GENERALIDADES DE CALIDAD

- INFORMACIÓN DOCUMENTADA -
“HACIA LA CERTIFICACIÓN”

DIRECCIÓN NACIONAL DE CALIDAD

direccion.calidad@hlips.com.co
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Durante la implementación de un Sistema de Gestión se requiere una serie
de recursos que permitirán alcanzar los objetivos y mejorar continuamente
la cultura de calidad en los procesos.
La Norma ISO 9001 en su nueva versión 2015, dentro del numeral 7.5
Información Documentada, amplía el enfoque del control de documentos a
información documentada; eliminando los límites en cuanto a la cantidad y
el tipo de documentos utilizados, ejemplo: “procedimientos” o “instructivos”.
Reconociendo así, que la norma tiene como requisito: la identificación,
distribución, acceso, control de cambios, legibilidad, conservación y
disposición de la Información Documentada, necesaria para el desarrollo de
las actividades de cada uno de los procesos.
Health & Life IPS cumple con todos estos requisitos, ya que la Información
Documentada de la institución se maneja por
medio de la plataforma de información y el Sistema de
Gestión Integral (SGI) ALMERA.
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Documentos obligatorios
para la ISO 9001:2015

Pir
ám
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La ISO 9001:2015 permite a una organización flexibilidad en la manera

Do
cu
Manual

me
en que prefiera documentar su Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de Calidad

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UA
Esto permite que cada organización o empresa determine el numero Instructivos,

L
DE
Procedimientos
de su Información Documentada que esta requiere para demostrar

CA
LID
la planificación, operación y controles efectivos de sus procesos y

AD
M-
GC
a su vez la implementación y mejora de su Sistema de Calidad. Formatos,

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Registros y

(AL
toda evidencia

ME
RA
)
La norma ISO 9001:2015 no requiere un «sistema de documentos»,
sino un «Sistema de Gestión de Calidad documentado»
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
La Información Documentada
puede hacer referencia a:
 Sistema Gestión de Calidad, incluyendo a cada área relacionada (Procesos)
 La información generada para que la organización opere (Documentos)
 Evidencia de los resultados alcanzados (Registros)

Para diferenciar de una mejor forma los conceptos; “mantener información documentada” se hace
referencia a disponer de documentación (Documentos/Procedimientos) que describa como llevar a cabo
una actividad (Proceso) y “conservar información documentada” se refiere a los necesarios para
proporcionar evidencia (Registros)

Un requisito para “mantener” información documentada no hace exclusión a la posibilidad de que la

organización también podría necesitar “conservar” esta misma para un propósito o fin en particular,
ejemplo: para conservar las versiones anteriores de ella.
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Los problemas o errores más comunes en el control
de la Información Documentada
1. Los documentos son creados o actualizados sin ningún
control por el área de Calidad.
El Sistema de Gestión de Calidad de Health & Life IPS cuenta con unos
procedimientos específicos para la elaboración, actualización, ajuste y
anulación de documentos institucionales, los cuales se pueden
encontrar como instructivos dentro de la plataforma de Sistema de
Gestión Integral ALMERA:
• I-GC-04 (INSTRUCTIVO DE INTRODUCCIÓN A PLATAFORMA ALMERA)
• I-GC-06 (INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN, AJUSTES, ELIMINACIÓN Y BÚSQUEDA
DOCUMENTAL EN PLATAFORMA ALMERA)
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Los problemas o errores más comunes en el
control de la Información Documentada
2. Se pierde tiempo a la hora de buscar documentos y/o registros.
La Información Documentada de Health & Life IPS se encuentra bajo un Listado
Maestro dentro de la plataforma de Sistema de Gestión Integral ALMERA, allí de
manera rápida se puede realizar la búsqueda o ubicación de cualquier documento
controlado a que se haga referencia.

(Se recomienda utilizar el buscador)

 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Los problemas o errores más comunes en el
control de la Información Documentada
3. La Información Documentada no se encuentra protegida.
Como parámetros de seguridad establecidos por Health & Life IPS para
la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la Información
Documentada; el Sistema de Gestión Integral (SGI) ALMERA cuenta con:

 Herramienta de control y tratamiento de la información

documentada.
 Administración de privilegios a usuarios sobre la
información documentada.
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Los problemas o errores más comunes en el
control de la Información Documentada
4. Se tiene desconocimiento de la Información Documentada.
Para evitar que las personas vinculadas a Health & Life IPS mas
comúnmente aquellas que ingresan reciente, no tengan desconocimiento
sobre la Información Documentada:
 Se realizan Inducciones básicas sobre el manejo de la plataforma
de Sistema de Gestión Integral ALMERA.
 Identificación de los documentos referentes a su rol y proceso
perteneciente.
 Permisos internos para la elaboración y modificación de .

documentos.
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Tipos de Documentos Institucionales
Tipo de
Sigla Definición
Documento
Tipo de documentos internos que sirven como soporte para registrar la información y
Formato F
recopilación de datos. (un formato diligenciado o con información se conoce como Registro)
Guías que proporcionan recomendaciones a los procesos a fin de mejorar continuamente el
Guía G
desempeño (Generalmente se usan en el Servicio de Atención Medica)
Estos son algunos de los tipos
Forma de desarrollar una actividad referida generalmente en un procedimiento, cuyo fin
de documentos establecidos
Instructivo I
principal es detallar la actividad en sí; pueden generarse en imágenes, video o flujogramas. por Health & Life IPS dentro
Manual M
Tipo de documento que especifica la forma de administrar una actividad, un proceso, o la de su Sistema de Gestión de
organización como tal.
Calidad, los cuales pueden
Procedimiento PR Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (paso a paso) encontrarse como Plantillas
Políticas PO
Refleja las intenciones y compromisos de la Alta Dirección con respecto al Sistema de Institucionales dentro de la
Gestión de Calidad y sus procesos.
documentación del Proceso
Documentos Documentos de origen externo que la organización determina como necesarios para la
Externos
DE
planificación y operación del Sistema de Gestión (Ej.: Normas, Leyes, Decretos, Resoluciones)
de Gestión de Calidad (GC) en
la plataforma ALMERA.

¡ Se debe verificar siempre que el documento utilizado se encuentre en su ultima actualización o versión !
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Consideraciones Generales
Uno de los requisitos fundamentales que debe cumplir la Información Documentada dentro de Health & Life IPS
es que aporte valor a las actividades “eliminando, reduciendo o controlando los riesgos” para los procesos
dentro del Sistema de Gestión de Calidad que facilite y simplifique estos mismos.

Así pues, que la Información Documentada disponible debe contribuir también a:

 Mejorar tiempos de respuesta de los procesos

 Eliminar tareas o actividades duplicadas (reprocesos)
 Disminuir errores y fallos dentro de los procesos
 Mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Beneficios finales del control de la
Información Documentada
 Los resultados de los procesos son mas comprensible y se evidencia la
disminución de errores (resultados predecibles)
 Contribuye al proceso de capacitación y formación de todo el personal
que se encuentre vinculado a la institución (competencias)
 Se incrementa la estandarización, lo que ayuda a mantener a los
procesos bajo condiciones contraladas (mitigar errores)
 El disponer de buenos registros permite recolectar información y datos
básicos del proceso para evaluar su desempeño, para por consiguiente
mejorarlo (mejora continua)
 La Información Documentada que se implementa de forma digital
facilita el acceso a la información actual, su control y distribución es
mas rápida, disminuyendo el riesgo a tener información obsoleta.
“ RECUERDA QUE SIEMPRE
EXISTE UNA MANERA
PARA HACER LAS COSAS
MEJOR… - Thomas Alva Edison -