TEMA 11

ALFONSO YAHIR PACHECO TORRES

CONGRESO
Protocolo para reuniones efectivas

 1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso.

 2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión.
 3. La invitación debe realizarse con la debida anticipación, incluyendo el orden del día o
agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.
 4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico requerido.
 5. Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los participantes el orden del
día o agenda de trabajo, asignando el tiempo de duración para cada tema.
 6. Según el tamaño, necesidad y tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades: líder,
moderador o facilitador, jefe de ceremonia, relator, secretario, oficial de orden, etc.
 7. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la
reunión.
 8. Iniciar y terminar la reunión puntualmente, según la hora indicada. Evite que las reuniones
se prolonguen demasiado. "Dar crédito a los cumplidos, evite recompensar a los que llegan
tarde".
 9. En el desarrollo de la reunión hay que motivar la participación, ser buen escucha,
generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al
mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las intervenciones en los temas de la agenda
y hacerlo en forma clara y concreta.
10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunión.
11. Utilizar adecuadamente las mociones parlamentarias.
12. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos conseguidos.
13. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecución.
14. Programar otra reunión, si fuera necesario.
15. Terminar la reunión a la hora prevista.
16. Realizar seguimiento.
El Discurso oral y escrito

 El discurso es un género considerado como una herramienta del proceso de

socialización encaminada a entretener, seducir, impresionar y/o conmover a
través de ideas, preceptos y sentimientos. De allí la necesidad de definir con
claridad el impacto que anhelamos generar. En tal virtud, son factores claves
en su éxito saber el tema, precisar el objetivo, elaborar un esquema, ensayar
y conocer la audiencia.
 El discurso oral añade a la riqueza del contenido los atributos verbales y
gestuales del conferencista. Es importante la preparación intelectual y
comprometernos emocionalmente para lograr persuadir a los concurrentes. Si
hablamos desprovistos de solidez, sólo estaremos transfiriendo información;
lo que disminuirá la calidad de la conferencia y su trascendencia. Se debe
generar e irradiar entusiasmo e identificación. Recuerde: para convencer, se
debe estar convencido.
Pormenores del discurso oral

 Éste tiene los siguientes e interesantes pormenores:

 - hace uso de la materia fónica al transmitirse por el canal auditivo;
 - es propicio para propagar la interacción social;
 - suele estar menos sujeto a reglas y, por lo tanto, su estructura es sencilla
(dependiendo la extensión);
 - coexisten aspectos paralingüísticos (intensidad, timbre, ritmo);
 - facilita mayor naturalidad y la introducción de elementos imprevistos en el esbozo
original.
 El secreto para una excelsa alocución consiste en practicar con constancia, disciplina
y aprovechar cada oportunidad a su alcance para compartir, dialogar, dar sus puntos
de vista, reflexionar, formular proposiciones, etc. Todo ello fortalecerá su autoestima
y destreza interpersonal. Es terminante comprender su aporte en el afianzamiento de
la memoria y la formación de esquemas mentales.
El discurso escrito

 Por su parte, el discurso escrito es producido con la debida prolijidad

lingüística y anticipación; reprime la espontaneidad; es un código, no se
aprende de forma instintiva; planifica con exactitud su duración y la reacción que
se pretende concebir; se origina en un diseño y suele estar más elaborado; reúne
criterios más rígidos; lo único válido es lo apuntado y emplea con restricción el
lenguaje somático. Tenga en cuenta que puede crear una subjetiva primera
impresión de desconocimiento, precariedad, carencia de destreza para sustentar
la cuestión asignada y que su intervención será prolongada y fatigosa; la esfera
comunicacional es más reducida y la gente sospechará que otro lo escribió.
 Éste es beneficioso en eventos en los que debe entregarse a los participantes
su texto por disposición de los organizadores. Ofrece la virtud de no dejarse
llevar por la euforia y el estado anímico. Se concibe con antelación cada vocablo
que, a su vez, obedece a un proceso minucioso de planeamiento y revisión.
Someta al juicio crítico de otros su texto en el afán de prever su connotación.
Hablar en público.

 Como hablar en público y que objetivos perseguir con el discurso. Saber

empezar y saber terminar. El discurso de principio a fin
 Saber comenzar y terminar de hablar
 La importancia del comienzo y el final de un discurso
 Si en algo coincidimos muchas personas es en el miedo que sentimos la
mayoría a dirigirnos al público. Todos los estudiosos apuntan en el mismo
sentido: tenemos un gran miedo al ridículo,
 La mejor forma de superar este miedo es con la práctica. Tratando de pensar
que nos estamos dirigiendo a un grupo de amigos. No todos somos grandes
oradores, pero si que podemos ser unos oradores amenos y eficaces, si
hacemos llegar nuestro mensaje de forma cordial, clara y efectiva.
Como mejorar nuestro discurso

 Una forma de perfeccionar nuestro discurso o intervención pública, es

practicar. Delante del espejo, grabándolo en un formato de audio o vídeo y
escuchándolo o viéndolo, con amigos que pueden hacer de críticos, etcétera.
Pero no podemos olvidarnos del mayor protagonista: la voz.
 Hay que cuidar la entonación -modular y dirigir bien la voz-; el tono -claro y
relajado-; el volumen -ni bajo, que no se oiga nada, ni gritando,
atemorizando al público-; el ritmo -no hablar muy pausado, ni rápido como
con ganas de terminar lo antes posible-; y cuidar la vocalización -pronunciar
correctamente, se nos entenderá mucho mejor-. Evitar las pausas, los
tartamudeos, las repeticiones, las vacilaciones y el alargamiento de palabras -
tipo eeeehhhh, queeee, buenoooo, etc-.
 Explicaremos más adelante los supuestos más comunes en los que tenemos
que hablar en público.