Cuestionario. CAPTULO 3 Metodologa de la Auditoria Administrativa.

1.- Cul es el propsito de llevar a cabo una auditora administrativa con una metodologa? Llevar un orden para un manejo oportuno y objetivo de los resultados. 2.- Cules son las etapas que integran una metodologas de acuerdo Benjamn Franklin? Planeacin, instrumentacin, examen, informe y seguimiento. 3.- Cul es el propsito de la planeacin? Definir las acciones a desarrollar para realizar la A.A. en forma secuencial y ordenada, con el fin de lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. 4.- Diga cuales son las 2 vertientes de estudio para determinar los factores que se auditaran? Menciona algunos ejemplos. Son el proceso administrativo y los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento Proceso administrativo: planeacin, organizacin, direccin y control Elementos especficos: adquisiciones, almacenes e inventarios, asesora externa, asesora interna, coordinacin, distribucin del espacio.

5.- Qu representan las fuentes de informacin y diga algunos ejemplos de ellas? Las instancias internas y externas a las que se pueden recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo. 6.- Cuales son las fuentes de informacin internas y externas? Internas: rganos de gobierno, rganos de control interno, socios, niveles de la organizacin, unidades estratgicas de negocio, rganos colegiados y equipos de trabajo, sistemas de informacin. Externas: rganos normativos, competidores actuales y potenciales, proveedores actuales y potenciales, grupos de inters, organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro. 7.- Para qu se requiere una investigacin preliminar? Para determinar la situacin administrativa de la organizacin, siendo el primer contacto con la realidad. 8.- Qu se tendr que hacer para tener el primer contacto con la realidad? Revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados.

9.- Para realizar en forma adecuada la investigacin preliminar, que criterios hay que tener en cuenta? Determinar las necesidades especificas Identificar los factores que requieren de atencin Definir estrategias de accin Jerarquizar prioridades en funcin del fi que se persigue Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores Especificar el perfil del auditor Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

10.- Una vez que contamos con la informacin preliminar, debemos de preparar la informacin que servir para instrumentar la auditoria, la cual incluye la propuesta tcnica y el programa de trabajo. Qu contienen? PROPUESTA TECNICA: Naturaleza tipos de auditora que pretenden realizar. Alcance areas de aplicacin. Antecedentes recuentos de auditoras y mejoramientos previos. Objetivos logros que se pretenden alcanzar. Estrategia ruta para orientar el curso de accin y asignar recursos. Justificacin demostracin de la necesidad PROGRAMA DE TRABAJO: Identificacin nombre de la auditoria. Responsable auditor a su cargo. rea universo bajo estudio. Clave numero progresivo de las actividades estimadas. Actividades pasos especficos para captar y examinar la informacin. Fases definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase. Formato presentacin y resguardo de avances. 11.- En base a que debe la administracin designar al auditor o al equipo de auditores? Con base en la magnitud o grado de complejidad de la auditoria. 12.- Con que alternativas cuenta la administracin para nombrar al auditor o equipo de auditores? Seleccionar en base a los conocimientos, habilidades. Alternativas: auditores internos, auditores externos o equipos combinados.

13.- Una vez que se tenga definida la responsabilidad en los que realizaran la auditora qu requieren para que cumplan su labor de forma eficaz? Capacitarlos y sensibilizarlos en el proceso de aplicacin e implementacin de la A.A. 14.- El diagnostico preliminar consiste en prepara un marco de referencia, que elementos deber de considerar? Creacin de la organizacin Infraestructura Logros alcanzados Posicin competitiva

15.- Qu se necesita para respaldar el proyecto de auditora? 1. 2. 3. 4. 5. Justificar la necesidad de A.A. Determinar el alcance de la A.A. Atender las prioridades detectadas Establecer criterios para coordinar acciones. Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos. 6. Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidades 7. Desarrollar el plan de trabajo 8. Seleccionar en forma tentativa los indicadores financieros y de gestin. 9. Seleccionar las tcnicas de recopilacin ms viables. 10. Seleccionar los enfoques para analizar y comparar para hacer propuestas de mejora. 11. Identificar los mecanismos de decisin, supervisin y control. 12. Especificar la forma y periodicidad para reportar avances. 16.- Cul es el objetivo de la etapa de instrumentacin? Seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin de informacin ms viables. Se eligen los indicadores, el manejo de papeles y las evidencias. 17.- Con que tcnicas de recoleccin se cuentan y ejemplos de ellas? Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevista Cuestionarios Cedulas Investigacin documental: implica localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que puede aportar elementos de juicio a los auditores. a) Normativa Reglamento interno Tratados y convenios

b) Administrativa Organigramas Plantilla de personal c) Mercado Productos Poblacin d) Ubicacin geogrfica Localizacin Orden especial interno e) Estudios financieros Recursos financieros para inversin Evaluacin financiera f) Situacin econmica Sistema econmico Aspectos sociales g) Comportamiento del consumidor Cultura Familia Observacin directa: Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo para conocer las condiciones laborales y clima organizacional imperante. Acceso a redes de informacin: Permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios proveedores y empleados por medio del acceso a redes entre otras a intranet. Entrevista: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientada mente para obtener informacin. Cuestionarios: estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas, y separadas por captulos o temtica especifica, con el propsito de que muestren la interrelacin y conexiones. Cedulas: estas herramientas se utilizan para captar la informacin de acuerdo con el objeto y el alcance de la auditoria. (Casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido).

o o

18.- En la medicin cuales son las dos expectativas desde las que se puede visualizar? Qu se utiliza en cada una y de breve explicacin de ellas? Forma: se utilizan las escalas de medicin. Fondo: se utilizan los componentes del proceso administrativo, elementos especficos e indicadores. Componentes del proceso administrativo y elementos especficos: debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempeo de una organizacin, tal como su naturaleza, campo de actuacin, tamao, giro industrial y enfoque estratgico. Indicadores: son un elemento estratgico de proceso de evaluacin de la forma en cmo se administra la organizacin.

19.- Con que fin se utilizan las escalas de medicin y su funcin que debe de garantizar? Para evaluar los hechos relacionados con una estrategia de accin y su funcin debe garantizar la confiabilidad y validez. 20.- Cmo recomienda el autor que se asigne valores a cada etapa del proceso administrativo? Se puede asignar un valor a cada etapa del proceso considerndolo como una totalidad (100% o 1000 puntos) y porcentajes o puntajes especficos por componente en funcin del proceso establecido para cada etapa. 21.- Por qu se dice que los indicadores son un elemento estratgico del proceso de evaluacin de la forma de gestin organizacional? Porque al seleccionar los indicadores es fundamental para reducir la subjetividad en la forma de asignar valores. 22.- Qu son los papeles de trabajo y para qu sirven? Son los registros en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones a las que se llega. Sirven para ordenar, agilizar e imprimir coherencia al trabajo. 23.- Los papeles de trabajo deben de elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir? Identificacin de la auditoria. El proyecto de auditora. ndices, cuestionarios, cedulas y resumen del trabajo realizado. Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditoria. Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo. Anotaciones sobre informacin relevante. Lineamientos recibidos por rea o fase de aplicacin. Reporte de posibles irregularidades. 24.- Las evidencias representan la comparacin real de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria? Explique brevemente cada una de ellas. Fsica. Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa. Documental. Se logra por medio del anlisis de documentos. Testimonial. Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones en forma verbal. Analtica. Comprende clculos, comparaciones, razonamientos, desagregacin de la informacin por reas.

24 a.- Qu se requiere para que la evidencia sea til y valida? Suficiente:

 25.1. 2. 3. 4. 5. 6.

Competente. Relevante. Pertinente. Constante. Confiable. comprende la supervisin en sus diferentes fases?

Que

Revisin del programa de trabajo Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores. Aclaracin oportuna de dudas Control del tiempo invertido de acuerdo con el estimado Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplan con su propsito

26.- Para qu se realiza la supervisin del trabajo? Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado 27.- Cul es el propsito de la etapa del examen? Separar los componentes de los factores bajo revisin para conocer su naturaleza, caractersticas, orgenes y comportamiento. Sin perder de vista la relacin, interdependencia e interaccin de las partes entre s y con el todo. 28.- De qu pasos consta el examen? 1. 2. 3. 4. 5. Conocer el hecho que se analiza Describir ese hecho Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar Revisarlo de manera tica para comprender Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio seleccionado mediante comparaciones y bsqueda de analogas o discrepancias 6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento. 7. Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron. 29.- Cules son las seis preguntas que ayudan a realizar el examen? 1) 2) 3) 4) 5) 6) Qu trabajo se hace? Para qu se hace? Cmo se hace? Con que se hace? Cuando se hace? Por qu se hace?

30.- Para qu es recomendable usar cinco veces el por qu? Para mejorar la manera en la que se visualizan las cosas y generar alternativas para su atencin.

31.- Qu comportamientos debern de evitarse? Intolerancia Estrs, conflicto y crisis Trabajo en equipo deficiente Tiempos de entrega prolongados Anarqua Cinismo Impotencia Bloqueo Juego de poder 32.- Cules serian los niveles de anlisis en la implementacin de una auditoria administrativa y que de hecho se le llama multinivel? Primer nivel. La informacin que se obtiene del diagnostico preliminar. Segundo nivel. E anlisis de los resultados obtenidos a travs de los indicadores cualitativos y cuantitativos. Tercer nivel. Modelos tcitos que cobran sentido por medio de la deteccin de las reglas de juego no escritas. Cuarto nivel. Ver la relacin entre causa y efecto y su interpretacin. Quinto nivel. Darle prioridad a lo que la direccin le da importancia por ejemplo: desempeo. 33.- El diagnostico como parte esencial de la auditoria administrativa para qu sirve? Sirve como un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y cualificarse. 34.- Para que el diagnostico administrativo aporte elementos importantes a la auditoria administrativa, que deber de incluir? a) b) c) d) e) f) Contexto Informacin operativa Desempeo Estrategia competitiva Liderazgo Perspectivas

35.- Cul es el propsito de la etapa del informe? Presentar los resultados de auditora, sealando la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan, as como las conclusiones y las recomendaciones que de ellos se desprendan.

36.- Qu atributos deber de reunir el informe? Objetividad. Visin imparcial de los hechos. Oportunidad. Disponibilidad de la informacin en el tiempo y lugar. Claridad. Fcil comprensin del contenido. Utilidad. Provecho que puede obtenerse de la informacin. Calidad. Apego a las normas de administracin de la calidad y elementos del sistema de gestin de la calidad. Lgica. Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas. 37.- Para los aspectos operativos, cual es el orden recomendable? Introduccin Antecedentes Justificacin Objetivos de la auditoria Estrategia Recursos Costo Alcances Metodologa Resultados Conclusiones Recomendaciones Alternativas de implementacin Desviaciones significativas Opiniones de los responsables de reas Asuntos especiales

38.- Diga cinco lineamientos generales para su preparacin? a) No perder de vista el objetivo de la auditora cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales b) Ponderar las soluciones que propongan para determinar practicidad y viabilidad. c) Aprovechar toso el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados. d) Establecer las bases para constituir un mecanismo de informacin permanente. e) Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimiento de las acciones. 39.- Tipos de informe de auditora? Informe general Informe ejecutivo Informe de aspectos relevantes

40.- Cules son las diferencias entre un informe general y un informe ejecutivo? INFORME GENERAL. Se presenta en forma amplia porque contiene toda la informacin. INFORME EJECUTIVO. Se presenta un resumen de la informacin. 41.- Diga cinco ejemplos de observaciones del informe? o o o o o Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin Inobservancia del mando normativo aplicable Incumplimiento de las expectativas de los clientes y usuarios Deficiencia en el servicio de los proveedores Perdida de oportunidades de negocio

42.- La implementacin de las recomendaciones es una parte clave para que la organizacin mejore. Aqu es donde las propuestas se conviertan en acciones especficas. Diga las tres fases de la implementacin. Preparacin del programa Integracin de recursos Ejecucin del programa 43.- Pasos para elaborar el programa? Determinar las actividades que deben efectuarse. Establecer el tiempo de duracin de cada actividad. Estimar los requerimientos de personal Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecucin.

44.- Resumen de los mtodos de implementacin? Mtodo instantneo: refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata. Mtodo del proyecto piloto: consiste en realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organizacin. Mtodo en paralelo: representa la operacin simultnea, por un periodo determinado y con condiciones normales de trabajo. Mtodo parcial o por aproximaciones sucesivas: consiste en seleccionar parte de los resultados de la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones. Combinacin de mtodos: es el empleo de ms de un mtodo para implementar las recomendaciones tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos pueden provocar en la organizacin. 45.- Una vez que el informe ha quedado estructurado, el responsable de la auditoria, a quin convoca y para qu? Convoca al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido. 46.- A quin se le presenta el informe final que ha sido aprobado?

Titular de la organizacin. rgano de gobierno. rgano de control interno. Niveles directivos. Mandos medios y nivel operativo. Grupos de afiliacin, corporativos o sectoriales. Dependencia globalizadora.

47.- Cul es el propsito de la quinta etapa denominada de seguimiento? Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria, deben de estar sujetas a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia. 48.- El llevar a cabo el seguimiento puede ayudar a la empresa a que la empresa crezca, ya que le sirve para? Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de rea. Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones. Asegurarse que se implementaran las recomendaciones. 49.- Para qu sirve llevar a cabo auditorias de seguimiento? Para garantizar que las observaciones formuladas por el auditor se atiendan e implementen al pie de la letra. 50.- haga un resume de los lineamientos generales que el seguimiento debe de cumplir. Definir las reas en las que se comprobara la implementacin de las recomendaciones propuestas. Considerar la participacin de especialistas cuando la evaluacin de la implementacin as lo requiera. Realizar con la amplitud necesaria las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente las recomendaciones sugeridas por el auditor. Establecer los mecanismos para mantener un adecuado control del cumplimiento de las recomendaciones. Evaluar los resultados y logros alcanzados.

51.- Con la implementacin de la auditoria de seguimiento se pueden generar dos resultados Cules son? 1. Que las recomendaciones se han implementado conforme a programa. 2. La implementacin se ha realizado fuera de programa. 52.- Haga un resumen para la ejecucin de la auditoria de seguimiento.

Considera las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes a las recomendaciones y observaciones que contienen los informes. Entrevistarse con los responsables de las reas involucradas. Especificar el nmero de semanas-hombre que comprender la revisin. Dar prioridad a la comprobacin del cumplimiento en los trminos establecidos y fechas programadas. Cuando en la auditoria de seguimiento se detectan nuevas irregularidades se deber de ampliar el alcance de los procedimientos de auditora y establecer conjuntamente las fechas compromiso.