ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

PARA LA ADQUISICIÓN DE UN APLICATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CON FIRMA DIGITAL

1. DENOMINACIÓN DE LA ADQUISICIÓN
ADQUISICIÓN DE UN APLICATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON FIRMA DIGITAL, para la
gestión administrativa de la Municipalidad Distrital de Megantoni.

2. FINALIDAD PÚBLICA
El presente Requerimiento busca LA ADQUISICIÓN DE UN APLICATIVO WEB, la Municipalidad Distrital de Megantoni,
se obtendrá una herramienta de gestión empresarial que ayudará a controlar todos los documentos recibidos y emitidos
que la municipalidad maneja, utilizando tecnologías de firmas digitales para lograr que con este proceso se llegue a
Cero Papel, también será accesible para todos los ciudadanos, quienes de esta manera podrán realizar el seguimiento a
sus trámites vía internet, desde la comodidad de sus casas.

ANTECEDENTES
La Oficina de Tecnología de Información de la municipalidad Distrital de Megantoni actualmente no cuenta con Sistema
de Gestión Documental con firma digital.
Debido al avance tecnológico se hace necesario contar con un Sistema de Gestión Documental con firma digital que se
encuentre instalado en el servidor de la institución y así asegurar un funcionamiento ininterrumpido al servicio de la
institución y comunidad en general.

3. OBJETIVO DE LA ADQUISICION
 Adquisición de un aplicativo del Sistema de Gestión Documental, que permita al ciudadano pueda realizar el
seguimiento de sus documentos desde cualquier parte de internet. tener una Mesa de Partes Virtual para que
el personal de la Oficina de Trámite Documentario pueda recepcionar documentos virtuales y permita firmar
documentos digitalmente.

4. CARACTERISTICAS Y CONDICIONES DE LOS BIENES A ADQUIRIR.

4.1 Descripción y Especificaciones Técnicas
El producto debe cubrir mínimamente los siguientes requisitos:

- Aspectos técnicos:
● Entorno servidor:

▪Linux kernel 5.x.

▪ Servidor web: Apache 2.4.x.

● Desarrollo en capas:

▪ Desarrollo sobre la base de MVC 3 o superior.

▪ lLenguaje de programación PHP 7.x o Java

● Base de datos:

▪ SQL estándar.

● Comunicación con el Servidor:

▪ Rest Full
 ● Motor de Firma Digital:

▪ Refirma - Reniec

● Seguridad:

▪ Cumplir mínimamente con las recomendaciones de seguridad del Top Ten de Owasp.

El producto debe cubrir mínimamente los siguientes requerimientos:

- MANTENIMIENTOS:
● Gestión de oficinas y dependencias.

▪ Permite el registro de la estructuración orgánica de la entidad y los jefes o responsables.

● Gestión de personas a través de servicios de RENIEC.

▪ Permite el registro de datos personales tales como nombres, apellidos, dni, etc y datos laborales como a
que oficina pertenece.
● Gestión de tipos de documentos.

▪ Permite el registro de Informes, Oficios, Memorandums, Cartas, Solicitudes, etc

● Gestión de TUPA.

▪ Permite la integración con el TUPA (Texto Único de Procesos Administrativos) de la entidad, plazos de
atención y ruta del recorrido.
● Gestión de trámites directos.

▪ Permite la gestión de tipos de trámites que van a las oficinas de manera directa.

● Gestión de responsables por oficina y dependencia.

▪ Registro de Personas que pueden ser responsables y manejar varias oficinas / dependencias a la vez.

● Gestión de dependencias externas.

▪ Registro de entidades externas a las que se le puede enviar documentos

● Gestión de plantillas de documentos.

▪ Permite el diseño de formatos de documentos para facilitar la elaboración de documentos

- SEGURIDAD:
● Gestión de usuarios del sistema.

▪ A través de este módulo se podrá generar usuarios, dar alta y baja de ellos y habilitar el perfil respectivo.

● Gestión de perfiles y roles de usuario del sistema.

▪ Permite crear perfiles dinámicos, que distintos tipos de usuario tengan acceso a distintos módulos.
 ● Gestión de accesos al sistema

▪ Registra todos los accesos y módulos que el Sistema tiene.

● Gestión de tickets de soporte técnico HelpDesk.

▪ Gestión de Tickets de ayuda, los cuales se registran por todos los usuarios, teniendo banderas de
estado para indicar cuales fueron atendido y cuáles no.
● Gestión y automatización de backups.

▪ Gestión automática de Backups para que estos sean sacados manual (cuándo se requiera) y
automáticamente. (tiempos periódicos)

- PROCESOS:
● Gestión de mesa de partes virtual.
▪ Plataforma pública de acceso al ciudadano para recibir sus documentos escaneados, incluye el registro
de requisitos y seguimiento de cada expediente.
● Gestión y registro de expedientes externos.
▪ Permite el registro de expedientes provenientes de entidades que están fuera (externas).
● Gestión y registro de documentos emitidos.
▪ Permite que se emita, envíe documentos hacía otras oficinas.
● Gestión y registro de documentos recibidos.
▪ Permite que se gestione y registre todos los documentos que llegan a una oficina, teniendo 2 bandejas,
los nuevos documentos y los documentos recibidos.
● Gestión y registro de trámites personales.
▪ Permitirá el registro de trámites propios del personal hacía oficinas distintas a las que pertenece para
ciertos trámites fijos (configurados) ejemplo: Solicitud de Constancias de Trabajo hacia la Oficina de
Recursos Humanos, etc.
● Gestión de la derivación / asignación de documentos.
▪ Permite que el sistema pueda ser enviado (derivado) a otra oficina para su atención y asignado al
personal que pertenece en la oficina para su posterior atención.

● Búsqueda de documentos recibidos/emitidos.

▪El sistema deberá tener la opción de buscar los documentos de manera rápida, y con los filtros
respectivos.
● Consulta del seguimiento de trámites y expedientes administrativos
▪ Deberá contar con el seguimiento interno / externo de los documentos y expedientes registrados, para el
seguimiento externo no será necesario tener usuario y será abierto al público.
● Subida/Adjuntar archivos digitalizados.
▪ El sistema permitirá subir documentos digitalizados, los cuales deberán tener la seguridad requerida
para que sólo se pueda subir extensiones de archivos permitidos.
● Generación y edición de documentos para su exportación a formato PDF.
▪ Deberá contar con plantillas para los tipos de documentos los cuales se podrán editar y generar en
formato PDF.
● Control de TUPA y plazos de atención.
 ▪ El sistema permite el registro de los procedimientos administrativos, los plazos de atención y la ruta del
recorrido del sistema.
● Firma digital de documentos a través de la plataforma Refirma de RENIEC.
▪ Gestionar la firma digital mediante la plataforma Refirma el cual deberá estar integrada al sistema.
● Chat interno institucional.
▪ El sistema deberá contar con un medio de comunicación interna / institucional para todos los usuarios.

- PROCESOS:
● Uso del Firmador Re Firma integrado al sistema.
▪ El sistema deberá integrar un firmador gratuito, en este caso el ReFirma de Reniec, el cual deberá estar
configurado para su uso dentro del sistema.
● Bandeja de documentos firmados digitalmente.
▪ Deberá contar con una bandeja de los documentos que están firmados y los pendientes de firma.

- REPORTES:
● Estadísticas en formato gráfico:
▪ Documentos recibidos / documentos emitidos.

▪ Documentos recibidos por estado.

▪ Documentos recibidos / emitidos por rango de fechas y personas.

▪ Cantidad de documentos emitidos por oficina / dependencia y persona.

● Documentos recibidos por rango de fecha, estado y oficina / dependencia.
● Documentos emitidos por rango de fecha, estado y oficina / dependencia.
● Documentos no respondidos.
● Alerta de documentos con silencio administrativo.
● Exportación de reportes a Excel, PDF.

- CARACTERÍSTICAS ADICIONALES:
● Uso del Firmador Re Firma integrado al sistema.
▪ El sistema deberá integrar un firmador gratuito, en este caso el ReFirma de Reniec, el cual deberá estar
configurado para su uso dentro del sistema.
● Bandeja de documentos firmados digitalmente.
▪ Deberá contar con una bandeja de los documentos que están firmados y los pendientes de firma.

- DOCUMENTACIÓN
● Código Fuente
● Documentación Técnica
● Manuales de Uso
 - CRONOGRAMA DE TRABAJO

Nro. Nombre de tarea Duración

1 1. Fase 1: Levantamiento de información y análisis de requerimientos 3 días
2 1.1 Información y verificación suministrada por la institución 2 días
3 1.2 Recopilación de datos y definición de indicadores 1 día
4 2. FASE 2: Diseño de software 6 días
5 2.1 Validación con áreas de interés 2 días
6 2.2 Estructura de requerimientos 2 días
7 2.3 Diseño de interfaces gráficas 2 días
8 3. FASE 3: Desarrollo del actualizaciones que el cliente quiera 12 días
3.1 Desarrollo de diagrama de flujos y proceso de desarrollo de código
9 9 días
fuente.
10 3.2 Pruebas en escenarios controlados 2 días
11 3.3 Entrega de resultados 1 día
4. FASE 4: Implementación y puesta en marcha del sistema: se realiza
12 5 días
el alojamiento en un servidor web
13 4.1 Puesta en marcha del sistema en el servidor 3 días
14 4.2. Capacitación del personal 2 días
15 5. FASE 5: Cierre de Proyecto 4 días
16 5.1 Entregables a la institución 2 días
17 5.2 Aceptación de Cierre 2 días

4.2 CONDICIONES DE OPERACIÓN

No Aplica

4.3 EMBALAJE Y ROTULADO

No aplica, el aplicativo se instala remotamente en los servidores del municipio

4.4 SOPORTE TECNICO

El proveedor que desarrollara el aplicativo deberá garantizar como parte de su servicio, ofrecer el
soporte técnico local que solucione los problemas del aplicativo las 24 horas, ya sea vía mail, MSN o vía
telefónica.
Este soporte técnico deberá estar disponible en todo momento para solucionar cualquier problema de la
Municipalidad durante todo el periodo de la garantía.

4.5 GARANTIA
El postor como parte de su propuesta está obligado a garantizar el correcto funcionamiento del
aplicativo. Esta garantía se cuenta a partir de la recepción y conformidad emitida por el responsable de
Oficina de Tecnología de Información.
 Inicio del cómputo del período de garantía
A partir del día siguiente de la conformidad del servicio otorgado por la Oficina de Tecnologías
de la Información.
La garantía es de 12 meses, El proveedor deberá presentar carta de garantía especificando la
garantía por el plazo. El documento debe precisar todos los servicios contratados, fecha inicio
y término y relación de los equipos.

4.6 DISPONIBILIDAD DE SERVICIOS Y REPUESTOS

no corresponde
 4.7 PRESTACIONES ACCESORIAS A LA PRESTACIÓN PRINCIPAL
 Capacitación para que administre el sistema para la Instalación del aplicativo en las Oficinas y
cantidad de máquinas que requieran sin límite alguno.
 Capacitación para el uso general de la aplicación.

4.8 LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN DE PRESTACIÓN

 LUGAR DE ENTREGA DEL PRODUCTO
El ejecutable será remitido al correo institucional de mesa de partes e instalado remotamente en el
servidor.

 ACCESO POR EL SUR:

LUGAR DE LUGAR DE TIPO DE VÍA DE TIPO DE VEHÍCULO QUE TIEMPO DE

PARTIDA LLEGADA COMUNICACIÓN CIRCULA TRANSP.
PROM.
Cusco Quillabamba Vía asfaltada, dos Tráiler de 6 ejes camiones de 06 horas
carriles. carga y transporte
Interprovincial.
Quillabamba C.P. Ivochote Vía asfaltada y Camión de carga 07 horas
trocha carrozable de
un carril
C.P Ivochote CC.NN Rio grande del bajo Bote Panguero 06 horas
Camisea Urubamba (fluvial)

 ACCESO POR EL NORTE:

LUGAR DE LUGAR DE TIPO DE VÍA DE TIPO DE VEHÍCULO QUE TIEMPO DE

PARTIDA LLEGADA COMUNICACIÓN CIRCULA TRANSP.
PROM.
Satipo (Junín) Atalaya Vía asfaltada dos Camiones de carga 08 horas
(Ucayali) carriles
Atalaya C.P. Sepahua Rio grande del bajo Botes de carga 02 horas
(Ucayali) (Ucayali) Urubamba
C.P. Sepahua CC.NN Miaria Rio grande del bajo Botes de carga 02 horas
(Ucayali) Urubamba
CC.NN. Miaría CC.NN Rio grande del bajo Botes de carga 04 oras
Camisea Urubamba

 PLAZO DE ENTREGA DEL BIEN

El plazo de entrega de los bienes no excederá los TREINTA (30) DÍAS calendario contabilizados a partir
del día siguiente de notificación de la ORDEN DE COMPRA, según el siguiente detalle:

Plazo de Ejecución
Producto Inicio del Plazo
(días calendario)

Día siguiente de la notificación de orden de

Plan de trabajo 5
compra.

Entregable del aplicativo del Sistema de 25 Día siguiente de la notificación de orden de

Gestión Documental con firma digital para compra y facilidades a ser provistos por La
 la Municipalidad Distrital de Megantoni.. Entidad.

 ENTREGABLE
El postor deberá entregar a la Municipalidad Distrital de Megantoni lo siguiente:
 Código Fuente
Producto Los ficheros del producto empaquetados y almacenados en un CD con los
mecanismos apropiados para facilitar su instalación.
 Manual de usuario final, guía de usuario
Corresponde a un conjunto de documentos y facilidades de uso del sistema, incluyendo:
Guías
del Usuario, Guías de Operación, Guías de Mantenimiento y Sistema de Ayuda en Línea
 Manual de administración, Manual Técnico
Corresponde al manual técnico y de administración para que pueda dar continuidad en años
posteriores.

5. REQUISITOS Y RECURSOS DEL PROVEEDOR

5.1 REQUISITOS DEL PROVEEDOR
El Postor o Proveedor deberá cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
 Ficha RUC activo y vigente.
 DNI.
 Estar inscrito y habilitado dentro del registro nacional de proveedores (RNP).
 Ficha de CCI autorizado.
 Declaración jurada (de no estar impedido a contratar con el estado).

6. MEDIDAS DE CONTROL DURANTE LA EJECUCION CONTRACTUAL

 Áreas que coordinarán con el proveedor: Oficina de Tecnología de la Información
 Responsables de las medidas de control y supervisión: Oficina de Tecnología de Información

7. OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR

 El Proveedor es el único responsable de cumplir con la contratación, no pudiendo transferir esa responsabilidad a
terceros.
 El Proveedor deberá de cumplir con el servicio, conforme a los términos de referencia requeridas y condiciones
establecidas.

8.CONFORMIDAD DEL SERVICIO

La conformidad de la adquisición será otorgada por el área usuaria, mediante informe, con firmas del jefe de la Oficina de
Tecnología de Información, dentro de un plazo máximo de (5) cinco días calendario de producida la recepción de los
entregables.
Para que sea considerado como una entrega conforme, el proveedor deberá haber cumplido con las especificaciones
técnicas de lo solicitado y haber entregado el bien.

9.FORMA DE PAGO:
(PAGO UNICO) La Entidad paga las contraprestaciones pactadas a favor del proveedor y puesta en marcha según lo
descrito en el punto plazo del servicio y estos cuenten con la conformidad correspondiente.

10.PENALIDAD
En caso de retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, la Municipalidad Distrital de
Megantoni le aplicará al contratista una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez
por ciento (10%) del monto del contrato vigente, o, de ser el caso del ítem que debió ejecutarse.
Conforme al Artículo 133° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en caso de retraso injustificado del
proveedor contratado durante la ejecución del servicio, la Entidad le aplica automáticamente una penalidad por mora por
cada día de atraso.

La penalidad diaria se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:

Penalidad diaria = 0.10 x Monto Vigente

F x Plazo Vigente
Donde F:

Para plazos menores o iguales a 60 días F=0.40.

Para plazos mayores a 60 días F=0.25

11. RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOS

El Postor adjudicado es el responsable por la calidad del servicio, materia de la presente convocatoria y por los vicios
ocultos del servicio ofertado por un plazo mínimo de un (01) año, contabilizados a partir de la conformidad otorgada por la
Municipalidad Distrital de Megantoni.

12. CLAUSULA DE ANTICORRUPCIÓN

El contratista declara y garantiza no haber, directa o indirectamente, o tratándose de una persona jurídica a través, de sus
socios, integrantes de los órganos de administración, apoderados, representantes legales, funcionarios, asesores o
personas vinculadas a la que se refiere el artículo 7 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, ofrecido,
negociado, negociado o efectuado, cualquier pago o, en general, cualquier beneficio o incentivo ilegal en relación al
presente servicio.

Asimismo, el contratista se obliga a conducirse en todo momento, durante la ejecución de la orden de servicio, con
honestidad, probidad, veracidad e integridad y de no cometer actos ilegales o de corrupción, directa o indirectamente o a
través de sus socios, accionistas, participacioncita, integrantes de los órganos de administración, apoderados,
representantes legales, funcionarios, asesores y personas vinculadas a las que se refiere el artículo 7 del Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado.

Además, el Contratista se compromete a comunicar a las autoridades competentes, de manera directa y oportuna, cualquier
acto o conducta ilícita o corrupta de la que tuviera conocimiento; y adoptar medidas técnicas, organizativas y/o de personal
apropiadas para evitar los referidos actos o prácticas.

ATENTAMENTE,