ADMINISTRACION

DEL TIEMPO
Definición administración del tiempo

La administración del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo
cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro y el reloj maneja nuestra
vida. Pero la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad.
La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo
chronos invertido (Bertamoni, 2004).

Según Crutsinger (1994) la gestión del tiempo consiste en determinar lo que uno debe hacer para
fijar objetivos, decidir qué actividades son las más importantes y darse cuenta de que otras
actividades tendrán que ser programadas en base a la priorización.

La administración del tiempo no es más que un conjunto de herramientas, prácticas y métodos

para mejorar el desempeño de las tareas con el fin de obtener un resultado satisfactorio dentro del
plazo estipulado. Es decir, es una forma de mejorar la productividad optimizando la jornada
laboral
.
Eficiencia y efectividad
La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima organizacional, superando el
malestar y descontrol emocional que sufrimos cuando tenemos la sensación de correr a los
problemas siempre desde atrás, atender sólo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc.

Hoy es frecuente oír en los medios laborales y académicos las palabras eficiencia, eficacia,
efectividad, productividad, calidad, competitividad. Motivados por estas inquietudes, se
presentan las definiciones que los teóricos dan de las palabras en cuestión y una síntesis
integradora sobre las relaciones que guardan entre sí los fenómenos que tales palabras
representan.

Para hacerlos útiles en sus explicaciones, los/las teóricos/as de la administración han definido
convencionalmente seis términos estrechamente relacionados: eficiencia, eficacia, efectividad,
productividad, calidad y competitividad, con una connotación diferente a la que tienen en el uso
común.
Eficiencia es definida como “virtud y facultad para lograr un efecto determinado”
(DLE, 2017), mientras que eficacia como “virtud, actividad, fuerza y poder para
obrar” (DLE, 2017). La única diferencia entre estas dos definiciones se encontró
que la primera se refiere al logro de un efecto y la segunda enfatiza en la acción.
Desde el punto de vista administrativo, según Drucker, eficiencia "es la capacidad
de hacer correctamente las cosas” (Stone, 1996); es un concepto de entrada-salida
(insumo-producto). Así pues, el/la administrador/a eficiente es quien logra las
salidas o resultados que corresponden a las entradas utilizadas para conseguirlos
(mano de obra,materiales y tiempo).
En concreto, lograr minimizar el costo de los recursos en la obtención de sus metas,
es obrar de manera eficiente.
.
Para Drucker, eficacia "es la capacidad de escoger los objetivos apropiados. El/la
administrador/a eficaz es quien selecciona las cosas correctas para realizarlas.
La eficacia es la clave del éxito organizacional, por lo que antes de centrarse en la
eficiencia, esto es, en hacer las cosas bien (medios), se debe estar seguro/a cuáles
sonlas cosas apropiadas por hacer (objetivos y metas ).
Diferencias entre eficiencia y eficacia y su relación con la efectividad
Eficiencia: hacer bien las cosas. Eficacia: hacer las cosas que está bien hacer.
Control
Existen varias definiciones de control, algunas de las cuales se presentarán a
continuación:

Burt K. Scanlan El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos
vayan deacuerdo con los planes establecidos

Autor Definición
El control tiene como objeto cerciorarse de que los
Burt K. Scanlan hechos vayan deacuerdo con los planes
establecidos
Carmichael Eckles Es la regulación de las actividades, de conformidad con un
plan creado para alcanzar ciertos objetivos
 Es el proceso para determinar lo que se está
llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario,
George R. Terry
aplicando medidas correctivas demanera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado

La medición y corrección de las realizaciones de los

subordinados con el fin de asegurar que tanto los
Robert C. Appleby El control tiene como objeto cerciorarse de que los
Burt K. Scanlan objetivos de la hechos
empresa como los
vayan deacuerdo planes
con los planes para
alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente
establecidos

Es la medición y corrección del desempeño a fin de

garantizar que se
Javier Benavides Pañeda
han cumplido los objetivos de la empresa y los
planes ideados para alcanzarlos
El control se aplica a todo: a las cosas, personas y actos.
El control además permite identificar a los sectores de la administración desde el
momento en que se definen las medidas correctivas, así como proporciona
información del estatus que guarda la ejecución de planes, reduce costos y
ahorra tiempo al evitar errores, y finalmente su aplicación incide directamente en
la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa.
atención
Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de
nosotros(as) una atención inmediata. Se define la atención de lo Urgente como
toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta
actual a los desafíos que se nos presentan.
Importante, la cual engloba a las actividades que se ocupan de atender lo que da
le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la
razón de ser o Misión.
PLANIFICACION DEL
TIEMPO Y SUS
HERRAMIENTAS
La planificación del tiempo consiste en organizar tus tareas en orden de prioridades, saber que cuentas con un
determinado tiempo para cumplirlas, establecer metas y objetivos y, finalmente, crear un plan de acción para
lograrlas.

La matriz de administración del tiempo

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además nos
brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto:

Cuadrante 1: Se llamará a este cuadrante lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que, de no
ser atendidas, y por lo tanto Se ven amenazados: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos,
resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona y signifique una gestión orientada a resolver
problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.

Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que, si bien están más
lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a
futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en favor de una mejora
futura. Ejemplos son: planificar mejorar, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos
antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. Lo Importante,
No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Pero además este
cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner
primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Comoestas cuestiones están más lejanas en el
tiempo para su resolución, no presionan sobrenosotros. Si no, que nosotros debemos presionar sobre ellas.

Las personas invierten tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2, a esas actividades
se les llamará roba tiempos, son los verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Roba tiempos se les ubicará
en el esquema en el cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las
interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las
demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y distraen de las tareas de los Cuadrantes
1 y 2.

Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y
aceptación personal frente a las demás personas. Aunque se puede comprobar que el costo de ceder significa
postergar deseos y aspiraciones. Algunos ejemplos son las siguientes frases: "Me pasé todo el día ocupado, pero
siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: son actividades de evasión, trivialidades,ocio no
planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempoen este cuadrante puede acarrear
una crisis por falta de previsión y preparaciónadecuada para enfrentar nuestros problemas.
La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante .

URGENTE NO URGENTE
Tabla No. 1

Cuadrante 1: Cuadrante 2:
Importante Crisis, Presión, "Apagar incendios", Fechas límites, Planificación, Visión, Valores, Preparación,
Problemas acuciantes. Recreación verdadera.

Cuadrante 3: Cuadrante 4:
No Importante Interrupciones varias, Reuniones imprevistas, Visitas Actividades de evasión, Trivialidades,Pérdidas de
inesperadas. Tiempo.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PLANIFICADOR DE USO DEL TIEMPO

Desarrollar los hábitos para manejar el tiempo de manera satisfactoria e incrementar la productividad mediante la
aplicación de herramientas que le permitan enfocarse y atender prioridades.

Planificación Programaci ón Pasos b ásicos

1.Definir metas.
•Revisar sus metas.
2.Establecer
•Establecer tareas
Diseño de un sistema propioen función de: 3.pasos
•diariasespecíficas.
Personalidad 4.intermedios.
•Determinar el tiempo
• Necesidades. 5.Asignar prioridad.
•quetomará cada tarea.
• Actividades. 6.Señalar fecha límite.
•Anticipar obstáculos.
• Gustos. 7.Enlistar
•Organizar sus tareas
8.actividades y fecha de cada una.
•pororden de prioridad.
9.Programa actividades en agenda.
Los planificadores de tiempo pueden ser sencillos o complejos de acuerdo a las actividades que se van a
realizar.
Se tienen algunos obstáculos comunes, como pueden ser: interrupciones, pereza, esperar respuestas,
postergación de tareas, falta de autodisciplina, mala planificación, reuniones ineficaces, errores de otros,
sin embargo, se recomienda considerar los siguientes elementos estratégicos:
Encuentre sus horas de mayor rendimiento.
A los proyectos del futuro hay que dedicarles tiempo específico.Enfocar las metas.

1.2. Herramientas para la administración del tiempo

1.2.1. Enfoques de tiempo de respuesta y tiempo discrecional

Tiempo de respuesta: Es el que obliga a estar en función de dar contestación a lo que presenta y que
no sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso.

Tiempo Discrecional: Es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la

atención solamente en una cosa.
1.2.2. Conceptos de principio 10-90, ciclo de productividad, Ley de Parkinson
Principio 10-90

El principio 90/10 está enfocado a cambiar tu vida (al menos la forma en como reaccionas a situaciones) ¿Cuál es este principio?
El 10% de la vida está relacionado con lo que te pasa, el 90% de la vida está relacionado por la forma en como reaccionas. Se
considera que las personas realmente no tienen el control sobre el 10% de lo que les sucede.
No se puede evitar que el carro se descomponga, que el avión llegue tarde, etc., situaciones que tirarán por la borda todo nuestro
plan, no se tiene control de este 10%, el otro 90% es diferente, cada persona determina el otro 90%. ¿De qué forma?, con la forma
en que se reacciona.
Ciclo de productividad
Se refieren a los lapsos de tiempo en el que se es más productivos, las personas se sienten con más fuerza o energía, y es variable
en cada persona.
Se tienen que tomar en cuenta dos cosas: ser más eficiente y ser más efectivo(a). Para ser más eficiente es importante determinar
cuándo se es más productivo(a) y qué es lo que hace perder el tiempo, y para identificar lo anterior se sugiere apuntar durante una
semana todo lo que se realiza haces y el tiempo que se empleas en cada actividad.
Durante un día normal todos tenemos picos de productividad, y para cada persona es diferente, por ejemplo, en algunos casos se
pueden identificar tres horarios diferentes: por las mañanas de 11 a 2 son muy productivas, el tiempo vuela y se terminan las
cosas más rápido que en cualquier otro momento del día.
Después hay momentos de productividad normal-buena, y ratos en los que cuesta mucho concentrarse y se pierde el tiempo
con cualquier cosa.
Por ello hay que utilizar el tiempo con inteligencia. Haz el trabajo importante y que requiera más concentración y atención
en los momentos productivos, y dejar el resto de tareas para momentos de menor concentración. Eso hará que la
productividad aumente y que sientas mayor satisfacción al ver que se hacen y acaban las tareas (el truco está en acabar no
en empezar y dejar a medias).
También se tiene que considerar aquellas cosas que conllevan a perder el tiempo, las actividades o tareas que
supuestamente van a llevar cinco minutos y sin darte cuenta se ha perdido media mañana. Eso incluye normalmente redes
sociales (Facebook, Twitter),salir “cinco minutos” a tomar un café, leer un momentito el correo .

¡Averigua cuanto tiempo empleas al día en esas actividades, los resultados te sorprenderán!
Ahora ya conoces cuando las personas son más productivas y qué “ladrones” del tiempose deben eliminar o limitar.
A continuación, se mostrarán otras dos sugerencias para aprovechar mejor el tiempo:
•Agrupa tareas: En vez de leer tu correo cada 15 minutos, proponte hacerlo 3 veces al día. Si tienes que salir varios días
para algo, dedica un solo día a hacerlo todo.
•Programa periodos de tiempo ininterrumpidos (sin teléfono, internet,). Esto funciona muy bien, te recomiendo que lo
pruebes. Si te parece difícil, comienza con periodos cortos de 10-15 minutos y los vas aumentado. Lograrás acabar muchas
más cosas.
 CONCEPTOS Y CARACTIRÍSTICAS DE LAS REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

La reunión es considerada como el procedimiento esencial de trabajo utilizados por los diferentes grupos de trabajo
de las empresas u organizaciones con el fin de posibilitar elintercambio de ideas, pensamientos actitudes o
sentimientos entre sus componentes.

Hay distintas maneras de organizar reuniones grupales para que el tiempo resulte útil y pleno de contenido.

Clasificación de las reuniones:

•Formales. Son aquellas cuya metodología de convocatoria es así misma formal,programada por fondo y forma.

•Informales. Se improvisan en función de las necesidades.

TIPOS DE REUNIONES

INFORMATIVA: Información para entregar a cada uno de los asistentes tareas del día o algún tipo de cambio

Casual: realizada generalmente entre jefes y empleados de forma espontánea

CAPACITACIÓN: Realizada para recibir o dar entramiento específico y con un objetivo determinado.

Solución de problemas: convocada para dar respuesta inmediata a un problema específico.

CREATIVAS: Utilizada para encontrar nuevas, ideas productos y servicios.

EXPLORATORIA: Para examinar o analizar un problema en terminos de las causas que lo generan.