GG-PR-01
VERSION 01
PROCEDIMIENTO GESTION GERENCIAL 01/09/2019

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

NORMA NTC-ISO 9001: 2015

NORMA NTC-ISO 14001:2015
NORMA NTC 45001:2018
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS

DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en

parte sin previa autorización de la empresa

Reviso: Aprobó:
LEYDE SHIRLEY GIRALDO MIGUEL ANGEL RUALES AGUILAR
MENDOZA Gerente.
Coordinador HSEQ
Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
01/09/2019 CREACION DEL DOCUMENTO 01

     
  
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PROCEDIMIENTO GESTION GERENCIAL 01/09/2019

OBJETIVO:
Realizar, revisar y actualizar la planeación estratégica de la empresa, política y objetivos de calidad, política de HSEQ,
definir estructura, responsabilidades y autoridades, realizar la revisión por la gerencia y la planeación del SGI HSEQ
HSEQ.

ALCANCE
Aplica para todo el manejo gerencial de la empresa y específicamente en la planeación y responsabilidad general con el
SGI HSEQ.

DEFINICIONES:

REVISIÓN POR LA GERENCIA: revisión periódica que realiza la Gerencia a todo el SGI HSEQ, en la cual se involucran
las diferentes áreas de la organización.

PARTICIPANTES DE LA REVISIÓN POR LA GERENCIA: son definidas por el Gerente y generalmente son, los
Directores de área, los cuales conforman el comité de gerencia.
  
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1. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN

ITEM DESCRIPCIÓN

1.1. COMPROMISO DE LA El compromiso de la gerencia con el diseño, implementación, mantenimiento y mejora del SGI HSEQ, se encuentra
GERENCIA documentado en el Manual de Gestión Integral HSEQ MI-01

1.2 ENFOQUE AL CLIENTE La Gerencia se asegura que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar la
satisfacción de este. Para tal fin, la empresa considera los siguientes aspectos:
• Haciendo la revisión de los términos de referencia especificados en los procesos licitatorios.
• Verificando la capacidad que tienen la organización de cumplir dichos requisitos ya sea individualmente, en unión
temporal o en Consorcio.
• Con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente, se determinan los requisitos relacionados con la prestación
del servicio.
• Firma del contrato y acta de verificación de requisitos precontractuales (de ser necesaria).
• Realizando seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus
requisitos por parte de la organización (Evaluación de satisfacción del cliente GC-F-10).

1.3 POLÍTICA DE HSEQ La gerencia ha definido la política de HSEQ teniendo en cuenta lo siguiente:
• Que sea esta adecuada al propósito de la organización.
• Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y la mejora continua de la eficacia del SGI HSEQ.
• Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de HSEQ.
• Es comunicada y entendida en la organización.
• La difusión de la política de HSEQ se hará mediante la publicación de esta en las carteleras de la empresa y de la
obra. En las obras y en donde se requiera el uso del carné, la política se podrá imprimir en ellos.
• La gerencia revisará periódicamente la política de HSEQ con el fin de evaluar que esta sea adecuada a la empresa.
•La política de HSEQ se encuentra documentada en el Manual de Gestión Integral MI-01
  
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1. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN

ITEM DESCRIPCIÓN
1.3.1 POLÍTICA DE HSEQ La gerencia ha definido la Política HSEQ y se asegura de que dentro del alcance definido en su SGI HSEQ, esta:
  • Es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales y escala de riesgos de HSEQ.
• Incluye el compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación.
• Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización
suscriba relacionados con los aspectos ambientales y HS.
• Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales y de SISO.
• Se documenta, implementa y mantiene.
• Se comunica a todas las personas de la organización o en nombre de ella, con el propósito de que estos sean
conscientes de sus obligaciones individuales en materia de HS y de Medio Ambiente.
• Se comunica a todas las personas que trabajan en la organización o en nombre de ella, y está disponible para
las partes interesadas.
• Se revisa periódicamente para asegurar que esta permanece relevante y apropiada para la organización.

ITEM
1.4 PLANIFICACIÓN
 1.4.1 Objetivos de HSEQ
 
 
 1.4.2 Planificación del SGI
HSEQ
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1. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN
DESCRIPCIÓN
El Gerente ha definido los objetivos de HSEQ incluyendo aquellos necesarios para cumplir con los requisitos del
producto, verificando que estos son medibles y coherentes con la política de calidad. Estos objetivos se
encuentran definidos y documentados en el manual de gestión integral HSEQ MI-01 Para la planificación del
SGI HSEQ la gerencia se ha asegurado de que:
1  . La planeación del SGI HSEQ obedece a los siguientes lineamientos:
Se ha definido la Política y Objetivos de HSEQ, Alcance y Exclusiones del S.G.I (Ver Manual de Gestión Integral
en HSEQ). Se han identificado los procesos necesarios para el SGI HSEQ y su aplicación a través de la empresa
y la secuencia e interacción de estos. Lo anterior, se puede evidenciar en el mapa de procesos y la
caracterización de estos que se encuentran definidos en el Manual de Gestión Integral en HSEQ MI-01
2. Se mantiene la integridad del SGI HSEQ con los requerimientos de las normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 y OHSAS 18001:2007, cuando se planifican e implementan los cambios de este a través de la
revisión periódica por parte de la gerencia.
3. La organización identifica peligros, valora y controla los riesgos y deja evidencia. Se identifican aspectos
ambientales y se valoran los impactos ambientales significativos.
4. SECONTSA S.A.S, mantiene actualizada la información de los requisitos legales y otros que le sean aplicables
(en materia de Salud en el Trabajo, Seguridad Industrial y Medio Ambiente) y comunica a los trabajadores la
información más relevante sobre los requisitos legales, dejando evidencia de esto en Actas de Reunión con el
personal o en controles de capacitación.
5. La organización, establece sus objetivos, metas y programas en HSEQ, de acuerdo a los resultados de la
valoración de peligros y aspectos ambientales evidenciados respectivamente. Estos se actualizarán de acuerdo
al desarrollo del contrato o al estado del proyecto. En el Área Administrativa se realizará de forma semestral o
cada vez que se reporte un nuevo aspecto o riesgo. Los objetivos metas y programas se evidencian en el
Programa de Gestión, estos programas podrán ser modificados de acuerdo a comunicaciones escritas o quejas
de los clientes, sugerencia de proveedores y otras partes interesadas.
6. Los planes adoptados por la empresa, en cuanto a la planeación estratégica son consignados en el formato
Actas de reunión.
  
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1. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN

ITEM DESCRIPCIÓN
1.5. RESPONSABILIDAD,
AUTORIDAD Y
COMUNICACIÓN

1.5.1       Responsabilidad y La responsabilidad del personal se especifica en los perfiles de los cargos, mientras que la autoridad se
Autoridad evidencia en el organigrama de la empresa y en los Planes de Gestión Integral de cada proyecto.
   

1.5.2       Representante de
la Dirección
El Gerente ha designado como su representante a las personas que dentro del organigrama de la empresa
ocupa el cargo de Coordinador de HSEQy al COPASST o Vigía de SST de los proyectos, quienes con
independencia de otras funciones tienen la responsabilidad de:
▪  Asegurarse de que se establezcan, implementen y se mantengan los procesos necesarios para el SGI HSEQ
(de acuerdo a los requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007).
▪   Informar a la gerencia sobre el desempeño del SGI HSEQ y de cualquier necesidad de mejora.
▪   Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la
organización.
La autoridad dentro del SGI HSEQ es el Gerente quien de acuerdo a los informes de los representantes toma
decisiones de cambios en el sistema.
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1. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN

ITEM DESCRIPCIÓN

Medios de comunicación: Celular, avantel, teléfonos fijos, e-mail, memorandos internos, registros de capacitación, actas de reunión, folletos,
1.5.3 comunicaciones verbales y comunicaciones escritas.
Comunicación, Medios de Consulta: Puntos de información (publicación de políticas, reglamento interno de trabajo, reglamento de higiene y seguridad industrial,
consulta y plano de evacuación ,números de emergencia, entre otros documentos de interés), carpetas con procedimientos, instructivos u otros documentos
de referencia impresos o magnéticos, evaluaciones de desempeño del personal, evaluaciones de desempeño de proveedores ,encuestas de
participación satisfacción del cliente, quejas o reclamos del cliente.
Medios de participación: la principal herramienta de participación son las actas de COPASST, además se cuenta con buzón de sugerencias el cual
es abierto en las mismas frecuencias en las que se realizan las actas de COPASST, dejando en estos registros las evidencias de seguimiento de los
hallazgos reportados , registros de oportunidades de mejora, encuestas de clima laboral, revisión por la dirección, auditorias internas.
Medios por los cuales se comunican o revisan aspectos como: Política y objetivos de HSEQ, Responsabilidades y Autoridad, Requisitos Legales,
Reglamentarios y del Cliente que hay cumplir en el desarrollo de las actividades, planes, programas, procedimientos, instructivos, necesidad de
recursos, oportunidades de mejora entre otros, datos que son importantes para el funcionamiento óptimo de la Empresa.
La organización ha determinado no comunicar ni a sus clientes, como tampoco a sus proveedores los aspectos ambientales significativos. Solo se
les comunicará en caso de que estos soliciten esta información. La empresa comunica a sus clientes la política de HSEQ, por medio de reuniones
con ellos, las cuales quedan evidenciadas en actas de reunión, o enviando una hoja de servicios describiendo la Política de HSEQ de la empresa.
Si el cliente requiere conocer otros aspectos del SGI HSEQ de la empresa, esta difusión queda registrada en actas de reunión con el cliente
Principales interacciones con las diferentes partes interesadas de la organización:
•Clientes: quejas, reclamos, felicitaciones, premios, encuestas de satisfacción del cliente, actas de reunión
•Proveedores: en HSEQ portafolios de servicios, ordenes de compra, remisiones , facturas, hojas de seguridad, fichas técnicas y certificados de
calidad y criterios especiales para el almacenamiento o transporte de los productos., licencias ambientales, actas de entrega de residuos o
certificados de calibración para equipos de medición (si aplica)
•Auditores internos contratados externamente y entes de certificación: programa, plan e informe de auditorias.
•ARL, EPS, Caja de Compensación familiar: cronogramas de trabajo en prevención de riesgos laborales
•Secretaria de salud: consulta y recomendaciones sobre los riesgos de salud publica
•Medico de Salud en el Trabajo: licencia de Salud en el Trabajo, certificados de aptitud laboral, entrega de certificados de aptitud laboral, custodia de
las historias clínicas
•Ministerio de protección social: Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo, registro de aprobación del reglamento interno de trabajo.
•CAR: solicitud de licencias, inscripción como generadores de RESPEL y permisos ambientales
Nota: para el caso de la comunicación con contratistas y visitantes se amplia la descripción en el ítem 5 y 6 del procedimiento de Gestión
Administrativa (licitaciones).
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1. RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN

ITEM DESCRIPCIÓN
1.5.3 Comunicación, La empresa deja disponible a sus proveedores y otras partes interesadas, la Política de HSEQ la cual está
consulta y participación publicada en la oficina central de ORITRANS S.A.S en el sitio donde se estén ejecutando los proyectos, donde
(continuación) clientes, proveedores y otras partes interesadas pueden consultarla, además en caso de solicitarla la empresa la
comunica o entrega su hoja de servicios.

La empresa se asegura de que las disposiciones sobre la implicación del personal y sobre las consultas se
documenten y las partes interesadas estén informadas, dejando evidencia de lo anterior en actas de reunión con
el cliente y mediante controles de capacitación al personal de la empresa, publicando la política de HSEQ y
dejándola disponible para clientes, proveedores, visitantes y todo el que la requiera. Además los empleados de la
empresa:
•Están involucrados en el desarrollo y la revisión de las políticas y los procedimientos para la gestión de riesgos
•Son consultados cuando haya cualquier cambio que afecte a la SISO en lugar de trabajo.
•Son representados en asuntos de salud y seguridad por el Coordinador de HSEQ.
•Se deja evidencia de lo anterior en actas de reunión con el personal y/o en capacitaciones (Controles de
Capacitación).

1.2. GESTIÓN ESTRATEGICA

La Gestión estratégica de la organización SECONTSA S.A.S., se encuentra documentada en el Manual de Gestión Integral HSEQ MI-01 en el
cual se especifica, la POLÍTICA DE HSEQ; los Objetivos, metas y programas en HSEQ, se encuentran documentados en los programas de
gestión.
  
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2. REVISIÓN POR LA GERENCIA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

El Gerente hace como mínimo una revisión del SGI HSEQ al

1 año. La primera revisión se realizará después de la primera
auditoria interna. A partir de esta fecha se programarán las
próximas revisiones, cada vez que se reporten cambios que
Análisis de la afecten la integridad del SGI HSEQ tales como: Ampliación del
Alcance del SGI HSEQ, Apertura de nueva oficina o sucursal, Gerente
información
cambios en la estructura organizacional, cambios de tipo legal o
reglamentario, Incorporación de nuevas tecnologías, se dejará
evidencia de este hecho en las Actas de Reunión (GG-F-01)

El Gerente convoca a la reunión a las personas que participan

Revisión Por la de la revisión por la gerencia; definiendo: hora, fecha, y lugar en
Gerente
Gerencia que se realizara, (Se puede hacer esta convocatoria
verbalmente o escrita).

El Gerente preside la reunión en la fecha y hora indicada

teniendo en cuenta la presencia de los siguientes datos:
Resultados de las auditorias, retroalimentación del cliente,
desempeño en HSEQ de la organización, estado de acciones
correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de las
revisiones por la gerencia previas, Evaluación y Identificación
Implantación y de cambios y cumplimiento de los requisitos legales y de otra
seguimiento a las índole en HSE aplicables, cambios que pondrían afectar el Coordinador
acciones Revisión por la gerencia
sistema, recomendaciones para la mejora, política y objetivos HSEQ
de HSEQ, Grado de cumplimiento de Objetivos y metas de
HSEQ, Resultado de la participación y Consulta, Comunicación
de las partes interesadas externas e incluidas las quejas ,
Estado de investigación de incidentes, Recursos necesarios
para el mantenimiento y mejora del SGI HSEQ en HSEQ.

FIN
  
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3. CONTROL DE LOS REGISTROS

CÓDIGO REGISTRO RESPONSABLES

GG-F-01 Actas de Reunión Todos

GG-F-02 Caracterización procesos SGI HSEQ Gerente
GG-F-03 Matriz de eficacia SGI HSEQ Coordinador HSEQ
GG-F-04 Planeación del SGI HSEQ Coordinador HSEQ
GG-F-05 Presupuesto del SGI HSEQ Gerente y Coordinador HSEQ
GG-F-06 Mapa de procesos SGI HSEQ Coordinador HSEQ
GG-F-07 Formato de Inspección Gerencial Gerente
GG-F-08 Organigrama administrativo y operativo Gerente
GG-F-09 Objetivos y Metas del SGI HSEQ Gerente
GG-F-10 Informe de Revisión por la Dirección Gerente y Coordinador HSEQ