Control Interno

CONCEPTOS DE
ORGANIZACION Y METODOS
EQUIPOS O SERVICIOS DESTINADOS A:

INVESTIGAR
 ESTUDIAR
 ASESORAR
 ACONSEJAR

SOBRE ORGANIZACION Y RACIONALIZACION

DEL TRABAJO EN CUALQUIER ORGANISMO O
EMPRESA.
J.Jiménez A.
 OTROS CONCEPTOS DE O& M

 ESPECIALIDAD BASADA EN EL AUMENTO DE LA

EFICACIA Y LA RENTABILIDAD DE LOS PROCESOS
BUROCRATICOS, ASI COMO EL CONTROL DENTRO DE
LA EMPRESA.

R.G. Anderson.
 FACTORES QUE MOTIVAN LA NECESIDAD
DE LOS SERVICIOS DE O& M

 RAPIDO CRECIMIENTO ECONOMICO.

 AVANCE ACELERADO DE LA TECNOLOGIA.
 MODIFICACION DE LOS SISTEMAS DE
PRODUCCION.
 APARICION DE MAQUINAS Y EQUIPOS MAS
MODERNOS.
 PROCEDIMIENTOS OBSOLETOS.
 CRECIMIENTO DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL.
 DISPONIBILIDAD DE TIEMPO REDUCIDO DE
DIRECTIVOS Y AUTORIDADES.
 FACTORES QUE MOTIVAN LA NECESIDAD
DE LOS SERVICIOS DE O& M
NECESIDAD DE ACTUALIZAR PERMANENTEMENTE :

 PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO.
 MANUALES DE ORGANIZACION.
 MANUALES DE FUNCIONES.
 MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.
 PLANIFICACION DE ACTIVIDADES.
 CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION Y
FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.
 FUNCIONES GENERALES DE
ORGANIZACION & METODOS
A. REFERIDAS A ORGANIZACION

 Elaborar Informes de diagnóstico.

 Estudiar y analizar permanentemente la
estructura organizacional y de
procedimientos de la Entidad.
 Estructuración y distribución de actividades.
 Elaborar y mantener actualizados los
Manuales.
 FUNCIONES GENERALES DE
ORGANIZACION & METODOS
A. REFERIDAS A ORGANIZACION
 Formular Proyectos de reglamentos.
 Difundir las técnicas de organización.
 Realizar implantación, seguimiento y
actualización de los nuevos sistemas.
 Factores físicos, layout.
 Realizar estudios de tiempos y movimientos.
 Evaluación cualitativa y cuantitativa de
Recursos humanos.
 Otros.
 FUNCIONES GENERALES DE
ORGANIZACION & METODOS
B. REFERIDAS A METODOS
 DIAGNOSTICAR SOBRE METODOS DE OPERACION Y LOS
SISTEMAS DE INFORMACION.
 RACIONALIZAR METODOS Y PROCEDIMIENTOS DE
TRABAJO.
 FORMALIZAR LAS RUTINAS DE TRABAJO.
 UNIFORMAR OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS.
 AGILIZAR EL FLUJO DE LA INFORMACION.
 ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS, FORMULARIOS,
DIAGRAMAR PROCEDIMIENTOS, CONTROL PERMANENTE.
 DISENAR SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
MAS EFICIENTES ACONDICIONAMIENTO DE SISTEMAS.
 CONCEPTOS BASICOS DE O & M
FUNCIONES: Reunión lógica y armónica de las
actividades afines
ACTIVIDADES: Las cantidades de trabajo específico que
que debe realizar una unidad o una persona para que
se pueda realizar funciones.
OBLIGACIONES O DEBERES: Son las actividades que
tiene que realizar un individuo debido al puesto que
ocupa en la organización.
RESPONSABILIDADES:Es la obligación de rendir
cuenta de la ejecución de los deberes asignados(tiene
carácter personal y no es delegable)
LA AUTORIDAD Es el derecho de una persona a exigir
de otra que cumpla ciertos deberes
 LAS 8 FASES DE UN PROYECTO
DE ORGANIZACION

 1.- Planeamiento
 2.- Recolección de Datos
 3.- Análisis de los datos
 4.- Formulación del Plan
 5.- Prueba del plan
 6.-Aplicación del Plan
 7.- Presentación del Informe final
 8.- Control Ulterior
 I FASE - PLANEAMIENTO
DEL PROYECTO
Hacia dónde va su Empresa?...
Por qué? ...
Qué intenta hacer?...
Cómo lo hará? ...
Cuándo lo hará? ...
A quién le interesa?
EL ORGANIZADOR DEBE PLANEAR TODO
EL TRABAJO QUE TIENE EN VISTA
 OPERACIONES DEL
PLANEAMIENTO DEL PROYECTO

A.- DEFINIR EL OBJETIVO

B.- BUSCAR ANTECEDENTES
C.- PREPARAR EL PLAN DE
TRABAJO
 I FASE - PLANEAMIENTO
a) DEFINIR EL OBJETIVO
 Determine para quienes está
destinado EL TRABAJO
 I FASE - PLANEAMIENTO
a) DEFINIR EL OBJETIVO
 Determine el tipo de resultado que
busca
 I FASE - PLANEAMIENTO
a) DEFINIR EL OBJETIVO
 Establezca cuánto tiempo se
necesita para completar el proyecto
Nº FASES DEL PROYECTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
1 PLANEAMIENTO DE TAREA

2 RECOLECCION DE DATOS

3 ANALISIS DE LOS DATOS

4 ELABORACION DE
PROPUESTA

5 PRUEBA DE PROPUESTA

7 PRESENTACION INFORME

8 CONTROL ULTERIOR
 I FASE - PLANEAMIENTO
a) DEFINIR EL OBJETIVO
 determine quiénes tendrán que
ayudarlo
 I FASE - PLANEAMIENTO
b) BUSCAR ANTECEDENTES
 1.- Revise y estudie los
reglamentos, manuales y
documentos existentes
 2.-Revise los informes y
memorándums que se
sabe o se cree que
contienen los puntos de
vista u opiniones de
otros observadores.
 I FASE - PLANEAMIENTO
b) BUSCAR ANTECEDENTES
 3.- Obtenga y analice
datos estadísticos que
permitirán evaluar el
volumen del trabajo a
afrontar
 4.- Discuta el servicio a
estudiar con personas
informadas de los
problemas y su
estructura actual
 I FASE - PANEAMIENTO
c) PREPARAR EL TERRENO
 *- Invite al personal superior a los responsables
del área a participar en el estudio nombrando
sus representantes
 *- Seleccione los departamentos que serán
estudiados y donde se probarán más adelante los
nuevos procedimientos
 *- Cuide que sean Informados los departamentos
elegidos.
 *- Consulte con el personal superior y las
áreas interesadas en el Proyecto
II FASE - RECOLECCION DE DATOS
ALTO !!!!!!... PREGUNTESE
 Cuál es la manera más
adecuada para realizar la
Recolección de Datos?
 Por qué debemos realizar la
Recolección de información?
 Cómo influye el elemento
humano en la recolección de
información?
 Se puede aprovechar la
recolección de datos para
favorecer el mejoramiento de
los procedimientos existentes?
 FASE II - LA RECOLECCION DE DATOS
OPERACIONES PRINCIPALES
 A.- Preparese
 B.- Entreviste a los
empleados
 C.- Examine el trabajo
 D.- Anote los hechos
 E.-Averigüe los hechos
 F.- Haga una descripción
de la situación actual
 II FASE - RECOLECCION DE DATOS
A) PREPARESE
 1.- Orientación  2.- Preparación de las
Preliminar del Analista:
Analista preguntas a formular:
 a) Estudie los datos
existentes sobre los
procedimientos
 a)- Prepare las preguntas
actualmente utilizados a ser contestadas durante
 b) Estudie los organigramas la fase de RECOLECCION
de la parte donde actuará y DE DATOS
sus relaciones con las.
demás partes
 II FASE - RECOLECCION DE DATOS
A) PREPARESE
 3.- ORIENTACIÓN A LOS
JEFES
 *Asegurese que todos los
jefes estén enterados de la
naturaleza y objetivos de su
misión.
 II FASE - RECOLECCION DE DATOS
A) PREPARESE

 4.- ESTABLEZCA CONTACTO INICIAL

CON LOS EMPLEADOS
 * Asegúrese que tiene la puerta
abierta hacia el personal de ejecución
 * Realice charlas informales de
orientación antes de comenzar los
estudios
 II FASE - RECOLECCION DE DATOS
Método para recolectar información
 INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL
Fuentes:(archivo, personas)
Medios:( documentos, leyes, circulares, instructivos,
reportes etc.)
 OBSERVACIÓN: Busca completar,confrontar y
verificar datos obtenidos en la investigación
documental.
 CUESTIONARIO:Busca describir hechos y
opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos.
 ENTREVISTA:Permite descubrir los aspectos
ocultos que forman parte de todo trabajo
administrativo.
 II FASE - RECOLECCION DE DATOS
B) ENTREVISTE A LOS EMPLEADOS
 Solicite e incítelos a dar sus
 * Asegúrese de sugerencias para el
que ellos mejoramiento del servicio
comprenden  * Agradezca cada vez que
cuales son los sea posible
propósitos y  * No critique ni corrija.
objetivos de su
misión En este momento Ud.
 * Destaque la está en la
importancia del Recolección de
papel que ellos datos.
tienen en el éxito
del estudio
 II FASE - RECOLECCION DE DATOS
B) ENTREVISTE A LOS EMPLEADOS
 * Analice cada fase del
proceso en el orden más
oportuno.
 *Obtenga un ejemplar de
cada formulario, llenado
como en un caso real.
 *Haga un número suficiente
de preguntas que le permita
asegurarse de que conoce
todo el proceso.
 RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA

EMPRESA............................................................
FECHA ..../...../......
NOTA: Solicitamos que cada funcionario de la Empresa
proceda al llenado del formulario en forma personal
formulario en forma personal
NOMBRE Y APELLIDO .......................................................................
..............
CARGO O PUESTO:..................................................................
FECHA DE INGRESO A LA FIRMA:........................................
QUIEN ES SU SUPERIOR DIRECTO: (nombre y cargo)....
.......................................................

II FASE -
PERSONAS A QUIEN(ES) SUPERVISA DIRECTAMENTE
NOMBRE Y APELLIDO CARGO NOMBRE Y APELLIDO CARGO

RECOLECCION
DE DATOS TAREAS UD. DESARROLLA NORMALMENTE.
EN EL ORDEN APROXIMADO QUE LAS REALIZA.
N° Tareas diarias y/o Habituales horas diarias
1
2
3
4
5
N° Tareas Ocasionales y/o periodicas horas
s q m
1
2
3
4
N° Tareas ocasionales a Intervalos Irregulares horas
s q m
1
2
3
4
 INDIQUE DE QUIENES UD. RECIBE INFORMES
NECESARIOS PARA REALIZAR SU TAREA Y CON QUÉ PERIOD.
N° NOMBRE CARGO INFORMES
1
2
3
4
II FASE - 5
6

RECOLECCIO INDIQUE QUÉ INFORMES UD. GENERA Y CON QUÉ

PERIODICIDAD LO REALIZA

N DE DATOS 1
INFORME ENVIADO A PERIODICIDAD

2
3
4
5

FIRMA ....................................
 FICHA DE CATASTRO DE FORMULARIOS

NOMBRE DEL FORMULARIO...............................................

CÓDIGO.........................
DEPARTAMENTO DE:.................... FECHA....../......./......

DESCRIBA LA FINALIDAD DEL FORMULARIO

( ) UTILIZACIÓN INTERNA ( ) TOMA DE DECISIONES
( ) UTILIZACIÓN EXTERNA ( ) ACOMPAÑAMIENTO
( ) SIMPLE INFORMACIÓN ( ) CONTROL
( ) ARCHIVO ( ) OTROS
( ) FORMULARIO NUEVO ( ) FORMULARIO EN USO
DESCRIPCIÓN ----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------

II FASE - INFORME CÓMO SERÁ COMPLETADO EL FORMULARIO

( ) MANUSCRITO
( ) MAQUINA DE ESCRIBIR ( )
( ) COMPUTADORA
OTROS.ESPECIFICAR

RECOLECCIO
..........................................................................................

INFORME EL NÚMERO DE COPIAS, COLOR Y DESTINO DE CADA UNA,

A PARTIR DE LA EMISIÓN HASTA EL ARCHIVO O DISTRIBUCIÓN,

N DE DATOS
IDENTIFICANDO TODOS LOS FUNCIONARIOS QUE LOS UTILIZAN.

N° de Copias 1) 3) 5)
y Colores 2) 4) 6)

1)
2)
DESTINO 3)
4)
5)
6)

IDENTIFIQUE DE QUÉ FORMULARIOS SERÁN TRANSCRIPTOS LOS DATOS

PARA EL ACTUAL-------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------

INFORME PARA CUALES DOCUMENTOS SERÁN TRANSCRIPTOS LOS DATOS

DEL FORMULARIO -----------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------

INFORME CUALES FORMULARIOS SERÁN SUSTITUIDOS POR EL FORMULARIO

PREVISTO ACTUALMENTE-------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------

NOTA: Anexe diseño de cada formulario, debidamente preparado

 II FASE - RECOLECCION DE DATOS
C) EXAMINE EL TRABAJO

 NO QUEDE SATISFECHO CON LO QUE SE

DICE
 VEALO UD MISMO!!!
 II FASE - RECOLECCION DE DATOS
D) ANOTE LOS HECHOS
 Anote en formularios
especiales para
análisis toda la
información que Ud.
ha visto personalmente
 o que le fuera
proporcionada,
contestando a sus
preguntas
 MODELO DE CUESTIONARIO
EMPRESA CODIFICACIÓN

II FASE - Relevado por: Relevado por: AUDITORIA AL

RELEVAMIENTO APELLIDO FECHA APELLIDO FECHA

CUESTIONARIO
formulario en forma personal RESPUESTAS
Pregunta- NO SI NA OBSERVACIONES
COMENTARIOS Y
Respuesta ACLARACIONES

codificada más
una narrativa
aclaratoria
 II FASE - RECOLECCION DE
DATOS
E) VERIFIQUE LA EXACTITUD DEL
 Haga revisar y ESTUDIO 
VENTAJAS
firmar los
 El analista se asegura
formularios de
análisis por que los datos a
funcionarios utilizar ulteriormente
que puedan son fidedignos
asegurar su
 Los funcionarios no
exactitud y su
integridad. podrán refutar luego
 Haga las una información que
correcciones tuviera la
que se le oportunidad de
indique aprobar
 II FASE - RECOLECCION DE DATOS
F) HAGA EL RESUMEN DEL ESTUDIO
 Prepare un resumen indicando
volumen de trabajo,
formularios,
archivos,registros,y/o pasos
del procedimiento usado.
 Múestrelo al personal
directivo
 Exprese su agradecimiento
por las atenciones recibidas
durante el estudio.
 III FASE - ANALISIS DE LOS
PROCEDIMIENTOS ACTUALES
 AUNQUE EL ESTUDIO DE
ORGANIZACION S EA UN PROCESO
PERMANENTE, AQUÍ ES DONDE EL
ANALISTA:
 Extrae las ideas de los datos recogidos
 Planea posibles conclusiones para:
 - mejores métodos de trabajo
 - mejores formularios
 PREPARE MENTALMENTE EL PLAN
PARA LAS FASES SIGUIENTES
III FASE - ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ACTUALES
A) PREPARE DIAGRAMAS PREVIOS
 1.- Clasifique los
formularios de análisis de
acuerdo a los
procedimientos.
 2.- En cada procedimiento
clasifíquelos de acuerdo a
su orden de ejecución
 3.- Prepare diagramas
representando los
procedimientos actuales
de la oficina
 III FASE - ANALISIS DE DATOS
ANALICE LOS PASOS DEL PROCEDIMIENTO
*Analice los pasos previos de
este procedimiento

* Si más de un departamento
está involucrado compare los
procedimientos.

* Juzgue la utilidad de los pasos

del actual procedimiento.
III FASE - ANALISIS DE LOS DATOS
PUEDE UD.?
 *ELIMINAR?

 *SIMPLIFICAR?
 * CAMBIAR EL
ORDEN?...
 *COMBINAR?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO
 FLUXOGRAMAS
 DIAGRAMAS DE PROCESOS
 DIAGRAMAS DE GANTT
 ESQUEMAS
 FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE MAQUINAS

Dpto. tecnico Dpto.compra Rectorado Dpto. tecnico Tesorería Contable

DEL PROVEEDOR DEL PROVEEDOR

2
1 Presup. 2
1 1
Pedido 2 P.P. 1 NOTA DE1 Factura
Provisión P.P. REMISION

1
4
2 AL PROVEEDOR
Presup.
Nota 2
2 de
Remisión P.P.
1
P.P. 5
NR
F

CHEQUE O.P.
3
2
O.P.
P.P.

6
A CAJA
1) PEDIDO DE
PRESUPUESTO 5) SE COTEJA
3) SE HACE EL 2) AUTORIZACION ESTOS
PEDIDO POR DE LA COMPRA DOCUMENTOS D M
TELEFONO
Y SE HACE
CHEQUE 6) SE CONTABILIZA
 FLUJOGRAMA
1 INICIO DE PROCESO

REMISIÓN DOCUMENTO

2
1 DIRECCION
FACTURA
CRÉDITO
 FLUJOGRAMA
SIMBOLOS
ARCHIVO DEFINITIVO

OPERACION

ARCHIVO TRANSITORIO
 FLUJOGRAMA
SIMBOLOS
A ARCHIVO ALFABÉTICO

F ARCHIVO POR FECHA

N ARCHIVO NUMÉRICO

ARCHIVO POR FECHA Y NÚMERO

FN
 C
EMPRESA XXX CI
QUALIDADE TOTAL FIAT

FACTURA
DESTRUCCIÓN
CRÉDITO

PREPARACIÓN DE
DOCUMENTO
DA ORIGEN A DOCUMENTO
CONTABLE

F. C.
F Firma documento
 X X X
CI
QUALIDADE TOTAL FIAT

FACTURA
CRÉDITO 2

DIARIO
MAYOR

Verifica y
2
2 verifica
registra y registra
CRÉDITO
 FASE III -ANALISIS DE LOS DATOS
C) ANALICE LOS FORMULARIOS
 1.- Analice los formularios de
cada procedimiento
 2.- Prepare los diagramas de
análisis para los formularios
parecidos o relacionados.
 3.- Diseñe nuevos formularios
o corrija los antiguos cuando
sea necesario.
 4.- Haga una estimación del
ahorro y de la racionalización
de formularios
 USO Y DESTINO DE
FORMULARIOS

CONTENIDO:
 DESCRIPCION DEL FORMULARIO
 EMISOR
 RECEPTOR
 CONTENIDO
 OBJETIVO
 CIRCUITO DE CONTROL

ORIGEN Y DESTINO
 III FASE - ANALISIS DE LOS DATOS
D) DISCUCIÓN!!!
 DISCUTA CON OTRAS PERSONAS
SUS CONCLUSIONES SOBRE
SIMPLIFICACIÓN Y
ESTANDARIZACION TENIENDO EN
CUENTA:
 1.- Donde se encuentra?
 2.- Quién está disponible?
 3.- Qué quiere discutir?
 “TODO HOMBRE

ES UN REFORMADOR ...

HASTA QUE LA REFORMA

PISE SUS CALLOS.”

Ed Howe
 IV FASE - FORMULACION DEL PLAN
PLAN GENERAL DE ORGANIZACIÓN
 Elabore un listado de las actividades necesarias para
cumplir con los objetivos y planes.
 Agrupe tales actividades por su similitud y de acuerdo
al criterio de departamentalización que adopte.
 Asignar las actividades a unidades de trabajo
específico
 Definir los deberes, responsabilidades y autoridad de
cada unidad de trabajo.
 Determine el tipo de relaciones que tendrán entre sí
dichas unidades y éstas con el exterior.
 IV FASE - FORMULACION DEL PLAN
PLAN GENERAL DE ORGANIZACIÓN
 Elabore el gráfico de organización
 Describa los puestos y especifíquelo preferentemente
por unidad de trabajo definido
 Diseñe los espacios físicos que ocupará la organización
en general y cada una de las unidades de trabajo
 diseñe los sistemas y procedimientos administrativos
 Elabore los manuales administrativos :(de
organización, de procedimientos, de políticas)
 IV FASE - FORMULACION DEL PLAN
DESARROLLO DE FORMULARIOS
MODELOS Y PROCEDIMIENTOS
SIMPLIFICADOS
 Presente proposiciones de procedimientos y
de formularios y/o de cambio.
 Realice discusiones ulteriores para obtener
la aceptación.
 Someta a períodos de prueba que aportarán
cambios a sus proyectos.
 Evite presentación artística de sus planes .
 IV FASE: FORMULACION DEL PLAN
a) PREPARAR DIAGRAMAS DE LA SITUACION FUTURA
 1.- En base al análisis de los diagramas de la situación
actual , bosqueje los diagramas de la situación futura
 2.- Evalúe los diagramas de la situación futura y los nuevos
formularios con los directivos y responsables de los
departamentos involucrados.
 3.- El éxito de la prueba final depende del acuerdo con
todas las personas interesadas.
 4.- Bosqueje los diagramas de la situación futura, incluido
las sugerencias, para su utilización en la prueba.
 5.- Destaque el aspecto de los procedimientos de la
situación futura.
 6.- Decidase por una estructura que proporcione óptimos
resultados
 HERRAMIENTAS
ADMINISTRATIVAS
 PRINCIPIOS DE
ORGANIZACION
 TIPOS DE ESTRUCTURA
 DEPARTAMENTALI-
ZACION
 ORGANIGRAMAS
 MANUALES
ADMINISTRATIVOS
 PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
 LA ORGANIZACIÓN EXPRESIÓN DE LOS
OBJETIVOS
 DETERMINAR ESTRUCTURA (formal e informal).
 DIVISION DEL TRABAJO ( vertical y horizontal)
 ASIGNACION DE ACTIVIDADES(definición de cada
puesto, autoridad, responsabilidad y relaciones)
 DEFINICION DE NIVELES JERARQUICOS
(centralización y descentralización)
 UNIDAD DE MANDO( la responsabilidad el superior
en lo que respecta a la actuación de los subordinados, es
absoluta)
 PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
 LIMITE DE SUBORDINADOS (6/7) (capacidad de
control)
 CLARIDAD ESCALA JERARQUICA(lineas claras de
autoridad para cada responsable dentro de la organ,)
 DELEGACION(RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD)
(la autoridad debe tener una responsabilidad
correspondiente)
 CONTINUIDAD EN EL PROCESO DE
ORGANIZACIÓN Y EN LA APLICACIÓN DE
NUEVAS TECNICAS
 DEFINICION DE ASESORIAS
 PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
 DIVISION DEL TRABAJO ( vertical y horizontal)
 No es eficiente ni deseable en todas las situaciones
requiriendo como requisitos básicos:
 1.-Un volumen de trabajo relativamente grande
 2.-Una estabilidad en el volumen del trabajo, asistencia
del trabajador,calidad de la materia prima, diseño de
producto y tecnología de la producción.
 DEFINICION DE NIVELES
JERARQUICOS
 LA DESCENTRALIZACIÓN: Es la dispersión del
poder y la toma de decisiones, a niveles de la
organización sucesivamente más bajos.
 Factores que afectan el grado de centralización y
descentralización:
 Filosofía de la Organización
 Evolución del crecimiento de la Organización
 Dispersión geográfica de la organización
 Disponibilidad de controles efectivos
 Calidad de los administradores en diferentes niveles.
 Diversidad de los productos o servicios ofrecidos.
 MANUAL DE FUNCIONES
COMPOSICION:
 ORGANIGRAMA GENERAL
 ORGANIGRAMA DEPARTAMENTAL
 ESQUEMA LAYOUT
 MISIONES Y FUNCIONES
 RELACIONES JERARQUICAS
 INFORMACIONES QUE SE EMITEN EN UN
PUESTO
 INFORMACIONES QUE SE RECIBEN Y ARCHIVAN
 ESPECIFICACIONES DE LA POSICION: TITULO
PROFESIONAL - APTITUDES
 ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA

Es la REPRESENTACION GRAFICA
DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA.

Existe
Existe varios
varios tipos
tipos de
de ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMAS
 DETERMINAR ESTRUCTURA
DEPARTAMENTALIZACION
PROCESO DE AGRUPACION DE ACTIVIDADES
CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACION:
» POR FUNCION.
» POR PRODUCTO O SERVICIO
» POR PROCESO
» POR CLIENTE
» POR REGION O ZONA GEOGRAFICA
IV FASE - FORMULACION DEL PLAN
PREPARAR FORMULARIOS MODELOS

 1.-En base al relevamiento y análisis

de los formularios, efectúe el
catastro de todos los formularios:
viejos, nuevos o modificados que
serán utilizados.
 2.- Donde estén provistos
formularios nuevos o modificados,
suministre la cantidad necesaria para
las pruebas
 MANUALES ADMINISTRATIVOS
ELABORACION Y USO
TIPOS DE MANUALES
 GENERAL: - De organización,

- De procedimientos,
- De políticas.
 ESPECÍFICO:- De Reclutamiento y Selección
- De Auditoría Interna
- De Políticas del Personal
- De Procedimientos de Tesorería
 OBJETIVO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
A) Presentar una visión conjunta de la organización
B) Precisar las funciones de cada unidad orgánica para
deslindar responsabilidades,evitar duplicaciones y detectar
omisiones.
C)Ayudar a la ejecución correcta de las labores y propiciar la
uniformidad
D)Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del
trabajo.
E) Facilitar el reclutamiento y selección del personal
F)Facilita la orientación del funcionario recién incorporado.
G)Propicia el mejor aprovechamiento de los recursos humanos
y materiales.
 CONTENIDO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
1.- Identificación
2.- Indice
3.- Introducción
3.1 Objetivo del manual
3.2 Ambito de Aplicación
3.3 Autoridad
3.4 Como usar el manual
4.- Directorio
5.- Antecedentes Históricos
6.- Base Legal (Organismo Público)
7.- Organigrama
8.- Estructura funcional
8.1 Objetivo de cada Unidad Orgánica
 OBJETIVOS DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
A) Presentar una visión integral de cómo opera la
organización, facilitando un buen nivel organizacional
B) Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se
compone cada uno de los procedimientos.
C) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada
área de trabajo, sirve de guía para aclarar dudas.
D) Describir gráficamente los flujos de las operaciones
E) Servir como medio de integración, orientación para el
personal recién incorporado y guía para aclarar dudas.
F) Propiciar el mejor aprovechamiento de recursos humanos
y materiales, reduciendo el periodo de adiestramiento,
convirtiendose en valioso instrumento directivo.
G)Reducir los errores operativos al máximo posible y evita
que los cambios sean apresurados.
 CONTENIDO DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
1.- Indice
2.- Introducción
2.1 Objetivo del manual
2.2 Alcance
2.3 Como usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones
3.- Organigrama
4.- Gráficas
4.1 Diagrama de Flujo
5.- Estructura de procedimiento
5.1 Descripción Narrativa de los procedimientos
6.- Formas
6.1 Formas empleadas
6.2 Instructivo de las formas Empleadas
 OBJETIVOS DEL MANUAL DE
POLÍTICAS
A) Presenta una visión de conjunto de la organización
para su adecuada administración.
B) Proporciona un panorama general para realizar
acciones en cada unidad administrativa, sólo los
inespedados requiren la atención de los altos directivos.
C) Proporciona marco de Acción, dentro sel cual puede
operar libremente, lo que agiliza el proceso decisorio.
D) Es instrumento útil para la orientación e información
al personal, y ayudan a asegurar un trato equitativo.
E) Facilita la descentralización, al suministrar
lineamientos claros a los niveles intermedios.
F) Sirve de base para una constante y efectiva revisión
administrativa.
 CONTENIDO DEL MANUAL DE
POLÍTICAS
1.- Indice
2.- Introducción
2.1 Objetivo del manual
2.2 Alcance
2.3 Como usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones
3.- Organigrama
4.- Declaración de Políticas
METODOS DE ARCHIVO
Y REGISTRO
CONTENIDO:
 TIPO DE DOCUMENTACION
 CLASIFICACION
 METODO DE BUSQUEDA
 PERIODO DE ARCHIVO
 RESPONSABLE
 PERSONAL CON ACCESO
 UBICACION FISICA
 V FASE: PRUEBA DEL PLAN
PROBAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS

 LOS PROCEDIMIENTOS Y
FORMULARIOS DESARRROLADOS
EN LAS FASES PRECEDENTES, NO
PUEDEN CONSIDERARSE COMO
PRACTICOS HASTA QUE HAYAN
SIDO MINUCIOSAMENTE
PROBADOS
 V FASE: PRUEBA DEL PLAN
a) HAGA PLANES PRELIMINARES
 1.- Realice los preparativos
finales para la prueba con el
departamento seleccionado.
 2.- Coordine de manera tal a
permitir sea observado por
los directivos y otros
departamentos interesados.
 3.- Haga que participe en la
prueba todos los
departamentos involucrados
 V- FASE: PRUEBA DEL PLAN
b) APLICAR LOS PROCEDIMIENTOS Y
FORMULARIOS PROPUESTOS

 1.- Realice reunión

informativa con los
jefes involucrados
 2.- Confeccione un
calendario de
aplicación de los
nuevos
procedimientos.
 V FASE : PRUEBA DEL PLAN
b) APLICAR LOS PROCEDIMIENTOS Y
FORMULARIOS PROPUESTOS
 3.- Supervise personalmente
la aplicación del nuevo
procedimiento o formulario
 4.- Este dispuesto a aceptar
sugerencias de cambios de
ultimo momento.
 5.- Esté preparado para
cualquier dificultad debido a
fallas del nuevo
procedimiento e identifique
de inmediato las
modificaciones necesarias.
 V FASE : PROBAR LOS NUEVOS
PROCEDIMIENTOS
. OPERACION C: REVISAR LAS PRUEBAS
 1.- Revise constantemente y
en detalle las operaciones
que están siendo probadas.
 2.- Cuando los cambios
propuestos dan resultados
favorables, concerte una
visita para los demás
funcionarios interesados.
 3.- Acompañe a los
visitantes durante la
demostración.
 4.- Estudie sus sugerencias
e incorpórelas cuando sea
posible.
 VI FASE: PROBAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS
OPERACION D: APLICACION DEFINITIVA DE LOS NUEVOS
PROCEDIMIENTOS.

 1.- En colaboración con los

representantes de las oficinas
interesadas, prepare el
calendario de aplicación.
 2.- Provea de antemano
ejemplares del Manual de
Procedimientos a todas las
oficinas interesadas, solicitando
su distribución, con instrucciones
y fechas de aplicación.
 VI FASE: APLICACION DEFINITIVA
DE LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS
 3.- Asegúrese de que se
cumpla el calendario de
aplicación
 4.- En caso de demora, tome
las medidas apropiadas
 5.- En todo lo que sea
posible, asista a los
directivos y a los
departamentos involucrados
para averiguar la aplicación
del nuevo procedimiento.
 VII FASE: PUBLICAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS.
¨”A” PREPARAR MATERIAL PARA LA PUBLICACION.

 1.- Haga el ajuste final de

los diagramas de
procedimientos y de los
formularios.
 2.- Prepare las
aclaraciones si son
necesarias.
 3.- Calcule el número de
ejemplares que necesita
 VII FASE: APLICAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS
“B” OBTENER ACUERDOS FORMALES

 1.- Presente ejemplares de la última

versión del manual de
procedimientos al directorio y a las
oficinas interesadas para su revista
final.
 2.- Haga reuniones de mesa
redonda, si parecen necesarias.
 3.- Obtenga un declaración
escrita del acuerdo.
 4.- Controle su estimación
previa antes de la distribución
del manual de procedimientos.
 VII FASE: PUBLICAR LOS NUEVOS PROCEDIMIENTOS.
“C” PUBLICACION

 1.- Presente el informe

final aprobado a
computación para su
procesamiento.
 2.- Colabore con este
departamento para la
presentación final y la
corrección de las
pruebas.
 VIII FASE: CONTROL ULTERIOR.
VERIFICACION DE LA APLICACION DE PROCEDIMIENTOS

– 1.- En base a visitas o

informes, asegúrese de
la aplicación de los
nuevos procedimientos.
– 2.- Estudie los motivos
de las demoras para
remediarlas.
 VIII FASE: CONTROL ULTERIOR
“B” HACER INSPECCIONES PERIODICAS .

 1.- Visite las oficinas

para averiguar si se
necesita revisiones de
los nuevos
procedimientos.
 2.- Si es necesario,
tome las medidas
apropiadas para hacer
tales revisiones.
 VIII FASE: CONTROL ULTERIOR
“C” REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
 1.- A un año de su distribución o
implementación la información perderá valor
y el 15 al 20% de la información será
inexacta.
 2.- A los 2 años 30 al 35% será inexacto,
además de la pérdida de confianza en el
documento
 3.-Para cortar la obsolescencia, se debe
planear revisiones y actualizaciones que
pueden ser de dos tipos:Irregulares y
Regulares.
 VIII FASE: CONTROL ULTERIOR
“C” REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
 1.- ACTUALIZACIONES IRREGULARES: las que se
realizan conforme sean necesarias (cambio de
procedimiento), por razones de seguridad o por
otra razón justificable.
 2.- ACTUALIZACIONES REGULARES:Es un
programa de actualización periódica, de por lo
menos una vez al año con el fin de mantenerlos
apegados a la realidad.
 2.1.-Cuando sea necesario hacerlo cada unidad
orgánica presentará los proyectos
correspondientes a la unidad responsable para ver
su conformidad con las políticas del Ente, y los
efectos sobre las otras unidades orgánicas.
 VIII FASE: CONTROL ULTERIOR
“D” RECOMENDACIONES PARA LA
ACTUALIZACION
 1.- Los analistas tendrán la responsabilidad de
que haya una buena comunicación de los temas.
 2.- Llevar un registro de todos los cambios hechos
en cada manual y las razones de ello.
 3. Añadir al manual una copia de las páginas que
se ha publicado, con notas que indiquen las
fechas en vigencia.
 4.- Incluir una revisión de los manuales en los
procedimientos de Auditoría Interna.
 5.- Incluir una verificación de manuales como
parte del proceso de evaluación del rendimiento,
para asegurar la actualización por parte del cliente
GRACIAS!