1.

Manejo, archivo y custodia

de las cédulas de auditoria
Normas de auditoría, para atestiguar,
revisión y otros servicios relacionados.
Normas de Control de Calidad
 Papeles de trabajo

• Constituyen la documentación preparada por el auditor, así como la que le fue

suministrada por su cliente o terceras personas, y proporcionan la evidencia
necesaria que respalda la opinión del auditor, la cual puede estar representada
físicamente por papeles y/o información en medios magnéticos.
 Confidencialidad de los papeles de trabajo

• Los requisitos éticos relevantes establecen la obligación de que el personal

de la firma conserve, en todo momento, la confidencialidad de la
información contenida en los papeles de trabajo, a menos de que el cliente
haya dado autorización específica para revelarla, o existe alguna obligación
legal o profesional de hacerlo. Las leyes o reglamentos específicos pueden
imponer obligaciones adicionales al personal de la firma para mantener la
confidencialidad de la información del cliente, particularmente cuando se
trata de datos de naturaleza privada.
 Manejo, archivo y custodia de las cédulas
de auditoria
• Independientemente que la documentación del trabajo se
realice en papel, en forma electrónica o en otros medios la
integridad, accesibilidad o recuperabilidad de la información
puede comprometerse, si existe la oportunidad de alterarla,
añadirle o borrarla sin conocimiento de la firma, o bien, si
pueden perderse o dañarse en forma permanente.
Controles para el adecuado manejo, archivo
y custodia de las cédulas de auditoria
• Cuándo y por quién se creó, cambió o revisó la documentación de trabajo.
• Proteger la integridad de la información en todas las etapas del trabajo,
especialmente cuando se comparte dentro del equipo de trabajo o se
transmite a terceros electrónicamente.
• Evitar cambios no autorizados a la documentación de trabajo.
Controles para el adecuado manejo, archivo
y custodia de las cédulas de auditoria
• Uso de una contraseña entre los miembros del equipo de trabajo, para limitar
el acceso a la información electrónica, solo a usuarios autorizados.
• Establecer rutinas de respaldo apropiadas para la información electrónica del
trabajo en diferentes etapas durante el desarrollo del mismo.
• Procedimientos para distribuir adecuadamente a los miembros
del equipo, la información contenida en los papeles de
trabajo; al inicio, durante y al cierre final de la auditoría.
Escaneo de papeles de trabajo originales impresos

Por razones prácticas los papeles de trabajo originales impresos, pueden

escanearse de manera electrónica, para incluirlos en los papeles de trabajo
electrónicos. Para realizar esta tarea los equipos de trabajo deberán:
✓ Generar copias escaneadas que reflejen todo el contenido de la
documentación original en papel impreso, incluyendo las firmas autógrafas,
referencias cruzadas y anotaciones.
✓ Integrar las copias escaneadas a los papeles de trabajo electrónicos,
incluyendo índice y firma de las copias escaneadas, según sea necesario.
Retención de documentación de trabajo
Las necesidades de la firma para la retención de los papeles de trabajo
y el periodo de retención, variarán de acuerdo con la naturaleza del
trabajo y las circunstancias de la firma; por ejemplo: para conocer los
asuntos de importancia para trabajos futuros continuos. El periodo de
retención puede depender también de alguna ley o regulación
aplicables a cierto tipo de trabajos, que pudieran establecer periodos
específicos de retención; generalmente no menor a cinco años desde la
fecha en que el informe se emitió.
Retención de documentación de trabajo
Pudiera existir también un requerimiento legal o regulatorio, u otras
razones que requieran que la firma retenga en papel la información
original que haya sido escaneada.
La firma deberá facilitar la recuperación y acceso a los papeles de
trabajo, durante el periodo de retención; en particular los electrónicos,
ya que la tecnología puede actualizarse o mejorarse después de un
tiempo.
Retención de documentación de trabajo
Se deberá proporcionar cuando sea necesario, un registro de los
cambios hechos a la información contenida en los papeles de trabajo,
después de que se han terminado y cerrado los mismos.
Asimismo, facilitar al personal externo autorizado, el acceso a los
papeles de trabajo para fines de control de calidad u otros.
 Propiedad de los papeles de trabajo
A menos que alguna ley o regulación especifique algo en contrario, la
información contenida en los papeles de trabajo y los propios papeles
de trabajo son propiedad de la firma. Por lo cual, la firma puede, a su
discreción poner a disposición de los clientes parte o extracto de la
información contenida en los papeles de trabajo, siempre que esta
revelación no sea en menoscabo de la validez del trabajo desempeñado
o de la independencia de la firma o de su personal.
 OBJETIVOS
➢ Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades
realizados por el auditor.
➢ Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
➢ Proporcionar la base para la rendición de informes.
➢ Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
➢ Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se
efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría y demás normatividad aplicable.
➢ Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas
revisiones.
 NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS
Los papeles de trabajo deberán:
• Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá
relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.
• Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes
que sean necesarios.
• Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
• Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo
realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se
presenten en el informe de auditoría.
 NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS
• Ser supervisados e incluir constancia de ello.
• Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no
requieran explicaciones adicionales.
• Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria
para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
• Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos,
notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia
y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).
 CLASIFICACIÓN
Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran
los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación,
normatividad jurídica y contable e información financiera, actas; etc. Esta información,
debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en varias
auditorías.
La integración del archivo permanente se iniciará en la etapa de planeación de la
auditoría, cuando se obtenga información general sobre el ente por auditar
(organización, funciones, marco legal, sistemas de información y control, etc.)
 CLASIFICACIÓN
Papeles de Trabajo del Período
Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso
de la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de
auditoría; del estudio y evaluación del control interno; del análisis de saldos,
movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la
naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría; de la supervisión
realizada; de la persona que aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el
trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del informe de auditoría en que se incluyan
las recomendaciones formuladas.
 CÉDULAS DE AUDITORÍA
Cédulas sumarias o de resumen
En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.
Cédula Analítica
Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación
o movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detallan la información
obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.
 CÉDULAS DE AUDITORÍA
Cédulas Subanalíticas
Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en
valores, la cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las
cuentas de inversión.
Cédula de Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisión, se
resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente identificados con el número de cédula
correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisión.
 CÉDULAS DE AUDITORÍA
Cédula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se
presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditoría, los procedimientos de
auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las
posibles acciones por emprender.
Cédula de seguimiento de recomendaciones
Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, será
necesario dejar constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de comentarios y
después en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de Observaciones).
 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE
AUDITORÍA
Encabezado. Es la parte superior de la cédula y debe contener los siguientes datos:
a) Clave o índice de la cédula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lógica los papeles
de trabajo.
b) Tipo de cédula.
c) Procedimiento o técnica de auditoría aplicada, junto con una descripción de su contenido y
del alcance de la prueba.
d) Iníciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula, y sus firmas o rúbricas, a
fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.
e) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que
durante la auditoría se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cédula.
 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE
AUDITORÍA
Cuerpo. Es la parte donde se asienta la información obtenida por el auditor y los resultados de la revisión. Regularmente, se
incluirá los siguiente:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.
b) Referencias.
c) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
d) Vaciado de declaraciones
e) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el ente
auditado.
f) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinación del monto de los hechos e irregularidades
detectados.
g) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a otras cédulas relacionadas o
complementarias.
 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE
AUDITORÍA
Pie o calce. Es la parte inferior de la cédula; en ella se asienta principalmente lo
siguiente:
a) Notas para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la
cédula, para aclarar o ampliar información o para señalar situaciones especiales.
b) Marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial
para ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula.
d) Normalmente se anotará la preposición DE en color rojo, y enseguida la fuente de
información (auxiliares, pólizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)
 REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS
DE AUDITORÍA
1. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados.
2. Efectuar un diseño previo a su elaboración.
3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a
revisión.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.
5. Anotar los datos en forma de columna.
6. Tener cuidado de asentar en la cédula los datos necesarios y suficientes.
7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula.
 REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS
DE AUDITORÍA
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto
con los contenidos en la misma cédula como con los asentados en otras.
9. Para efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se tacharán, y los
correctos se escribirán en la parte inmediata superior.
10. Una vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni pasarse en limpio; por
eso siempre es necesario trabajar con limpieza y precisión.
11. Respetar el orden en que aparezca la información en los documentos fuente.
12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las
pruebas.
 Índices de Auditoria

Los índices son las claves que permiten localizar el lugar exacto de una
cédula con el o los legajos de los papeles de trabajo, ya sea permanentes o
actuales y que se anotan con lápiz rojo en su parte superior derecha.
Es muy conveniente hacer un catálogo de índices de cedulas con el fin de
que al terminar el trabajo de auditoría se pueda integrar en forma lógica
el legajo de los papeles de trabajo y hacer cruces de cedulas en una forma
precisa.
 Índices de Auditoria
Estas claves se utilizan para llevar un orden lógico en los papeles de trabajo,
esto es muy importante ya que si es necesario recurrir a la fuente de sus de sus
informes solo se tiene que consultar su catálogo de índices para saber en qué
parte se encuentran las cedulas que se buscan.
 Clases de Índices
Alfabéticos. Consiste en atribuir a las cedulas letras mayúsculas o minúsculas,
sencillas o dobles.
Numéricos. Se caracterizan por tener números.
Alfanuméricos. Se basa en asignarle a los papeles de trabajo letras y números,
también se llama índice mixto.
 Clases de Índices
Los índices deben ser anotados con lápiz rojo en la parte superior derecha de
los papeles de trabajo. Si existen dos o más páginas que pertenezcan a un
mismo análisis pueden asignarse números a cada página, por ejemplo:
1, 2, 3… 1/3, 2/3, 3/3… 1.1, 1.2, 1.3…
La numeración de las paginas permiten controlar las cedulas analíticas.
El índice más común en la práctica de la auditoría es el alfanumérico:
Clases de Índices
Clases de Índices
 Ventajas en la Utilización de los Índices
✓ Simplifica la localización, dentro de los papeles de trabajo de una cuenta o
rubro, área u operación sujeta a revisión de la auditoría.
✓ Simplifica la localización de evidencias que soportan el dictamen o informe
de auditoría.
✓ Simplifica la revisión del avance de la auditoría, ya que constituyen un
instrumento de localización altamente eficaz.
✓ Evitan duplicidad de trabajo, ya que al asignar un lugar y clave específica para
cada cedula se elimina el riesgo de que se elabore nuevamente.
 Ventajas en la Utilización de los Índices

✓Facilitan la revisión del avance de auditoría, ya que constituyen un

medio de ordenación de los papeles de trabajo.
✓Facilita la secuencia entre auditorías, ya que por lo general trabajos
similares se localizaran con el mismo índice.
✓Facilita la elaboración del dictamen o informe, puesto que el
auditor localiza fácilmente los datos solicitados.
 Marcas de Auditoria
Son símbolos utilizados en la auditoría, los cuales se anotan junto a la
información obtenida y a los documentos revisados con el fin de dejar
constancia del trabajo realizado.
Pueden emplearse símbolos geométricos, letras, números y cualquiera de estos
rodeado por un círculo, subrayado o pintado en diferentes colores.
Al pie de cada cédula en que se haya utilizado marcas, se debe especificar su
contenido, de manera que no exista dificultad para interpretarlas. También se
puede utilizar una lista de marcas con el significado de cada una de ellas, la cual
se debe anexar al comienzo del legajo de los papeles de trabajo.
 Marcas de Auditoria
En la práctica existen algunos trabajos repetitivos más o menos constantes que
pueden ser señalados con una marca que signifique siempre lo mismo, aunque se
use en distintos papeles de trabajo, siendo esto una marca estándar. Algunos
trabajos repetitivos son:
✓Cálculos aritméticos (sumas, multiplicaciones, etc.) verificados y encontrados
correctos.
✓Cifra cotejada contra el auxiliar y encontrada correcta.
✓Verificación física realizada con resultados satisfactorios.
✓Documento original verificado y encontrado correcto (que cumple con
requisitos fiscales).
 Marcas de Auditoria
Las marcas de auditoría a utilizar dependen del criterio del auditor, la forma de
las marcas debe ser lo más sencilla posible, pero a la vez distintiva, de manera
que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo, por
lo que se deberá dejar constancia en los papeles de trabajo del significado de las
marcas que se utilizaran.
Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul de manera
que a través del color se logre identificación inmediata de las partidas que se
anoten.
Marcas de Auditoria
 Ventajas en la utilización de Marcas
➢Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar en una sola ocasión el
trabajo realizado en varias partidas.
➢Facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo
realizado.
 Cruces de Cedulas

Se realizan entre una y varias cedulas con objeto de relacionar datos

correlativos contenidos en ellas, anotando el índice que aparece en
dichas cedulas a un lado de los datos que se van a cruzar.
Es práctica común efectuar los cruces con lápiz rojo asentando el
índice de cruce o referencia al lado izquierdo o derecho
(indistintamente) de la cifra o concepto que se está transportando de
una cedula a otra.
 Cruces de Cedulas

Se debe tener cuidado de cruzar únicamente las cifras que

contengan información importante y estén debidamente
relacionadas en una y otra cedula, debe evitarse el uso excesivo de
las referencias cruzadas en los papeles de trabajo.
Al utilizar el cruce de las cedulas se facilita el trabajo de supervisión
y se asegura que coincidan las cifras sujetas a examen con las
realmente examinadas.
 Requisitos de los Cruces
▪ Es práctica común efectuar los cruces con lápiz color rojo para facilitar su
localización e identificación.
▪ La referencia a la izquierda de una cantidad o concepto, indicara que la
fuente de datos de la misma viene de la cedula citada.
▪ Si la clave de una cedula está a la derecha de una cantidad o concepto, indica
que es esa la cedula fuente de la cifra y que la misma va a la otra.
▪ La finalidad que persigue con las referencias cruzadas, es la de lograr el
mayor número posible de confirmaciones.
Ejemplos de Cedulas
Ejemplos de Cedulas
Ejemplos de Cedulas
Ejemplos de Cedulas
Por su atención,
!!Gracias!!