INFORMES CO SAP R/3

TEMA I EL SISTEMA SAP R/3

INTRODUCCIN El Sistema SAP R/3 en su versin estndar presenta una amplia seleccin de informes, para acceder a ellos se podr llegar por dos caminos, llegando al mismo destino, la forma ms directa de acceder es a travs del mdulo Sistema info en el men principal, bien accediendo a los sistemas info especficos de cada mdulo, con lo que habr que ejecutar la correspondiente transaccin a travs del acceso al mdulo respectivo. Aparte de los informes que ofrece el sistema, el usuario al acceder a un informe determinado, una vez en l, el sistema le permitir la realizacin de una amplia gama de operaciones, que le posibilitar personalizarlo a sus necesidades, con lo cual ser el propio usuario quien podr crear el informe que ms se adecue para la obtencin de la informacin pertinente. Para ello, el objetivo de este manual, ms que definir los tipos de informes que ofrece SAP R/3, es ofrecer una gua de las distintas operaciones que pueden llevarse a cabo sobre un informe con el fin de que luego sea el propio usuario el que empleando estas funciones que le da el sistema, el que sea capaz de definir sus informes de la mejor forma que pueda para obtener la informacin que desea presentar. Para acceder al sistema de informes de SAP R/3 el camino a seguir es a travs del men principal ir a Sistema Info, desplegndolo aparecern todos los mdulos y dentro de cada mdulo los respectivos informes estndar que ofrece el sistema R/3: Esta es la manera ms rpida y cmoda de acceder al sistema de informes, pero tambin se podr realizar accediendo a travs de cada mdulo, puesto que cada uno recoge los informes especficos del mismo. Como se puede observar, SAP en su paquete estndar ofrece una amplia seleccin de informes, a su vez en cada informe podrn realizarse diversidad de funciones con lo que el usuario dispondr de mltiples opciones a la hora de trabajar con los informes, de modo que l mismo podr modificarlos con el fin de que se adecuen a sus necesidades de la manera que estime ms conveniente. A continuacin vamos a acceder a los distintos informes que ofrece el Sistema para Centros de coste:

INFORMES CO SAP R/3

INFORMES DE CENTROS DE COSTE Posicionndonos sobre cada uno de los tipos de informes los desplegamos y accedemos al tipo de informe que precisemos. Seleccionaremos uno de los informes estndar y sobre l explicaremos las distintas posibilidades que permite el sistema. Vamos a tratar un informe de partidas individuales de centros de coste. Para acceder a l podr ejecutarse la transaccin por dos caminos: Va Sistema info:
Va Mens Va Cdigo de Transaccin Sistema info Finanzas Controlling Informes de la contabilidad CeCo Patidas individuales CeCo: Partidas individuales reales KSB1

Va Controlling:
Va Mens Finanzas Controlling Contabilidad de centros de coste Sistema info Informes de la contabilidad CeCo Patidas individuales CeCo: Partidas individuales reales KSB1

Va Cdigo de Transaccin

Como puede verse es ms directo el acceso a travs de la primera transaccin, entrando por Sistema info. Accedemos a la pantalla inicial del informe:

INFORMES CO SAP R/3

En ella introduciremos los datos que queremos tratar en el informe. Podemos introducir un centro de coste varios centros de coste, un grupo de centros de coste. Introducimos la fecha para la cual queremos recoger la informacin y ejecutamos, (icono en forma de reloj):

Nos aparece esta pantalla que recoge las imputaciones que se han realizado en los centros de coste que hemos seleccionado, a partir de esta pantalla podremos realizar distintas operaciones y ver una serie de documentos.

INFORMES CO SAP R/3

Para IMPRIMIR un informe de SAP, desde la pantalla del informe, yendo por el men a: Lista Imprimir:

En dispositivo de salida se introduce la impresora por la cual se va a imprimir el informe, se puede imprimir todo el informe o indicar las pginas que se quieren imprimir, el tipo de prioridad de la impresin.

INFORMES CO SAP R/3

Los informes del sistema SAP R/3 pueden exportarse a un fichero Excel y desde l realizar las modificaciones que se quieran, as como todas las operaciones que pueden efectuarse en una hoja de clculo. Para ello hay que ir por el men a: Lista Exportar Hoja de clculo del coste Vamos a exportar el informe a una hoja Excel: Ejecutamos la transaccin hacemos clic en el icono:

Nos aparece una ventana que nos indica el nmero de lneas y columnas del objeto que estamos exportando y nos pide que seleccionemos el tipo de tabla a la que lo vamos a exportar, dando como opciones: - Excel macros SAP - Tabla - Tabla pivote

INFORMES CO SAP R/3

Seleccionamos opcin Tabla, damos Enter, aparecer otra ventana de confirmacin que se est exportando el objeto a Microsoft Excel. Volvemos a dar otro Enter: El Sistema exporta el informe a una hoja de clculo, desde aqu se podr trabajar el informe con todas las posibilidades que ofrece Excel, permitiendo realizar las modificaciones que se estimen oportunas y pudiendo introducir las frmulas necesarias para obtener los clculos que sean precisos. Tambin existe la posibilidad de transferir el informe a un fichero local, para ello el camino a seguir es bien va men: Lista Exportar Fichero local, seleccionando el siguiente icono:

Al ejecutar dicha transaccin al hacer clic sobre el icono, aparecer una ventana que nos preguntar el tipo de formato con qu se grabar la lista, presentando las siguientes opciones:
6

INFORMES CO SAP R/3

- Sin conversin - Hoja de clculo - Formato de texto enriquecido - Formato HTML Seleccionando una opcin y dando Enter: Tenemos que seleccionaremos el fichero donde queremos guardar el archivo que recoge el informe. En la exportacin no se tienen en cuenta los filtros, ni clasificaciones, ni totales ni subtotales.

INFORMES CO SAP R/3

INFORMES ESTNDAR SAP R/3 INFORMES DE CENTROS DE COSTE COMPARACIONES PLAN / REAL CENTROS DE COSTE: COMPARACIN REAL / PLAN / DESVIACIN
Va Mens Va Cdigo de Transaccin Sistema info Finanzas Controlling Informes de la contabilidad CeCo Comparaciones plan / real Centros de coste: Real / Plan / Desviacin S_ALR_87013611

El informe sirve para comparar datos reales y plan en la contabilidad de centros de coste. Adems de los costes, tambin se visualizan el volumen contabilizado de las clases de actividad y los valores estadsticos. Desde este informe se puede pasar a los siguientes informes mediante la interfase informe / informe: - Centros de coste: Partida individual real - Centros de coste: Resumen de planificacin - Centros de coste: Partida individual plan - Centros de coste: Desglose de perodo real/plan - Clases de actividad: Desglose de perodo - Valores estadsticos: Desglose de perodo - Centros de coste: Desglose por interlocutor - Centros de coste: Desglose por operacin - rea: Real / Plan 2 monedas - Visualizacin de textos explicativos de planificacin CARACTERSTICAS ADICIONALES INFORME: RDENES ASIGNADAS / ELEMENTOS PEP
Va Mens Sistema info Finanzas Controlling Informes de la contabilidad CeCo Comparaciones plan / real

INFORMES CO SAP R/3

Va Cdigo de Transaccin

Caractersticas adicionales Informe: rdenes asignadas / Elementos PEP S_ALR_87013619

El informe visualiza por centro de coste o grupo de centros de coste los costes reales o plan. Asimismo se visualizan los costes reales y plan que se generan en rdenes y elementos PEP y que estn asignados al centro de coste o al grupo de centros de coste. Esta asignacin se almacena en los datos maestros de la orden o del elemento PEP correspondiente indicando un Centro de coste responsable. INFORME: RDENES ASIGNADAS / CENTROS DE COSTE
Va Mens Va Cdigo de Transaccin Finanzas Controlling Ordenes CO Comparaciones plan / real Lista de Ordenes S_ALR_87012995

COMPARACIONES REAL / REAL CENTROS DE COSTE: COMPARACIN TRIMESTRAL

Va Mens Va Cdigo de Transaccin Sistema info Finanzas Controlling Informes de la contabilidad CeCo Comparaciones real / real Centros de coste: Comparacin trimestral S_ALR_87013623

Este informe compara los costes reales de los cuatro trimestres de un ejercicio por separado segn cargos y abonos por: - clase de coste - grupo de clases de coste Tambin se tienen en cuenta contabilizaciones estadsticas. Seleccionando la interfase informe / informe el sistema permite pasar al informe Centros de coste: Real/Plan/Desviacin.

INFORMES CO SAP R/3

CENTROS DE COSTE: COMPARACIN EJERCICIOS

Va Mens Va Cdigo de Transaccin Sistema info Finanzas Controlling Informes de la contabilidad CeCo Comparaciones real / real Centros de coste: Comparacin ejercicios S_ALR_87013624

Este informe compara por separado los costes reales del ao en curso con los de los dos ltimos aos en funcin de los cargos y abonos por: - clase de coste - grupo de clases de coste Tambin se tienen en cuenta las contabilizaciones estadsticas. COMPARACIONES TERICO / REAL CENTROS DE COSTE: COMPARACIN REAL / TERICO / DESVIACIN
Va Mens Va Cdigo de Transaccin Sistema info Finanzas Controlling Informes de la contabilidad CeCo Comparaciones terico / real Centros de coste: Real / Terico / Desviacin S_ALR_87013625

Este informe es similar al de comparacin real / plan / desviacin, enumera los datos reales y tericos de un rea de centros de coste o de un nico centro de coste. Adems de los costes, tambin se visualizan las cantidades contabilizadas de las clase de actividades y de los valores estadsticos. Ejecutando la interfase informe / informe se puede pasar a los mismos informes que para el de comparacin real / plan / desviacin: - Centros de coste: Partida individual real - Centros de coste: Resumen de planificacin - Centros de coste: Partida individual plan - Centros de coste: Desglose de perodo real/terica - Clases de actividad: Desglose de perodo - Valores estadsticos: Desglose de perodo
10

INFORMES CO SAP R/3

- Centros de coste: Desglose por interlocutor - Centros de coste: Desglose por operacin - rea: Real/Plan 2 monedas - Visualizacin de textos explicativos de planificacin PARTIDAS INDIVIDUALES CENTROS DE COSTE: PARTIDAS INDIVIDUALES REALES
Va Mens Va Cdigo de Transaccin Sistema info Finanzas Controlling Informes de la contabilidad CeCo Patidas individuales CeCo: Partidas individuales reales KSB1

Este informe recoge imputaciones reales a travs de clase de coste y por centro de coste. A travs de la interfase informe / informe se puede acceder a los siguientes informes: - Real / Plan / Desviacin absoluta / Desviacin % - Comparacin real / Plan con interlocutor - Real / Comprometido / Total / Plan moneda sociedad CO

11