MANUAL DE

CORRESPONDENCIA Y
VENTANILLA UNICA
Gestion administrativa
Ficha: 2849198
Valeria Osorio Aristizabal
Viviana Jimenez Garcia
Daniela Mendoza Garcia
Anyinson Alexis Vera Correo
Karen Julieth Cruz Arcila
 Contenido
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. MARCO LEGAL
4. RADICACIÓN
Requerimientos minimos del cuerpo del documento
Tipologia de los documentos
Otros requerimientos
Radicado
Planilla de control
5. MEDIOS DE RECEPCION DE CORRESPONDENCIA
Medio fisico
Medio electronico
6. CORRESPONDENCIA
Envío Y entrega de comunicaciones
Manejo de comunicación official
7. APLICATIVO
8. VOCABULARIO
 INTRODUCCIÓN
Este manual esta diseñado con el fin de brindar información acerca de la gestión de la información
en sus procesos de recibo radicación, registro, distribución y despacho de comunicaciones oficiales
según lo regulado en base al Acuerdo 060 del 2001.

Con el fin de asegurar la organización y control de la institución se instruirá frente a la aplicación de

la norma.
 OBJETIVOS
Explicar de una manera clara y concisa la forma en la que se debe entregar un documento oficial en
la entidad, dando a conocer el procedimiento donde se establecen las pautas para un correcto manejo
de las comunicaciones oficiales y/o correspondencia.
 MARCO LEGAL
Acuerdo 060 del 2001 por el cual se establecen las pautas para la administración de
las Comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen
funciones publicas.
Radicación
La radiación se refiere al proceso de recibir, registrar y
distribuir documentos, correspondencia o trámites dentro
de una organización. Este sirve para mantener el control
y seguimiento adecuado de la información que entra y
sale de la empresa, esta comunicación se le asigna un
numero consecutivo para lo que se recibe o se despacha de la
entidad y permita oficializar los tramites y hacerle seguimiento
y control.

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Requerimientos
minimos del cuerpo
del documento

Cuando se recibe un documento

oficial en nuestra empresa se deben
tener en cuenta los siguientes
parámetros:
• Fecha
• Nombre y firma del usuario
• Número de identificación o nit
• Correo electrónico
• Dirección física
• Número de teléfono o celular
Derechos de petición
Recursos de reposición. Tipologia
Solicitudes de información o
aclaración. •Corresponde a la clasificación e identificación del
tipo de documento que se esta radicando con el fin
Facturas de priorizar la entrada de las comunicaciones.
Dentro de esta calificación se encuentran las
Reclamaciones. siguientes tipologias
Informes.
Cuentas de cobro.
Solicitudes judiciales.
Procesos especializados
Notificaciones
 Otros
requerimientos
El número de folios y número
de anexos suele incluirse en
documentos de radicaciones
como solicitudes,
reclamaciones, informes,
propuestas, contratos, entre
otros. Estos datos son
importantes para identificar la
extensión del documento y la
cantidad de documentación
adicional que se adjunta a él.
Radicado

Cuando el documento cumple con los

requisitos para ser recepcionado se
procede a ser registrad o al sistema de
Gestión documental donde arroja un
número de radicado, el cual está
compuesto por dos tipos de caracteres,
letras iniciales (indicador de la oficina que
radica) y números (indica el consecutivo
interno de la oficina)
Medios de recepción de correspondencia