Adiestramiento Básico en Preparación

de Propuestas

Universidad de Puerto Rico

Recinto Universitario Mayagüez
Colegio de Ciencias Agrícolas
Servicio de Extensión Agrícola

Prof. Roberto Rigau Lloréns

Catedrático Asociado
Especialista en Recursos Externos
Preparación de Propuestas
Propuesta.

1. (Del lat. proposita, t. f. de -tus, propuesto.) f. Proposición o idea que se

manifiesta y ofrece a uno para un fin.
2. Consulta de uno o más sujetos hecha al superior para un empleo o
beneficio.
3. Consulta de un asunto o negocio a la persona, junta o cuerpo que lo ha
de resolver.
DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA
Vigésima segunda edición
Preparación de Propuestas

Propuesta:
Documento escrito que ofrece resolver un
problema presentado a uno o más
auspiciadores y donde se proponen
servicios o productos a un costo específico
o a cambio de alguna otra cosa
Preparación de Propuestas

Función
Convencer al auspiciador de que:
• Actividades propuestas van a resolver un problema
• Actividades propuestas están dentro de los objetivos del
auspiciador
• Existen los recursos y puede llevar acabo las actividades
• Resultados van a justificar el tiempo y el dinero
Preparación de Propuestas

Uso de fondos:
1. Ofrecer servicios
2. Desarrollar programas educativos
3. Investigación
4. Reclutar y adiestrar personal
5. Reponer y/o adquirir equipo
6. Costos de operación y servicios
7. Establecer facilidades
Preparación de Propuestas

Proceso:
• Desarrollo de la idea

• Selección de la fuente de fondos

• Contactos antes de solicitar
• Organizando y escribiendo la propuesta
Preparación de Propuestas
Desarrollo de la idea:
1. Problema
2. Necesidades
3. Objetivos del proyecto
4. Metodología a usarse
• Beneficios del proyecto
• Capacidad del proponente
• Costos
Preparación de Propuestas
Selección de la fuente de fondos:
• Áreas de interés
• Prioridades para asignar fondos y procesos de revisión
• Tamaño de las propuestas
• Restricciones y limitaciones
• Requisitos para pareo de costos
• Fechas límites y condiciones para someterlas
Preparación de Propuestas
Selección de la fuente de fondos:
1. Persona contacto u oficina (Program Director)
2. Guías y formularios requeridos (Application Package)
• Filosofía y prioridades del auspiciador
• Costos permitidos
• Pareo de fondos
• Auspicio a corto o largo plazo y renovaciones
• Pre-Propuestas
Preparación de Propuestas

Contactos antes de solicitar:

1. Propuesta preliminar (Pre-Proposal)
2. Carta de intención
• Resumen del proyecto propuesto e información
del solicitante
• Visitas al auspiciador
Preparación de Propuestas
Organizando y escribiendo la propuesta:
a. Página de Título
b. Tabla de Contenido
c. Resumen
d. Introducción
Preparación de Propuestas

Organizando y escribiendo la propuesta:

f. Narrativo del Proyecto
 Problema
 Metas y objetivos
 Procedimientos, métodos y
actividades
 Evaluación
 Diseminación
Preparación de Propuestas
Organizando y escribiendo la propuesta:
g. Referencias
h. Presupuesto
 Costos directos
 Costos indirectos
 Costos compartidos
 Justificación del presupuesto
i. Apéndices
Preparación de Propuestas
Página de título
• Título del proyecto
• Nombre del auspiciador
• Nombre, teléfonos y firma del Director del Proyecto
• Investigador
• Fecha en que se sometió
• Periodo del proyecto
• Fondos requeridos
• Nombre, dirección y firma de la persona autorizada
Preparación de Propuestas

Tabla de contenido:
Esta parte puede ser opcional
dependiendo del largo y la
complejidad de la propuesta.
Ayuda al que revisa la
propuesta a buscar con mayor
facilidad a través de esta.
Preparación de Propuestas

Resumen:
Este puede ser de 100 a 300 palabras condensando
la información esencial en la propuesta. Debe
estar clara y concisa, enfatizando en:
• Necesidad del proyecto
• Objetivos específicos
• Procedimientos y métodos de evaluación
• Impacto anticipado y beneficios

SE PREPARA AL FINAL DE LA PREPARACION DE LA PROPUESTA

Preparación de Propuestas
Narrativo del proyecto:
1. Introducción – resumen del problema, método propuesto
para solucionarlo y resultados anticipados. Conocimientos
del proponente sobre el trabajo hecho, la literatura en ese
campo y los beneficios que se obtendran.
2. Problema – define la racionalización del proyecto
incluyendo el propósito, necesidad y justificación. Explica
la importancia de la idea en relación con las metas y
objetivos del auspiciador de forma que justifique los
fondos.
Preparación de Propuestas

3. Metas y Objetivos -- las metas son aseveraciones

generales especificando los resultados del proyecto. Los
objetivos son aseveraciones específicas de los logros que se
esperan de las actividades del proyecto. Estos se deben poder
medir e incluir el criterio para medir el éxito.
4. Procedimientos y Métodos -- se describe en detalle
como se van a realizar las actividades. Se describe paso a
paso las técnicas o métodos a utilizar.
Preparación de Propuestas

5. Evaluación -- Presenta el proceso de evaluación, para el

avalúo del progreso del proyecto hacia el logro de los
objetivos y el resultado de las actividades propuestas.
6. Diseminación -- Enfatiza en los métodos para hacer
disponibles los resultados del proyecto a otros.
Nota: El lenguaje que se use debe demostrar el conocimiento sobre el
área del proyecto, pero que sea lo suficientemente sencillo para que el
que la revise la entienda. Este debe demostrar su entusiasmo por el
proyecto.
Preparación de Propuestas

Referencias:
Esta sección sólo se debe incluir si se ha citado
literatura en el narrativo. Las referencias se deben
escoger con cuidado y que tengan una relación
directa con el proyecto. Una lista numérica o
cualquier método bibliográfico puede usarse.
Preparación del Presupuesto
Presupuesto.(Del part. irreg. de presuponer).
1. Motivo, causa o pretexto con que se ejecuta algo.
2. Supuesto o suposición.
3. Cómputo anticipado del costo de una obra o de los gastos y
rentas de una corporación.
4. Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos
generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc.
5. Propósito formado por el entendimiento y aceptado por la
voluntad.
DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA
Vigésima segunda edición
Preparación del Presupuesto

Presupuesto
Descripción detallada de los costos
necesarios para realizar un proyecto o
actividad
Preparación del Presupuesto
¿Cuándo preparo el presupuesto?
Luego de completar la parte narrativa de
las actividades que se van a realizar para
cumplir con los objetivos del proyecto.

¿Por qué?
Porque el auspiciador quiere ver un
estimado real de los costos de las
actividades que se van a realizar.
Preparación del Presupuesto
Costos Directos
“Direct costs are those that can be identified
specifically with a particular sponsored
project, an instructional activity, or any other
institutional activity, or that can be directly
assigned to such activities relatively easily
with a high degree of accuracy.”
OMB Circular A-21
Preparación del Presupuesto
Costos Indirectos (F&A Costs)
“F&A costs are those that are incurred for
common or joint objectives and therefore
cannot be identified readily and specifically
with a particular sponsored project, an
instructional activity, or any other
institutional activity.” OMB Circular A-21
Preparación del Presupuesto
Los costos deben ser:
• Permitidos (Allowable)
• Razonables (Reasonable)
• Identificables por categoría (Allocable)
• Tratados consistentemente (Consistent Treatment)
• Conforme a cualquier limitación o exclusión (Conform
to any limitation or exclusions)
OMB Circular A-21
Preparación del Presupuesto
Características del Presupuesto
• Es un estimado
• Debe haber una relación directa entre el costo y el
producto del proyecto
• Debe ser específico
• Descripción detallada de los costos
• Seguir el formato establecido en las guías
• Pareo de fondos
Preparación del Presupuesto
Costs DRNA PRAES
Salaries $ 9,764 $14,287
Resumen del Fulano de Tal, Co Project Director
Presupuesto Fulana de Tal, Co Project Director
“Budget Summary” Fringe Benefits 1,061 2,490
Fulano de Tal, Co Project Director
Fulana de Tal, Co Project Director
Travel 550
Fulano de Tal, Co Project Director 550
Fulana de Tal, Co Project Director
Materials 14,275

Conference Costs 6,000

Indirect Costs 2,800

Other 5,000

Total $ 35,000 $21,777

Total Projects Costs $ 56,777
 Budget Narrative:
Salaries
Narrativo del Extension Specialist
$5,953 x .20 FTE x 12 months $14,287

Presupuesto
Agricultural Agent
$3,113 x .20 FTE x 12 months 9,764
$24,051
Fringe Benefits

“Budget Narrative” Extension Specialist

Agricultural Agent
2,490
1,061
$ 3,551
Travel
Extension Specialist
$250 x .20 FTE x 11 months 550
Agricultural Agent
$250 x .20 FTE x 11 months 550
$ 1,100
Materials
Dell Precision M20 & Workstation (2 @ $2,800 each) 5,600
Dell Dimension 4700 (1 @ $1,500 each) 1,500
Dell 3400 MP Projector (1 @ $1,400 each) 1,400
Office Supplies 3,000
Educational Materials 2,775
$14, 275
Indirect Costs
($35,000 x .08) $ 2,800

Conference Costs
Two (2) days Workshops (6 @ $1,000 each) $ 6,000

Other $ 5,000
Professional activities and resources related to the goals,
objectives, and subject matter for Project Directors and participants.

TOTAL PROJECT COSTS $56,777

Preparación del Presupuesto
Salarios (Salaries)
• Salarios Base
• FTE (Full Time Equivalent)
• Asesores
• Estipendios
• Contratos Profesionales
Preparación del Presupuesto
Beneficios Marginales (Fringe Benefits)
• FTE (Full Time Equivalent)
• Aportaciones patronales/empleado
• Retiro Federal
• Seguro Médico
• Seguro por Desempleo
• Seguro Social
• Medicare
• Bono de Navidad
• Otros
Preparación del Presupuesto
Viajes (Travel)
• FTE
• Gastos de Viaje Personal del Proyecto
– Dietas
– Millaje
– Gastos de Alojamiento
– Otros
• Viajes a EEUU
• Viajes Internacionales
• Alimentos participantes
• Estipendios
• Transportación Privada
Preparación del Presupuesto
Equipo (Equipment)
• Agencias Federales – Costo mayor a $5,000
• UPR - Costo mayor a $1,000 o vida útil mayor a un
año
– El SEA siempre lo identificará como equipo
según definición UPR
• Manejo y franqueo
• Arbitrios
Preparación del Presupuesto
Materiales (Materials)
• Agencias Federales – Costo menor a $5,000
• UPR - Costo menor a $1,000 y vida útil menor a un
año
– El SEA siempre lo identificará como materiales
según definición UPR
• Manejo y franqueo
• Arbitrios
Preparación del Presupuesto
Contratos (Contractual)
• Asesores
• Estipendios
• Contratos Profesionales
• Contratos de Servicios
• Ley de Ética Gubernamental
• Sub Grants
• Impresos (Printing)
Preparación del Presupuesto
Otros (Others)
• No se pueden colocar en ninguna otra categoría
– Ejemplos:
• Registro de conferencias
• Servicio de Internet
• Servicio de mensajeros
Preparación del Presupuesto
Costos Indirectos (F&A)
• UPR los tiene negociados con DHHS
• Proyectos educativos son un 8% de los costos totales
que se cargan al auspiciador
• Organizaciones que no tienen negociado los %’s
deben seguir las Circulares Federales que regulan
estos costos
Preparación del Presupuesto
Costos Compartidos
Algunas instituciones requieren que se compartan los
costos del proyecto asignándole un porcentaje a la
institución solicitante, generalmente mucho menor o
puede ser contribuciones “Inkind.”
Justificación del Presupuesto
Todos los costos del proyecto deben estar bien
justificados.
PREPARACION DE PROPUESTAS
Apéndices
Los apéndices deben contener información que
refuercen el concepto básico desarrollado en la parte
narrativa de la propuesta.
Ejemplos: resumés, cartas de respaldo, data de
apoyo, publicaciones, etc.
Las propuestas Federales tienen políticas
eespecíficas de qué se puede incluir.