Recolección de información primaria Consultoría Gestión Documental

FECHA (M/D/A)
EMPRESA
FUNCIONARIO
CARGO
TIPO ENTIDAD Pública/Privada

FORMATO DE ENTREVISTA

No PREGUNTA RESPUESTA
1 Existe en la entidad una dependencia encargada del proceso de Gestión Documental. SI -NO Cuál?

2 Numero de funcionarios de la Entidad

3 Número de funcionarios que harán uso de la aplicación

4 Número de áreas funcionales que estarían incluidas en el proceso de Gestión documental

El Organigrama se encuentra actualizado y aprobado? Si respuesta es afirmativa indique la fecha de

5 actualización y acto administrativo de aprobación ____________ (Adjunte el organigrama y acto
administrativo de aprobación)

Tienen manual de funciones? Si la respuesta es afirmativa indique la fecha y acto administrativo de aprobación
5.1
____________ (Adjunte manual de funciones actualizado y aprobado a través de acto administrativo)

Ha implementado el Sistema de Gestión de Calidad? Si la respuesta es afirmativa indique la fecha de

5.2
aprobación y de actualización ____________, y responda la pregunta 5.2.1 y 5.2.2

A. Acerca de la Indique la fecha en la que actualizó por última vez los siguientes instrumentos : Mapa de
compañía procesos: _____________
5.2.1
Manual de Calidad: _____________ ______
Procesos y Procedimientos:

Cuenta con listado maestro de documentos. Si la respuesta es afirmativa indique la fecha de actualización
5.2.2
____________ (Adjunte el listado maestro de documentos)
 ¿En la planeación estratégica actual de la institución se han incluido planes y/o proyectos relacionados con
5.2.3
gestión documental y/o archivos?

5.2.4 ¿Se han definido indicadores de gestión para los procesos de archivo y de gestión documental? Mencionarlos

¿Han documentado la evolución histórica y administrativa de la entidad (Historia Institucional, cambios de

6
estructura organización o restructuraciones)?

7 Número de sucursales de la Entidad que estarían incluidas en el proceso

7.1 Indique la ubicación geográfica de cada un de las sucursales

Cuentan actualmente con equipos de computo para instalar la herramienta? Si es así, describa las
1
características: Procesador, Capacidad Disco Duro, Memoria, Tarjetas de Red

EJ. Servidor HP Proliant, Escáner K

Cuentan actualmente con algún tipo de Hardware para el proceso de radicación? Si es así, descríbalo. (Escáner,
2 impresora TSC Código de barras, le
Impresora de etiquetas, Lector de Bodigo de Barras)
de barras,

B. Acerca de los Desea que se incluya en la cotización todo de Hardware necesario? (Servidores, Computadores, Equipos de
3 recursos tecnológicos digitalización, impresoras, lector código de barras, firewall, routers, etc.??

¿La institución tiene implementado algún software para el manejo de los procesos de gestión documental? En
4 caso de ser afirmativo: mencionar el o los software, incluyendo fecha de puesta en producción y si es posible el
nombre del fabricante.

En caso que la pregunta 10 sea afirmativa, requieren migrar la información previa al sistema que ya tengan
5
digitalizada?

No PREGUNTA RESPUESTA

Ejemplo: 20 Radicaciones de entra

Volumen de documentación de entrada, salida, por dependencia (diaria, semanal ó mensual), Cantidad de 23 Radicaciones de Salida Diaria, E
1
radicados de Entrada. - Cantidad de radicados de salida. Enero/Salida 320, Enero/Entrad
Febrero/Salida 234, Febrero/Entrad
2 Volumen documental en las sucursales

Llevan actualmente un control de consecutivo de documentos para procesos documentales? , De cuales

3
procesos? Ejemplo: Radicación entrada, Radicación salida, Facturas, etc.

En que formato llevan el control de la radicación de correspondencia (Planillas o libro de radicación, hojas de
4 NO
calculo, otro: especificar cual)

Cuantos Puntos de Radicación (Ventanillas en las que se reciben y registran documentos) tiene la entidad,
5 1
incluyendo sedes si las hay?

6 Requieren implementar mas puntos de radicación? SI -NO Cuantos?

7 Existe un punto especial para Atención al usuario?

8 ¿La institución ha elaborado, divulgado e implementado la política de Gestión Documental?

9 ¿La institución ha elaborado, divulgado e implementado el Reglamento Interno de Archivo?

Cuentan con Tablas de Retención Documental? Si la respuesta es afirmativa indique: a) Cantidad de TRD
12 C. Acerca de la Gestión ____ b) Ultima fecha de actualización _________ c) Fecha de implementación _________ (Adjunte las TRD,
Documental CCD y organigrama con el que fueron elaboradas)

Las Tablas de Retención Documental han sido aprobadas el órgano competente (Comité de Archivo integrado
13 al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, representante legal o quien haga sus veces)? ___ Si la
respuesta es afirmativa (Adjunte acta o acto administrativo de aprobación)

¿Las Tablas de Retención Documental se encuentran convalidadas por la instancia respectiva de acuerdo con su
14 competencia y jurisdicción(Archivo General de la Nación, Archivo de Bogotá o Consejo Departamental de
Archivo)? (Adjunte acta o acto administrativo de Convalidación)

15 ¿Organizan los archivos de gestión de acuerdo con las Tablas de Retención Documental?

¿La institución cuenta con Tablas de Valoración Documental? Indique el periodo inicial y final que comprenden
16 las TVD? Si la respuesta es afirmativa indique: a)Numero de periodos ____ b) Fecha de Elaboración
(Adjunte las TVD y los organigramas que sustentan los periodos de las TVD)
 ¿Las Tablas de Valoración Documental se encuentran convalidadas por la instancia respectiva de acuerdo con
17 su competencia y jurisdicción(Archivo General de la Nación, Archivo de Bogotá o Consejo Departamental de
Archivo)? (Adjunte acta o acto administrativo de Convalidación)

¿Las Tablas de Valoración Documental se encuentran convalidadas por la instancia respectiva de acuerdo con
18 su competencia y jurisdicción(Archivo General de la Nación, Archivo de Bogotá o Consejo Departamental de
Archivo)? (Adjunte acta o acto administrativo de Convalidación)

19 ¿Han realizado procesos de eliminación de documentos de archivo?

20 ¿Han realizado procesos de digitalización de documentos?

No PREGUNTA RESPUESTA
1 ¿La Institución cuenta con banco terminológico?

2 ¿La Institución cuenta con Tablas de Control de Acceso?

D. Instrumentos
3 ¿La institución cuenta con Programa de Gestión Documental?
Archivísticos
4 ¿La institución cuenta con el Plan Institucional de Archivo?

5 ¿La institución cuenta con el Modelo de Requisitos?

No PREGUNTA RESPUESTA

¿En el presupuesto de la institución existen rubros para archivo y/o gestión documental?
1 ¿Actualmente almacena los archivos en bodegas, propias o alquiladas? Relacionar la sedes en las cuales se
tenga área (s) para depósito de archivo.
E. Depósitos de
2 Archivo ¿Cuenta con inventarios de archivo? En caso de ser afirmativo: ¿cuantas carpetas existen actualmente?

3 ¿La Institución cuenta con archivo central?

4 ¿El archivo Central ha sido organizado de acuerdo con las TRD y TVD?

Este formato debe ser diligenciado por un equipo interdisciplinario en el que pueden participar las siguientes áreas: Tecnología, Gestión Document
ón de información primaria Consultoría Gestión Documental

FORMATO DE ENTREVISTA

RESPUESTA

_____________
_____________ _____________
 EJ. Servidor HP Proliant, Escáner Kodak i45,
impresora TSC Código de barras, lector código
de barras,

RESPUESTA

Ejemplo: 20 Radicaciones de entradas Diaria,

23 Radicaciones de Salida Diaria, EJEMPLO 2:
Enero/Salida 320, Enero/Entrada 412,
Febrero/Salida 234, Febrero/Entrada 345…….
NO

1
 RESPUESTA

RESPUESTA

disciplinario en el que pueden participar las siguientes áreas: Tecnología, Gestión Documental, Calidad o quien haga sus veces