PROCESO DE

CATALOGACIÓN
 • La Etiqueta se compone por 72 dígitos
• Radicado (23 dígitos)
• Libre/Reservado (_R o _L)
• Órgano (código despacho) (12 Dígitos)
• Sala (10 dígitos): Teams/Lifesize/Sala (Histórico con departamento o la
asignada por el ingeniero)
¿Qué • Consecutivo (_01_)
compone una •
•
Fecha + Hora (De la Audiencia)(AAAAMMDD_HHMMSS)
Tipo de Audiencia (Presencial/Virtual) (_V o _P)
etiqueta? • Formato/Extensión (.mp4 - .wmv - .mpg - .wma - .mp3, etc…)
• El Número consecutivo de radicación lo establece el despacho judicial al cual se REPARTE el
asunto en primera o única instancia
• ÚNICO: No cambia (solo cambian los últimos dos dígitos cuando hay recursos), ni aún cuando sea
trasladado a un despacho de descongestión
• El número de radicación establece el AÑO en que NACE el proceso.
• En ningún caso, dos procesos pueden llevar el mismo número de identificación.
• Cuando se cambie un despacho de procedimiento (escritural a oralidad), este cambio no repercute
en el código de identificación del despacho, por lo que tampoco cambia el código único del
proceso.
Revisar los radicados que no tengan números de más o menos, rayas, espacios u otros caracteres y deben
cumplir con las características del CUI, SPOA

Los radicados siempre deben cumplir con 23

dígitos distribuidos de esta manera, este debe
ser el que dicte el Juez en la audiencia o el que
encontremos en la página de la rama al buscar
algún sujeto procesal y que coincida con los
datos que se identifican dentro de la grabación.
_P : PRESENCIAL (En sitio)
_V : VIRTUAL (Teams, Lifesize o alguna otra
plataforma virtual)

El formato de Hora que se usa en la etiqueta siempre debe ser horario militar, es
decir 24 horas
HORA;MINUTOS;SEGUNDOS
2 dígitos de Hora
2 dígitos de Minutos
2 dígitos de Segundos

El formato de Fecha que se usa en la etiqueta siempre debe ser:

AÑO;MES;DÍA
4 dígitos del año
2 dígitos del mes
2 dígitos del día
La etiqueta de la Acta que corresponda a la Audiencia debe quedar
exactamente igual incluso en fecha, hora y consecutivo, para que el
BOT la procese como un adjunto, de no ser así no nos sirve el Acta y
debe dejarse en una carpeta de “Actas solas”
Salas Histórico
La sala deberá quedar con el Departamento donde se realiza la grabación
de la audiencia, y en las Ciudades principales según corresponda en el
listado.
Cuando las grabaciones se realizan por medio de Teams o Lifesize se
debe dejar la sala de la plataforma (La app lo hace automáticamente)
Teasala001
Lifsala001
 RESERVADO (_R) LIBRE (_L)
 Familia • Administrativos
 Adolescentes • Laborales
 Restitución de Tierras • Civiles
 Promiscuos
• Penales del Circuito
 de Control de Garantías
Juzgados/  Penales Municipales
Despachos de  Pequeñas Causas y Competencia Múltiple.

Carácter  Disciplinarios

Reservado  Los juzgados/despachos que tengan procesos con menores de edad, que el
juez indique que la audiencia es de carácter Reservado, o que sea con

persona incapaz de Resistir, deben quedar con carácter RESERVADO.

 Los Juzgados Penales del Circuito también manejan audiencias Reservadas,
queda a disposición del Juez.
Búsqueda de
Procesos
Página de la
Rama

https://consultaprocesos.ramajudicial.gov.co/Procesos/Index
En los casos que no conozcamos el
Juzgado que preside la audiencia,
podemos buscar por el
Juez/Magistrado ponente en la Base
de datos y asignarle el Despacho o
Juzgado que le corresponde
 Encarpetado para cargue
La información procesada por día debe quedar con la siguiente estructura:
1. Nombre del Colaborador
2. Nombre de la Carpeta asignada
4. Adentro de cada Repositorio debe identificarse las carpetas de los Juzgados procesados, No Aplica,
No catalogable y Duplicados, tal cual como los deja la App de Catalogación
5. Se deben dejar los inventarios que deja la app con Nombre de Colaborador y fecha.

IMPORTANTE:
Todos los inventarios que genere la APP deben ir con nombre y fecha de realización
Nombre Inventario + Nombre catalogador + Fecha + Extensión
Ej. Backup Nathalia 26052023.csv
Verify Sofía 26052023.txt
 COHERENCIA Y COHESIÓN
 La información registrada para nuestras etiquetas debe tener coherencia
y cohesión con lo que se escuche dentro de la audiencia o se encuentre
con las herramientas de la Rama, como el año del radicado y la fecha de
la audiencia, entre otros.
 Es de Carácter obligatorio revisar a diario el correo electrónico
corporativo.
 Las personas que no cumplan la meta acumulada semanal deberán
IMPORTANTE reponer el día sábado las cifras faltantes.
CATALOGACIÓN  Al momento de diligenciar el formulario de Seguimiento Diario separar
las cifras de: * CATALOGACIÓN - *NO APLICA - *NO CATALOGABLE.
 Deben tener mucha precaución con sus credenciales de VPN (Forticlient)
y de los servidores para no generar bloqueos al momento de
diligenciarlos, estar pendiente de la información que ingresamos y como
la estamos copiando.

La Información que procesamos No puede ser

divulgada, Eliminada, ni manipulada externamente.
VERIFICACIÓN
DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN DE
PLATAFORMAS -
CATALOGACIÓN
 AUDIENCIAS HISTÓRICO
En primer lugar hace referencia a las Audiencias que se realizaron en sitio, es decir, Salas de
audiencias de Juzgados y Despachos; fueron realizadas en su mayoría antes de la Pandemia
(Marzo de 2020), y se deben identificar con la _P de Presencial.
En segundo lugar, contamos con audiencias de Histórico de tipo VIRTUAL,
realizadas por plataformas digitales, tales como RP1 y Polycom, se deben
identificar con la _V y se mantiene en la Categoría de Histórico.
 AUDIENCIAS TEAMS
Estas audiencias son programadas por la aplicación Microsoft Teams, se almacenaban
inicialmente en Microsoft Stream y actualmente en One Drive.
Las primeras versiones no cuentan con tarjeta negra al inicio de la grabación, aspecto que
es relevante en la actualidad.
 AUDIENCIAS LIFESIZE
Estas audiencias son programadas por medio de la plataforma de agendamiento,
actualmente es la plataforma oficial para la realización de Audiencias.
El cargue de estas grabaciones es automático.
 OTRAS PLATAFORMAS
Estas audiencias se realizaron por otras plataformas, tales como Meet, Skype, Zoom, o la grabación de la
pantalla, estas deben identificarse con la _V de Virtual y se clasifican como Histórico.