SISTEMAS ERP I

ETAPAS DEL CICLO DE INSTALACIÓN DE UN

ERP

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 Implantación
• La implantación de un sistema de información no sólo es el hecho de
instalar el software y listo, como por arte de magia se tendrán resultados
instantáneos como una formula mágica que incrementará la eficiencia de
la empresa. Es de considerarse que el costo total de las soluciones ERP no
solo incluye el software, mantenimiento y soporte técnico, sino también el
costo de implantación.

• Durante el proceso de implantación, la empresa debe destinar al proyecto

recursos de primer nivel, en términos de tiempo de la alta dirección. Es
esencial un gerente de proyecto de primera línea directiva, con capacidad
analítica, visión de negocio, resolutivo y con interlocución en todas las
áreas funcionales de la empresa. Es imprescindible la disponibilidad de la
dirección general para la adopción de decisiones que le deben llegar
"digeridas”.

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 Implantación
• Empezar a trabajar con tiempo.
– Cuando se empiece a intuir que el sistema actual tiene limitaciones
que, al ritmo de crecimiento de la empresa, pueden convertirse en
problemas insalvables en el futuro, ya se puede empezar a trabajar. Ha
llegado el momento de analizar las operaciones de la compañía, la
información de gestión que se maneja y los sistemas informáticos que
les dan soporte. Y documentarlo todo. De esta manera, cuando se
quiera iniciar de verdad el proceso, se habrá ganado mucho tiempo.
Recomiendo que este trabajo tan importante lo haga alguien de fuera
de la empresa, primero porque hacer bien ese trabajo resulta esencial,
y segundo, porque mi experiencia me dice que si se lo encargamos a
alguien de dentro, no encontrará nunca tiempo para llevarlo a cabo.

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 Implantación
• La elección del programa a implantar es fundamental.
– Mucho más importante de lo que se piensa. Cómo veremos más
adelante, recomiendo que en la fase de implantación se hagan las
mínimas modificaciones en el programa, por lo que durante el proceso
de elección nos tenemos que asegurar que el seleccionado encaja en
nuestra forma de operar. El proceso a seguir tiene dos fases: A)
Selección de candidatos y análisis de sus funcionalidades, y B) Estudio
muy pormenorizado del candidato finalmente seleccionado. En esta
fase viene muy bien el análisis de las operaciones de la compañía que
recomendaba hacer en el punto 1. Aconsejo buscar referencias y
visitar empresas con el mismo programa y parecida operativa para ver
cómo hacen las cosas.

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 Implantación
• Estirar la fase de trato comercial con la empresa candidata a
suministrarnos el software.
– Durante esta fase, todo es disponibilidad. Luego, tras la firma, aunque
el trato sea bueno, se ajustan milimétricamente a lo firmado. En Fase
comercial es el momento de sentarnos mucho tiempo con sus
expertos y comparar las funcionalidades del programa y sus opciones
de configuración para ajustarse a nuestra operativa, para ver si
coinciden al 100%. Si hay funciones esenciales que no están
soportadas de base, recomiendo valorar muy seriamente buscar otro
programa a implantar que ofrezca esta función, en vez de arrancar el
compromiso de que modificarán el programa para adaptarlo a
nuestras necesidades. Una modificación seria de programa es un
problema para las futuras actualizaciones, puede crear problemas de
rendimiento y es un foco de inconsistencia de la información de
gestión.

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 Implantación
• Repasar muy bien el contrato
– especialmente el alcance del trabajo, porque
después de firmarlo, la consultora que hace la
implantación es implacables señalando como
ampliación del "scope", facturable aparte, todo lo
que no se haya reflejado en el documento
firmado. Además tienen la sartén por el mango,
porque de las dos partes, son los únicos que saben
de verdad lo que tienen por delante..

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 Implantación
• Antes de firmar, asegurarnos de que el programa adquirido
solucionan el 100% de nuestras necesidades.
– Es común que la parte comercial de la empresa que nos quiere vender
el programa quiera convencernos de que lo que adquirimos es
suficiente, para después comprobar que algunas funciones están
soportadas por módulos que deberemos pagar aparte. Especialmente
hay que analizar la parte de inteligencia de negocio (acceso a la
información de gestión y la generación de informes y listados)… Si en
la fase comercial hemos acordado que harán alguna modificación del
programa para adaptarlo a alguna funcionalidad básica de la empresa,
el contrato debe recogerlo, junto con la garantía de que esa
modificación quedará perfectamente integrada con el resto de
funcionalidades.

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 Implantación
• El diseño de la plataforma hardware
– merece un estudio especial y mente abierta para
valorar soluciones alternativas a los
planteamientos conservadores que los
departamentos de sistemas de las empresas
tienden a elegir, por sentirse incómodos con
plataformas que no dominan y por querer cubrirse
las espaldas teniendo cerca de sus proveedores de
siempre. El ahorro puede ser espectacular y la
fiabilidad y rendimiento, igual o mejor.

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 Implantación
• El proceso de implantación.
– Un proceso de implantación puede ir como la seda o ser un infierno.
La clave es la solvencia de los consultores encargados de la
implantación. Es esencial conocer, antes de firmar, quienes van a
formar parte del equipo y tener referencias: cuantas implantaciones
han hecho en empresas del mismo sector o con problemáticas
funcionales parecidas. Es esencial que sean disciplinados en la
aplicación de una planificación y metodología. Es importante, si el
equipo implantador tiene experiencia, asumir su metodología de
trabajo, que es garantía de éxito. De alguna forma, en una
implantación estamos pagando este conocimiento. Durante el proceso
de implantación nos resultará muy útil todo el conocimiento y la
documentación generada durante la fase de análisis de la operativa de
la empresa de la que hablo en el punto 1.

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 Implantación
• Modificaciones al programa.
– Las mínimas indispensables. Estimo que es preferible dar
soporte a una operación básica de la compañía de la forma
como el programa la contempla, teniendo en cuenta su
capacidad de configuración, que no adaptar el programa
para funcionar de la forma como se hacía antes. Las
modificaciones de programa dan generalmente problemas
de rendimiento, de coherencia y con las actualizaciones de
versión. Además, se supone que detrás del diseño de un
programa de gestión de alto nivel hay mucho
conocimiento operativo.

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 Implantación
• Atención a los usuarios.
– Una implantación puede suponer un shock para
los usuarios, a los que vamos a pedir, no sólo que
trabajen con otro programa y otras pantallas, sino
que, en muchos casos, hagan las cosas de otra
manera, precisamente para adaptar la operativa
de la empresa a la forma de funcionar el
programa.

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 Implantación
• Acostumbrarse a una nueva forma de tratar la
información.
– La ventaja de un ERP es la centralización de la información
en una única base de datos construida de forma
coherente. Inicialmente, los usuarios pensarán que era
más versátil la anterior forma de trabajar (posiblemente a
base de Excel configuradas a medida), pero las ventajas de
la consistencia, la solvencia, la integración y la fiabilidad
aconsejan usar el modelo del nuevo programa. En todo
caso, previamente tendremos que habernos asegurado de
que todas nuestras necesidades de información están
soportadas por el nuevo sistema, de alguna manera.

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