EL PROCESO DE LA CONSULTORA 7- PREPARATIVOS

Los preparativos constituyen la fase final en todo proceso y contrato de consultora. Mientras se est realizando, el consultor el cliente examina y defienden la razn por la que se recurre al consultor. Los resultados de estos contactos reflejan el contrato de consultora cuya firma se considera como la terminacin de esta fase inicial. Los preparativos son en gran parte una etapa de adaptacin La experiencia muestra que el xito de una misin se funda en que en esta etapa inicial se establezca una confianza mutua y una empata, se recuerdan plenamente las reglas del juego y se d comienzo al cometido con un optimismo compartido y una visin de lo que se puede conseguir. Contactos iniciales: El consultor establece el contrato -dirigirse a los clientes sin que stos lo hayan solicitado es una de las formas de comercializar los servicios de consultora. Un contrato fro puede despertar el inters del cliente. Si el consultor contacta un cliente sobre el que tiene suficiente informacin la asignacin de una tarea aumenta de forma considerable. Esto puede ocurrir si el consultor es presentado por otro cliente para quien ha trabajado en el pasado. El cliente establece el contacto En la mayor parte de los casos el cliente establecer el primer contacto entre que debe tener una razn para recurrir a un consultor en particular, por ejemplo: a la odo hablar de la fama profesional como consultor un empresario amigo qued satisfecho con los servicios de consultor y lo recomend el cliente encuentra en nombre de consultor en un registro el cliente puede recordar que consultor lo ha contactado con anterioridad

PREPARACIN DE LAS REUNIONES INICIALES En stas el consultor debe prepararse a fondo. El cliente no deseaba que el conductor se presente con soluciones confeccionadas, pero espera atacar por aire est familiarizado con los tipos de problemas que sepan plantar en su organizacin Objeto de la reunin: En esta forma de entrevista de investigacin en la que cada parte trata de conocer a la otra. Al escuchar y formular sus propias preguntas, el Consultor evala las necesidades del cliente en lo que respecta a una prctica gerencial atinada y el grado en que se dispuesto colaborar con los consultores. El objetivo fundamental del consultor en una reunin ser convencer al cliente de que est eligiendo lo que le conviene. Acuerdo sobre cmo proceder: no es posible ser una tarea inmediata sin efectuar un anlisis preliminar del problema y planificar el trabajo, en cambio si es preciso preparar un diagnstico preliminar para un trabajo completo y se requiere de mucho ms tiempo la opinin imperante este cliente debe pagar por este diagnstico.

DIAGNSTICO PRELIMINAR DE LOS PROBLEMAS: Antes de comenzar a planificar el cometido el consultor debe efectuar su propio diagnstico independiente del problema. Alcances del diagnstico: el objetivo del diagnstico preliminar del problema consiste en definir y planificar una misin o proyecto de consultora. La amplitud de este diagnstico preliminar depende mucho de la ndole del problema. Los problemas muy concretos y tcnicos no son requerir un estudio global de toda la organizacin del cliente. El tiempo dedicado diagnstico es de uno a cuatro das. La utilizacin de comparaciones : El consultor .tiene plena conciencia de que cada organizacin cliente es especial. Una comparacin de datos elegidos con lderes sectoriales con datos de organizaciones anlogas concretas es un instrumento de diagnstico muy til. El consultor debe efectuar comparaciones no slo cuando trabaja con cifras sino tambin al valor informacin cualitativa La participacin del cliente: el dilogo con el cliente se prosigue durante el diagnstico del problema. El cliente puede conocer mejor a consultor y que en ocasin de apreciar su estilo profesional de obtener informacin, establecer contactos, capacitacin global y condensar los hechos esenciales a partir del conjunto de datos de la organizacin. Fuentes de informacin: Las principales fuentes de informacin para quitar un estudio preliminar somatn publicado y los registros la observacin las entrevistas efectuadas por los consultores y los contactos por haber organizacin cliente. La salvacin de las actividades y las entrevistas con empleados esenciales son vitales para obtener informacin. Los contactos con otras organizaciones asociadas con el cliente nos pueden establecer el consultor o el cliente personalmente El consultor informa su cliente el propsito y la ndole de todo contacto realizado. Otros mtodos: Mandato Es la declaracin inicial del trabajo que ha de realizar el consultor. Cuando se le presenta mandato redactado por el cliente u otro consultor ste debe ser prudente decidir si acepta este mandato al pie de la letra. ESTRATEGIA PLANIFICACIN DE LA TAREA Un aspecto fundamental de esta etapa consiste en elegir la estrategia para la asignacin de tareas es decir indicar los papeles respectivos que han de desempear el consultor y el cliente, la modalidad de consultora dirigida, el ritmo de las actividades y la forma en que se aplicarn sus intervenciones y los recursos. La planificacin del cometido en la redaccin de una propuesta se determinan en los locales del cliente una oficina del consultor con los datos obtenidos durante la fase de diagnstico. Objetivos que se han de alcanzar y medidas que han de adoptar: Los objetivos se deben se deben presentar como medidas de rendimiento en forma cuantificada. Los beneficios sociales y cualitativos se describen de la manera ms exacta y clara posible y se explica meticulosamente. Definicin de las funciones: esta es otra dimensin estratgica de la planificacin del trabajo. La falta de precisin de la definicin de papeles previstos para cada fase del cometido provoca numerosos equvocos y

desacuerdos. Despus de la definicin detallada de las funciones ,el consultor puede determinar recursos para realizar el cometido en cada fase, el cliente por su parte de ese saber qu recursos proporcionados por el consultor habr que utilizar y pagar. PROPUESTA PRESENTADA CLIENTE Es toda propuesta presentada a un cliente en un documento de venta importante. El consultor del poder escribir es idea por escrito de manera que resulte clara de entender para otras personas. Selecciones de la propuesta: la propuesta cliente incluye las cuatro acciones siguientes: Seccin tcnica.- Se describen las conclusiones preliminares del consultor sobre su evaluacin del problema, el objetivo que se persigue, el mtodo que se propone adoptar el programa de trabajo. Seccin relativa al personal.- Se indican los nombres y caractersticas de quienes realizarn la tarea entre ellos figuran los asociados y directores de proyectos que sern responsables de orientacin y supervisin del equipo. Seccin relativa a los antecedentes del consultor .- Se describe la experiencia y la competencia de la organizacin consultiva en relacin con las necesidades del cliente particular. Seccin de las condiciones financieras y de otra ndole.- Se indique el costo de los servicios, los crditos previstos para cubrir los aumentos de los gastos, los honorarios y la liquidacin de los compromisos. Negociacin a la propuesta: el cliente puede estar interesado en utilizar los servicios del consultor, pero quiz no satisfagan algunos aspectos de la propuesta. Eso no revisar aspectos tcnicos de la propuesta y hacer cambios el consultor est en condiciones de modificar su enfoque. CONTRATO DE CONSULTORA se considera que la fase inicial del proceso de consultora ha quedado terminada con xito si el consultor y el cliente consiste en un contrato el que ocurren trabajar juntos en un cometido proyecto. Las tres zonas principales de concertar un contrato con el acuerdo verbal la carta de acuerdo, el contrato escrito y el contrato psicolgico

8- DIAGNSTICO
el diagnstico es la segunda fase del proceso de consultora. Su objeto examinar el problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente de manera detallada y a fondo. Replanteamiento del problema y objetivo: siempre es til revisar y replantear el problema y el objetivo del consultora al inicio del diagnstico El personal de la organizacin y el diagnstico: el cliente su personal no slo deben considerar estn cubriendo toda la verdad acerca de su organizacin, sino tambin adquirir el convencimiento de que consultor comparte su mtodo de diagnstico con ellos con el fin de que aprendan a diagnosticar los problemas por s mismos. OBJETIVOS Y PROBLEMAS DE DIAGNSTICO

Primero debe establecerse conjunto de objetivos que alcanzan el proyecto hecho esto aumenta determinar el objetivo prioritario ste deber satisfacer la mayora de los criterios examinados y elegidos por el consultor y el cliente y se eliminarn los objetivos pequeos y triviales. El problema del cliente se identificar mediante las siguientes cinco dimensiones: 1. 2. 3. 4. 5. Sustancia o identidad del problema Ubicacin fsica y a la organizacin Tenencia del problema-qu personas? Magnitud absoluta y relativa Perspectiva cronolgica

DEFINICIN DE LOS HECHOS NECESARIOS: Los hechos son los materiales de construccin de cualquier trabajo de consultora. La categora de los hechos reunidos dependern de: El plan para la recopilacin de datos, el contenido de los datos, el grado de detalle de los hechos requeridos, el periodo, el alcance, la organizacin y regulacin de los datos. FUENTES Y FORMAS DE OBTENER LOS DATOS : Los hechos se presentan ante los consultores en tres formas: 1. Registros .- Son hechos almacenados de tal forma que se puedan leer o transcribir incluyen documentos archivos de computadoras pelculas y grficos 2. Acontecimientos y condiciones.- Son los actos y las actividades por medio de la observacin registrando los resultados de las observaciones 3. Recuerdos.- Con toda la informacin almacenada en la mente de las personas que trabajan en la organizacin del cliente. Otras formas de obtener informacin es por medio de recuperacin de los datos registrados, registros oficiales, observacin, informes especiales, cuestionarios, entrevistas reuniones para recopilar datos, he sido de la actitud de los empleados estimaciones y los aspectos culturales en la recopilacin de datos. ANLISIS DE LOS HECHOS Una descripcin correcta de la realidad de las condiciones acontecimientos es solo un aspecto del anlisis, el otro aspecto es el de determinar qu se puede hacer si el cliente tiene la capacidad potencial para hacerlo y los beneficios que tendrn en el futuro; sin embargo el consultor tiene que evitar las trampas que los datos experiencia le puede entender, tales como consecuencias precipitadas de hecho superficialmente analizados antes de examinar los hechos a fondo. INFORMACIN AL CLIENTE se refieren no slo a cualquier informacin til, pero la informacin reunida analizada y dirigida por el consultor trabaja con el cliente. La hiptesis de partida esta informacin adecuadamente seleccionada y presentada provocar una reaccin por parte del cliente. La informacin no son nada que se aporta al cliente es algo ms que un informe sobre el trabajo realizado, se debe facilitar en momentos en que puede ser til para un objetivo concreto.

La decisin de quin sea informar sobre las conclusiones del consultor y en qu etapa es tambin una cuestin tctica en la consultora. DETERMINACIN DE LA FASE DE DIAGNSTICO al final se proporcionan importante oportunidad para facilitar informacin sobre labor del consultor donde se examinan las conclusiones principales que se presentarn oficialmente, as como si la misin de consultora va a continuar o no generalmente es se especifica de manera detallada en los contratos de consultora.

9- PLANIFICACIN DE LA ACCIN
En la tercera fase del proceso de consultora. Esto incluye la elaboracin de soluciones al problema diagnosticado, la eleccin entre las soluciones posibles, la presentacin de propuestas al cliente y la preparacin para la aplicacin de la solucin aceptada por el cliente, cuyos fundamentos de una planificacin eficaz descansan en un en elaboracin de un buen diagnstico es decir la determinacin y el anlisis de los problemas y objetivos estimulan u obstaculizan el proceso de modificacin en la organizacin cliente. LA BSQUEDA DE IDEAS SOBRE POSIBLES SOLUCIONES a menudo, la complejidad y originalidad de las situaciones son tales que a nadie se le ocurre una solucin evidente. No se pueden abordar situaciones nuevas con mtodos viejos. El objetivo consiste en descubrir todas las soluciones interesantes y factibles y someterlos a una evaluacin preliminar antes de comenzar un trabajo de diseo y planificacin detallado sobre la propuesta. Orientacin de la bsqueda de soluciones.- Donde se debe considerar la ndole del problema as como sus caractersticas tcnicas su complejidad y grado de novedad Utilizacin de la experiencia.- Donde examinan los mtodos que abre que ha utilizado con xito en otras partes as como el conocimiento derivado de varias fuentes Pensamiento creativo.- Se ha definido como la creacin de cosas e ideas que anteriormente no estaban relacionadas. Existen cinco etapas en el proceso de pensamiento creativo: 1. 2. 3. 4. 5. Preparacin : obtencin de todos los hechos conocidos Esfuerzos : pensamiento vigente que genera mltiples ideas Incubacin : con semejante problema repose en el subconsciente Intuicin : cuando se soluciones posibles de problema Evaluacin : anlisis de todas las ideas obtenidas

PRESENTACIN DE PROPUESTAS DE MEDIDAS A CLIENTE el consultor puede ser una presentacin oral aportando documentacin que se dejar cliente; asimismo, el cliente puede preferir recibir la propuesta por escrito primero y organizar una reunin de presentacin despus de haberla ledo es el cliente y no consultor quien debe decidir qu solucin se dirigir y aplicar. Es esencial que el consultor sea consciente de las preferencias personales del cliente y de los factores culturales y de otra ndole que influyen en la adopcin de decisiones en la organizacin cliente.

10- APLICACIN
es la cuarta fase del proceso de consultora. Es la culminacin de los esfuerzos del consultor y del cliente. Aplicar cambios que son mejoras reales desde el punto de vista del cliente es el objetivo fundamental de cualquier tarea de consultora. El consultor desea ver que sus problemas no slo son bien recibidas sino que son puestos en prctica como los resultados. O tambin suceder que consultor no haya ninguna solucin al problema de su cliente; edificacin se deber tambin descubrir y el trabajo sobre las propuestas se reorienta da en una etapa anterior con el fin de que la planificacin de las medidas produzca propuestas realistas sobre cmo abordar el problema replanteado. PAPEL DEL CONSULTOR EN LA APLICACIN por qu debe participar el consultor en la aplicacin? El consultor cliente de un presentar sus argumentos impuros en contra de esta participacin y estudiar diversas posibilidades. La renuencia de cliente hace participar al consultor puede estar motivada por razones financieras o bien se consider que la participacin de consultor entraa gastos que pueden evitar. En este caso el consultor puede sugerir un diseo ms econmico del cometido para liberar recursos que le permitan participar en la aplicacin. PLANIFICACIN Y SUPERVISIN DE LA APLICACIN Un conjunto de propuestas relativas a la aplicacin de formar parte del plan de medidas presentar cliente, por las razones dadas anteriormente para ello se debe preparar un programa detallado del trabajo que incluyen: los pasos que se han de dar, la determinacin de las responsabilidades y los controles, el ritmo y plazo de espera de la aplicacin, flexibilidad y mentalidades previstas, especificacin de los procedimientos y supervisando la aplicacin. CAPACITACIN Y PERFECCIONAMIENTO DEL PERSONAL DEL CLIENTE En la mayor parte de los encargos de consultora se prev cierta capacitacin y perfeccionamiento del personal en el programa de trabajo, es aspecto de adoptar diversas modalidades algunas de ellas son: constitucin del equipo de cooperacin, enseanza de nuevos mtodos y tcnicas y perfeccionamiento del personal en cometidos complejos. TCTICAS PARA LA INTRODUCCIN DE CAMBIOS EN LOS MTODOS DE TRABAJO tctica uno: el mejor mtodo.- Donde se exige la adicin el compromiso y la participacin de la persona que realice el cambio. Tctica dos prcticas para donde se introducen nuevos mtodos y se prevn amplios perodos de descanso y mejora del rendimiento. Tctica tres: ensayos.- Es la pericia de los resultados Tctica cuatro: paso de lo conocido a lo desconocido Tctica cinco: establecimiento de metas exigentes pero realistas Tctica seis: respeto de la capacitacin de absorcin

 Tctica siete: suministro de pruebas e informacin

MANTENIMIENTO Y CONTROL DE LA NUEVA PRCTICA Comienza mientras el consultor se encuentra todava la organizacin de cliente, pero deben continuar despus de su marcha Procedimientos de control: el consultor necesita identificar slo los elementos esenciales en los que aparecern desviaciones importantes y elegir los momentos en que se han de verificar. Se necesitan verificaciones ms frecuentes inmediatamente despus de un cambio que ms tarde cuando no se ha alcanzado la estabilidad a un nuevo nivel.

11- TERMINACIN
es la quinta y ltima fase del proceso de consultora. Esa consultor quien tiene la responsabilidad primordial de su serie en qu momento y de qu forma debe retirarse de la organizacin cliente. El cliente puede considerarse ms seguro si el consultor sigue estando disposicin para ayudarlo ante cualquier nuevo problema que pueda surgir. La retirada del consultor significa: que el trabajo en el que ha participado ha quedado completado, se interrumpir, se proseguirn pero sin la ayuda del consultor La retirada del consultor pone fin a la relacin consultor cliente. En general los consultores atribuyen suma importancia a la forma en que terminan sus encargos, las ltimas impresiones son muy importantes y un rendimiento excelente final del cometido deja la puerta abierta para futuros trabajos. MOMENTO OPORTUNO PARA LA RETIRADA Elegir el momento justo para retirarse es difcil, pero una decisin errnea puede echar a perder una buena relacin y poner en peligro el xito del proyecto. La retirada gradual puede ser la mejor solucin cuando se lo decidan el cliente y el consultor. Por otra parte si el cliente est convencido de que puede proceder por s solo el consultor no debe insistir nunca quedarse ms tiempo y en retirarse nunca debe quedarse ms de lo necesario.

12-EVALUACIN
Sin una valoracin es imposible determinar si el contenido alcanzado sus objetivos y si los resultados obtenidos justifican los recursos utilizados. La evaluacin puede ser la parte ms delicada de la relacin consultor cliente y quiz sea ms cmodo evitarla en particular el cliente muy satisfecho con el desempeo de consultor la evaluacin se concentrar en los aspectos fundamentales de la tarea que son los beneficios para el cliente y el proceso de consultora EVALUACIN DE LOS BENEFICIOS PARA EL CLIENTE los beneficios se definen como el PAN ha logrado o mejora o valor aadido a la empresa del cliente. Los beneficios evalan comparando situaciones la anterior, posterior a la realizacin de la tarea.

En la consultora empresas existen seis clases de beneficios o resultados que son: nuevas capacidades, nuevos sistemas, nuevas relaciones, nuevas oportunidades, nuevo comportamiento y no por all, as como los beneficios a corto y a largo plazo.

13-SEGUIMIENTO
El consultor est convencido de que unas actividades complementarias favoreceran los intereses del cliente y que tienen algo ms que ofrecer este, lo surgieron as en su informe final y al reunirse con el cliente. Las ventajas por la organizacin son evidentes, un servicio de seguimiento es una fuente valiosa de informacin sobre la repercusin real de los cometidos realizados y sobre los nuevos problemas que pueden surgir en la organizacin. Seguimiento de la aplicacin: el propsito ser examinar los progresos de aplicacin, ayudar a cualquier medida correctiva necesaria y descubrir si ya han surgido o no nuevos problemas.

PRESENTACIN DEL INFORME FINAL

Antes y durante el cliente deber recibir varios informes del consultor; algunos de ellos son el informe en el que se propone el cometido, los informes sobre la marcha de trabajo, los informes y documentacin vinculados con la presentacin de propuestas para que cliente adopte una decisin. Informa cliente: despus de haber hecho un anlisis global del trabajo realizado, el informe debe sealar los ser reales obtenidos con la aplicacin y hacer sugerencias sinceras al cliente sobre lo que debe ser nica en el futuro. Los informes finales no son obligatorios no obstante, el hecho de tener que presentar uno estimula la disciplina y el rigor, as como la reflexin sobre los que s e ha logrado en realidad y los que podra haber mejorado. As mismo en el informe final , debe incluirse la evaluacin detallada de los beneficios aportados a la empresa, la evaluacin del proceso de consultora, las sugerencias al cliente, el informe de referencia sobre el cometido y el informe interno del cliente.