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GOBIERNO DE NICARAGUA
CONTABILIDAD BASICA
INTRODUCCION
Se ha pensado que los dueos d la Microempresa, llevan sus cuentas "en la cabeza" y que no necesitan de la Contabilidad.
Sin embargo la prctica ha demostrado que todo dueo de Empresa necesita saber oportunamente cunto se ha vendido, cunto deben los clientes, cunto se ha ganado o cunto valen los inventarios.
En tal sentido INPYME, como instancia que promueve la Asistencia Tcnica y Capacitacin de los Microempresarios nicaragenses, ha preparado el presente Manual denominado CONTABILIDAD BASICA, cuyo propsito est orientado a
dotar de los conocimientos y principios bsicos que todo microempresario debe saber hacer en el manejo de su empresa.
Esperamos que el auto estudio, la capacitacin y la asistencia tcnica que pueda brindar INPYME, contribuya a superar los niveles de empirismo actuales y pasar a un segundo estudio de mejor organizacin, planificacin y control en la administracin de las pequeas empresas nicaragenses.
CONTENIDOS
I. II.
GUIA PARA ELABORAR EL BALANCE GENERAL EL SISTEMA SIMPLE DE CUENTAS EL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS COMO LLEVAR CONTROL DE INVENTARIOS AUTOEVALUACION
OBJETIVO Que los Microempresarios nicaragenses puedan organizar y registrar la informacin contable de su empresa, mediante la aplicacin del Balance General, Sistema Simple de Cuentas y Estado de Prdidas y Ganancias.
I.
Todas las necesidades humanas se satisfacan mediante TRUQUE, es decir intercambio de Productos.
A medida que fueron aumentando las Necesidades humanas creci el intercambio de Productos (comercio), surgi la necesidad de REGISTRAR ESTAS ACTIVIDADES.
Hoy en da, sabemos que cuatro siglos antes de cristo, en GRECIA y ROMA, exista la Costumbre de llevar libros contables, a fin de registrar las entradas y salidas.
Tambin se sabe que los documentos de CONTABILIDAD mas antiguos de Italia datan del siglo XII y se debe al florecimiento de la industria y el comercio.
CONTABILIDAD, es el riesgo de todas las transacciones que provienen de las actividades de su negocio y que puedan ser expresadas en dinero.
En otras palabras. LA CONTABILIDAD, es el registro ordenado de todas las operaciones comerciales que realiza una empresa, asimismo nos brinda informacin necesaria para conocer su situacin econmica y financiera.
Para que me sirve la contabilidad?
IMPORTACIA DE LA CONTABILIDAD Me permite conocer si el negocio esta dando prdidas o ganancias. Tambin mide los gastos personales y permite controlarlos.
Adems la CONTABILIDAD de sirve para presupuestar, cotizar y fijar precios. Me permite determinar costos y controlar inventarios. Tambin me ayuda para la obtencin de crditos bancarios. Nos dan informacin sobre gastos de mano de obra, transporte, servicios, etc.
II.
BALANCE GENERAL
EL BALANCE GENERAL, nos resume lo que tiene la empresa, lo que debe y lo que pertenece al propietario, en una fecha determinada. Para conocer el balance general, tenemos que saber como esta conformado:
A. LOS ACTIVOS :
EJEMPLO:
En una fabrica de repostera los ACTIVOS, serian batidoras, hornos, moldes, colorantes, Harina y Huevos, entre otros.
- El dinero que poseemos tanto en caja como en el banco. - Las cuentas por cobrar a nuestros clientes. - Toda la materia prima de que disponemos. - Los muebles. - Las construcciones, terrenos, vehculos.
COMO CLASIFICAR LOS ACTIVOS MAQUINARIAS Y EQUIPOS ACTIVOS FIJOS VEHICULOS MUEBLES Y ENSERES CONSTRUCIONES TERRENOS OTROS ACTIVOS
1 ACTIVOS CIRCULANTES:
Son los activos que tienen una mayor capacidad para convertirse en dinero en efectivo durante el periodo normal de operaciones del negocio.
Entre estos tenemos: El dinero que poseemos en caja, en el bolsillo y cheques no consignados.
Asimismo son ACTIVOS CIRCULANTES, la cuenta corriente del banco, las cuentas por cobrar (deudas de los clientes) prestamos a trabajadores y los inventarios (materia primas, productos en proceso y productos terminados).
2.
ACTIVOS FIJOS.
Es el valor de aquellos bienes que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades:
Es importante calcular el valor de nuestros activos fijos, pero recordemos que estos sufren desgastes y estos se conoce como: DEPRECIACION. Debemos conocer como se acostumbra calcular la depreciacin.
Si un microempresario compro el 09 de enero de 1994 una maquina por C$ 72,000. Cual ser la depreciacin anual de este activo?
: :
Es decir que el 09 de enero de 1995, el valor contable de esta maquina ser de C$ 6,480 crdobas
3.
OTROS ACTIVOS:
Son aquellos que no se pueden clasificar en las categoras de ACTIVOS CORRIENTES Y ACTIVOS FIJOS, por ejemplo: Los gastos por anticipado y las patentes.
B.
LOS PASIVOS:
Los pasivos se clasifican de acuerdo al grado de exigibilidad o al plazo en que se deben pagar.
- Proveedores CIRCULANTE Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo menor de un ao. Impuestos por pagar Prestamos
PASIVO
Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo mayor de un ao.
C EL CAPITAL
El capital lo podemos calcular de acuerdo a su origen con base en la siguiente tabla
INICIAL O SOCIAL
CAPITAL
RESULTADOS ACUMULADOS
Es la suma de las ganancias o prdidas que ha tenido la empresa en periodos anteriores al actual. Suma de las ganancias o perdidas que al empresa ha obtenido en el periodo actual de funcionamiento
Ganancia o perdida
Ganancia o perdida
10
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BALANCE GENERAL
Lado derecho Representa lo que La empresa debe (Pasivo), ms la diferencia entre lo que posee y lo que debe (Capital).
BALANCE GENERAL
PROPIEDADES
COMPROMISO CAPITAL
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III.
Cmo
hago
yo
en
mi
A continuacin te presentamos los pasos a seguir: 1 Colocamos los ttulos de los rubros de Activos, Pasivos y Capital y sus cuentas segn el formato adjunto.
ACTIVO
PASIVO
Activo Circulante ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ TOTAL ACTIVO CIRCULANTE_______ Activo Fijo ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ TOTAL ACTIVO FIJO_______________ DEL CAPITAL_____________________
Pasivo Circulante ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ TOTAL PASIVO CIRCULANTE_______ Pasivo a largo Plazo ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ TOTAL ACTIVO___________________ A LARGO PLAZO CAPITAL ________________________________ ________________________________ TOTAL.
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Colocamos los valores de cada cuenta, segn corresponda: En este caso debemos de determinar los valores de cada cuenta de activos y pasivos de nuestra empresa. Para ellos se recomienda:
a).
Para caja, sume todo el dinero que tiene en efectivo y que pertenece al negocio. Para bancos, considere el valor actual de su cuenta de ahorro y cuenta corriente. Para cuenta por cobrar, debe sumar todas las deudas de sus clientes. Para inventario, sume los valores de la materia prima, produccin en proceso y productos terminados. Las materias primas y produccin en proceso debe calcularse en base al valor actual del mercado. Para productos terminados se debe tomar el costo de produccin.
b).
c). d).
e).
Para los activos fijos, sume el valor de sus maquinarias, construcciones, local, muebles, vehculos, etc. El precio de mi microbs debo calcularlo pensando en que ya esta bastante viejito.
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f).
Para las obligaciones bancarias, debe sumar todo el debe a los bancos. Recuerde que ello pertenece a los PASIVOS.
g).
Para cuentas por pagar a proveedores, se debe sumar todas las deudas que tiene por pagar a sus proveedores.
h).
Para anticipos, sume los anticipos que recibi de clientes y que aun no les entrega el trabajo servicio solicitado. Esto tambin le pertenece a PASIVOS. Para cuentas por pagar, sume todas las deudas por pagar y que correspondan a proveedores.
i).
j).
Para pasivos a largo plazo, sume todas las deudas mayores de un ao de plazo.
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Veamos un ejemplo; Un microempresario de muebles San Gabriel, cuenta con los siguientes datos para la elaboracin de su BALANCE GENERAL AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 1996. Podramos ayudarle a elaborar el Balance General.
VENTAS Saldo en caja............................................... Proveedores............................................... Dinero en banco......................................... Maquinaria................................................... Cuantas por cobrar a clientes...................... Materia prima............................................... Capital social............................................... Impuesto por pagar..................................... Productos en proceso................................. Edificio....................................................... Cuentas por pagar a largo plazo.............. Utilidades acumuladas............................ Vehculo..................................................... Productos terminados............................... Prstamo por pagar a corto plazo..............
VALOR C$ 10 1.426 239 2.050 860 638 6.000 226 243 6.361 1.936 5,126 4,800 415 902
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ACTIVO
PASIVO
ACTIVO CIRCULANTE
Saldo en caja Dinero en banco Cuentas por cobrar a Clientes Productos terminados Productos en proceso Materia prima 860 415 243 638 -------TOTAL ACTIVO CIRCULANTE..........................2,405 10 239
PASIVO CIRCULANTE
1,936 -------
ACTIVO FIJO Edificios Maquinarias Vehculo TOTAL ACTIVO FIJO 6,361 2,050 4,800 13,211
CAPITAL Capital social Utilidad acumulada TOTAL DEL CAPITAL 6,000 5,126 11, 126 15,616 ---------
TOTAL ACTIVO
15,616 ---------
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IV.
CUENTAS EN BANCOS
CUENTAS DE CAJA
CUENTAS DE COMPRAS
CUENTAS DE VENTAS
EL SISTEMA SIMPLE DE CUENTAS, es el conjunto de los siete registros de cuentas, los cuales se relacionan entre s. Se recomienda realizar un balance general, antes de comenzar a llevar cuentas.
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En esta cuenta se anotan los movimientos de entradas y salidas de dinero. al abrir esta cuenta se debe colocar el saldo inicial, o sea el efectivo que se tiene al momento de empezar a llevar la cuenta o al realizar el balance general. FECHA MARZO 3 DETALLE * Saldo inicial. ENTRADA SALIDA SALDO C$ 250.00
MARZO 6
C$ 500 C$ 350
C$ 750.00
MARZO 6
C$ 400.00
MARZO 12
C$ 100
C$ 300.00
MARZO 15
Venta de un mueble
C$ 90.00
C$ 390.0
No permita que miembros de la familia metan sus manos en la caja para gastos personales. Si lo hacen deben de apuntarlos como GASTOS PERSONALES, en el libro de caja.
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2. - CUENTA EN BANCOS En es cuenta se anotan las consignaciones y los cheques girados por la microempresa en el curso de sus operarios. EJEMPLO.
FECHA DETALLE CHEQUES RECIBODOS CHEQUES GIRADOS AL DIA SALDOS
Motivo del movimiento. Debe anotarse el nombre del cliente, Valor de los proveedor, etc. al cheques como el nmero de consignados. facturas, nombre del banco y numero de cheque que respalda la operacin.
FECHA
DETALLE
CHEQUES RECIBODOS
SALDOS
Marzo 1
Saldo inicial segn conciliacin bancaria. Pago de servicios pblicos mes de febrero (DISSUR, ENECAL, ENITEL) cheque N. 25646. C$ 1,000
C$ 8,000
Marzo 2
C$ 7,000
Marzo 5
C$ 1,000
C$ 6,000
Marzo 12 venta Antonio chamorro, factura N 0026, cheque banco de finanza 46238
C$ 10,000
C$ 16,000
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3. CUENTAS DE VENTAS
Este sistema permite registrar las ventas tanto al contado, como al crdito. En este formato se incluyen todos los clientes les hemos vendido, tanto al crdito como al contado. Cuando los clientes son muchos, el microempresario debe llevar el presente formato. EJEMPLO:
FECHA
Mes, da y ao de la venta
DETALLE
Nombre del cliente y artculo que se vendi.
VALOR DE VENTA
Valor total de la venta.
ABONO
FECHA DE VENCIMIENTO
Fecha en que se vence el saldo por cobrar
En este tipo de cuenta, se registran los anticipos recibidos por concepto de los trabajos que se deben estregar posteriormente.
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EJEMPLO
FECHA
DETALLE
ANTICIPO
Marzo 3
100 pares de zapato de hombres para Rubn Flores te. 653810. fecha de entrega Marzo 14. Recibo N 120
C$ 10,000
C$ 4,000
C$ 6,000
Marzo 15
C$ 6,000
En la CUENTA DE COMPRAS, se anotan todas las compras de materia prima, ya se sean de contado o al crdito.
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EJEMPLO FECHA DETALLE IMPORTE DE COMPRA IMPORTE ADECUADO 3,000 FECHQA DE VENCIMIENTO MARZO 25
MARZO 3
Compra de cuero a Luis Orozco, mitad a un mes, Factura N. 064. 6,000 3,000 ABRIL 3
Mano de obra. Sueldos al personal de produccin. Gastos generales de fabricacin. Son los gastos distintos a materia prima o mano de obra que se incurren para poder producir: alquiler del local, energa, agua, depreciaciones. Otros gastos de fabricacin. Se consideran los materiales de consumo que utiliza la empresa en sus operaciones, como: lubricantes y combustible.
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FECHA
CONCEPTO
MANO DE OBRA
OTROS MATERIALES
7.- CUENTA DE GASTOS GENERALES Este formato se compone de tres subcuentas: gastos personales, sueldos y otros gastos. En gastos personales. Se deben anotar los retiros que hace el microempresario para cubrir sus gastos familiares. En Sueldos. Se deben anotar los pagos realizados al personal de administracin tales como secretaria, contador, etc. Se anotan gastos de: papelera, comisiones de venta, intereses, etc.
En otros Gastos.
VEAMOS UN EJEMPLO
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FECHA
DETALLE
GASTOS PERSONALES
SUELDOS
OTROS
Sept. 1 96
Sept. 3 96
700
Sept. 7 96
350
Sept. 9 96
400
Nosotros como microempresarios podemos implementar todos estos registros o sistemas de cuentas.
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V.-
El Estado de Prdidas y Ganancias, le dice al microempresario como le fue en su negocio, durante un periodo determinado. Le permite conocer si tuvo prdidas o ganancias. Recordemos que ya estudiamos el BALANCE GENERAL, sin embargo dicho balance no refleja si el negocio tiene prdidas o ganancias.
EL ESTADO de PRDIDAS y GANANCIAS, se puede elaborar en forma: Mensual Semestral Anual Se sugiere elaborarlo mensualmente para tomar las correcciones a tiempo. GUIA PARA ELABORAR EL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS.
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EMPRESA___________________________________ ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS PERIODO_____________________________________________________ Ventas________________________________________________ C$ A) MENOS COSTOS DE VENTAS: Inventario inicial de: - Materias primas........................................................................... C$ - Productos en proceso................................................................. C$ - Productos terminados...................................................................C$
B)
C)
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E)
F)
- Gastos Personales ............................................................................................. .. .C$ - Sueldos ............................................................................................................ . .. .C$ - Otros............................................................................................................ .......... ..C$
TOTAL DE GASTOS GENERALES........................................................................... C$ G) UTILIDAD NETA (Utilidad Bruta Gastos Generales)...... . .............................................................C$
Hasta el momento no estoy muy claro, me gustara saber como llenar este formato.
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2do. paso
Llenado de formato.
a).
b).
Al frente de cada cuenta y en el espacio sealado se colocan los valores respectivos siguiendo los siguientes criterios:
-VENTAS - Es la suma de los valores registrado en la columnas valor de ventas, para el periodo analizado.
COSTOS DE VENTAS:
Se suman los inventarios iniciales de material primas, productos en proceso y productos terminados.
Al total de los inventarios se le suman las compras de materia prima, la mano de obra y los gastos generales de fabricacin del periodo.
El resultado es igual al inventario inicial mas las compras, ms la mano de obra, ms los gastos de fabricacin.
Se le resta la suma de los inventarios finales de materia prima, productos en procesos y productos terminados.
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UTILIDAD BRUTA.-
GASTOS GENERALES.-
ES ala suma de los valores registrado en las columnas gastos personales, sueldos y otros de la cuenta de gastos generales.
UTILIDAD NETA.-
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EJEMPLO: EMPRESA: EL BUEN VESTIR ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIAS PERIODO DEL 1RO.DE JULIO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 1996. Ventas _______________________________________ C$ 30,000 MENOS COSTOS DE VENTAS: Inventario inicial de: Materias primas.................................................................. Productos en proceso........................................................ Productos terminados........................................................
1*
TOTAL INVENTARIOS INICIAL................................................................ MS COMPRAS Y GASTOS DE FABRICACION. * Compras materias primas............................................ * Mano de obra............................................................... * Gastos generales de fabricacin.................................
C$ 15,000
2*
Total Compras Y Gastos De Fabricacin.................................................. MENOS INVENTARIO FINAL materia primas...................................................... productos en proceso........................................... productos terminados...........................................
3*
UTILIDAD BRUTA (ventas costos de ventas)......................................... C$ 12,000 MENOS GASTOS GENERALES Gastos personales.............................................. C$ 6,000 saldos.................................................................. C$ 1,800 otros.................................................................... C$ 200 TOTAL DE GASTOS GENERALES..................................................... UTILIDAD NETA ( Utilidad bruta Gastos generales)......................... C$ 8,000 C$ 4,000
31
VI.-
En otro manual vamos a estudiar lo relacionado con inventarios sin embargo vamos a conocer ahora un poco sobre los formatos que podamos utilizar. 1.INVENTARIOS DE MATERIA PRIMAS. UNIDAD DE MEDIDA Pie Libra Docena Galon Plancha COSTO UNITARIO C$ 4.50 C$ 5.50 C$ 8.50 C$ 15.00 C$ 16.00 CANTIDAD COSTO TOTAL 90 110 85 15 80 C$ 380
MATERIAL
20 20 10 1 5
2.-
CANTIDAD 10 10
3.-
CANTIDAD
COSTO TOTAL
10 10
32
VII.-
AUTOEVALUACION
1).
2).
3).
33
4).
5).
Que es el capital?
6).
7).
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FUENTE BIBLIOGRAFICA:
REVISADO POR: Doctor en Administracin de Empresas Francisco a. Leguizamn Universidad de Navarra (IESE), Espaa.
Economista Universidad de Bogota Colombia Jorge Tadeo Lozano Master en Administracin de Empresas INCAE.
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