Herramientas de un Sistema de Excelencia

Cambio con el PES

El Program Excellence System es :
la respuesta del grupo a su desafío de
eficiencia y eficacia operativa
la totalidad de los métodos de trabajo y
de management que se basa en los
principios del lean y de la mejora
continua

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 El "PDCA"

Objetivos pedagógicos:
• Dar a conocer el espíritu PDCA y
su aplicación para establecer
estándares

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 El ciclo PDCA - Origen
• El concepto de ciclo PDCA deriva de una conceptualización del
método científico general
1. Se plantea una hipótesis
2. Se obtienen datos de la realidad
3. Se comparan los datos con lo que se esperaría si la hipótesis
fuera cierta
4. Se obtienen conclusiones sobre la validez de la hipótesis
planteada al principio.

Reference – Auteur – Entité – Usage Interne 4

 PDCA: Origen
• Walter Shewhart, de Bell Labs, sostuvo que el
método científico podría aplicarse a los procesos
de mejora de sistemas de producción.

• William Deming lo popularizó como el ciclo PDCA

por Plan, Check, Do, Act para hacerlo más
fácilmente entendible a nivel del piso de planta.

5
Reference – Auteur – Entité – Usage Interne 5
¿ PDCA o método del bombero ?
PLAN

ACT Bombero DO

CHECK
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El espiritu del PDCA
PLAN

AMELIORATION

ACT DO

CONTINUE

CHECK

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 PLAN = Preparar, planificar

Para realizar un buen plan, usted debe:

- Comprender la SITUACION ACTUAL
¿Donde está ahora? (sobre la base de los hechos)

- Fijar un OBJETIVO
Que quiere alcanzar ?

- Definir un PLAN DE ACCION

¿Que debe hacer para alcanzar los objetivos ?

- Identificar los RECURSOS

¿Que necesita para realizar las acciones ?

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PLAN / Comprender la situación
Ir a la fuente para comprender la situación y
construir el consenso con sus interlocutores.
Recolectar los
datos.
Ideas sobre
cuales podrían
haber sido los
hechos.

Recolectar los datos.

Analizar los datos.
Por qué lo
hacemos de esta Validar lo que va hacerse.
manera ?

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 PLAN / Objetivo
Las necesidades del cliente

Piense el objetivo en función de lo que el cliente

- DEBE tener

- AMARIA tener

Lo que el cliente esta dispuesto a pagar

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 PLAN / Objetivo

Para ser eficaces, utilice objetivos SMART

"I believe that this
nation should commit
eSpecíficos itself to achieving the
goal, before this
Medibles decade is out, of
landing a man on
Ambiciosos the Moon and
returning him safely to
the Earth.“
Realistas -John F. Kennedy (1961)

Tiempo determinado
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 PLAN / Recursos
Debe garantizar la disponibilidad de recursos
para realizar las acciones.

Equipamientos
Tiempos
Pers. competentes

Expertise

€
Dinero Material Soporte

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DO = Hacer
HACER, necesita de :

- Llevar hasta el final las ACCIONES.

- PILOTEAR y SEGUIR el avance.

- AJUSTAR el plan de acción si es necesario

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CHECK = Evaluar

Evaluar el resultado mirando los objetivos

RESULTADO - Se alcanzo el objetivo ?

- Sabría reproducirlo ?
- Que resultado se obtuvo ?

PROCESOS - Que plan de acción se ha seguido ?

- El plan de acción fue bueno ?
- Sabría reproducirlo ?

Relacionar el resultado obtenido con el proceso

seguido 15
ACT
Según la evaluación de los RESULTADOS

Identifico el PROCESO que lo lleva al buen

RESULTADO…

Entonces manténgalo !!!

Si al contrario , el RESULTADO no es bueno

y/o si no sabe reproducir el PROCESO…

Entonces explote sus observaciones !!!

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 ACT
ESTANDARDICE
para ser capaz de REPETIR (usted mismo y todo el
mundo)
• Mejor manera de hacer conocida al
momento
• Escrito por aquellos que hacen
• Saber hacer /
Manera de hacer /
Management
• Favorece la flexibilidad /
Resultados previsibles/
Reduce los errores

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ACT

Para reproducir con confianza,

Para sostener la MEJORA CONTINUA

Podemos hacer :

- mas seguro
- menos caro
- de mejor calidad
- mas simple
?
- mas rápido

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 El espiritu del PDCA
PLAN
- Comprender la situación
- Definir el objetivo
- Preparar las acciones
- Identificar los recursos necesarios

AMELIORATION
ACT DO
- Avisar, Reaccionar
- Ejecutar el PLAN
- Ajustar
- Ajustar si es necesario
- Anclar, Estandarizar
- Medir el avance
- Generalizar
- Mejorar
CONTINUE

CHECK
- Evaluar los resultados
- Evaluar el proceso
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Planificar rigurosamente una acción permite hacerla
llegar a un resultado de manera más eficaz

Poca preparación => Acción larga y difícil

Poco control , Poca capitalización
Energía
P D C A gastada
importante

Preparación completa => Acción rápida y facilitada

Control rápido / indicador previsto, Capitalización rigurosa

D Energía
P C A gastada
escasa

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 Los retos

Desarrollar el ciclo
"El 75% de los problemas
del PDCA
de la empresa son problemas
de comunicación“. R. Fukuda

"El 90% de los problemas

Ayuda a aprender pueden solucionarse con
sentido común y rigor". M. Imai

Ayuda a mejorar

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Ejercicio de las
Instrucciones

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Los reportes A3

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Que es un A3?

A3 =

29,7cm x 42cm, tablero blanco,

pantalla de proyección, Paper board,
o papel 21cm x 29,7cm !

No es la dimensión lo que es relevante

sino el contenido!!!
24
24
 Que es un A3?

 Un estándar que facilita la comunicación ;

 Un soporte que estructura el pensamiento ;
 Une presentación que exige ir a lo esencial.

Es fácil de comprender
Sigue siempre la misma lógica
Los puntos importantes son puestos en valor

25
25
 A3 de síntesis
Titulo & Actores

Finalidad para la empresa Situación cible que satisface el

desafio
Desafío del chantier

Plan de acciòn
Perímetro del chantier

Restricciones dadas por la jerarquía

Situación inicial Modalidad de seguimeinto del plan

de acción

Método
Condición de cierre del chantier

PLAN DO CHECK ACT 26

26
 A3 de información de avance

Título
Proyecto o actividad afectada Instrucciones / enseñanzas
- Puntos a reproducir en otros lados
Actividades realizadas
- Qué está previsto?
- Cambios?
- Situación actual

Puntos débiles a trabajar

Evaluación de resultados comparados Mejoras eventuales identificadas

con el plan

PLAN DO CHECK ACT 27

27
 A3 resolución del problema
Titulo

Clarificar el problema : Busqueda de las causas raices :

Identificacion de los ejes de accion :

Définicion de las acciones

Descomponer el problema en Calendario de desarrollo
problemas elementales :

Modalidad de medida y de control

Définir el objetivo :
Estandarización

PLAN DO CHECK ACT 28

28
Introduction

Eliminación de cuello de botella Confiabilidad de equipos (RG)

Eliminación de defectos
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Actividad

Miremos de cerca algunos A3…

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30
 En Conclusión:

 Un estándar que facilita la comunicación ;

 Un soporte que estructura el pensamiento ;
 Une presentación que exige ir a lo esencial.

Es fácil de comprender
Sigue siempre la misma lógica
Los puntos importantes son puestos en valor

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31
 Un buen A3…

• Suficiente información, clara y concisa

• Buen equilibrio entre texto y gráficos

• Redacción clara, explícita y concisa

• Buena utilización de los tipos de letra, de los

caracteres en negrita y subrayados

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32
Actividad

Realicemos algunos…

33
33
La resolución de problemas

Objetivos pedagógicos:
Abordar la resolución de
problemas y sus etapas.

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 Definición de un problema

“Nadie tiene mayor preocupación que el que

piensa no tener ninguna preocupación.“

(El problema más grave que se puede tener, es

creer que no se tiene ningún problema.)

Taiichi Ohno

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35
Bienvenido a los problemas para resolverlos mejor

• Los problemas son una mina de tesoros

• No “matar al mensajero”
• La gente no es un problema (no juzgar,
no censurar)
• Allí, donde no se detecta un problema,
no se puede encontrar una mejora
• Aumentar la capacidad de la gente para
resolver los problemas

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36
 Definición de un problema
Tipos de Problemas

Nueva situación
objetivo/ideal
(Futuro)

Desvío Problema del Tipo

Mejora o Cambio

Situación Estado
Objetivo/ideal Normal

Desvío
Desvío = Problema

Situación
actual
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 El QQOQC
• Qui, Quoi, Ou, Quand, Comment
• Quién, Qué, Dónde, Cuándo, Cómo
• El QQOQC ayuda a clarificar una situación

Para cada pregunta, preguntarse ¿Cuánto?

• Se emplea para
– Clarificar los problemas prioritarios
• Recolectar información
– Clarificar las acciones a implementar

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Los 5 Porqué ?

• Los 5 porqué ayudan a llegar al origen de un

problema a través de sucesivas preguntas sobre las
causas de las causas

• Se utiliza para “ramificar” el diagrama de Ishikawa

• La mayoría de las veces llegar a las causas raíces

permite encontrar soluciones definitivas

• Es necesario realizar una validación en el terreno de

causas probables.

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 Los 5M

Método Medio Materia

•Resolver un problema requiere
la identificación de todas las
causas probables
•Para no olvidar nada, los 5M
Problema proponen buscar pistas según
Máquinas Mano de obra
5 criterios prácticos
•Se utiliza el diagrama de
Ishikawa, o de “espina de
pescado”
•Sin embargo, no se requiere
actuar sobre todas las posibles
causas!
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 Etapas de la Resolución de Problemas

Etapa 1 : Clarificar el problema

Volver claros los problemas ambiguos

Objetivo último
Contribuye
realmente al
objetivo último?
Contribución

Situación
Cuál és la ideal
situación ideal?
Desvío Problema
Cuantificación

Situación
actual

41
41
Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 1 : Clarificar el problema

• Determine el "objetivo último” de su trabajo y su

actividad

• Determine la "situación ideal"

• Determine la "situación actual"

• "Haga visible” la desviación entre la situación

deseada y la situación actual

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 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 2 : Descomponer el Problema

Problema
Problema amplio
amplio // vago
vago Descomponer
QUÉ? DÓNDE? CUÁNDO?

Problema
Problema Problema
Problema Problema
Problema Descomponer

Jerarquizar los
Problema
Problema Problema
Problema Problema
Problema Problema
Problema Problema
Problema Problema Problema
Problema Problema problemas a
resolver

Confirmar los hechos

Problema a resolver verificando el
proceso sobre el
terreno
Lugar de ocurrencia COMO?

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 Etapas de la Resolución de Problemas

* ESTA ETAPA PERMITE APRENDER SOBRE EL MISMO *

• Divida el problema
• Determine los subproblemas que deben
solucionarse
• Defina el acontecimiento(s) desencadenante(s)
reconstruyendo SOBRE EL TERRENO el proceso que
conduce al problema.

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 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 3 : Fijación del Objetivo

• El objetivo Objetivo eSpecíficos

contribuye Medibles
al fin último? Ambiciosos
• Es cuantificado,
detallado y
Realistas
suficientemente
QUÉ? Tiempo
ambicioso? CUÁNTO? determinado
CUÁNDO?

Problema a resolver

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 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 3 : Fijación del Objetivo

AHORA QUE CONOCE MAS DEL PROBLEMA USTED PODRA:

• Formalizar sus compromisos

• Fije los objetivos medibles, concretos,

ambiciosos y realistas.

46
 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 4 : Análisis de la causa

Problema a resolver
« POR QUÊ ? »
Causa Causa
Preguntarse sin
cesar « Porqué ?»
Causa

Debo poder
Causa responder
“Por lo
tanto”
causa raíz

Contramedida
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Etapas de la Resolución de Problemas

Etapa 4 : Análisis de la causa

• Analice las causas EN EL TERRENO observando la

situación real donde el problema apareció

• Sobre la base de los hechos recogidos EN EL

TERRENO preguntarnos 5 veces “¿Por qué? “

• Defina las causas principales

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 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 5 : Definir las medidas correctivas
Matrice de choix

Facile 1 2 5
Mise en
oeuvre
Moyen 3 4 7

Difficile 6 8 9

DTI_DSPP08_0002 Fort Moyen Faible Enjeux

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 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 5 : Definir las medidas correctivas

• Imagínese el mayor número posible de medidas

correctivas

• Clasificar estas medidas y priorizarlas.

• Obtenga la adhesión de los otros sobre estas medidas.

• Establezca un plan de acción claro y detallado.

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 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 6 : Realizar las acciones

• Aplique rápidamente, en equipo, las medidas elegidas.

• Comparta el desarrollo del plan de acción con todos

los interesados (reporting adaptado, briefing...) pero
también en los consultores a lo largo de la puesta en
ejecución.

• ¡Resista! ¡Jamás abandone! y pase rápidamente a la

etapa siguiente.

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 Etapas de la Resolución de Problemas

Etapa 7 : Evaluar conjuntamente resultados y procesos

Cuál ha sido
el resultado?
Cual fue el
Proceso?

Respecto a los objetivos,

cuál ha sido el resultado?

Evaluación Evaluación Evaluación

Del punto Del punto Del punto

de vista de vista de vista
del cliente de PSA personal

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 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 7 : Evaluar conjuntamente resultados y procesos

• Evalúe los resultados y los procesos aplicados. Tome el

tiempo de compartir eso con todos los interesados.

• Realice esta evaluación con 3 opiniones: la del cliente,

desde la jerarquía y su propio punto de vista.

• Incluya los factores clave detrás del éxito o el fracaso.

53
 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 8 : Estandarizar los mejores procesos

Nueva situación ideal

Trabajo y Toda la
responsabilidades empresa
propias Mejora continua
Estandardizar
Generalizar
Mejora continua
Estandardizar
Generalizar
Mejora continua
Éxito Estandardizar
Ｐ
Implementación Ａ Ｄ Repetir el ciclo
Ｃ PDCA hasta el
éxito, luego,
Fracaso estandardizar
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 Etapas de la Resolución de Problemas
Etapa 8 : Estandarizar los mejores procesos

• Estructure, formalice, estandarice los procesos que han permitido el

éxito.

•Comparta estas nuevas normas a todos los que pueden estar

interesados (generalización).

• Comience una nueva etapa de mejora continua

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• Piense primero en el cliente
Reglas a seguir
Piense siempre en el cliente y actúe en función de él, haciendo pasar su interés antes de el de todos
los otros. Los procesos siguientes también se consideran como nuestros clientes.
• Confirme el objetivo de su trabajo
Pregúntese constantemente cuál es el objetivo último de su trabajo con el fin de encuentre sus
propias respuestas. Jamás pierda de vista el último objetivo y la finalidad de cada tarea que usted
efectúa.
• Sea voluntarioso y desarrolle su espíritu de responsabilidad
Sepa que usted es responsable único de su trabajo. Dese cuenta de su misión, del valor de su trabajo
y del orgullo con que usted puede llevarlo, y vea cómo sus objetivos se inscriben en todo esto.
• Vuelva visible y legible lo que hizo
Esfuércese en imaginar y clarificar los problemas para que cada uno comprenda bien la situación. La
información debe comunicarse a su debido tiempo para el beneficio de todos.
• Base sus opiniones en hechos reales
Examine todos los hechos sin dejarse influir por los prejuicios o las ideas preconcebidas: vaya a
observar la situación sobre el terreno a fin de verlo tal como es.

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 Reglas a seguir
• Reflexione primero luego actúe con continuación en las ideas y los actos.
Reflexione bien y láncese a la tarea con la firme convicción de no abandonar.
• Sea rápido y reactivo
Adáptese a las necesidades del cliente y esfuércese por satisfacerlas rápidamente. En las situaciones
urgentes, tome medidas provisionales mientras se determina la primera causa y se encuentra la
solución del problema.
• Siga los procesos definidos con rigor y convicción
Dispóngase a seguir el proceso sin buscar atajos. Haz propósito de abrir el espíritu y escuchar la
opinión de otros. Asuma la responsabilidad de sus actos.
• Comunique ampliamente
Comunique con objetividad y sinceridad con sus socios para que todo el mundo comprenda bien la
situación.
• Implique a todos los socios afectados
Hacer participar a todas las personas afectadas y a todas las partes interesadas con el fin de mejorar
los conocimientos y la comprensión optimizando la eficiencia y el rendimiento del grupo.

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AHORA LA
PRACTICA!

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Relación entre PDCA, A3 y
resolución de problemas

La resolución de El A3 cuenta la historia

PDCA es una manera problemas es de un problema y una
de pensar un proceso resolución

1. Clarificar problema

2. Decomponer en probelmas Título

elementales

A P
P 3. Definir objetivo

+ =
4. Analizar causas raíz

5. Definir acciones correctivas

C D
D
6. Implementar acciones
C
7. Controlar resultados
A
8. Estandarizar

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