se pueden
registrar para cada persona (ver cuadro en pgina siguiente).

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Naturaleza del Proveedor

Personas Jurdicas (siempre


deben tener RUC)

Documento/Concepto

Celdas a habilitar / llenar


No.
Documento
(consecutivo
preimpreso), Fecha de Emisin,
Concepto de Pago. Monto sin
Impuesto,
IR
IVA,
Crdito
1. Factura de Contado o de crdito
Proporcional
e
Informacin
complementaria
y/o
direccin
(nmero de comprobante de
pago).
No. Documento (consecutivo
preimpreso), Monto sin
Pagos Parciales de factura de
Impuesto(pago total o parcial), IR e
crdito.
Informacin complementaria y/o
direccin (nmero de
comprobante de pago).

Retencin definitiva

1. Factura de Crdito o Contado


(bienes o servicios)

Pagos Parciales de factura de


crdito.
Persona Natural con RUC
2. Salarios
3. Dietas
Retencin definitiva

4. Servicios o bienes (otro


documento)

1. Salarios
Persona Natural sinRUC

2. Dieta
3. Servicios o bienes (otro

Direccin General de Ingresos

No. Documento (nmero de


comprobante de pago), Fecha de
emisin, Concepto de pago, Monto
s/Impuesto e IR.

No.
Documento
(consecutivo
preimpreso), Fecha de Emisin,
Concepto de Pago. Monto sin
Impuesto,
IR
IVA,
Crdito
Proporcional
e
Informacin
complementaria
y/o
direccin
(nmero de comprobante de
pago).
No. Documento (consecutivo
preimpreso), Monto sin
Impuesto(pago total o parcial), IR e
Informacin complementaria y/o
direccin (nmero de
comprobante de pago).
No. Documento (nmero de
comprobante de pago), Fecha de
emisin, Monto s/Impuesto e IR.
No. Documento (nmero de
comprobante de pago), Fecha de
emisin, Concepto de pago, Monto
s/Impuesto e IR.
No. Documento (nmero de
comprobante de pago), Fecha de
emisin, Concepto de pago, Monto
s/Impuesto, IR e Informacin
complementaria
y/o
direccin
(Direccin).
No. Documento (nmero de
comprobante de pago), Fecha de
emisin, Monto s/Impuesto e IR.
No. Documento (nmero de

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Naturaleza del Proveedor

Responsable Retenedor
(quien elabora el informe)

Documento/Concepto
documento)

Celdas a habilitar / llenar


comprobante de pago), Fecha de
emisin, Concepto de pago, Monto
s/Impuesto, IR e Informacin
complementaria
y/o
direccin
(Direccin).
No. Documento (nmero de
4. Retencin definitiva (no
comprobante de pago), Fecha de
residentes sean naturales o jurdicos) emisin, Concepto de pago, Monto
s/Impuesto e IR.
No.
Documento
(consecutivo
preimpreso), Fecha de Emisin,
Concepto de Pago. Monto sin
Impuesto,
IVA,
Crdito
Proporcional
e
Informacin
complementaria
y/o
direccin
(nmero de comprobante de
pago.
1.

Declaracin aduanera

2.
3.

Auto Retencin Definitiva

Servicios o bienes
(otro documento)

No. Documento No de recibo fiscal


(consecutivo preimpreso), Fecha
de Emisin, Concepto de Pago.
Monto sin Impuesto,Retencin e
Informacin complementaria y/o
direccin
(nmero
de
comprobante de pago.

Los campos que se describen en la columna 3 (celdas a habilitar) corresponden a los que se
encuentran despus de los datos generales de los proveedores o asalariados. Las personas
naturales, con o sin nmero ruc, tambin pueden ser ingresadas con la Cdula de Identidad.

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ANEXO III

ESTRUCTURA DE ARCHIVOS PLANOS


Archivo Plano utilizado para la Importacin de Registros
El Sistema Automatizado de Informes de Retenciones e Impuesto al Valor Agregado (SAIRI) ofrece
una caracterstica importante para aquellas organizaciones que dispongan de algn sistema
contable, la cual consiste en capturar los datos de las transacciones efectuadas haciendo uso de
un archivo plano (con formato de texto). Placiste
El archivo plano deber contener los atributos segn se detallan a continuacin:
Campo/ Celda
Lmite Inicial
Tamao/ Ancho
RUC del proveedor
1
14
Cdula de Identidad
15
16
Primer Apellido
31
25
Segundo Apellido
56
25
Nombre o Razn Social
81
50
Tipo de documento/concepto
131
1
Serie de Documento
132
1
Nmero de Documento
133
15
Fecha de emisin
148
10
Descripcin del pago
158
70
Monto sin Impuestos
228
14
Monto de IVA
242
14
Monto de Retencin IR
256
14
Crdito Proporcional
270
6
Informacin Complementaria y/o Direccin
276
100
Tamao de Registro
1
371
Otras consideraciones indispensables a tomar en cuenta para una efectiva migracin del archivo
plano al Sistema SAIRI son:
o
o
o
o

El archivo de texto debe tener asociada la extensin txt.


El archivo de texto debe estar perfectamente tabulado, es decir, cada atributo deber
encontrarse en las posiciones que le correspondan.
Todos los atributos deben cumplir con las validaciones pertinentes.
Cada registro debe poseer 15 atributos y una longitud fija de 371 caracteres.

Validaciones aplicadas en la Importacin de archivos planos


RUC del Proveedor
Definicin: RUC de proveedores, importadores, asalariados o miembros de juntas directivas,
etc.
Tamao: 14 caracteres.

Si el proveedor tiene RUC, la longitud es estrictamente de 14 dgitos alfanumricos.


Debe ser un nmero entero positivo.

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Se permiten caracteres alfanumricos.


El ruc del proveedor debe contener formato texto
Cuando se informan Declaraciones aduaneras y Facturas de Autoconsumo, el RUC del
Proveedor debe ser estrictamente el RUC del Retenedor, el cual slo puede informar
Declaraciones aduaneras y Facturas de autoconsumo y auto retencin definitiva.
El RUC del Proveedor es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras.

Cdula de Identidad
Definicin: Cdula de identidad del proveedor de bienes o servicios (slo para personas
naturales).
Tamao: 16 caracteres.

Si el proveedor (persona natural) tiene cdula de identidad, la longitud es estrictamente de 16


caracteres.
El formato vlido para la cdula es: ###-######-####[A-Z].
nicamente se permiten caracteres alfanumricos y el guin.
La cdula de identidad debe contener una fecha vlida entre los dgitos 5 al 10 (en formato
ddmmaa) y debe corresponder con la fecha registrada en el RUC del proveedor (si tiene un
RUC asociado).

Primer Apellido
Definicin: Primer apellido del proveedor.
Tamao: 25 caracteres.

Es obligatorio para personas naturales y debe tener una longitud mnima de 3 caracteres.
Debe ser vaco para personas jurdicas.
nicamente se permiten los siguientes caracteres:
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ y el espacio en blanco.

Segundo Apellido
Definicin: Segundo apellido del proveedor.
Tamao: 25 caracteres.

Es opcional para personas naturales, pero si tiene algn contenido debe tener una longitud
mnima de 3 caracteres.
Debe ser vaco para personas jurdicas.
nicamente se permiten los siguientes caracteres:
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ y el espacio en blanco.

Nombres o Razn Social


Definicin: Nombre (personas naturales) o razn social (personas jurdicas) del proveedor.
Tamao: 50 caracteres.

Es obligatorio tanto para personas naturales como jurdicas y debe tener una longitud
mnima de 3 caracteres.
nicamente se permiten los siguientes caracteres:
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ& y el espacio en blanco.

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Se verifica que todos los nombres o razn social a un mismo RUC o Cdula, sean
estrictamente iguales. De tal forma, no se permite que un mismo RUC o Cdula tenga ms de
un nombre o razn social.

Tipo de Documento/Concepto
Definicin: Tipo del documento que se informa.
Tamao: 1 carcter.

Es obligatorio para cada registro del archivo plano y debe ser un entero positivo de 1 dgito.
Los valores permisibles corresponden a:

Valor
1
2
3
4
5
6
7

Tipo de Documento / Concepto


Factura de Contado (bienes o servicios)
Salarios
Dietas
Servicios o bienes (otro documento)
Retenciones definitivas
Declaracin aduanera
Factura de Crdito (bienes o servicios)

Serie de Documento
Definicin: Serie del documento que se informa.
Tamao: 1 carcter.

Es opcional para cada registro del archivo plano y debe ser 1 carcter alfabtico.
nicamente se permiten los siguientes caracteres:
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ.
Cuando reporta una Serie de documento, debe especificar obligatoriamente un Nmero de
documento.
Nmero de Documento
Definicin: Nmero del documento que se informa.
Tamao: 15 caracteres.

Debe ser un nmero entero positivo con hasta 15 dgitos.


nicamente se permiten caracteres numricos.
Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras.
Los Nmeros de documentos (Serie y Nmero de documento) no pueden repetirse para un
mismo Proveedor y Tipo de documento.
Cuando reporta una Fecha de emisin de documento, debe reportar el nmero de documento.

Fecha de Emisin
Definicin: Fecha de emisin del documento que se informa.
Tamao: 10 caracteres.

Debe ser una fecha vlida en el formato dd/mm/aaaa.


nicamente se permiten carcter numricos y el carcter divisor /.
Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras.
Cuando reporta un Nmero de documento, debe reportar la fecha de emisin del documento.

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Para Facturas o Declaraciones aduaneras, la fecha de emisin no puede ser anterior a 4 aos
del perodo que se informa. Para los restantes tipos de documentos, la fecha de emisin debe
estar comprendida en el perodo que se informa.
No puede ser posterior al perodo al cual se encuentra asociado el documento.
Para almacenar pagos parciales de facturas de crdito este campo no debe ser llenado.

Descripcin del Pago


Definicin: Descripcin del pago o documento que se informa.
Tamao: 70 caracteres.

nicamente se permiten los siguientes caracteres:


ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ 0123456789,.#$/- y el espacio en
blanco.
Debe ser vaco para registros informados como Salarios o Dietas.
Es obligatorio para los registros informados como Facturas, Servicios o bienes (otro
documento), Retenciones definitivas o Declaraciones aduaneras.
Para los registros informados como Facturas o Declaraciones aduaneras, debe tener una
longitud mnima de 10 caracteres.
Para los registros informados como Servicios o bienes (otro documento) o Retenciones
definitivas, debe tener una longitud mnima de 5 caracteres.
Para almacenar pagos parciales de facturas de crdito este campo no debe ser llenado

Monto sin Impuestos


Definicin: Valor del documento sin incluir impuestos y otros recargos. Tambin podr ser
el valor pagado en concepto de salarios o dietas.
Tamao: 14 caracteres.

Es obligatorio para todos los tipos de documentos.


Debe ser un nmero positivo con precisin mxima de 11 enteros y 2 decimales.

Monto de IVA
Definicin: Monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Tamao: 14 caracteres.

Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras. Debe ser vaco para los restantes
tipos de documentos.
Cuando su contenido es obligatorio, debe ser un nmero positivo con precisin mxima de 11
enteros y 2 decimales.
No puede ser mayor que el 18% calculado sobre el monto sin impuestos.
Para almacenar pagos parciales de facturas de crdito este campo debe llenarse con un cero.

Monto de Retencin IR
Definicin: Monto de la retencin efectuada al proveedor.
Tamao: 14 caracteres.

Es obligatorio para todos los tipos de documentos, excepto para las Declaraciones aduaneras
en las cuales debe ser vaco.
Cuando su contenido es obligatorio, debe ser un nmero positivo con precisin mxima de 11
enteros y 2 decimales.
No puede ser mayor o igual que el monto sin impuestos.

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Crdito Proporcional
Definicin: Crdito proporcional aplicable al documento que se informa.
Tamao: 6 caracteres.

Es obligatorio para Facturas o Declaraciones aduaneras. Debe ser vaco para los restantes
tipos de documentos.
Cuando su contenido es obligatorio, debe ser un nmero positivo con precisin mxima de 3
enteros y 2 decimales, por tanto el rango de valores permisibles est entre 0.00% y 100.00%.
Para almacenar pagos parciales de facturas de crdito este campo debe llenarse con un cero.

Informacin Complementaria y/o Direccin


Definicin: Otra informacin adicional.
Tamao: 100 caracteres.

nicamente se permiten los siguientes caracteres:


ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ0123456789,./#
y
el
espacio
en
blanco.
Para las Facturas o Declaraciones aduaneras, debe contener el nmero de comprobante de
pago y con una longitud mnima de 3 caracteres.
Para los Servicios o bienes (otro documento), debe contener la direccin del proveedor y con
una longitud mnima de 10 caracteres.

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ANEXO IV

PREGUNTAS MS FRECUENTES

PREGUNTAS

RESPUESTAS

1. Me equivoqu en el ingreso
del nmero RUC de la
compaa Cmo hago para
corregirlo?

Deber reinstalar el sistema. En el programa no existe ninguna


ventana por medio de la cual se pueda cambiar el nmero RUC
del contribuyente que realiza los reportes.

2. Se me olvid la contrasea
del
Administrador!
Qu
puedo hacer?

No existe posibilidad de conocer la contrasea ingresada. En


caso que haya ingresado a otros usuarios verifique si alguno
tiene propiedad de Administrador, s lo encuentra
perfectamente podr ingresar nuevamente al usuario que se le
perdi la contrasea. Si no existe otro administrador deber
desinstalar e instalar nuevamente el sistema, esto
indudablemente implica la prdida de cualquier informacin
almacenada.

3. Cmo desintalar el sistema


SAIRI?

Siga los siguientes pasos; (1) ingrese al Panel de Control por


medio de la opcin Configuracin que se ubica dentro del
Men Inicio (Barra de tareas), (2) localice la opcin Agregar o
quitar programas normalmente identificado con el icono
, (3) dentro de esta ventana se presenta un listado de todos los
programas instalados en su sistema, busque y seleccione
Sistema SAIRI, la estructura de esta ventana cambia segn la
versin de Windows. Presionar el botn Agregar o quitar.. o
bien Cambiar/Quitar para iniciar la desinstalacin del programa
seleccionado, (4) cuando inicia la desinstalacin siempre
aparece un mensaje preguntando Realmente desea quitar
SAIRI y todos sus componentes? Responda S, posteriormente
se presenta otro mensaje que le informa de la existencia de e
Componentes Compartidos que si borra afectaran el
funcionamiento de otros programas, en este caso la opcin
recomendada es no quitar ninguno. Debe tener cuidado ya que
hay una opcin adjunta llamada quitar todo y puede
confundirse. Cualquier otra alternativa escogida queda a total
criterio y responsabilidad del usuario del sistema. Al final un
mensaje le indicar que la desinstalacin ha sido un xito.

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SAIRI

PREGUNTAS
4.
El
programa
funcionaba
bien,
presenta el error:

RESPUESTAS
antes
ahora

Error 3024 en tiempo de


ejecucin: no se pudo
encontrar
el
archivo
C:\SAIRI\Impuestos.mdb
El elemento SAIRI.exe al
que hace referencia este
acceso
directo
ha
cambiado o ha sido
movido por lo que el
acceso
directo
no
funcionar correctamente.

Cmo soluciono los errores


descritos?

En los dos escenarios presentados, el problema radica en la


ausencia de los archivos Impuestos.mdb y sairi.exe, ambos
de vital importancia para el funcionamiento del sistema. Como
primer alternativa, (1) debe buscar dentro del disco duro de su
PC ambos archivos, en caso que el buscador detecte algn
archivo con los mismos nombres deber copiarlos a la carpeta
SAIRI ubicada en la raz del disco duro de su PC.
Si uno de estos archivos desaparece de la carpeta SAIRI y se
encuentra en otra, la nica explicacin para esto es que alguien,
consciente o inconscientemente, los cambi de posicin. En
caso que hayan sido borrados el buscador no los detectar an
si se encuentran en la papelera de reciclaje.
Si la bsqueda es un fracaso tiene dos alternativas ms; (2)
reinstalar el sistema para crear nuevamente el archivo
ejecutable y la base de datos. (3) en caso que el nico archivo
ausente sea SAIRI.exe y usted ya tiene datos ingresados en la
base de datos, debe proceder de la siguiente manera: (a)
cambiar el nombre de la carpeta SAIRI, podr simplemente
agregarle uno o dos caracteres (ej.: SAIRI-2), (b) despus
proceda a desintalar el programa, (c) instale nuevamente el
sistema, (d) localice la nueva carpeta SAIRI, dentro de ella
encontrar el archivo sairi.exe que deber copiar a la carpeta
SAIRI-2, (e) elimine la carpeta SAIRI, luego renombre la carpeta
SAIRI-2 como SAIRI.
Todo este procedimiento le debe dar como resultado la iniciacin
del programa en iguales condiciones a como lo dej por ltima
vez, es decir ingresar con su clave y ver los dato digitados.
Cuando el archivo desaparecido es Impuestos.mdb
inevitablemente perder la informacin almacenada y la nica
salida ser la reinstalacin del SAIRI e incorporar la informacin
de los perodos que no haban sido exportados, lo nico que no
perder sern los perodos remitidos cuyos datos estn en la
carpeta Respaldo, sin embargo no los podr abrir para hacer
sustitutivas de los mismos.

5. Error 3044 en tiempo de


ejecucin: S:\Impuestos.mdb
no es una ruta de acceso
vlida. Asegrese que la ruta
est escrita correctamente y
que est conectado al servidor
donde se encuentra el archivo.
Qu puedo hacer?
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Este error se presenta nicamente cuando, una vez instalado el


SAIRI de la carpeta Cliente, se ingresa al sistema sin haber
creado la conexin lgica a la unidad S, o bien (segundo caso) si
sta ya ha sido creada significa que la carpeta SAIRI del
servidor no est compartida o no es localizada en la red.
Para solucionar este problema debe cerciorarse de crear la
unidad lgica S, tal y como se indica en el manual numeral: 1.2
punto 7,
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SAIRI

PREGUNTAS

RESPUESTAS
En el segundo caso debe compartir la carpeta SAIRI del servidor
y cerciorarse que es accesible desde la computadora usuario.

6. Error 3043 en tiempo de


ejecucin: error e disco o de
red.
No puedo entrar al SAIRI,
Qu hago?

Este error se presenta en los ordenadores clientes cuando la


conexin a la unidad de red S no puede entrar en la red, es
decir, cuando la computadora cliente tiene deshabilitada su
conexin a la red. La solucin es activar la conexin de red o
reiniciar el equipo.

7. La fecha del SAIRI no


concuerda
con
el
ao
calendario
que
estoy
trabajando o deseo trabajar.

El SAIRI est programado para retomar la fecha que posea el


sistema operativo de la computadora donde se instala
permitiendo actualizar los meses en curso cuando finalice el
anterior.

Cmo corrijo esta situacin?

Si la fecha del ordenador no coincide con el ao calendario


actual debe actualizar la fecha de su computadora, si desconoce
el procedimiento siga las siguientes instrucciones: (1) entre al
Panel de control de su sistema operativo a travs de
Configuracin en el botn Inicio (barra de tareas), (2) busque y
haga doble clic sobre a opcin Hora y Fecha
, cono, (3) en la
ventana Propiedades de fecha y hora haga los cambios.
Si desea tomar el camino corto, solamente posicinese donde
aparece la hora en la Barra de Tareas de Windows (esquina
inferior derecha) y haga doble clic para visualizar la ventana
Propiedades de fecha y hora.

8. Cmo corregir los datos


generales de un proveedor
cuyos
pagos
han
sido
registrados, sin tener que
cambiar uno a uno los
registros?

Es responsabilidad del contribuyente cerciorarse que toda la


informacin ingresada es cierta, completa y apegada a sus
documentos contables.
Es posible que al momento de ingresar los datos de sus
proveedores usted no posea la informacin completa o quizs
no est seguro(a) de la veracidad de los mismos, en estos casos
usted podr grabar el registro pero ha de tener presente la
actualizacin posterior. En este sentido SAIRI proporciona las
facilidades para actualizar muchos registros con slo modificar
uno, todo depende de que los registros posean al menos el
nmero de RUC o Cdula de Identidad.
Existen dos formas de cambiar los datos con informacin
actualizada a uno o varios registros relacionados a la vez:
(1)Al registrar un nuevo pago del proveedor que va a actualizar.
Cuando se ingresa un nuevo pago, utilizando un nmero RUC o
Cdula de identidad, el sistema reconoce y extrae los datos
generales relacionados a dicho nmero, producto de pagos
anteriormente grabados con esos valores. Presentados los datos
usted podr completar o sustituir, segn sea el caso, la
informacin, esto incluye cualquier celda, cuando est listo para

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SAIRI

PREGUNTAS

RESPUESTAS
guardar los cambios debe tener presente, tal y como se lo
expondr el sistema, que los cambios sugeridos se realizarn a
todos los registros relacionados al nmero RUC o de Cdula
digitados.
Ejemplo: usted registra diez pagos al proveedor con RUC:
00002412943596, Primer Apellido: CAJINA, Razn Social:
MILAGROS, todos sus registros tienen la misma informacin
general. Tiempo despus usted desea agregar el segundo
nombre de ese mismo proveedor que en conjunto se leera:
RUC: 00002412943596, Cdula: 001-241294-0002I, Primer
Apellido: CAJINA, Segundo Apellido: DAVILA, Nombre:
MILAGROS MARJENNY. Evidentemente los datos generales
han cambiado, por consiguiente cuando digita el RUC y el
sistema carga los datos guardados usted podr cambiarlos o
completarlos, y al momento de grabar el sistema le preguntar si
desea reemplazar los valores almacenados para ese nmero
RUC, de tal forma que si usted acepta los cambios se aplicarn
a todos los registros relacionados al RUC 00002412943596. De
lo contrario se conservar la informacin almacenada.
(2) dirigirse a la Vista Previa para seleccionar un registro del
proveedor que desee modificar y as cambiar o ampliar los datos
correspondientes. Esta alternativa es prcticamente igual
excepto porque el camino para cambiar es modificar uno de los
registros del proveedor y no ingresar otro pago.
Con estos procedimientos usted se ahorra el esfuerzo de
modificar uno a uno los registros pertenecientes a un mismo
proveedor, pudiendo corregir o actualizar datos generales
posteriores a su ingreso y de una forma automtica.

9. Qu debo hacer cuando al


momento
de
imprimir
cualquiera de los reportes
personalizados
y/o
los
informes que se han de
entregar a la DGI, no aparecen
completamente en la hoja?

El SAIRI basa sus opciones en las caractersticas definidas en


su sistema operativo, esto significa que si la seleccin
automtica del papel por parte de la impresora no corresponde
al papel utilizado por el reporte, nunca se podr hacer una
impresin adecuada. Para corregir estos inconvenientes debe ir
a la opcin de impresora y predefinir segn corresponda el
tamao del papel a utilizar. Los siete reportes que el sistema
puede generar a travs de Vista Previa estn diseados para ser
impresos en un papel legal tamao de 8 1/2 X 14 (216 mm X
355 mm), para la carta de presentacin se utiliza un papel carta,
cuyas dimensiones son 8 1/2 X 11 (216 mm X 279 mm).
Si el ordenador donde se instal SAIRI no posee ninguna
impresora instalada y considerada predeterminada, el sistema le
mandar un mensaje de error indicando que no encuentra
ningn medio de impresin. En este caso la vista previa se
presentar pero no podr imprimirla. Ser necesario configurar
una impresora para el ordenador.

10. Por qu gran parte de la


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El SAIRI est configurado para lograr que sus imgenes se


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PREGUNTAS

RESPUESTAS

pantalla principal y las dems


ventanas no se visualizan en
su totalidad?

muestren completamente en una resolucin de pantalla 800 X


600 pxeles. Cuando no se visualiza por completo la pantalla es
porque el monitor tiene una resolucin menor. Cuando la
resolucin es mayor las imgenes se presentarn ms
pequeas. Para solucionar el problema lea la pregunta 11.

11.
Cmo
obtener
la
resolucin
de
pantalla
adecuada?

A continuacin se describe el procedimiento de modificacin de


la resolucin (1) dirjase al Panel de Control (guese con lo
propuesto en los incisos anteriores), (2) seleccione la opcin
Pantalla y dentro de ella la pestaa Configuracin, (3)
observar en la parte inferior derecha un recuadro llamado rea
de pantalla con un indicador que se puede desplazar de ms a
menos o viceversa, en la parte inferior del recuadro se puede
leer la cantidad de pxeles, corra la flecha hacia la derecha o
izquierda hasta alcanzar la resolucin 800 X 600, (4) una vez
hecho el cambio presione Aplicar, en seguida se mostrar un
mensaje aclarando lo que suceder , aqu debe presionar
Aceptar, posteriormente otro mensaje le preguntar si desea
conservar los cambios a la configuracin debiendo responder s,
una vez terminado cierre las ventanas abiertas y visualice el
sistema SAIRI.

12. Cmo se ingresan las


facturas
de
productos
Exentos o Exonerados?

Simplemente debe ingresar los datos como cualquier otro pago,


la excepcin radica en la celda I.V.A que deber contener
como valor el 0 (cero), y en la celda Informacin
Complementaria o direccin debe aclarar que el bien adquirido
est exento o ha sido exonerado, para este ltimo indique el
nmero de la carta e exoneracin extendida por la D.G.I.

13. El sistema no me est


aceptando los decimales, de
tal forma que los valores no
estn separados por el punto
decimal sino por una coma y si
la digito no me acepta ms de
dos caracteres despus de
ella.

Este inconveniente tiene relacin directa con la configuracin


regional del sistema, para corregirlo siga las siguientes
instrucciones: (1) abra el Panel de control y active la opcin

Qu puedo hacer para digitar


correctamente los valores?

Configuracin Regional
, (2) seleccione la subcarpeta
Nmeros para verificar que los siguientes conceptos estn
correctamente definidos: Smbolo decimal (.[punto]), Nmero de
dgitos decimales (2 [dos]), Smbolo separador de miles
(,[coma]), Nmero de dgitos en grupo (123,456,789 [tres]),
Mostrar cero a la izquierda (0.7 [s]), Separador de listas (,
[coma]), (3) posteriormente seleccione la subcarpeta Moneda
donde uniformar el contenido de las celdas que son comunes
con las contenidas en la subcarpeta anterior que ya defini, a
excepcin de smbolo de moneda (C$ [signo de Crdoba]) que
es diferente, (4) como en todos los casos, debe presionar
Aplicar para guardar los cambios y que todos los programas
retomen la configuracin.
Ingrese nuevamente al programa y realice la digitacin para
confirmar los cambios.

14. Al momento de generar un


Archivo para Unificar se me
presenta el error 5.

Direccin General de Ingresos

Con toda seguridad el disquete que usted est utilizando est


daado. Sustituya el disquete por uno bueno.

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SAIRI

PREGUNTAS
15. Cuando estaba generando
el
Informe
Consolidado
Mensual, se gener el Error 6
en tiempo de ejecucin.
16. Al momento de instalar el
SAIRI me presenta el siguiente
mensaje
C:\WINNTST6UNST.EXE
Infraccin de acceso al copiar
el archivo.

RESPUESTAS
Con toda seguridad el disquete que usted est utilizando est
daado. Sustituya el disquete por uno bueno.

Con certeza usted tiene Windows 2000 o XP e instalado un


antivirus con restricciones habilitadas para impedir la instalacin
de sistemas y modificacin de archivos como las libreras del
sistema. Deshabilitar las opciones restrictivas del antivirus y
proceder a instalar nuevamente el SAIRI.

Si tiene preguntas que no se contemplan en este Anexo o el Manual, por favor comunquese al
telfono 2278-2517, o bien al correo electrnico kgutierrez@dgi.gob.ni, gcerna@dgi.gob.ni ,
fbaltodano@dgi.gob.ni. .

Direccin General de Ingresos

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