¨RECEPCIONISTA EN LA

ODONTOLOGIA¨
Apellidos y Nombres: Fernández Rivera William Alejandro
Curso: Ergonomía y Administración Estomatológica ¨A¨
Doctor: Renan Fernando Tejada Tejada
 ¨DEFINICION¨
• Un recepcionista es un profesional que atiende a clientes o usuarios de un edificio en una zona particular
conocida como recepción. Su función es recibir a alguien, darle la bienvenida, proporcionarle información y
asistencia, y dirigirlo o darle indicaciones según el motivo de su visita. Un recepcionista puede trabajar en sitios
abierto al publico, como hoteles, oficinas, consultorios, clínicas, etc. Por lo general, posee conocimientos sobre
alguna de las ciencias secretariales.
• Como recepcionista, es el primer punto de contacto para los pacientes cuando llegan a la clínica dental. Eres la
sonrisa amable y acogedora que los saluda y los hace sentir cómodos desde el momento en que cruzan la
puerta. El papel es crucial para asegurar que la experiencia del paciente sea positiva y que se sientan
bienvenidos y atendidos.
• Una recepcionista en la odontología maneja las líneas telefónicas de la oficina, transfiriendo llamadas,
tomando mensajes y respondiendo preguntas generales sobre la práctica. Ella puede solucionar las preguntas
comunes de los pacientes con respecto a las dudas de cada paciente con sus respectivos tratamientos, como
alambres sueltos o punzantes o soluciones para la irritación de la boca.
 ¨FUNCIONES DEL RECEPCIONISTA¨
• Atención telefónica y personal: El personal de recepción es
el encargado de recibir las llamas y de atender en primera
instancia a los pacientes que se puedan presentar
directamente en la Clínica. Deben de atender sus peticiones
iniciales y gestionar sus dudas de la manera más eficaz
posible.
• Gestión de agenda: Deben de gestionar las citas de la clínica,
organizando bien los tiempos para que todos los pacientes
reciban el tratamiento adecuado de la manera más
personalizada posible, a la vez que no tienen que esperar
demasiado en la sala de espera.
• Atención personalizada al paciente: Una de las labores
fundamentales de la recepción es ser capaces de realizar una
atención al cliente global, que pase por la amabilidad en todo
tipo de trato y por la eficacia en la resolución de las
demandas planteadas. De nada sirve una recepción muy
amable y poco eficaz, ni muy eficaz pero poco amable.
• Presupuestos: Como una de las labores secundarias del
personal de recepción estaría la elaboración de presupuestos
en función de una serie de parámetros dados previamente
por el propio profesional. De esta manera, el dentista puede
delegar y esta labor más administrativa queda fuera de la sala
de consulta propiamente dicha.
• Gestión de las fichas de los pacientes: También es
importante la labor de la recepción en materia del control y
gestión de los datos de cada cliente, para conseguir así
ofrecerles siempre la mejor atención personalizada en cada
momento.
 ¨Habilidades de un Recepcionista¨
• Excelentes habilidades de comunicación: Como • Organización y habilidades multitarea: Ser un
recepcionista, estarás en contacto directo con los pacientes y recepcionista de clínica dental requiere manejar múltiples
el equipo dental. Debes ser capaz de comunicarte de manera tareas a la vez, como programar citas, gestionar registros de
clara, concisa y amigable, tanto en persona como por pacientes y atender llamadas telefónicas. Ser organizado y
teléfono. poder priorizar tus tareas es esencial para llevar a cabo tus
responsabilidades de manera efectiva.
• Empatía y comprensión: Los pacientes pueden llegar a la
clínica dental con diferentes niveles de ansiedad o • Conocimientos básicos de odontología: Aunque no se
preocupación. Mostrar empatía y comprensión hacia sus espera que seas un profesional dental, tener un conocimiento
necesidades te ayudará a crear un ambiente acogedor y básico de los términos y procedimientos dentales te ayudará
confortable. a comunicarte mejor con los pacientes y comprender sus
necesidades.
• Amabilidad y profesionalidad: La amabilidad y la actitud
profesional son clave para crear una impresión duradera en
los pacientes. Ser cortés, respetuoso y amable contribuirá a
una experiencia positiva para todos.
 ¨¿Cómo hacer una primera impresión impactante?¨
 Una sonrisa cálida y amigable: Recuerda que eres la primera
persona que los pacientes ven al ingresar a la clínica. Salúdalos con
una sonrisa cálida y amigable para ayudar a aliviar cualquier
ansiedad o nerviosismo que puedan tener. Una sonrisa genuina
puede marcar la diferencia en la experiencia del paciente.
 Escucha activa y atención personalizada: Muestra interés genuino
en cada paciente y bríndales una atención personalizada. Escucha
atentamente sus necesidades y preguntas, y asegúrate de responder
de manera completa y clara. Esto les hará sentir que son valorados y
que están en buenas manos.
 Ambiente acogedor y confortable: Crea un ambiente acogedor y
confortable en la sala de espera para que los pacientes se sientan
relajados mientras esperan. Asegúrate de que haya revistas
actualizadas, música suave y una decoración agradable. Pequeños
detalles pueden marcar la diferencia en la experiencia del paciente.
 Ofrece información clara y comprensible: Cuando los pacientes
realicen preguntas sobre los procedimientos dentales o los costos,
asegúrate de proporcionarles información clara y comprensible.
Evita el uso de jerga técnica y utiliza un lenguaje sencillo para que
puedan entender completamente sus opciones y tomar decisiones
informadas.
 Seguimiento y atención post-consulta: Después de que los
pacientes hayan completado su consulta o tratamiento dental,
realiza un seguimiento para asegurarte de que estén satisfechos con
su experiencia y responder a cualquier pregunta adicional que
puedan tener. Este nivel de atención post-consulta muestra un
compromiso genuino con su bienestar y fortalece la confianza en la
clínica dental.
 ¨¿Cómo debe ser la recepción del paciente en una clínica dental?¨
 Primera toma de contacto: El primer paso para establecer una correcta
recepción en tu clínica dental es que el personal administrativo sea
amable y empático, dos cualidades necesarias para conectar con el futuro
cliente y convencerlo de que eres exactamente lo que necesita. Ofrécele
todas las soluciones posibles a su problema y transmite que lo que
requiere puede encontrarlo en tu negocio con los mejores profesionales y
a condiciones que no encontrará en cualquier otro local. El mensaje del
personal debe reflejar los valores de la empresa desde el principio.
 Recogida de datos y ficha de paciente: Este paso debe hacerse con
delicadeza, sin parecer demasiado intrusivo y siempre después de que el
usuario haya mostrado interés en alguno de los servicios de la clínica. Es
entonces cuando es necesario crear una ficha con todos sus datos
sanitarios para demostrar que consideramos su caso al mínimo detalle.
Además, si conseguimos que el mismo acepte el permiso para utilizar esa
información (por ejemplo, el correo electrónico), podremos realizar un
seguimiento estratégico más tarde en caso de que cancele el compromiso
con el negocio.
 Zonas de espera y acomodación: ¿Qué pasa si en ese momento la
recepción de tu clínica dental está abarrotada, o el personal está ocupado
con otros posibles clientes? En estos casos, será necesario contar con un
área específica para que esperen mientras pueden atenderlos; un espacio
con la acomodación necesaria y ocio (televisión o revistas). Los clientes
valoran este factor de forma ampliamente positiva, siempre y cuando esta
sala esté correctamente ambientada.
 Digitalización de procesos: La forma más óptima de conseguir que
la información de los pacientes esté estructurada y las funciones del
protocolo de recepción de tu clínica dental se mantengan controladas es
contar con un sistema de administración digitalizado. En este sentido, en
ese sentido contar con un Software especializado en clínicas dentales con
un amplio espectro de funciones, como planificación de citas,
organización de facturas, diagnósticos, tratamientos y recetas
electrónicas. De esta manera, si un paciente acude para pedir cita para
una consulta, podrás solucionarlo rápidamente.
 ¨Diseño para la recepción de una Clínica
Dental¨
• Mantener tonalidades claras para transmitir sensación de limpieza y profesionalidad.
• Por el mismo motivo, utilizar colores blancos, crudos y madera.
• Utilizar elementos naturales para crear una experiencia acogedora y relajada.
• Iluminar los espacios con luz natural en la medida de lo posible.
• Dejar clara la profesionalidad del negocio; por ejemplo, mostrando los diplomas y certificados del
personal sanitario o con carteles educativos sobre la salud bucodental.
• Instalar mobiliario moderno y equipos innovadores para dar la sensación de que nos encontramos
en un entorno actualizado con las últimas tecnologías en el sector.
• Combinar todos los espacios de manera equilibrada pero mantenerlos separados para una mayor
privacidad de los pacientes.
 ¨¿Qué es un protocolo de recepción en clínicas dentales?¨

 La recepción en las clínicas dentales es la encargada de crear la primera impresión que el paciente tiene
sobre la clínica. De hecho, esta impresión puede llegar a determinar si el paciente decide o no volver a
visitarte, y sobre todo si será la clínica dental donde se realizará el tratamiento de salud que está
buscando.
 El protocolo de recepción es la forma de proceder en la que los recepcionistas se encargarán de que
todos los pacientes se reciban de la misma manera y según los estándares determinados por la clínica
previamente. Es decir, se trata de que crees un modelo de comunicación y trato ideal que se repetirá con
cada paciente por considerarse el perfecto para que tenga una buena imagen de la clínica en cuestión.
 En este protocolo debes tener en cuenta varios aspectos como pueden ser el trato con naturalidad y
simpatía, siendo cordiales, pero sin exceder en la confianza. Se trata de que el trato sea cercano (tratando
al paciente por su nombre), pero sin cruzar la línea de paciente-recepcionista.
 Además, es posible que en el desarrollo de este protocolo decidas realizar algún tipo de reforma sobre la
recepción. Las primeras impresiones están muy marcadas también por la estética y la tranquilidad que
ofrece la recepción de la clínica dental. Por ello, esta deberá ser diáfana, luminosa, pulcra y dar señal de
calidad. Si esto no es así, te recomendamos que inviertas en mejorar la imagen de la recepción.
 ¨¿Para qué sirve el protocolo de recepción en
las clínicas?¨
• Como te decíamos, de la experiencia del paciente dependerá en gran parte
que repita con nuestros servicios o bien que los recomiende a otras personas.
Por eso, esmerarse en todos los detalles es fundamental.
• Además, no hay que pasar por alto el «miedo» que muchas personas tienen a
las clínicas dentales. Un buen protocolo de recepción puede ayudarles a
relajarse y a darte su confianza para los tratamientos que necesite. Por tanto,
una recepción en la que tanto imagen como trato hayan sido cuidados con
esmero puede ser clave para el éxito de la clínica.
 ¨Ideas para un buen modelo de Recepcion Dental¨

1.El tamaño de la empresa en cuanto a empleados totales que trabajan en ella,

empleados fijos que ocuparán el espacio de la recepción y clientes que puedan
permanecer allí a la vez.
2.Dimensiones generales del lugar, proporción de la recepción con respecto al resto de
espacios, dependiendo también de la filosofía de la clínica dental.
3.Si la recepción de la clínica dental tiene funcionalidades añadidas, como hacer de
administración, sala de espera, …
4.El tiempo de espera de los clientes para ser atendidos. Si éste es largo, habrá que pensar
en zonas con asientos cómodos y en la posibilidad que se acumulen demasiadas
personas si el espacio es pequeño. Mientras no son atendidos, los pacientes o futuros
pacientes han de poder esperar de forma cómoda y se van a fijar en todos los detalles de
la estancia, esto también incluye, paredes, techos, sonidos, …
5.Muebles indispensables, como los mencionados asientos para esperar o el mostrador
con las sillas para los trabajadores. Todo el mobiliario debe reflejar la mejor imagen y
manera de ser de la clínica dental.
6.Añadir elementos decorativos y de entretenimiento, como plantas, expositores o
revisteros, ayudarán a vestir la estancia y darle un plus de comodidad.
7.Añade tu sello diferenciador. Puede ser un color diferente, una estantería original, unos
suelos sorprendentes, luces en el mostrador, …
8.Cuida el mobiliario, especialmente si vas a salir en redes sociales o en alguna noticia.
Hoy en día los clientes pueden colgar en internet cualquier comentario sobre tu clínica,
procura no darles motivos con unas instalaciones anticuadas o descuidadas.
 ¨Conclusión¨

• El rol del recepcionista de clínica dental es fundamental en el campo de

la atención dental. Como la primera persona que los pacientes
encuentran al ingresar a la clínica, eres responsable de crear una
experiencia acogedora y positiva. Mediante una comunicación clara,
empatía y atención personalizada, puedes marcar la diferencia en la
vida de los pacientes y contribuir al éxito general de la clínica dental. Si
estás buscando una carrera gratificante en el campo dental, considera
convertirte en un recepcionista de clínica dental y prepárate para dar la
bienvenida a los pacientes con una sonrisa radiante.